【文章內(nèi)容簡介】 派專人保管，財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人保 管，財(cái)務(wù)專用印 鑒由 主管會計(jì) 保管 。 保管人不得隨意委托他人代為蓋印，不得給空白信件蓋章，不得未經(jīng)批準(zhǔn)擅自 加蓋印章，對未按規(guī)定填寫用印申請的，保管人員有權(quán)拒絕蓋章 。 三、介紹信的使用管理 介紹 信由 公司 指派專人負(fù)責(zé)管理 。 15 不準(zhǔn)將空白介紹信帶出公司，如確因業(yè)務(wù)需要，需經(jīng) 副 總經(jīng)理批準(zhǔn)，并登記備 案。業(yè)務(wù)人員帶出的空白介紹信使用后要寫明使用范圍，未使用的，要及時返還。 四 、印章使用原則 禁止在蓋好印章的用印件上擅自增刪或涂改 。 用印件內(nèi)容有誤或文理不通、行文關(guān)系不對、書寫潦草、有錯別字產(chǎn)生歧義 的， 持印人 不予蓋章 。 印章原則上不準(zhǔn)攜帶外出，特殊情況須經(jīng) 副總經(jīng)理 及 法人 簽字或蓋章 批準(zhǔn)，辦 理登記手續(xù)后， 由管印人 帶出 。 印章丟失時要立即向公司和公安機(jī)關(guān)報告 ，并發(fā)布公告聲明作廢 。 第 九 章 辦公設(shè)備、 用 品管理規(guī)定 辦公設(shè)備的采購與管理 (1)由 公司指派專人 負(fù)責(zé) 采購 ；由行政部統(tǒng)一管理（詳見采購流程） 。 (2)行政部負(fù)責(zé)建立辦公設(shè)備臺帳，行政部文員統(tǒng)一出庫，各部門領(lǐng)用 。 (3)各部門辦公設(shè)備要實(shí)名管理，行政部統(tǒng)一編號、貼簽，標(biāo)明使用人、責(zé)任人， 切要求簽字確認(rèn) 。 (4)配備新的辦公設(shè)備，使用 部門 將申請報行政部，經(jīng) 副 總經(jīng)理批準(zhǔn)后 再進(jìn)行采購。 (5)每半年由行政 部和財(cái)務(wù)部牽頭，對辦公用品核查 。 (6)員工調(diào)離公司時，必須交回領(lǐng)用的辦公用品，否則不予辦理 相關(guān)離職 手續(xù)。 有 損失的本人負(fù)責(zé)賠償。 物品 采購流程 公司各部門提報計(jì)劃 — → 副 總經(jīng)理 審批 — → 采購人員 執(zhí)行 — →行政部驗(yàn)收、 入庫保管 、發(fā)放 。 辦公用品 報銷流程： 經(jīng)辦人 — → 行政部 — →主管領(lǐng)導(dǎo) — → 副總經(jīng)理 — → 財(cái)務(wù)經(jīng)理 — → 法定代表人簽字或蓋章 — → 報銷 。 物品及辦公用品發(fā)放流程： 需用物品申請 — →主管領(lǐng)導(dǎo) — → 副 總經(jīng)理簽字 — →庫管員發(fā)放 。 第十章 檔案管理規(guī)定 16 一、歸檔范圍 第一類： 國家、省、市等各級政府下發(fā)的各類文件公函以及本企業(yè)呈報各級政府的請示、 報告及填報的各種表格等； 企業(yè)在投資立項(xiàng)及生產(chǎn)經(jīng)營過程中形成的全部文件、資料；公司員工檔案，人 力資源檔案（需封存）。 第二類： 公司為協(xié)調(diào)、指導(dǎo)工作所印發(fā)的文件； 公司在生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的各類經(jīng)營合同、 協(xié)議書； 公司登記注冊、生產(chǎn)經(jīng)營的各種執(zhí)照、證件； 企業(yè)的各類榮譽(yù)證書、牌匾等；宣傳企業(yè)經(jīng)營業(yè)績、介紹企業(yè)產(chǎn)品性能的報刊、雜志等。 