【正文】 n 2002年，國(guó)家檔案局發(fā)布《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，開(kāi)通了國(guó)家檔案局網(wǎng)站，并在深圳召開(kāi)了數(shù)字檔案館建設(shè)現(xiàn)場(chǎng)演示會(huì)，全國(guó)檔案信息化建設(shè)進(jìn)入全面推進(jìn)階段。數(shù)字標(biāo)識(shí)的另一個(gè)作用是其他人發(fā)送給數(shù)字證書(shū)持有者加密郵件。四、數(shù)字檔案館與數(shù)字圖書(shū)館的比較（一）數(shù)字檔案館與數(shù)字圖書(shū)館的共同點(diǎn)（二）數(shù)字檔案館與數(shù)字圖書(shū)館的不同點(diǎn) 第二節(jié)數(shù)字檔案館的建設(shè)一、數(shù)字檔案館的構(gòu)建與運(yùn)作（一）數(shù)字檔案館構(gòu)建與運(yùn)作的相關(guān)要素?cái)?shù)字檔案館建設(shè)應(yīng)由以下幾類(lèi)人才構(gòu)成：◆管理人才◆檔案館工作人員◆技術(shù)人才◆法律人才相關(guān)技術(shù)可歸為五類(lèi)：◆內(nèi)容的創(chuàng)建與獲取◆存儲(chǔ)和管理◆檢索◆內(nèi)容發(fā)布◆安全控制◆字符內(nèi)部編碼標(biāo)準(zhǔn)。如醫(yī)療事故處置匯集。n一、電子文件開(kāi)發(fā)的基本內(nèi)容n 開(kāi)發(fā)利用工作的基本任務(wù)：就是解決文件形成無(wú)序和利用有序的矛盾。n 就文件資源而言，適合那些尚未上網(wǎng)或不方便、不適宜、不必要上網(wǎng)的材料，如限制使用的機(jī)密性材料、某些CDROM等。? 因此，要嚴(yán)防強(qiáng)光的影響，不讓室外光線直接照射在磁帶、磁盤(pán)上。? ? 灰塵的影響對(duì)電子文件載體危害極大，可以造成電子文件載體的物理?yè)p傷、化學(xué)損傷和生物損傷。? 3)網(wǎng)絡(luò)備份自動(dòng)化解決方案 ? 是一種理想的備份方案，能夠提供無(wú)人值守的自動(dòng)化備份，無(wú)需網(wǎng)絡(luò)管理員進(jìn)行任何干涉。在備份完畢后，差異備份并不會(huì)清除這類(lèi)文件的“存檔”屬性，這樣的話，在下次運(yùn)行差異備份的時(shí)候，只要在此期間上次差異備份的文件沒(méi)有被更改，則它們還會(huì)包含在備份集中，將被再次備份。⑶備份≠數(shù)據(jù)文件的備份。? 對(duì)稱(chēng)加密技術(shù)和非對(duì)稱(chēng)加密技術(shù)? ：也稱(chēng)私鑰技術(shù)，使用單個(gè)密鑰對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行加密或解密，計(jì)算量小、加密效率高。將電子文件和紙質(zhì)文件分別集中保管于信息技術(shù)部門(mén)和檔案部門(mén)，紙質(zhì)文件獲得“檔案”身份，電子文件則成為“資料”。三、國(guó)家電子文件管理體制n集中統(tǒng)一的檔案管理體制。具體目標(biāo)：，即拓寬利用范圍，對(duì)相關(guān)內(nèi)容深度整理和挖掘，在第一時(shí)間實(shí)時(shí)提供利用，保護(hù)信息安全n三、電子文件管理的基本原則n為了在復(fù)雜多樣的電子文件生成、運(yùn)行環(huán)境中選擇和實(shí)施有效的管理，全面實(shí)現(xiàn)其管理目標(biāo)，必須遵循一定的管理原則。n 如2006年頒布的《檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》其中之一是：進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案信息資源共享。* 。*（六）文件形成與更改的可操作性 *1.“隨心所欲”的文件制作與利用 *電子文件的可操作性有時(shí)會(huì)表現(xiàn)為可變性。*數(shù)字信號(hào)是人為地抽象出來(lái)的在時(shí)間上不連續(xù)的信號(hào)，如一系列斷續(xù)變化的電壓脈沖、光脈沖等。并綜合運(yùn)用現(xiàn)代管理技術(shù)、制造技術(shù)、信息技術(shù)、自動(dòng)化技術(shù)、系統(tǒng)工程技術(shù)。