【正文】 在產(chǎn)生這些文件的機構內，由檔案館對電子文件信息加以控制，并對其保管加以指導。就是全國檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理的體制。所謂分專業(yè)管理，是指中央各專業(yè)主管機關在國家檔案行政管理機關的知道下，針對本專業(yè)系統(tǒng)的特點，制定本專業(yè)系統(tǒng)電子文件與電子檔案工作的規(guī)劃、制度和辦法，對本系統(tǒng)的電子文件與電子檔案工作進行指導和監(jiān)督，保證國家有關電子文件與電子檔案工作的方針政策在本專業(yè)系統(tǒng)的貫徹和執(zhí)行。將兩種文件雙雙歸檔，形成兩種介質和兩種檔案。n ，并提供機構職能活動的證據(jù)。? 加密傳輸過程：雙方協(xié)商共有密鑰、妥善保管—發(fā)方加密后傳送—接收方用共有密鑰解密，得到明文。? 常見的漏洞：? 、缺陷和漏洞 ? ?（六）長期可存取技術 ?（七）信息備份技術? 備份，簡單說，就是保留一套后備系統(tǒng)。最有效的備份是用一種容量大的設備對數(shù)個網(wǎng)絡系統(tǒng)進行備份，無論系統(tǒng)遭到什么程度的破壞，都可以很方便的將原來的系統(tǒng)恢復起來，所以，備份＝網(wǎng)絡系統(tǒng)備份。? 正常備份、增量備份和差異備份的區(qū)別? ，并且在備份后標記每個文件（換言之，清除存檔屬性）。? 存檔屬性? 文件系統(tǒng)給每個文件設立一個標志記錄文件是否需要備份（或者說存檔），正規(guī)的備份程序都會使用這個屬性。這種策略備份數(shù)據(jù)需要較少的時間，但還原數(shù)據(jù)使用較多的時間。其包括三個主要組成部分：? 良好的備份策略? 自動化存儲設備? 優(yōu)秀的備份管理軟件 ? ? 1)不常用的文件——優(yōu)質磁帶機 ? 磁帶機是將數(shù)據(jù)以線性方式存儲，必須倒帶才能找到要讀取的數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)傳輸速度較慢，不適于實時讀文件；但磁帶經(jīng)久耐用，技術壽命長久，價格較低，成為歸檔文件進行備份的最佳選擇。? ⑸載體及其記錄所必備的軟硬件，價格便宜并為用戶所能接受；? ⑹能較容易地檢測出載體的質變現(xiàn)象，以便在載體變化之前將文檔復制到新的載體上。灰塵污染或劃傷磁盤、磁帶、光盤表面，會造成其物理損傷，引起記錄信息的損失；灰塵中所含的化學成分，會不同程度的引起磁盤、磁帶、光盤的腐蝕、降解等化學作用而毀壞；灰塵落到電子文件上，在一定條件下霉菌就會滋長，霉菌分泌的有機酸和酶會損壞磁性和光盤，載體發(fā)霉后，不僅會使數(shù)據(jù)丟失，而且會污染驅動器讀寫磁頭，甚至傳染給其它載體。磁盤、磁帶在驅動器內高速運行，長期使用會使他們摩擦損傷，使記錄信息丟失。? ? 1】存放：磁帶、光盤等載體要垂直放置，以防變形和重物擠壓，不能用手直接觸摸載體；嚴禁用橡皮筋、繩子、曲別針來固定載體，以免造成介質損壞和變形。? 3．淺述危害電子文件信息安全的因素及其處理措施。n ：檔案部門向利用者提供記錄在特定載體上的電子文件。，進行有效地管理。n 電子文件的開發(fā)與利用：就是揭示在社會活動中形成的電子文件信息的各種使用價值，并通過各種科學有效的方法，使之有效地為社會提供利用開發(fā)的過程。n 信息分類：對電子文件信息的邏輯分類，這種分類與其存儲位置無關。n 綜合型：較全面反映某一學科領域，某個專業(yè)或某一單位活動面貌的信息產(chǎn)品?！魯?shù)據(jù)格式標準。第二，通過網(wǎng)絡將不同機構的文件信息系統(tǒng)連接起來。？ ？ ？ 第九章電子郵件管理 n 第一節(jié)n 電子郵件概述 n一、電子郵件的概念n 指借助于電子計算機生成、處理，通過電子郵件系統(tǒng)經(jīng)由網(wǎng)絡傳遞的電子信息。