【文章內(nèi)容簡介】 ，各辦事處可參照公司關(guān)于調(diào)換貨的有關(guān)規(guī)定進行處理。 第 16頁 附：公司發(fā)貨 至各辦事處在途時間表 北京、天津、石家莊 5 天 西安 5 天 鄭州 5 天 杭州 4 天 上海 3 天 福州 2 天 常州 3 天 武漢 3 天 成都 5 天 重慶 5 天 沈陽 7 天 (三 )、 收貨管理 倉管員應(yīng)依據(jù)“發(fā)貨單隨貨同行聯(lián)”清點數(shù)量，檢驗合格后，倉管員開立《產(chǎn)品入庫單》一式二聯(lián)，在《產(chǎn)品入庫單》上簽字，自留〈進倉單〉存根聯(lián)，財務(wù)聯(lián)交統(tǒng)計員。 辦事處經(jīng)理應(yīng)每月 25 日組織庫存盤點工作，填寫《盤點表》，做到帳實相符。對盤庫過程中出現(xiàn)的差異，進行分析，尋找原因。由統(tǒng)計員于 26 日前將盤庫結(jié)果上報銷售 計劃部。 (四 )、 退貨管理 各辦事處在開發(fā)市場和網(wǎng)絡(luò)時，可承諾對新經(jīng)銷商的第一批貨保留在三個月內(nèi)退貨的權(quán)利，但運費須對方承擔(dān)。退貨的最終決定權(quán)在辦事處經(jīng)理。 客戶因質(zhì)量原因退貨，由辦事處經(jīng)理參照公司有關(guān)規(guī)定作出處理。庫管員應(yīng)將實退數(shù)量填注于《入庫單》上辦理入庫，并由庫管員、統(tǒng)計員入帳。 辦事處如因產(chǎn)品質(zhì)量問題需向公司退貨，須填寫《不良品退貨申請表》，報客戶服務(wù)部審批后方可辦理退貨。凡無審批而擅自退貨者，運費由辦事處經(jīng)理自行承擔(dān)。 退貨申請表要寫清名稱、數(shù)量、退貨原因，隨貨物一同返回公司，銷售計劃部及辦事處 憑公司物流部的實收數(shù)量沖減辦事處庫存。 因滯銷而積壓的庫存，需要向銷售計劃部申請，批準后，可在規(guī)定時間內(nèi)退回公司物流部，具體可參照不良品的相關(guān)規(guī)定進行處理。 (五 )、 發(fā)貨管理 接到客戶訂單后，開單導(dǎo)購員應(yīng)填制一式四聯(lián)的發(fā)貨單，由內(nèi)務(wù)主管（收款或入應(yīng)收款賬）簽字后交儲運員備貨。 倉管員接儲運員的發(fā)貨單后，根據(jù)發(fā)貨單上的品名、規(guī)格、數(shù)量準確備貨， 第 17頁 將備好的貨物放置于備貨區(qū)，由儲運員清點，確認“單、實”相符。倉管員與儲運員分別在發(fā)貨單上簽字，倉管員留存?zhèn)}庫聯(lián)。 儲運員持客戶聯(lián)、回單聯(lián)送（發(fā)）貨，經(jīng)客戶（托運部）確 認后收取貨款，回單聯(lián)經(jīng)收貨單位經(jīng)手人簽名。（托運部代付款，需簽合作協(xié)議） 儲運員返回后將貨款、回單聯(lián)交內(nèi)務(wù)主管，必須做到一單一清。如送貨過程中發(fā)生變化，需如實將情況反饋內(nèi)務(wù)主管和開單導(dǎo)購員。 內(nèi)務(wù)主管每日工作結(jié)束前，應(yīng)將回單與業(yè)務(wù)聯(lián)進行對賬，做到單單相符；將貨款收入賬、應(yīng)收款賬與統(tǒng)計員的銷售總帳與應(yīng)收款賬進行對賬，做到賬賬相符。 （辦事處發(fā)貨流程見后圖） (六 )、 承運 所有物品在包裝、搬運、出貨過程中都要避免撞擊和跌破。 用貨車運貨時，須視貨物的輕重進行疊放，應(yīng)避免貨物被壓損或變形。 搬運貨物時，需 注意人身安全。如貨物不慎碰撞或掉落，可能會導(dǎo)致質(zhì)量損傷時，儲運員需及時檢驗，以確保其質(zhì)量狀況。 貨物在托運前要核對品名、規(guī)格、數(shù)量是否正確。 客戶到辦事處提貨，儲運員需負責(zé)將客戶的產(chǎn)品送上貨車，并由客戶在《發(fā)貨單》上簽字。 