【正文】 方法和管理體制需要全面建立（4）隨著電子文件與檔案理論研究的深入，檔案學(xué)者提出了一些新的理論觀點。* 第二階段：原始材料的粗加工階段。* 第二階段：輔助性電子文件階段。直接生成的電子文件稱為原生性電子文件，經(jīng)過模數(shù)轉(zhuǎn)換生成的電子文件稱為再生性電子文件。OA在我國自20世紀(jì)70年代開始發(fā)展，到20世紀(jì)90年代中期大致經(jīng)歷了三個階段：第一個階段的主要標(biāo)志是辦公過程中普遍使用現(xiàn)代辦公設(shè)備，如傳真機(jī)、打字機(jī)、復(fù)印機(jī)等；以單機(jī)為主、以實現(xiàn)個人事務(wù)處理為目的。*（2）收文管理* 包括收文登記、擬辦、圖像及文本自動傳閱、分發(fā)批辦、接收清退、檢索利用等。并綜合運(yùn)用現(xiàn)代管理技術(shù)、制造技術(shù)、信息技術(shù)、自動化技術(shù)、系統(tǒng)工程技術(shù)。* CAM(puter Aided Manufacturing）：*（計算機(jī)輔助制造)的核心是計算機(jī)數(shù)值控制（簡稱數(shù)控），是將計算機(jī)應(yīng)用于制造生產(chǎn)過程的過程或系統(tǒng)。* 遙感技術(shù)廣泛用于軍事偵察、導(dǎo)彈預(yù)警、軍事測繪、海洋監(jiān) 視、氣象觀測和互劑偵檢等?！熬盼濉币詠恚覈群蟪晒Πl(fā)射氣象衛(wèi)星、通信廣播衛(wèi)星、資源衛(wèi)星、“北斗”導(dǎo)航衛(wèi)星等多種類型的衛(wèi)星。*數(shù)字信號是人為地抽象出來的在時間上不連續(xù)的信號，如一系列斷續(xù)變化的電壓脈沖、光脈沖等。這是電子文件永恒的特點。*（三）信息與特定記錄載體之間的可分離性* 信息不再具有固定的物理位置，也不再對特定記錄載體“從一而終”，可以根據(jù)需要隨時擴(kuò)展、縮小或改變存儲空間，在不同存儲介質(zhì)之間轉(zhuǎn)換。*（五）多種信息媒體的集成性* 電子文件是多媒體的，是立體的，是一種全方位的記憶和再現(xiàn)，實現(xiàn)了文件功能的革命性變化。*（六）文件形成與更改的可操作性 *1.“隨心所欲”的文件制作與利用 *電子文件的可操作性有時會表現(xiàn)為可變性。狹義的虛擬是指當(dāng)代的數(shù)字化的表達(dá)方式和構(gòu)成方式、實踐方式和創(chuàng)造方式。*三、文件連續(xù)體理論* 20世紀(jì)80年代，澳大利亞檔案學(xué)者提出的一種新型文件管理理論或概念模型 閱讀資料：，吳品才，檔案學(xué)通訊，2009（6），朱慧鈺，北京檔案，2006（1）* 第五節(jié)電子文件的原始性與法律證據(jù)性 *一、電子文件的原始性 *（一）傳統(tǒng)文件的原始性*（二）電子文件原始性認(rèn)定的困難 *（三）重新界定“原始性”*（四）國外對電子文件原始性（或原件）問題的確認(rèn)方法閱讀資料：電子文件原始性的認(rèn)定與維護(hù) : ：電子文件是否具有法律證據(jù)性 *二、電子文件的法律證據(jù)性 * ＠電子文件的法律證據(jù)效力* 法律證據(jù)效力：指一種證據(jù)它是否具有證據(jù)價值，是否被法律認(rèn)可，以及它在作為法律證據(jù)使用時證明力度的大小等一系列的問題。* ②自由證據(jù)模式* 大陸法系國家通常不對證據(jù)的可采性問題做硬性規(guī)定，而是允許自由提出所有與案件有關(guān)的證據(jù)材料，而不論其表現(xiàn)形式如何。