【文章內(nèi)容簡介】 正式文件 , 對(duì)內(nèi)通知等正式行文 總經(jīng)辦 總經(jīng)理 或授權(quán)人 2 財(cái)務(wù) 專用章 公司正式財(cái)務(wù)文件、報(bào)告、證明、票據(jù)等 財(cái)務(wù) 會(huì)計(jì)部 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部經(jīng)理 財(cái)務(wù)報(bào) 表使用時(shí)，由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部經(jīng)理審批，除支票用 印按照《財(cái)務(wù) 管理制度》相關(guān)規(guī)定外，其余均由總經(jīng)理核準(zhǔn) 3 合同 專用章 公司各類合同 總經(jīng)辦 參見 合同管理規(guī)定 參見《合同管理規(guī)定》 財(cái)務(wù)合同需總經(jīng)理核準(zhǔn) 4 法定代 支票 財(cái)務(wù) 見《財(cái)務(wù)制 見《財(cái)務(wù) 13 表人印（支票） 會(huì)計(jì)部 度》有關(guān)規(guī)定 制度》有關(guān)規(guī)定 5 法定代表人?。ǔ蓖猓? 公司正式的合同，財(cái)務(wù)報(bào)表文件、票據(jù) 總經(jīng)辦 總經(jīng)理或授權(quán)人 《合同管理規(guī)定》 6 行政部章 公司物品進(jìn)出證明 行政 管理部 行政部經(jīng)理 7 人力資源部章 ? 公司人事證明 ? 員工聘用、解聘等各類通知 ? 工資發(fā)放 ,調(diào)整通知 ? 對(duì)口單位函件往來 人力 資源部 人力資源部經(jīng)理 重大事項(xiàng)與外單位人員 出具證明，需總經(jīng)理審批 8 工程專用印章 ? 工程施工告示 ? 工程建設(shè)中與相關(guān)單位的非正式函件往來 工程建設(shè)維護(hù)中心 該章暫用公司公章 9 客服中心印章 ? 用戶通知、告示 ? 客戶申述處理的回復(fù) 客服 中心 該章暫用公司公章 五、 印章由指定保管人專人妥善保管。保管人對(duì)所負(fù)責(zé)的印章丟失或盜用，所引起的經(jīng) 14 濟(jì)損失和法律責(zé)任等負(fù)全部責(zé)任。 六、 當(dāng)印章管理人變動(dòng)或印章在經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意調(diào)走時(shí)，應(yīng)及時(shí)辦理交接手續(xù)，填寫“印章管理登記表”。 七、 印章的使用 每枚印章使用前要由經(jīng)辦人填寫《印章使用審批單》（附表 2），并經(jīng)指定的審批負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審批人要 按公司有關(guān)規(guī)定審查要加蓋印章的文本內(nèi)容是否在授權(quán)的范圍內(nèi)，審批通過后通知印章保管人員后，方可使用印章。審批人對(duì)文本加蓋印證后的一切經(jīng)濟(jì)損失和法律義務(wù)負(fù)主要責(zé)任。印章保管人須將加蓋印章的文本連同《印章使用審批單》歸檔保存。 公司印章原則不允許攜帶外出，如確系特殊需要須經(jīng)部門經(jīng)理提出書面借用申請(qǐng)，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)簽字后方可借走，借用時(shí)須填寫《印章借用申請(qǐng)表》（見附表 3），并必須兩人以上一起辦理借用手續(xù)，在借用登記表上簽字。原則上借出的印章當(dāng)天歸還，不得延誤。印章外借期間的使用由部門負(fù)責(zé)人全權(quán)負(fù)責(zé)。 