【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 時(shí)序 總 經(jīng) 理 室 總 經(jīng) 理 秘 書 相 關(guān) 部 門 備 注 會(huì)前 會(huì)間 會(huì)后 確定參會(huì)人員、時(shí)間范疇、內(nèi)容 N 審批 修 改 Y 下 發(fā) 準(zhǔn)備工作 會(huì)間服務(wù) 審 批 N 下 發(fā) 結(jié) 束 整理資料 Y 開(kāi) 始 確定時(shí)間、地點(diǎn)、人員 擬定通知 修 改 接 收 反 饋 ? 在公司外召開(kāi)的會(huì)議 部門 時(shí)序 總經(jīng)理室 總經(jīng)理秘書 相 關(guān)部門 備 注 會(huì) 前 Y N 確認(rèn)議題及 參會(huì)人員范圍 選址及確定 起草會(huì)議通知 會(huì)議預(yù)算 人員確認(rèn) （住宿，交通） 設(shè)備準(zhǔn)備 預(yù)定會(huì)議室，房間，用餐，娛樂(lè) 車輛安排 起草會(huì)務(wù)通知 議程 PPT制作 食品采買 指導(dǎo)服務(wù)員工作 場(chǎng)所布置與熟悉 開(kāi) 始 會(huì) 中 會(huì) 后 四、程序 ? 會(huì)前工作（按順序） ?議題及參會(huì)人員范圍的確定 ?會(huì)議場(chǎng)所的選定： 在 會(huì)前至少十個(gè)工作日 確定好會(huì)議地點(diǎn)，并詳細(xì)了解場(chǎng)地的具體費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)。 要求 外部環(huán)境幽雅，適宜散步； 內(nèi)部設(shè)施齊備： ?會(huì)議室的布局，光線明暗，燈光，音響，空調(diào)等 會(huì)議室、匯報(bào)人員、用餐、娛樂(lè)、住宿保障工作 ?娛樂(lè)設(shè)施齊全（乒乓球，保齡，游泳等） ?住宿、餐飲、娛樂(lè)的距離要適宜 說(shuō)明： 對(duì)符合上述條件的場(chǎng)所最終提請(qǐng)總經(jīng)理室。 ?會(huì)議通知的起草 在 會(huì)前一周 確定本次會(huì)議的 議程 ，其中包括 匯報(bào)的具體時(shí)間 ， 主要內(nèi)容及安排 ， 匯報(bào)人 ， 列席人員 等事項(xiàng) 。 舉例如下： 議程 時(shí)間 匯報(bào)議題 主要內(nèi)容及時(shí)間安排 主要匯報(bào)人員 列席人員 1 9:00— 10： 00 98財(cái)年經(jīng)營(yíng)情況通報(bào) 匯報(bào)人： ――― ―――、―――――― 、―――、―― 10： 0010： 15 休息 2 10： 15— 11： 45 人力資源情況通報(bào) ? 人事及培訓(xùn)工作通報(bào)（ 40分鐘通報(bào) +50分鐘研討） 匯報(bào)人： ―― ―――、―――、――、―――、―――、 結(jié)合會(huì)議議程起草會(huì)議通知，其中應(yīng)注明會(huì)議的時(shí)間，地點(diǎn)，主持人，議程，會(huì)議的注意事項(xiàng)（必須包括著裝要求，內(nèi)容保密要求，會(huì)議文件的要求，請(qǐng)假的要求，會(huì)議的紀(jì)律等）及路線圖，并在 會(huì)前十天 發(fā)出。 ?申報(bào)會(huì)議預(yù)算 依據(jù)會(huì)議的長(zhǎng)短及對(duì)參會(huì)人員情況的確認(rèn)，做如下費(fèi)用明細(xì)， 包括：會(huì)議室費(fèi)用，住宿費(fèi)用 ，餐飲費(fèi)用，娛樂(lè)費(fèi)用，食品費(fèi)，交通費(fèi)，相關(guān)費(fèi)用，不可預(yù)見(jiàn)費(fèi)等。 