* 第二階段：輔助性電子文件階段。，可以是磁性載體，也可以是光學(xué)性載體。第五，手抄時(shí)期，檔案作為原始文獻(xiàn)始終占據(jù)書(shū)面信息記錄的主導(dǎo)地位。同樣也沒(méi)有任何物質(zhì)工具參與信息的存儲(chǔ)與傳遞過(guò)程。記錄手段也具有單一性。n 促使人們具有了專(zhuān)業(yè)的檔案架閣庫(kù)的概念。*（一）直接生成* 是指文件初次形成即直接在各種數(shù)字技術(shù)環(huán)境中以數(shù)字形態(tài)產(chǎn)生，或通過(guò)各種數(shù)字技術(shù)設(shè)備直接對(duì)各種事物的特征、聲音和圖像等多媒體信息接收、采集而成。* PDM（Product Data Management）產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理* PDM是一門(mén)用來(lái)管理所有與產(chǎn)品相關(guān)信息（包括零件信息、配置、文檔、CAD文件、結(jié)構(gòu)、權(quán)限信息等）和所有與產(chǎn)品相關(guān)過(guò)程（包括過(guò)程定義和管理）的技術(shù)。二是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的不兼容問(wèn)題。*二、電子文件的作用*（一）可以改變辦公方式、提高辦公效率*（二）有利于文檔一體化的實(shí)現(xiàn) *(三)可以充分發(fā)揮信息資源共享的優(yōu)勢(shì)*(四)電子文件能集成多元化信息 * 第四節(jié)電子文件的形成規(guī)律和生命周期 *一、電子文件形成規(guī)律* 指電子文件從制作到生成的過(guò)程中所表現(xiàn)出來(lái)的種種內(nèi)在規(guī)律性。* ⑤攝制權(quán)：以攝制電影或者類(lèi)似攝制電影的方法將作品固定在載體上的權(quán)利。n保證電子文件真實(shí)性困難的原因： n一是電子文件信息的易更改性； n二是電子文件信息的軟硬件依賴(lài)性 閱讀資料：【加】露西安娜?杜蘭蒂《如何長(zhǎng)期保證電子文件的真實(shí)性？》中國(guó)檔案，2000（3）（二）電子文件的完整性是指電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)等沒(méi)有缺損。（三）動(dòng)態(tài)管理原則是指對(duì)電子文件全程加以監(jiān)控，以動(dòng)態(tài)適應(yīng)性管理措施實(shí)時(shí)應(yīng)對(duì)電子文件生成、運(yùn)轉(zhuǎn)、利用過(guò)程中發(fā)生的變化和對(duì)管理工作提出的新要求，以保證管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。（3）文檔一體化的問(wèn)題。由于國(guó)內(nèi)相關(guān)的部門(mén)與行業(yè)為了與其接軌，在電子文件工作上，發(fā)展步伐快于其他行業(yè)。? 主要有：網(wǎng)絡(luò)級(jí)防火墻應(yīng)用級(jí)防火墻監(jiān)測(cè)型防火墻 ?（三）數(shù)字簽名技術(shù)對(duì)于接收的電子文件要驗(yàn)證信息的真實(shí)性、完整性，以確定文件的制作者和法律價(jià)值。? 優(yōu)點(diǎn)：沒(méi)有重復(fù)的備份數(shù)據(jù)，節(jié)省磁盤(pán)空間，縮短了備份時(shí)間。如果在星期五數(shù)據(jù)被破壞了，則你只需要還原星期一完全的備份和星期四的差異備份。數(shù)據(jù)分拆可在位級(jí)或扇區(qū)級(jí)進(jìn)行，一個(gè)扇區(qū)是一個(gè)磁盤(pán)數(shù)據(jù)塊。當(dāng)強(qiáng)磁場(chǎng)與磁記錄距離很近時(shí)，就會(huì)改變其磁道的磁化方向，破壞磁粉按錄入的信號(hào)排列，改變?cè)写庞涗浀臓顟B(tài)，從而導(dǎo)致信息丟失。? 復(fù)印效應(yīng)是磁帶記錄的一種特有現(xiàn)象。B、在電子文件存儲(chǔ)載體的使用上，要確定其使用控制程度。n 分類(lèi)是文件信息組織的重要內(nèi)容。