【正文】 ，并在文件形成和維護(hù)階段進(jìn)行監(jiān)督。智力格式指表示文件生成活動(dòng)、文件編制及管理背景的所有屬性 活動(dòng)action 簽發(fā)文件的活動(dòng)等，即以文件為手段，創(chuàng)建、維護(hù)、改變、結(jié)束某項(xiàng)工作的行為。n（一）電子文件的真實(shí)性是指文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息經(jīng)過傳輸、遷移等處理后依然保持不變，與形成時(shí)的原始狀態(tài)一致。？ ？ “無紙時(shí)代”？？如何理解電子文件的基本特征？ 、結(jié)構(gòu)和背景信息組成的？結(jié)合具體類型電子文件進(jìn)行分析？ ？請(qǐng)結(jié)合個(gè)人實(shí)際談一談。版權(quán)認(rèn)定包括三方面內(nèi)容：* A：客體認(rèn)定：認(rèn)定哪些電子文件受版權(quán)保護(hù) * B：主體認(rèn)定：認(rèn)定誰擁有這些電子文件版權(quán) * C：權(quán)利內(nèi)容認(rèn)定：認(rèn)定版權(quán)人具體享有哪些權(quán)利 *（1）電子文件作品的認(rèn)定 * 實(shí)質(zhì)要件：* ①作品的獨(dú)創(chuàng)性：指作品由作者獨(dú)立構(gòu)思而成的，作品表現(xiàn)形式或內(nèi)容完全不是或者基本上不是同他人的作品相同，即不是抄襲、剽竊、篡改他人的作品。*（1）世界各國關(guān)于電子文件證據(jù)能力的規(guī)定 * ①證據(jù)規(guī)則模式* 一般不具體規(guī)定哪種形式的證據(jù)資料可以為法律所接受，而是靠確立一系列的證據(jù)規(guī)則來確定證據(jù)的可采性。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，這種可變性往往被設(shè)定的固定程序所預(yù)防，一般不易發(fā)生。而且，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷進(jìn)步，電子介質(zhì)的存儲(chǔ)密度還在以難以想象的高速度繼續(xù)加大。第三節(jié)電子文件的特點(diǎn)和作用 *一、電子文件的特點(diǎn)*（一）信息的非人工直接識(shí)讀性 *第一階段，口口相傳第二階段，人—信息工具—人第三階段，人—工具—工具之工具—人★“非人工直接識(shí)讀性”思考： 一份數(shù)字文件的讀者是程序。*（5）地理信息系統(tǒng)（Geographic Information System, 簡稱 GIS）*地理信息系統(tǒng)廣泛應(yīng)用于資源調(diào)查、環(huán)境評(píng)估、災(zāi)害預(yù)測、國土管理、城市規(guī)劃、郵電通訊、交通運(yùn)輸、軍事公安、水利電力、公共設(shè)施管理、農(nóng)林牧業(yè)、統(tǒng)計(jì)、商業(yè)金融等幾乎所有領(lǐng)域。其核心內(nèi)容主要由三部分組成：計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)、制造與產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理（CAD/CAM/PDM）* CAD(Computer Aided Design): * 利用計(jì)算機(jī)及其圖形設(shè)備幫助設(shè)計(jì)人員進(jìn)行設(shè)計(jì)工作。* 一般OA系統(tǒng)的基本模塊 *（1）工作流處理*利用計(jì)算機(jī)技術(shù)將手工作業(yè)程序計(jì)算機(jī)化，包括系統(tǒng)設(shè)備、工作流程設(shè)計(jì)、工作流監(jiān)控。* 第四階段：無紙階段。