某發(fā)電公司工程技術資料及檔案管理制度(12頁)-工程制度(編輯修改稿)
2024-09-18 13:21 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 重要程度排列。 2） 設備資料要求文字材料在前，圖樣在后。 3） 施工記錄要求單位工程在前，分部在后。 裝訂 1） 文字材料以件為單位裝訂，裝訂前要取下金屬裝訂物，采 取三孔線裝形式裝訂，裝訂線在左邊。不同尺寸的文字材料要折疊或裁切成統(tǒng)一尺寸。不得大于 A4幅面（外文已裝訂資料除外）。且要求裝訂邊及底邊對齊。 2） 圖紙一律不裝訂，但案卷內(nèi)大于 A4幅面的圖紙要全部折疊成 A4幅面，折疊方式采用反折式手風琴折疊法（反面在外），圖標欄在圖紙縱向右下角。 案卷的編目，用微機、檔案管理軟件進行編目。 編寫案卷頁號。 1） 案卷內(nèi)科技文件材料均以有書寫內(nèi)容的頁面編寫頁號。 2） 頁號用自動號碼機編寫，單面書寫的文件材料在右下角編寫頁號。雙面書寫的文件材料，正面在右下角，背面在左下角編寫頁號。 3） 案卷封面、 卷內(nèi)目錄（原有圖樣目錄除外），卷內(nèi)備考表不編頁號。 案卷封面的編制 1） 案卷采用內(nèi)封面，內(nèi)封面與檔案一并裝入卷盒內(nèi)，放在卷首。 2） 擬寫案卷題名，要求簡明、準確揭示卷內(nèi)科技文件材料的內(nèi)容。案卷題名的主要內(nèi)容包括項目名稱、代字、代號及其組件、部件、階段的代號和名稱等。 3） 編制單位：填寫案卷內(nèi)文件材料的形成單位或主要責任者。 4） 編制日期：填寫案卷內(nèi)文件材料形成的起止日期。 5） 保管期限，填寫其劃定的保管期限，按照《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》執(zhí)行。 6） 密級依據(jù)保密規(guī)定填寫。 7） 填寫檔案號。 案卷脊背的編制。 1） 案卷脊 背用 150白色書寫紙或 g120g牛皮紙（與卷盒同色），書寫（或打印脊背）。 2） 案卷脊背內(nèi)容包括檔案號和案卷題名。 卷內(nèi)目錄的編制 1） 順序號：用阿拉伯數(shù)字從 1起依次標注，裝訂文件以件為單位編順序號，散裝文件（圖紙）以頁為單位編序號。 2） 文件材料名稱即文件標題全稱。 3） 文件編號：填寫文件的文號或圖樣的圖號。 4） 責任者，填寫科技文件直接編制部門或主要責任者。 5） 日期、填寫編制科技文件材料的年、月、日。 6） 頁次：填寫每份文件材料首頁上標注的頁號。卷內(nèi)最后一份文件要標注起止頁號。 7） 卷內(nèi)目錄排在案卷內(nèi)封面之后，科技文件材料首頁之前。 卷內(nèi)備考表的編制。 1） 卷內(nèi)備考表要標明卷內(nèi)科技文件材料的件數(shù)、頁數(shù)以及立卷人、立卷日期。 2） 卷內(nèi)備考表排列在科技文件尾頁之后。 檔案的排架與保管 檔案柜（架）依次從上到下，從左到右的原則進行編號，檔案排架也依據(jù)從上到下，從左到右的方法。 本室檔案采用分類排架法，不同類別的檔案分別排架，同一類別的檔案按分類號及案卷順序號依次排列。 檔案保管應做到“四不”即：不使檔案分散；不使檔案互相混亂；不使檔案丟失與泄密；不使檔案遭到損壞。 檔案的統(tǒng)計 檔案的統(tǒng)計工作包括：收進、移出、整理、鑒定、保管和利用情況的統(tǒng)計。 根據(jù) 檔案變動情況，不定期對庫存檔案進案卷數(shù)量統(tǒng)計。 每年進行一次檔案利用率和檔案利用效果統(tǒng)計。 檔案的鑒定 對已過保管期限的檔案進行統(tǒng)計、編目。 將編制的被鑒定檔案目錄及被鑒定檔案交檔案鑒定小組鑒定。 對已鑒定需銷毀的檔案另造“銷毀清冊”，經(jīng)分管領導批準后進行銷毀。銷毀檔案時，必須注意保密并由檔案室和有關業(yè)務部門派人共同監(jiān)督。 檔案的檢索 利用計算機檢索 編制檔案案卷目錄（分類目錄） 編制檔案“案卷文件級目錄”。 根據(jù)檔案利用情況編制方便、實用的檔案檢索索引。 5 報告與記錄 報告 公司以外的其它人員借閱檔案時，應 經(jīng)主管部門領導同意后方可借閱。 發(fā)現(xiàn)借閱人員損壞檔案的現(xiàn)象時，應及時向主管部門領導匯報，并進行相應的處理。 記錄 接收檔案材料必須有交接記錄。 調(diào)、借、閱檔案材料必須有登記記錄。 安全檢查要有記錄。 年度檔案管理總結(jié)應存檔備查。 6 檢查與考核 公司不定期組織有關人員對參建單位工程技術資料管理情況進行抽查。 對本辦法中規(guī)定的檔案材料不自覺上交且長期占為私有者，每件次扣罰責任部門 200元。 不按規(guī)定收集整理檔案材料并移交檔案室的，或經(jīng)催收仍不移交完整資料的，考核責任部門 100～200元。
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