【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 站在電梯內(nèi)控制板前，應(yīng)主動(dòng)詢問(wèn)同乘人去哪一層，并按動(dòng)該層按鈕。等電梯門關(guān)閉呈上升狀態(tài)時(shí)，應(yīng)面向廳門一側(cè)，目光微垂，不得左顧右盼、盯視其他人。 胡楊集團(tuán) 行政人事制度匯編 19 / 63 同行：與人同行時(shí)，前為大，后為小，右為尊，左為次，應(yīng)知所處位置，自擇適當(dāng)位置，讓客戶，領(lǐng)導(dǎo)，同事先行。 接遞物：遞交物件時(shí)，要把正面、文字對(duì)著對(duì)方的方向遞上去，如是鋼筆，要把筆尖向自己，使對(duì)方容易接著；剪刀等利器，刀尖身著自己。接物時(shí)目視對(duì)方、使用雙手或右手、起身站立、主動(dòng)走近對(duì)方、不搶取物品。 出入辦公 室：進(jìn)入房間，要先輕輕敲門，聽到應(yīng)答后再進(jìn)。進(jìn)入后，回手關(guān)門，不能大力、粗暴。進(jìn)入房間后，不得東張西望，未經(jīng)許可擅自翻動(dòng)他人東西。如對(duì)方正在講話，要稍等靜候，不要中途插話，如有急事要打斷說(shuō)話，也要看住機(jī)會(huì)。而且要說(shuō)：“對(duì)不起，打斷您們的談話”。離開房間時(shí)先告別是，出門并輕關(guān)門。 接待 有人來(lái)訪時(shí)，應(yīng)起身站立，面帶微笑，熱情主動(dòng)問(wèn)候。目光停留在其眼睛和雙肩之間的三角區(qū)域，與對(duì)方相距 60～ 100CM 之間，耐心了解客人來(lái)意后，給予合適到位的幫助。包括詢問(wèn)來(lái)客姓名、單位、約見部門或人員，是否有約，電話通知約見人員來(lái)前臺(tái)迎候。等待期間，及時(shí)請(qǐng)客人落座，送上茶水和報(bào)紙。確有工作需要，來(lái)客要到公司某辦公區(qū)域商談的，做好引領(lǐng)。無(wú)約見的來(lái)客不得擅自進(jìn)入辦公區(qū)域。 整個(gè)接待過(guò)程，注意自己的行為舉止，嚴(yán)格按照“四姿”標(biāo)準(zhǔn)。 每天上班前 10 分鐘到崗，下班后 10 分鐘離開。 因工作性質(zhì)，不可隨意離開崗位（包括休息時(shí)間），離崗前需有人代崗后方可離開。 胡楊集團(tuán) 行政人事制度匯編 20 / 63 就坐時(shí)姿態(tài)要端正，入座時(shí)要輕緩，上身要筆直，腰部要挺起，目光平視，面帶微笑。 不允許有在椅上前俯后仰搖腿翹腳、雙手抱于胸前、蹺 二郎腿或半躺半坐、趴在工作桌上、晃動(dòng)桌椅、要手機(jī)、拖鞋、伸懶腰、哼小、打哈欠、嬉戲打鬧等行為。 交談中不講粗言惡物，使用歧視或侮辱性的語(yǔ)言，不得以任何借口頂撞諷刺客人。 發(fā)生有疑難問(wèn)題或突發(fā)事件要盡量協(xié)調(diào)處理，并向主管或相關(guān)部門匯報(bào)。 禮貌用語(yǔ)：您好、請(qǐng)、謝謝、再見。 道歉語(yǔ)： 對(duì)不起、打擾了、請(qǐng)?jiān)彙? 征詢語(yǔ)： 請(qǐng)問(wèn)我能為您做什么嗎？您還有別的事嗎？ 三聲服務(wù)：來(lái)有迎聲，問(wèn)有答聲，走有送聲。 電話接聽 聽到鈴聲，至少在第三聲令內(nèi)接聽。 接聽電話后先問(wèn)候，并自報(bào)公司名。標(biāo)準(zhǔn)與如下：“您好，這里是胡楊集團(tuán)公司”。 對(duì)方講述時(shí)仔細(xì)聆聽并記錄要點(diǎn)，迅速判斷他的需求。 