⑴ 打開新郵件窗口⑵ 選擇發(fā)送郵件的帳號⑶ 選擇發(fā)送郵件的格式⑷ 對郵件進行檢查⑸ 進行數(shù)字簽名 n（三）接收郵件n在默認情況下，啟動0utlook Express時會自動和郵件服務器連接并檢查服務器上是否有發(fā)送給用戶的新郵件。n（五）郵件規(guī)則n 用戶可以在Outlook Express中使用規(guī)則，從而將接收到的郵件自動分類并放入不同的文件夾中，或者以 彩色突出顯示特定的郵件、自動回復或轉發(fā)特定的郵件等。n 這一時期在理論上對電子文件的研究剛剛處于起步階段，關于電子文件管理的研究文章還是比較少，約有20篇相關論文。n 2005年4月1日實施的《中華人民共和國電子簽名法》 n 2005年10月在杭州召開的“數(shù)字檔案館國際研討會” n 這一時期關于電子文件管理的理論研究升溫很快，發(fā)表的論文不少。n 2007年中共中央政治局候補委員、中央書記處書記、中央辦公廳主任王剛同志指出：“??面對新形勢新任務，國家檔案局要求有關部門深入研究，全面規(guī)劃，積極推動電子文件管理規(guī)范化、法制化進程，努力建立有中國特色的電子文件管理體系??”王剛同志的重要批示標志著我國電子文件管理研究將開始由機構層面向。n 2000年，王剛同志提出了全國檔案信息化建設任務的要求，隨后國家檔案局組織有關部門對檔案信息化建設開展研究，提出了全面推進檔案信息化建設戰(zhàn)略部署，全國檔案信息化工作全面啟動。n 1996年國家檔案局成立了電子文件歸檔與檔案管理研究領導小組。數(shù)字標識允許規(guī)定的人的電子郵件簽名，真正的收件人可確保該郵件來源并沒有受損，如果來源不正確，或者中途被人截獲、篡改，數(shù)字證書就會提示錯誤。每份電子郵件的發(fā)送都要涉及到發(fā)送方與接收方，發(fā)送方構成客戶端，而接收方構成服務器。？。第四，法律法規(guī)方面。?（三）數(shù)字檔案館的特征 ?二、數(shù)字檔案館的主要功能三、數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館的比較 ?（一）區(qū)別? ? ? “擁有”為中心到以“存取”為中心 ?（二）數(shù)字檔案館對傳統(tǒng)檔案館的影響?? ? 數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館主要業(yè)務活動比較：◆館藏與管理◆編目◆標引◆目錄◆利用服務◆統(tǒng)計◆鑒定由此可見主要變化有：館藏內涵的變化技術服務的變化員工角色的變化數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館最大的區(qū)別是技術層面上的。n 具體指檔案機構有計劃、有安排地向用戶傳授電子文件的知識，幫助用戶熟悉電子文件信息資源的分布與利用線索，改進用戶利用電子文件的方式和方法，提高電子文件開發(fā)與利用效率的一系列活動。n 資料型：以電子文件的原始信息為基礎，滿足利用者直接進行分析、研究、參考、借鑒需求的信息產(chǎn)品。n 實體分類：對保存文件的脫機介質分類，如果介質數(shù)量少，一般按介質的不同簡單分類即可。對傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、政務信息資源管理、已公開現(xiàn)行文件利用、企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用、公共文獻基礎數(shù)據(jù)庫建設和檔案信息資源社會化服務進行探索。（三）限制利用方式，確保電子文件安全（四）最大限度地發(fā)揮電子文件的優(yōu)越性。n 就機構而言，適用于文件和用戶較多、用房條件較好、計算機設備較多的機構，如檔案館、大型政府部門等。? 雙語教學詞匯? 備份 backup 保管 custody副本counterpart 正本principal edition ? 草稿rough draft仿真emulation遷移migration ? 