會(huì)議預(yù)算要求在 會(huì)前四天 完成，經(jīng)秘書處經(jīng)理審閱后，報(bào)王總或劉總審批。 ?人員確認(rèn) 結(jié)合會(huì)議通知中所注明的參會(huì)人員名單（主要是總經(jīng)理室成員及全程列席人員），與其確認(rèn)住宿，交通（往返）情況。 ? 對(duì)于 QDI 的總經(jīng)理室成員要了解到京及離京的時(shí)間，做 好接機(jī)、送機(jī)及住宿的安排工作；原則上如有繼續(xù)留京人 員，建議安排在翠宮飯店入住。 ?設(shè)備準(zhǔn)備 設(shè)備明細(xì) 數(shù) 量 設(shè)備明細(xì) 數(shù) 量 投影儀 1 臺(tái) 長(zhǎng)線接線 板 至少 2 個(gè) 膠投 1 臺(tái) 激光筆 2 個(gè) 筆記本電腦 1 臺(tái) 磁帶，電池 依據(jù)會(huì)議長(zhǎng)短 打印機(jī)及驅(qū)動(dòng)程序 1 套 膠卷 依據(jù)會(huì)議長(zhǎng)短 幕布（大） 1 個(gè) 膠片 1 本 白板（筆、擦） 至少 2 套 A4 復(fù)印紙 1 包 照相機(jī) 1 臺(tái) 訂書機(jī) 1 個(gè) 寬帶透明膠 1 卷 圓珠筆 若干 曲別針 1 合 ?預(yù)定 依據(jù)征詢結(jié)果，進(jìn)行預(yù)定，其中要求確定的有：會(huì)議室，房間，餐飲，娛樂(lè)（保齡，乒乓球，游泳，臺(tái)球等）。 要求： 會(huì)議室要確認(rèn)是否有音響設(shè)備及白板。 ?車輛安排 依據(jù)會(huì)議議程確定車輛往返的安排，一般選用依維柯。要求 明確發(fā)車時(shí)間，地點(diǎn)，路線，并將安排情況通知公司車輛管理員。 車輛安排的原則： A. 結(jié)合會(huì)議議程安排，并要求車輛于會(huì)前 10 分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng)； B. 車輛路線的安排應(yīng)以所送匯報(bào)人員的出發(fā)地為主， ，最好在會(huì)后 1 小時(shí)由會(huì)場(chǎng)出發(fā)。 ?會(huì)務(wù)通知起草 在所發(fā)會(huì)議通知的基礎(chǔ)上，結(jié)合已確定的參會(huì)及預(yù)定情況，起草 會(huì)議的會(huì)務(wù)通知，要求所有安排確定并詳細(xì)。 應(yīng)包括時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、議程、房間安排、就餐安排、車輛安排、活動(dòng)安排、會(huì)務(wù)組聯(lián)系方法及房間、會(huì)議注意事項(xiàng)及會(huì)址路線圖（ 注 ： 要包含會(huì)議通知的所有內(nèi)容）。 如議程中包括總經(jīng)理室周例會(huì)，在會(huì)務(wù)通知中注明下一周的例會(huì)是否召開(kāi)。 會(huì)務(wù)通知要求在 會(huì)前四天 完成，經(jīng)秘書處經(jīng)理審閱后，報(bào)王總或劉總審批。 會(huì)務(wù)通知要求在 會(huì)前三天 發(fā)給參會(huì)人員。 ?議程 PPT 制作 制作會(huì)議議程的 PPT 文件，以便會(huì)議主持人介紹會(huì)議的安排。