【正文】 ，并在文件形成和維護(hù)階段進(jìn)行監(jiān)督。智力格式指表示文件生成活動、文件編制及管理背景的所有屬性 活動action 簽發(fā)文件的活動等，即以文件為手段，創(chuàng)建、維護(hù)、改變、結(jié)束某項工作的行為。n（一）電子文件的真實性是指文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息經(jīng)過傳輸、遷移等處理后依然保持不變，與形成時的原始狀態(tài)一致。？ ？ “無紙時代”？？如何理解電子文件的基本特征？ 、結(jié)構(gòu)和背景信息組成的？結(jié)合具體類型電子文件進(jìn)行分析？ ？請結(jié)合個人實際談一談。版權(quán)認(rèn)定包括三方面內(nèi)容：* A：客體認(rèn)定：認(rèn)定哪些電子文件受版權(quán)保護(hù) * B：主體認(rèn)定：認(rèn)定誰擁有這些電子文件版權(quán) * C：權(quán)利內(nèi)容認(rèn)定：認(rèn)定版權(quán)人具體享有哪些權(quán)利 *（1）電子文件作品的認(rèn)定 * 實質(zhì)要件：* ①作品的獨(dú)創(chuàng)性：指作品由作者獨(dú)立構(gòu)思而成的，作品表現(xiàn)形式或內(nèi)容完全不是或者基本上不是同他人的作品相同，即不是抄襲、剽竊、篡改他人的作品。*（1）世界各國關(guān)于電子文件證據(jù)能力的規(guī)定 * ①證據(jù)規(guī)則模式* 一般不具體規(guī)定哪種形式的證據(jù)資料可以為法律所接受，而是靠確立一系列的證據(jù)規(guī)則來確定證據(jù)的可采性。在辦公自動化系統(tǒng)中，這種可變性往往被設(shè)定的固定程序所預(yù)防，一般不易發(fā)生。而且，隨著計算機(jī)技術(shù)的不斷進(jìn)步，電子介質(zhì)的存儲密度還在以難以想象的高速度繼續(xù)加大。第三節(jié)電子文件的特點和作用 *一、電子文件的特點*（一）信息的非人工直接識讀性 *第一階段，口口相傳第二階段，人—信息工具—人第三階段，人—工具—工具之工具—人★“非人工直接識讀性”思考： 一份數(shù)字文件的讀者是程序。*（5）地理信息系統(tǒng)（Geographic Information System, 簡稱 GIS）*地理信息系統(tǒng)廣泛應(yīng)用于資源調(diào)查、環(huán)境評估、災(zāi)害預(yù)測、國土管理、城市規(guī)劃、郵電通訊、交通運(yùn)輸、軍事公安、水利電力、公共設(shè)施管理、農(nóng)林牧業(yè)、統(tǒng)計、商業(yè)金融等幾乎所有領(lǐng)域。其核心內(nèi)容主要由三部分組成：計算機(jī)輔助設(shè)計、制造與產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理（CAD/CAM/PDM）* CAD(Computer Aided Design): * 利用計算機(jī)及其圖形設(shè)備幫助設(shè)計人員進(jìn)行設(shè)計工作。* 一般OA系統(tǒng)的基本模塊 *（1）工作流處理*利用計算機(jī)技術(shù)將手工作業(yè)程序計算機(jī)化，包括系統(tǒng)設(shè)備、工作流程設(shè)計、工作流監(jiān)控。* 第四階段：無紙階段。