【正文】 很窄，主要局限于王室范圍內(nèi)。n 促使人們對檔案分類屬性和管理方法的研究。其基本特點(diǎn)：。* 第四階段：電子文件階段。*辦公自動(dòng)化 * 辦公自動(dòng)化（Office Automation,簡稱OA）是指對辦公信息進(jìn)行自動(dòng)操作（如文字處理、文檔管理）的數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)。*（3）發(fā)文管理（4）辦件管理*（5）會(huì)議管理（6）視頻會(huì)議 *（7）領(lǐng)導(dǎo)辦公（8）公共信息欄*（9）電子論壇（10）電子郵件 *（11）自動(dòng)傳真（12）個(gè)人事務(wù)處理*（13）文檔管理（14）系統(tǒng)配置 *（15）個(gè)人工作臺(tái)（16）人事檔案管理 *案例1案例2 *(2)數(shù)碼相機(jī)Digital Camera(DC)，是一種利用電子傳感器把光學(xué)影像轉(zhuǎn)換成電子數(shù)據(jù)的照相機(jī)。*(4)遙感技術(shù)* 遙感是指非接觸的，遠(yuǎn)距離的探測技術(shù)。* 模擬信號(hào)指用連續(xù)變化的物理量表示的信息。這一問題隨著電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展將逐漸得到解決。用戶可以與計(jì)算機(jī)上的“多媒體文件”發(fā)生互動(dòng)，有了更大的參與性和選擇性。作為電子文件管理方法的一句，電子文件形成規(guī)律的研究具有十分重要的意義。（2）我國法律關(guān)于電子文件證據(jù)能力的規(guī)定散見于三大訴訟法之中（3）國際組織關(guān)于電子文件證據(jù)能力的規(guī)定國際商會(huì)、聯(lián)合國國際貿(mào)易法委員會(huì) **（1）電子文件具有證明力的基本條件* * * *(2)保證電子文件證明力的基本措施* 。*電子文件管理中的版權(quán)保護(hù) *（1）對他人版權(quán)的保護(hù)* A：直接與版權(quán)人簽訂著作權(quán)許可使用合同 * B：通過版權(quán)集體管理組織獲得權(quán)利許可 *（2）對自己版權(quán)的保護(hù)* A：對作品采取技術(shù)保護(hù)措施* B：在電子作品中加入版權(quán)管理信息 * C：依法提起訴訟，維護(hù)自身合法權(quán)益*（二）網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子文件管理涉及的版權(quán)問題 *網(wǎng)頁內(nèi)容的版權(quán)問題 *網(wǎng)絡(luò)鏈接的版權(quán)問題* 1）鏈接的分類* 2）鏈接的版權(quán)問題 * ＠電子文件管理與隱私權(quán)保護(hù) *（一）個(gè)人資料與隱私權(quán)法律保護(hù)* 隱私權(quán)：是指個(gè)人信息不被非法獲悉和公開、個(gè)人生活不受外界非法侵?jǐn)_、個(gè)人私事的決定不受干涉的一項(xiàng)獨(dú)立的人格權(quán)。n n 1）應(yīng)納入國家檔案事業(yè)管理體系之中 n 2）要有超前性和預(yù)見性n 3）應(yīng)兼及電子文件和電子檔案兩個(gè)階段，貫徹文檔一體化原則 n n 是指以可靠的文件檔案管理理論及其實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)為基礎(chǔ)，運(yùn)用專業(yè)管理、行政管理和財(cái)務(wù)管理等相關(guān)管理方法與手段，制定電子文件管理目標(biāo)、任務(wù)和實(shí)施方案，保證電子文件管理質(zhì)量，提高電子文件管理效率，為電子文件形成者、用戶和社會(huì)提供服務(wù)。