其中 PPT 應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間，內(nèi)容，匯報(bào)人。 ?食品的采買 依據(jù)會(huì)議的長(zhǎng)短，采購(gòu)相應(yīng)的水果、干果及小點(diǎn)心，具體明細(xì)如下： 水 果 干 果 點(diǎn) 心 春天 草莓，油桃，香蕉，伊麗莎白瓜 開(kāi)心果，應(yīng)子，話梅，蜜棗， 巧克力 派， 鳳梨酥， 小蛋糕， 薩其瑪 夏天 西瓜，桃，荔枝，葡萄，伊麗莎白瓜 秋天 香蕉，葡萄，橙子，蘋果 冬天 蘋果，蘆柑，香蕉 ?指導(dǎo)服務(wù)員工作 確定每次會(huì)議需有 3 名 服務(wù)人員。 通知服務(wù)人員每 15 分鐘續(xù)茶。 指導(dǎo)服務(wù)人員水果及點(diǎn)心的準(zhǔn)備和擺放情況。 ?會(huì)議場(chǎng)地布置與熟悉 事先與賓館人員聯(lián)系，保證服務(wù)人員的及時(shí)到位。 所有會(huì)議所需用品需在 會(huì)前 2 小時(shí) 運(yùn)到會(huì)場(chǎng)；會(huì)議室所需用品（投影儀，膠投，幕布，白板，激光筆）需在 會(huì)前 1 小時(shí) 擺放并調(diào)試完畢。 在抵達(dá)賓館后將會(huì)議所用水果、干果及點(diǎn)心交 由服務(wù)人員清洗并在 會(huì)前 30 分鐘 擺放完畢。 會(huì)議室的燈光、音響、空調(diào)等設(shè)備要求在 會(huì)前 30 分鐘 準(zhǔn)備并調(diào)試完畢。 會(huì)議室內(nèi)的茶水需在 會(huì)前 10 分鐘 開(kāi)始沖泡。 擺放指路牌，指明會(huì)議室及會(huì)務(wù)組的地點(diǎn)。 通知匯報(bào)人員于 會(huì)前 5 分鐘 就座并準(zhǔn)備好匯報(bào)資料。 ? 會(huì)中工作（按順序） ?會(huì)議室保障 會(huì)議的全程要有一名會(huì)務(wù)人員留在會(huì)議室，保障會(huì)議的服務(wù)工作。 每次匯報(bào)開(kāi)始時(shí)，要隨時(shí)關(guān)注設(shè)備、燈光、室溫、音響等情況。 協(xié)助匯報(bào)人員做好匯報(bào) PPT 文件的調(diào)試及資料分發(fā)工作。 在會(huì)議休息期間，要協(xié)助下一個(gè)匯報(bào)人員進(jìn)行調(diào)試及資 料收發(fā)。 及時(shí)了解會(huì)議的進(jìn)展情況并及時(shí)通知外部會(huì)務(wù)人員做好日程安排的調(diào)整工 作。 ?匯報(bào)人員的保障 落實(shí)匯報(bào)人員及時(shí)到會(huì)。 了解匯報(bào)部門資料的準(zhǔn)備情況，并協(xié)助做好準(zhǔn)備工作（如筆記本電腦，資料準(zhǔn)備等）。 落實(shí)匯報(bào)人員用餐情況。 落實(shí)匯報(bào)人員返回情況。 ?用餐的保障 要結(jié)合會(huì)議的進(jìn)程和人數(shù)，通知餐廳飯菜的準(zhǔn)備情況（人數(shù)）及用餐時(shí)間。 要求涼菜在正餐開(kāi)始前 15 分鐘擺放完畢，熱菜在用餐開(kāi)始時(shí)上火。 如果下午有會(huì)議議程，午餐應(yīng)安排為工作快餐。 ?娛樂(lè)的保障 滿足總經(jīng)理室成員的娛樂(lè)需求。 要有 1 名會(huì)務(wù) 人員進(jìn)行保障。 要在活動(dòng)期間提供飲用冰水。 ?住宿的保障 在所有需要住宿的人員抵達(dá)賓館時(shí)，要及時(shí)提供相應(yīng)房間的鑰匙。 在當(dāng)晚要與總臺(tái)設(shè)定好第二日的