第三類： 具有查考、參考、利用價值的其他文件、資料。如建設(shè)工程檔案、財(cái)務(wù)會計(jì)檔案、 銷售檔案等。 二 、檔案管理 檔案管理：各類檔案的原件由公司行政部統(tǒng)一管理，其他各部門為了便于工作 可保存復(fù)印件 。 檔案借閱：檔案原件原則上不外借，特殊情況須經(jīng)公司 副 總經(jīng)理批準(zhǔn) 后辦理借 閱手續(xù) ；借閱人不得在檔案上涂改、圈點(diǎn)、劃線 。 檔案移交：行政部接收檔案資料時，要填寫目錄，分類歸檔管理，經(jīng)雙方核實(shí) 后，交接人應(yīng)分別在交接表上簽字，留作雙方存查。 嚴(yán)守機(jī)密，盡職盡責(zé)，確保安全。 隨時 整理 ，及時補(bǔ)充，同步增訂三級目錄，保證查閱及時迅速。 檔案室、檔案柜平時加鎖，禁止無關(guān)人員擅入。 三 、檔案的鑒定與銷毀 根椐各類檔案的保管期限，定期對檔案進(jìn)行鑒定 。 檔案的鑒定本著“保存從寬、銷毀從嚴(yán)”的原則，對鑒定銷毀的檔案應(yīng)登記造 冊，經(jīng) 副 總經(jīng)理、 董事長 審批后，由兩人監(jiān)銷，并在銷毀 冊上簽字。 第四條、檔案的目錄： 檔案目錄分為三級：總目錄、二級目錄、三級目錄。目錄內(nèi)容包括：編號、時間、名稱、內(nèi)容、類別等。 三級目錄存于每卷檔案的卷首，記錄該檔案所有文件的名稱；二級目錄存放于各個檔案柜中，記錄該檔案中所有檔案盒名稱，并附所有三級目錄；總目錄存放于檔案室， 17 記錄全部檔案情況。 對檔案進(jìn)行整理匯編或修訂時必須同時修改三級、二級和總目錄。目錄修訂時可手工填寫，定期輸入電腦，以便查詢。 第十 一 章 合同管理制度 第一節(jié) 通 則 一 、合同主要內(nèi)容 簽約各方的名稱和姓名、地 址和聯(lián)系方式 。 合同簽訂的日期、地點(diǎn)及雙方協(xié)商一致的內(nèi)容 。 標(biāo)的、數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn) 。 合同的履行期限、地點(diǎn)和方式、價格條件、支付金額、支付方式（保修金約定 5%10%） 。 違約賠償和其他責(zé)任 。 合同發(fā)生爭議調(diào)解不成的，在工程所在地人民法院訴訟解決 。 合同時效； 合同生效條件及合同份數(shù)、保存方法等 。 合同附件，包括簽約方資質(zhì)、營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、法人授權(quán)書等。 二 、合同履行 合同由主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)、承辦部門組織、指定人員實(shí)施 。 合同必須按照約定全面履行，若因情況變化不能依 約履行時，必須及時取得對 方的書面認(rèn)可 。 合同履行人員應(yīng)認(rèn)真做好履行過程中各種事項(xiàng)的記錄以及證據(jù)材料的收集保管， 包括與合同有關(guān)的信件、電話、數(shù)據(jù)電文等，不得丟失或損毀 。 履行中出現(xiàn)問題后，應(yīng)按照不損害我方利益的原則及時與對方協(xié)商，協(xié)商不成 要及時向合同管理部門及公司 副 總經(jīng)理報告，必要時向 董事長 報告， 或 請律師辦理。 第二節(jié) 合同訂立 一、合同必須應(yīng)用合同標(biāo)準(zhǔn)文本： 成本控制部應(yīng)建立統(tǒng)一的合同標(biāo)準(zhǔn)文本。 