【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 年 月 日 星期 天氣 最高氣溫 最低氣溫 公共信息預(yù)警記錄： 記錄人： 處理結(jié)果： 監(jiān)督人： 當(dāng)班人簽名 到達(dá)時(shí)間 離去時(shí)間 本 日 工 作 內(nèi) 容 完 成 情 況 注：本記錄不作為考勤依據(jù)。 主要電話記錄 : 序號(hào) 時(shí)間 事 情 描 述 處 理 結(jié) 果 經(jīng)辦人 處理事項(xiàng)記錄： 序號(hào) 本 日 發(fā) 生 事 項(xiàng) 及 處 理 經(jīng) 過(guò) 記 錄 經(jīng)手人 領(lǐng)導(dǎo)巡查留言： 簽簽名： 時(shí)間： 顧問(wèn)書(shū) 17 附 5： 通 告 可按發(fā)文內(nèi)容多少使用 A4 或 A3 紙，正文 格式按管理處文件管理規(guī)定。 張貼日期： 年 月 日至 年 月 日 顧問(wèn)書(shū) 18 （二）文書(shū)檔案管理 文書(shū)檔案（簡(jiǎn)稱“文檔”）作為物業(yè)管理處重要的信息資源，它具有記錄信息真實(shí)性、來(lái)源廣泛性、內(nèi)容豐富性等特點(diǎn)，形式包括工作記錄、文書(shū)、音像、圖片等，是管理處信息管理的基礎(chǔ)和重要對(duì)象 。 在計(jì)算機(jī)技術(shù)廣泛應(yīng)用于信息管理前，傳統(tǒng)意義上的信息管理工作主要內(nèi)容還是企業(yè)對(duì)在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的全部文檔進(jìn)行的手工搜集、保存、檢索和開(kāi)發(fā)利用，此信息管理方式對(duì)于物業(yè)管理企業(yè)仍是進(jìn)行信息管理工作的重要形式。文檔管理工作內(nèi)容主要包括如下： 制定和完善管理處文檔工作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)； 制定管理處文檔形成、積累、整理和歸檔制度，確定文料歸檔范圍、時(shí)間和保存期限； 收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)管理處文檔，鑒定和銷毀已過(guò)期的文檔； 組織進(jìn)行管理處檔案的開(kāi)發(fā)和利用； 制定管理處各類文檔的保密級(jí)、保密期限及安全保護(hù)措施； 指導(dǎo)、檢查 及監(jiān)督各部門文檔的形成、積累、整理和歸檔以及修理與補(bǔ)充。協(xié)調(diào)和支持各部門文檔管理工作。 一、 文檔庫(kù)建立和目錄 物業(yè)管理處文檔案的建立是信息管理工作的重要內(nèi)容，文檔庫(kù)是管理處各類檔案的重要儲(chǔ)備地，服務(wù)于物業(yè)管理處每一部門。對(duì)于物業(yè)管理處文檔庫(kù)的建立，可根據(jù)管理處職能和業(yè)務(wù)管理的實(shí)際情況， 編制文檔分類目錄，保證文檔資料完整并易于檢索，作為物業(yè)管理處進(jìn)行各類文檔管理的規(guī)范基礎(chǔ)。 文檔分類編號(hào)規(guī)則： 1) 編號(hào)原則上應(yīng)根據(jù)職能管理和業(yè)務(wù)管理的各類工作內(nèi)容進(jìn)行分類，按照文檔一、二、三級(jí)目錄進(jìn)行編號(hào)。如：一級(jí)目錄“物業(yè) 規(guī)劃?rùn)n案”下的第一條“用地批準(zhǔn)文件”，則其編號(hào)為“ 11”，如該二目錄對(duì)應(yīng)下文檔有多卷以上，則每卷的編號(hào)順序?yàn)椤?11 112?? ”。 2) 現(xiàn)場(chǎng)管理的日常工作文檔也須按序號(hào)進(jìn)行編碼，以防止在工作現(xiàn)場(chǎng)的遺失，在工作文檔完成后，由責(zé)任人按時(shí)定期交資料室編號(hào)、存檔。 