員 工如需要公司出具有關(guān)證明，本人應(yīng)先提出書面申請(qǐng)，部門負(fù)責(zé)人審核，總經(jīng)辦簽字后方可蓋章。 八、 責(zé)任 印章使用責(zé)任人（簽字人）對(duì)印章負(fù)有經(jīng)濟(jì)、行政、法律責(zé)任。監(jiān)印人員對(duì)違反規(guī)定的簽印有權(quán)拒絕用章，印章保管人員不得私自動(dòng)用印章。若非法使用印 章，一經(jīng)查出根據(jù)事件的嚴(yán)重程序給予嚴(yán)厲的行政處分或追究其經(jīng)濟(jì)、法律責(zé)任。 若印章在使用、保管過程中不慎遺失，則追究責(zé)任人相應(yīng)的行政、經(jīng)濟(jì)責(zé)任，給予嚴(yán)厲的處分，并賠償所發(fā)生的一切費(fèi)用。 第四章 員工名片管理規(guī)定 一、為加強(qiáng)名片的管理，特制定本規(guī)定。 二、名片印制時(shí)間： 原則上職員轉(zhuǎn)正后開始印制名片，制作費(fèi)用由公司支付。 三、名片設(shè)計(jì)及制作人： 經(jīng)營推廣部 負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)名片版式和名片的日常制作。 四、名片制作流程：職員轉(zhuǎn)正后由部門負(fù)責(zé)人或其指定的文員辦理申購手續(xù)，并以內(nèi)部聯(lián)絡(luò)函的形式書面知會(huì) 行政 人力資源部， 行政 人力資源部負(fù)責(zé)審核職員的個(gè)人信息（姓名、職位、通聯(lián)），審核通過后憑審批過的《特殊物品審購單》由 人事 設(shè)計(jì)制作。 15 五、普通職員的名片不印手機(jī)號(hào)碼、電子郵箱等個(gè)人信息，如因工作需要須印手機(jī)號(hào)碼的必須經(jīng)總經(jīng)辦審核同意后方可制作。 六、不需制作名片的崗位： 一線工作人員 、勤雜工、 電工、 清 潔工、前臺(tái)、保安、普通文員，其它非經(jīng) 常性對(duì)外交流的工作崗位是否需要制作名片，由 行政 人力資源部與相關(guān)部門協(xié)商后決定。 七、離職人員名片處理：已經(jīng)制作名片的職員離職時(shí)需將所有剩余名片退還給 行政 人力資源部，否則不予辦理離職手續(xù)。 八、增印名片：職員名片用完后需要繼續(xù)印制的，應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人按第 4 項(xiàng)流程通知 行政 人力資源部辦理。 九、名片的使用：職員應(yīng)本著節(jié)約成本的原則，有針對(duì)性地選擇對(duì)象使用名片，并須注意妥善保管，以防被他人冒充盜用。向客戶呈送名片時(shí)要注意名片禮儀。 十、其它規(guī)定：為便于開展業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)人員試用期內(nèi)視情 況可以制作名片，但該職員必須入職滿兩周。試用期內(nèi)的管理人員是否需要制作名片，由分管副總決定后報(bào) 行政人力資源部。 第五章 證照管理制度 一、 公司證照由總經(jīng)辦指定專人統(tǒng)一管理。 二、 證照是指由上級(jí)主管部門頒發(fā)的各類證書、批文等。 如：營業(yè)執(zhí)照、法人代碼證、法定代表人證書、稅務(wù)登記證、經(jīng)營許可證等等。 三、 證照的使用包括借用、復(fù)印等。 四、 證照使用必須填寫《證照使用申請(qǐng)單》。 五、 證照借用程序： 借用人申請(qǐng)→部門負(fù)責(zé)人復(fù)核→ 副 總經(jīng)理審核→總經(jīng)理核準(zhǔn)→辦理借用手續(xù)→歸還；借用完畢后，應(yīng)在時(shí)限內(nèi)歸還證照保理人。 