【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 種努力，以及銷售狀況。兩個(gè)材料都必須以確切的統(tǒng)計(jì)數(shù)字來(lái)說(shuō)明。副經(jīng)理布置任務(wù)后，強(qiáng)調(diào)一定要將材料寫好，使外商感到滿意。最后，他問(wèn)兩位秘書需不需要找人幫助翻閱資料，馮秘書要求派人幫助，謝秘書表示不需要。 謝秘書多年來(lái)收集積累了幾十萬(wàn)字的各種資料，有關(guān)本公 司、本行業(yè)、本系統(tǒng)的各種數(shù)據(jù)、資料特別豐富。他分門別類，裝訂成冊(cè)，平時(shí)翻閱，爛熟于心，任務(wù)來(lái)了，翻出所需材料，便會(huì)倚馬可待。第二天一早， 4 他將已寫好的材料交給了副經(jīng)理；到了下午還不見(jiàn)馮秘書交材料，副經(jīng)理派人去催問(wèn)，得到的回報(bào)是，還有些數(shù)字和材料尚未查到。為確保萬(wàn)無(wú)一失，副經(jīng)理又找來(lái)謝秘書，要他再辛苦一晚上將第二個(gè)材料寫好。 謝秘書在接受副經(jīng)理再次下達(dá)的任務(wù)時(shí)，瞬間，產(chǎn)生了種種考慮： 接受任務(wù)，按副經(jīng)理意見(jiàn)辦事，代替馮秘書完成第二個(gè)材料的寫作任務(wù)。 借口第二材料早已分 給了馮秘書寫，自己再插手，會(huì)影響關(guān)系，而加以拒絕， 既不拒絕不管，也不全由自己攬過(guò)第二個(gè)材料的寫作任務(wù)，而是背著副經(jīng)理暗暗幫助馮秘書按時(shí)按質(zhì)完成任務(wù)。 在副經(jīng)理再次布置任務(wù)時(shí)，明確表示，自己愿意提供素材和數(shù)字，幫助馮秘書完成任務(wù)，而不另起爐灶去取代他。 謝秘書認(rèn)為，此時(shí)，副經(jīng)理是在客觀情況緊急，為迅速完成任務(wù)，而做出的走馬易將的決定。從領(lǐng)導(dǎo)角度看，有合理性的一面。然而，這樣做的結(jié)果將給秘書隊(duì)伍內(nèi)部的團(tuán)結(jié)，給馮秘書今后的處境，以及自己與馮秘 5 書的關(guān)系，帶來(lái)一系列的不利 因素。因此： 如采用方案 （一），完全接受領(lǐng)導(dǎo)分配任務(wù)，似乎不錯(cuò)，但其結(jié)果會(huì)帶來(lái)不必要的副作用。 如果照方案 （二）辦，顯然違背了秘書按領(lǐng)導(dǎo)指示辦事的工作原則。 按方案 （三）處理，謝秘書不爭(zhēng)名利，樂(lè)于助人，似乎很高尚，然而，確有違秘書的角色地位和工作原則，同時(shí)也有違秘書必須具備忠誠(chéng)品格的要求，在他人心目中反而會(huì)落個(gè)沽名之嫌。 謝秘書在很短時(shí)間內(nèi)，經(jīng)仔細(xì)斟酌后，采用了方案 （四），在向副經(jīng)理說(shuō)明了理由后，副經(jīng)理也覺(jué)得很好，經(jīng)謝秘書向馮秘書提供必 要的材料和數(shù)據(jù)后，馮秘書按時(shí)按質(zhì)完成了任務(wù)，從中，馮秘書向謝秘書學(xué)到了很多東西，提高自己的能力。這樣，也協(xié)調(diào)了同事之間的關(guān)系，維護(hù)了秘書隊(duì)伍和諧與團(tuán)結(jié)，一舉多得，各方滿意何樂(lè)而不為呢？ [評(píng)析 ]這一案例涉及到秘書工作中多方面的問(wèn)題?？偲饋?lái)看，是秘書本身素養(yǎng)的問(wèn)題。 6 一個(gè)政治素質(zhì)高的秘書，在按領(lǐng)導(dǎo)意圖辦事時(shí)，第一，他必須判斷領(lǐng)導(dǎo)意圖正確與否，有無(wú)偏頗之處。如果領(lǐng)導(dǎo)意圖有偏頗之處，則應(yīng)設(shè)法盡力勸說(shuō)領(lǐng)導(dǎo)，修正乃至改變初衰。第二，一個(gè)優(yōu)秀的秘書，其內(nèi)在品質(zhì)應(yīng)顧及整體，顧及他人，處理好同事之間的關(guān)系 ，注重發(fā)揮他人的積極性。