思考與練習題? 1．闡述電子文件的信息保護和物理保護。紫外線能與電子文件制成材料發(fā)生氧化反應，使磁盤、磁帶、光盤的盤基、帶基老化，脆性增大，強度下降；同時，紫外線的能量可以破壞磁性載體的剩磁的穩(wěn)定性，導致信號衰減，影響磁記錄信息的讀寫效果。按規(guī)定，磁性載體與磁場源（永久磁鐵、馬達、變壓器等）之間的距離不得少于76mm；可使用軟磁物質（軟鐵、鎳鐵合金等）制成箱柜，對磁場進行屏蔽；在存有重要電子文件的庫區(qū)設置測磁設備，以檢測隱蔽的磁場。 5%，否則應該在使用前，將磁性載體在使用環(huán)境中平衡3天以上。?三、電子文件內容信息保護的管理措施 ?（一）加強安全意識和保密意識 ?（二）建立健全電子文件管理制度（三）完善電子文件信息安全的法律法規(guī)體系第三節(jié)電子文件的物理載體保護 ?一、電子文件載體的種類 ?（一）磁性載體? ?（二）光學載體? ?（三）閃存盤? ? 二、電子文件載體的選擇（一）載體選擇的原則? 1】存儲數(shù)據(jù)的類別2】數(shù)據(jù)擬保存的時間長短 ? 3】本部門所管理的信息量大小4】存儲數(shù)據(jù)的成本5】綜合性考慮：? 1】數(shù)據(jù)的不可更改性2】存儲介質保全數(shù)據(jù)能力強? 3】存儲介質的技術壽命4】有穩(wěn)定的市場支持 5】應使用離線存儲介質：⑴盡量選擇有國際和國家標準的載體；⑵選擇有發(fā)展前途的，其使用的軟件應有多個供應渠道。? 要求：管理員對備份操作很熟悉，還需進行科學化、制度化管理，以防人為錯誤發(fā)生和磁帶管理混亂。? 完全備份和增量備份 ? 在星期一進行完全備份，在星期二至星期五進行增量備份。這就是說，正常或增量備份去掉了文件的“存檔”屬性，在新文件創(chuàng)建或舊文件被修改后，文件重新被加上了“存檔”屬性，差異備份就是備份這類文件。管理員先在星期一進行一次系統(tǒng)全備份，然后接下來的幾天里，再將當天所有與星期一不同的數(shù)據(jù)備份到磁帶上。硬件備份不能從根本上保證數(shù)據(jù)安全，只有數(shù)據(jù)備份才能為我們提供百分之百的數(shù)據(jù)保護，所以，備份＝數(shù)據(jù)備份。?（四）計算機病毒防治技術計算機病毒的特征：攻擊性傳染性隱蔽性 ? 計算機病毒的防治措施：? “預防為主,防治結合”的觀念。? 在科學領域，保持信息安全的技術稱為密碼術；破解密文的技術稱為密碼分析。n 中觀層次的電子文件管理系統(tǒng)是指與電子文件管理相關的計算機軟、硬件系統(tǒng)；微觀層次的電子文件管理系統(tǒng)是電子文件管理系統(tǒng)的軟件系統(tǒng),它由一組軟件程序組成,共同對機構產(chǎn)生的電子文件進行管理。庫克的后保管模式，湯黎華，山西檔案，2011（1）閱讀資料：劉宏偉：《“雙套制”與“雙軌制”對電子文件管理的影響》檔案管理2011（5）n 第四節(jié)電子文件管理現(xiàn)狀一、電子文件工作在我國發(fā)展的現(xiàn)狀n（一）大部分單位進入電子文件工作的第一、第二階段現(xiàn)階段實行雙套制的機關的做法：歸檔紙質文件，電子文件由形成者自行處置。n所謂統(tǒng)一管理，是指國家檔案行政管理機關主管全國電子文件與電子檔案工作，對全國檔案電子文件與電子檔案工作實施全面規(guī)劃和統(tǒng)籌安排，制定統(tǒng)一的法規(guī)和業(yè)務標準，提出統(tǒng)一的方針政策，進行業(yè)務指導和監(jiān)督。n ，形成機關分別管理會影響到檔案管理長期政策的制定。n 應注意的問題：《電子文件歸檔與管理規(guī)范》規(guī)定：文件形成部門或信息管理部門應定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的脫機載體上。（五）方便查詢和利用查詢和利用的過程是實現(xiàn)電子文件信息價值的過程。（對電子文件的特殊要求）n 電子文件構成要素載體medium 承載信息、具有實體形態(tài)的介質 內容content 文件記載的信息。