【正文】 n 2002年，國家檔案局發(fā)布《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》，開通了國家檔案局網(wǎng)站，并在深圳召開了數(shù)字檔案館建設(shè)現(xiàn)場演示會，全國檔案信息化建設(shè)進(jìn)入全面推進(jìn)階段。數(shù)字標(biāo)識的另一個作用是其他人發(fā)送給數(shù)字證書持有者加密郵件。四、數(shù)字檔案館與數(shù)字圖書館的比較（一）數(shù)字檔案館與數(shù)字圖書館的共同點（二）數(shù)字檔案館與數(shù)字圖書館的不同點 第二節(jié)數(shù)字檔案館的建設(shè)一、數(shù)字檔案館的構(gòu)建與運作（一）數(shù)字檔案館構(gòu)建與運作的相關(guān)要素數(shù)字檔案館建設(shè)應(yīng)由以下幾類人才構(gòu)成：◆管理人才◆檔案館工作人員◆技術(shù)人才◆法律人才相關(guān)技術(shù)可歸為五類：◆內(nèi)容的創(chuàng)建與獲取◆存儲和管理◆檢索◆內(nèi)容發(fā)布◆安全控制◆字符內(nèi)部編碼標(biāo)準(zhǔn)。如醫(yī)療事故處置匯集。n一、電子文件開發(fā)的基本內(nèi)容n 開發(fā)利用工作的基本任務(wù)：就是解決文件形成無序和利用有序的矛盾。n 就文件資源而言，適合那些尚未上網(wǎng)或不方便、不適宜、不必要上網(wǎng)的材料，如限制使用的機(jī)密性材料、某些CDROM等。? 因此，要嚴(yán)防強(qiáng)光的影響，不讓室外光線直接照射在磁帶、磁盤上。? ? 灰塵的影響對電子文件載體危害極大，可以造成電子文件載體的物理損傷、化學(xué)損傷和生物損傷。? 3)網(wǎng)絡(luò)備份自動化解決方案 ? 是一種理想的備份方案，能夠提供無人值守的自動化備份，無需網(wǎng)絡(luò)管理員進(jìn)行任何干涉。在備份完畢后，差異備份并不會清除這類文件的“存檔”屬性，這樣的話，在下次運行差異備份的時候，只要在此期間上次差異備份的文件沒有被更改，則它們還會包含在備份集中，將被再次備份。⑶備份≠數(shù)據(jù)文件的備份。? 對稱加密技術(shù)和非對稱加密技術(shù)? ：也稱私鑰技術(shù)，使用單個密鑰對數(shù)據(jù)進(jìn)行加密或解密，計算量小、加密效率高。將電子文件和紙質(zhì)文件分別集中保管于信息技術(shù)部門和檔案部門，紙質(zhì)文件獲得“檔案”身份，電子文件則成為“資料”。三、國家電子文件管理體制n集中統(tǒng)一的檔案管理體制。具體目標(biāo)：，即拓寬利用范圍，對相關(guān)內(nèi)容深度整理和挖掘，在第一時間實時提供利用，保護(hù)信息安全n三、電子文件管理的基本原則n為了在復(fù)雜多樣的電子文件生成、運行環(huán)境中選擇和實施有效的管理，全面實現(xiàn)其管理目標(biāo)，必須遵循一定的管理原則。n 如2006年頒布的《檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》其中之一是：進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案信息資源共享。* 。*（六）文件形成與更改的可操作性 *1.“隨心所欲”的文件制作與利用 *電子文件的可操作性有時會表現(xiàn)為可變性。*數(shù)字信號是人為地抽象出來的在時間上不連續(xù)的信號，如一系列斷續(xù)變化的電壓脈沖、光脈沖等。并綜合運用現(xiàn)代管理技術(shù)、制造技術(shù)、信息技術(shù)、自動化技術(shù)、系統(tǒng)工程技術(shù)。* 第二階段：輔助性電子文件階段。，可以是磁性載體，也可以是光學(xué)性載體。第五，手抄時期，檔案作為原始文獻(xiàn)始終占據(jù)書面信息記錄的主導(dǎo)地位。同樣也沒有任何物質(zhì)工具參與信息的存儲與傳遞過程。記錄手段也具有單一性。n 促使人們具有了專業(yè)的檔案架閣庫的概念。*（一）直接生成* 是指文件初次形成即直接在各種數(shù)字技術(shù)環(huán)境中以數(shù)字形態(tài)產(chǎn)生，或通過各種數(shù)字技術(shù)設(shè)備直接對各種事物的特征、聲音和圖像等多媒體信息接收、采集而成。