【正文】 在產(chǎn)生這些文件的機(jī)構(gòu)內(nèi)，由檔案館對(duì)電子文件信息加以控制，并對(duì)其保管加以指導(dǎo)。就是全國檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的體制。所謂分專業(yè)管理，是指中央各專業(yè)主管機(jī)關(guān)在國家檔案行政管理機(jī)關(guān)的知道下，針對(duì)本專業(yè)系統(tǒng)的特點(diǎn)，制定本專業(yè)系統(tǒng)電子文件與電子檔案工作的規(guī)劃、制度和辦法，對(duì)本系統(tǒng)的電子文件與電子檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，保證國家有關(guān)電子文件與電子檔案工作的方針政策在本專業(yè)系統(tǒng)的貫徹和執(zhí)行。將兩種文件雙雙歸檔，形成兩種介質(zhì)和兩種檔案。n ，并提供機(jī)構(gòu)職能活動(dòng)的證據(jù)。? 加密傳輸過程：雙方協(xié)商共有密鑰、妥善保管—發(fā)方加密后傳送—接收方用共有密鑰解密，得到明文。? 常見的漏洞：? 、缺陷和漏洞 ? ?（六）長期可存取技術(shù) ?（七）信息備份技術(shù)? 備份，簡單說，就是保留一套后備系統(tǒng)。最有效的備份是用一種容量大的設(shè)備對(duì)數(shù)個(gè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行備份，無論系統(tǒng)遭到什么程度的破壞，都可以很方便的將原來的系統(tǒng)恢復(fù)起來，所以，備份＝網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)備份。? 正常備份、增量備份和差異備份的區(qū)別? ，并且在備份后標(biāo)記每個(gè)文件（換言之，清除存檔屬性）。? 存檔屬性? 文件系統(tǒng)給每個(gè)文件設(shè)立一個(gè)標(biāo)志記錄文件是否需要備份（或者說存檔），正規(guī)的備份程序都會(huì)使用這個(gè)屬性。這種策略備份數(shù)據(jù)需要較少的時(shí)間，但還原數(shù)據(jù)使用較多的時(shí)間。其包括三個(gè)主要組成部分：? 良好的備份策略? 自動(dòng)化存儲(chǔ)設(shè)備? 優(yōu)秀的備份管理軟件 ? ? 1)不常用的文件——優(yōu)質(zhì)磁帶機(jī) ? 磁帶機(jī)是將數(shù)據(jù)以線性方式存儲(chǔ)，必須倒帶才能找到要讀取的數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)傳輸速度較慢，不適于實(shí)時(shí)讀文件；但磁帶經(jīng)久耐用，技術(shù)壽命長久，價(jià)格較低，成為歸檔文件進(jìn)行備份的最佳選擇。? ⑸載體及其記錄所必備的軟硬件，價(jià)格便宜并為用戶所能接受；? ⑹能較容易地檢測出載體的質(zhì)變現(xiàn)象，以便在載體變化之前將文檔復(fù)制到新的載體上?；覊m污染或劃傷磁盤、磁帶、光盤表面，會(huì)造成其物理損傷，引起記錄信息的損失；灰塵中所含的化學(xué)成分，會(huì)不同程度的引起磁盤、磁帶、光盤的腐蝕、降解等化學(xué)作用而毀壞；灰塵落到電子文件上，在一定條件下霉菌就會(huì)滋長，霉菌分泌的有機(jī)酸和酶會(huì)損壞磁性和光盤，載體發(fā)霉后，不僅會(huì)使數(shù)據(jù)丟失，而且會(huì)污染驅(qū)動(dòng)器讀寫磁頭，甚至傳染給其它載體。磁盤、磁帶在驅(qū)動(dòng)器內(nèi)高速運(yùn)行，長期使用會(huì)使他們摩擦損傷，使記錄信息丟失。? ? 1】存放：磁帶、光盤等載體要垂直放置，以防變形和重物擠壓，不能用手直接觸摸載體；嚴(yán)禁用橡皮筋、繩子、曲別針來固定載體，以免造成介質(zhì)損壞和變形。? 3．淺述危害電子文件信息安全的因素及其處理措施。n ：檔案部門向利用者提供記錄在特定載體上的電子文件。，進(jìn)行有效地管理。