顧問(wèn)書(shū) 19 3) 在文件夾（盒 /袋）封面或側(cè)面應(yīng)有標(biāo)識(shí)，上面注明目錄號(hào)、文檔標(biāo)題等。文件夾（盒 /袋）應(yīng)有卷內(nèi)目錄，詳細(xì)列明卷內(nèi)的文件資料。 4) 文檔管理員調(diào)（離）職或更換崗位前，須做好文檔資料交接工作，完善交接手續(xù)，如文檔資料有遺失，追究當(dāng)事人責(zé)任。 文檔目錄分類 序號(hào) 一級(jí)目錄 二級(jí)目錄 1 物業(yè)規(guī)劃?rùn)n案 用地批準(zhǔn)文件 項(xiàng)目批準(zhǔn)文件 2 物業(yè)接管驗(yàn)收資料 移交證明資料 驗(yàn)收證明資料 3 工程檔案 竣工資料 技術(shù)資料 4 產(chǎn)權(quán)資料 5 物業(yè)委托管理合同 6 房屋使用及公眾制度 房屋使用資料 7 管理處證照 管理處專業(yè)化管理資料 8 架構(gòu)及職責(zé) 9 行政管理檔案 10 后勤管理檔案 采購(gòu)文件資料 資產(chǎn)、倉(cāng)庫(kù)管理記錄 內(nèi)務(wù)管理記錄 鑰匙管理記錄 11 合同管理檔案 12 人事管理檔案 人事資料 員工培訓(xùn)記錄 員工考核記錄 崗位資格證書(shū) 13 財(cái)務(wù)管理檔案 14 維修基金管理 15 房屋管理檔案 房屋本體維修資料 房屋管理資料 16 公用設(shè)施設(shè)備管理檔案 共用設(shè)施設(shè)備 管理資料 共用設(shè)施設(shè)備運(yùn)行維護(hù)記錄 17 給排水系統(tǒng) 管理檔案 給排水系統(tǒng)維護(hù)保養(yǎng) 18 供配電系統(tǒng)管理檔案 19 消防設(shè)備設(shè)施管理檔案 消防系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)記錄 20 安全管理檔案 安全管理資料 顧問(wèn)書(shū) 20 安全防范措施 安全工作記錄 21 消防管理檔案 消防管理資料 消防應(yīng)急方案 消防工作記錄 22 車輛管理檔案 停車場(chǎng)管理資料 停車場(chǎng)管理記錄 非機(jī)動(dòng)車輛管理檔案 23 保潔管理檔案 保潔管理資料 保潔工作記錄 24 消殺服務(wù)檔案 25 綠化管理檔案 綠化管理資料 綠化工作記錄 26 業(yè)主檔案 27 租戶檔案 28 社區(qū)文化活動(dòng)檔案 社區(qū)文化活動(dòng)資料 29 經(jīng)營(yíng)管理檔案 有償服務(wù)檔案 商戶管理檔案 30 客戶服務(wù)檔案 客房服務(wù)工作記錄 31 業(yè)主委員會(huì)檔案 二、 工作記錄控制程序 為加強(qiáng)對(duì)工作記錄的標(biāo) 識(shí)、收集、整理、編目、借閱、歸檔、存儲(chǔ)、防護(hù)、處理、檢查等工作的管理，保證管理處工作記錄資料的完整性、有效性。 1. 工作記錄的定義 各部門工作記錄的形式包括各類文稿、打印稿、錄音帶、錄像帶、照片、膠片等。 各部門工作記錄包括一切與服務(wù)質(zhì)量有關(guān)的記錄，如人員資格證書(shū)和培訓(xùn)記錄、分承包方的有關(guān)合同、協(xié)議書(shū)和資格證明、各類現(xiàn)場(chǎng)工作記錄、閉路監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶、顧客來(lái)信等。 2. 管理職責(zé) 綜合管理部負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查各部門工作記錄控制情況。 各部門文件主管指定專人負(fù)責(zé)本部門工作記錄的管理。 3. 現(xiàn)場(chǎng)工作記錄的 管理 顧問(wèn)書(shū) 21 現(xiàn)場(chǎng)的工作記錄應(yīng)裝在文件夾中，并在文件夾上標(biāo)明該記錄名稱。 現(xiàn)場(chǎng)工作記錄應(yīng)字跡清晰，無(wú)污損或破損等現(xiàn)象。