* 。* ②署名權(quán)：表明作者身份，在作品上署名的權(quán)利 * ③復(fù)制權(quán)：以印刷、復(fù)印、拓印、錄音、錄像、翻錄、翻拍等方式將作品制作一份或多份的權(quán)利* ④信息網(wǎng)絡(luò)傳播權(quán)：以有線或無線方式向公眾提供作品，使公眾可以在其個人選定的時間和地點獲得作品的權(quán)利。是公民個人隱私信息主要的外在表現(xiàn)形式。? n 第二章n 電子文件管理 n 第一節(jié)n電子文件管理內(nèi)容 n一、電子文件管理的基本內(nèi)容 n（一）電子文件的微觀管理n電子文件的微觀管理指文件和檔案管理人員以電子文件為客體對象，運(yùn)用一定的技術(shù)、方法對其加以組織和控制，形成有序、系統(tǒng)的電子文件信息資源，維護(hù)電子文件信息的真實性、完整性、有效性，并向社會提供利用服務(wù)。n 如2006年頒布的《檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》其中之一是：進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案信息資源共享。n，表現(xiàn)為在整個生命周期里未被更改，仍然保持其在產(chǎn)生時的本來面貌n真實性是保證電子文件行政有效性和法律證據(jù)性的基礎(chǔ)，是電子文件反映歷史面貌，得以作為社會記憶長久保存的前提。物理和智能格式physical form amp。有效性保障的目的是使文件經(jīng)過存儲、傳輸、壓縮、加密、媒體轉(zhuǎn)換、技術(shù)遷移、設(shè)備更新等處理后能夠以人可以識讀、可以理解的方式輸出，并加以利用。具體目標(biāo)：，即拓寬利用范圍，對相關(guān)內(nèi)容深度整理和挖掘，在第一時間實時提供利用，保護(hù)信息安全n三、電子文件管理的基本原則n為了在復(fù)雜多樣的電子文件生成、運(yùn)行環(huán)境中選擇和實施有效的管理，全面實現(xiàn)其管理目標(biāo)，必須遵循一定的管理原則。第二，前端控制是優(yōu)化管理功能，高管理效率的科學(xué)理念。電子文件、檔案一體化管理的最佳實現(xiàn)方式是建立功能涵蓋電子文件生命周期全部管理活動的電子文件管理系統(tǒng)。實踐這種方案的國家有美國、英國、瑞士、法國等一些國家。三、國家電子文件管理體制n集中統(tǒng)一的檔案管理體制。（2）電子文件與電子檔案“怎樣集中”保管的問題。所謂分級管理，指縣級以上各級人民政府的檔案行政管理部門主管本行政區(qū)域內(nèi)的電子文件與電子檔案工作，可按照國家有關(guān)電子文件與電子檔案工作的統(tǒng)一規(guī)定和要求，結(jié)合本地區(qū)的情況，制定本地區(qū)的電子文件與電子檔案工作規(guī)劃、制度和辦法，并對本地區(qū)內(nèi)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織的電子文件與電子檔案工作實行指導(dǎo)和監(jiān)督。目前，在電子文件保管者問題上有三種情況：由文件形成部門保管；由計算機(jī)站、信息中心等專業(yè)技術(shù)機(jī)構(gòu)保管；由檔案部門保管。將電子文件和紙質(zhì)文件分別集中保管于信息技術(shù)部門和檔案部門，紙質(zhì)文件獲得“檔案”身份，電子文件則成為“資料”。