【文章內(nèi)容簡介】 分 )(2)把上司親啟信件先保存下來，并通知發(fā)信人信已收到，告訴對方何時可能得到答復(fù)； (2 分 )(3)12 日回來就參加會議不妥當(dāng)，不宜在總經(jīng)理出差回來的當(dāng)天安排活動； （ 2 分） (4)在回信上應(yīng)簽上自己的職稱（某某人的文秘人員），發(fā)出前復(fù)印一份，留待上司過目； (2 分 )(5)發(fā)現(xiàn)附件缺少，應(yīng)該在信封上寫上缺少的附件的名稱和數(shù)量，接著應(yīng)及時打電話或?qū)懶排c寄信人聯(lián)系； (2 分 )(6)沒有訂購的東西不能簽收； （ 2 分） (7)在移交郵包里的物品時，要先打印一份清單，注明收到的日期，請接受人員在上面簽字，并保存好。（ 3 分） 8．某公司聘任文員鄒某上班處理郵件時，正巧趕上接聽電話，他一手操持電話，另一手示意送信者把信堆放在已有一些信件的辦公桌上，并順手拿過筆在“收件人”處簽了字。打完電話，他急忙把所有的信封都剪開了，忙亂中一封信被剪掉了回信地址的一角，他并未在意。這時，他抽出所有的信紙，放在一邊，而把所有的信封放在了另一邊，并開始閱讀郵件。當(dāng)閱讀到寫有：“親愛的?? ”一封信時，他意識到拆錯了信，匆匆將信裝進一個信封，并用膠水粘了起來。在處理其他信件時，其中有一封急件，覺得應(yīng)該由上司回信，他把幾封信混在一起放在上司的辦公桌上。這時，上司把寫有美國地址的英文名片，讓她打印一個寄往美國的信封，鄧小姐按照以往寫信的習(xí)慣，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。 你認為鄧小姐處理郵件是否正確，為什么？請講出理由并說明正確的做法。 答： (1)收領(lǐng)郵件應(yīng)該把以前的信件另外放開，以免混淆，應(yīng)在清點后才能簽字； （ 3 分） (2)首先應(yīng)分類，請 示上司哪些郵件能拆封，哪些不能拆封； (3 分 )(3)不能把回信地址剪掉，檢查信封、信紙上的地址、電話是否一致。如不一致，應(yīng)打電話詢問正確的，再把錯誤的劃去； (3 分 )(4)拆錯信，應(yīng)在信封上寫上“誤拆”，并簽上自己的名字，封上信口，把信件交給收信人時向他（她）道歉； （ 3 分） (5)把交給上司郵件分成最急件、次急件和普通件，不能混淆。（ 3 分） 9．請看如下案例： 上海某冰箱廠的冰箱暢銷全國各地，一天，江蘇某城市報上刊登了這家廠的家用冰箱發(fā)生爆炸的消息，幾天之內(nèi)，這種冰箱在當(dāng)?shù)丶礋o 人問津。奇怪的是廠方卻未收到該用戶的投訴信或電話，而是記者紛紛上門。 廠方?jīng)Q定派一位副廠長帶一名技術(shù)員、一名文秘人員主動上門訪問、調(diào)查。在經(jīng)過周密的檢查之后，技術(shù)員始終找不出冰箱爆炸的原因。細心的文秘人員發(fā)現(xiàn)戶主的神色不太正常，又發(fā)現(xiàn)冰箱內(nèi)有細小的紅色紙片，便向副廠長匯報。副廠長和戶主進行了一整天的耐心、誠懇的交談，并主動提出了賠償冰箱和為之保密的條件。戶主終于說出了是在冰箱里藏放了準(zhǔn)備過年的鞭炮，其他人不知道，取食品時碰撞所致，幸未傷人。又說是因為鄰居聽到爆炸后向居委會報告，引起了媒介的注意才上了報的。查清了原因，副廠長當(dāng)即與上海廠方聯(lián)系，在當(dāng)?shù)卣匍_了記者招待會，向 新聞界說明了真相，隱去了戶主的姓名，并承認了廠方的責(zé)任：“未在冰箱使用說明書上寫明：冰箱內(nèi)不可冷藏易燃易爆物品?！贝嗽捯l(fā)出記者們的哄堂大笑，這事件就此喜劇性結(jié)束。幾天后，這種品牌的冰箱銷售量迅速回升，一臺嶄新的冰箱也送至那位用戶的家中。 從這個案例，可以為我們文秘人員的信訪工作提供哪些有益的啟示？