電子文件的完整性包括兩方面的含義：一是作為記錄社會(huì)活動(dòng)真實(shí)面貌的具有有機(jī)聯(lián)系的電子文件及其他形式的相關(guān)文件完整齊全；（對一般文件管理的要求）二是每一份電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)等沒有缺損。因此電子文件管理應(yīng)以提高工作效率為目標(biāo)。n 第三節(jié)n 電子文件的管理模式 n一、機(jī)構(gòu)內(nèi)部電子文件管理模式 n由于職能領(lǐng)域、電子文件種類和內(nèi)容的差異，不同機(jī)構(gòu)電子文件的具體管理模式不盡相同。n ，電子文件理應(yīng)由檔案館集中管理。，由各級(jí)檔案行政管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)一、分級(jí)、分專業(yè)管理。閱讀資料：，趙彥昌，湖北檔案，2007（7）——評特里二、檔案界等的努力與進(jìn)展 n n n三、目前電子文件工作發(fā)展中存在的主要問題 n n nn n 第五節(jié)n 電子文件管理系統(tǒng) n一、電子文件管理系統(tǒng)的含義n宏觀層次的電子文件管理系統(tǒng)（Electronic Records Keeping System），是以保證電子文件的科學(xué)管理和高效利用為目的的技術(shù)設(shè)備、管理、法律、標(biāo)準(zhǔn)、人員等所有相關(guān)因素組成的信息系統(tǒng)。？？第六章電子文件的保護(hù)? 第一節(jié) 電子文件保護(hù)概述 ?一、電子文件保護(hù)的內(nèi)容（一）電子文件內(nèi)容信息的保護(hù) ?（二）電子文件物理載體的保護(hù) ?二、電子文件護(hù)的特點(diǎn)? ? ，難度大 ? 、完整性、有效性? ? ? 第二節(jié) 電子文件內(nèi)容信息保護(hù) ?一、影響電子文件信息安全的因素（一）內(nèi)在因素一是電子文件信息與特定載體的可分離性二是電子文件信息的易操作性 ?（二）外在因素：黑客攻擊、計(jì)算機(jī)病毒、設(shè)備故障和失效、計(jì)算機(jī)操作平臺(tái)漏洞案例：美國Ontrack數(shù)據(jù)恢復(fù)公司一項(xiàng)數(shù)據(jù)丟失原因調(diào)查 數(shù)據(jù)丟失的主要原因與后果 故障種類 故障原因 后果 電源故障 臨時(shí)斷電、電源電壓波動(dòng) 分區(qū)表丟失；數(shù)據(jù)丟失；可能損壞硬件 硬件故障 硬盤劃傷，磁盤變形；硬盤電路部分的元器件損壞；盤體內(nèi)磁頭松動(dòng)或脫落；磁介質(zhì)損毀；芯片和主板故障、存儲(chǔ)器故障等 找不到硬盤；讀寫錯(cuò)誤與數(shù)據(jù)丟失 網(wǎng)絡(luò)故障 連接機(jī)器設(shè)備的線纜受到干擾或物理損傷；網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器接口發(fā)生故障；網(wǎng)絡(luò)布線設(shè)計(jì)不正確 文件損壞；操作阻塞、數(shù)據(jù)丟失；網(wǎng)絡(luò)障礙與數(shù)據(jù)錯(cuò)誤 軟件故障 感染病毒、誤格式化或誤分區(qū)、誤操作；磁盤邏輯鎖（是DOS啟動(dòng)時(shí)的一個(gè)錯(cuò)誤造成的）分區(qū)表被誤刪除或被破壞；磁盤誤格式化、文件被刪除；文件不明原因丟失；文件打不開、亂碼與讀取錯(cuò)誤 系統(tǒng)故障 電路損壞、控制器損壞與系統(tǒng)崩潰 剛讀過的數(shù)據(jù)找不到；電腦停止工作；內(nèi)存中數(shù)據(jù)丟失 邏輯問題 軟件錯(cuò)誤、數(shù)據(jù)文件錯(cuò)誤、容量錯(cuò)誤、軟件被更改及系統(tǒng)錯(cuò)誤 文件錯(cuò)誤、損壞、產(chǎn)生錯(cuò)誤數(shù)據(jù)；產(chǎn)生錯(cuò)誤信息；造成數(shù)據(jù)錯(cuò)誤；數(shù)據(jù)被破壞 人為因素 意外事故、管理員出錯(cuò)或蓄意破壞 數(shù)據(jù)丟失或被破壞 災(zāi)禍 雷電、水和火災(zāi)、風(fēng)暴、工業(yè)事故、恐怖活動(dòng) 存儲(chǔ)介質(zhì)、軟硬件徹底損毀二、電子文件內(nèi)容信息保護(hù)的技術(shù)措施 ?