n n 政策法規(guī)型：十一屆三中全會(huì)以來(lái)政策匯編、農(nóng)田基本建設(shè)規(guī)劃選編n 管理型：某廠基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編n 技術(shù)型： ⅹⅹ技術(shù)要覽 n 產(chǎn)品型： 某產(chǎn)品零部件手冊(cè)、設(shè)備使用手冊(cè) n 市場(chǎng)型：產(chǎn)品營(yíng)銷(xiāo)指南、市場(chǎng)動(dòng)態(tài)分析n 史料型：年鑒、史料n 文化型： ⅹⅹ專(zhuān)題片、城市老照片選集 n六、電子文件的編研n 電子文件的編研：指根據(jù)客觀需要，對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行分析研究，按照一定的題目，將相關(guān)文件信息加工、編輯成各種形式的電子文件編研成品的業(yè)務(wù)工作。第二，數(shù)字信息資源建設(shè)方面。n（二）根據(jù)郵件內(nèi)容劃分（以公務(wù)活動(dòng)為例）n ：如發(fā)布業(yè)務(wù)規(guī)章的郵件n ：如發(fā)送打掃衛(wèi)生的通知 n（三）根據(jù)編碼形式劃分n n四、電子郵件的功能nn發(fā)揮第一作用時(shí)，電子郵件被視為電子信息；發(fā)揮第二作用時(shí)，電子郵件實(shí)際上是指電子郵件系統(tǒng)。n 我國(guó)20多年來(lái)電子文件管理的實(shí)踐探索與理論研究大致可分為四個(gè)階段： n一、1988～1996年——電子文件開(kāi)始產(chǎn)生和電子文件管理起步的階段n 1994年，中國(guó)作為第71個(gè)國(guó)家級(jí)網(wǎng)加入Internet，隨后中國(guó)政府實(shí)施了“金橋”、“金卡”、“金關(guān)”等信息網(wǎng)絡(luò)工程。n2009年6月和2010年4月，中國(guó)人民大學(xué)先后組織了“電子文件管理國(guó)家戰(zhàn)略”和“電子文件國(guó)際前沿管理成果”國(guó)際學(xué)術(shù)研討會(huì)。相關(guān)的研究人員除了檔案界外，還有圖書(shū)館、計(jì)算機(jī)等領(lǐng)域的人員。新郵件接收完成后，狀態(tài)欄上會(huì)顯示用戶(hù)有幾封新郵件。第四，將本館傳統(tǒng)檔案信息數(shù)字化。n二、電子文件信息開(kāi)發(fā)的方式n ，面向最終用戶(hù)直接提供服務(wù)即機(jī)構(gòu)和各類(lèi)檔案館直接為最終用戶(hù)提供信息產(chǎn)品和服務(wù)的方式，具體服務(wù)項(xiàng)目把包括建設(shè)檢索系統(tǒng)，提供各種檢索服務(wù)。，并進(jìn)行相關(guān)的記錄。第七章 電子文件的利用 n 第一節(jié)n 電子文件利用概述 n一、電子文件利用的含義n 電子文件的利用：采用多種有效的方式、方法，將電子文件的信息以適當(dāng)?shù)姆绞郊皶r(shí)、準(zhǔn)確地提供給最終用戶(hù)，滿(mǎn)足用戶(hù)的利用需求。? 做好減震防沖工作。長(zhǎng)期放置在高溫下，會(huì)使磁性載體和光盤(pán)變形；長(zhǎng)期處于低溫中，會(huì)使電子文件載體變脆易裂；相對(duì)濕度過(guò)大，會(huì)使磁性載體記錄的信息丟失甚至材料變質(zhì)，永遠(yuǎn)失去使用價(jià)值；相對(duì)濕度過(guò)低。? 優(yōu)點(diǎn)：備份和災(zāi)難恢復(fù)工作由中心系統(tǒng)管理員完成，減少地方人員介入，降低人為錯(cuò)誤發(fā)生概率，提高備份數(shù)據(jù)可靠性。? ，僅備份自上次正?；蛟隽總浞菀詠?lái)創(chuàng)建或更改的文件，并且將這些文件標(biāo)記為已經(jīng)備份。備份是一種數(shù)據(jù)安全策略。n三、電子文件管理系統(tǒng)的特點(diǎn)n n 、背景信息和結(jié)構(gòu)等構(gòu)成 n n n n四、電子文件管理系統(tǒng)的功能需求基本功能：n n 拓展功能： n五、電子文件管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)過(guò)程n n n 、評(píng)價(jià)階段 n 電子文件管理系統(tǒng)示例——中百網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng) 閱讀資料：《電子文件管理通用需求——MoReq》檔案學(xué)通訊，2003（6）（Public Record Office:Functional Requirement for Electronic Records Management Systems）.