各業(yè)務(wù)班長(zhǎng)應(yīng)負(fù)責(zé)對(duì)現(xiàn)場(chǎng)的工作記錄進(jìn)行檢查，并于每月初將上月的工作記錄收集整理后，送至綜合管理部文件管理員處存檔。 4. 已收集的工作記錄的管理 文件管理員應(yīng)在每月 5 日前將上月本部門填寫完畢的工作記錄收集齊全。 文件管理員應(yīng)檢查本部門各崗位使用的工作表格的有效性，防止過(guò)期表格的誤用，并對(duì)已失效的表格即時(shí)進(jìn)行作廢處理。 對(duì)已收集的工作記錄，文件管理員應(yīng)按照不同崗位、專業(yè)的類別進(jìn)行 排序，確保序號(hào)的連續(xù)性（有斷號(hào)的需注明），并對(duì)已收集的工作記錄，進(jìn)行合理地編目、標(biāo)識(shí)，以便于工作記錄的查找和檢索。 結(jié)合管理處的實(shí)際情況，對(duì)已收集的工作記錄進(jìn)行歸檔。一般可按月 /季 /年度定期將工作記錄歸檔，但須于首日后進(jìn)行。對(duì)于數(shù)量較少或延續(xù)性不強(qiáng)的工作記錄，每年歸檔一次，于每年一月份進(jìn)行；對(duì)于數(shù)量較多或延續(xù)性不強(qiáng)的工作記錄，每月或每季歸檔一次，于每月或每季 15 日前進(jìn)行。 如工作記錄是傳真件，應(yīng)復(fù)印后保存復(fù)印件。如工作記錄破損，應(yīng)即時(shí)修補(bǔ)。 5. 已歸檔工作記錄的管理 綜合管理部應(yīng)安排適當(dāng)?shù)牡攸c(diǎn)對(duì)已歸 檔的工作記錄進(jìn)行存放，并標(biāo)識(shí)工作記錄的名稱、產(chǎn)生的時(shí)間段、保存期限和存檔人。并在《工作記錄存儲(chǔ)清單》上進(jìn)行登記。《工作記錄存儲(chǔ)清單》須定期校正，一般每月進(jìn)行一次，以確保準(zhǔn)確性。 工作記錄的保管應(yīng)注意防潮、防火、防蟲(chóng)蛀、鼠害。 6. 工作記錄的借閱 工作記錄的借閱由文件管理員負(fù)責(zé)。借閱工作記錄須在《借閱登記表》上登記。如借閱時(shí)間超過(guò) 1 天（隔夜外借）時(shí)，須經(jīng)部門主管批準(zhǔn)后方可借出。借出的工作記錄由文件管理員負(fù)責(zé)跟進(jìn)，并及時(shí)收回歸檔。 7. 工作記錄的報(bào)廢 文件管理員應(yīng)參照制定的《工作記錄一覽表》確定工作記錄的保存期限。超過(guò) 保存期限的工作記錄可填寫《工作記錄報(bào)廢申請(qǐng)表》并經(jīng)綜合管理部主管批準(zhǔn)后作報(bào)廢處理。 顧問(wèn)書(shū) 22 閉路監(jiān)控系統(tǒng)錄像帶的保存期限至少為一個(gè)月。 8. 工作記錄的檢查 綜合管理部主管每月至少一次對(duì)工作記錄進(jìn)行一次抽查，每季度至少一次對(duì)工作記錄進(jìn)行一次全面檢查。并將檢查情況記錄在《工作記錄檢查記錄表》上。 三、 工作記錄一覽表 序號(hào) 文件名稱 保存時(shí)間 1 合同登記表 合同失效后 1年 2 借閱登記表 至少 2 年 3 文件資料存儲(chǔ)清單 至少 2 年 4 文件處理表 同該文件保存期 5 公章證照登記表 永久 6 公章證照使用申 請(qǐng)表 至少 1 年 7 物資申請(qǐng)報(bào)告 至少 3 年 8 物資申請(qǐng)單 至少 1 年 9 CI 制作申請(qǐng)表 至少 1 年 10 消殺工作記錄表 至少 3 年 11 洗手間定時(shí)清潔記錄表 至少 1 年 12 泳池、泳樂(lè)設(shè)施運(yùn)行記錄表表 至少 1 年 13 安全管理員交接班記錄表 至少 1 年 14 安全管理員巡查記錄表 至少 1 年 15 安全管理員巡邏簽到表 至少 1 年 16 裝修現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)控記錄表 至少 1 年 17 出入卡 不存 18 來(lái)訪人員登記表 至少 1 年 19 物資搬運(yùn)放行條 至少 3 年 20 管理處進(jìn)出