【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 ，由行政人事部考核和監(jiān)督執(zhí)行。 前臺(tái)工作人員必須外樹公司形象、內(nèi)立服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。 第二條 報(bào)紙、雜志和信件的分發(fā) 按部門分類，并及時(shí)送達(dá)相關(guān)部門，建立發(fā)放記錄（見附件一：公司報(bào)刊信件登記表），由收件人或者代收人簽名確認(rèn)； 第三條 文件的收發(fā) 建立收發(fā)文登記表。（見附表二：公司收發(fā)文登記表） 公司內(nèi)部文件在一個(gè)小時(shí)內(nèi)必須送達(dá)相關(guān)人員，并記載文件收發(fā)表，由收件人簽名。 公司外部來文請(qǐng)進(jìn)行收文登記，并請(qǐng)發(fā)件人簽名（如果沒有發(fā)件人請(qǐng)記錄文件來源）。 第四條 辦公用品、清潔用品、瓶裝水的預(yù)定、入庫、領(lǐng) 用及登記 建立公司物品發(fā)放登記表（見附表三：公司物品發(fā)放登記表）。領(lǐng)用前必須經(jīng)行政人事部審批，領(lǐng)用人必須簽名，并匯總月度辦公用品支出報(bào)行政人事部備案。 對(duì)離職人員以前使用一些辦公用品如訂書機(jī)、計(jì)算器、臺(tái)燈等負(fù)責(zé)收回，建立臺(tái)帳并重新發(fā)放給其他員工進(jìn)行二次利用。 第五條 會(huì)議室的預(yù)定 會(huì)議室提前二小時(shí)進(jìn)行預(yù)定，前臺(tái)按照會(huì)議重要性進(jìn)行安排。 第六條 集團(tuán)電話表的更改（手機(jī)、分機(jī)） 對(duì)聯(lián)系方式和通訊號(hào)碼，兩個(gè)月更換一次，必須保證號(hào)碼的正確性。 第四節(jié) 印章管理制度 第一條 管理原則 公司印章（包括公司章、合同章、工程專用章、財(cái)務(wù)章、法人章等）由公司指定專人負(fù)責(zé)保管使用，保管人蓋章需堅(jiān)持原則，按公司制度、管理流程和授權(quán)審批制度正確使用。 原則上不準(zhǔn)攜公司印章外出，特殊情況須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并辦理借章手續(xù)，嚴(yán)防印章失竊。 建立印章使用登記冊(cè)，按本辦法規(guī)定使用。 公司印章的刻制統(tǒng)一由行政人事部負(fù)責(zé)；凡刻制帶有公司名稱字樣的印章必須報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)；公司所有印章樣式作備份存檔案室后由保管人簽字領(lǐng)用。 財(cái)務(wù)章、財(cái)務(wù)部保管的法人財(cái)務(wù)專用章的使用僅用于辦理銀行業(yè)務(wù)，由財(cái)務(wù)部另行制定辦法，報(bào)總經(jīng)理審批后存行政人事部備案。 第二條 印章的保管 公司章、合同章、法定代表人財(cái)務(wù)私章和 法定授權(quán)人私章由專人負(fù)責(zé)保管；若保管人因故外出，則由行政人事總監(jiān)臨時(shí)指定專人負(fù)責(zé)保管；存檔專用章由總經(jīng)理秘書負(fù)責(zé)保管。 財(cái)務(wù)印章由公司財(cái)務(wù)總監(jiān)負(fù)責(zé)保管；法人印章由指定專人負(fù)責(zé)保管。 工程專用章由工程秘書負(fù)責(zé)保管，其使用辦法另文規(guī)定。 租售中心印章 由 行政人事部 委派專人負(fù)責(zé)保管。 公司其他分支機(jī)構(gòu)印章由行政人事部委派專人負(fù)責(zé)保管。 第三條 印章的使用和審批 使用和審批原則 ，經(jīng)審批后方可使用 。特殊情況，須有 總經(jīng)理或其授權(quán)人 通過電話等形式批準(zhǔn) ，事后 補(bǔ)寫書面 簽署文件。 。當(dāng)事人須填寫《用章登記表》， 寫 明用章時(shí)間、事由、數(shù)量、經(jīng)辦人、批準(zhǔn)人簽字等 ；《印章使用登記冊(cè)》按部門建冊(cè)登記管理。工程合同，招、投、定標(biāo)文件，報(bào)經(jīng)總經(jīng)理審批簽字后，即可加蓋公司印章，經(jīng)辦人按部門在《印章使用登記冊(cè)》上做好登記。 ；若有待對(duì)方蓋章時(shí)，保管人須在《印章使用登記冊(cè)》予以注明，明確文件歸檔期限，并及時(shí)催交文件送達(dá)檔案室歸檔；若出現(xiàn)無法留有原件存檔案室時(shí)，檔案室必須保存復(fù)印件。 上不允許簽訂開口合同。