【文章內(nèi)容簡介】 目、時間、人數(shù)。 當(dāng)分局下轄單位的合同管 理員發(fā)生變化的時候，單位首先要通過本模塊填寫原合同管理員的工作截止時間，然后填寫新任合同管理員的信息（含起始時間），這些數(shù)據(jù)都將通過網(wǎng)絡(luò)上傳到分局?jǐn)?shù)據(jù)庫。 分局合同管理部門將根據(jù)上報的合同管理員和協(xié)管員和法制培訓(xùn)信息按照全分局、主業(yè)（可以細(xì)分成主業(yè)的多個子系統(tǒng)及具體下轄單位）、多元等類別劃分，對合同管理人員的數(shù)量、合同協(xié)管員人員數(shù)量、合同管理人員 性別和文化程度及其所屬部門和職務(wù)職稱情況、培訓(xùn)次數(shù)進行統(tǒng)計，并將各個單位或系統(tǒng)的該統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行橫向比較或與往年數(shù)據(jù)進行縱向比較分析，以便分局掌握各個單位在合同管理人 員素質(zhì)的變化。授權(quán)用戶還可以根據(jù)統(tǒng)計分析的數(shù)據(jù)特點，利用系統(tǒng)提供的工具通過表格、曲線圖、餅狀圖等不同表現(xiàn)形式來顯示統(tǒng)計分析結(jié)果。 . 合同登記 該模塊是合同管理基礎(chǔ)工作的非常重要的部分，合同管理員必須認(rèn)真使用該模塊。分局管轄的合同都將通過該模塊進入分局合同庫，相關(guān)信息將成為合同動態(tài)監(jiān)管的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，分局有關(guān)合同的重要統(tǒng)計數(shù)據(jù)都將以此為依據(jù)。 分局下轄單位在合同進入簽約會簽之前，合同管理員使用該模塊進行登記工作，登記數(shù)據(jù)包括：合同編號、合同名稱、合同類別、對方名稱、標(biāo)的物、標(biāo)的額，如果有招投標(biāo)工作的需要填寫招投標(biāo)時 間和主辦單位。該模塊還將根據(jù)合同的類型及標(biāo)的金額確定是否需要授權(quán)，當(dāng)標(biāo)的金額和類型發(fā)生變化的時候，系統(tǒng)將自動調(diào)整是否需要授權(quán)信息。 該模塊將根據(jù)以上數(shù)據(jù)在分局?jǐn)?shù)據(jù)庫上建立對應(yīng)的合同條目。當(dāng)該合同進入會簽、審核、授權(quán)、變更、轉(zhuǎn)讓、解除、履行、糾紛、仲裁、訴訟、歸檔階段，授權(quán)用戶都將通過該條目進行對應(yīng)操作。 當(dāng)該合同條目在進入審查階段之前，該合同所屬單位還可以對該條目進行刪除和修改工作，當(dāng)分局合同管理部門進入審核程序之后，該合同條目所屬單位不得刪除。 . 合同會簽 在合同簽約前，合同管理員需要根據(jù)合同性質(zhì)按照要求通 過本模塊向分局相關(guān)合同管理部門提交會簽情況。 在履行過程中如果合同發(fā)生變更、轉(zhuǎn)讓、解除等事項，合同管理員也需要根據(jù)合同性質(zhì)按照要求通過本模塊向分局相關(guān)合同管理部門提交會簽情況。 在履行完畢進行結(jié)算的時候，合同管理員還需要根據(jù)合同性質(zhì)按照要求通過本模塊向分局相關(guān)合同管理部門提交會簽信息。 系統(tǒng)將自動記錄每次會簽信息，并為將來的統(tǒng)計分析使用。 當(dāng)合同工作在會簽工作完畢之后，合同管理員通過本模塊提供的本單位等待會簽的合同條目表定位到該合同，并通過該模塊提供的統(tǒng)一錄入界面對會簽信息進行錄入。 需要強調(diào)一點，考慮到將 來有關(guān)部門查閱，合同的各個環(huán)節(jié)的材料都需要歸檔備查，所以各個負(fù)責(zé)人簽字過后的會簽表需要通過掃描儀將其掃描，并通過本模塊提供的功能進行歸檔。 分局合同庫需要掌握的會簽表信息包括會簽內(nèi)容、會簽類型、承辦部門、承辦人、甲乙方、履行的期限地點方式、解決爭議的方式、甲乙違約責(zé)任、有關(guān)部門的會簽意見及負(fù)責(zé)人、合同管理員的意見、主管領(lǐng)導(dǎo)及紀(jì)委領(lǐng)導(dǎo)的意見、行政正職的意見。 