咨詢業(yè)務(wù) :先生 /小姐，關(guān)于這方面的業(yè)務(wù)，讓我們公司市場(chǎng)部 xx 先生為您服務(wù)吧，他可以全面、專業(yè)地為您講解這方面的問(wèn)題，我把電話轉(zhuǎn)過(guò)去，請(qǐng)稍等。 推銷產(chǎn)品 胡楊集團(tuán) 行政人事制度匯編 21 / 63 與本公司關(guān)聯(lián)的業(yè)務(wù)則轉(zhuǎn)接相關(guān)部門相關(guān)人員。 無(wú)關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)，則直接回答：先生 /小姐，我們公司暫時(shí)沒有這方面的需要，請(qǐng)您聯(lián)系其他公司吧，謝謝！ 資產(chǎn) 管理與盤點(diǎn) 每月月初申領(lǐng)所需接待用品，并做好臺(tái)賬。 每月最后一日盤點(diǎn)各類接待用品數(shù)量，統(tǒng)計(jì)當(dāng)月使用量。 辦公用品缺少時(shí)，需提前通知行政部領(lǐng)用。 飲料（純凈水）使用、領(lǐng)用需登記。 辦公管理 每天早上上班前開啟大廳照明燈。下午下班后關(guān)閉大廳照明燈。 客人離開茶室、接待室、會(huì)議室后及時(shí)清理衛(wèi)生。 各類鑰匙妥善保管，重要物資鎖入柜子。 空調(diào)開關(guān)，投影儀開關(guān)等要妥善保管，避免丟失。 快遞收發(fā)工作 發(fā)件：公司員工在前臺(tái)領(lǐng)取國(guó)內(nèi)快遞單后把要郵寄文件資料、物品交至前臺(tái)，并注明郵寄的時(shí)間，收件人及其它特別要求，由前臺(tái)統(tǒng)一寄出并留存寄件人所填的快遞單第一頁(yè)，以便查詢。 收件：前臺(tái)收件后需進(jìn)行歸檔類、并及時(shí)發(fā)放，收件人領(lǐng)取時(shí)需在登記表上簽字。 機(jī)票、車票預(yù)訂：公司員工訂飛機(jī)（火車票）時(shí)，需到前臺(tái)填寫《飛機(jī)、火車票預(yù)定表》，由前臺(tái)統(tǒng)一訂票，機(jī)票、車票送到后交由本人簽收。 胡楊集團(tuán) 行政人事制度匯編 22 / 63 本制度由行政人事部起草，由人事行政部負(fù)責(zé)解釋和修訂。 本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行。 第六章 關(guān)于節(jié)約用電的 管理辦法 一、樹立節(jié)約意識(shí)，養(yǎng)成節(jié)約習(xí)慣 節(jié)約是一種美德、是一種文明、也是一種時(shí)尚、更是一種制度，每一個(gè)員工都要以司為家，把節(jié)約用電養(yǎng)成習(xí)慣，從我做起從小事做起，進(jìn)一步樹立節(jié)約思想強(qiáng)化節(jié)約意識(shí)，把節(jié)約落實(shí)到實(shí)際的個(gè)人行動(dòng)中。 二、為了給廣大員工提供良好的辦公環(huán)境，本著節(jié)能減排、安全使用的原則，制定辦公室空調(diào)使用管理規(guī)定如下： 空調(diào)使用實(shí)行“專人負(fù)責(zé)制”，主要負(fù)責(zé)掌握空調(diào)的使用時(shí)間，管理所屬空調(diào)的正確使用，避免人為損壞，以保證空調(diào)能發(fā)揮其應(yīng)有作用（詳細(xì)的空調(diào)負(fù)責(zé)人以行政人事部每次發(fā)放通知為準(zhǔn)）。 