* PDM（Product Data Management）產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理* PDM是一門用來管理所有與產(chǎn)品相關(guān)信息（包括零件信息、配置、文檔、CAD文件、結(jié)構(gòu)、權(quán)限信息等）和所有與產(chǎn)品相關(guān)過程（包括過程定義和管理）的技術(shù)。二是計算機(jī)系統(tǒng)的不兼容問題。*二、電子文件的作用*（一）可以改變辦公方式、提高辦公效率*（二）有利于文檔一體化的實現(xiàn) *(三)可以充分發(fā)揮信息資源共享的優(yōu)勢*(四)電子文件能集成多元化信息 * 第四節(jié)電子文件的形成規(guī)律和生命周期 *一、電子文件形成規(guī)律* 指電子文件從制作到生成的過程中所表現(xiàn)出來的種種內(nèi)在規(guī)律性。* ⑤攝制權(quán)：以攝制電影或者類似攝制電影的方法將作品固定在載體上的權(quán)利。n保證電子文件真實性困難的原因： n一是電子文件信息的易更改性； n二是電子文件信息的軟硬件依賴性 閱讀資料：【加】露西安娜?杜蘭蒂《如何長期保證電子文件的真實性？》中國檔案，2000（3）（二）電子文件的完整性是指電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)等沒有缺損。（三）動態(tài)管理原則是指對電子文件全程加以監(jiān)控，以動態(tài)適應(yīng)性管理措施實時應(yīng)對電子文件生成、運轉(zhuǎn)、利用過程中發(fā)生的變化和對管理工作提出的新要求，以保證管理目標(biāo)的實現(xiàn)。（3）文檔一體化的問題。由于國內(nèi)相關(guān)的部門與行業(yè)為了與其接軌，在電子文件工作上，發(fā)展步伐快于其他行業(yè)。? 主要有：網(wǎng)絡(luò)級防火墻應(yīng)用級防火墻監(jiān)測型防火墻 ?（三）數(shù)字簽名技術(shù)對于接收的電子文件要驗證信息的真實性、完整性，以確定文件的制作者和法律價值。? 優(yōu)點：沒有重復(fù)的備份數(shù)據(jù)，節(jié)省磁盤空間，縮短了備份時間。如果在星期五數(shù)據(jù)被破壞了，則你只需要還原星期一完全的備份和星期四的差異備份。數(shù)據(jù)分拆可在位級或扇區(qū)級進(jìn)行，一個扇區(qū)是一個磁盤數(shù)據(jù)塊。當(dāng)強(qiáng)磁場與磁記錄距離很近時，就會改變其磁道的磁化方向，破壞磁粉按錄入的信號排列，改變原有磁記錄的狀態(tài)，從而導(dǎo)致信息丟失。? 復(fù)印效應(yīng)是磁帶記錄的一種特有現(xiàn)象。B、在電子文件存儲載體的使用上，要確定其使用控制程度。n 分類是文件信息組織的重要內(nèi)容。n n 政策法規(guī)型：十一屆三中全會以來政策匯編、農(nóng)田基本建設(shè)規(guī)劃選編n 管理型：某廠基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編n 技術(shù)型： ⅹⅹ技術(shù)要覽 n 產(chǎn)品型： 某產(chǎn)品零部件手冊、設(shè)備使用手冊 n 市場型：產(chǎn)品營銷指南、市場動態(tài)分析n 史料型：年鑒、史料n 文化型： ⅹⅹ專題片、城市老照片選集 n六、電子文件的編研n 電子文件的編研：指根據(jù)客觀需要，對文件內(nèi)容進(jìn)行分析研究，按照一定的題目，將相關(guān)文件信息加工、編輯成各種形式的電子文件編研成品的業(yè)務(wù)工作。第二，數(shù)字信息資源建設(shè)方面。n（二）根據(jù)郵件內(nèi)容劃分（以公務(wù)活動為例）n ：如發(fā)布業(yè)務(wù)規(guī)章的郵件n ：如發(fā)送打掃衛(wèi)生的通知 n（三）根據(jù)編碼形式劃分n n四、電子郵件的功能nn發(fā)揮第一作用時，電子郵件被視為電子信息；發(fā)揮第二作用時，電子郵件實際上是指電子郵件系統(tǒng)。n 我國20多年來電子文件管理的實踐探索與理論研究大致可分為四個階段： n一、1988～1996年——電子文件開始產(chǎn)生和電子文件管理起步的階段n 1994年，中國作為第71個國家級網(wǎng)加入Internet，隨后中國政府實施了“金橋”、“金卡”、“金關(guān)”等信息網(wǎng)絡(luò)工程。n2009年6月和2010年4月，中國人民大學(xué)先后組織了“電子文件管理國家戰(zhàn)略”和“電子文件國際前沿管理成果”國際學(xué)術(shù)研討會。相關(guān)的研究人員除了檔案界外，還有圖書館、計算機(jī)等領(lǐng)域的人員。