答： (1)信訪工作也不完全是被動地等人們寫信，打電話或告上門來，文秘人員也應(yīng)該注意到社會上的反饋； (5 分 )(2)有些事涉及本單位的利益或信譽，應(yīng)及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報，采取主動出擊的方法； (5 分 )(3)文秘人員雖不是專業(yè)人員，不能解決技術(shù)性的問題，但是文秘人員應(yīng)具有細心、敏感的工作方式和作風(fēng)，能從其他角度幫助領(lǐng)導(dǎo)解決問題。（ 5 分） 第三篇：國家開放大學(xué)電大?？啤掇k公室管理》判斷題題庫及答案（試卷號 2180） 國家開放大學(xué)電大專科《辦公室管理》判斷題題庫及答案（試卷號 2180）盜傳必究判斷題 1．辦公室工作人員要具備自律的職業(yè)素質(zhì)，講規(guī)矩要達到拘謹(jǐn)?shù)某潭取?( )多能容納的數(shù)量。 ( )、諫官和幕僚，以及當(dāng)今各國的智囊團、思想庫等，都是 決策的重要輔助力量。 (√ )典禮，要遵循熱烈、隆重、不計費用的原則。 ( )負責(zé)保管和使用，保管者就是使用者。 (√ )。(√ )。 ( )必須為上級機關(guān)，麗不是上級領(lǐng)導(dǎo)個人。 (√ )問題。 ( )、秘書組、接待組等籌備組織機構(gòu)。 (√ )11．辦公室是組織內(nèi)部辦文、辦公、辦事、辦會的主要平臺。(√ )12．發(fā)放辦公用品的時候，不需要對用品庫存進行記錄。 ( )13.我國古代的謀 士、諫官和幕僚，以及當(dāng)今各國的智囊團、思想庫等，都是決策的重要輔助力量。 (√ )14．涉外禮儀中以右為尊。 (√ )15．公文行文時越級行文是普遍現(xiàn)象。 ( )級機關(guān)，而不是上級領(lǐng)導(dǎo)個人。 (√ )17．電子文檔不存在銷毀問題。( )18．辦公室公共關(guān)系溝通，主要是指與組織的服務(wù)對象的溝通。( )19．請人勿送的常用禮貌語是說“留步”。 (√ )20．會議是實施組織領(lǐng)導(dǎo)和管理的重要手段和工具。 (√ )是為了有利予保密工作。 (√ )， 應(yīng)以上司口吻把話轉(zhuǎn)達。 ( )的人或尊長，你跟對方的文員說完之后就應(yīng)該叫上司接過電話，告訴上司要找的人馬上就會來聽電話，讓上司直接與對方通話。 (√ )紹地位相同的人時，應(yīng)按照到職的先后，先介紹新進的職員； 若同時到職，就先介紹年紀(jì)較輕的人。 (√ )25．文秘人員對上司支票往來管理要謹(jǐn)慎小心，支票簿與印章應(yīng)該一起收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。 ( )，或是每天早上核對當(dāng)天的行動計劃。 (√ )27．交際應(yīng)酬要講求時效，若時機 錯過再補救，不但無法表達誠意，還會破壞彼此關(guān)系。 (√ )28．合適的話題可以是雙方都感興趣的、有共同利益的話題、比較高雅的話題和夸耀自己的話題。 ( )29．凡是單位撤消，原公章應(yīng)立即停用，不用通知有關(guān)單位。 ( )30．檔案是指使用過的、文件中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價值的文書。 (√ )31．辦公室的燈光照明要避開自然光，最好用人工燈光。 ( )32．文員對上司進言，無論是關(guān)于什么事，都應(yīng)該在個別場合私下表達。 ( )33．正確的郵件信封拆封位置是在信封的右邊側(cè)。 (√ )34．介紹地位相同的人時，應(yīng)按照 到職的先后，先介紹新進的職員； 若同時到職，就先介紹年紀(jì)較輕的人。 (√ )35．