五、電子文件管理學(xué)的學(xué)科性質(zhì)電子文件管理學(xué)是檔案學(xué)的一門分支學(xué)科電子文件管理學(xué)是一門綜合性學(xué)科電子文件管理學(xué)屬于應(yīng)用學(xué)科，具有較強(qiáng)的實(shí)踐性六、電子文件管理學(xué)的研究方法馬克思主義唯物辯證法是電子文件管理學(xué)研究的方法論準(zhǔn)則繼承與創(chuàng)新相結(jié)合的方法吸收、借鑒科學(xué)研究的一般方法引進(jìn)移植的方法 n 思考與練習(xí)題：：檔案技術(shù)工具 第一章 電子文件概述第一節(jié) 電子文件的形成*一、無紙時(shí)代的歷史必然性 *“無紙時(shí)代”的概念 *“無紙時(shí)代”到來的必然性依據(jù)*“無紙時(shí)代”到來是一個(gè)過程，并需要有一個(gè) 判斷標(biāo)準(zhǔn)* 無紙時(shí)代：是指在我們的現(xiàn)實(shí)工作與生活中，紙張已不再是我們的書寫工具，取而代之的是計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、磁載體和光載體等基本工具。紙質(zhì)檔案時(shí)代，檔案是半虛擬化的。其次，在紙張時(shí)代，檔案扮演的社會(huì)角色主要是社會(huì)記憶、國家與社會(huì)管理工具的角色。其次，作為一種書面?zhèn)鞑スぞ撸募蜋n案對(duì)社會(huì)發(fā)展起著重要的知識(shí)傳播作用。n(1)概況：在文字產(chǎn)生之后、印刷術(shù)產(chǎn)生之前（公元前3000年至約公元1045年），檔案文獻(xiàn)記錄經(jīng)歷了一個(gè)手抄時(shí)期。示現(xiàn)時(shí)代使用的信息媒介是示現(xiàn)媒介，示現(xiàn)媒介主要指人類的口語，也包括表情、動(dòng)作、眼神等非語言符號(hào)（即身體語言），它們是由人體的感觀或器官本身來執(zhí)行功能的媒介系統(tǒng)，沒有任何物質(zhì)工具參與信息的存儲(chǔ)與傳遞過程。第一篇：電子文件管理講稿修改版緒論n ★課程的性質(zhì)、目的和任務(wù) n 性質(zhì)：必修的重要專業(yè)課程。（二）單一再現(xiàn)技術(shù)工具時(shí)代n單一再現(xiàn)技術(shù)工具時(shí)代的信息記錄與傳播工具包括文字、印刷、攝影及相關(guān)載體等。手抄檔案效率低、規(guī)模小、成本高。n(1)概況：印刷術(shù)發(fā)明之后，人類掌握了對(duì)文獻(xiàn)型信息進(jìn)行批量生產(chǎn)的能力?？傊∷⑿g(shù)發(fā)明之后，檔案的憑證價(jià)值是其價(jià)值的主要方面，其情報(bào)（參考）價(jià)值是次要方面。電子檔案時(shí)代，數(shù)字化、電子化使檔案存在形態(tài)完全虛擬化－－符號(hào)與載體都是虛擬化的。* 歷史上記錄方式的變革大約經(jīng)歷了四個(gè)階段： * 第一階段：原始材料的直接利用階段。*三、電子文件生成途徑* 目前，電子文件的生成途徑主要有兩種：直接生成和模數(shù)轉(zhuǎn)換。生成的電子文件包括在設(shè)計(jì)、維護(hù)、監(jiān)控過程中的各類記錄。在工程和產(chǎn)品設(shè)計(jì)中，計(jì)算機(jī)可以幫助設(shè)計(jì)人員擔(dān)負(fù)計(jì)算、信息存儲(chǔ)和制圖等項(xiàng)工作。*(6)衛(wèi)星系統(tǒng)* 人造衛(wèi)星通常指環(huán)繞地球飛行的無人航天器。——杰夫?羅森伯格 *（二）對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性 * 依賴的兩層含義：一是文件管理活動(dòng)必須借助于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)才能實(shí)現(xiàn)。把一個(gè)檔案館的全部檔案、一個(gè)機(jī)關(guān)的去文件放在一張光盤里，已不再是神話。*討論：信息與載體的可分離性*傳統(tǒng)紙質(zhì)文件時(shí)代，文件信息也可以通過手抄或復(fù)制等方式，使其脫離原載體，進(jìn)行信息轉(zhuǎn)移、傳播，這是否也屬于信息與載體的可分離性？ *討論：電子文件的虛擬性《漢語大詞典》中“虛擬”的含義主要是“虛構(gòu)”、“設(shè)想”； “非物質(zhì)的”、“非實(shí)體的”陳志良：廣義的虛擬是指規(guī)則文明或符號(hào)文明，是人類對(duì)各種規(guī)則的合成、選擇及其演化。