第三，秘書應(yīng)注重平時(shí)練好“內(nèi)功”，全面提高自己的素養(yǎng)，才有可能在被動(dòng)中爭(zhēng)得主動(dòng)，出色地完成任務(wù)。第四，秘書在接受任務(wù)時(shí)，應(yīng)有較強(qiáng)的判斷力和迅速做出反應(yīng)的能力。 案例與分析 （三） 瓊海公司詹秘書在接受了徐總經(jīng)理迅速完成一份材料寫作的緊急任務(wù)之后，正急匆匆地往自己辦公室走時(shí)，在走廊上被副總經(jīng)理柴藍(lán)春叫了過(guò)去。柴副總要詹秘書趕緊為他找全有關(guān)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的重要論文。詹秘書此時(shí)此刻一心只想到完成徐總布置的任務(wù)，對(duì)柴副總說(shuō)的什么似乎一無(wú)所知。柴副總見(jiàn)他有些走神，又重述了自己 的話。詹秘書聽(tīng)后，覺(jué)得有如下方法，可作選擇： 以已經(jīng)接受了總經(jīng)理布置的任務(wù)為由，推脫了事； 接受柴副總的交辦事項(xiàng)，按受理任務(wù)先后順序完成； 接受任務(wù)回辦公室，與其他秘書協(xié)商，由他人完成柴副總的交辦事項(xiàng)。 [評(píng)析 ]方案一，看似不錯(cuò)，總經(jīng)理為第一把手，且布置任務(wù)在先，事情又緊急；副總經(jīng)理布置任務(wù)在后，秘書似乎完全有理由說(shuō)明不接受后者的交辦事項(xiàng)。不過(guò)應(yīng)該知道，在我們的國(guó)家里，不管是機(jī)關(guān)，還是企業(yè)、公司，秘書、秘書部門所服務(wù)的對(duì)象的一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)層。盡管對(duì)領(lǐng)導(dǎo)人服務(wù)有先有后，有主有次，但秘書、秘書部門應(yīng)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)層每位領(lǐng)導(dǎo)的服務(wù)一視同仁。作為秘書不能拒絕任何領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)。所以，“推脫了事”不可取。而且，這樣做會(huì)使副職領(lǐng)導(dǎo)心理受到損害，乃至對(duì)秘書產(chǎn)生誤 解，失去對(duì)你的信任，以為你看不起他，你心目中只有第一把手。每一位領(lǐng)導(dǎo)，特別是副職領(lǐng)導(dǎo)，總希望自己在秘書心目中有一定地位，得到秘書更多的服 8 務(wù)。假如秘書不是這樣，長(zhǎng)此以往，如果造成所有副職領(lǐng)導(dǎo)對(duì)你均有這一印象，你這秘書就難當(dāng)了。 選擇方案二，比方案一好，不拒絕領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)，這是秘書的職責(zé)，但柴副總索取的資料也相當(dāng)緊急，如果按部就班，依次辦事，就會(huì)造成對(duì)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的失時(shí)。所以，最好選擇方案三。如果詹秘書是一般秘書，他應(yīng)將接受的任務(wù)向辦公室主任報(bào)告，由辦公室協(xié)調(diào)其他秘書完成。一般來(lái)說(shuō)，接受徐總?cè)蝿?wù) ，辦公室主任定會(huì)知道，只是柴副總經(jīng)理臨時(shí)交辦的任務(wù)辦公室主任不一定知道。如果詹秘書是辦公室負(fù)責(zé)人，他可以指派其他人迅速完成柴副總的交辦事項(xiàng)，這樣做比較穩(wěn)妥可靠。 案例與分析 （四） 陽(yáng)光公司副總經(jīng)理陳國(guó)源因一項(xiàng)對(duì)外業(yè)務(wù)工作 ,與總經(jīng)理李民遠(yuǎn)又爭(zhēng)執(zhí)起來(lái) .