【正文】 改后，文件重新被加上了“存檔”屬性，差異備份就是備份這類文件。這個屬性用戶是可以操作的，不過最好還是留給備份程序去處理。? 完全備份和增量備份 ? 在星期一進行完全備份，在星期二至星期五進行增量備份。? 優(yōu)點：備份和災難恢復工作由中心系統(tǒng)管理員完成，減少地方人員介入，降低人為錯誤發(fā)生概率，提高備份數(shù)據(jù)可靠性。? 要求：管理員對備份操作很熟悉，還需進行科學化、制度化管理，以防人為錯誤發(fā)生和磁帶管理混亂。? 廉價磁盤冗余(RAID)是一個驅動器陣列，作為一個單驅動器使用。?三、電子文件內容信息保護的管理措施 ?（一）加強安全意識和保密意識 ?（二）建立健全電子文件管理制度（三）完善電子文件信息安全的法律法規(guī)體系第三節(jié)電子文件的物理載體保護 ?一、電子文件載體的種類 ?（一）磁性載體? ?（二）光學載體? ?（三）閃存盤? ? 二、電子文件載體的選擇（一）載體選擇的原則? 1】存儲數(shù)據(jù)的類別2】數(shù)據(jù)擬保存的時間長短 ? 3】本部門所管理的信息量大小4】存儲數(shù)據(jù)的成本5】綜合性考慮：? 1】數(shù)據(jù)的不可更改性2】存儲介質保全數(shù)據(jù)能力強? 3】存儲介質的技術壽命4】有穩(wěn)定的市場支持 5】應使用離線存儲介質：⑴盡量選擇有國際和國家標準的載體；⑵選擇有發(fā)展前途的，其使用的軟件應有多個供應渠道。長期放置在高溫下，會使磁性載體和光盤變形；長期處于低溫中，會使電子文件載體變脆易裂；相對濕度過大，會使磁性載體記錄的信息丟失甚至材料變質，永遠失去使用價值；相對濕度過低。 5%，否則應該在使用前，將磁性載體在使用環(huán)境中平衡3天以上。要創(chuàng)造減少空氣中含灰塵量的條件，保證機器清潔；不能用手直接接觸光盤的信息部，使用后應放在盤盒中儲存，不應隨處存放。按規(guī)定，磁性載體與磁場源（永久磁鐵、馬達、變壓器等）之間的距離不得少于76mm；可使用軟磁物質（軟鐵、鎳鐵合金等）制成箱柜，對磁場進行屏蔽；在存有重要電子文件的庫區(qū)設置測磁設備，以檢測隱蔽的磁場。? 做好減震防沖工作。紫外線能與電子文件制成材料發(fā)生氧化反應，使磁盤、磁帶、光盤的盤基、帶基老化，脆性增大，強度下降；同時，紫外線的能量可以破壞磁性載體的剩磁的穩(wěn)定性，導致信號衰減，影響磁記錄信息的讀寫效果。要定期對磁帶進行倒帶，緩解磁帶的卷繞張力，防復印效應，也能避免磁帶發(fā)霉。? 雙語教學詞匯? 備份 backup 保管 custody副本counterpart 正本principal edition ? 草稿rough draft仿真emulation遷移migration ? 思考與練習題? 1．闡述電子文件的信息保護和物理保護。第七章 電子文件的利用 n 第一節(jié)n 電子文件利用概述 n一、電子文件利用的含義n 電子文件的利用：采用多種有效的方式、方法，將電子文件的信息以適當?shù)姆绞郊皶r、準確地提供給最終用戶，滿足用戶的利用需求。n 就機構而言，適用于文件和用戶較多、用房條件較好、計算機設備較多的機構，如檔案館、大型政府部門等。n 拷貝時應注意：n（1）應將電子文件轉換成通用的、標準的存儲格式 n（2）根據(jù)利用者的需要進行復制n（3）盡量為利用者提供無法進行復制的電子文件拷貝件n ：是利用COM（Computer Output Microfilm）技術將轉化為直讀信息的電子文件內容記錄在感光膠片上，形成拷貝件后再利用縮微閱讀機進行閱覽。（三）限制利用方式，確保電子文件安全（四）最大限度地發(fā)揮電子文件的優(yōu)越性。，并進行相關的記錄。對傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、政務信息資源管理、已公開現(xiàn)行文件利用、企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用、公共文獻基礎數(shù)據(jù)庫建設和檔案信息資源社會化服務進行探索。n 電子文件的開發(fā)與利用的關系：n 二者相互銜接、相互促進，是電子文件開發(fā)利用活動過程不可分割的兩個方面，開發(fā)工作是利用服務的基礎和前提條件，利用服務是開發(fā)的后續(xù)性工作，其成效體現(xiàn)著開發(fā)工作的成果。n 實體分類：對保存文件的脫機介質分類，如果介質數(shù)量少，一般按介質的不同簡單分類即可。n二、電子文件信息開發(fā)的方式n ，面向最終用戶直接提供服務即機構和各類檔案館直接為最終用戶提供信息產品和服務的方式，具體服務項目把包括建設檢索系統(tǒng)，提供各種檢索服務。n 資料型：以電子文件的原始信息為基礎，滿足利用者直接進行分析、研究、參考、借鑒需求的信息產品。n 專題型：集中反映特定課題或特定科技生產活動的信息產品。n 具體指檔案機構有計劃、有安排地向用戶傳授電子文件的知識，幫助用戶熟悉電子文件信息資源的分布與利用線索，改進用戶利用電子文件的方式和方法，提高電子文件開發(fā)與利用效率的一系列活動。?（三）數(shù)字檔案館的特征 ?二、數(shù)字檔案館的主要功能三、數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館的比較 ?（一）區(qū)別? ? ? “擁有”為中心到以“存取”為中心 ?（二）數(shù)字檔案館對傳統(tǒng)檔案館的影響?? ? 數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館主要業(yè)務活動比較：◆館藏與管理◆編目◆標引◆目錄◆利用服務◆統(tǒng)計◆鑒定由此可見主要變化有：館藏內涵的變化技術服務的變化員工角色的變化數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館最大的區(qū)別是技術層面上的?！魯?shù)據(jù)交換標準和網絡通信協(xié)議標準。第四，法律法規(guī)方面。第四，將本館傳統(tǒng)檔案信息數(shù)字化。？。包括政務郵件和商務郵件等。每份電子郵件的發(fā)送都要涉及到發(fā)送方與接收方，發(fā)送方構成客戶端，而接收方構成服務器。新郵件接收完成后，狀態(tài)欄上會顯示用戶有幾封新郵件。數(shù)字標識允許規(guī)定的人的電子郵件簽名，真正的收件人可確保該郵件來源并沒有受損，如果來源不正確，或者中途被人截獲、篡改，數(shù)字證書就會提示錯誤。第十章 電子文件管理實踐 n 第一節(jié)n 電子文件管理理論與方法探索 n一、國外電子文件管理理論與方法的探索 n 1965年，倫敦 第九次國際檔案圓桌會議 n 1968年，第六屆馬德里國際檔案大會 n 1971年，第十三次國際檔案圓桌會議 n 1988年，第十一屆巴黎國際檔案大會n 1992年，國際檔案理事會成立電子文件委員會 n二、國內電子文件管理理論與方法的探索 n 20世紀80年代初 n 1989年，《檔案管理學》增設“機讀檔案”一章n 1996年，電子文件歸檔與電子檔案管理研究領導小組 n 1996年，第十三屆北京國際檔案大會 n 第二節(jié)n 國內電子文件管理實踐n我國第一次發(fā)表有關電子文件的文章是《檔案學通訊》1988年第1期《電子文件管理——即將來臨的文件管理革命》。n 1996年國家檔案局成立了電子文件歸檔與檔案管理研究領導小組。相關的研究人員除了檔案界外，還有圖書館、計算機等領域的人員。n 2000年，王剛同志提出了全國檔案信息化建設任務的要求，隨后國家檔案局組織有關部門對檔案信息化建設開展研究，提出了全面推進檔案信息化建設戰(zhàn)略部署，全國檔案信息化工作全面啟動。