六、 證照復(fù)印程序： 借用 人申請(qǐng)→部門負(fù)責(zé)人復(fù)核 →副總經(jīng)理審核 →總經(jīng)理核準(zhǔn)→辦理借用手續(xù)→歸還 如證照復(fù)印件未使用，應(yīng)立即退還證照保管人。 七、 如需使用原件，則須總經(jīng)理核準(zhǔn)。 八、 證照復(fù)印件必須加蓋“再復(fù)印無效章”。 16 九、 證照保管人必須做出登記，認(rèn)真填寫《證照使用登記表》。 第六章 證明函管理制度 一、 證明函的范圍包括：介紹信、法定代表人證明書、授權(quán)委托書等。 二、 公司證明函由總經(jīng)辦指定專人統(tǒng)一管理。 三、 使用證明函必須填寫《證明函使用申請(qǐng)單》，經(jīng)部門經(jīng)理核準(zhǔn)后方可。 四、 法定代表人證明書、授權(quán)委托書須經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)。 五、 使用證明函必須做好登記，填寫《證明函使 用登記表》。 六、 嚴(yán)禁開出空白證明函或外借證明函。 七、 證明函開出后，使用人應(yīng)妥善保管。如發(fā)生遺失或被盜，應(yīng)立即向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并迅速采取相應(yīng)措施，避免造成損失；如證明函未使用，應(yīng)立即退還總經(jīng)辦。 八、 總經(jīng)辦應(yīng)妥善保管證明函存根。 第七章 會(huì)議管理制度 一、總經(jīng)理辦公例會(huì) 總經(jīng)理辦公例會(huì)分：工作例會(huì)和專題會(huì)議。 工作例會(huì)于每周一定期召開，由總經(jīng)理主持（總經(jīng)理不在可有副總經(jīng)理主持），會(huì)議由總經(jīng)辦召集。 專題會(huì)議必須由總經(jīng)理提議，總經(jīng)理同意后方可召開。 每次會(huì)議都應(yīng)做好會(huì)議記錄，必要時(shí)應(yīng)形成會(huì)議決議。 二、部門主管工作例會(huì) 部門主管工作例會(huì)于每周一定期召開（如無特殊情況，部門主管例會(huì)一般與總經(jīng)理辦公例會(huì)合并召開）。 公司總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)至少應(yīng)有一人出席，由總經(jīng)理召集、總經(jīng)理或副總經(jīng)理主持。 三、重大事項(xiàng)專題會(huì)議 需由部門經(jīng)理提議，由總經(jīng)辦統(tǒng)一安排。 會(huì)議由部門經(jīng)理召集、主持，由總經(jīng)理核準(zhǔn)。 四、部門內(nèi)工作例會(huì) 部門內(nèi)工作例會(huì)召開時(shí)間由部門自定。 17 部門經(jīng)理 /主管 主持。 五、以上會(huì)議共同事項(xiàng)： 專題會(huì)議的召開應(yīng)填寫《會(huì)議提案表》。 會(huì)議經(jīng)核準(zhǔn)召開后，由總經(jīng)辦發(fā)《會(huì)議通知單》。 所 有會(huì)議應(yīng)做好會(huì)議記錄。 會(huì)后形成會(huì)議紀(jì)要，及時(shí)傳達(dá)會(huì)議精神。 以上第一、二、三項(xiàng)會(huì)議的會(huì)務(wù)工作由 行政部 統(tǒng)一安排。 參會(huì)者應(yīng)做好會(huì)議準(zhǔn)備，準(zhǔn)時(shí)出席。 因故無法出席或無法準(zhǔn)時(shí)出席者，應(yīng)以書面形式請(qǐng)假，報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則作無故缺席處理。 