【正文】 流程優(yōu)化 業(yè)務(wù)科 計(jì)劃科 財(cái)務(wù)科 倉庫 計(jì)劃科 財(cái)務(wù)科 用戶 業(yè)務(wù)科通過訂貨會(huì)或其他途徑與用戶簽定供貨合同； 計(jì)劃科根據(jù)合同編制銷售計(jì)劃 ， 并為用戶開出產(chǎn)品提貨單； 當(dāng)用戶需要提貨時(shí) ， 將提貨單交財(cái)務(wù)科審核 。 ? 簡化 — 客戶提貨所經(jīng)歷的程序簡化。 ? 不再以產(chǎn)品種類劃分銷售業(yè)務(wù)，而是按客戶地區(qū)進(jìn)行管理。如果不是，轉(zhuǎn)入 2 ? 2． 問：這項(xiàng)作業(yè)是業(yè)務(wù)或流程進(jìn)展必不可少的嗎？如果是，它是業(yè)務(wù)增值的作業(yè)；如果不是，它是非增值作業(yè)。首先要確保銷售合同能有一定的經(jīng)濟(jì)效益；其次審核銷售合同是否違反上級(jí)有關(guān)規(guī)定。 練習(xí)：案例 ? 要求： ? 用 VISIO軟件和漢普公司 BPR業(yè)務(wù)流程描述符號(hào)體系，繪制業(yè)務(wù)流程圖。其中，如果客戶是國外的電信設(shè)備供應(yīng)商公司并且（考慮 “ 或者 ” 時(shí)流程有何不同）采購金額超過 100萬美金，該電信公司的采購人員就要到省公司的計(jì)劃建設(shè)部審批，并由省公司與供應(yīng)商簽署合同。 下列的流程增值評(píng)估圖給出了常見的真正增值、業(yè)務(wù)增值和非增值的作業(yè)類型。 （ 2）尋找改進(jìn)的環(huán)節(jié) 評(píng)估流程的每一項(xiàng)作業(yè)：它是否為最終顧客或企業(yè)增加價(jià)值？ 主要有兩種非增值作業(yè)： ? 由于流程設(shè)計(jì)的不合適或流程沒有按設(shè)計(jì)運(yùn)轉(zhuǎn)而存在的作業(yè)。溝通環(huán)節(jié)簡化。 用戶 A公司銷售處理流程的案例剖析 用戶 業(yè)務(wù)科 計(jì)劃科 財(cái)務(wù)科 倉庫 審核 審核 用戶資金 發(fā)票 審核 發(fā)票 提貨單 審核后的 提貨單 發(fā)票 折磨客戶。 ? 6． 對(duì)于崗位 、 部門的關(guān)系 ， 在描述時(shí) ， 我們針對(duì)的是崗位而非部門 。這樣，可在一個(gè)文件中存檔多個(gè)流程圖。 ? 13．在總流程的結(jié)束點(diǎn)，標(biāo)注 “ 結(jié)束 ” 符號(hào)。 先寫 “ 部門名 ” ， 另起一行 “ 崗位名 ” 。 五、 流程文件、表單 ： 《 年度經(jīng)營目標(biāo) 》 《 預(yù)算編制方針 》《 預(yù)算報(bào)表 》《 年度預(yù)算草案 》《 年度預(yù)算方案 》 《 預(yù)算執(zhí)行反饋 》《 差異分析表 》 《 預(yù)算執(zhí)行報(bào)告 》《 差異分析報(bào)告 》 六、 業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn) ： 預(yù)算編制不合理，控制不力 七、 流程控制點(diǎn) 1： 預(yù)算管理委員會(huì)審批預(yù)算草案 控制目的：確保預(yù)算編制合理 ， 符合公司發(fā)展戰(zhàn)略 控制手段：預(yù)算管理委員會(huì)對(duì)預(yù)算草案的審批 控制依據(jù)：公司全面預(yù)算管理制度 流程控制點(diǎn) 2： 財(cái)務(wù)部對(duì)預(yù)算執(zhí)行進(jìn)行監(jiān)督控制 控制目的：保證預(yù)算順利執(zhí)行，完成年度經(jīng)營目標(biāo) 控制手段：財(cái)務(wù)部對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況的監(jiān)督，審計(jì)監(jiān)察部組織調(diào)查 控制依據(jù)：公司全面預(yù)算管理制度 流程描述格式規(guī)范 ? 1．業(yè)務(wù)流程現(xiàn)狀描述時(shí)，首先打開 “ 漢普業(yè)務(wù)流程描述符號(hào)體系 ” 文件。連接標(biāo)識(shí)的畫法：在標(biāo)識(shí)內(nèi)以 A開始，然后寫上后續(xù)流程所在的頁碼。其右方聯(lián)接“否”的情況，下方聯(lián)接“是”的情況?？稍跇?biāo)識(shí)中寫明特定的系統(tǒng)名稱。 鼓形：表示準(zhǔn)備工作或活動(dòng) 折邊長方形：表示卡片 上方與左邊寬邊長方形：表示內(nèi)部存儲(chǔ)器，在部門或團(tuán)隊(duì)內(nèi)部存儲(chǔ)數(shù)據(jù)或文件 中 國 電 信 B P R 業(yè) 務(wù) 流 程 描 述 符 號(hào) 體 系編 號(hào)S Y M B O L名 稱版 本V 1 . 0是 否 同 意N OY E S內(nèi) 部 主 體 例 如 : 采 購 部 計(jì) 劃 員 一 個(gè) 流 程 ， 可 以 向 下 分 解 為 活 動(dòng) 一 個(gè) 活 動(dòng) ， 不 再 作 下 層 分 解 ， 主要 是 人 工 活 動(dòng) 。