【文章內容簡介】 中國最大的管理資料下載中心 (收集 \整理 . 部分版權歸原作者所有 ) 第 28 頁 共 75 頁 （見 HACCP 內審流程圖） 中國最大的管理資料下載中心 (收集 \整理 . 部分版權歸原作者所有 ) 第 29 頁 共 75 頁 HACCP 內審流程圖 內審的啟動 成立審核組 編制內審日程計劃 編制核查表 下發(fā)內審日程計劃 準備審核文件 首次會 現(xiàn)場審核 審核小組會 /小結 末次會 中國最大的管理資料下載中心 (收集 \整理 . 部分版權歸原作者所有 ) 第 30 頁 共 75 頁 內審報 告 不符合項報告 糾正措施及跟蹤驗證 內審記錄保存 中國最大的管理資料下載中心 (收集 \整理 . 部分版權歸原作者所有 ) 第 31 頁 共 75 頁 審核 計劃和準備 審核計劃要求 在審核計劃中決定審核頻率時需考慮以下要求： 1) 所有的體系所涉及的活動一年至少審核一次。 2) 解決不符合項及落實糾正措施的額外要求； 3) 合同要求時； 4) 在認證機構的監(jiān)督計劃中明確的。 企業(yè)的 HACCP 小組組長通常負責以下活動的控制和計劃： 1) 審核的頻率； 2) 明確每個審核任務的要求，包括審核員資格和審核小組組成； 3) 通知審核員和被審核方審核日期及要求； 中國最大的管理資料下載中心 (收集 \整理 . 部分版權歸原作者所有 ) 第 32 頁 共 75 頁 4) 提供審核中可能用到的相應的文件、標準和程序； 5) 任命一名審核組長； 6) 決定每次審核是否需要聘用專家； 7) 提供以前的 審核報告及尚未解決的不符合項的報告復印件。 這些要求的全部或部分可交給審核組長負責，這取決于組織的規(guī)模。 審核組長的責任 審核組長負責制訂實地審核計劃并實施以下活動： 1) 幫助挑選審核組成員，并就聘用專家的必要性和方式提出建議； 2) 協(xié)調小組活動，確保最大限度的利用有效時間，確保審核覆蓋了預期要求并安排日程； 中國最大的管理資料下載中心 (收集 \整理 . 部分版權歸原作者所有 ) 第 33 頁 共 75 頁 3) 簡要說明審核小組任務并向審核員分配工作； 4) 編制或協(xié)助編制審核核查表 (見第 2 節(jié) ) 5) 與被審核方聯(lián)系，確保他們了解審核意圖、范圍和日期，并有充分的準備時間； 6) 評審現(xiàn)有體系文件，判定 與既定規(guī)定要求的符合性； 7) 對審核中發(fā)現(xiàn)的任何不符合項進行分類； 8) 如發(fā)現(xiàn)嚴重不符合項，立即向被審核方報告； 9) 向主管匯報執(zhí)行審核中遇到的主要問題； 10)起草和分發(fā)審核報告； 11)與審核被審核方的負責人聯(lián)系，確定審核的有效性及需要采取的后續(xù)措施 。 審核員的責任 中國最大的管理資料下載中心 (收集 \整理 . 部分版權歸原作者所有 ) 第 34 頁 共 75 頁 執(zhí)行審核時審核員負有極大的責任，因此審核員必須確保他遵守下列要求： 1) 不要超越審核范圍，除非有特別的意圖，如抽查； 2) 在審核中保持客觀和公正； 3) 收集和分析相關的證據 (觀察記錄 )以得出體系有效性的結論； 4) 密切注意可能會影響審核或需要進 一步核查或調查的現(xiàn)象，這些現(xiàn)象可能會成為客觀證據； 5) 始終保持專業(yè)水平和清醒的頭腦，不論遇到多么惱火的事也不能發(fā)怒； 6) 以簡潔明了的方式寫出觀察記錄，以得出體系符合既定要求的程度的結論 ； 7) 協(xié)助審核組長根據審核中發(fā)現(xiàn)的客觀證據歸納出不符合項； 8) 協(xié)助審核組長整理審核報告。 中國最大的管理資料下載中心 (收集 \整理 . 部分版權歸原作者所有 ) 第 35 頁 共 75 頁 所有上述要求構成了審核準備和計劃工作的一部分 。 