【正文】 指電子文件從制作到生成的過(guò)程中所表現(xiàn)出來(lái)的種種內(nèi)在規(guī)律性。*討論：信息與載體的可分離性*傳統(tǒng)紙質(zhì)文件時(shí)代，文件信息也可以通過(guò)手抄或復(fù)制等方式，使其脫離原載體，進(jìn)行信息轉(zhuǎn)移、傳播，這是否也屬于信息與載體的可分離性？ *討論：電子文件的虛擬性《漢語(yǔ)大詞典》中“虛擬”的含義主要是“虛構(gòu)”、“設(shè)想”； “非物質(zhì)的”、“非實(shí)體的”陳志良：廣義的虛擬是指規(guī)則文明或符號(hào)文明，是人類對(duì)各種規(guī)則的合成、選擇及其演化。這種可變性會(huì)使人們對(duì)電子文件的真實(shí)性產(chǎn)生懷疑，懷疑它具有某種與文件和檔案屬性不符的特點(diǎn)。這無(wú)疑是電子文件在表現(xiàn)功能和輸出功能兩個(gè)方面實(shí)現(xiàn)了巨大的飛躍。* “多媒體即是本質(zhì)上互動(dòng)的媒體”。把一個(gè)檔案館的全部檔案、一個(gè)機(jī)關(guān)的去文件放在一張光盤里，已不再是神話。*（四）信息存儲(chǔ)的高密度性電子文件信息的存儲(chǔ)密度大大高于以往各種信息存儲(chǔ)介質(zhì)。* 電子文件的系統(tǒng)依賴性在近期有礙于它的使用和發(fā)展，但從發(fā)展的眼光看，是實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化管理的必要條件，是電子文件先進(jìn)性的表現(xiàn)之一。二是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的不兼容問(wèn)題。——杰夫?羅森伯格 *（二）對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性 * 依賴的兩層含義：一是文件管理活動(dòng)必須借助于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)才能實(shí)現(xiàn)。* 進(jìn)行模數(shù)轉(zhuǎn)換需要利用一定的輸入設(shè)備和技術(shù)，主要包括：*鍵盤筆繪版手寫字語(yǔ)音輸入和聲控掃描儀條碼技術(shù)*四、電子文件來(lái)源途徑*（一）電子政務(wù)【中國(guó)電子政務(wù)網(wǎng)：作業(yè)：通過(guò)搜索引擎查找?guī)讉€(gè)電子商務(wù)網(wǎng)站，并從中選擇一個(gè)，分析它在進(jìn)行商務(wù)活動(dòng)中可能產(chǎn)生的電子文件及其類型。其信號(hào)的幅度、頻率或相位隨時(shí)間做連續(xù)變化，如傳統(tǒng)廣播電視的聲音或圖像信號(hào)。*(二)模數(shù)轉(zhuǎn)換* 模數(shù)轉(zhuǎn)換是指將模擬信息轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息，以便計(jì)算機(jī)處理的過(guò)程。*(6)衛(wèi)星系統(tǒng)* 人造衛(wèi)星通常指環(huán)繞地球飛行的無(wú)人航天器。在民用方面,遙感技術(shù)廣泛用于地球資源普查、植被分類、土地利用規(guī)劃、農(nóng)作物病蟲(chóng)害和作物產(chǎn)量調(diào)查、環(huán)境污染監(jiān)測(cè)、海洋研制、地震監(jiān)測(cè)等方面。一般指運(yùn)用傳感器/遙感器對(duì)物體的電磁波的輻射、反射特性的探測(cè)，并根據(jù)其特性對(duì)物體的性質(zhì)、特征和狀態(tài)進(jìn)行分析的理論、方法和應(yīng)用的科學(xué)技術(shù)。* PDM（Product Data Management）產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理* PDM是一門用來(lái)管理所有與產(chǎn)品相關(guān)信息（包括零件信息、配置、文檔、CAD文件、結(jié)構(gòu)、權(quán)限信息等）和所有與產(chǎn)品相關(guān)過(guò)程（包括過(guò)程定義和管理）的技術(shù)。在工程和產(chǎn)品設(shè)計(jì)中，計(jì)算機(jī)可以幫助設(shè)計(jì)人員擔(dān)負(fù)計(jì)算、信息存儲(chǔ)和制圖等項(xiàng)工作。