討論：電子文件雙套制與雙軌制的關(guān)系（二）少數(shù)行業(yè)進(jìn)入第三階段n我國有些行業(yè)，如金融、對外貿(mào)易、稅務(wù)等，已經(jīng)部分地進(jìn)入了電子文件工作發(fā)展的第三階段。n二、開發(fā)電子文件管理系統(tǒng)的必要性n 。雙語教學(xué)詞匯n 檢索retrieval n 檢索工具finding aidn 著錄description思考與練習(xí)題名詞：電子文件著錄電子文件標(biāo)引電子文件檢索？。? 對稱加密技術(shù)和非對稱加密技術(shù)? ：也稱私鑰技術(shù)，使用單個密鑰對數(shù)據(jù)進(jìn)行加密或解密，計算量小、加密效率高。（二）防火墻技術(shù)? 防火墻：是指設(shè)置在被保護(hù)網(wǎng)絡(luò)（內(nèi)聯(lián)子網(wǎng)和局域網(wǎng)）與公共網(wǎng)絡(luò)（如因特網(wǎng)）或其他網(wǎng)絡(luò)之間，并位于被保護(hù)網(wǎng)絡(luò)邊界的，對進(jìn)出被保護(hù)網(wǎng)絡(luò)信息實施“通過/阻斷/丟棄”控制的硬件、軟件部件或系統(tǒng)。? ，貫徹防毒原則 ? ，確定查殺方案（五）入侵檢測技術(shù) ? 入侵檢測是指“通過對行為、安全日志或?qū)徲嫈?shù)據(jù)或其它網(wǎng)絡(luò)上可以獲得的信息進(jìn)行操作，檢測到對系統(tǒng)的闖入或闖入的企圖”。? ⑴備份≠拷貝。⑶備份≠數(shù)據(jù)文件的備份。? 缺點： ①每天都對系統(tǒng)進(jìn)行完全備份，備份數(shù)據(jù)有大量的內(nèi)容重復(fù) ?②需要備份的數(shù)據(jù)量大，備份所需時間較長 ? 2）增量備份(incremental backup)：? 每次備份的數(shù)據(jù)只是相當(dāng)于上一次備份后增加的和修改過的數(shù)據(jù)。? 差備份無需每天都做系統(tǒng)全備份，備份所需時間短，節(jié)省磁盤空間，災(zāi)難恢復(fù)方便，即管理員只需系統(tǒng)全備份磁帶和發(fā)生災(zāi)難前一天的備份磁帶。舉例來說，當(dāng)你第一次進(jìn)行正常備份后，所有文檔的“存檔”屬性被清除，而在你新建或修改這些文件后，文件重新被加上“存檔”屬性，增量備份就是備份這些文件，并且在備份后將這些文件的“存檔”屬性清除，以保證下次不再備份這些文件。在備份完畢后，差異備份并不會清除這類文件的“存檔”屬性，這樣的話，在下次運(yùn)行差異備份的時候，只要在此期間上次差異備份的文件沒有被更改，則它們還會包含在備份集中，將被再次備份。? 不同備份類型可以存在一定組合 ? 完全備份和差異備份 ? 在星期一進(jìn)行完全備份，在星期二至星期五進(jìn)行差異備份。如果在星期五數(shù)據(jù)被破壞了，則你需要還原星期一正常的備份和從星期二至星期五的所有增量備份。? 缺點：網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)數(shù)據(jù)量龐大，網(wǎng)絡(luò)帶寬出現(xiàn)瓶頸，易出現(xiàn)噪音干擾或意外傳輸中斷，磁帶設(shè)備要求大容量和高速傳輸率，投入較大。? 3)網(wǎng)絡(luò)備份自動化解決方案 ? 是一種理想的備份方案，能夠提供無人值守的自動化備份，無需網(wǎng)絡(luò)管理員進(jìn)行任何干涉。數(shù)據(jù)通過一種“分拆”技術(shù)均勻地寫在每一個驅(qū)動器上，分拆技術(shù)把數(shù)據(jù)分別放在兩個或多個驅(qū)動器上。