（一）密碼技術(shù) ? 加密技術(shù)：簡單地說就是利用各種技術(shù)手段把數(shù)據(jù)變成亂碼傳送，到達(dá)目的地之后使用對應(yīng)技術(shù)進(jìn)行還原。? 數(shù)字簽名技術(shù)：數(shù)字簽名是一種用一組字符串來代替書寫簽名或印章，起到與書寫簽名或印章的同等法律效用的安全技術(shù)，實(shí)質(zhì)上是公鑰加密算法的一種。⑵硬件備份≠數(shù)據(jù)備份。? 缺點(diǎn)：當(dāng)災(zāi)難發(fā)生時(shí)，恢復(fù)數(shù)據(jù)比較麻煩 ? 3）差備份(differential backup): ? 每次備份的數(shù)據(jù)是相對于上一次全備份之后新增加的和修改過的數(shù)據(jù)。它不將文件標(biāo)記為已經(jīng)備份（換句話說，沒有清除存檔屬性）。這種策略備份數(shù)據(jù)需要較多的時(shí)間，但還原數(shù)據(jù)使用較少的時(shí)間。? 優(yōu)點(diǎn)：只對本地服務(wù)器進(jìn)行備份，對網(wǎng)絡(luò)本身性能要求不是太高，數(shù)據(jù)量大小與磁帶機(jī)存儲(chǔ)容量相適應(yīng)，節(jié)省設(shè)備投資，降低總體成本。分拆提高了吞吐量并且提供了一種冗余的形式，可以保證磁盤陣列中一個(gè)磁盤出現(xiàn)故障時(shí)不影響系統(tǒng)正常工作，這是通過把分散的數(shù)據(jù)編碼到一個(gè)稱為奇偶驅(qū)動(dòng)器的備份驅(qū)動(dòng)器來實(shí)現(xiàn)的。3 ℃、177。? 在電子文件保存和使用中，一定要遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場，確保不受磁場的破壞。有害氣體主要是二氧化硫、硫化氫、二氧化氮和氯氣等，具有酸性和氧化性，在一定條件下，可沉積和吸附在其載體表面，分解出酸性化合物等有害物質(zhì)，腐蝕、破壞載體，致使盤基、帶基老化變質(zhì)，磁粉脫落，還可能產(chǎn)生各種色斑，造成文件信息丟失。是指錄制好信號(hào)的磁帶纏繞在一起時(shí)，某一層的信號(hào)場強(qiáng)感應(yīng)到相鄰層上，從而引起回聲效應(yīng)，導(dǎo)致磁帶在信息回放過程中出現(xiàn)回聲和串雜波干擾等現(xiàn)象。n（一）法律法規(guī)要素（保障要素）n n（二）信息要素（核心、基本要素）n n n 1）信息的總量n 2）信息的完整性 n（三）檢索系統(tǒng)要素（技術(shù)要素）n n（四）用戶要素（智力要素）n n（五）安全防范要素（保障要素）n n n 第二節(jié) n 電子文件利用的方式一、電子文件的非在線利用非在線利用的具體方法：n ：指開辟閱覽室，供利用者直接查閱利用電子文件。C、建立的規(guī)章制度應(yīng)注意有效性與可行性。四、電子文件利用中的障礙心理問題技術(shù)問題資金問題法律問題資源問題 第四節(jié) n 電子文件信息的開發(fā)利用與編研n 全國檔案信息資源開發(fā)利用試點(diǎn)工作由國家檔案局和國務(wù)院信息化工作辦公室于2006年9月共同啟動(dòng)（為期1年），包括省以上檔案館、中央國家機(jī)關(guān)和中央企業(yè)檔案部門（寶鋼、中石化及西安飛機(jī)工業(yè)公司）在內(nèi)的16個(gè)單位作為試點(diǎn)。n 電子文件的分類分為實(shí)體分類和信息分類。如產(chǎn)品介紹、科研成果簡介。