在簽約前的會簽意見提交完畢之后，合同管理員還需要根據(jù)合同性質(zhì)按照要求通過本模塊向分局相關(guān)主管部門和合同管理部門提交審查。 . 合同審查基礎(chǔ)工作 在會簽信息完 畢之后，合同管理員還需要根據(jù)合同性質(zhì)按照要求通過本模塊向分局相關(guān)合同管理部門提交審查。 在履行過程中如果合同發(fā)生變更、轉(zhuǎn)讓、解除等事項，合同管理員也需要根據(jù)合同性質(zhì)按照要求通過本模塊向分局相關(guān)合同管理部門提交審查。 需要分局下轄單位通過網(wǎng)絡(luò)上報的合同審查內(nèi)容數(shù)據(jù)包括：報審單位、報審內(nèi)容、報審人姓名、報審日期、附件名稱、報審單位意見、合同電子文本及相關(guān)協(xié)議附件。 在合同動態(tài)監(jiān)管中，分局相關(guān)人員將對報審的合同進行審查，并將審查信息通過網(wǎng)絡(luò)提交給報審單位，報審單位將在此模塊中查看所收到的復(fù)審反饋意見。如果分局的審 查結(jié)果出來，該模塊將自動提醒用戶通過網(wǎng)絡(luò)收取審查結(jié)果。 報審單位通過本模塊在收到審查反饋意見之后，根據(jù)意見修正，然后可以將修訂后的材料通過該模塊再次上報分局相關(guān)部門。如此往復(fù)，直至合同最終審查完畢。審查次數(shù)和審查條數(shù)將根據(jù)往復(fù)次數(shù)和審查情況進行統(tǒng)計累加以便將來的統(tǒng)計分析使用。 再審查完畢之后，分局下轄單位會通過本模塊收到審查完畢稿，該完畢稿中含一個 PDF 文件，分局下屬各單位需嚴(yán)格按照該文件打印合同文本。 考慮到將來有關(guān)部門查閱，合同的各個環(huán)節(jié)的材料都需要歸檔備查，所以各個負(fù)責(zé)人簽字過后的合同審查表需要通過掃 描儀將其掃描，并通過本模塊提供的功能進行歸檔。 . 合同授權(quán)基礎(chǔ)工作 在審查完畢之后，相關(guān)單位按照分局規(guī)定嚴(yán)格依照審查結(jié)果進行授權(quán)申請。單位合同管理員通過該系統(tǒng)提供的待授權(quán)合同條目定位需辦理授權(quán)合同，將授權(quán)工作需要的信息進行收集，并將數(shù)據(jù)上次給分局，請求授權(quán)。 該模塊自動將需要授權(quán)的合同進行整理，即標(biāo)的大于或等于 10 萬元人民幣的合同和屬于七大類的合同。 授權(quán)需要上報的信息包括合同文本、相關(guān)單位簽字、各級領(lǐng)導(dǎo)簽字信息、相關(guān)人員信息。 考慮到將來有關(guān)部門查閱，各類紙質(zhì)材料需要通過掃描儀進行掃描歸檔。 分局合同管理部 門將根據(jù)上報的授權(quán)信息按照全分局、主業(yè)（可以細(xì)分成主業(yè)的多個子系統(tǒng)及具體下轄單位）、多元等類別劃分，對授權(quán)中各要素進行統(tǒng)計，并將各個單位或系統(tǒng)的該統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行橫向比較或與往年數(shù)據(jù)進行縱向比較分析。 . 合同公證及簽約基礎(chǔ)工作 分局下轄單位對授權(quán)合同需進行公證，公證完畢之后將公證信息進行入庫操作。 簽約完畢之后，合同單位需要將簽約信息進行入庫操作。簽約時間和履行期限等內(nèi)容將為分局監(jiān)管使用。 分局合同管理部門將根據(jù)上報的這些公證及簽約信息按照全分局、主業(yè)（可以細(xì)分成主業(yè)的多個子系統(tǒng)及具體下轄單位）、多元等類別劃分進 行統(tǒng) 計。 考慮到將來有關(guān)部門查閱，各類紙質(zhì)材料需要通過掃描儀進行掃描歸檔。 . 合同履行基礎(chǔ)工作 當(dāng)合同履行正常完畢之后，合同單位通過該模塊填寫履行情況。 當(dāng)合同履行延期的時候，合同單位需要對履行期限進行更正。 