* A：傳聞證據(jù)排除規(guī)則* 英美法系國家所確立的一項(xiàng)證據(jù)規(guī)則，是指傳聞證據(jù)不具有證據(jù)可采性，在法院審判中不能作為證據(jù)使用* B：最佳證據(jù)規(guī)則 * 英美法系國家的一條重要證據(jù)規(guī)則，指只有文書的原件才能作為證明文件內(nèi)容的證據(jù)被采納。* ②具有固定性和可復(fù)制性* ③具有合法性：內(nèi)容合法 * 形式要件* ①表現(xiàn)形式： 傳統(tǒng)作品的數(shù)字化形式；新型的電子作品 * ②時(shí)間形式： 著作人身權(quán)的保護(hù)期*著作財(cái)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)期 *（2）電子作品版權(quán)權(quán)屬的認(rèn)定 * ①版權(quán)主體的種類：* 創(chuàng)作作品的公民* 法人和非法人組織 * ②特殊電子作品版權(quán)歸屬：* 職務(wù)電子作品* 電子數(shù)據(jù)庫作品* 計(jì)算機(jī)軟件 *（3）電子作品版權(quán)權(quán)利內(nèi)容的認(rèn)定* ①發(fā)表權(quán):決定作品是否公之于眾的權(quán)利。，談?wù)剬?duì)文件連續(xù)體理論的認(rèn)識(shí)。n文件的真實(shí)性表現(xiàn)：n，即某一份文件客觀反映和真實(shí)記錄了機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)。人員persons 利用文件開展工作的人或團(tuán)體檔案鏈 archival bond 同一業(yè)務(wù)活動(dòng)所形成的所有文件之間的聯(lián)系 背景context 文件產(chǎn)生的司法、行政、業(yè)務(wù)活動(dòng)以及技術(shù)環(huán)境等（三）電子文件的有效性是指電子文件應(yīng)具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可讀性、存儲(chǔ)系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。其內(nèi)涵包括兩個(gè)方面：前端控制原則是現(xiàn)代文件、檔案管理理念的重要內(nèi)容，其必要性主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：第一，前端控制是確保電子文件真實(shí)可靠、完整完全、長期可讀的有效策略。n是指將具有永久價(jià)值的電子文件傳送到檔案館集中保存，即對(duì)電子文件實(shí)體和信息實(shí)行雙重控制。n注意以下三方面的問題：（1）電子文件與電子檔案“由誰來管”的問題。n四、機(jī)構(gòu)內(nèi)部電子文件的管理體制n（一）機(jī)構(gòu)內(nèi)部電子文件管理的組織體制由于電子文件產(chǎn)生時(shí)間較短，目前社會(huì)上對(duì)“電子文件保管者”問題還沒有形成統(tǒng)一的明確的認(rèn)識(shí)和規(guī)定。二是為現(xiàn)有的一些紙質(zhì)檔案制作數(shù)字化副本，主要目的在于改進(jìn)利用和完善保護(hù)。n三、電子文件管理系統(tǒng)的特點(diǎn)n n 、背景信息和結(jié)構(gòu)等構(gòu)成 n n n n四、電子文件管理系統(tǒng)的功能需求基本功能：n n 拓展功能： n五、電子文件管理系統(tǒng)的開發(fā)過程n n n 、評(píng)價(jià)階段 n 電子文件管理系統(tǒng)示例——中百網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng) 閱讀資料：《電子文件管理通用需求——MoReq》檔案學(xué)通訊，2003（6）（Public Record Office:Functional Requirement for Electronic Records Management Systems）.作業(yè): 查閱國內(nèi)外電子文件網(wǎng)絡(luò)檢索系統(tǒng)的情況并給與分析。