【正文】 近期有礙于它的使用和發(fā)展，但從發(fā)展的眼光看，是實現(xiàn)自動化管理的必要條件，是電子文件先進性的表現(xiàn)之一。*（三）信息與特定記錄載體之間的可分離性* 信息不再具有固定的物理位置，也不再對特定記錄載體“從一而終”，可以根據(jù)需要隨時擴展、縮小或改變存儲空間，在不同存儲介質(zhì)之間轉(zhuǎn)換。*（四）信息存儲的高密度性電子文件信息的存儲密度大大高于以往各種信息存儲介質(zhì)。而且，隨著計算機技術(shù)的不斷進步，電子介質(zhì)的存儲密度還在以難以想象的高速度繼續(xù)加大。把一個檔案館的全部檔案、一個機關(guān)的去文件放在一張光盤里，已不再是神話。*（五）多種信息媒體的集成性* 電子文件是多媒體的，是立體的，是一種全方位的記憶和再現(xiàn)，實現(xiàn)了文件功能的革命性變化。* “多媒體即是本質(zhì)上互動的媒體”。用戶可以與計算機上的“多媒體文件”發(fā)生互動，有了更大的參與性和選擇性。這無疑是電子文件在表現(xiàn)功能和輸出功能兩個方面實現(xiàn)了巨大的飛躍。*（六）文件形成與更改的可操作性 *1.“隨心所欲”的文件制作與利用 *電子文件的可操作性有時會表現(xiàn)為可變性。這種可變性會使人們對電子文件的真實性產(chǎn)生懷疑，懷疑它具有某種與文件和檔案屬性不符的特點。在辦公自動化系統(tǒng)中，這種可變性往往被設(shè)定的固定程序所預(yù)防，一般不易發(fā)生。*討論：信息與載體的可分離性*傳統(tǒng)紙質(zhì)文件時代，文件信息也可以通過手抄或復(fù)制等方式，使其脫離原載體，進行信息轉(zhuǎn)移、傳播，這是否也屬于信息與載體的可分離性？ *討論：電子文件的虛擬性《漢語大詞典》中“虛擬”的含義主要是“虛構(gòu)”、“設(shè)想”； “非物質(zhì)的”、“非實體的”陳志良：廣義的虛擬是指規(guī)則文明或符號文明，是人類對各種規(guī)則的合成、選擇及其演化。狹義的虛擬是指當(dāng)代的數(shù)字化的表達方式和構(gòu)成方式、實踐方式和創(chuàng)造方式。*二、電子文件的作用*（一）可以改變辦公方式、提高辦公效率*（二）有利于文檔一體化的實現(xiàn) *(三)可以充分發(fā)揮信息資源共享的優(yōu)勢*(四)電子文件能集成多元化信息 * 第四節(jié)電子文件的形成規(guī)律和生命周期 *一、電子文件形成規(guī)律* 指電子文件從制作到生成的過程中所表現(xiàn)出來的種種內(nèi)在規(guī)律性。作為電子文件管理方法的一句，電子文件形成規(guī)律的研究具有十分重要的意義。* * * * * *二、電子文件生命周期*（一）國際檔案理事會對電子文件生命周期階段的劃分 *概念階段*產(chǎn)生階段*維護階段 *（二）何嘉蓀對電子文件運動階段的闡釋* 第一階段：文件的孕育形成階段* 第二階段：文件的現(xiàn)實使用階段* 第三階段：文件的暫時保存階段* 第四階段：文件的保存階段或歷史階段（三）佛蘭克?厄普沃德的“循環(huán)周期論”* “往復(fù)運動于生成到處置的連續(xù)體中的一個過程”。*三、文件連續(xù)體理論* 20世紀(jì)80年代，澳大利亞檔案學(xué)者提出的一種新型文件管理理論或概念模型 閱讀資料：，吳品才，檔案學(xué)通訊，2009（6），朱慧鈺，北京檔案，2006（1）* 第五節(jié)電子文件的原始性與法律證據(jù)性 *一、電子文件的原始性 *（一）傳統(tǒng)文件的原始性*（二）電子文件原始性認定的困難 *（三）重新界定“原始性”*（四）國外對電子文件原始性（或原件）問題的確認方法閱讀資料：電子文件原始性的認定與維護 : ：電子文件是否具有法律證據(jù)性 *二、電子文件的法律證據(jù)性 * ＠電子文件的法律證據(jù)效力* 法律證據(jù)效力：指一種證據(jù)它是否具有證據(jù)價值，是否被法律認可，以及它在作為法律證據(jù)使用時證明力度的大小等一系列的問題。* *體現(xiàn)：（1）電子文件具有憑證作用*（2）電子文件具有人可讀形式 *（3）電子文件具有多種信息媒體集成性 * * 證據(jù)能力：又稱證據(jù)的可采性，是指證據(jù)資料在法律上允許其作為證據(jù)的資格。