將企業(yè)生產(chǎn)全部過(guò)程中有關(guān)的人、技術(shù)、經(jīng)營(yíng)管理三要素及其信息與物流有機(jī)集成并優(yōu)化運(yùn)行的復(fù)雜的大系統(tǒng)。? 數(shù)碼相機(jī)廣泛應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域：印刷業(yè)、醫(yī)療衛(wèi)生、建筑監(jiān)理、保險(xiǎn)備案、軍事偵察、廣告、日常生活等*(3)集成制造系統(tǒng)（CIMS）—— Computer integrated manufacturing system * CIMS是通過(guò)計(jì)算機(jī)硬軟件。生成的電子文件包括所收文件、登記信息、擬辦批辦意見(jiàn)、傳閱信息、利用登記等。生成的電子文件包括在設(shè)計(jì)、維護(hù)、監(jiān)控過(guò)程中的各類記錄。第二個(gè)階段的主要標(biāo)志是辦公過(guò)程中普遍使用電腦和打印機(jī)，通過(guò)電腦和打印機(jī)進(jìn)行文字處理，表格處理、文件排版輸出和進(jìn)行人事財(cái)務(wù)等信息的管理等；第三個(gè)階段的主要標(biāo)志是辦公過(guò)程中網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普遍使用，這一階段在辦公過(guò)程中通過(guò)使用網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)了文件共享，網(wǎng)絡(luò)打印共享，網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)管理等工作。它利用先進(jìn)的技術(shù)，使人的各種辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)逐步由各種設(shè)備、各種人—機(jī)信息系統(tǒng)來(lái)協(xié)助完成，達(dá)到充分利用信息，提高工作效率和工作質(zhì)量，提高生產(chǎn)率的目的。*（一）直接生成* 是指文件初次形成即直接在各種數(shù)字技術(shù)環(huán)境中以數(shù)字形態(tài)產(chǎn)生，或通過(guò)各種數(shù)字技術(shù)設(shè)備直接對(duì)各種事物的特征、聲音和圖像等多媒體信息接收、采集而成。*三、電子文件生成途徑* 目前，電子文件的生成途徑主要有兩種：直接生成和模數(shù)轉(zhuǎn)換。* 第三階段：電子文件階段。*二、電子文件的發(fā)展歷程* 電子文件發(fā)展要經(jīng)歷四個(gè)階段： * 第一階段：過(guò)程階段。* 第三階段：紙質(zhì)文件階段。* 歷史上記錄方式的變革大約經(jīng)歷了四個(gè)階段： * 第一階段：原始材料的直接利用階段。三、創(chuàng)建電子文件管理學(xué)的必要性和可行性（一）建立電子文件管理學(xué)的必要性是檔案學(xué)專業(yè)人才培養(yǎng)的時(shí)代要求保護(hù)電子記憶，是檔案工作的歷史使命是檔案學(xué)理論和學(xué)科建設(shè)的內(nèi)在需要（二）建立電子文件管理學(xué)的可行性有大量的電子文件管理研究文獻(xiàn)和較為成熟的理論為基礎(chǔ)有我國(guó)電子文件管理實(shí)踐的支持可以借鑒國(guó)際上相關(guān)的管理理論、經(jīng)驗(yàn)和方法四、電子文件管理學(xué)的研究對(duì)象和任務(wù)（一）電子文件管理學(xué)的研究對(duì)象電子文件和電子文件管理（二）電子文件管理學(xué)研究的任務(wù)在研究電子文件的形成、特點(diǎn)和價(jià)值的基礎(chǔ)上，依據(jù)和利用現(xiàn)代信息技術(shù)環(huán)境，總結(jié)電子文件管理工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，探索電子文件管理規(guī)律，建立電子文件管理的基本理論和基本方法，建構(gòu)電子文件管理學(xué)理論體系，指導(dǎo)電子文件管理工作實(shí)踐，從而保證歸檔電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性，最大限度地發(fā)揮電子文件的作用。二、信息技術(shù)的發(fā)展對(duì)檔案工作的影響計(jì)算機(jī)在檔案管理中的廣泛應(yīng)用，改變著人們管理檔案的方式和手段。