n 電子文件的開發(fā)與利用：就是揭示在社會(huì)活動(dòng)中形成的電子文件信息的各種使用價(jià)值，并通過各種科學(xué)有效的方法，使之有效地為社會(huì)提供利用開發(fā)的過程。n 信息分類：對(duì)電子文件信息的邏輯分類，這種分類與其存儲(chǔ)位置無關(guān)。n 綜合型：較全面反映某一學(xué)科領(lǐng)域，某個(gè)專業(yè)或某一單位活動(dòng)面貌的信息產(chǎn)品?！魯?shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)。第二，通過網(wǎng)絡(luò)將不同機(jī)構(gòu)的文件信息系統(tǒng)連接起來。？ ？ ？ 第九章電子郵件管理 n 第一節(jié)n 電子郵件概述 n一、電子郵件的概念n 指借助于電子計(jì)算機(jī)生成、處理，通過電子郵件系統(tǒng)經(jīng)由網(wǎng)絡(luò)傳遞的電子信息。⑴ 打開新郵件窗口⑵ 選擇發(fā)送郵件的帳號(hào)⑶ 選擇發(fā)送郵件的格式⑷ 對(duì)郵件進(jìn)行檢查⑸ 進(jìn)行數(shù)字簽名 n（三）接收郵件n在默認(rèn)情況下，啟動(dòng)0utlook Express時(shí)會(huì)自動(dòng)和郵件服務(wù)器連接并檢查服務(wù)器上是否有發(fā)送給用戶的新郵件。n（五）郵件規(guī)則n 用戶可以在Outlook Express中使用規(guī)則，從而將接收到的郵件自動(dòng)分類并放入不同的文件夾中，或者以 彩色突出顯示特定的郵件、自動(dòng)回復(fù)或轉(zhuǎn)發(fā)特定的郵件等。n 這一時(shí)期在理論上對(duì)電子文件的研究剛剛處于起步階段，關(guān)于電子文件管理的研究文章還是比較少，約有20篇相關(guān)論文。n 2005年4月1日實(shí)施的《中華人民共和國電子簽名法》 n 2005年10月在杭州召開的“數(shù)字檔案館國際研討會(huì)” n 這一時(shí)期關(guān)于電子文件管理的理論研究升溫很快，發(fā)表的論文不少。n 2007年中共中央政治局候補(bǔ)委員、中央書記處書記、中央辦公廳主任王剛同志指出：“??面對(duì)新形勢新任務(wù)，國家檔案局要求有關(guān)部門深入研究，全面規(guī)劃，積極推動(dòng)電子文件管理規(guī)范化、法制化進(jìn)程，努力建立有中國特色的電子文件管理體系??”王剛同志的重要批示標(biāo)志著我國電子文件管理研究將開始由機(jī)構(gòu)層面向。n 2000年，王剛同志提出了全國檔案信息化建設(shè)任務(wù)的要求，隨后國家檔案局組織有關(guān)部門對(duì)檔案信息化建設(shè)開展研究，提出了全面推進(jìn)檔案信息化建設(shè)戰(zhàn)略部署，全國檔案信息化工作全面啟動(dòng)。n 1996年國家檔案局成立了電子文件歸檔與檔案管理研究領(lǐng)導(dǎo)小組。數(shù)字標(biāo)識(shí)允許規(guī)定的人的電子郵件簽名，真正的收件人可確保該郵件來源并沒有受損，如果來源不正確，或者中途被人截獲、篡改，數(shù)字證書就會(huì)提示錯(cuò)誤。每份電子郵件的發(fā)送都要涉及到發(fā)送方與接收方，發(fā)送方構(gòu)成客戶端，而接收方構(gòu)成服務(wù)器。？。第四，法律法規(guī)方面。?（三）數(shù)字檔案館的特征 ?二、數(shù)字檔案館的主要功能三、數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館的比較 ?（一）區(qū)別? ? ? “擁有”為中心到以“存取”為中心 ?（二）數(shù)字檔案館對(duì)傳統(tǒng)檔案館的影響?? ? 數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館主要業(yè)務(wù)活動(dòng)比較：◆館藏與管理◆編目◆標(biāo)引◆目錄◆利用服務(wù)◆統(tǒng)計(jì)◆鑒定由此可見主要變化有：館藏內(nèi)涵的變化技術(shù)服務(wù)的變化員工角色的變化數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館最大的區(qū)別是技術(shù)層面上的。