【正文】 很窄，主要局限于王室范圍內(nèi)。n 促使人們對檔案分類屬性和管理方法的研究。其基本特點：。* 第四階段：電子文件階段。*辦公自動化 * 辦公自動化（Office Automation,簡稱OA）是指對辦公信息進行自動操作（如文字處理、文檔管理）的數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)。*（3）發(fā)文管理（4）辦件管理*（5）會議管理（6）視頻會議 *（7）領導辦公（8）公共信息欄*（9）電子論壇（10）電子郵件 *（11）自動傳真（12）個人事務處理*（13）文檔管理（14）系統(tǒng)配置 *（15）個人工作臺（16）人事檔案管理 *案例1案例2 *(2)數(shù)碼相機Digital Camera(DC)，是一種利用電子傳感器把光學影像轉換成電子數(shù)據(jù)的照相機。*(4)遙感技術* 遙感是指非接觸的，遠距離的探測技術。* 模擬信號指用連續(xù)變化的物理量表示的信息。這一問題隨著電子計算機技術的發(fā)展將逐漸得到解決。用戶可以與計算機上的“多媒體文件”發(fā)生互動，有了更大的參與性和選擇性。作為電子文件管理方法的一句，電子文件形成規(guī)律的研究具有十分重要的意義。（2）我國法律關于電子文件證據(jù)能力的規(guī)定散見于三大訴訟法之中（3）國際組織關于電子文件證據(jù)能力的規(guī)定國際商會、聯(lián)合國國際貿(mào)易法委員會 **（1）電子文件具有證明力的基本條件* * * *(2)保證電子文件證明力的基本措施* 。*電子文件管理中的版權保護 *（1）對他人版權的保護* A：直接與版權人簽訂著作權許可使用合同 * B：通過版權集體管理組織獲得權利許可 *（2）對自己版權的保護* A：對作品采取技術保護措施* B：在電子作品中加入版權管理信息 * C：依法提起訴訟，維護自身合法權益*（二）網(wǎng)絡環(huán)境下電子文件管理涉及的版權問題 *網(wǎng)頁內(nèi)容的版權問題 *網(wǎng)絡鏈接的版權問題* 1）鏈接的分類* 2）鏈接的版權問題 * ＠電子文件管理與隱私權保護 *（一）個人資料與隱私權法律保護* 隱私權：是指個人信息不被非法獲悉和公開、個人生活不受外界非法侵擾、個人私事的決定不受干涉的一項獨立的人格權。n n 1）應納入國家檔案事業(yè)管理體系之中 n 2）要有超前性和預見性n 3）應兼及電子文件和電子檔案兩個階段，貫徹文檔一體化原則 n n 是指以可靠的文件檔案管理理論及其實踐經(jīng)驗為基礎，運用專業(yè)管理、行政管理和財務管理等相關管理方法與手段，制定電子文件管理目標、任務和實施方案，保證電子文件管理質量，提高電子文件管理效率，為電子文件形成者、用戶和社會提供服務。電子文件的完整性包括兩方面的含義：一是作為記錄社會活動真實面貌的具有有機聯(lián)系的電子文件及其他形式的相關文件完整齊全；（對一般文件管理的要求）二是每一份電子文件的內(nèi)容、結構、背景信息和元數(shù)據(jù)等沒有缺損。因此電子文件管理應以提高工作效率為目標。n 第三節(jié)n 電子文件的管理模式 n一、機構內(nèi)部電子文件管理模式 n由于職能領域、電子文件種類和內(nèi)容的差異，不同機構電子文件的具體管理模式不盡相同。n ，電子文件理應由檔案館集中管理。，由各級檔案行政管理機構統(tǒng)一、分級、分專業(yè)管理。閱讀資料：，趙彥昌，湖北檔案，2007（7）——評特里二、檔案界等的努力與進展 n n n三、目前電子文件工作發(fā)展中存在的主要問題 n n nn n 第五節(jié)n 電子文件管理系統(tǒng) n一、電子文件管理系統(tǒng)的含義n宏觀層次的電子文件管理系統(tǒng)（Electronic Records Keeping System），是以保證電子文件的科學管理和高效利用為目的的技術設備、管理、法律、標準、人員等所有相關因素組成的信息系統(tǒng)。？？