這種技術(shù)兩個(gè)密鑰即公開密鑰和私有密鑰，二者搭配使用才能完成加密和解密的全過程。備份是一種數(shù)據(jù)安全策略。? 優(yōu)點(diǎn)：很直觀，容易被人理解。? ，僅備份自上次正?；蛟隽總浞菀詠韯?chuàng)建或更改的文件，并且將這些文件標(biāo)記為已經(jīng)備份。這個(gè)屬性用戶是可以操作的，不過最好還是留給備份程序去處理。? 優(yōu)點(diǎn)：備份和災(zāi)難恢復(fù)工作由中心系統(tǒng)管理員完成，減少地方人員介入，降低人為錯(cuò)誤發(fā)生概率，提高備份數(shù)據(jù)可靠性。? 廉價(jià)磁盤冗余(RAID)是一個(gè)驅(qū)動(dòng)器陣列，作為一個(gè)單驅(qū)動(dòng)器使用。長期放置在高溫下，會(huì)使磁性載體和光盤變形；長期處于低溫中，會(huì)使電子文件載體變脆易裂；相對(duì)濕度過大，會(huì)使磁性載體記錄的信息丟失甚至材料變質(zhì)，永遠(yuǎn)失去使用價(jià)值；相對(duì)濕度過低。要?jiǎng)?chuàng)造減少空氣中含灰塵量的條件，保證機(jī)器清潔；不能用手直接接觸光盤的信息部，使用后應(yīng)放在盤盒中儲(chǔ)存，不應(yīng)隨處存放。? 做好減震防沖工作。要定期對(duì)磁帶進(jìn)行倒帶，緩解磁帶的卷繞張力，防復(fù)印效應(yīng)，也能避免磁帶發(fā)霉。第七章 電子文件的利用 n 第一節(jié)n 電子文件利用概述 n一、電子文件利用的含義n 電子文件的利用：采用多種有效的方式、方法，將電子文件的信息以適當(dāng)?shù)姆绞郊皶r(shí)、準(zhǔn)確地提供給最終用戶，滿足用戶的利用需求。n 拷貝時(shí)應(yīng)注意：n（1）應(yīng)將電子文件轉(zhuǎn)換成通用的、標(biāo)準(zhǔn)的存儲(chǔ)格式 n（2）根據(jù)利用者的需要進(jìn)行復(fù)制n（3）盡量為利用者提供無法進(jìn)行復(fù)制的電子文件拷貝件n ：是利用COM（Computer Output Microfilm）技術(shù)將轉(zhuǎn)化為直讀信息的電子文件內(nèi)容記錄在感光膠片上，形成拷貝件后再利用縮微閱讀機(jī)進(jìn)行閱覽。，并進(jìn)行相關(guān)的記錄。n 電子文件的開發(fā)與利用的關(guān)系：n 二者相互銜接、相互促進(jìn)，是電子文件開發(fā)利用活動(dòng)過程不可分割的兩個(gè)方面，開發(fā)工作是利用服務(wù)的基礎(chǔ)和前提條件，利用服務(wù)是開發(fā)的后續(xù)性工作，其成效體現(xiàn)著開發(fā)工作的成果。n二、電子文件信息開發(fā)的方式n ，面向最終用戶直接提供服務(wù)即機(jī)構(gòu)和各類檔案館直接為最終用戶提供信息產(chǎn)品和服務(wù)的方式，具體服務(wù)項(xiàng)目把包括建設(shè)檢索系統(tǒng)，提供各種檢索服務(wù)。n 專題型：集中反映特定課題或特定科技生產(chǎn)活動(dòng)的信息產(chǎn)品。◆數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)和網(wǎng)絡(luò)通信協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)。第四，將本館傳統(tǒng)檔案信息數(shù)字化。包括政務(wù)郵件和商務(wù)郵件等。新郵件接收完成后，狀態(tài)欄上會(huì)顯示用戶有幾封新郵件。第十章 電子文件管理實(shí)踐 n 第一節(jié)n 電子文件管理理論與方法探索 n一、國外電子文件管理理論與方法的探索 n 1965年，倫敦 第九次國際檔案圓桌會(huì)議 n 1968年，第六屆馬德里國際檔案大會(huì) n 1971年，第十三次國際檔案圓桌會(huì)議 n 1988年，第十一屆巴黎國際檔案大會(huì)n 1992年，國際檔案理事會(huì)成立電子文件委員會(huì) n二、國內(nèi)電子文件管理理論與方法的探索 n 20世紀(jì)80年代初 n 1989年，《檔案管理學(xué)》增設(shè)“機(jī)讀檔案”一章n 1996年，電子文件歸檔與電子檔案管理研究領(lǐng)導(dǎo)小組 n 1996年，第十三屆北京國際檔案大會(huì) n 第二節(jié)n 國內(nèi)電子文件管理實(shí)踐n我國第一次發(fā)表有關(guān)電子文件的文章是《檔案學(xué)通訊》1988年第1期《電子文件管理——即將來臨的文件管理革命》。