由會(huì)議主持人負(fù)責(zé)會(huì)議考勤工作。 會(huì)間應(yīng)關(guān)閉通訊工具，或?qū)⑵湎簟? 第八章 辦公 物資管理規(guī)定 為使辦公用品管理合理、有效，進(jìn)一步做到規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司的具體情況，特制定本規(guī)定。 一、本規(guī)定將辦公用品分為消耗品、管理消耗品及管理品三種。 消耗品：鉛筆、 膠水、透明膠、大頭針、圖釘、回形針、筆記本、復(fù)寫紙、 卷宗、標(biāo)簽、告示貼、便條紙、信紙、橡皮、夾子、圓珠筆、釘書釘、等。 管理消耗品：鋼筆、簽字筆、白板筆、修正液、打（復(fù)）印紙 、傳真紙 等。 管理品：剪刀、美工刀、釘書機(jī)、打孔機(jī)、計(jì)算器、印泥、筆筒等。 二、辦公用品分為個(gè)人領(lǐng)用與部門領(lǐng)用兩種?！皞€(gè)人領(lǐng)用”系個(gè)人使用保管用品，如圓珠筆、簽字筆、直尺等?！安块T領(lǐng)用”系部門共同使用品，如打孔機(jī)、大型釘書機(jī)等。 三、消耗品及管理消耗品每月 25 日申請(qǐng)一次，管理品每季度末的十日內(nèi)申請(qǐng)一次，原則上不再另行申請(qǐng)。 四、各部門于 每年的 1 月 25 日填報(bào)《部門年度固定資產(chǎn)申購單》，交行政部匯總，并會(huì)同財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部共同擬定《公司年度固定資產(chǎn)購置計(jì)劃》。 五、原則上，每人每月發(fā)放圓珠筆芯或簽字筆芯 2 支，便條紙及信紙各一本。每人每季發(fā)膠水一瓶、大頭針、回形針、釘書釘各一盒、筆記本一本。不夠用者，可經(jīng)部門 18 主管批準(zhǔn)后另行申請(qǐng)。 六、每人及每部門設(shè)立“辦公用品領(lǐng)用登記卡”一張，由行政部統(tǒng)一保管，并控制辦公用品的領(lǐng)用狀況。 七、行政部可向文具批發(fā)商采購，其必需品、采購不易或耗用量大者，應(yīng)酌量存庫。 八、新進(jìn)人員到職時(shí)按“新員工辦公用品領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn) ” 在行政部 部門領(lǐng)用，離職時(shí)，應(yīng)將剩余辦公用品一并退還行政部。 九、印刷品（如信紙、信封、表格等），除各部門特殊表單外，其印刷、保管均由行政部統(tǒng)一管理。 十、固定資產(chǎn)、辦公用品丟失或被盜、損壞，公司將根據(jù)具體原因追究當(dāng)事人相關(guān)物品凈殘值予以賠償（保險(xiǎn)公司賠付部分除外）。對(duì)于重大責(zé)任者，除追究經(jīng)濟(jì)責(zé)任外，還將視情節(jié)給予相應(yīng)的行政處罰，甚至追究法律責(zé)任。 第九章 公司車輛管理規(guī)定 一、 為加強(qiáng)公司車輛的保管及有效運(yùn)用，特制訂本制度。 二、本制度適用于公司所有車輛的使用、申請(qǐng)及開車前后應(yīng)辦的手續(xù)，如檢查、保養(yǎng)、修理及使用中交通 法規(guī)的違規(guī)和車輛損害處理等。 特注：任何非公司車輛不納入公司制度管理范疇，私人車輛之使用和保管及所涉任何費(fèi)用與公司無關(guān)（董事長特批除外）。 三、本公司的所有車輛統(tǒng)一由行政部 (總經(jīng)辦 )管理，并指派專職司機(jī)駕駛并負(fù)責(zé)保養(yǎng)。 四、各部門需要使用車輛時(shí)，應(yīng)事先填寫《派車單》，經(jīng)本部門經(jīng)理核準(zhǔn)后交行政部統(tǒng)一調(diào)派。