n 具體指檔案機(jī)構(gòu)有計(jì)劃、有安排地向用戶傳授電子文件的知識(shí)，幫助用戶熟悉電子文件信息資源的分布與利用線索，改進(jìn)用戶利用電子文件的方式和方法，提高電子文件開發(fā)與利用效率的一系列活動(dòng)。n 資料型：以電子文件的原始信息為基礎(chǔ)，滿足利用者直接進(jìn)行分析、研究、參考、借鑒需求的信息產(chǎn)品。n 實(shí)體分類：對(duì)保存文件的脫機(jī)介質(zhì)分類，如果介質(zhì)數(shù)量少，一般按介質(zhì)的不同簡單分類即可。對(duì)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、政務(wù)信息資源管理、已公開現(xiàn)行文件利用、企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用、公共文獻(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)和檔案信息資源社會(huì)化服務(wù)進(jìn)行探索。（三）限制利用方式，確保電子文件安全（四）最大限度地發(fā)揮電子文件的優(yōu)越性。n 就機(jī)構(gòu)而言，適用于文件和用戶較多、用房條件較好、計(jì)算機(jī)設(shè)備較多的機(jī)構(gòu)，如檔案館、大型政府部門等。? 雙語教學(xué)詞匯? 備份 backup 保管 custody副本counterpart 正本principal edition ? 草稿rough draft仿真emulation遷移migration ? 思考與練習(xí)題? 1．闡述電子文件的信息保護(hù)和物理保護(hù)。紫外線能與電子文件制成材料發(fā)生氧化反應(yīng)，使磁盤、磁帶、光盤的盤基、帶基老化，脆性增大，強(qiáng)度下降；同時(shí)，紫外線的能量可以破壞磁性載體的剩磁的穩(wěn)定性，導(dǎo)致信號(hào)衰減，影響磁記錄信息的讀寫效果。按規(guī)定，磁性載體與磁場源（永久磁鐵、馬達(dá)、變壓器等）之間的距離不得少于76mm；可使用軟磁物質(zhì)（軟鐵、鎳鐵合金等）制成箱柜，對(duì)磁場進(jìn)行屏蔽；在存有重要電子文件的庫區(qū)設(shè)置測磁設(shè)備，以檢測隱蔽的磁場。 5%，否則應(yīng)該在使用前，將磁性載體在使用環(huán)境中平衡3天以上。?三、電子文件內(nèi)容信息保護(hù)的管理措施 ?（一）加強(qiáng)安全意識(shí)和保密意識(shí) ?（二）建立健全電子文件管理制度（三）完善電子文件信息安全的法律法規(guī)體系第三節(jié)電子文件的物理載體保護(hù) ?一、電子文件載體的種類 ?（一）磁性載體? ?（二）光學(xué)載體? ?（三）閃存盤? ? 二、電子文件載體的選擇（一）載體選擇的原則? 1】存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的類別2】數(shù)據(jù)擬保存的時(shí)間長短 ? 3】本部門所管理的信息量大小4】存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的成本5】綜合性考慮：? 1】數(shù)據(jù)的不可更改性2】存儲(chǔ)介質(zhì)保全數(shù)據(jù)能力強(qiáng)? 3】存儲(chǔ)介質(zhì)的技術(shù)壽命4】有穩(wěn)定的市場支持 5】應(yīng)使用離線存儲(chǔ)介質(zhì)：⑴盡量選擇有國際和國家標(biāo)準(zhǔn)的載體；⑵選擇有發(fā)展前途的，其使用的軟件應(yīng)有多個(gè)供應(yīng)渠道。? 要求：管理員對(duì)備份操作很熟悉，還需進(jìn)行科學(xué)化、制度化管理，以防人為錯(cuò)誤發(fā)生和磁帶管理混亂。? 完全備份和增量備份 ? 