根據(jù)客戶要求送交貨地，儲運員需將產(chǎn)品送到交貨地，協(xié)助客戶完成裝運工作，最后由客戶或客戶指定的人在〈發(fā)貨單〉上簽字。 三、 辦事處調(diào)貨管理制度 (一 )、調(diào)貨種類 辦事處不合理庫存較大而造成資金沉淀，影響正常周轉(zhuǎn)時，辦事處可向銷售計劃部申請或由銷售計劃部根據(jù)庫存情況將該批貨物調(diào)往其他辦事處。 因市場需要，公司須將辦事處貨物調(diào)往其他區(qū)域時，辦事處應(yīng)無條件服從并按規(guī)定期限將貨物發(fā)出。 (二 )、調(diào)貨程序 不合理庫存需調(diào)出時，應(yīng)由辦事處以書面形式向銷售計劃部提出申請，待批準后方可安排調(diào)貨。 須將辦事處貨物調(diào)往其他區(qū)域時，銷售計劃部將以書面形式通知辦事處，辦事處應(yīng)立即按公司調(diào)貨單所填品種、數(shù)量安排發(fā)貨。 第 18頁 (三 )、帳務(wù)處理 辦事處接公司通知或?qū)徟螅瑧?yīng)按實際發(fā)貨品種和數(shù)量開具提貨單，提貨單客戶名稱欄填寫接收區(qū)域名稱。辦事處根據(jù)提貨單數(shù)量沖減自己的庫存。 貨到接收區(qū)域后，應(yīng)對照提貨單驗收貨物并按實際收貨數(shù) 量開具入庫單，并按入庫單記帳聯(lián)增加接收方庫存。 收貨時如出現(xiàn)貨物短缺， 如外箱破損由運輸方承擔(dān)責(zé)任；未出現(xiàn)破損則由發(fā)貨方承擔(dān)。 因積壓而產(chǎn)生的調(diào)貨，調(diào)貨運費由出貨方承擔(dān)；因市場需要而產(chǎn)生的調(diào)貨，調(diào)貨費用由接收方承擔(dān)。 第四章 人事管理制度 一、 基本原則 按需設(shè)崗，按崗定員，按崗定薪，實行工資與獎金激勵制。 二、 招聘程序 申請 辦事處如因業(yè)務(wù)需要增加人員時，提前一周填寫《增員申請表》報銷售計劃部審批后，由行政部安排人員招聘工作。 招聘 （ 1） 如行政部通知辦事處在當(dāng)?shù)剡M行招聘，進行招聘工作時應(yīng)優(yōu)先考慮從事過此 類工作的人員。 （ 2）人員招聘條件： ? 誠實、責(zé)任心強 ； ? 有良好的敬業(yè)精神及鍥爾不舍的精神； ? 身體健康； ? 有良好的溝通、洞察及應(yīng)變能力； ? 有擔(dān)保人提供擔(dān)保。擔(dān)保人條件為：應(yīng)聘人直系親屬 ,有固定住所 ,有固定職業(yè)及收入，能對應(yīng)聘人的行為后果承擔(dān)責(zé)任。 （ 3）人員面試合格后填寫聘用人員登記表和擔(dān)保書，經(jīng)辦事處經(jīng)理簽字后，報營銷中心核定后上崗。 試用期情況： （ 1） 面試合格者，按規(guī)定的崗位試用。 （ 2） 試用期為 13 個月， 試用期工資 按該崗位初級工資標(biāo)準。試用合格后填寫《試用期考核表》，經(jīng)銷售計劃部核定合格后轉(zhuǎn)為正式員 工。 培訓(xùn) 第 19頁 新進員工上崗前，辦事處經(jīng)理應(yīng)組織培訓(xùn)，內(nèi)容包括： （ 1）公司發(fā)展史、企業(yè)文化簡述。 （ 2）辦事處各項管理制度及工作程序。 （ 3）銷售政策 （ 4）產(chǎn)品知識 （ 5）銷售技巧、人員溝通及禮儀培訓(xùn) 專題培訓(xùn) 定期或不定期對員工就某個專題進行集中培訓(xùn)，提高辦事處人員的整體素質(zhì)、工作水平。 離職 （ 1）辭職 ? 員工辭職需提前半個月提出書面申請，辭職核準后，辭職員工應(yīng)同辦事處經(jīng)理確定交接時間、交接人，進行工作交接，填寫《離職人員工作交接表》。 ? 工作交接結(jié)束后，憑《工作交接表》結(jié)算工資 。 （ 2） 辭退 /開除 ? 