【正文】 近期有礙于它的使用和發(fā)展，但從發(fā)展的眼光看，是實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理的必要條件，是電子文件先進(jìn)性的表現(xiàn)之一。*（三）信息與特定記錄載體之間的可分離性* 信息不再具有固定的物理位置，也不再對(duì)特定記錄載體“從一而終”，可以根據(jù)需要隨時(shí)擴(kuò)展、縮小或改變存儲(chǔ)空間，在不同存儲(chǔ)介質(zhì)之間轉(zhuǎn)換。*（四）信息存儲(chǔ)的高密度性電子文件信息的存儲(chǔ)密度大大高于以往各種信息存儲(chǔ)介質(zhì)。而且，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷進(jìn)步，電子介質(zhì)的存儲(chǔ)密度還在以難以想象的高速度繼續(xù)加大。把一個(gè)檔案館的全部檔案、一個(gè)機(jī)關(guān)的去文件放在一張光盤里，已不再是神話。*（五）多種信息媒體的集成性* 電子文件是多媒體的，是立體的，是一種全方位的記憶和再現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)了文件功能的革命性變化。* “多媒體即是本質(zhì)上互動(dòng)的媒體”。用戶可以與計(jì)算機(jī)上的“多媒體文件”發(fā)生互動(dòng)，有了更大的參與性和選擇性。這無(wú)疑是電子文件在表現(xiàn)功能和輸出功能兩個(gè)方面實(shí)現(xiàn)了巨大的飛躍。*（六）文件形成與更改的可操作性 *1.“隨心所欲”的文件制作與利用 *電子文件的可操作性有時(shí)會(huì)表現(xiàn)為可變性。這種可變性會(huì)使人們對(duì)電子文件的真實(shí)性產(chǎn)生懷疑，懷疑它具有某種與文件和檔案屬性不符的特點(diǎn)。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，這種可變性往往被設(shè)定的固定程序所預(yù)防，一般不易發(fā)生。*討論：信息與載體的可分離性*傳統(tǒng)紙質(zhì)文件時(shí)代，文件信息也可以通過(guò)手抄或復(fù)制等方式，使其脫離原載體，進(jìn)行信息轉(zhuǎn)移、傳播，這是否也屬于信息與載體的可分離性？ *討論：電子文件的虛擬性《漢語(yǔ)大詞典》中“虛擬”的含義主要是“虛構(gòu)”、“設(shè)想”； “非物質(zhì)的”、“非實(shí)體的”陳志良：廣義的虛擬是指規(guī)則文明或符號(hào)文明，是人類對(duì)各種規(guī)則的合成、選擇及其演化。狹義的虛擬是指當(dāng)代的數(shù)字化的表達(dá)方式和構(gòu)成方式、實(shí)踐方式和創(chuàng)造方式。*二、電子文件的作用*（一）可以改變辦公方式、提高辦公效率*（二）有利于文檔一體化的實(shí)現(xiàn) *(三)可以充分發(fā)揮信息資源共享的優(yōu)勢(shì)*(四)電子文件能集成多元化信息 * 第四節(jié)電子文件的形成規(guī)律和生命周期 *一、電子文件形成規(guī)律* 指電子文件從制作到生成的過(guò)程中所表現(xiàn)出來(lái)的種種內(nèi)在規(guī)律性。作為電子文件管理方法的一句，電子文件形成規(guī)律的研究具有十分重要的意義。* * * * * *二、電子文件生命周期*（一）國(guó)際檔案理事會(huì)對(duì)電子文件生命周期階段的劃分 *概念階段*產(chǎn)生階段*維護(hù)階段 *（二）何嘉蓀對(duì)電子文件運(yùn)動(dòng)階段的闡釋* 第一階段：文件的孕育形成階段* 第二階段：文件的現(xiàn)實(shí)使用階段* 第三階段：文件的暫時(shí)保存階段* 第四階段：文件的保存階段或歷史階段（三）佛蘭克?厄普沃德的“循環(huán)周期論”* “往復(fù)運(yùn)動(dòng)于生成到處置的連續(xù)體中的一個(gè)過(guò)程”。