新郵件接收完成后，狀態(tài)欄上會顯示用戶有幾封新郵件。第四，將本館傳統(tǒng)檔案信息數(shù)字化。n二、電子文件信息開發(fā)的方式n ，面向最終用戶直接提供服務(wù)即機(jī)構(gòu)和各類檔案館直接為最終用戶提供信息產(chǎn)品和服務(wù)的方式，具體服務(wù)項目把包括建設(shè)檢索系統(tǒng)，提供各種檢索服務(wù)。，并進(jìn)行相關(guān)的記錄。第七章 電子文件的利用 n 第一節(jié)n 電子文件利用概述 n一、電子文件利用的含義n 電子文件的利用：采用多種有效的方式、方法，將電子文件的信息以適當(dāng)?shù)姆绞郊皶r、準(zhǔn)確地提供給最終用戶，滿足用戶的利用需求。? 做好減震防沖工作。長期放置在高溫下，會使磁性載體和光盤變形；長期處于低溫中，會使電子文件載體變脆易裂；相對濕度過大，會使磁性載體記錄的信息丟失甚至材料變質(zhì)，永遠(yuǎn)失去使用價值；相對濕度過低。? 優(yōu)點：備份和災(zāi)難恢復(fù)工作由中心系統(tǒng)管理員完成，減少地方人員介入，降低人為錯誤發(fā)生概率，提高備份數(shù)據(jù)可靠性。? ，僅備份自上次正?；蛟隽總浞菀詠韯?chuàng)建或更改的文件，并且將這些文件標(biāo)記為已經(jīng)備份。備份是一種數(shù)據(jù)安全策略。n三、電子文件管理系統(tǒng)的特點n n 、背景信息和結(jié)構(gòu)等構(gòu)成 n n n n四、電子文件管理系統(tǒng)的功能需求基本功能：n n 拓展功能： n五、電子文件管理系統(tǒng)的開發(fā)過程n n n 、評價階段 n 電子文件管理系統(tǒng)示例——中百網(wǎng)絡(luò)辦公自動化系統(tǒng) 閱讀資料：《電子文件管理通用需求——MoReq》檔案學(xué)通訊，2003（6）（Public Record Office:Functional Requirement for Electronic Records Management Systems）.作業(yè): 查閱國內(nèi)外電子文件網(wǎng)絡(luò)檢索系統(tǒng)的情況并給與分析。n四、機(jī)構(gòu)內(nèi)部電子文件的管理體制n（一）機(jī)構(gòu)內(nèi)部電子文件管理的組織體制由于電子文件產(chǎn)生時間較短，目前社會上對“電子文件保管者”問題還沒有形成統(tǒng)一的明確的認(rèn)識和規(guī)定。n是指將具有永久價值的電子文件傳送到檔案館集中保存，即對電子文件實體和信息實行雙重控制。人員persons 利用文件開展工作的人或團(tuán)體檔案鏈 archival bond 同一業(yè)務(wù)活動所形成的所有文件之間的聯(lián)系 背景context 文件產(chǎn)生的司法、行政、業(yè)務(wù)活動以及技術(shù)環(huán)境等（三）電子文件的有效性是指電子文件應(yīng)具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可讀性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。，談?wù)剬ξ募B續(xù)體理論的認(rèn)識。* A：傳聞證據(jù)排除規(guī)則* 英美法系國家所確立的一項證據(jù)規(guī)則，是指傳聞證據(jù)不具有證據(jù)可采性，在法院審判中不能作為證據(jù)使用* B：最佳證據(jù)規(guī)則 * 英美法系國家的一條重要證據(jù)規(guī)則，指只有文書的原件才能作為證明文件內(nèi)容的證據(jù)被采納。把一個檔案館的全部檔案、一個機(jī)關(guān)的去文件放在一張光盤里，已不再是神話。*(6)衛(wèi)星系統(tǒng)* 人造衛(wèi)星通常指環(huán)繞地球飛行的無人航天器。生成的電子文件包括在設(shè)計、維護(hù)、監(jiān)控過程中的各類記錄。* 歷史上記錄方式的變革大約經(jīng)歷了四個階段： * 第一階段：原始材料的直接利用階段?？傊?，印刷術(shù)發(fā)明之后，檔案的憑證價值是其價值的主要方面，其情報（參考）價值是次要方面。手抄檔案效率低、規(guī)模小、成本高。第一篇：電子文件管理講稿修改版緒論n ★課程的性質(zhì)、目的和任務(wù) n 性質(zhì)：必修的重要專業(yè)課程。n(1)概況：在文字產(chǎn)生之后、印刷術(shù)產(chǎn)生之前（公元前3000年至約公元1045年），檔案文獻(xiàn)記錄經(jīng)歷了一個手抄時期。