五、電子文件管理學(xué)的學(xué)科性質(zhì)電子文件管理學(xué)是檔案學(xué)的一門分支學(xué)科電子文件管理學(xué)是一門綜合性學(xué)科電子文件管理學(xué)屬于應(yīng)用學(xué)科，具有較強(qiáng)的實踐性六、電子文件管理學(xué)的研究方法馬克思主義唯物辯證法是電子文件管理學(xué)研究的方法論準(zhǔn)則繼承與創(chuàng)新相結(jié)合的方法吸收、借鑒科學(xué)研究的一般方法引進(jìn)移植的方法 n 思考與練習(xí)題：：檔案技術(shù)工具 第一章 電子文件概述第一節(jié) 電子文件的形成*一、無紙時代的歷史必然性 *“無紙時代”的概念 *“無紙時代”到來的必然性依據(jù)*“無紙時代”到來是一個過程，并需要有一個 判斷標(biāo)準(zhǔn)* 無紙時代：是指在我們的現(xiàn)實工作與生活中，紙張已不再是我們的書寫工具，取而代之的是計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、磁載體和光載體等基本工具。紙質(zhì)檔案時代，檔案是半虛擬化的。其次，在紙張時代，檔案扮演的社會角色主要是社會記憶、國家與社會管理工具的角色。其次，作為一種書面?zhèn)鞑スぞ撸募蜋n案對社會發(fā)展起著重要的知識傳播作用。n(1)概況：在文字產(chǎn)生之后、印刷術(shù)產(chǎn)生之前（公元前3000年至約公元1045年），檔案文獻(xiàn)記錄經(jīng)歷了一個手抄時期。示現(xiàn)時代使用的信息媒介是示現(xiàn)媒介，示現(xiàn)媒介主要指人類的口語，也包括表情、動作、眼神等非語言符號（即身體語言），它們是由人體的感觀或器官本身來執(zhí)行功能的媒介系統(tǒng)，沒有任何物質(zhì)工具參與信息的存儲與傳遞過程。第一篇：電子文件管理講稿修改版緒論n ★課程的性質(zhì)、目的和任務(wù) n 性質(zhì)：必修的重要專業(yè)課程。（二）單一再現(xiàn)技術(shù)工具時代n單一再現(xiàn)技術(shù)工具時代的信息記錄與傳播工具包括文字、印刷、攝影及相關(guān)載體等。手抄檔案效率低、規(guī)模小、成本高。n(1)概況：印刷術(shù)發(fā)明之后，人類掌握了對文獻(xiàn)型信息進(jìn)行批量生產(chǎn)的能力?？傊∷⑿g(shù)發(fā)明之后，檔案的憑證價值是其價值的主要方面，其情報（參考）價值是次要方面。電子檔案時代，數(shù)字化、電子化使檔案存在形態(tài)完全虛擬化－－符號與載體都是虛擬化的。* 歷史上記錄方式的變革大約經(jīng)歷了四個階段： * 第一階段：原始材料的直接利用階段。*三、電子文件生成途徑* 目前，電子文件的生成途徑主要有兩種：直接生成和模數(shù)轉(zhuǎn)換。生成的電子文件包括在設(shè)計、維護(hù)、監(jiān)控過程中的各類記錄。在工程和產(chǎn)品設(shè)計中，計算機(jī)可以幫助設(shè)計人員擔(dān)負(fù)計算、信息存儲和制圖等項工作。*(6)衛(wèi)星系統(tǒng)* 人造衛(wèi)星通常指環(huán)繞地球飛行的無人航天器?！芊?羅森伯格 *（二）對計算機(jī)系統(tǒng)的依賴性 * 依賴的兩層含義：一是文件管理活動必須借助于計算機(jī)系統(tǒng)才能實現(xiàn)。把一個檔案館的全部檔案、一個機(jī)關(guān)的去文件放在一張光盤里，已不再是神話。*討論：信息與載體的可分離性*傳統(tǒng)紙質(zhì)文件時代，文件信息也可以通過手抄或復(fù)制等方式，使其脫離原載體，進(jìn)行信息轉(zhuǎn)移、傳播，這是否也屬于信息與載體的可分離性？ *討論：電子文件的虛擬性《漢語大詞典》中“虛擬”的含義主要是“虛構(gòu)”、“設(shè)想”； “非物質(zhì)的”、“非實體的”陳志良：廣義的虛擬是指規(guī)則文明或符號文明，是人類對各種規(guī)則的合成、選擇及其演化。