在星期一進(jìn)行完全備份，在星期二至星期五進(jìn)行增量備份。這就是說，正常或增量備份去掉了文件的“存檔”屬性，在新文件創(chuàng)建或舊文件被修改后，文件重新被加上了“存檔”屬性，差異備份就是備份這類文件。管理員先在星期一進(jìn)行一次系統(tǒng)全備份，然后接下來的幾天里，再將當(dāng)天所有與星期一不同的數(shù)據(jù)備份到磁帶上。硬件備份不能從根本上保證數(shù)據(jù)安全，只有數(shù)據(jù)備份才能為我們提供百分之百的數(shù)據(jù)保護(hù)，所以，備份＝數(shù)據(jù)備份。?（四）計(jì)算機(jī)病毒防治技術(shù)計(jì)算機(jī)病毒的特征：攻擊性傳染性隱蔽性 ? 計(jì)算機(jī)病毒的防治措施：? “預(yù)防為主,防治結(jié)合”的觀念。? 在科學(xué)領(lǐng)域，保持信息安全的技術(shù)稱為密碼術(shù)；破解密文的技術(shù)稱為密碼分析。n 中觀層次的電子文件管理系統(tǒng)是指與電子文件管理相關(guān)的計(jì)算機(jī)軟、硬件系統(tǒng)；微觀層次的電子文件管理系統(tǒng)是電子文件管理系統(tǒng)的軟件系統(tǒng),它由一組軟件程序組成,共同對(duì)機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的電子文件進(jìn)行管理。庫克的后保管模式，湯黎華，山西檔案，2011（1）閱讀資料：劉宏偉：《“雙套制”與“雙軌制”對(duì)電子文件管理的影響》檔案管理2011（5）n 第四節(jié)電子文件管理現(xiàn)狀一、電子文件工作在我國發(fā)展的現(xiàn)狀n（一）大部分單位進(jìn)入電子文件工作的第一、第二階段現(xiàn)階段實(shí)行雙套制的機(jī)關(guān)的做法：歸檔紙質(zhì)文件，電子文件由形成者自行處置。n所謂統(tǒng)一管理，是指國家檔案行政管理機(jī)關(guān)主管全國電子文件與電子檔案工作，對(duì)全國檔案電子文件與電子檔案工作實(shí)施全面規(guī)劃和統(tǒng)籌安排，制定統(tǒng)一的法規(guī)和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，提出統(tǒng)一的方針政策，進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。n ，形成機(jī)關(guān)分別管理會(huì)影響到檔案管理長期政策的制定。n 應(yīng)注意的問題：《電子文件歸檔與管理規(guī)范》規(guī)定：文件形成部門或信息管理部門應(yīng)定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲(chǔ)到符合保管期限要求的脫機(jī)載體上。（五）方便查詢和利用查詢和利用的過程是實(shí)現(xiàn)電子文件信息價(jià)值的過程。（對(duì)電子文件的特殊要求）n 電子文件構(gòu)成要素載體medium 承載信息、具有實(shí)體形態(tài)的介質(zhì) 內(nèi)容content 文件記載的信息。包括國家層面至機(jī)構(gòu)層面不同層次的規(guī)劃n 1）戴維?比爾曼的電子文件管理規(guī)劃思想 n 管理目標(biāo)——為機(jī)構(gòu)的職能活動(dòng)提供證據(jù) n 戰(zhàn)略重點(diǎn)——應(yīng)用系統(tǒng) n 實(shí)施策略——系統(tǒng)管理n 管理對(duì)象——文件內(nèi)容和背景信息 n 工作方法——文件著錄 n 智力投資——人員培訓(xùn) n 倡導(dǎo)電子文件文化n 2）我國電子文件管理規(guī)劃n 我國至今未制定一部完整的、單項(xiàng)的電子文件管理規(guī)劃，但在許多政策性、計(jì)劃性文件中，充分考慮到對(duì)電子文件管理的發(fā)展和規(guī)劃問題。* 個(gè)人資料：國外法律中使用的一個(gè)法律術(shù)語。* 、管理的系統(tǒng)具有可靠性 * 、非故意或惡意修改文件的事故，控制到最小程度，并提供發(fā)現(xiàn)機(jī)制。