若確有必要，須報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可蓋章。 。非文件用印必須填寫“ 文件蓋章單 ” ，并經(jīng)主管 副總 簽字同意方可。 、登記手續(xù)，保管人未經(jīng)審批無權(quán)擅自使用公司印章，保管人對(duì)不符合規(guī)定的用章必須予以拒絕。 ，將依照公司制度追究當(dāng)事人及相關(guān)負(fù)責(zé)人責(zé)任并予以相應(yīng)處罰。 公司 主要印章使用范圍和審批原則 a) 凡涉及到對(duì)外投資、股權(quán)變更、經(jīng)濟(jì)技術(shù)合 作等重大事項(xiàng)，須經(jīng)董事長(zhǎng)批準(zhǔn) ； b) 凡以公司名義簽訂的各類經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、廣告、策劃合同及合作協(xié)議書等文件，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn) ； c) 凡涉及公司房產(chǎn)、地產(chǎn)、重要的經(jīng)濟(jì)、技術(shù)合同、合作協(xié)議書，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn) ； d) 公司的對(duì)外招、投、定標(biāo)文件等相關(guān)資料，以及以公司名義對(duì)施工單位 /供應(yīng)商印發(fā)的各類通知、報(bào)告、公函等常規(guī)性文件，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn) ； e) 凡需加蓋公司公章的所有報(bào)政府部門的報(bào)告、公函等須由總經(jīng)理批準(zhǔn) ； f) 凡工程在施工過程中涉及到對(duì)外單位聯(lián)系收等業(yè)務(wù)時(shí)， 須根據(jù)總經(jīng)理辦公會(huì)議指定負(fù)責(zé)人審批。 g) 納稅申報(bào)、銀行開戶、財(cái)務(wù)報(bào)表、員工工資、審 計(jì)等資料需加蓋公司公章，須經(jīng)財(cái)務(wù)總監(jiān)審批 ； h) 貸款、對(duì)外擔(dān)保、銀行開戶等須由董事長(zhǎng)簽字后蓋章 ； i) 銀行保函等 須經(jīng) 董事長(zhǎng)簽字后蓋章 ； j) 招調(diào)工、調(diào)干、辦理戶口、出國審批表、辦理港澳通行證、 須經(jīng) 行政人事總監(jiān)批準(zhǔn) ； k) 各種證件，通知書、聘書、榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、暫住證、社會(huì)保險(xiǎn)、車輛年審、車輛辦保險(xiǎn)、考試申報(bào)、職稱申報(bào)表、結(jié)婚證明、個(gè)人收入證明、領(lǐng)取包裹、證明材料、企業(yè)各類年審、年檢等， 須經(jīng) 行政人事總監(jiān)批準(zhǔn)。 l) 凡涉及對(duì)司法部門用章須經(jīng)行政總監(jiān)批準(zhǔn)。 財(cái)務(wù) 私章、法定授權(quán)人私章 a) 法定代表人 財(cái)務(wù) 私章由財(cái)務(wù)部 會(huì)計(jì) 保管，僅限于辦理銀行結(jié)算業(yè)務(wù)，使用審批 流程 按財(cái)務(wù)制度辦理 ； b) 法定授權(quán)人私章僅限于公司銷售部買賣合同專用， 由總經(jīng)理授權(quán)， 客戶服務(wù)部經(jīng)理 審批后方可用章 ； c) 標(biāo)準(zhǔn)格式的授權(quán)委托書，由 主管部門經(jīng)理 審批后方可用章；其它，須由總經(jīng)理審批后方可用章。 財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)部指定專人保管，僅限于辦理銀行結(jié)算業(yè)務(wù)，使用審批 流程 按財(cái)務(wù)制度辦理。 買賣合同專用章由客戶服務(wù)部指定專人保管，僅作為公司銷售部買賣合同專用。由 客戶服務(wù)部經(jīng)理 審批后方可加蓋買賣合同專用章。 工 程專用章由工程部秘書負(fù)責(zé)保管，使用按現(xiàn)有審批程序辦理。 印章 由行政人事部委派專人負(fù)責(zé)，須經(jīng)行政人事總監(jiān)批準(zhǔn)后方可用章 （如紅樹西岸等）按此規(guī)定執(zhí)行。 