* A：傳聞證據(jù)排除規(guī)則* 英美法系國家所確立的一項證據(jù)規(guī)則，是指傳聞證據(jù)不具有證據(jù)可采性，在法院審判中不能作為證據(jù)使用* B：最佳證據(jù)規(guī)則 * 英美法系國家的一條重要證據(jù)規(guī)則，指只有文書的原件才能作為證明文件內(nèi)容的證據(jù)被采納。* ②具有固定性和可復(fù)制性* ③具有合法性：內(nèi)容合法 * 形式要件* ①表現(xiàn)形式： 傳統(tǒng)作品的數(shù)字化形式；新型的電子作品 * ②時間形式： 著作人身權(quán)的保護(hù)期*著作財產(chǎn)權(quán)的保護(hù)期 *（2）電子作品版權(quán)權(quán)屬的認(rèn)定 * ①版權(quán)主體的種類：* 創(chuàng)作作品的公民* 法人和非法人組織 * ②特殊電子作品版權(quán)歸屬：* 職務(wù)電子作品* 電子數(shù)據(jù)庫作品* 計算機(jī)軟件 *（3）電子作品版權(quán)權(quán)利內(nèi)容的認(rèn)定* ①發(fā)表權(quán):決定作品是否公之于眾的權(quán)利。，談?wù)剬ξ募B續(xù)體理論的認(rèn)識。n文件的真實性表現(xiàn)：n，即某一份文件客觀反映和真實記錄了機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動。人員persons 利用文件開展工作的人或團(tuán)體檔案鏈 archival bond 同一業(yè)務(wù)活動所形成的所有文件之間的聯(lián)系 背景context 文件產(chǎn)生的司法、行政、業(yè)務(wù)活動以及技術(shù)環(huán)境等（三）電子文件的有效性是指電子文件應(yīng)具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可讀性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。其內(nèi)涵包括兩個方面：前端控制原則是現(xiàn)代文件、檔案管理理念的重要內(nèi)容，其必要性主要體現(xiàn)在以下兩個方面：第一，前端控制是確保電子文件真實可靠、完整完全、長期可讀的有效策略。n是指將具有永久價值的電子文件傳送到檔案館集中保存，即對電子文件實體和信息實行雙重控制。n注意以下三方面的問題：（1）電子文件與電子檔案“由誰來管”的問題。n四、機(jī)構(gòu)內(nèi)部電子文件的管理體制n（一）機(jī)構(gòu)內(nèi)部電子文件管理的組織體制由于電子文件產(chǎn)生時間較短，目前社會上對“電子文件保管者”問題還沒有形成統(tǒng)一的明確的認(rèn)識和規(guī)定。二是為現(xiàn)有的一些紙質(zhì)檔案制作數(shù)字化副本，主要目的在于改進(jìn)利用和完善保護(hù)。n三、電子文件管理系統(tǒng)的特點n n 、背景信息和結(jié)構(gòu)等構(gòu)成 n n n n四、電子文件管理系統(tǒng)的功能需求基本功能：n n 拓展功能： n五、電子文件管理系統(tǒng)的開發(fā)過程n n n 、評價階段 n 電子文件管理系統(tǒng)示例——中百網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng) 閱讀資料：《電子文件管理通用需求——MoReq》檔案學(xué)通訊，2003（6）（Public Record Office:Functional Requirement for Electronic Records Management Systems）.作業(yè): 查閱國內(nèi)外電子文件網(wǎng)絡(luò)檢索系統(tǒng)的情況并給與分析。這種技術(shù)兩個密鑰即公開密鑰和私有密鑰，二者搭配使用才能完成加密和解密的全過程。