*（1）世界各國關(guān)于電子文件證據(jù)能力的規(guī)定 * ①證據(jù)規(guī)則模式* 一般不具體規(guī)定哪種形式的證據(jù)資料可以為法律所接受，而是靠確立一系列的證據(jù)規(guī)則來確定證據(jù)的可采性。* A：傳聞證據(jù)排除規(guī)則* 英美法系國家所確立的一項證據(jù)規(guī)則，是指傳聞證據(jù)不具有證據(jù)可采性，在法院審判中不能作為證據(jù)使用* B：最佳證據(jù)規(guī)則 * 英美法系國家的一條重要證據(jù)規(guī)則，指只有文書的原件才能作為證明文件內(nèi)容的證據(jù)被采納。* ②自由證據(jù)模式* 大陸法系國家通常不對證據(jù)的可采性問題做硬性規(guī)定，而是允許自由提出所有與案件有關(guān)的證據(jù)材料，而不論其表現(xiàn)形式如何。* ③證據(jù)清單模式* 一般是開立一份關(guān)于可接受的證據(jù)的清單,如果某一證據(jù)材料可劃歸為證據(jù)清單中的某類證據(jù)，它就具有證據(jù)能力。（2）我國法律關(guān)于電子文件證據(jù)能力的規(guī)定散見于三大訴訟法之中（3）國際組織關(guān)于電子文件證據(jù)能力的規(guī)定國際商會、聯(lián)合國國際貿(mào)易法委員會 **（1）電子文件具有證明力的基本條件* * * *(2)保證電子文件證明力的基本措施* 。* 、管理的系統(tǒng)具有可靠性 * 、非故意或惡意修改文件的事故，控制到最小程度，并提供發(fā)現(xiàn)機制。* 。* * ＠電子文件管理與版權(quán)保護*（一）電子文件管理中的版權(quán)認定與保護 *電子文件管理中的版權(quán)認定* 版權(quán)又稱著作權(quán)：是指作者及其他版權(quán)人對文學(xué)、藝術(shù)、科學(xué)作品依法享有的各項專有權(quán)利。版權(quán)認定包括三方面內(nèi)容：* A：客體認定：認定哪些電子文件受版權(quán)保護 * B：主體認定：認定誰擁有這些電子文件版權(quán) * C：權(quán)利內(nèi)容認定：認定版權(quán)人具體享有哪些權(quán)利 *（1）電子文件作品的認定 * 實質(zhì)要件：* ①作品的獨創(chuàng)性：指作品由作者獨立構(gòu)思而成的，作品表現(xiàn)形式或內(nèi)容完全不是或者基本上不是同他人的作品相同，即不是抄襲、剽竊、篡改他人的作品。* ②具有固定性和可復(fù)制性* ③具有合法性：內(nèi)容合法 * 形式要件* ①表現(xiàn)形式： 傳統(tǒng)作品的數(shù)字化形式；新型的電子作品 * ②時間形式： 著作人身權(quán)的保護期*著作財產(chǎn)權(quán)的保護期 *（2）電子作品版權(quán)權(quán)屬的認定 * ①版權(quán)主體的種類：* 創(chuàng)作作品的公民* 法人和非法人組織 * ②特殊電子作品版權(quán)歸屬：* 職務(wù)電子作品* 電子數(shù)據(jù)庫作品* 計算機軟件 *（3）電子作品版權(quán)權(quán)利內(nèi)容的認定* ①發(fā)表權(quán):決定作品是否公之于眾的權(quán)利。* ②署名權(quán)：表明作者身份，在作品上署名的權(quán)利 * ③復(fù)制權(quán)：以印刷、復(fù)印、拓印、錄音、錄像、翻錄、翻拍等方式將作品制作一份或多份的權(quán)利* ④信息網(wǎng)絡(luò)傳播權(quán)：以有線或無線方式向公眾提供作品，使公眾可以在其個人選定的時間和地點獲得作品的權(quán)利。* ⑤攝制權(quán)：以攝制電影或者類似攝制電影的方法將作品固定在載體上的權(quán)利。