空調(diào)的啟動(dòng)要嚴(yán)格按照操作規(guī)程開啟，春秋季嚴(yán)禁使用空調(diào)，室外溫度夏季高于 25℃，冬季低于 10℃方可開啟空調(diào)（以前一天的天氣預(yù)報(bào)為準(zhǔn)）。 空調(diào)開啟后，設(shè)置的溫度要適中，溫度設(shè)置夏季不低于 22℃，冬季不高于 20℃。嚴(yán)禁在冬天開啟制冷或在夏天開啟制熱，否則將對(duì)壓縮機(jī)造成嚴(yán)重?fù)p壞，影響其正常的使用。 辦公室空調(diào)開啟時(shí)，應(yīng)關(guān)閉門窗，但要注意利用就餐時(shí)間關(guān)閉空調(diào)開窗通風(fēng)，以保持室內(nèi)空氣新鮮。人員離開時(shí)，請(qǐng)及時(shí)關(guān)閉空調(diào)。夏季遇雷雨時(shí)，應(yīng)立即拔下空調(diào)插頭，以免遭雷電電擊導(dǎo)致空調(diào)損壞。長(zhǎng)時(shí)間不用空調(diào)，應(yīng)將插頭拔下，定 期做好空調(diào)的除塵、保潔、保養(yǎng)、維護(hù)。 胡楊集團(tuán) 行政人事制度匯編 23 / 63 全體員工必須增強(qiáng)節(jié)約用電、安全用電意識(shí)。任何人不得私自拆裝空調(diào)及電源開關(guān)，不得隨意在空調(diào)線路上亂接線。 要加強(qiáng)會(huì)議室的空調(diào)管理，人員離開時(shí)，請(qǐng)及時(shí)關(guān)閉。 下班時(shí)請(qǐng)及時(shí)關(guān)機(jī)。離開工作場(chǎng)所時(shí)最后一個(gè)人一定要檢查空調(diào)是否關(guān)停（特別是下班時(shí)），避免浪費(fèi)。若發(fā)現(xiàn)主觀故意，將追究責(zé)任，并做相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰（一次罰款 20 元）。 三、違規(guī)情況處理 以上規(guī)定由行政人事部負(fù)責(zé)檢查各部門執(zhí)行使用規(guī)定的情況。若發(fā)現(xiàn)有違反以上規(guī)定的情況，發(fā)現(xiàn)一次停止使用空調(diào) 3 天對(duì)空調(diào)直接管理人處罰 20 元 /次，夜間忘記關(guān)閉空調(diào)者，每次罰款 50 元。 四、管理維護(hù)及賠償 空調(diào)設(shè)備使用期間，使用的部門辦公室負(fù)有保管空調(diào)設(shè)備的責(zé)任。 發(fā)現(xiàn)空調(diào)出現(xiàn)故障或損壞時(shí)，要及時(shí)匯報(bào)領(lǐng)導(dǎo)，聯(lián)系空調(diào)維修專業(yè)人員上門維修，嚴(yán)禁個(gè)人私自維修。 如涉及使用不當(dāng)或故意損壞，由使用的部門或故意損壞者負(fù)責(zé)修理或賠償?shù)呢?zé)任，公司將視設(shè)備損壞情況對(duì)故意損壞者做出相應(yīng)的處理，并處于罰款處理。 五、關(guān)于電腦及辦公設(shè)備的使用： 禁止利用公司電腦玩游戲或上網(wǎng)聊天（非公事）； 禁止下班不關(guān)閉電腦 ,中午下班吃飯時(shí)請(qǐng)關(guān)閉顯示器。 在計(jì) 算機(jī)、復(fù)印機(jī)和打印機(jī)等辦公設(shè)備長(zhǎng)時(shí)間不用的情況下，請(qǐng)盡可能關(guān)閉電源。 