第四條 印章檢查及處罰 行政人事部負(fù)責(zé)對(duì)各部門的印章管理和使用情況進(jìn)行不定期抽查 對(duì)違反本制度、一經(jīng)查實(shí)，視情節(jié)嚴(yán)重將對(duì)經(jīng)辦人給與通報(bào)批評(píng)或按公司勞動(dòng)人事管理制度第二節(jié)第二條給與警告直至解除勞動(dòng)合同的處分；情節(jié)嚴(yán)重，對(duì)公司造成重大損失的，將依法移交司法部門，追究刑事責(zé)任。 第五節(jié) 辦公用品管理 第一條 辦公用品實(shí)行采購和保管分別由專人負(fù)責(zé)的管 理辦法 ， 行政人事部 第二條 根據(jù)庫存情況 ， 填寫 《 購買用品申請(qǐng)表 》， 按有關(guān)規(guī)定統(tǒng)一申報(bào)、購買。 第三條 采購工作由行政人事部專人負(fù)責(zé) ， 凡購置二種以上的物品 ， 須附商 第四條 場(chǎng)出具的明細(xì)單。 第五條 各種辦公用品由專人兼職保管 ， 并建立收發(fā)臺(tái)帳 ， 做好入庫驗(yàn)收及 第六條 發(fā)放工作 ， 并將入庫、出庫明細(xì)輸入電腦。 第三章 辦公設(shè)施管理 第一節(jié) 辦公設(shè)施的類別 網(wǎng)絡(luò) —— 網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，服務(wù)器，電子郵件、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境 /應(yīng)用。 個(gè)人辦公設(shè)備 —— 辦公電腦（包括臺(tái)式、筆記本式、 PDA），電話，掃描儀，數(shù)碼照相 /攝像 /錄音設(shè)備，個(gè)人打印機(jī)，對(duì)講機(jī)等。 公用辦公設(shè)備 —— 復(fù)印機(jī)，投影儀，傳真機(jī)，打 印機(jī)，掃描儀。 應(yīng)用系統(tǒng) —— 網(wǎng)站，各業(yè)務(wù)系統(tǒng)。 第二節(jié) 個(gè)人辦公設(shè)備管理 第一條 個(gè)人辦公設(shè)備領(lǐng)用時(shí)需本人簽字確認(rèn)并負(fù)責(zé)保管，由行政人事部建立個(gè)人辦公檔案。 第二條 工作崗位變更或離職時(shí)，需及時(shí)辦理設(shè)備交接手續(xù)并經(jīng)行政人事部核實(shí)，設(shè)備發(fā)生損壞、遺失時(shí)，要及時(shí)填寫“信息化產(chǎn)品 /設(shè)備損 壞、遺失情況說明表”（見附件 2）報(bào)行政人事部，經(jīng)核實(shí)后由行政人事部處理，否則，將視為該保管人責(zé)任，需按設(shè)備價(jià)格賠償。 第三節(jié) 公共辦公設(shè)備管理 第一條 公用辦公設(shè)備由行政人事部指定專人負(fù)責(zé)保管，部門公用辦公設(shè)備由部門主管指定專人負(fù)責(zé)保管并報(bào)行政人事部 第二條 當(dāng)保管人發(fā)生崗位變更 /離職時(shí)，需報(bào)告行政人事部并指定新的保管人，辦理交接手續(xù)。 第四節(jié) 信息化產(chǎn)品的維護(hù)（包括網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)） 第一條 信息化產(chǎn)品及設(shè)備的使用 網(wǎng)絡(luò) 。 IP地址。如： IP地址、機(jī)器名等。 得使用在線聊天工具（包括 MSN、 ICQ、 等），確有工作需要使用者由各公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可開通，并實(shí)施監(jiān)控檢測(cè)。 ，從事與工作無關(guān)的事情，更不可瀏覽黃色、反動(dòng)等網(wǎng)站；禁止從網(wǎng)上下載軟件。若確因工作需要須下載軟件，須報(bào)行政人事部同意，由日訊公司技術(shù)人員負(fù)責(zé)下載并作好下載登記。 ，一定要使用殺毒軟件徹底查殺病毒，并啟用防病毒系統(tǒng)才能聯(lián)入集團(tuán)網(wǎng)絡(luò)。各公司行政部負(fù)責(zé)檢查控制，防止病毒從此進(jìn)入集團(tuán)網(wǎng)絡(luò)。 （不能為空），密碼不得向他人泄露。 ，確有工作需要者，需經(jīng)各公司報(bào)批后向日訊申請(qǐng) IP。 ，需即刻關(guān)機(jī)并向日訊公司報(bào)告，等候技術(shù)人員處理后方可使用。 個(gè)人電腦 禁止員工使用個(gè)人電腦從事任何與工作無關(guān)的事情； 員工上班開機(jī)后必須及時(shí)將 Outlook打開，并設(shè)置郵件到達(dá)自動(dòng)提醒功能； 為避免郵箱存儲(chǔ)容量爆滿，保證郵件的正常收發(fā)，必須定期清理個(gè)人的郵件； 各類規(guī)章制度、常用表格、通訊錄等都放在“ Outlook”中的“公用文件夾”內(nèi)，供員工查詢使用。