包括國家層面至機構層面不同層次的規(guī)劃n 1）戴維?比爾曼的電子文件管理規(guī)劃思想 n 管理目標——為機構的職能活動提供證據(jù) n 戰(zhàn)略重點——應用系統(tǒng) n 實施策略——系統(tǒng)管理n 管理對象——文件內容和背景信息 n 工作方法——文件著錄 n 智力投資——人員培訓 n 倡導電子文件文化n 2）我國電子文件管理規(guī)劃n 我國至今未制定一部完整的、單項的電子文件管理規(guī)劃，但在許多政策性、計劃性文件中，充分考慮到對電子文件管理的發(fā)展和規(guī)劃問題。* 個人資料：國外法律中使用的一個法律術語。* 、管理的系統(tǒng)具有可靠性 * 、非故意或惡意修改文件的事故，控制到最小程度，并提供發(fā)現(xiàn)機制。* * * * * *二、電子文件生命周期*（一）國際檔案理事會對電子文件生命周期階段的劃分 *概念階段*產(chǎn)生階段*維護階段 *（二）何嘉蓀對電子文件運動階段的闡釋* 第一階段：文件的孕育形成階段* 第二階段：文件的現(xiàn)實使用階段* 第三階段：文件的暫時保存階段* 第四階段：文件的保存階段或歷史階段（三）佛蘭克?厄普沃德的“循環(huán)周期論”* “往復運動于生成到處置的連續(xù)體中的一個過程”。這無疑是電子文件在表現(xiàn)功能和輸出功能兩個方面實現(xiàn)了巨大的飛躍。* 電子文件的系統(tǒng)依賴性在近期有礙于它的使用和發(fā)展，但從發(fā)展的眼光看，是實現(xiàn)自動化管理的必要條件，是電子文件先進性的表現(xiàn)之一。其信號的幅度、頻率或相位隨時間做連續(xù)變化，如傳統(tǒng)廣播電視的聲音或圖像信號。一般指運用傳感器/遙感器對物體的電磁波的輻射、反射特性的探測，并根據(jù)其特性對物體的性質、特征和狀態(tài)進行分析的理論、方法和應用的科學技術。? 數(shù)碼相機廣泛應用于各個領域：印刷業(yè)、醫(yī)療衛(wèi)生、建筑監(jiān)理、保險備案、軍事偵察、廣告、日常生活等*(3)集成制造系統(tǒng)（CIMS）—— Computer integrated manufacturing system * CIMS是通過計算機硬軟件。它利用先進的技術，使人的各種辦公業(yè)務活動逐步由各種設備、各種人—機信息系統(tǒng)來協(xié)助完成，達到充分利用信息，提高工作效率和工作質量，提高生產(chǎn)率的目的。*二、電子文件的發(fā)展歷程* 電子文件發(fā)展要經(jīng)歷四個階段： * 第一階段：過程階段。二、信息技術的發(fā)展對檔案工作的影響計算機在檔案管理中的廣泛應用，改變著人們管理檔案的方式和手段。、文字、聲像等記錄工具之上，又有了迭加工具數(shù)字，且數(shù)字化實現(xiàn)了傳統(tǒng)工具的集合－－多媒體。n 促使人們建立專門的專業(yè)教育系統(tǒng)。第四，這一時期開始有了專門的檔案庫房和初級的檔案管理。文件與檔案產(chǎn)生于人類野蠻時代向文明時代過渡階段，必須具備以下三個條件：隨著農業(yè)種植技術的產(chǎn)生，人類逐漸從食不飽腹到產(chǎn)生剩余產(chǎn)品，使人們有時間從事單純的為獲取食物進行的生產(chǎn)活動之外的其他活動，特別是精神的知識的保存與生產(chǎn)活動。這種記錄與傳播方式具有即時性、狹窄性、不準確性。檔案物質載體工具：甲骨、青銅、竹木簡、紙張、膠片、磁盤、光盤等檔案信息記錄符號工具：口口相傳、圖畫、文字、數(shù)碼檔案信息傳播工具：網(wǎng)絡、書籍等 n（一）無技術工具時代暨無檔案時代口語時代：口頭語言所創(chuàng)造的“語義世界”是非固化的，它的記錄與傳播方式是從人體到人體。n 在這一類系統(tǒng)中，信息記錄與信息接收所面對的是單一層次的技術工具，其操作模式是：人→工具→人。第三，文件、檔案的產(chǎn)生、保管和利用的范圍