員工辭退，辦事處經(jīng)理需得到銷售計劃部經(jīng)理批準后生效。辭職核準后，辭職員工應(yīng)同辦事處經(jīng)理確定交接時間、交接人，進行工作交接，填寫《離職人員工作交接表》。 ? 工作交接結(jié)束后，憑《離職人員工作交接表》結(jié)算工資，被開除人員無工資。 （ 3） 自動離職 ? 自動離職是指本人申請辭職而未獲批準，自動離開的行為；自動離職的員工，扣發(fā)全部未發(fā)薪資，作為對因其離職而造成損失的賠償金。 第五章 財務(wù)管理制度 一、 帳號設(shè)置 辦事處實行收支兩條線，設(shè)立兩個帳號，分別為費用帳號與收入帳號，上報公司財務(wù)部。收入帳號只能存入，不能支出 。 二、 資金管理 辦事處對客戶信用額度外的銷售一律實行現(xiàn)款現(xiàn)貨，嚴禁賒銷，業(yè)務(wù)經(jīng)理不準擔(dān)?；驂|付。 所有銷售收入最遲至第二天 9 時必須存入銀行。 第 20頁 員工借支現(xiàn)金，一律按公司財務(wù)相關(guān)規(guī)定辦理，由辦事處經(jīng)理審批，最遲不得超過一個月清償。 現(xiàn)金做到日清日結(jié)，應(yīng)定期或不定期清查，不允許白條沖抵現(xiàn)金，內(nèi)務(wù)主管無權(quán)私自借支現(xiàn)金。 收款時應(yīng)認真辨別真?zhèn)?，凡假幣由?zé)任人負責(zé)賠償。 嚴格遵守財務(wù)部其他相關(guān)規(guī)定。 三、 應(yīng)收款管理 應(yīng)收帳款：應(yīng)收款的發(fā)生由辦事處經(jīng)理和內(nèi)務(wù)主管共同批準，由區(qū)域經(jīng)理進行跟蹤管理。如出現(xiàn)呆壞帳，由辦事處經(jīng)理承 擔(dān) 50％，該區(qū)域業(yè)務(wù)經(jīng)理與內(nèi)務(wù)主管共同承擔(dān) 50％； 統(tǒng)計員與內(nèi)務(wù)主管要做好應(yīng)收款的帳務(wù)登記，按發(fā)貨單同時記錄，按收款收據(jù)或銀行到款通知單同時核銷。內(nèi)務(wù)主管、儲運員與業(yè)務(wù)經(jīng)理應(yīng)做好催收工作。 個人應(yīng)收款：在 2021 元（含 2021 元）以內(nèi)，必須經(jīng)辦事處經(jīng)理批準，并在一個月內(nèi)報帳歸還，超期自動從工資中扣除。 業(yè)務(wù)經(jīng)理、內(nèi)務(wù)主管應(yīng)及時發(fā)現(xiàn)壞帳傾向，并向辦事處經(jīng)理報告，由辦事處經(jīng)理牽頭，協(xié)同采取措施追收。不能確認的壞帳要繼續(xù)追收，直至用法律手段。 一旦確認出現(xiàn)壞帳時，填寫財務(wù)部的“壞帳審批表”報公司調(diào)查、復(fù)核。壞帳的 最后確認權(quán)在總經(jīng)理。 四、 小額辦公用品及低值易耗品管理 辦事處根據(jù)需要，由經(jīng)理審批，由內(nèi)務(wù)主管購置小額辦公用品及低值易耗品。 內(nèi)務(wù)主管應(yīng)設(shè)臺帳，登記支出帳目，負責(zé)保管好小額辦公用品及低值易耗品，經(jīng)辦事處經(jīng)理簽字方可領(lǐng)用。領(lǐng)用情況由內(nèi)務(wù)主管登記在冊。 五、 費用控制 辦事處經(jīng)理是控制辦事處費用支出的責(zé)任人。所有費用支出均須辦事處經(jīng)理簽字同意，由內(nèi)務(wù)主管進行審核后，方能憑合法的憑證由財務(wù)主管報銷。 如果已支出費用不能通過公司財務(wù)部門的終審，則由辦事處經(jīng)理與內(nèi)務(wù)主管共同承擔(dān)責(zé)任。 六、 促銷品管理 各類促 銷品由倉管員管理，登記臺帳，嚴格按照促銷計劃比例發(fā)放，有關(guān)經(jīng)手 第 21頁 人簽字。