被審核方的責任 接受審核時被審核方的管理者有以下責任： 1) 向員工解釋審核的目的和范圍； 2) 指定陪同審核員的負責人，并明確其確認不符合項的權利范圍； 3) 提供審核員需要的資源 以確保審核能夠高效率的進行； 4) 提供便利條件，使審核員能夠不受限制的接觸體系設施并收集體系符合性的客觀證據； 5) 與審核員合作，確保達到審核目標； 6) 根據審核報告中提出的不符合項決定并實施有效的糾正措施。 中國最大的管理資料下載中心 (收集 \整理 . 部分版權歸原作者所有 ) 第 36 頁 共 75 頁 實施審核 此項活動也分為如下三個階段： i) 見面會 ii) 現(xiàn)場審核 iii) 總結會和報告 見面會 見面會為以后的活動作一個大致的安排，由審核員與被審核部門的管理者共同召開，雙方將澄清審核的要求，明確審核中易發(fā)生的問題。 會議議程： 1) 準時到會； 2) 一般介紹 ； 中國最大的管理資料下載中心 (收集 \整理 . 部分版權歸原作者所有 ) 第 37 頁 共 75 頁 3) 確認審核的范圍、目標、目的、規(guī)范或標準、使用的程序、報告的格式以及使用抽樣方法的聲明； 4) 簡單核查審核議程，確認審核員任務的分配和同意使用的設施； 5) 商定審核小組和被審核方的聯(lián)系方式； 6) 商定審核的順序和期限； 7) 如（必要時）使用向導，商定其職責； 8) 商定召開總結會和臨時性會議，確定其地點、形式和時間； 9) 澄清審核任務和方法等方面的問題。 審核要求 (參見第 3 節(jié) ) 審核是按照規(guī)定的 HACCP 體系的全部要求進行的，每項審核應按照制定的程序和計劃進行。 中國最大的管理資料下載中心 (收集 \整理 . 部分版權歸原作者所有 ) 第 38 頁 共 75 頁 審核的目的是收集客觀證據，填入 “觀察記錄”表內。觀察記錄可成為客觀證據，根據這些證據可對現(xiàn)行體系進行評估，驗證其有效性和適用性，或識別體系中的不符合項，并通過商定的糾正措施加以改進。 必須明確指出 , 發(fā)現(xiàn)的任何不符合項是被審核方體系自身的責任，與審核員無關。 觀察記錄 觀察記錄收集了整個審核中關于 HACCP 體系有效性的全部客觀證據 , 這些客觀證據要記錄到核查表中。 這可通過下列辦法得到： 1) 尋找體系按規(guī)定要求運作的客觀證據，證明該體系按規(guī)定運行； 2) 當發(fā)現(xiàn)明顯的不符合項時，應該尋找客觀證據。問題的出現(xiàn)是結果而不是原 因，而客觀證據 = 尋找原因； 3) 審查被審核方的 HACCP 體系，確保所有負責與體系有關的管 中國最大的管理資料下載中心 (收集 \整理 . 部分版權歸原作者所有 ) 第 39 頁 共 75 頁 理、執(zhí)行和驗證工作人員的職責、權力和相互關系都作了明確規(guī)定； 4) 審查被審核方 HACCP 體系文件的每項要求，以保證體系覆蓋了所應滿足的要求并有效執(zhí)行； 5) 審查體系文件，按照主目錄核查程序文件和工作指導書的完整性、適用性和版次； 6) 在被評審的工作區(qū)域尋找貫徹程序文件和工作指導書的客觀證據。程序文件和工作指導書必須是現(xiàn)行有效版本，其分發(fā)應受到控制； 7) 檢查專家、技術員和操作人員的培訓和考核記錄，尤其是需要專門技術的領域； 8) 跟蹤糾正措施的貫徹效果； 9) 對已驗收的工作隨機抽查，并將結果與相應的要求、接收原則和采用的有關文件狀態(tài)相比較； 10)涉及到工藝過程時，要審核工序控制和記錄，以確定其符合 中國最大的管理資料下載中心 (收集 \整理 . 部分版權歸原作者所有 ) 第 40 頁 共 75 頁 標準。 將整個審核中觀察記錄表所收集的全部客觀證據記錄到審核員的核查表中，然后檢查這些證據，以決定是否有不符合項需要報告。 