*電子文件管理中的版權(quán)保護 *（1）對他人版權(quán)的保護* A：直接與版權(quán)人簽訂著作權(quán)許可使用合同 * B：通過版權(quán)集體管理組織獲得權(quán)利許可 *（2）對自己版權(quán)的保護* A：對作品采取技術(shù)保護措施* B：在電子作品中加入版權(quán)管理信息 * C：依法提起訴訟，維護自身合法權(quán)益*（二）網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子文件管理涉及的版權(quán)問題 *網(wǎng)頁內(nèi)容的版權(quán)問題 *網(wǎng)絡(luò)鏈接的版權(quán)問題* 1）鏈接的分類* 2）鏈接的版權(quán)問題 * ＠電子文件管理與隱私權(quán)保護 *（一）個人資料與隱私權(quán)法律保護* 隱私權(quán)：是指個人信息不被非法獲悉和公開、個人生活不受外界非法侵擾、個人私事的決定不受干涉的一項獨立的人格權(quán)。* 個人資料：國外法律中使用的一個法律術(shù)語。是公民個人隱私信息主要的外在表現(xiàn)形式。*（二）電子文件管理中侵犯公民隱私權(quán)的行為 *不合理的收集個人資料*對個人資料不合理的利用 *對個人資料質(zhì)量的侵害*對個人資料安全的侵害 *（三）電子文件管理中公民隱私權(quán)的保護 *個人資料收集行為的依據(jù)*個人資料收集的過程 *個人資料的持有*個人資料的披露和公開 雙語教學(xué)詞匯* OA 辦公自動化*CAD 計算機輔助設(shè)計*CAM計算機輔助制造* EGovernment 電子政府EGOV電子政務(wù)Electronic records 電子文件*Digital text 數(shù)字文本* Digital graphic 數(shù)字圖形Digital image 數(shù)字影像Digital voice 數(shù)字語音*Digital video 數(shù)字視頻 * Life cycle of electronic records 電子文件生命周期The Records Continuum 文件連續(xù)體 思考與練習(xí)題：名詞：電子文件文件連續(xù)體理論電子文件生命周期系統(tǒng)依賴性 電子文件法律證據(jù)效力電子文件的證據(jù)能力電子文件的證明力 。？ ？ “無紙時代”？？如何理解電子文件的基本特征？ 、結(jié)構(gòu)和背景信息組成的？結(jié)合具體類型電子文件進行分析？ ？請結(jié)合個人實際談一談。，談?wù)剬ξ募B續(xù)體理論的認識。? n 第二章n 電子文件管理 n 第一節(jié)n電子文件管理內(nèi)容 n一、電子文件管理的基本內(nèi)容 n（一）電子文件的微觀管理n電子文件的微觀管理指文件和檔案管理人員以電子文件為客體對象，運用一定的技術(shù)、方法對其加以組織和控制，形成有序、系統(tǒng)的電子文件信息資源，維護電子文件信息的真實性、完整性、有效性，并向社會提供利用服務(wù)。n 電子文件的微觀管理的環(huán)節(jié)與傳統(tǒng)文件、檔案的不同： n n（二）電子文件的宏觀管理n指文件和檔案的行政與業(yè)務(wù)管理部門以電子文件管理為客體對象，運用法律法規(guī)、制度辦法、規(guī)劃標(biāo)準(zhǔn)等對電子文件管理工作中的組織和人員加以指導(dǎo)和控制，并提供相應(yīng)的技術(shù)和條件支持，以形成有效地運作機制和管理機制，使電子文件微觀管理工作規(guī)范化和制度化，確保電子文件完整保存的歷史責(zé)任得以實現(xiàn)。n n 1）應(yīng)納入國家檔案事業(yè)管理體系之中 n 2）要有超前性和預(yù)見性n 3）應(yīng)兼及電子文件和電子檔案兩個階段，貫徹文檔一體化原則 n n 是指以可靠的文件檔案管理理論及其實踐經(jīng)驗為基礎(chǔ)，運用專業(yè)管理、行政管理和財務(wù)管理等相關(guān)管理方法與手段，制定電子文件管理目標(biāo)、任務(wù)和實施方案，保證電子文件管理質(zhì)量，提高電子文件管理效率，為電子文件形成者、用戶和社會提供服務(wù)。包括國家層面至機構(gòu)層面不同層次的規(guī)劃n 1）戴維?比爾曼的電子文件管理規(guī)劃思想 n 管理目標(biāo)——為機構(gòu)的職能活動提供證據(jù) n 戰(zhàn)略重點——應(yīng)用系統(tǒng) n 實施策略——系統(tǒng)管理n 管理對象——文件內(nèi)容和背景信息 n 工作方法——文件著錄 n 智力投資——人員培訓(xùn) n 倡導(dǎo)電子文件文化n 2）我國電子文件管理規(guī)劃n 我國至今未制定一部完整的、單項的電子文件管理規(guī)劃，但在許多政策性、計劃性文件中，充分考慮到對電子文件管理的發(fā)展和規(guī)劃問題。