*三、文件連續(xù)體理論* 20世紀(jì)80年代，澳大利亞檔案學(xué)者提出的一種新型文件管理理論或概念模型 閱讀資料：，吳品才，檔案學(xué)通訊，2009（6），朱慧鈺，北京檔案，2006（1）* 第五節(jié)電子文件的原始性與法律證據(jù)性 *一、電子文件的原始性 *（一）傳統(tǒng)文件的原始性*（二）電子文件原始性認(rèn)定的困難 *（三）重新界定“原始性”*（四）國(guó)外對(duì)電子文件原始性（或原件）問(wèn)題的確認(rèn)方法閱讀資料：電子文件原始性的認(rèn)定與維護(hù) : ：電子文件是否具有法律證據(jù)性 *二、電子文件的法律證據(jù)性 * ＠電子文件的法律證據(jù)效力* 法律證據(jù)效力：指一種證據(jù)它是否具有證據(jù)價(jià)值，是否被法律認(rèn)可，以及它在作為法律證據(jù)使用時(shí)證明力度的大小等一系列的問(wèn)題。* *體現(xiàn)：（1）電子文件具有憑證作用*（2）電子文件具有人可讀形式 *（3）電子文件具有多種信息媒體集成性 * * 證據(jù)能力：又稱證據(jù)的可采性，是指證據(jù)資料在法律上允許其作為證據(jù)的資格。*（1）世界各國(guó)關(guān)于電子文件證據(jù)能力的規(guī)定 * ①證據(jù)規(guī)則模式* 一般不具體規(guī)定哪種形式的證據(jù)資料可以為法律所接受，而是靠確立一系列的證據(jù)規(guī)則來(lái)確定證據(jù)的可采性。* A：傳聞證據(jù)排除規(guī)則* 英美法系國(guó)家所確立的一項(xiàng)證據(jù)規(guī)則，是指?jìng)髀勛C據(jù)不具有證據(jù)可采性，在法院審判中不能作為證據(jù)使用* B：最佳證據(jù)規(guī)則 * 英美法系國(guó)家的一條重要證據(jù)規(guī)則，指只有文書(shū)的原件才能作為證明文件內(nèi)容的證據(jù)被采納。* ②自由證據(jù)模式* 大陸法系國(guó)家通常不對(duì)證據(jù)的可采性問(wèn)題做硬性規(guī)定，而是允許自由提出所有與案件有關(guān)的證據(jù)材料，而不論其表現(xiàn)形式如何。* ③證據(jù)清單模式* 一般是開(kāi)立一份關(guān)于可接受的證據(jù)的清單,如果某一證據(jù)材料可劃歸為證據(jù)清單中的某類證據(jù)，它就具有證據(jù)能力。（2）我國(guó)法律關(guān)于電子文件證據(jù)能力的規(guī)定散見(jiàn)于三大訴訟法之中（3）國(guó)際組織關(guān)于電子文件證據(jù)能力的規(guī)定國(guó)際商會(huì)、聯(lián)合國(guó)國(guó)際貿(mào)易法委員會(huì) **（1）電子文件具有證明力的基本條件* * * *(2)保證電子文件證明力的基本措施* 。* 、管理的系統(tǒng)具有可靠性 * 、非故意或惡意修改文件的事故，控制到最小程度，并提供發(fā)現(xiàn)機(jī)制。* 。* * ＠電子文件管理與版權(quán)保護(hù)*（一）電子文件管理中的版權(quán)認(rèn)定與保護(hù) *電子文件管理中的版權(quán)認(rèn)定* 版權(quán)又稱著作權(quán)：是指作者及其他版權(quán)人對(duì)文學(xué)、藝術(shù)、科學(xué)作品依法享有的各項(xiàng)專有權(quán)利。版權(quán)認(rèn)定包括三方面內(nèi)容：* A：客體認(rèn)定：認(rèn)定哪些電子文件受版權(quán)保護(hù) * B：主體認(rèn)定：認(rèn)定誰(shuí)擁有這些電子文件版權(quán) * C：權(quán)利內(nèi)容認(rèn)定：認(rèn)定版權(quán)人具體享有哪些權(quán)利 *（1）電子文件作品的認(rèn)定 * 實(shí)質(zhì)要件：* ①作品的獨(dú)創(chuàng)性：指作品由作者獨(dú)立構(gòu)思而成的，作品表現(xiàn)形式或內(nèi)容完全不是或者基本上不是同他人的作品相同，即不是抄襲、剽竊、篡改他人的作品。