當(dāng)合同履行過程中發(fā)生變更、轉(zhuǎn)讓、解除等情況，合同單位必須通過該模塊填寫相關(guān)信息，包括合同變化類別、標(biāo)的物變化、標(biāo)的額變化、對方名稱變化、變更之后的合同文本及附加材料等。 履行期間發(fā)生以上情況，合同單位通過會簽?zāi)K追加會簽內(nèi)容，通過審查基礎(chǔ)工作模塊進行審查申請。 當(dāng)變更、轉(zhuǎn)讓、解除情況多次發(fā)生的時候，每次 信息都通過該模塊進行入庫，入庫信息將被累積。分局相關(guān)部門需要動態(tài)監(jiān)管該過程，同時對這些信息進行統(tǒng)計分析。 考慮到將來有關(guān)部門查閱，各類紙質(zhì)材料需要通過掃描儀進行掃描歸檔。 . 合同專用章 本模塊的目的是為了規(guī)范分局下屬單位合同專用章的使用。 當(dāng)合同簽署之前，合同管理人員通過該模塊提供的合同列表，選定需要合同專用章的合同，在該合同條款中的合同專用章欄目中錄入合同專用章在 此處的使用情況，需要上傳分局的數(shù)據(jù)包括：合同名稱、對方當(dāng)事人、鑒定時間、承辦人、主管領(lǐng)導(dǎo)、蓋章時間、蓋章個數(shù)、蓋章人簽名、備注信息。 合同專用章的 使用情況需要歸檔備查，在合同專用章使用之后需要將含簽字的合同專用章的使用情況掃描，并通過本模塊提供的功能進行歸檔。 合同專用章使用次數(shù)及使用情況將進入分析統(tǒng)計項目。 . 合同檔案庫 該模塊對每一份合同在發(fā)生過程中的每一份需要保存的數(shù)據(jù)文檔進行管理，完整的合同管理檔案應(yīng)該包括：合同文本、各次會簽表、審查單、授權(quán)單、簽約對方的工商執(zhí)照復(fù)印件、對方資質(zhì)材料、合同變更附件以及各類需要備查的文檔資料。在存檔同時，還需要建立關(guān)鍵字系統(tǒng)。 該模塊還將提供文檔檢索查詢功能，授權(quán)用戶可以通過模糊查詢的方式對該庫進行檢索，調(diào)閱自己 授權(quán)范圍內(nèi)的合同檔案文件。 . 法律顧問 法律顧問模塊包括兩個部分，其一對分局下轄單位獲得法律顧問資格的情況進行管理，其二對分局下轄單位聘請法律顧問的情況進行管理。 第一部分：由分局下轄各單位上報法律顧問信息，該信息包括：姓名、性別、民族、籍貫、年齡、政治面貌、文化程度、所學(xué)專業(yè)、工作部門、職務(wù)、技術(shù)職稱、資格取得時間、被聘用時間、聘用單位及備注信息。資格證書及聘用單位聘書復(fù)印件需要歸檔入庫，以備分局調(diào)閱。 第二部分：由分局下轄各單位上報聘用法律顧問信息，該信息包括所顧 律師的姓名、年齡、政治面貌、文化程度、所學(xué) 專業(yè)、工作部門、職務(wù)、技術(shù)職稱、資格取得時間、被聘用時間、聘用單位及備注信息。資格證書及聘用單位聘書復(fù)印件需要歸檔入庫，以備分局調(diào)閱。 以上兩部分信息都將上傳到分局?jǐn)?shù)據(jù)庫，分局相關(guān)部門將根據(jù)這兩部分信息按照全分局、主業(yè)（可以細(xì)分成主業(yè)的多個子系統(tǒng)及具體下轄單位）、多元等類別劃分，對獲取法律顧問資格和被聘人員的數(shù)量、文化程度、聘用情況等相關(guān)信息進行統(tǒng)計，并將各個單位或系統(tǒng)的該統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行橫向比較或與往年數(shù)據(jù)進行縱向比較分析，以便分局掌握各個單位法律顧問的變化。授權(quán)用戶還可以根據(jù)統(tǒng)計分析的數(shù)據(jù)特點，利用系統(tǒng)提供 的工具通過表格、曲線圖、餅狀圖等不同表現(xiàn)形式來顯示統(tǒng)計分析結(jié)果。 . 合同自查 該模塊主要方便監(jiān)督分局下轄各單位對合同進行自查工作，該系統(tǒng)提供統(tǒng)一的合同自查登記表，各單位在進行合同自查之后，通過該表上報自查情況，主要數(shù)據(jù)包括：合同自查次數(shù)、合同自查參與人員、合同自查問題、解決措施、整頓效果等。 