相關(guān)的研究人員除了檔案界外，還有圖書館、計(jì)算機(jī)等領(lǐng)域的人員。n 這一時(shí)期雖然對(duì)電子文件管理的實(shí)踐探索與理論研究都取得了令人矚目的成績，但電子文件管理在實(shí)踐上和理論上都暴露出了不少問題。n2009年6月和2010年4月，中國人民大學(xué)先后組織了“電子文件管理國家戰(zhàn)略”和“電子文件國際前沿管理成果”國際學(xué)術(shù)研討會(huì)。雖然起步很晚，但檔案界已經(jīng)意識(shí)到我們?cè)陔娮游募芾淼膶?shí)踐探索與理論研究方面和發(fā)達(dá)國家的差距，有了奮起直追的決心。n 我國20多年來電子文件管理的實(shí)踐探索與理論研究大致可分為四個(gè)階段： n一、1988～1996年——電子文件開始產(chǎn)生和電子文件管理起步的階段n 1994年，中國作為第71個(gè)國家級(jí)網(wǎng)加入Internet，隨后中國政府實(shí)施了“金橋”、“金卡”、“金關(guān)”等信息網(wǎng)絡(luò)工程。數(shù)字標(biāo)識(shí)(即數(shù)字證書)提供了一種在Internet上驗(yàn)證身份的方式。n（二）根據(jù)郵件內(nèi)容劃分（以公務(wù)活動(dòng)為例）n ：如發(fā)布業(yè)務(wù)規(guī)章的郵件n ：如發(fā)送打掃衛(wèi)生的通知 n（三）根據(jù)編碼形式劃分n n四、電子郵件的功能nn發(fā)揮第一作用時(shí)，電子郵件被視為電子信息；發(fā)揮第二作用時(shí)，電子郵件實(shí)際上是指電子郵件系統(tǒng)。第三節(jié)我國數(shù)字檔案館簡介 ?一、我國數(shù)字檔案館建設(shè)現(xiàn)狀 ?二、數(shù)字檔案館建設(shè)實(shí)例? 作業(yè)：分析數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館的關(guān)系。第二，數(shù)字信息資源建設(shè)方面。即依賴數(shù)字化技術(shù)，對(duì)傳統(tǒng)檔案館館藏文字、聲音、圖像等進(jìn)行數(shù)字化，并對(duì)這些數(shù)字化檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)、傳輸和處理，在網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境中被本地和遠(yuǎn)程用戶存取的一種新型檔案館。n n 政策法規(guī)型：十一屆三中全會(huì)以來政策匯編、農(nóng)田基本建設(shè)規(guī)劃選編n 管理型：某廠基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編n 技術(shù)型： ⅹⅹ技術(shù)要覽 n 產(chǎn)品型： 某產(chǎn)品零部件手冊(cè)、設(shè)備使用手冊(cè) n 市場型：產(chǎn)品營銷指南、市場動(dòng)態(tài)分析n 史料型：年鑒、史料n 文化型： ⅹⅹ專題片、城市老照片選集 n六、電子文件的編研n 電子文件的編研：指根據(jù)客觀需要，對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行分析研究，按照一定的題目，將相關(guān)文件信息加工、編輯成各種形式的電子文件編研成品的業(yè)務(wù)工作。n 合作對(duì)象包括Web站點(diǎn)，數(shù)據(jù)庫生產(chǎn)者，圖書、音像出版社 n三、電子文件開發(fā)的原則 n（一）系統(tǒng)合法原則n（二）創(chuàng)造性原則n（三）存真原則n（四）實(shí)用效益原則 n四、檔案館電子文件開發(fā)工作的程序n確定電子文件研究開發(fā)成品選題和選型n