施工合同標(biāo)準(zhǔn)文本內(nèi)容分為協(xié)議條款、通用條款、補(bǔ)充條款和附件，其中協(xié)議 條款根據(jù)具體業(yè) 務(wù) 、對象的不同而定，通用條款適用于所有的同類合同，補(bǔ)充條款則由經(jīng)辦人在具體經(jīng)辦合同時補(bǔ)充加入?yún)f(xié)議條款、通用條款中未盡事宜。 18 如當(dāng)?shù)卣块T有強(qiáng)制性規(guī)定，可按當(dāng)?shù)卣块T標(biāo)準(zhǔn)合同執(zhí)行，但必須通過 補(bǔ)充條款等方式補(bǔ)充與公司合同標(biāo)準(zhǔn)文本之間存在差異的內(nèi)容。 二、合同的經(jīng)濟(jì)條款應(yīng)包括但不限于以下內(nèi)容： 合同價款或委托酬金。采用招標(biāo)方式選擇合作方的，以雙方確定的最終報價作 為合同金額；施工合同在有標(biāo)底的情況下進(jìn)行招標(biāo)并確定合同價款，如果是采用費(fèi)率折扣方式確定合同價款，合同中應(yīng)明確費(fèi)用計(jì)取的依據(jù)、主材價格計(jì)取辦法 ，并規(guī)定合同雙方如何盡快核實(shí)施工圖預(yù)算確定合同價款，以及就確定后的合同價款簽署補(bǔ)充協(xié)議。 為防止承包單位高估結(jié)算，應(yīng)與承包單位在施工合同中約定控制辦法。若承包 單位報送的結(jié)算金額超出最終審定結(jié)算金額，發(fā)包單位應(yīng)進(jìn)一步扣款（扣款比例、金額自定），直至取消今后對工程的投標(biāo)資格。 計(jì)價依據(jù)。施工合同應(yīng)將施工圖、預(yù)算書作為合同的組成附屬部分，合同附屬 文件一般還包括：招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、答疑文件等，并應(yīng)在合同條款中明確以下問題： （ 1） 包干形式、定額標(biāo)準(zhǔn)、取費(fèi)方法 。 （ 2） 發(fā)包單位分包工程、甲供（發(fā)包單位）材料設(shè)備、（ 發(fā)包單位）限價的范圍和 種類 。 （ 3） 人工、材料、機(jī)械臺班的價格及其價差的結(jié)算辦法 。 （ 4） 總分包的關(guān)系、配合的范圍以及總包管理費(fèi)和總包配合費(fèi)的計(jì)取方法等。 設(shè)計(jì)變更及現(xiàn)場簽證。施工合同中應(yīng)規(guī)定設(shè)計(jì)變更及現(xiàn)場簽證的認(rèn)定執(zhí)行《設(shè) 計(jì)變更和現(xiàn)場簽證管理辦法》的規(guī)定。 總價結(jié)算辦法。施工合同可在合同中明確規(guī)定按“結(jié)算 =合同價（或預(yù)算造價） +材料價差 +設(shè)計(jì)變更 +現(xiàn)場簽證 +增加項(xiàng)目 減少項(xiàng)目 +獎勵 罰款”確定結(jié)算總價。 合同要約定好違約責(zé)任，解除合同的具體內(nèi)容措施。 結(jié)算和付款辦法。施工合同應(yīng)明確規(guī)定驗(yàn)收及付款辦法 、保修維護(hù)辦法及保修 金處理辦法；進(jìn)度款的支付一般按形象進(jìn)度 合同約定 分階段確定付款金額，不采用分月審核進(jìn)度款的方法；各期進(jìn)度款累計(jì) 原則 不應(yīng)超過總造價的 70%；無準(zhǔn)確施工圖預(yù)算或無準(zhǔn)確合同總價時，應(yīng)充分考慮付款風(fēng)險，尤其在施工中后期更應(yīng)有效控制好進(jìn)度款，以防超付。 三、合同審批。 