* ②具有固定性和可復(fù)制性* ③具有合法性：內(nèi)容合法 * 形式要件* ①表現(xiàn)形式： 傳統(tǒng)作品的數(shù)字化形式；新型的電子作品 * ②時(shí)間形式： 著作人身權(quán)的保護(hù)期*著作財(cái)產(chǎn)權(quán)的保護(hù)期 *（2）電子作品版權(quán)權(quán)屬的認(rèn)定 * ①版權(quán)主體的種類：* 創(chuàng)作作品的公民* 法人和非法人組織 * ②特殊電子作品版權(quán)歸屬：* 職務(wù)電子作品* 電子數(shù)據(jù)庫(kù)作品* 計(jì)算機(jī)軟件 *（3）電子作品版權(quán)權(quán)利內(nèi)容的認(rèn)定* ①發(fā)表權(quán):決定作品是否公之于眾的權(quán)利。* ②署名權(quán)：表明作者身份，在作品上署名的權(quán)利 * ③復(fù)制權(quán)：以印刷、復(fù)印、拓印、錄音、錄像、翻錄、翻拍等方式將作品制作一份或多份的權(quán)利* ④信息網(wǎng)絡(luò)傳播權(quán)：以有線或無(wú)線方式向公眾提供作品，使公眾可以在其個(gè)人選定的時(shí)間和地點(diǎn)獲得作品的權(quán)利。* ⑤攝制權(quán)：以攝制電影或者類似攝制電影的方法將作品固定在載體上的權(quán)利。*電子文件管理中的版權(quán)保護(hù) *（1）對(duì)他人版權(quán)的保護(hù)* A：直接與版權(quán)人簽訂著作權(quán)許可使用合同 * B：通過(guò)版權(quán)集體管理組織獲得權(quán)利許可 *（2）對(duì)自己版權(quán)的保護(hù)* A：對(duì)作品采取技術(shù)保護(hù)措施* B：在電子作品中加入版權(quán)管理信息 * C：依法提起訴訟，維護(hù)自身合法權(quán)益*（二）網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子文件管理涉及的版權(quán)問(wèn)題 *網(wǎng)頁(yè)內(nèi)容的版權(quán)問(wèn)題 *網(wǎng)絡(luò)鏈接的版權(quán)問(wèn)題* 1）鏈接的分類* 2）鏈接的版權(quán)問(wèn)題 * ＠電子文件管理與隱私權(quán)保護(hù) *（一）個(gè)人資料與隱私權(quán)法律保護(hù)* 隱私權(quán)：是指?jìng)€(gè)人信息不被非法獲悉和公開(kāi)、個(gè)人生活不受外界非法侵?jǐn)_、個(gè)人私事的決定不受干涉的一項(xiàng)獨(dú)立的人格權(quán)。* 個(gè)人資料：國(guó)外法律中使用的一個(gè)法律術(shù)語(yǔ)。是公民個(gè)人隱私信息主要的外在表現(xiàn)形式。*（二）電子文件管理中侵犯公民隱私權(quán)的行為 *不合理的收集個(gè)人資料*對(duì)個(gè)人資料不合理的利用 *對(duì)個(gè)人資料質(zhì)量的侵害*對(duì)個(gè)人資料安全的侵害 *（三）電子文件管理中公民隱私權(quán)的保護(hù) *個(gè)人資料收集行為的依據(jù)*個(gè)人資料收集的過(guò)程 *個(gè)人資料的持有*個(gè)人資料的披露和公開(kāi) 雙語(yǔ)教學(xué)詞匯* OA 辦公自動(dòng)化*CAD 計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)*CAM計(jì)算機(jī)輔助制造* EGovernment 電子政府EGOV電子政務(wù)Electronic records 電子文件*Digital text 數(shù)字文本* Digital graphic 數(shù)字圖形Digital image 數(shù)字影像Digital voice 數(shù)字語(yǔ)音*Digital video 數(shù)字視頻 * Life cycle of electronic records 電子文件生命周期The Records Continuum 文件連續(xù)體 思考與練習(xí)題：名詞：電子文件文件連續(xù)體理論電子文件生命周期系統(tǒng)依賴性 電子文件法律證據(jù)效力電子文件的證據(jù)能力電子文件的證明力 。？ ？ “無(wú)紙時(shí)代”？？如何理解電子文件的基本特征？ 、結(jié)構(gòu)和背景信息組成的？結(jié)合具體類型電子文件進(jìn)行分析？ ？請(qǐng)結(jié)合個(gè)人實(shí)際談一談。，談?wù)剬?duì)文件連續(xù)體理論的認(rèn)識(shí)。? n 第二章n 電子文件管理 n 第一節(jié)n電子文件管理內(nèi)容 n一、電子文件管理的基本內(nèi)容 n（一）電子文件的微觀管理n電子文件的微觀管理指文件和檔案管理人員以電子文件為客體對(duì)象，運(yùn)用一定的技術(shù)、方法對(duì)其加以組織和控制，形成有序、系統(tǒng)的電子文件信息資源，維護(hù)電子文件信息的真實(shí)性、完整性、有效性，并向社會(huì)提供利用服務(wù)。n 電子文件的微觀管理的環(huán)節(jié)與傳統(tǒng)文件、檔案的不同： n n（二）電子文件的宏觀管理n指文件和檔案的行政與業(yè)務(wù)管理部門以電子文件管理為客體對(duì)象，運(yùn)用法律法規(guī)、制度辦法、規(guī)劃標(biāo)準(zhǔn)等對(duì)電子文件管理工作中的組織和人員加以指導(dǎo)和控制，并提供相應(yīng)的技術(shù)和條件支持，以形成有效地運(yùn)作機(jī)制和管理機(jī)制，使電子文件微觀管理工作規(guī)范化和制度化，確保電子文件完整保存的歷史責(zé)任得以實(shí)現(xiàn)。n n 1）應(yīng)納入國(guó)家檔案事業(yè)管理體系之中 n 2）要有超前性和預(yù)見(jiàn)性n 3）應(yīng)兼及電子文件和電子檔案兩個(gè)階段，貫徹文檔一體化原則 n n 是指以可靠的文件檔案管理理論及其實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)為基礎(chǔ)，運(yùn)用專業(yè)管理、行政管理和財(cái)務(wù)管理等相關(guān)管理方法與手段，制定電子文件管理目標(biāo)、任務(wù)和實(shí)施方案，保證電子文件管理質(zhì)量，提高電子文件管理效率，為電子文件形成者、用戶和社會(huì)提供服務(wù)。包括國(guó)家層面至機(jī)構(gòu)層面不同層次的規(guī)劃n 1）戴維?比爾曼的電子文件管理規(guī)劃思想 n 管理目標(biāo)——為機(jī)構(gòu)的職能活動(dòng)提供證據(jù) n 戰(zhàn)略重點(diǎn)——應(yīng)用系統(tǒng) n 實(shí)施策略——系統(tǒng)管理n 管理對(duì)象——文件內(nèi)容和背景信息 n 工作方法——文件著錄 n 智力投資——人員培訓(xùn) n 倡導(dǎo)電子文件文化n 2）我國(guó)電子文件管理規(guī)劃n 我國(guó)至今未制定一部完整的、單項(xiàng)的電子文件管理規(guī)劃，但在許多政策性、計(jì)劃性文件中，充分考慮到對(duì)電子文件管理的發(fā)展和規(guī)劃問(wèn)題。n 如2006年頒布的《檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》其中之一是：進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案信息資源共享。