分局相關(guān)部門將根據(jù)這部分信息按照全分局、主業(yè)（可以細(xì)分成主業(yè)的多個子系統(tǒng)及具體下轄單位）、多元等類別劃分，對自查次數(shù)、解決措施及效果進行統(tǒng)計，并將各個單位或系統(tǒng)的該統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行橫向比較或與往年數(shù)據(jù)進行縱向比較分析。 提供 多種靈活模板，對原始信息進行分散記錄，統(tǒng)一管理，并可對相關(guān)項目數(shù)據(jù)進行分類跟蹤、統(tǒng)計。 合同模板定義：用戶定義合同文件的格式，作為新建合同的格式模板；用戶也可以根據(jù)實際需求自由定義。 . 合同動態(tài)監(jiān)管 本模塊提供對合同的審查、授權(quán)、公證、簽訂、履行、結(jié)算等關(guān)鍵環(huán)節(jié)進行系統(tǒng)自動監(jiān)測跟蹤功能，還預(yù)留與分局計統(tǒng)部門項目計劃數(shù)據(jù)接口。 根據(jù)擬訂合同進度計劃中項目進展情況，確定合同的性質(zhì)，提前提示用戶合同性質(zhì)是即將生效、已生效、即將到期、已到期、無法履行等等，便于用戶及時采取各項措施，最大限度地減 少您面臨的合同違約造成的高額索賠損失。 在分局對某單位下計劃開始就對這部分資金進行跟蹤式記錄、查詢。宏觀上來說分為合同簽訂前跟蹤、合同簽訂及執(zhí)行過程的跟蹤及合同執(zhí)行完畢的相關(guān)情況跟蹤（如有無合同糾紛或訴訟案件發(fā)生、其處理方式及結(jié)果如何等）。 重點是在合同簽訂前的流程跟蹤及合同執(zhí)行流程跟蹤，如合同審查、合同會簽情況相關(guān)數(shù)據(jù)報表；執(zhí)行過程中相關(guān)合同條款執(zhí)行情況的跟蹤等。檢查與考核 當(dāng)分局的每部分計劃資金下?lián)芎?，即對這部分資金的流轉(zhuǎn)進行監(jiān)控，在系統(tǒng)中由相關(guān)部門錄入各項原始信息，做到項目資金使用的每個步驟，每步進展 狀態(tài)都是可查可糾的。合同執(zhí)行的系統(tǒng)流程跟蹤示意如下： 合同簽訂 付款執(zhí)行情況 合同完工 售后服務(wù)情況跟蹤 合同糾紛 資料檔案查詢 合同履行跟蹤管理流程 到貨執(zhí)行情況 工程進展情況 根據(jù)合同執(zhí)行時間跟蹤，并提示 其他既定條款 售后糾紛 有 無 協(xié)商、仲裁或訴訟 有 無 協(xié)商、仲裁或訴訟 仲裁、訴訟文檔和解決方式 仲裁、訴訟文檔和解決方式 合同管理考核 跟蹤進展?fàn)顟B(tài)文檔資料 . 合同審查 分局下轄各單位通過基礎(chǔ)工作系統(tǒng)進行合同會簽及申請審查工作之后，下轄單位對應(yīng)的分局包保律師將通過該模塊與各站段進行動態(tài)交互工作。 包保律師通過該模塊可以看到所有待其審查的合同條目，然后通過靈活方式定位相應(yīng)合同，并通過該模塊填寫審查意見，審查意見將作為合同過程中的數(shù)據(jù)存儲起來，其中的審核條目將成為統(tǒng)計數(shù)據(jù)。 當(dāng)審查意見處理完畢之后，該模塊將審查完畢意見自動通過計算機網(wǎng)絡(luò)發(fā)送給該合同的相關(guān) 單位，如果該單位合同管理員配有手機，系統(tǒng)還將通過移動通信網(wǎng)絡(luò)發(fā)送短消息給該用戶。 當(dāng)合同管理員收到審查意見之后，在本單位進行相應(yīng)的合同修訂工作，在合同修訂完畢之后，通過基礎(chǔ)工作系統(tǒng)中相應(yīng)合同審查模塊再次向分局合同審查部門提交審查要求，分局包保律師將再次提交審查意見，該審查意見再次入庫，以上工作將多次往返。模塊最終將對一個合同的多次審查意見分別進行處理，供其后的統(tǒng)計分析使用。 當(dāng)合同審查完畢之后，包保律師在該模塊中結(jié)束審查操作，標(biāo)志審查工作結(jié)束，這時系統(tǒng)將相應(yīng)合同文本進行處理，形成 PDF 文件，傳送給用戶。 在 執(zhí)行審查操作之后，審查時間將進入合同條目，同時標(biāo)志該合同處于