n 這一時期雖然對電子文件管理的實踐探索與理論研究都取得了令人矚目的成績，但電子文件管理在實踐上和理論上都暴露出了不少問題。n 2007年中共中央政治局候補委員、中央書記處書記、中央辦公廳主任王剛同志指出：“??面對新形勢新任務，國家檔案局要求有關部門深入研究，全面規(guī)劃，積極推動電子文件管理規(guī)范化、法制化進程，努力建立有中國特色的電子文件管理體系??”王剛同志的重要批示標志著我國電子文件管理研究將開始由機構層面向。n2009年6月和2010年4月，中國人民大學先后組織了“電子文件管理國家戰(zhàn)略”和“電子文件國際前沿管理成果”國際學術研討會。n 2005年4月1日實施的《中華人民共和國電子簽名法》 n 2005年10月在杭州召開的“數(shù)字檔案館國際研討會” n 這一時期關于電子文件管理的理論研究升溫很快，發(fā)表的論文不少。雖然起步很晚，但檔案界已經意識到我們在電子文件管理的實踐探索與理論研究方面和發(fā)達國家的差距，有了奮起直追的決心。n 這一時期在理論上對電子文件的研究剛剛處于起步階段，關于電子文件管理的研究文章還是比較少，約有20篇相關論文。n 我國20多年來電子文件管理的實踐探索與理論研究大致可分為四個階段： n一、1988～1996年——電子文件開始產生和電子文件管理起步的階段n 1994年，中國作為第71個國家級網加入Internet，隨后中國政府實施了“金橋”、“金卡”、“金關”等信息網絡工程。n（五）郵件規(guī)則n 用戶可以在Outlook Express中使用規(guī)則，從而將接收到的郵件自動分類并放入不同的文件夾中，或者以 彩色突出顯示特定的郵件、自動回復或轉發(fā)特定的郵件等。數(shù)字標識(即數(shù)字證書)提供了一種在Internet上驗證身份的方式。⑴ 打開新郵件窗口⑵ 選擇發(fā)送郵件的帳號⑶ 選擇發(fā)送郵件的格式⑷ 對郵件進行檢查⑸ 進行數(shù)字簽名 n（三）接收郵件n在默認情況下，啟動0utlook Express時會自動和郵件服務器連接并檢查服務器上是否有發(fā)送給用戶的新郵件。n（二）根據(jù)郵件內容劃分（以公務活動為例）n ：如發(fā)布業(yè)務規(guī)章的郵件n ：如發(fā)送打掃衛(wèi)生的通知 n（三）根據(jù)編碼形式劃分n n四、電子郵件的功能nn發(fā)揮第一作用時，電子郵件被視為電子信息；發(fā)揮第二作用時，電子郵件實際上是指電子郵件系統(tǒng)。？ ？ ？ 第九章電子郵件管理 n 第一節(jié)n 電子郵件概述 n一、電子郵件的概念n 指借助于電子計算機生成、處理，通過電子郵件系統(tǒng)經由網絡傳遞的電子信息。第三節(jié)我國數(shù)字檔案館簡介 ?一、我國數(shù)字檔案館建設現(xiàn)狀 ?二、數(shù)字檔案館建設實例? 作業(yè)：分析數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館的關系。第二，通過網絡將不同機構的文件信息系統(tǒng)連接起來。第二，數(shù)字信息資源建設方面。◆數(shù)據(jù)格式標準。即依賴數(shù)字化技術，對傳統(tǒng)檔案館館藏文字、聲音、圖像等進行數(shù)字化，并對這些數(shù)字化檔案信息進行存儲、傳輸和處理，在網絡化環(huán)境中被本地和遠程用戶存取的一種新型檔案館。n n 政策法規(guī)型：十一屆三中全會以來政策匯編、農田基本建設規(guī)劃選編n 管理型：某廠基礎數(shù)據(jù)匯編n 技術型： ⅹⅹ技術要覽 n 產品型： 某產品零部件手冊、設備使用手冊 n 市場型：產品營銷指南、市場動態(tài)分析n 史料型：年鑒、史料n 文化型： ⅹⅹ專題片、城市老照片選集 n六、電子文件的編研n 電子文件的編研：指根據(jù)客觀需要，對文件內容進行分析研究，按照一定的題目，將相關文件信息加工、編輯成各種形式的電子文件編研成品的業(yè)務工作。