第六章電子文件的保護? 第一節(jié) 電子文件保護概述 ?一、電子文件保護的內(nèi)容（一）電子文件內(nèi)容信息的保護 ?（二）電子文件物理載體的保護 ?二、電子文件護的特點? ? ，難度大 ? 、完整性、有效性? ? ? 第二節(jié) 電子文件內(nèi)容信息保護 ?一、影響電子文件信息安全的因素（一）內(nèi)在因素一是電子文件信息與特定載體的可分離性二是電子文件信息的易操作性 ?（二）外在因素：黑客攻擊、計算機病毒、設備故障和失效、計算機操作平臺漏洞案例：美國Ontrack數(shù)據(jù)恢復公司一項數(shù)據(jù)丟失原因調(diào)查 數(shù)據(jù)丟失的主要原因與后果 故障種類 故障原因 后果 電源故障 臨時斷電、電源電壓波動 分區(qū)表丟失；數(shù)據(jù)丟失；可能損壞硬件 硬件故障 硬盤劃傷，磁盤變形；硬盤電路部分的元器件損壞；盤體內(nèi)磁頭松動或脫落；磁介質損毀；芯片和主板故障、存儲器故障等 找不到硬盤；讀寫錯誤與數(shù)據(jù)丟失 網(wǎng)絡故障 連接機器設備的線纜受到干擾或物理損傷；網(wǎng)絡服務器接口發(fā)生故障；網(wǎng)絡布線設計不正確 文件損壞；操作阻塞、數(shù)據(jù)丟失；網(wǎng)絡障礙與數(shù)據(jù)錯誤 軟件故障 感染病毒、誤格式化或誤分區(qū)、誤操作；磁盤邏輯鎖（是DOS啟動時的一個錯誤造成的）分區(qū)表被誤刪除或被破壞；磁盤誤格式化、文件被刪除；文件不明原因丟失；文件打不開、亂碼與讀取錯誤 系統(tǒng)故障 電路損壞、控制器損壞與系統(tǒng)崩潰 剛讀過的數(shù)據(jù)找不到；電腦停止工作；內(nèi)存中數(shù)據(jù)丟失 邏輯問題 軟件錯誤、數(shù)據(jù)文件錯誤、容量錯誤、軟件被更改及系統(tǒng)錯誤 文件錯誤、損壞、產(chǎn)生錯誤數(shù)據(jù)；產(chǎn)生錯誤信息；造成數(shù)據(jù)錯誤；數(shù)據(jù)被破壞 人為因素 意外事故、管理員出錯或蓄意破壞 數(shù)據(jù)丟失或被破壞 災禍 雷電、水和火災、風暴、工業(yè)事故、恐怖活動 存儲介質、軟硬件徹底損毀二、電子文件內(nèi)容信息保護的技術措施 ?（一）密碼技術 ? 加密技術：簡單地說就是利用各種技術手段把數(shù)據(jù)變成亂碼傳送，到達目的地之后使用對應技術進行還原。? 數(shù)字簽名技術：數(shù)字簽名是一種用一組字符串來代替書寫簽名或印章，起到與書寫簽名或印章的同等法律效用的安全技術，實質上是公鑰加密算法的一種。⑵硬件備份≠數(shù)據(jù)備份。? 缺點：當災難發(fā)生時，恢復數(shù)據(jù)比較麻煩 ? 3）差備份(differential backup): ? 每次備份的數(shù)據(jù)是相對于上一次全備份之后新增加的和修改過的數(shù)據(jù)。它不將文件標記為已經(jīng)備份（換句話說，沒有清除存檔屬性）。這種策略備份數(shù)據(jù)需要較多的時間，但還原數(shù)據(jù)使用較少的時間。? 優(yōu)點：只對本地服務器進行備份，對網(wǎng)絡本身性能要求不是太高，數(shù)據(jù)量大小與磁帶機存儲容量相適應，節(jié)省設備投資，降低總體成本。分拆提高了吞吐量并且提供了一種冗余的形式，可以保證磁盤陣列中一個磁盤出現(xiàn)故障時不影響系統(tǒng)正常工作，這是通過把分散的數(shù)據(jù)編碼到一個稱為奇偶驅動器的備份驅動器來實現(xiàn)的。3 ℃、177。? 在電子文件保存和使用中，一定要遠離強磁場，確保不受磁場的破壞。