n 電子文件編研的特點(diǎn)：n n n 第五節(jié)n 電子文件用戶教育n 電子文件用戶教育：或稱電子文件用戶培訓(xùn)，指檔案機(jī)構(gòu)開展的培養(yǎng)用戶（包括現(xiàn)實(shí)用戶與潛在用戶）的檔案信息意識(shí)，提高用戶利用電子文件能力的教育。二是認(rèn)為數(shù)字檔案館是一種技術(shù)模式，是一個(gè)數(shù)字化的信息系統(tǒng)，是以文件和檔案信息為特定對象的有序的信息空間和開放的信息環(huán)境它可以將分散于不同載體、不同地理位置的信息資源通過網(wǎng)絡(luò)相互連接，向用戶提供方便快捷的在線服務(wù)。第三，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)方面。思考與練習(xí)題名詞：數(shù)字檔案館。n 第二節(jié)n 電子郵件在公務(wù)活動(dòng)中的應(yīng)用 n一、應(yīng)用范疇n nn包括起草編輯文件；發(fā)送文件；收文顯示；讀取、檢索文件信息；恢復(fù)轉(zhuǎn)發(fā)文件信息；退文說明；對文件實(shí)施有效管理 n二、工作原理n電子郵件的工作過程遵循客戶服務(wù)器模式。這里所說的數(shù)字標(biāo)識(shí)即公開密鑰PK和秘密密鑰SK。n 1996年9月在北京召開第十三屆國際檔案大會(huì)。n二、1997～2005年——電子文件管理的發(fā)展階段n 從1999年起，國家檔案局開始將電子文件的歸檔管理作為工作重點(diǎn)。n 2004年以來安徽、江蘇、廣西等地已經(jīng)開展了電子文件中心的建設(shè)，開始了中觀層次統(tǒng)一管理的步伐。通過對中國期刊網(wǎng)上的搜索，發(fā)現(xiàn)從1997~2005年發(fā)表有關(guān)電子文件的文章1384篇，其中2002~2005年處于爆發(fā)期，有917篇，可見這一時(shí)期中國檔案研究者對電子文件的理論研究開始重視。對電子文件認(rèn)識(shí)還比較模糊，研究的內(nèi)容主要是圍繞電子文件給實(shí)際工作帶來的影響以及由電子文件引起的理論困惑和電子文檔系統(tǒng)設(shè)計(jì)進(jìn)行探索，主要借鑒美國和新加坡等國的經(jīng)驗(yàn)。n 第三節(jié)n 電子公務(wù)郵件的性質(zhì)和特點(diǎn) n一、電子公務(wù)郵件的性質(zhì)n ，具有行政有效性n ，具有傳遞性 n ，具有流動(dòng)性 n二、電子公務(wù)郵件的特點(diǎn) n n 第四節(jié)n 電子公務(wù)郵件的管理 n一、電子公務(wù)郵件管理的難點(diǎn)，文件管理面臨“電子郵件文山”“身份” n二、電子公務(wù)郵件管理要?jiǎng)t n（一）社會(huì)環(huán)境中的管理準(zhǔn)則n n（二）機(jī)構(gòu)環(huán)境中的管理規(guī)則n n n（三）電子公務(wù)郵件系統(tǒng)的內(nèi)部環(huán)境管理原則n 、捕獲過程控制n n 、設(shè)計(jì)過程控制 n 雙語教學(xué)詞匯n 數(shù)字簽名digital signaturen 公用密鑰 public key n 私密密鑰privacy key 思考與練習(xí)題。如果有新郵件，會(huì)自動(dòng)接收新郵件，并在窗口底部的狀態(tài)欄上顯示“接收新郵件”。n二、電子郵件的應(yīng)用特性n n 電子郵件與普通郵件、電話的性能比較： n三、電子郵件的種類n（一）根據(jù)郵件生成領(lǐng)域劃分n ：在公務(wù)活動(dòng)中制發(fā)或收到的電子郵件。第三，通過網(wǎng)絡(luò)連接不同的數(shù)字檔案館數(shù)字化館藏。◆信息輸出格式標(biāo)準(zhǔn)。？ 。如勞動(dòng)保障制度匯編。信息分類角度有多個(gè)，包括職能活動(dòng)、時(shí)間、形成部門、文種、數(shù)據(jù)格式、保管期限。n 電子文件開發(fā)：就是對電子文件信息有序化組織和加工的過程，目的在于為最終用戶提供更合理的信息結(jié)構(gòu)、更多樣化的信息產(chǎn)品。