六、關(guān)于電燈、電器的使用： 胡楊集團(tuán) 行政人事制度匯編 24 / 63 工作人員離開辦公室時(shí)，請(qǐng)隨手關(guān)閉燈具、空調(diào)、辦公設(shè)備、儀器設(shè)備的電源，減少待機(jī)耗電。 七、本辦法解釋權(quán)歸行政人事部所有。 第七章 打印機(jī)、紙張使用管理制度 節(jié)約是美德，節(jié)約是品質(zhì)，節(jié)約是責(zé)任。 為加強(qiáng)公司辦公用品管理，節(jié)約成本，倡導(dǎo)健康優(yōu)質(zhì)、綠色環(huán)保、勤儉節(jié)約的現(xiàn)代辦公方式，制定本制度。 打復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備的使用 各打印機(jī)由主要使用部門指定一名負(fù)責(zé)人。 設(shè)備負(fù)責(zé)人在上下班時(shí)開關(guān)設(shè)備。 非設(shè)備負(fù)責(zé)人，不得擅自拆卸打復(fù)印設(shè)備，遇到問(wèn)題應(yīng)請(qǐng)?jiān)撛O(shè)備負(fù)責(zé)人酌情處理。 設(shè)備負(fù)責(zé)人在月底應(yīng)將用紙用墨情況報(bào)給行政人事部。 使用紙張必須如實(shí)登記，一次使用紙張超過(guò) 30 頁(yè)，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。 各打復(fù)印設(shè)備負(fù)責(zé)人，提醒大家節(jié)約用紙，主動(dòng)減少非必要用紙，以及再利用和回收紙張。 定時(shí)把自己已經(jīng)使用過(guò)的單面紙張整理后，放于打印機(jī)旁邊的二次用紙紙盒內(nèi)，便于再次使用，但涉及公司保密事項(xiàng)的內(nèi)容不得再用。 充分實(shí)現(xiàn)電子化辦公，同事之間共 享文件，盡量使用網(wǎng)絡(luò)傳輸。 胡楊集團(tuán) 行政人事制度匯編 25 / 63 公司內(nèi)部或部門內(nèi)部流通的文件盡量使用雙面打印。 在保障基本需要的前提下，盡量將頁(yè)眉頁(yè)腳和邊距縮小，將段間距和行間距縮小，將字體縮小，力求每張紙都能容納更多的內(nèi)容。 將需要打印的文件先預(yù)覽，事先仔細(xì)檢查，避免不必要的重復(fù)打印。 供審核或自我審閱的文件，盡量使用已單面使用的回收紙張進(jìn)行打印。 若復(fù)印資料數(shù)量較多時(shí)，應(yīng)先選擇復(fù)印 1 份，確認(rèn)質(zhì)量合格，再輸入余數(shù)，以免浪費(fèi)紙張 。 重新利用單面打印過(guò)的紙張起草文件、做便簽和內(nèi)部備忘錄。 設(shè)置廢紙 回收箱，將已經(jīng)充分利用的紙張、廢報(bào)紙、廢書等放入回收箱中。涉及公司秘密的廢紙必須予以粉碎。 4 附則 本制度自正式公布之日起執(zhí)行實(shí)施。 第八章 車輛使用管理制度 為充分利用車輛資源，保障車輛財(cái)產(chǎn)安全及用車安全。 適用于本公司內(nèi)部所有車輛的管理和使用。 公司領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)用車。 公司重要經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)、重要會(huì)議及外事活動(dòng)用車。 接待政府職能部門及重要客戶用車。 胡楊集團(tuán) 行政人事制度匯編 26 / 63 購(gòu)買大宗、大量物品或取存大額款項(xiàng)、大額支票、有價(jià)證券等用車。 