當(dāng)新員工入職時(shí)，其指定入職引導(dǎo)人要明確告之； 網(wǎng)上鄰居上“ Bsd_svr”中的“ software”文件夾內(nèi)放置了常用的辦公軟件，員工可直接安裝使用； ；日訊公司技術(shù)人員配合行政人事部，會(huì)不定期地抽查電腦防病毒庫升級(jí)情況。對(duì)于沒有及時(shí)將防毒軟件升級(jí)的人員，第一次予以口頭警告，第二次予以通報(bào)批評(píng)，三次以上（含三次）予以 50元 /次罰款，在當(dāng)月工資內(nèi)扣除。 每臺(tái)電腦均需設(shè)置開機(jī)密碼及網(wǎng)絡(luò)登陸密碼、屏幕保護(hù)密碼，普通用戶密碼每叁個(gè)月更改一次，財(cái)務(wù)等部門用戶密碼每貳個(gè)月更改一次； ，傳輸文件應(yīng)使用郵件，不能把文件夾共享給所有人，若由于工作需要必須使用共享文件夾，必須針對(duì)用戶權(quán)限共享。對(duì)于必須要放在網(wǎng)上鄰居中的共享文件，必須要設(shè)置好查閱權(quán)限，尤其是機(jī)密文件，更要注意保密性； 傳真 傳真機(jī)由行政人事部指定專人負(fù)責(zé)管理； 傳真的接收：傳真由行政助人事部統(tǒng)一接收并及時(shí)轉(zhuǎn)發(fā)給相關(guān)人員； 傳真的發(fā) 送：不得傳真私人資料和未經(jīng)批準(zhǔn)手續(xù)先行發(fā)出傳真；不要把下列稿件傳入傳真機(jī)： ? 涂改液未干 ? 稿件有皺紋或折縫 ? 稿件嚴(yán)重卷曲 ? 稿件有涂層 ? 炭紙或背面有炭的稿件 ? 破裂的稿件 ? 稿件過厚 ? 稿件小于 148 105mm 電話 ；有工作需要的員工，可填寫《文件處理單》申 請(qǐng)長(zhǎng)途電話的權(quán)限，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，報(bào)行政人事部經(jīng)理審批；所有長(zhǎng)途電話密碼由行政人事部統(tǒng)一管理；每月下旬，行政人事部統(tǒng)計(jì)上月公司長(zhǎng)途電話撥打的情況，并將長(zhǎng)話明細(xì)以郵件形式發(fā)送給相關(guān)員工確認(rèn)。如果有非公事產(chǎn)生的長(zhǎng)途話費(fèi)在該員 工當(dāng)月的工資中扣除； 復(fù)印機(jī) 復(fù)印機(jī)由行政人事部統(tǒng)一管理 ； ，員工在復(fù)印時(shí)應(yīng)使用本部門的密碼； 應(yīng)用系統(tǒng) 應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)方案、維護(hù)與升級(jí)委托日訊公司執(zhí)行； ，應(yīng)用系統(tǒng)采取部門負(fù)責(zé)、指定責(zé)任負(fù)責(zé)人的制度，日訊公司只負(fù)責(zé)執(zhí)行責(zé)任負(fù)責(zé)人或行政人事部的請(qǐng)求。 （內(nèi)容更新、改版等），公司新推出的項(xiàng)目，策劃部應(yīng)及時(shí)寫出需求說明書，提交日訊公司 或?qū)I(yè)公司制作，最后由日訊公司提供技術(shù)支持； 財(cái)務(wù)系統(tǒng)由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)。 第二條 信息化產(chǎn)品及設(shè)備的管理 信息化產(chǎn)品 /設(shè)備屬于公司固定資產(chǎn)，采取責(zé)任人（部門）領(lǐng)用、保管的管理方式，由行政人事部負(fù)責(zé)申購審批、發(fā)放 /收回、登記造冊(cè)、核查工 作。 信息化產(chǎn)品 /設(shè)備的變更 /申購，因工作需要，需升級(jí)、更換、購買信息化產(chǎn)品 /設(shè)備時(shí)，由需求部門（個(gè)人）填寫“信息化產(chǎn)品 /設(shè)備更換 /申購表”（見附件 1），部門主管簽署意見后報(bào)行政人事部，由行政人事部批準(zhǔn)后統(tǒng)一安排執(zhí)行。 網(wǎng)絡(luò)是公司辦公環(huán)境的重要保障，由行政人事部統(tǒng)一管理，網(wǎng)絡(luò)技 術(shù)建設(shè)、維護(hù)與升級(jí)委托日訊公司負(fù)責(zé)，行政人事部負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)資源的增加、分配與調(diào)整，網(wǎng)絡(luò)使用權(quán)限的授 /撤，功能變更的審批，