有害氣體主要是二氧化硫、硫化氫、二氧化氮和氯氣等，具有酸性和氧化性，在一定條件下，可沉積和吸附在其載體表面，分解出酸性化合物等有害物質，腐蝕、破壞載體，致使盤基、帶基老化變質，磁粉脫落，還可能產(chǎn)生各種色斑，造成文件信息丟失。是指錄制好信號的磁帶纏繞在一起時，某一層的信號場強感應到相鄰層上，從而引起回聲效應，導致磁帶在信息回放過程中出現(xiàn)回聲和串雜波干擾等現(xiàn)象。n（一）法律法規(guī)要素（保障要素）n n（二）信息要素（核心、基本要素）n n n 1）信息的總量n 2）信息的完整性 n（三）檢索系統(tǒng)要素（技術要素）n n（四）用戶要素（智力要素）n n（五）安全防范要素（保障要素）n n n 第二節(jié) n 電子文件利用的方式一、電子文件的非在線利用非在線利用的具體方法：n ：指開辟閱覽室，供利用者直接查閱利用電子文件。C、建立的規(guī)章制度應注意有效性與可行性。四、電子文件利用中的障礙心理問題技術問題資金問題法律問題資源問題 第四節(jié) n 電子文件信息的開發(fā)利用與編研n 全國檔案信息資源開發(fā)利用試點工作由國家檔案局和國務院信息化工作辦公室于2006年9月共同啟動（為期1年），包括省以上檔案館、中央國家機關和中央企業(yè)檔案部門（寶鋼、中石化及西安飛機工業(yè)公司）在內(nèi)的16個單位作為試點。n 電子文件的分類分為實體分類和信息分類。如產(chǎn)品介紹、科研成果簡介。n 電子文件編研的特點：n n n 第五節(jié)n 電子文件用戶教育n 電子文件用戶教育：或稱電子文件用戶培訓，指檔案機構開展的培養(yǎng)用戶（包括現(xiàn)實用戶與潛在用戶）的檔案信息意識，提高用戶利用電子文件能力的教育。二是認為數(shù)字檔案館是一種技術模式，是一個數(shù)字化的信息系統(tǒng)，是以文件和檔案信息為特定對象的有序的信息空間和開放的信息環(huán)境它可以將分散于不同載體、不同地理位置的信息資源通過網(wǎng)絡相互連接，向用戶提供方便快捷的在線服務。第三，技術標準方面。思考與練習題名詞：數(shù)字檔案館。n 第二節(jié)n 電子郵件在公務活動中的應用 n一、應用范疇n nn包括起草編輯文件；發(fā)送文件；收文顯示；讀取、檢索文件信息；恢復轉發(fā)文件信息；退文說明；對文件實施有效管理 n二、工作原理n電子郵件的工作過程遵循客戶服務器模式。這里所說的數(shù)字標識即公開密鑰PK和秘密密鑰SK。n 1996年9月在北京召開第十三屆國際檔案大會。n二、1997～2005年——電子文件管理的發(fā)展階段n 從1999年起，國家檔案局開始將電子文件的歸檔管理作為工作重點。n 2004年以來安徽、江蘇、廣西等地已經(jīng)開展了電子文件中心的建設，開始了中觀層次統(tǒng)一管理的步伐。通過對中國期刊網(wǎng)上的搜索，發(fā)現(xiàn)從1997~2005年發(fā)表有關電子文件的文章1384篇，其中2002~2005年處于爆發(fā)期，有917篇，可見這一時期中國檔案研究者對電子文件的理論研究開始重視。對電子文件認識還比較模糊，研究的內(nèi)容主要是圍繞電子文件給實際工作帶來的影響以及由電子文件引起的理論困惑和電子文檔系統(tǒng)設計進行探索，主要借鑒美國和新加坡等國的經(jīng)驗。n 第三節(jié)n 電子公務郵件的性質和特點 n一、電子公務郵件的性質n ，具有行政有效性n ，具有傳遞性 n ，具有流動性 n二、電子公務郵件的特點 n n 第四節(jié)n 電子公務郵件的管理 n一、電子公務郵件管理的難點，文件管理面臨“電子郵件文山”“身份” n二、電子公務郵件管理要則 n（一）社會環(huán)境中的管理準則n n（二）機構環(huán)境中的管理規(guī)則n n n（三）電子公務郵件系統(tǒng)的內(nèi)部環(huán)境管理原則n 、捕獲過程控制n n 、設計過程控制 n 雙語教學詞匯n 數(shù)字簽名digital signaturen 公用密鑰 public key n 私密密鑰privacy key 思考與練習題。