文秘人員對上司支票往來管理要謹(jǐn)慎小心，支票簿與印章應(yīng)該一起收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。 ( )36．上司和文秘人員必須在周末核對下周的行動計劃，或是每天早上核對當(dāng)天的行動計劃。 (√ )37．交際應(yīng)酬要講求時效，若時機錯過再補救，不但無法表達誠意，還會破壞彼此關(guān)系。 (√ )38．合適的話題可以有雙方都感興趣的、有共同利益的話題、比較高雅的話題和夸耀自己的話題。 ( )39．社交交談中，一般忌諱談對方的個人私生活話題。 (√ )40．文本文件是沒有格式控制的純字符文件，在使用時不受計算機軟硬件類型的控制，兼容性好。 (√ )41．文員第一次做一項工作時應(yīng)該快一些，如果錯誤可以再做一遍。 ( )42.文員在接聽投訴電話時，如果對方無端辱罵，可把他使用的字眼寫下來或使用電話錄音，以做證據(jù)，再慢慢地向他解釋：“鄧先生，如果你一直說臟話，我就沒有辦法再跟你談下去了?！?(√ )43．英美國家習(xí)慣，文員接待來訪者，應(yīng)該站起來與來訪者講話。 ( )參加某個會議，應(yīng)立即將會議通知丟掉，以免干擾其他事情。 ( )45.如果不小心發(fā)生日程安排計劃 重復(fù)的情形，就要排定能夠動用的空擋，文員應(yīng)自己決定優(yōu)先順序。 ( )，就把它當(dāng)作是上司利用文員下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。(√ )47．男女之間，男士先伸手了，女士才能與之相握。 (√ )要拒絕別人，最好是依照自己和對方的人際關(guān)系程度，分別使用表示方法，以避免因為拒絕而發(fā)生不必要的困擾。 ( )49．文員對于在值班期間發(fā)生的重要情況，可以等交接班后再報告上司。 ( )門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔”，有歸檔范圍要求，但沒有時間限制 。 ( )（或業(yè)務(wù)）服務(wù)和事務(wù)管理，政務(wù)服務(wù)（業(yè)務(wù)）就是為確保有效、快捷的事務(wù)管理而開展的輔助性工作。 ( )，上司的辦公室應(yīng)靠里面。 (√ )，可以挑出上司喜歡的報紙和雜志放在他的辦公桌上，其他的放在報刊架上供大家閱讀。(√ )54．代表會議依法定期召開，與會代表必須達到法定人數(shù)方為有效，因此文員應(yīng)仔細核對出席人數(shù)。 (√ )比上司地位高的人或尊長，你跟對方的文員說完之后就應(yīng)該叫上司接過電話，告訴上司要找的人馬上 就會來聽電話，讓上司直接與對方通話。 (√ )56．會議記錄就是有言必錄。 ( )57．上下級之間握手，下級先伸手后，上級才能相握。 ( )58．口頭語言視時間、場合、對象的不同而有所不同，對上司或長者說話，應(yīng)文雅些； 對一般同事或顧客說話，就可通俗。 (√ )59．文員對于在值班期間發(fā)生的重要情況，可以等交接班后再報告上司。 ( )60．公務(wù)文書中所指的“主送機關(guān)”，是指收受、辦理公文的單位。 (√ ) 第四篇：國家開放大學(xué)電大?？啤掇k公室管理》設(shè)計案例分析題題庫及答案（試卷號 2180） 國家開放大 學(xué)電大?？啤掇k公室管理》設(shè)計案例分析題題庫及答案（試卷號 2180）盜傳必究一、設(shè)計題 市政府辦公室的李助理，在接受徐市長的一份緊急材料寫作任務(wù)之后，急匆匆地趕往自己辦公室，在走廊被分管經(jīng)濟工作的楊副市長叫了過去。楊副市長要李秘書趕緊為他查找有關(guān)市場經(jīng)濟的重要資料。李助理此時此刻一心只想到完成徐市長布置的任務(wù)，對楊副市長說的什么心不在焉。