備份是一種數(shù)據(jù)安全策略。? 優(yōu)點：很直觀，容易被人理解。? ，僅備份自上次正常或增量備份以來創(chuàng)建或更改的文件，并且將這些文件標(biāo)記為已經(jīng)備份。這個屬性用戶是可以操作的，不過最好還是留給備份程序去處理。? 優(yōu)點：備份和災(zāi)難恢復(fù)工作由中心系統(tǒng)管理員完成，減少地方人員介入，降低人為錯誤發(fā)生概率，提高備份數(shù)據(jù)可靠性。? 廉價磁盤冗余(RAID)是一個驅(qū)動器陣列，作為一個單驅(qū)動器使用。長期放置在高溫下，會使磁性載體和光盤變形；長期處于低溫中，會使電子文件載體變脆易裂；相對濕度過大，會使磁性載體記錄的信息丟失甚至材料變質(zhì)，永遠(yuǎn)失去使用價值；相對濕度過低。要創(chuàng)造減少空氣中含灰塵量的條件，保證機(jī)器清潔；不能用手直接接觸光盤的信息部，使用后應(yīng)放在盤盒中儲存，不應(yīng)隨處存放。? 做好減震防沖工作。要定期對磁帶進(jìn)行倒帶，緩解磁帶的卷繞張力，防復(fù)印效應(yīng)，也能避免磁帶發(fā)霉。第七章 電子文件的利用 n 第一節(jié)n 電子文件利用概述 n一、電子文件利用的含義n 電子文件的利用：采用多種有效的方式、方法，將電子文件的信息以適當(dāng)?shù)姆绞郊皶r、準(zhǔn)確地提供給最終用戶，滿足用戶的利用需求。n 拷貝時應(yīng)注意：n（1）應(yīng)將電子文件轉(zhuǎn)換成通用的、標(biāo)準(zhǔn)的存儲格式 n（2）根據(jù)利用者的需要進(jìn)行復(fù)制n（3）盡量為利用者提供無法進(jìn)行復(fù)制的電子文件拷貝件n ：是利用COM（Computer Output Microfilm）技術(shù)將轉(zhuǎn)化為直讀信息的電子文件內(nèi)容記錄在感光膠片上，形成拷貝件后再利用縮微閱讀機(jī)進(jìn)行閱覽。，并進(jìn)行相關(guān)的記錄。n 電子文件的開發(fā)與利用的關(guān)系：n 二者相互銜接、相互促進(jìn)，是電子文件開發(fā)利用活動過程不可分割的兩個方面，開發(fā)工作是利用服務(wù)的基礎(chǔ)和前提條件，利用服務(wù)是開發(fā)的后續(xù)性工作，其成效體現(xiàn)著開發(fā)工作的成果。n二、電子文件信息開發(fā)的方式n ，面向最終用戶直接提供服務(wù)即機(jī)構(gòu)和各類檔案館直接為最終用戶提供信息產(chǎn)品和服務(wù)的方式，具體服務(wù)項目把包括建設(shè)檢索系統(tǒng)，提供各種檢索服務(wù)。n 專題型：集中反映特定課題或特定科技生產(chǎn)活動的信息產(chǎn)品。◆數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)和網(wǎng)絡(luò)通信協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)。第四，將本館傳統(tǒng)檔案信息數(shù)字化。包括政務(wù)郵件和商務(wù)郵件等。新郵件接收完成后，狀態(tài)欄上會顯示用戶有幾封新郵件。第十章 電子文件管理實踐 n 第一節(jié)n 電子文件管理理論與方法探索 n一、國外電子文件管理理論與方法的探索 n 1965年，倫敦 第九次國際檔案圓桌會議 n 1968年，第六屆馬德里國際檔案大會 n 1971年，第十三次國際檔案圓桌會議 n 1988年，第十一屆巴黎國際檔案大會n 1992年，國際檔案理事會成立電子文件委員會 n二、國內(nèi)電子文件管理理論與方法的探索 n 20世紀(jì)80年代初 n 1989年，《檔案管理學(xué)》增設(shè)“機(jī)讀檔案”一章n 1996年，電子文件歸檔與電子檔案管理研究領(lǐng)導(dǎo)小組 n 1996年，第十三屆北京國際檔案大會 n 第二節(jié)n 國內(nèi)電子文件管理實踐n我國第一次發(fā)表有關(guān)電子文件的文章是《檔案學(xué)通訊》1988年第1期《電子文件管理——即將來臨的文件管理革命》。