* * * * * *二、電子文件生命周期*（一）國際檔案理事會(huì)對(duì)電子文件生命周期階段的劃分 *概念階段*產(chǎn)生階段*維護(hù)階段 *（二）何嘉蓀對(duì)電子文件運(yùn)動(dòng)階段的闡釋* 第一階段：文件的孕育形成階段* 第二階段：文件的現(xiàn)實(shí)使用階段* 第三階段：文件的暫時(shí)保存階段* 第四階段：文件的保存階段或歷史階段（三）佛蘭克?厄普沃德的“循環(huán)周期論”* “往復(fù)運(yùn)動(dòng)于生成到處置的連續(xù)體中的一個(gè)過程”。這無疑是電子文件在表現(xiàn)功能和輸出功能兩個(gè)方面實(shí)現(xiàn)了巨大的飛躍。* 電子文件的系統(tǒng)依賴性在近期有礙于它的使用和發(fā)展，但從發(fā)展的眼光看，是實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理的必要條件，是電子文件先進(jìn)性的表現(xiàn)之一。其信號(hào)的幅度、頻率或相位隨時(shí)間做連續(xù)變化，如傳統(tǒng)廣播電視的聲音或圖像信號(hào)。一般指運(yùn)用傳感器/遙感器對(duì)物體的電磁波的輻射、反射特性的探測，并根據(jù)其特性對(duì)物體的性質(zhì)、特征和狀態(tài)進(jìn)行分析的理論、方法和應(yīng)用的科學(xué)技術(shù)。? 數(shù)碼相機(jī)廣泛應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域：印刷業(yè)、醫(yī)療衛(wèi)生、建筑監(jiān)理、保險(xiǎn)備案、軍事偵察、廣告、日常生活等*(3)集成制造系統(tǒng)（CIMS）—— Computer integrated manufacturing system * CIMS是通過計(jì)算機(jī)硬軟件。它利用先進(jìn)的技術(shù)，使人的各種辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)逐步由各種設(shè)備、各種人—機(jī)信息系統(tǒng)來協(xié)助完成，達(dá)到充分利用信息，提高工作效率和工作質(zhì)量，提高生產(chǎn)率的目的。*二、電子文件的發(fā)展歷程* 電子文件發(fā)展要經(jīng)歷四個(gè)階段： * 第一階段：過程階段。二、信息技術(shù)的發(fā)展對(duì)檔案工作的影響計(jì)算機(jī)在檔案管理中的廣泛應(yīng)用，改變著人們管理檔案的方式和手段。、文字、聲像等記錄工具之上，又有了迭加工具數(shù)字，且數(shù)字化實(shí)現(xiàn)了傳統(tǒng)工具的集合－－多媒體。n 促使人們建立專門的專業(yè)教育系統(tǒng)。第四，這一時(shí)期開始有了專門的檔案庫房和初級(jí)的檔案管理。文件與檔案產(chǎn)生于人類野蠻時(shí)代向文明時(shí)代過渡階段，必須具備以下三個(gè)條件：隨著農(nóng)業(yè)種植技術(shù)的產(chǎn)生，人類逐漸從食不飽腹到產(chǎn)生剩余產(chǎn)品，使人們有時(shí)間從事單純的為獲取食物進(jìn)行的生產(chǎn)活動(dòng)之外的其他活動(dòng)，特別是精神的知識(shí)的保存與生產(chǎn)活動(dòng)。這種記錄與傳播方式具有即時(shí)性、狹窄性、不準(zhǔn)確性。檔案物質(zhì)載體工具：甲骨、青銅、竹木簡、紙張、膠片、磁盤、光盤等檔案信息記錄符號(hào)工具：口口相傳、圖畫、文字、數(shù)碼檔案信息傳播工具：網(wǎng)絡(luò)、書籍等 n（一）無技術(shù)工具時(shí)代暨無檔案時(shí)代口語時(shí)代：口頭語言所創(chuàng)造的“語義世界”是非固化的，它的記錄與傳播方式是從人體到人體。n 在這一類系統(tǒng)中，信息記錄與信息接收所面對(duì)的是單一層次的技術(shù)工具，其操作模式是：人→工具→人。第三，文件、檔案的產(chǎn)生、保管和利用的范圍