⑶載體內(nèi)在性能穩(wěn)定，耐久性得到公認(rèn)； ? ⑷能較方便地進(jìn)行保護(hù)。磁性載體和光盤都容易產(chǎn)生靜電，吸附更多的灰塵，使讀出錯誤率增加。? ? 灰塵的影響對電子文件載體危害極大，可以造成電子文件載體的物理損傷、化學(xué)損傷和生物損傷。? ? 外來磁場作用于磁性載體上，能使磁性涂層的剩磁發(fā)生消磁或磁化，造成信號失落或信噪比降低，破壞記錄信息，影響讀出效果。? ? 機(jī)械磨損和強(qiáng)烈的震動可以對電子文件產(chǎn)生破壞。硬盤驅(qū)動器應(yīng)平放固定，防止發(fā)生震動、硬盤驅(qū)動器讀寫操作時，不要移動或碰撞工作臺，以免磁頭劃傷盤片，造成盤片上的讀寫錯誤。? 因此，要嚴(yán)防強(qiáng)光的影響，不讓室外光線直接照射在磁帶、磁盤上。? 3】加強(qiáng)清潔維護(hù)：不得隨意擦拭或清洗盤片，如果出現(xiàn)發(fā)霉現(xiàn)象，要用干凈的藥棉蘸高純度的酒精擦洗，然后放置在清潔的環(huán)境中讓酒精揮發(fā)干燥后在使用。? 2．簡述電子文件保護(hù)的特點。二、電子文件利用的特點n良好的共享性良好的復(fù)用性良好交互性超地域限制性超時間限制性三、電子文件利用系統(tǒng)的構(gòu)成要素n 電子文件利用系統(tǒng)是指將電子文件利用的各種要素結(jié)合在一起，所形成的有機(jī)整體。n 就文件資源而言，適合那些尚未上網(wǎng)或不方便、不適宜、不必要上網(wǎng)的材料，如限制使用的機(jī)密性材料、某些CDROM等。n二、電子文件的在線利用n n 第三節(jié)n 電子文件利用的管理一、建立新的“利用規(guī)則”（一）建立多套備份制度（二）采用適當(dāng)?shù)目刂萍夹g(shù)A、在整個利用系統(tǒng)功能的使用上，要進(jìn)行使用權(quán)限的認(rèn)定。n二、電子文件利用的管理 n（一）使用權(quán)限審核n（二）提供利用拷貝的回收 n（三）利用中的安全措施，不能無原則地向所有利用者提供全部的利用方式。，避免誤操作帶來的不可挽回?fù)p失。n一、電子文件開發(fā)的基本內(nèi)容n 開發(fā)利用工作的基本任務(wù)：就是解決文件形成無序和利用有序的矛盾。n 電子文件本身是一次信息，開發(fā)的成果是有序化的一次信息、二次信息和三次信息，形成 有序化的一次信息主要工作是分類；形成二次信息的主要工作包括著錄、標(biāo)引、編制檢索工具等；形成三次信息主要工作是編研。如果介質(zhì)較多，可以結(jié)合文件的內(nèi)容、時間進(jìn)行細(xì)致的分類。n ，提供給中間服務(wù)商該種方式可以增加電子文件信息資源傳播的途徑，擴(kuò)大大影響力。如醫(yī)療事故處置匯集。如ⅹⅹ述評n 系列型：由若干具有內(nèi)在聯(lián)系的獨立的信息產(chǎn)品，組成的共同反映更廣泛主題或?qū)ο笮畔a(chǎn)品。n一、電子文件用戶教育的意義 n從電子文件信息資源角度看 n從電子文件用戶角度看 n從檔案機(jī)構(gòu)角度看n二、電子文件用戶教育的原則n系統(tǒng)性原則n普及性原則 n針對性原則n靈活性原則 n三、電子文件用戶教育的內(nèi)容 n用戶意識的培養(yǎng)n 1）培養(yǎng)電子文件用戶的信息意識 n 2）培養(yǎng)電子文件用戶的法律意識n 3）培養(yǎng)電子文件用戶知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)的意識 n用戶能力的提高n 1）提高電子文件用戶認(rèn)識電子文件信息資源分布的能力 n 2）提高電子文件用戶檢索電子文件的能力n 3）提高電子文件用戶識別與選擇電子文件的能力思考與練習(xí)題名詞：電子文件的利用電子文件的編研電子文件的開發(fā)電子文件的利用統(tǒng)計電子文件用戶教育 。