相關(guān)的研究人員除了檔案界外，還有圖書館、計算機(jī)等領(lǐng)域的人員。n 這一時期雖然對電子文件管理的實踐探索與理論研究都取得了令人矚目的成績，但電子文件管理在實踐上和理論上都暴露出了不少問題。n2009年6月和2010年4月，中國人民大學(xué)先后組織了“電子文件管理國家戰(zhàn)略”和“電子文件國際前沿管理成果”國際學(xué)術(shù)研討會。雖然起步很晚，但檔案界已經(jīng)意識到我們在電子文件管理的實踐探索與理論研究方面和發(fā)達(dá)國家的差距，有了奮起直追的決心。n 我國20多年來電子文件管理的實踐探索與理論研究大致可分為四個階段： n一、1988～1996年——電子文件開始產(chǎn)生和電子文件管理起步的階段n 1994年，中國作為第71個國家級網(wǎng)加入Internet，隨后中國政府實施了“金橋”、“金卡”、“金關(guān)”等信息網(wǎng)絡(luò)工程。數(shù)字標(biāo)識(即數(shù)字證書)提供了一種在Internet上驗證身份的方式。n（二）根據(jù)郵件內(nèi)容劃分（以公務(wù)活動為例）n ：如發(fā)布業(yè)務(wù)規(guī)章的郵件n ：如發(fā)送打掃衛(wèi)生的通知 n（三）根據(jù)編碼形式劃分n n四、電子郵件的功能nn發(fā)揮第一作用時，電子郵件被視為電子信息；發(fā)揮第二作用時，電子郵件實際上是指電子郵件系統(tǒng)。第三節(jié)我國數(shù)字檔案館簡介 ?一、我國數(shù)字檔案館建設(shè)現(xiàn)狀 ?二、數(shù)字檔案館建設(shè)實例? 作業(yè)：分析數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館的關(guān)系。第二，數(shù)字信息資源建設(shè)方面。即依賴數(shù)字化技術(shù)，對傳統(tǒng)檔案館館藏文字、聲音、圖像等進(jìn)行數(shù)字化，并對這些數(shù)字化檔案信息進(jìn)行存儲、傳輸和處理，在網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境中被本地和遠(yuǎn)程用戶存取的一種新型檔案館。n n 政策法規(guī)型：十一屆三中全會以來政策匯編、農(nóng)田基本建設(shè)規(guī)劃選編n 管理型：某廠基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編n 技術(shù)型： ⅹⅹ技術(shù)要覽 n 產(chǎn)品型： 某產(chǎn)品零部件手冊、設(shè)備使用手冊 n 市場型：產(chǎn)品營銷指南、市場動態(tài)分析n 史料型：年鑒、史料n 文化型： ⅹⅹ專題片、城市老照片選集 n六、電子文件的編研n 電子文件的編研：指根據(jù)客觀需要，對文件內(nèi)容進(jìn)行分析研究，按照一定的題目，將相關(guān)文件信息加工、編輯成各種形式的電子文件編研成品的業(yè)務(wù)工作。n 合作對象包括Web站點，數(shù)據(jù)庫生產(chǎn)者，圖書、音像出版社 n三、電子文件開發(fā)的原則 n（一）系統(tǒng)合法原則n（二）創(chuàng)造性原則n（三）存真原則n（四）實用效益原則 n四、檔案館電子文件開發(fā)工作的程序n確定電子文件研究開發(fā)成品選題和選型n