作業(yè): 查閱國(guó)內(nèi)外電子文件網(wǎng)絡(luò)檢索系統(tǒng)的情況并給與分析。n四、機(jī)構(gòu)內(nèi)部電子文件的管理體制n（一）機(jī)構(gòu)內(nèi)部電子文件管理的組織體制由于電子文件產(chǎn)生時(shí)間較短，目前社會(huì)上對(duì)“電子文件保管者”問(wèn)題還沒(méi)有形成統(tǒng)一的明確的認(rèn)識(shí)和規(guī)定。n是指將具有永久價(jià)值的電子文件傳送到檔案館集中保存，即對(duì)電子文件實(shí)體和信息實(shí)行雙重控制。人員persons 利用文件開(kāi)展工作的人或團(tuán)體檔案鏈 archival bond 同一業(yè)務(wù)活動(dòng)所形成的所有文件之間的聯(lián)系 背景context 文件產(chǎn)生的司法、行政、業(yè)務(wù)活動(dòng)以及技術(shù)環(huán)境等（三）電子文件的有效性是指電子文件應(yīng)具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可讀性、存儲(chǔ)系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。，談?wù)剬?duì)文件連續(xù)體理論的認(rèn)識(shí)。* A：傳聞證據(jù)排除規(guī)則* 英美法系國(guó)家所確立的一項(xiàng)證據(jù)規(guī)則，是指?jìng)髀勛C據(jù)不具有證據(jù)可采性，在法院審判中不能作為證據(jù)使用* B：最佳證據(jù)規(guī)則 * 英美法系國(guó)家的一條重要證據(jù)規(guī)則，指只有文書(shū)的原件才能作為證明文件內(nèi)容的證據(jù)被采納。把一個(gè)檔案館的全部檔案、一個(gè)機(jī)關(guān)的去文件放在一張光盤(pán)里，已不再是神話。*(6)衛(wèi)星系統(tǒng)* 人造衛(wèi)星通常指環(huán)繞地球飛行的無(wú)人航天器。生成的電子文件包括在設(shè)計(jì)、維護(hù)、監(jiān)控過(guò)程中的各類(lèi)記錄。* 歷史上記錄方式的變革大約經(jīng)歷了四個(gè)階段： * 第一階段：原始材料的直接利用階段。總之，印刷術(shù)發(fā)明之后，檔案的憑證價(jià)值是其價(jià)值的主要方面，其情報(bào)（參考）價(jià)值是次要方面。手抄檔案效率低、規(guī)模小、成本高。第一篇：電子文件管理講稿修改版緒論n ★課程的性質(zhì)、目的和任務(wù) n 性質(zhì)：必修的重要專(zhuān)業(yè)課程。n(1)概況：在文字產(chǎn)生之后、印刷術(shù)產(chǎn)生之前（公元前3000年至約公元1045年），檔案文獻(xiàn)記錄經(jīng)歷了一個(gè)手抄時(shí)期。其次，在紙張時(shí)代，檔案扮演的社會(huì)角色主要是社會(huì)記憶、國(guó)家與社會(huì)管理工具的角色。五、電子文件管理學(xué)的學(xué)科性質(zhì)電子文件管理學(xué)是檔案學(xué)的一門(mén)分支學(xué)科電子文件管理學(xué)是一門(mén)綜合性學(xué)科電子文件管理學(xué)屬于應(yīng)用學(xué)科，具有較強(qiáng)的實(shí)踐性六、電子文件管理學(xué)的研究方法馬克思主義唯物辯證法是電子文件管理學(xué)研究的方法論準(zhǔn)則繼承與創(chuàng)新相結(jié)合的方法吸收、借鑒科學(xué)研究的一般方法引進(jìn)移植的方法 n 思考與練習(xí)題：：檔案技術(shù)工具 第一章 電子文件概述第一節(jié) 電子文件的形成*一、無(wú)紙時(shí)代的歷史必然性 *“無(wú)紙時(shí)代”的概念 *“無(wú)紙時(shí)代”到來(lái)的必然性依據(jù)*“無(wú)紙時(shí)代”到來(lái)是一個(gè)過(guò)程，并需要有一個(gè) 判斷標(biāo)準(zhǔn)* 無(wú)紙時(shí)代：是指在我們的現(xiàn)實(shí)工作與生活中，紙張已不再是我們的書(shū)寫(xiě)工具，取而代之的是計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、磁載體和光載體等基本工具。