后來(lái) ,陳經(jīng)理在與葛秘書外出乘車中 ,埋怨李總經(jīng)理主觀武斷 ,不尊重他人意見(jiàn) ,導(dǎo)致決策失誤 ,給公司經(jīng)營(yíng)造成損失 ,葛秘書知道總經(jīng)理與 9副總經(jīng)理因工作意見(jiàn)不同 ,有些分歧 .總經(jīng)理是一位有能力 ,有魄力 ,辦事雷厲風(fēng)行的人 ,但不太注意方法 ,工作中 傷了不少人 ,職員中對(duì)他這一點(diǎn)也頗有意見(jiàn) .副總經(jīng)理考慮問(wèn)題周到 ,群眾關(guān)系好 ,也關(guān)系別人 ,但決斷能力差些 .從心底里講 ,葛秘書個(gè)人感情上更傾向副總經(jīng)理 .今天 ,副總經(jīng)理談他與李總的分歧 ,明明是想爭(zhēng)奪秘書對(duì)他的支持和同情 . 葛秘書此時(shí)應(yīng)如何辦 ?辦法 :(1)投其所好 ,表示對(duì)副總陳國(guó)源支持、同情 ,并對(duì)總經(jīng)理的缺陷頗發(fā)微詞； (2)維護(hù)第一把手的權(quán)威，據(jù)理力爭(zhēng)，指出總經(jīng)理為公司發(fā)展做出的種種努力，取得的累累成效； (3)直言相諫，指出副總經(jīng)理把領(lǐng)導(dǎo)之間分歧講給下級(jí)聽(tīng)，這樣不利于領(lǐng)導(dǎo)班子團(tuán)結(jié)，也弄得下 級(jí)無(wú)所適從； (4)保持沉默，對(duì)副總的話不表態(tài)，或轉(zhuǎn)移話題，談其他方面； (5)耐心解釋，說(shuō)好話不說(shuō)閑話，以彌合領(lǐng)導(dǎo)間的裂痕； 10(6)順?biāo)浦?，最初，表示?duì)陳副總將來(lái)的心情景況理解和支持，由此引申得出令人驚醒的結(jié)論來(lái)。 [評(píng)析 ]在處理領(lǐng)導(dǎo)之間意見(jiàn)分歧，特別是遇到某些領(lǐng)導(dǎo)在秘書面前指責(zé)、批評(píng)其他領(lǐng)導(dǎo)時(shí)，秘書必然處境尷尬，左右為難。但這樣的情景又是秘書們經(jīng)常可能遇到的場(chǎng)面。實(shí)踐表明，一些領(lǐng)導(dǎo)人在秘書面前并不回避他與其他領(lǐng)導(dǎo)之間的意見(jiàn)分歧，甚至故意暴露領(lǐng)導(dǎo)間的矛盾。這時(shí)，秘書如果處理不當(dāng) ，失去的將不是僅僅是秘書角色行為規(guī)范，甚至導(dǎo)致角色崩潰。所以，作為秘書應(yīng)該把握處理這類時(shí)間的原則及能力。 首先，秘書應(yīng)清楚地認(rèn)識(shí)自己所處的角色地位。這里應(yīng)明白兩點(diǎn)：一是，認(rèn)定自己是為領(lǐng)導(dǎo)工作提供服務(wù)的人員，從雙方工作關(guān)系上看，領(lǐng)導(dǎo)處于主導(dǎo)地位，秘書處于輔助地位，他們不是平起平坐的均等關(guān)系；二是，就我國(guó)目前看，企業(yè)秘書服務(wù)的對(duì)象，往往是一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)層，不是為某一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)人服務(wù)。這就決定了秘書在處理領(lǐng)導(dǎo)人之間意見(jiàn) 11 分歧時(shí)的難度。 為此，秘書必須擺正自己同所有領(lǐng)導(dǎo)人的關(guān)系，以端正自己的行為，把工作做好。秘書應(yīng)把握好處理問(wèn)題時(shí)要有利于領(lǐng)導(dǎo)之間團(tuán)結(jié)的原則。領(lǐng)導(dǎo)是生活中的人，而不是神，他們各有自己的思維習(xí)慣、工作特點(diǎn)和不同個(gè)性特征。在工作過(guò)程中，不可能對(duì)所有問(wèn)題在看法