如果有新郵件，會自動接收新郵件，并在窗口底部的狀態(tài)欄上顯示“接收新郵件”。n二、電子郵件的應用特性n n 電子郵件與普通郵件、電話的性能比較： n三、電子郵件的種類n（一）根據(jù)郵件生成領域劃分n ：在公務活動中制發(fā)或收到的電子郵件。第三，通過網(wǎng)絡連接不同的數(shù)字檔案館數(shù)字化館藏?！粜畔⑤敵龈袷綐藴?。？ 。如勞動保障制度匯編。信息分類角度有多個，包括職能活動、時間、形成部門、文種、數(shù)據(jù)格式、保管期限。n 電子文件開發(fā)：就是對電子文件信息有序化組織和加工的過程，目的在于為最終用戶提供更合理的信息結構、更多樣化的信息產(chǎn)品。，必須對信息內(nèi)容加密處理。n 一般情況下，使用大型計算機設備的利用者，以提供磁帶或硬磁盤為宜；一般的微型計算機使用者，如果電子文件數(shù)量較小且用于一般用途，可用U盤或軟盤，若是大批量的電子文件，可用只讀光盤或一次寫光盤。？。? 2】做好整理工作：磁盤上標簽寫好后貼上，不能用硬筆在盤上直接書寫、修改，防止劃傷。在保存和傳遞過程中，也會因摩擦、劃傷、彎折等現(xiàn)象而引起磁記錄和光盤記錄的信息損壞；強烈的震動，會影響磁性載體材料中的磁物質內(nèi)部磁分子的排列次序，造成剩磁衰減，破壞已記錄信號。? 做好防塵工作，保持環(huán)境衛(wèi)生。?（二）幾種存儲方式的比較 ?二、電子文件載體保護 ? ? 溫濕度變化導致的物理變化和水解反應可能引起磁性載體黏合層脫落。? 2)日益膨脹的數(shù)據(jù)庫——CDROM光盤鏡像服務? 用戶在網(wǎng)上既可以共享數(shù)據(jù)庫又不占用大量服務器的存儲空間 ? 3)既要進行實時讀取又要保證安全的數(shù)據(jù)——RAID磁盤陣列? RAID（廉價磁盤冗余陣列）將服務器上所有的可用磁盤空間組織成一個超級磁盤，使用戶以快速、準確和安全的方式來讀寫磁盤數(shù)據(jù)。? ? 1)遠程集中式備份方案（硬盤異地鏡像）系統(tǒng)管理員將磁帶機連接在總部中心備份服務器上，通過網(wǎng)絡將總部及地方數(shù)據(jù)備份到這些磁帶機上。一個文件被建立或修改時操作系統(tǒng)設置文件的存檔屬性，表明文件需要備份，備份程序備份過文件后清除存檔屬性（一般是普通備份和增量備份），表明文件已經(jīng)備份。也就是說，正常備份是復制所有要備份的文件，并且在備份后清除所有文檔的“存檔”屬性，這樣在下次備份時，軟件會認為這些文件都還沒有被備份。? 備份類型分為三類：硬件級在機備份、軟件級脫機備份和人工級手工備份.? ? 1）全備份（full backup）:用一盤磁帶對整個系統(tǒng)進行包括系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的完全備份。這套后備系統(tǒng)或者是與現(xiàn)有系統(tǒng)一模一樣，或者是能夠替代現(xiàn)有系統(tǒng)的功能。? ：也叫公鑰技術，1976年美國學者提出的，允許在不安全的媒體上通信雙方交換信息。n “聚集地”，在為機構提供業(yè)務活動的證據(jù)過程中發(fā)揮著至關重要的作用。雙套制的成因大體有兩種情況：一是將生成的電子文件轉換成紙質文件，用以“生效”、“憑證”，履行文件功能有僅僅是用于保存。其具體內(nèi)容主要包括三個方面：、各類檔案保管機構集中管理。n實踐這種方案的國家有澳大利亞、德國、俄羅斯等。n電子文件全程管理的深刻涵義：n （二）前端控制原則指針對電子文件的管理，從文件形成之時甚至形成之前（即電子文件管理系統(tǒng)設計階段）一直到歸檔整個過程給予全盤規(guī)劃，把可能預先設定的管理功能納入系統(tǒng)之中