n 綜合型：較全面反映某一學科領域，某個專業(yè)或某一單位活動面貌的信息產品。n 合作對象包括Web站點，數(shù)據(jù)庫生產者，圖書、音像出版社 n三、電子文件開發(fā)的原則 n（一）系統(tǒng)合法原則n（二）創(chuàng)造性原則n（三）存真原則n（四）實用效益原則 n四、檔案館電子文件開發(fā)工作的程序n確定電子文件研究開發(fā)成品選題和選型n對開發(fā)產品的素材進行選擇與核實 n對電子文件進行形式加工n編制電子文件產品n對電子文件產品進行校核與審定n推廣交流電子文件產品 n五、電子文件開發(fā)的類型n 、性質與范圍分類n 簡介型：簡略報道和簡要介紹某項活動的基本情況和某項事務的扼要概況的信息產品。n 信息分類：對電子文件信息的邏輯分類，這種分類與其存儲位置無關。n 分類是文件信息組織的重要內容。n 電子文件的開發(fā)與利用：就是揭示在社會活動中形成的電子文件信息的各種使用價值，并通過各種科學有效的方法，使之有效地為社會提供利用開發(fā)的過程。三、電子文件的利用統(tǒng)計電子文件的利用統(tǒng)計：就是通過采集電子文件利用工作過程中的各種數(shù)據(jù)并進行量化分析，客觀準確科學地提示電子文檔利用工作中的特點和規(guī)律從而指導電子文件利用工作，提高電子文件利用工作水平。，進行有效地管理。B、在電子文件存儲載體的使用上，要確定其使用控制程度。n ：檔案部門向利用者提供記錄在特定載體上的電子文件。n 構成電子文件利用系統(tǒng)的要素有：法律法規(guī)要素、信息要素、檢索系統(tǒng)要素、用戶要素、利用安全防范要素。? 3．淺述危害電子文件信息安全的因素及其處理措施。? 復印效應是磁帶記錄的一種特有現(xiàn)象。? ? 1】存放：磁帶、光盤等載體要垂直放置，以防變形和重物擠壓，不能用手直接觸摸載體；嚴禁用橡皮筋、繩子、曲別針來固定載體，以免造成介質損壞和變形。? ? 有害氣體和光線（特別是紫外線）對電子文件載體危害極大。磁盤、磁帶在驅動器內高速運行，長期使用會使他們摩擦損傷，使記錄信息丟失。當強磁場與磁記錄距離很近時，就會改變其磁道的磁化方向，破壞磁粉按錄入的信號排列，改變原有磁記錄的狀態(tài)，從而導致信息丟失。灰塵污染或劃傷磁盤、磁帶、光盤表面，會造成其物理損傷，引起記錄信息的損失；灰塵中所含的化學成分，會不同程度的引起磁盤、磁帶、光盤的腐蝕、降解等化學作用而毀壞；灰塵落到電子文件上，在一定條件下霉菌就會滋長，霉菌分泌的有機酸和酶會損壞磁性和光盤，載體發(fā)霉后，不僅會使數(shù)據(jù)丟失，而且會污染驅動器讀寫磁頭，甚至傳染給其它載體。? 根據(jù)《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》規(guī)定，溫度在15 ℃27℃、相對濕度40%60%范圍內選定一組值，推薦最佳保管溫度為18 ℃，相對濕度為40%，選定之后，在24小時內溫度變化不得超過3 ℃，相對濕度變化不得超過5%.另外，磁性載體文件使用場所的溫度、濕度與庫房溫度、濕度的相差范圍分別為177。? ⑸載體及其記錄所必備的軟硬件，價格便宜并為用戶所能接受；? ⑹能較容易地檢測出載體的質變現(xiàn)象，以便在載體變化之前將文檔復制到新的載體上。數(shù)據(jù)分拆可在位級或扇區(qū)級進行，一個扇區(qū)是一個磁盤數(shù)據(jù)塊。其包括三個主要組成部分：? 良好的備份策略? 自動化存儲設備? 優(yōu)秀的備份管理軟件 ? ? 1)不常用的文件——優(yōu)質磁帶機 ? 磁帶機是將數(shù)據(jù)以線性方式存儲，必須倒帶才能找