，必須對信息內(nèi)容加密處理。n 一般情況下，使用大型計(jì)算機(jī)設(shè)備的利用者，以提供磁帶或硬磁盤為宜；一般的微型計(jì)算機(jī)使用者，如果電子文件數(shù)量較小且用于一般用途，可用U盤或軟盤，若是大批量的電子文件，可用只讀光盤或一次寫光盤。？。? 2】做好整理工作：磁盤上標(biāo)簽寫好后貼上，不能用硬筆在盤上直接書寫、修改，防止劃傷。在保存和傳遞過程中，也會(huì)因摩擦、劃傷、彎折等現(xiàn)象而引起磁記錄和光盤記錄的信息損壞；強(qiáng)烈的震動(dòng)，會(huì)影響磁性載體材料中的磁物質(zhì)內(nèi)部磁分子的排列次序，造成剩磁衰減，破壞已記錄信號(hào)。? 做好防塵工作，保持環(huán)境衛(wèi)生。?（二）幾種存儲(chǔ)方式的比較 ?二、電子文件載體保護(hù) ? ? 溫濕度變化導(dǎo)致的物理變化和水解反應(yīng)可能引起磁性載體黏合層脫落。? 2)日益膨脹的數(shù)據(jù)庫——CDROM光盤鏡像服務(wù)? 用戶在網(wǎng)上既可以共享數(shù)據(jù)庫又不占用大量服務(wù)器的存儲(chǔ)空間 ? 3)既要進(jìn)行實(shí)時(shí)讀取又要保證安全的數(shù)據(jù)——RAID磁盤陣列? RAID（廉價(jià)磁盤冗余陣列）將服務(wù)器上所有的可用磁盤空間組織成一個(gè)超級(jí)磁盤，使用戶以快速、準(zhǔn)確和安全的方式來讀寫磁盤數(shù)據(jù)。? ? 1)遠(yuǎn)程集中式備份方案（硬盤異地鏡像）系統(tǒng)管理員將磁帶機(jī)連接在總部中心備份服務(wù)器上，通過網(wǎng)絡(luò)將總部及地方數(shù)據(jù)備份到這些磁帶機(jī)上。一個(gè)文件被建立或修改時(shí)操作系統(tǒng)設(shè)置文件的存檔屬性，表明文件需要備份，備份程序備份過文件后清除存檔屬性（一般是普通備份和增量備份），表明文件已經(jīng)備份。也就是說，正常備份是復(fù)制所有要備份的文件，并且在備份后清除所有文檔的“存檔”屬性，這樣在下次備份時(shí)，軟件會(huì)認(rèn)為這些文件都還沒有被備份。? 備份類型分為三類：硬件級(jí)在機(jī)備份、軟件級(jí)脫機(jī)備份和人工級(jí)手工備份.? ? 1）全備份（full backup）:用一盤磁帶對整個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行包括系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的完全備份。這套后備系統(tǒng)或者是與現(xiàn)有系統(tǒng)一模一樣，或者是能夠替代現(xiàn)有系統(tǒng)的功能。? ：也叫公鑰技術(shù)，1976年美國學(xué)者提出的，允許在不安全的媒體上通信雙方交換信息。n “聚集地”，在為機(jī)構(gòu)提供業(yè)務(wù)活動(dòng)的證據(jù)過程中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。雙套制的成因大體有兩種情況：一是將生成的電子文件轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件，用以“生效”、“憑證”，履行文件功能有僅僅是用于保存。其具體內(nèi)容主要包括三個(gè)方面：、各類檔案保管機(jī)構(gòu)集中管理。n實(shí)踐這種方案的國家有澳大利亞、德國、俄羅斯等。n電子文件全程管理的深刻涵義：n （二）前端控制原則指針對電子文件的管理，從文件形成之時(shí)甚至形成之前（即電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段）一直到歸檔整個(gè)過程給予全盤規(guī)劃，把可能預(yù)先設(shè)定的管理功能納入系統(tǒng)之中