n n 1）必要性n 是檔案工作法制建設(shè)的需要n 是新技術(shù)條件下電子文件管理工作理論與實(shí)踐發(fā)展的需要 n 是檔案工作現(xiàn)代化管理、檔案事業(yè)進(jìn)一步發(fā)展的需要 n 2）我國(guó)電子文件管理法制建設(shè)存在的問(wèn)題 n 電子文件法律地位遲遲不能確立n 電子文件宏觀管理不夠，工作體系不明確 n 人員經(jīng)費(fèi)和技術(shù)條件的限制 n二、電子文件管理流程n（一）電子文件管理環(huán)節(jié)總況 n 新增環(huán)節(jié)：n n n n（一）電子文件管理流程的變化 n ——提前和延長(zhǎng) n ——復(fù)雜化、集成化 n ——有串行向并行發(fā)展 n 閱讀資料：劉越男《電子文件管理流程的變化及其引發(fā)的思考》，《中國(guó)檔案》，2002（9），41－44頁(yè)n（三）電子文件管理“業(yè)務(wù)流程重組” n 閱讀資料：n 《試論電子文件管理流程的變化及重組》，《山東檔案》，2004（1）n 《信息技術(shù)運(yùn)用與文件管理流程的重組》，《檔案學(xué)通訊》，2001（1）n第二節(jié) 電子文件管理的指導(dǎo)思想和原則 n一、電子文件管理的指導(dǎo)思想n（一）辯證唯物主義是電子文件管理的根本指導(dǎo)思想 n（二）電子文件與傳統(tǒng)文件管理共存與互動(dòng)的思想 n（三）注意防止兩種傾向 n二、電子文件管理的目標(biāo)n管理目標(biāo)是確定管理原則、管理方法和管理行為的基礎(chǔ)，電子文件管理與紙質(zhì)文件管理的目標(biāo)有許多共同之處，由于電子文件自身的特點(diǎn)，其管理有一些特定的取向。n（一）電子文件的真實(shí)性是指文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息經(jīng)過(guò)傳輸、遷移等處理后依然保持不變，與形成時(shí)的原始狀態(tài)一致。n文件的真實(shí)性表現(xiàn)：n，即某一份文件客觀反映和真實(shí)記錄了機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)。n，表現(xiàn)為在整個(gè)生命周期里未被更改，仍然保持其在產(chǎn)生時(shí)的本來(lái)面貌n真實(shí)性是保證電子文件行政有效性和法律證據(jù)性的基礎(chǔ)，是電子文件反映歷史面貌，得以作為社會(huì)記憶長(zhǎng)久保存的前提。n保證電子文件真實(shí)性困難的原因： n一是電子文件信息的易更改性； n二是電子文件信息的軟硬件依賴性 閱讀資料：【加】露西安娜?杜蘭蒂《如何長(zhǎng)期保證電子文件的真實(shí)性？》中國(guó)檔案，2000（3）（二）電子文件的完整性是指電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)等沒(méi)有缺損。電子文件的完整性包括兩方面的含義：一是作為記錄社會(huì)活動(dòng)真實(shí)面貌的具有有機(jī)聯(lián)系的電子文件及其他形式的相關(guān)文件完整齊全；（對(duì)一般文件管理的要求）二是每一份電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)等沒(méi)有缺損。（對(duì)電子文件的特殊要求）n 電子文件構(gòu)成要素載體medium 承載信息、具有實(shí)體形態(tài)的介質(zhì) 內(nèi)容content 文件記載的信息。物理和智能格式physical form amp。 intellectual form 物理格式指決定文件外觀及存儲(chǔ)狀況的一組屬性。智力格式指表示文件生成活動(dòng)、文件編制及管理背景的所有屬性 活動(dòng)action 簽發(fā)文件的活動(dòng)等，即以文件為手段，創(chuàng)建、維護(hù)、改變、結(jié)束某項(xiàng)工作的行為。人員persons 利用文件開(kāi)展工作的人或團(tuán)體檔案鏈 archival bond 同一業(yè)務(wù)活動(dòng)所形成的所有文件之間的聯(lián)系 背景context 文件產(chǎn)生的司法、行政、業(yè)務(wù)活動(dòng)以及