表示流程步驟的順序和方向 數(shù)據(jù)：平行四邊形。 存儲(chǔ)：三角形。 移動(dòng) /運(yùn)輸：粗箭頭，表示產(chǎn)出在不同地點(diǎn)之間的轉(zhuǎn)移。項(xiàng)目組雙方確認(rèn)流程清單 XX部門 YY部門 ZZ部門 D流程 E流程 F流程 A流程 B流程 C流程 G流程 H流程 I流程 J流程 流程清單 ? 其次，針對(duì)清單上的每一流程，由項(xiàng)目組成員及業(yè)務(wù)部門的專職項(xiàng)目人員會(huì)同業(yè)務(wù)部門業(yè)務(wù)人員，分析并識(shí)別現(xiàn)有業(yè)務(wù)活動(dòng)，活動(dòng)之間的關(guān)系，活動(dòng)需要接受哪些信息，產(chǎn)生那些數(shù)據(jù)（表單），數(shù)據(jù)傳送的線路，活動(dòng)涉及哪些崗位等等。 部門之間的邊界極為明顯，在一項(xiàng)業(yè)務(wù)涉及多個(gè)部門時(shí)，若發(fā)生利益沖突，各部門可以把全公司利益放到一邊，維護(hù)自己的利益；協(xié)調(diào)內(nèi)部矛盾耗去了大量的企業(yè)精力。這里顧客也包括企業(yè)內(nèi)部與之發(fā)生工作關(guān)系的其他部門或員工，而不再是傳統(tǒng)意義上的外部客戶。這點(diǎn)對(duì)今后的工作至關(guān)重要，一般由部門領(lǐng)導(dǎo)牽頭整理出部門業(yè)務(wù)流程的主線，界定出關(guān)鍵和核心的業(yè)務(wù)有哪些，進(jìn)而確定主要業(yè)務(wù)流程，并確定這些流程之間的關(guān)系。當(dāng)發(fā)生作業(yè)的變化時(shí)，一般在長方形中簡要描述有關(guān)作業(yè)的要求。帶有指向小圓的箭頭，表示這個(gè)圓代表產(chǎn)出，離開小圓的箭頭表明是投入，每一個(gè)不同的產(chǎn)出與投入都要用不同的字母標(biāo)出。 流動(dòng)方向：箭頭。 缺邊長方形：用點(diǎn)線與流程圖聯(lián)系起來，記錄或補(bǔ)充關(guān)于所連接符號(hào)的補(bǔ)充信息或批注。該計(jì)算機(jī)系統(tǒng)表現(xiàn)為輸入，處理或輸出。該標(biāo)識(shí)經(jīng)常用在流程欄中。當(dāng)畫到頁底時(shí)，可以在圖中最后一項(xiàng)內(nèi)容后使用連接標(biāo)識(shí)。 是 否 有效否？ 驗(yàn)證統(tǒng)計(jì) 數(shù)據(jù)的有效性 流程圖繪制案例 供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫 ? 存檔框應(yīng)該盡可能描述系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、和其它信息的存儲(chǔ) ? 數(shù)據(jù) /信息框應(yīng)當(dāng)描述行動(dòng)框中生成的數(shù)據(jù)和信息表 對(duì) 錯(cuò) 新供應(yīng)商 詳細(xì)情況 供應(yīng)商價(jià)格清單 ? X 新供應(yīng)商 詳細(xì)情況 供應(yīng)商 價(jià)格清單 選擇供應(yīng)商 選擇物料供應(yīng)商 選擇物料供應(yīng)商 選擇供應(yīng)商 流程圖繪制的技巧 （ 1）詢問一個(gè)流程活動(dòng)問題包括： – 流程 /任務(wù)生成什么 ？ – 職員怎樣執(zhí)行它？ – 為什么要這樣做？ – 何時(shí)、由誰對(duì)它進(jìn)行復(fù)核？ – 流程活動(dòng)需要多少時(shí)間？ – 流程活動(dòng)何時(shí)需要？ – 錯(cuò)誤 /問題的種類，頻率和發(fā)生原因是什么？ – 怎樣處理錯(cuò)誤 /問題 /例外？ – 輸出什么？輸出多少？ – 輸出至哪里 ？ ? 流程范圍? 控制目標(biāo) ? 主要控制點(diǎn) ? 涉及部門及表格 ? 流程流轉(zhuǎn)時(shí)間 ? 特定政策 ? 需要 按實(shí)際情況繪制流程 ? 需要 在整個(gè)組織內(nèi)思考流程 ? 需要 與流程牽涉的人員交流 ? 需要 在開始前確認(rèn)流程的起點(diǎn)和結(jié)束 ? 需要 高層次的流程圖 ? 需要 提問 ? 不能 按照你自己的想當(dāng)然繪制流程 ? 不能 把流程圖局限在你自己的部門 ? 不能 在真空中工作 ? 不能 在確認(rèn)起點(diǎn)和結(jié)束點(diǎn)前試圖繪制 流程 ? 不能 陷入太多的細(xì)節(jié) ? 不能 單獨(dú)努力 （ 2）流程繪制應(yīng)注意的要點(diǎn) （ 3）流程圖繪制主要要求 ? 起始點(diǎn)、終止點(diǎn)和客戶應(yīng)該清楚和一致 ? 輸入和輸出應(yīng)當(dāng)盡可能量化 ? 為每一個(gè)任務(wù)框標(biāo)明負(fù)