楊副市長見他有些走神，又重述了一遍自己的話。面對兩位領(lǐng)導(dǎo)幾乎同時布置的工作，李助理陷入左右為難的境地。 請你為李助理設(shè)計一個合理的應(yīng)對之策。 答： (1)辦 公室的一項基本職能是為領(lǐng)導(dǎo)（政務(wù)）服務(wù)，李助理對于徐市長和楊副市長交辦的事情都不可回絕，而是應(yīng)當(dāng)承擔(dān)下來。（ 8分） (2)李助理接受任務(wù)后回到辦公室，向辦公室主任匯報，與其他助理協(xié)商，由他人完成楊副市長交辦的事項。（ 8 分） (3)李助理自己全神貫注認認真真起草徐市長交代的緊急材料寫作任務(wù)。（ 7 分） (4)他人查找完楊副市長所要的材料后，李助理親自將材料送至楊副市長處，如果可能，可以順帶把實際參與查找人員的名字講一下。（ 7 分） 2．設(shè)計一份電話記錄表 ，這時有某公司張總經(jīng)理來找上司解決緊急事情，文員 如何向上司傳話？答： (1)用便條把所要傳達的內(nèi)容逐項書寫：“某公司張總，為急事來訪，請他等幾分鐘，還是請何人代為會見，要問他哪些事情？”然后將寫好的便條對折折好。（ 6 分）(2)走入會客室，在上司背后說一聲：“對不起，打攪一下”。（ 4 分） (3)上司回頭時，遞上便條與鉛筆。（ 3 分） (4)退一步，等候指示。（ 2 分）4．如何接受對方的名片？答： (1)在接對方名片時，務(wù)必表現(xiàn)出尊重的態(tài)度。（ 2 分） (2)當(dāng)對方遞出名片時，應(yīng)點頭致意，雙手在平行胸部的位置接過名片，最好不要捏到名片上的字，以示尊重。（ 4 分） (3)雙手接過 名片，再收回雙肘，扔輕捧名片，抬起頭，注視著對方，鄭重地讀出名片上的名稱，以確認無誤。（ 4 分） (4)遇到名片上有不認識的字，不可輕率錯讀，可誠懇地請教對方：“很冒昧，可否請問一下，這個字怎么念？”對方回答后，可按對方發(fā)音，重復(fù)一遍：“您是某某單位某某，很抱歉！”并行禮致歉。（ 5 分） 。 答：文員應(yīng)該參照以下標(biāo)準(zhǔn)做好辦公室的清理和清掃工作。 (1)辦公桌椅。只要用抹布擦拭即可，但木制家則應(yīng)打蠟，而金屬用品要用清潔劑擦拭。 (2)辦公用品。電腦、打印機等不用時要用罩子蓋好，定期用干凈的抹布擦拭。電話機聽筒兩端要用消毒液定期消毒。其他物品養(yǎng)成隨時清理，歸置整齊的習(xí)慣。 (3)書架上的書籍、文件夾里的資料應(yīng)該擺放整齊，沒有灰塵。 (4)地毯。每天打掃辦公室和會客室，用吸塵器吸去地毯、墻角的灰塵。 (5)整套沙發(fā)裝飾。要用毛刷子刷，椅套、桌巾一周要換一次，并拿去清洗。 (6)抽煙工具。來訪者離去后立即檢查香煙是否用完？打火機還能點燃嗎？煙火缸是否清洗干凈？檢查清楚并收拾妥當(dāng)。 (7)掛 畫、擺設(shè)。用撣子或毛刷子把灰塵拂掉，抹布容易使纖維污漬附在上面，最好不用。 (8)廢物筒。每天清倒廢物筒。文員在清理上司字紙簍時要特別細心，因為可能有上司隨手丟棄的機密文件或底稿，需要揀出來用碎紙機打碎，不可粗心大意地一倒了之。 ，文員如何接待與應(yīng)對？答： (1)先向來訪者說：“是嗎？請稍等一下。”（ 3 分） (2)然后請來訪者稍坐，再聯(lián)系上司。（ 3 分） (3)向上司匯報：“您約好的某某單位某先生（女士），現(xiàn)在已經(jīng)來了”。（ 4 分） (4)如果上司確認已事先約好，文 員就回來向來訪者說：“某先生（女士），真抱歉，不知您已約好，讓您久等了，請往這邊走”。然后引導(dǎo)客人去會見上司。（ 5 分） 7．所謂有問題的來訪者一般是怎樣的？文員應(yīng)如何應(yīng)對？答： (1)固執(zhí)任性的來訪者。死攪蠻纏、出言不遜，文員應(yīng)毫不妥協(xié)，但要注意禮貌地