公司所有合同行為都必須經(jīng)公司法人審核簽字 或 授權(quán) 簽訂 合同 ，否則 追究 當(dāng)事人 的一切責(zé)任。 所有合同必須經(jīng)公司法律顧問簽署法律意見書后方可簽訂。 19 持印人 不得在簽字手續(xù)不全的合同上加蓋公司印章。 合同審批簽字程序： （ 1）工程 類施工合同（草擬時應(yīng)有工程技術(shù)人員參與）： 經(jīng)辦人 —— 成本控制部 —— 法律顧問 —— 需簽字部門 (工程部 等 )—— 主管 領(lǐng)導(dǎo) 或副總 —— 總經(jīng)理 —— 法定代表人簽字或蓋章 。 （ 2）其他合同（協(xié)議）類： 經(jīng)辦人 —— 部門負(fù)責(zé)人 —— 成本控制部 —— 法律顧問 —— 主管 領(lǐng)導(dǎo) 或副總 經(jīng)理 ——總經(jīng)理 —— 法定代表人簽字或蓋章 。 對 不符合以上簽字流程，持印人有權(quán)拒絕蓋章 。 工程合同簽訂后， 由成本控制部發(fā)出進(jìn)場通知書，由 副總經(jīng)理簽批后，與現(xiàn)場監(jiān)理、工程 部 做好交接，由接收人簽字認(rèn)可。凡未持“工程隊(duì)進(jìn)場通知書”的單位一律不得進(jìn)場。否則公司將追 究相關(guān)負(fù)責(zé)人的責(zé)任，并扣發(fā)當(dāng)月 績效 工資，直至解除勞動合同。 第三節(jié) 合同的履行 一、合同的交底： 在合同簽訂之后，成本控制部就主體合同填寫《合同摘要表》，發(fā)至相關(guān)部門，施工合同需向工程、預(yù)算、采購等有關(guān)人員進(jìn)行合同講解交底，說明工期、質(zhì)量、工程范圍、付款方式、發(fā)包單位職責(zé)（即甲供材料設(shè)備、甲方限價、甲方分包等范圍）、總分包的關(guān)系等，以便各崗位人員協(xié)調(diào)、配合；金額較小的合同交底，可只填寫《合同摘要表》發(fā)送到相關(guān)部門的有關(guān)人員，以便執(zhí)行。 二、合同款支付 工程 部的工程管理人員負(fù)責(zé)施工合同的合同款支付的經(jīng) 辦，填寫《付款申請單》， 其他合同由主辦工程師填寫《付款申請單》，經(jīng)相關(guān)職能部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后支付 。 對施工合同的保修金等余款的支付辦法應(yīng)作明確規(guī)定，除一般保修金外，可在 合同中約定發(fā)包單位在工程竣工后一定時間內(nèi)扣押承包單位一定數(shù)額的滲漏保證金。 三、合同結(jié)算 當(dāng)合同中約定的承包單位的責(zé)任和義務(wù)已全部完成，并且通過驗(yàn)收、達(dá)到結(jié)算 條件，由主辦工程師協(xié)助合作方收集整理結(jié)算資料，填寫《結(jié)算申請表》。 如工程存在質(zhì)量問題或履約過程中承包單位存在違約情況等，主辦工程師應(yīng)在 《結(jié)算申請表》中作出詳 細(xì)說明及處理意見。 由成本控制部負(fù)責(zé)按合同確定的結(jié)算方式辦理結(jié)算。最終以合法的造價公司審計(jì)值為結(jié)算依據(jù)。 20 工程結(jié)算的具體方法 應(yīng)依據(jù)合同及 按《工程造價管理辦法》執(zhí)行。 第四節(jié) 合同檔案管理 一、合同文本的正本（包括合同文本、相關(guān)補(bǔ)充協(xié)議、合同審批表等）應(yīng)歸檔保 存；相關(guān)部門應(yīng)備有合同文本等資料的副本或復(fù)印件。 