n 如2006年頒布的《檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》其中之一是：進一步加強檔案信息化建設(shè)，促進檔案信息資源共享。n n 1）必要性n 是檔案工作法制建設(shè)的需要n 是新技術(shù)條件下電子文件管理工作理論與實踐發(fā)展的需要 n 是檔案工作現(xiàn)代化管理、檔案事業(yè)進一步發(fā)展的需要 n 2）我國電子文件管理法制建設(shè)存在的問題 n 電子文件法律地位遲遲不能確立n 電子文件宏觀管理不夠，工作體系不明確 n 人員經(jīng)費和技術(shù)條件的限制 n二、電子文件管理流程n（一）電子文件管理環(huán)節(jié)總況 n 新增環(huán)節(jié)：n n n n（一）電子文件管理流程的變化 n ——提前和延長 n ——復(fù)雜化、集成化 n ——有串行向并行發(fā)展 n 閱讀資料：劉越男《電子文件管理流程的變化及其引發(fā)的思考》，《中國檔案》，2002（9），41－44頁n（三）電子文件管理“業(yè)務(wù)流程重組” n 閱讀資料：n 《試論電子文件管理流程的變化及重組》，《山東檔案》，2004（1）n 《信息技術(shù)運用與文件管理流程的重組》，《檔案學(xué)通訊》，2001（1）n第二節(jié) 電子文件管理的指導(dǎo)思想和原則 n一、電子文件管理的指導(dǎo)思想n（一）辯證唯物主義是電子文件管理的根本指導(dǎo)思想 n（二）電子文件與傳統(tǒng)文件管理共存與互動的思想 n（三）注意防止兩種傾向 n二、電子文件管理的目標(biāo)n管理目標(biāo)是確定管理原則、管理方法和管理行為的基礎(chǔ)，電子文件管理與紙質(zhì)文件管理的目標(biāo)有許多共同之處，由于電子文件自身的特點，其管理有一些特定的取向。n（一）電子文件的真實性是指文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息經(jīng)過傳輸、遷移等處理后依然保持不變，與形成時的原始狀態(tài)一致。n文件的真實性表現(xiàn)：n，即某一份文件客觀反映和真實記錄了機構(gòu)業(yè)務(wù)活動。n，表現(xiàn)為在整個生命周期里未被更改，仍然保持其在產(chǎn)生時的本來面貌n真實性是保證電子文件行政有效性和法律證據(jù)性的基礎(chǔ)，是電子文件反映歷史面貌，得以作為社會記憶長久保存的前提。n保證電子文件真實性困難的原因： n一是電子文件信息的易更改性； n二是電子文件信息的軟硬件依賴性 閱讀資料：【加】露西安娜?杜蘭蒂《如何長期保證電子文件的真實性？》中國檔案，2000（3）（二）電子文件的完整性是指電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)等沒有缺損。電子文件的完整性包括兩方面的含義：一是作為記錄社會活動真實面貌的具有有機聯(lián)系的電子文件及其他形式的相關(guān)文件完整齊全；（對一般文件管理的要求）二是每一份電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)等沒有缺損。（對電子文件的特殊要求）n 電子文件構(gòu)成要素載體medium 承載信息、具有實體形態(tài)的介質(zhì) 內(nèi)容content 文件記載的信息。物理和智能格式physical form amp。 intellectual form 物理格式指決定文件外觀及存儲狀況的一組屬性。智力格式指表示文件生成活動、文件編制及管理背景的所有屬性 活動action 簽發(fā)文件的活動等，即以文件為手段，創(chuàng)建、維護、改變、結(jié)束某項工作的行為。人員persons 利用文件開展工作的人或團體檔案鏈 archival bond 同一業(yè)務(wù)活動所形成的所有文件之間的聯(lián)系 背景context 文件產(chǎn)生的司法、行政、業(yè)務(wù)活動以及