其次，在紙張時代，檔案扮演的社會角色主要是社會記憶、國家與社會管理工具的角色。五、電子文件管理學(xué)的學(xué)科性質(zhì)電子文件管理學(xué)是檔案學(xué)的一門分支學(xué)科電子文件管理學(xué)是一門綜合性學(xué)科電子文件管理學(xué)屬于應(yīng)用學(xué)科，具有較強(qiáng)的實踐性六、電子文件管理學(xué)的研究方法馬克思主義唯物辯證法是電子文件管理學(xué)研究的方法論準(zhǔn)則繼承與創(chuàng)新相結(jié)合的方法吸收、借鑒科學(xué)研究的一般方法引進(jìn)移植的方法 n 思考與練習(xí)題：：檔案技術(shù)工具 第一章 電子文件概述第一節(jié) 電子文件的形成*一、無紙時代的歷史必然性 *“無紙時代”的概念 *“無紙時代”到來的必然性依據(jù)*“無紙時代”到來是一個過程，并需要有一個 判斷標(biāo)準(zhǔn)* 無紙時代：是指在我們的現(xiàn)實工作與生活中，紙張已不再是我們的書寫工具，取而代之的是計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、磁載體和光載體等基本工具。* 一般OA系統(tǒng)的基本模塊 *（1）工作流處理*利用計算機(jī)技術(shù)將手工作業(yè)程序計算機(jī)化，包括系統(tǒng)設(shè)備、工作流程設(shè)計、工作流監(jiān)控。*（5）地理信息系統(tǒng)（Geographic Information System, 簡稱 GIS）*地理信息系統(tǒng)廣泛應(yīng)用于資源調(diào)查、環(huán)境評估、災(zāi)害預(yù)測、國土管理、城市規(guī)劃、郵電通訊、交通運輸、軍事公安、水利電力、公共設(shè)施管理、農(nóng)林牧業(yè)、統(tǒng)計、商業(yè)金融等幾乎所有領(lǐng)域。而且，隨著計算機(jī)技術(shù)的不斷進(jìn)步，電子介質(zhì)的存儲密度還在以難以想象的高速度繼續(xù)加大。*（1）世界各國關(guān)于電子文件證據(jù)能力的規(guī)定 * ①證據(jù)規(guī)則模式* 一般不具體規(guī)定哪種形式的證據(jù)資料可以為法律所接受，而是靠確立一系列的證據(jù)規(guī)則來確定證據(jù)的可采性。？ ？ “無紙時代”？？如何理解電子文件的基本特征？ 、結(jié)構(gòu)和背景信息組成的？結(jié)合具體類型電子文件進(jìn)行分析？ ？請結(jié)合個人實際談一談。智力格式指表示文件生成活動、文件編制及管理背景的所有屬性 活動action 簽發(fā)文件的活動等，即以文件為手段，創(chuàng)建、維護(hù)、改變、結(jié)束某項工作的行為。n實踐這種方案的國家有澳大利亞、德國、俄羅斯等。n “聚集地”，在為機(jī)構(gòu)提供業(yè)務(wù)活動的證據(jù)過程中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。這套后備系統(tǒng)或者是與現(xiàn)有系統(tǒng)一模一樣，或者是能夠替代現(xiàn)有系統(tǒng)的功能。也就是說，正常備份是復(fù)制所有要備份的文件，并且在備份后清除所有文檔的“存檔”屬性，這樣在下次備份時，軟件會認(rèn)為這些文件都還沒有被備份。? ? 1)遠(yuǎn)程集中式備份方案（硬盤異地鏡像）系統(tǒng)管理員將磁帶機(jī)連接在總部中心備份服務(wù)器上，通過網(wǎng)絡(luò)將總部及地方數(shù)據(jù)備份到這些磁帶機(jī)上。?（二）幾種存儲方式的比較 ?二、電子文件載體保護(hù) ? ? 溫濕度變化導(dǎo)致的物理變化和水解反應(yīng)可能引起磁性載體黏合層脫落。在保存和傳遞過程中，也會因摩擦、劃傷、彎折等現(xiàn)象而引起磁記錄和光盤記錄的信息損壞；強(qiáng)烈的震動，會影響磁性載體材料中的磁物質(zhì)內(nèi)部磁分子的排列次序，造成剩磁衰減，破壞已記錄信號。？。，必須對信息內(nèi)容加密處理。信息分類角度有多個，包括職能活動、時間、形成部門、文種、數(shù)據(jù)格式、保管期限。？ 。第三，通過網(wǎng)絡(luò)連接不同的數(shù)字檔案館數(shù)字化館藏。如果有新郵件，會自動接收新郵件，并在窗口底部的狀態(tài)欄上顯示“接收新郵件”。對電子文件認(rèn)識還比較模糊，研究的內(nèi)容主要是圍繞電子文件給實際工作帶來的影響以及由電子文件引起的理論困惑和電子文檔系統(tǒng)設(shè)計進(jìn)行探索，主要借鑒美國