各部門用車，必須符合下列情況： 1)所去之處無(wú)公共交通工具可乘達(dá)； 2)時(shí)間緊迫、乘公共交通工具影響工作的完成。 先急后緩。行政人事部根據(jù)用車任務(wù)的重要、緊急程度，進(jìn)行排序，原則上優(yōu)先考慮領(lǐng)導(dǎo)或業(yè)務(wù)重要、繁忙的部門優(yōu)先使用。 先客后主。在同等條件下，或情況允許的條件下，優(yōu)先保證客戶用車。 先遠(yuǎn)后近。 在堅(jiān)持先客后主的原則下，優(yōu)先滿足長(zhǎng)途用車。 公司員工（特殊情況除外）進(jìn)出機(jī)場(chǎng)或車站原則上不派車，若陪客人等視情況派車。 平衡原則 調(diào)度車輛時(shí)一方面要平衡駕駛員的出勤情況，考慮駕駛員身體承受能力；也要考慮部門用車頻率，合理調(diào)度各部門用車達(dá)到平衡狀態(tài)。 凡公司車輛，統(tǒng)一由行政人事部調(diào)配管理，合理安排公司正常業(yè)務(wù)用車。 用車須提前一天向部門負(fù)責(zé)人申請(qǐng)，行政人事部統(tǒng)一安排用車。當(dāng)天提出申請(qǐng)，辦公室根據(jù)用車原則及車輛的閑置情況調(diào)度安排，統(tǒng)一調(diào)配，特殊情況除外。遇休息日，節(jié)假日因緊急公事需要用車，部門負(fù)責(zé)人同意后，可酌情用車。 出發(fā)前后，用車人員須配合司機(jī)填寫《車輛使用記錄表》，確定本次出行事由、行駛里程、時(shí)間 、地點(diǎn)等用車信息，并最終在“用車人簽字”一欄中簽字。若因胡楊集團(tuán) 行政人事制度匯編 27 / 63 特殊情況，用車人不方便簽字或接送重要客人，則由司機(jī)代用車人填寫相關(guān)信息。 凡辦理相同、相近行車線路事務(wù)的，要盡量合并使用車輛，以節(jié)約資源，盡可能提高每次派車?yán)寐剩档蛙囕v使用費(fèi)用。 用車人出車途中不得無(wú)故要求駕駛員改變行程，若確屬需要須事先征得行政人事部同意。 行政人事部派車審批權(quán)僅限于因公出車，若弄虛作假，公車私用，一經(jīng)查實(shí)，按 元 /公里收取使用費(fèi)。 嚴(yán)禁在未經(jīng)行政人事部同意的情況下，接送客人；嚴(yán)禁將車輛交給無(wú)證人員駕駛或租借他人；外單位或個(gè)人借車，須總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。 公務(wù) 車輛任務(wù)結(jié)束后和節(jié)假日應(yīng)停放在公司指定 地點(diǎn) ，并將車 門鎖妥。 行政人事部每月對(duì)使用車輛所需汽油費(fèi)進(jìn)行預(yù)算，經(jīng)審批后，統(tǒng)一由行政人事部支配，每月對(duì)《車輛使用記錄表》進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，行政人事部核算并進(jìn)行費(fèi)用分?jǐn)偤髨?bào)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，并于每月 5 日 把上月費(fèi)用分?jǐn)偳闆r報(bào)給財(cái)務(wù)部。 有下列情形之一，違反交通規(guī)則或發(fā)生事故，由駕駛?cè)素?fù)責(zé)，并視情況予以500— 2021 元不等的罰款或免職處分： 無(wú)照駕駛 未經(jīng)許可將車借予他人使用。 無(wú)故超速、超載、任意停放及違反交通規(guī)則之一切罰款由駕駛?cè)俗孕胸?fù)責(zé)。指定駕駛?cè)巳绨衍囯S便交由其他人駕駛而發(fā)生