二、公司成本控制部設(shè)立合同管理臺帳，系統(tǒng)填報合同的簽定、履行、結(jié)算等動 態(tài)情況。 三、合同原件公司應(yīng)至少保留三份，存檔一份、財(cái)務(wù)部一份、具體執(zhí)行部門一份。 四 、合同 的保管期限、保密、銷毀 合同的保管期限：合同文本原件保管期限一般最短為合同實(shí)際履行終止后三年，但下列情形除外： （ 1）房地產(chǎn)項(xiàng)目基本合同、土地使用權(quán)出讓或者轉(zhuǎn)讓合同、項(xiàng)目主體工程的設(shè)計(jì)、 施工合同、外接物業(yè)委托管理合同應(yīng)永久保存；房屋買賣合同以及其他與不動產(chǎn)有關(guān)的重大合同，保管期限最短為土地使用權(quán)期滿后兩年 。 （ 2）其他合同標(biāo)的額在 50 萬元以上，保管期限最短為履行期滿后五年 。 合同的銷毀 合同由管理合同人員列出清單，須由法律人員、經(jīng)辦部門、財(cái)務(wù)部、總經(jīng)理會簽同意后銷毀。合同管理員負(fù)責(zé)落實(shí)合同銷毀工作，法律人員、經(jīng)辦部門 代表共同監(jiān)督合同的銷毀。 （其它內(nèi)容見檔案管理） 第十 二 章 財(cái)務(wù)管理制度 第一節(jié) 支票與現(xiàn)金管理制度 一、支票由出納員專人保管。領(lǐng)用支票時須填寫《支票領(lǐng)用單》 ,由 經(jīng)辦部門領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù) 經(jīng)理 、副總經(jīng)理、 法定代表人 簽字 或蓋章批準(zhǔn) 。 出納員或指定專人應(yīng)將支票按批準(zhǔn)金額封頭，詳細(xì)填寫支付單位的名稱、加蓋印章，填寫日期、用途，并登記號碼。支票領(lǐng)用人要在支票領(lǐng)用簿上簽字備查，嚴(yán)禁簽發(fā)空頭支票，支票名稱、賬號、金額詳細(xì)填寫，不允許空項(xiàng)不填。 二、支票領(lǐng)用人在付款后憑支票存根、發(fā)票及本人簽字、會計(jì)核對、領(lǐng)導(dǎo)審批、金額填寫無誤的單據(jù)交出納人員銷賬。出納員統(tǒng)一編制憑證號，按規(guī)定登記銀行賬號，原支票領(lǐng)用人在《支票領(lǐng)用單》及登記簿上注銷。 三、財(cái) 務(wù)人員支付每一筆款項(xiàng)，無論金額大小均須經(jīng)辦人、經(jīng)辦部門領(lǐng)導(dǎo)、 財(cái)務(wù) 經(jīng) 21 理 、 副 總經(jīng)理 、 法定代表人 簽字 或蓋章 后方可支出。 法定代表人 外出時應(yīng)由財(cái)務(wù) 經(jīng)理 設(shè)法聯(lián)系或取得授權(quán)，經(jīng)同意后可先付款、后補(bǔ)簽。 四、企業(yè)可以在下列范圍內(nèi)使用現(xiàn)金。 職員工資、津貼、獎金。 個人勞務(wù)報酬。 出差人員必須攜帶的差旅費(fèi)。 結(jié)算起點(diǎn)以下的零星支出（ 2020 元以下）。 董事會批準(zhǔn)的其他開支。 五、除第四項(xiàng)外，財(cái)務(wù)人員支付個人款項(xiàng)，超過使用現(xiàn)金限額的部分，應(yīng)當(dāng)以 轉(zhuǎn)賬或 支票支付；確需全額支付現(xiàn)金的，經(jīng)會計(jì)審核、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后支付現(xiàn)金。 六、 財(cái)務(wù)人員支付現(xiàn)金，可以從庫存現(xiàn)金限額中支