* 一般OA系統(tǒng)的基本模塊 *（1）工作流處理*利用計(jì)算機(jī)技術(shù)將手工作業(yè)程序計(jì)算機(jī)化，包括系統(tǒng)設(shè)備、工作流程設(shè)計(jì)、工作流監(jiān)控。*（5）地理信息系統(tǒng)（Geographic Information System, 簡(jiǎn)稱(chēng) GIS）*地理信息系統(tǒng)廣泛應(yīng)用于資源調(diào)查、環(huán)境評(píng)估、災(zāi)害預(yù)測(cè)、國(guó)土管理、城市規(guī)劃、郵電通訊、交通運(yùn)輸、軍事公安、水利電力、公共設(shè)施管理、農(nóng)林牧業(yè)、統(tǒng)計(jì)、商業(yè)金融等幾乎所有領(lǐng)域。而且，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷進(jìn)步，電子介質(zhì)的存儲(chǔ)密度還在以難以想象的高速度繼續(xù)加大。*（1）世界各國(guó)關(guān)于電子文件證據(jù)能力的規(guī)定 * ①證據(jù)規(guī)則模式* 一般不具體規(guī)定哪種形式的證據(jù)資料可以為法律所接受，而是靠確立一系列的證據(jù)規(guī)則來(lái)確定證據(jù)的可采性。？ ？ “無(wú)紙時(shí)代”？？如何理解電子文件的基本特征？ 、結(jié)構(gòu)和背景信息組成的？結(jié)合具體類(lèi)型電子文件進(jìn)行分析？ ？請(qǐng)結(jié)合個(gè)人實(shí)際談一談。智力格式指表示文件生成活動(dòng)、文件編制及管理背景的所有屬性 活動(dòng)action 簽發(fā)文件的活動(dòng)等，即以文件為手段，創(chuàng)建、維護(hù)、改變、結(jié)束某項(xiàng)工作的行為。n實(shí)踐這種方案的國(guó)家有澳大利亞、德國(guó)、俄羅斯等。n “聚集地”，在為機(jī)構(gòu)提供業(yè)務(wù)活動(dòng)的證據(jù)過(guò)程中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。這套后備系統(tǒng)或者是與現(xiàn)有系統(tǒng)一模一樣，或者是能夠替代現(xiàn)有系統(tǒng)的功能。也就是說(shuō)，正常備份是復(fù)制所有要備份的文件，并且在備份后清除所有文檔的“存檔”屬性，這樣在下次備份時(shí)，軟件會(huì)認(rèn)為這些文件都還沒(méi)有被備份。? ? 1)遠(yuǎn)程集中式備份方案（硬盤(pán)異地鏡像）系統(tǒng)管理員將磁帶機(jī)連接在總部中心備份服務(wù)器上，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)將總部及地方數(shù)據(jù)備份到這些磁帶機(jī)上。?（二）幾種存儲(chǔ)方式的比較 ?二、電子文件載體保護(hù) ? ? 溫濕度變化導(dǎo)致的物理變化和水解反應(yīng)可能引起磁性載體黏合層脫落。在保存和傳遞過(guò)程中，也會(huì)因摩擦、劃傷、彎折等現(xiàn)象而引起磁記錄和光盤(pán)記錄的信息損壞；強(qiáng)烈的震動(dòng)，會(huì)影響磁性載體材料中的磁物質(zhì)內(nèi)部磁分子的排列次序，造成剩磁衰減，破壞已記錄信號(hào)。？。，必須對(duì)信息內(nèi)容加密處理。信息分類(lèi)角度有多個(gè)，包括職能活動(dòng)、時(shí)間、形成部門(mén)、文種、數(shù)據(jù)格式、保管期限。？ 。第三，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)連接不同的數(shù)字檔案館數(shù)字化館藏。如果有新郵件，會(huì)自動(dòng)接收新郵件，并在窗口底部的狀態(tài)欄上顯示“接收新郵件”。對(duì)電子文件認(rèn)識(shí)還比較模糊，研究的內(nèi)容主要是圍繞電子文件給實(shí)際工作帶來(lái)的影響以及由電子文件引起的理論困惑和電子文檔系統(tǒng)設(shè)計(jì)進(jìn)行探索，主要借鑒美國(guó)