審核中發(fā)現(xiàn)的所有不符合項都應以不符合項報告 (NCR)的形式提交給被審核方的管理者。（ 參見第 4 節(jié) ）必須使他們完全明白，每個不符合項都是他們自己的責任 !! 那些需要立刻糾正的不符合項一經發(fā)現(xiàn)應立即通知被審核方的管理者。 不符合項報告也應以最快速度提交 。 總結會 總結會根據審核的具體情況可分為兩個階段： 階段 1 在審核現(xiàn)場 1) 感謝被審核方的幫助與合作； 2) 請被審核方在審核員報告之后再提出問題； 中國最大的管理資料下載中心 (收集 \整理 . 部分版權歸原作者所有 ) 第 41 頁 共 75 頁 3) 報告觀察記錄，包括不符合項； 注意：在通報不符合項之前先報告一些正面的觀察記錄通常能取得較好的效果。 4) 請被審核方僅就不清楚的地方提問； 5) 就審核結論取得一致意見； 注意：被審核方或許不同意不符合項或糾正措施。 6) 將不符合項報告的副本留給被審核方的負責人； 7) 聲明隨后將提交一份所發(fā)現(xiàn)問題的詳細報告； 8) 保存 好會議記錄和出席者名單。 階段 2 – 末次會議 末次會議通常在總裁辦公室舉行，邀請被審核方的高級管理者參加。 (參見口頭報告 ) 中國最大的管理資料下載中心 (收集 \整理 . 部分版權歸原作者所有 ) 第 42 頁 共 75 頁 1) 感謝被審核部門的合作； 2) 重申審核中使用了抽樣的方法； 3) 請管理者在審核員報告之后再提出問題； 4) 講述審核報告，包括詳細的觀察記錄和不符合項報告； 5) 每個審核組成員可以單獨報告，這對審核員是很好的鍛煉； 6) 請大家對不清楚的問題提問，并就審核觀察記錄和不符合項報告達成一致意見； 7) 如有必要，向被審核方的管理者解釋針對不符項應采取的糾正措施，請他們自己明確將采取的糾正措施、貫徹糾正 措施的責任人以及完成的日期。可以允許被審核部門的管理者對商定的進度研究之后再達成協(xié)議；應使被審核部門的管理者明白，不符合項是他們自己的問題，與審核員無關。 8) 與被審核方的管理者商定需要采取的跟蹤措施。這包括評審的日期、完成的通知方式以及其他相關協(xié)議。這些協(xié)議應記錄在不符合項報告上； 中國最大的管理資料下載中心 (收集 \整理 . 部分版權歸原作者所有 ) 第 43 頁 共 75 頁 9) 如果詳細報告的草稿已準備好，應于此時講述，包括相關的不符合項報告； 10)商定保密措施及最終報告提交的日期和分發(fā)范圍 。 5. 審核報告和后續(xù)跟蹤措施 審核報告 審核報告是審核小組組長在小組成員的協(xié)助下，根據核查表 中的觀察記錄編寫的，由審核小組組長簽名。每個組員將得到一份副本。 審核報告應包含以下內容 ： 1) 審核宗旨及任務的介紹和描述； 2) 審核中所發(fā)現(xiàn)的情況，包括全部 NCR 的概述； 3) 審核中發(fā)現(xiàn)的情況，包括不符合項和根據體系要求商定措施的詳細描述，通常應附上不符合項報告； 中國最大的管理資料下載中心 (收集 \整理 . 部分版權歸原作者所有 ) 第 44 頁 共 75 頁 4) 上次審核中未解決的不符合項在這次審核中已解決的說明； 5) 關于商定糾正措施（含時間進度）的說明，這可以包括在不符合項報告中； 6) 同意的跟蹤措施（可以包含在不符合項報告中）； 7) 就發(fā)現(xiàn)問題的審核結果提出推薦意見。 中國最大的管理資料下載中心 (收集 \整理 . 部分版權歸原作者所有 ) 第 45 頁 共 75 頁 審 核 報 告 1. 公司 : 2. 報告參考號 : 3. 審核目的： 4. 審核范圍： 5. 審核依據 : 7. 審核組 : 8. 結論 9. 審核組長簽字 /日期 : 10. 總經理 簽字 /日期： 中國最大的管理