第八章數(shù)字檔案館第一節(jié)數(shù)字檔案館概述一、數(shù)字檔案館的概念（一）數(shù)字檔案館概念的起源（二）數(shù)字檔案館的定義關(guān)于數(shù)字檔案館的概念，目前還存在多種不同的看法，歸納起來主要有兩種：一是認(rèn)為數(shù)字檔案館是一種實體概念、機(jī)構(gòu)概念，是一種新的檔案館形態(tài)。四、數(shù)字檔案館與數(shù)字圖書館的比較（一）數(shù)字檔案館與數(shù)字圖書館的共同點（二）數(shù)字檔案館與數(shù)字圖書館的不同點 第二節(jié)數(shù)字檔案館的建設(shè)一、數(shù)字檔案館的構(gòu)建與運(yùn)作（一）數(shù)字檔案館構(gòu)建與運(yùn)作的相關(guān)要素數(shù)字檔案館建設(shè)應(yīng)由以下幾類人才構(gòu)成：◆管理人才◆檔案館工作人員◆技術(shù)人才◆法律人才相關(guān)技術(shù)可歸為五類：◆內(nèi)容的創(chuàng)建與獲取◆存儲和管理◆檢索◆內(nèi)容發(fā)布◆安全控制◆字符內(nèi)部編碼標(biāo)準(zhǔn)。包含：國家的宏觀調(diào)控檔案管理規(guī)范法律保障（二）數(shù)字檔案館建設(shè)遇到的問題第一，基礎(chǔ)理論研究方面。第五，人才建設(shè)方面第六，與外界協(xié)作方面（三）數(shù)字檔案館館藏建設(shè)第一，通過“介質(zhì)接收”（物理接收）和“在線接收”（邏輯接收）將分散在各機(jī)構(gòu)的電子文件集中起來。? ；?； ? 、科技、文化價值的檔案數(shù)字化；? ； ? 、需求大的檔案數(shù)字化；?。n ：在私人活動中形成或收到的電子郵件。n三、電子郵件的使用方法 n（一）設(shè)置電子郵件賬號： n（二）發(fā)送郵件電子郵件的結(jié)構(gòu)主要包括：頁眉、信體、附件三部分。n（四）安全電子郵件使用Outlook Express中的安全電子郵件，需要數(shù)字標(biāo)識。數(shù)字標(biāo)識的另一個作用是其他人發(fā)送給數(shù)字證書持有者加密郵件。20多年來我國電子文件管理的實踐探索與理論研究雖然一直成為檔案學(xué)界的熱點，且高潮迭起，成果豐碩，然而電子文件管理始終難題相伴，困境煩擾。從此拉開了中國電子文件管理的實踐探索與理論研究序幕。n 因此，對電子文件管理的探討主要來源于實際工作所面臨的問題與困惑。n 2002年，國家檔案局發(fā)布《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》，開通了國家檔案局網(wǎng)站，并在深圳召開了數(shù)字檔案館建設(shè)現(xiàn)場演示會，全國檔案信息化建設(shè)進(jìn)入全面推進(jìn)階段。同時也說明我國電子文件管理的理論研究還不夠成熟和深入，滯后于實體管理，有待進(jìn)一步發(fā)展 n三、2006年以來——電子文件管理的日趨理性化階段n “十一五”期間，我國組織或參與的國際檔案前沿學(xué)術(shù)交流活動頻繁，涉及檔案信息化方面的內(nèi)容日趨廣泛和深