（具體見〈促銷管理規(guī)范〉） 七、 辦公設(shè)備管理 重大采購事項需報請銷售計劃部，批準后方可采購。 八、 費用支出標(biāo)準 (一 ) 費用額度與控制 公司根據(jù)各地區(qū)市場發(fā)育程度，確定各辦事處費用總額與種類比例。 費用總額中不包括對辦事處的獎勵部分。 節(jié)支費用使用方法： 辦事處當(dāng)月節(jié)支費用的 40%，可記入下月使用； 設(shè)辦事處地區(qū)可提取月節(jié)支費用的 30%，做為辦事處員工獎勵； 未設(shè)辦事處地區(qū)可提取季度節(jié)支費用的 50%，做為該區(qū)域工作人員的 激勵，其余部分不再記入次月的開支中。 (二 ) 費用支出具體標(biāo)準 差旅費（非住宿所在地的工作區(qū)域之間所發(fā)生費用） ? 辦事處經(jīng)理 /區(qū)域經(jīng)理：辦事處經(jīng)理按業(yè)務(wù)經(jīng)理的巡訪計劃核算出差天數(shù)； ? 出差補助（食宿及市內(nèi)交通費）： 90 元 /天； ? 長途交通費：最高可報火車硬臥； 業(yè)務(wù)經(jīng)理 ? 出差補助（食宿及市內(nèi)交通費）： 70 元 /天； ? 長途交通費： 8 小時以下按火車硬座， 8 小時以上按火車硬臥標(biāo)準； 差旅費報銷需有出差申請表及正式票據(jù) 辦公電話費：限額 1500 元 /月； ? 傳真費：必須使用正規(guī)票據(jù)； ? 郵寄費：必須使用正規(guī)郵電票據(jù)； ? 辦公 用品費 (含復(fù)印費 )：限額 200 元 /月； ? 辦事處短途運輸費：登記； ? 辦事處車輛燃油費：登記； ? 停車費：正規(guī)票據(jù)； ? 車輛維修費：正規(guī)票據(jù)； ? 促銷宣傳費：經(jīng)公司批準后方可支出； ? 其他：超出預(yù)算的費用，支出前須填報 特殊費用申請表 ，經(jīng)公司批準后方可支出。 第 22頁 (三 )、費用的核銷 辦事處的所有支出均為限額實報實銷，所有費用均需經(jīng)辦事處財務(wù)主管及辦事處經(jīng)理復(fù)核后，每 10 日連同發(fā)貨單寄至財務(wù)部核銷。 差旅費核銷依據(jù)：當(dāng)月考勤表、當(dāng)月出差申請表以時間先后為序按飛機、火車、汽車票、住宿票及其他票據(jù)分類粘貼，按規(guī)定格式填寫差旅 費報銷單，經(jīng)審核報銷。 業(yè)務(wù)人員出差需填寫《出差申請表》，經(jīng)辦事處經(jīng)理批準方可出差。經(jīng)批準的《出差申請表》需在辦事處備案，以此作為考勤、報銷的依據(jù)。出差返回后，將填寫好出差結(jié)果的申請表附于 差旅費報銷單后，經(jīng)審核報銷。無 申請表或申請表填寫不完善，該次差旅費不予報銷。 傳真、郵寄費、辦公電話費、房租費、辦公用品費、短途運費、燃油費、停車費、維修費等應(yīng)分類粘貼報銷。 特殊費用：未包含在上述之內(nèi)的和超出預(yù)算的費用，報銷時將經(jīng)過批準的特殊費用申請表 附于單據(jù)后。 當(dāng)月所有費用應(yīng)按時寄回財務(wù)部，未按時寄回不予報銷。所 有費用均需正規(guī)票據(jù)，嚴禁使用白條、虛假票據(jù) (房租需有房東簽字收條 )。 員工住宿的水電、有線電視、伙食費等雜費不予報銷。 23 附：辦事處發(fā)貨流程圖 公 司 提貨資格與付款（信用）審核合格嗎 留倉庫聯(lián) 訂貨申請 提單報廢 備貨、出倉 貨物清點、送出 現(xiàn)金、應(yīng)收款對賬 開四聯(lián)單 收款或記賬后簽字 底聯(lián)留存、登記 客戶 /托運部簽收 付客戶聯(lián) 登記銷售收入、應(yīng)收款賬 留回單聯(lián)登記 否 是 開單導(dǎo)購員 內(nèi)務(wù)主管 倉管員 儲運員 客 戶 統(tǒng)計員 嘉麗士山西辦事處公司化管理指導(dǎo)手冊