行政部經(jīng)理簽字同意后交專職司機(jī)，司機(jī)必須按單行車，用車人不按派車單行駛，司機(jī)有權(quán)拒絕，如有特殊情況，應(yīng)及時(shí)通知行政部。 五、用車原則： 每天晚上下班時(shí)將車的鑰匙交于人事行政部 （總經(jīng)辦） 專人管理 。 部門經(jīng)理級(jí)以上 人員因工作需要可申請(qǐng)用車。 公司其他員工因工作急需用車者，需由部門經(jīng)理核準(zhǔn)，方可申請(qǐng)用車。 除緊急公務(wù)外 ,當(dāng)日的 用車工作申請(qǐng)單 應(yīng)于上班后半小時(shí)內(nèi)送至行政部。（ 未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得私自用車或?qū)④嚱栌杷笋{駛）。 六、緊急用車程序： 緊急用車系指：緊急工作任務(wù)及重要客戶臨時(shí)需要等； 19 緊急用車可以不經(jīng)申請(qǐng) ,但須及時(shí)通知行政部 ,且事后補(bǔ)辦 用車工作申請(qǐng)單 ； 若公司車輛已全部外出 ,則用車人可按公司有關(guān)規(guī)定搭乘出租車輛 ,但原則上以四公里以內(nèi)乘公共汽車為準(zhǔn) . 七、 借車規(guī)定 為確保公司車輛的有效運(yùn)用及延長車輛的 使用壽命，維護(hù)公司財(cái)產(chǎn)，公司車輛可適當(dāng)為公司客戶及相關(guān)業(yè)務(wù)往來單位和兄弟公司提供有償服務(wù)，視路程的遠(yuǎn)近收取適當(dāng)費(fèi)用，集體由行政部安排用車。 東莞地區(qū)：本公司配備司機(jī)的情況下，常平及周邊鎮(zhèn)區(qū) 30 元 /次，常平鎮(zhèn)周邊以外的地區(qū) 50 元 /次；不需要公司配備司機(jī)，只是借車的情況下，常平及周邊鎮(zhèn)區(qū)收取 20 元 /次，常平鎮(zhèn)周邊以外地區(qū) 30 元 /次。以上借車時(shí)間均不能超過 4小時(shí)。 珠三角地區(qū)：本公司配備司機(jī)的情況下，收取 100 元 /次，如不需公司配備司機(jī)的情況下，收取 50 元 /次，以上借車時(shí)間不得超過 24 小時(shí)。 借車時(shí)產(chǎn)生的一切 費(fèi)用（路橋費(fèi)、油費(fèi)、違章罰款、司機(jī)吃飯、住宿等費(fèi)用）由借車方全部承擔(dān)。另超出規(guī)定借車時(shí)間如需繼續(xù)借用，按雙倍收取費(fèi)用。 特殊客戶借車，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后可免收借車費(fèi)用。 八 、公司非公用派車： 部門經(jīng)理級(jí)以上人員因私人性事務(wù)用車，需填寫申請(qǐng)單后，經(jīng)報(bào)總經(jīng)理審批同意，行政部可根據(jù)公司用車情況進(jìn)行調(diào)派。 經(jīng)呈準(zhǔn)的私人性事務(wù)用車，申請(qǐng)人應(yīng)該負(fù)擔(dān)使用里程的油資及過路 /橋費(fèi)、停車費(fèi)及專職司機(jī)的用餐補(bǔ)助等其它相關(guān)費(fèi)用。 原則上，公司私人性事務(wù)用車應(yīng)由公司指定的專職司機(jī)或者有駕駛執(zhí)照的公司員工（需經(jīng)行政部及總經(jīng)理同意）駕駛 ，非公司員工不得駕駛本公司車輛。 九 、車輛的維修及保養(yǎng) 車輛需隨時(shí)保持整潔，保證性能良好。車輛專任司機(jī)應(yīng)每周實(shí)施定期檢查及保養(yǎng)，以維持機(jī)件的壽命，確保行車安全； 車輛的有關(guān)證照及保險(xiǎn)資料統(tǒng)一由行政