電子檔案時(shí)代，數(shù)字化、電子化使檔案存在形態(tài)完全虛擬化－－符號(hào)與載體都是虛擬化的。n迭加技術(shù)給檔案和檔案工作帶來(lái)的變化：。、文字、聲像等記錄工具之上，又有了迭加工具數(shù)字，且數(shù)字化實(shí)現(xiàn)了傳統(tǒng)工具的集合－－多媒體。在微觀意義上，機(jī)器時(shí)代主要指計(jì)算機(jī)時(shí)代?？傊?，印刷術(shù)發(fā)明之后，檔案的憑證價(jià)值是其價(jià)值的主要方面，其情報(bào)（參考）價(jià)值是次要方面。紙張?zhí)貏e是印刷術(shù)發(fā)明之后，由于圖書(shū)、雜志等出版物在數(shù)量上可大量重復(fù)，所承載的知識(shí)體系較完整、綜合，其作用尤其是傳播知識(shí)、宣傳教育等方面的作用逐漸突出。n 促使人們建立專門的專業(yè)教育系統(tǒng)。n 促使人們具有了專業(yè)的檔案架閣庫(kù)的概念。n(1)概況：印刷術(shù)發(fā)明之后，人類掌握了對(duì)文獻(xiàn)型信息進(jìn)行批量生產(chǎn)的能力。(3)手抄時(shí)代檔案文獻(xiàn)的主導(dǎo)地位主要表現(xiàn)在：首先，文件和檔案的產(chǎn)生有利于人們對(duì)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的積累，對(duì)文明發(fā)展起到了重要的基礎(chǔ)作用。第四，這一時(shí)期開(kāi)始有了專門的檔案庫(kù)房和初級(jí)的檔案管理。第二，由于手抄檔案效率低，當(dāng)時(shí)的文檔工作機(jī)構(gòu)相對(duì)比較龐大。手抄檔案效率低、規(guī)模小、成本高。人類必須掌握簡(jiǎn)單的文獻(xiàn)載體加工技術(shù)，如紙草、甲骨等。文件與檔案產(chǎn)生于人類野蠻時(shí)代向文明時(shí)代過(guò)渡階段，必須具備以下三個(gè)條件：隨著農(nóng)業(yè)種植技術(shù)的產(chǎn)生，人類逐漸從食不飽腹到產(chǎn)生剩余產(chǎn)品，使人們有時(shí)間從事單純的為獲取食物進(jìn)行的生產(chǎn)活動(dòng)之外的其他活動(dòng)，特別是精神的知識(shí)的保存與生產(chǎn)活動(dòng)。記錄手段也具有單一性。（二）單一再現(xiàn)技術(shù)工具時(shí)代n單一再現(xiàn)技術(shù)工具時(shí)代的信息記錄與傳播工具包括文字、印刷、攝影及相關(guān)載體等。示現(xiàn)時(shí)代：信息管理與傳播的無(wú)物質(zhì)工具時(shí)代，是指人們面對(duì)面?zhèn)鬟f信息時(shí)代，也就是人類的無(wú)檔案時(shí)代。這種記錄與傳播方式具有即時(shí)性、狹窄性、不準(zhǔn)確性。n ★教學(xué)方式、課程考核方法n 教學(xué)方式： 講授、案例、討論n 考核方式：閉卷考試總學(xué)時(shí)數(shù)：64學(xué)分：4 n 成績(jī)?cè)u(píng)定：n 總評(píng)成績(jī)構(gòu)成：平時(shí)考核（30）％；結(jié)課考核（70）％n平時(shí)成績(jī)構(gòu)成：考勤考紀(jì)（10）分；作業(yè)（15）分；課堂提問(wèn)（5）分★教材及參考資料 n 建議教材：n 《電子文件管理基礎(chǔ)教程》丁海斌、卞昭玲主編，遼寧大學(xué)出版社， n 參考資料： n 1．《電子文件管理教程》，馮惠玲主編，中國(guó)人民大學(xué)出版社，2001年版 n 2．《電子文件管理理論與實(shí)踐》，劉家真主編，科學(xué)出版社，2003年版 n 3．《拯救數(shù)字信息—數(shù)據(jù)安全存儲(chǔ)與讀取策略研究》，劉家真等著，科學(xué)出版社，2004年版 n 4．《電子文件管理學(xué)》，金波、丁華東編著，上海大學(xué)出版社，2010年版 n 5．《電子證據(jù)―當(dāng)代機(jī)構(gòu)文件管理戰(zhàn)略》，戴維?比爾曼著，中國(guó)人大出版社，2000年版n一、檔案技術(shù)工具的演進(jìn)n檔案技術(shù)工具，主要包括檔案物質(zhì)載體工具、檔案信息記錄符號(hào)工具、檔案信息傳播工具等。第一篇：電子文件管理講稿修改版緒論n ★課程的性質(zhì)、目的和任務(wù) n 性質(zhì)：必修的重要專業(yè)課程。n 目的和任務(wù)：通過(guò)本課程的學(xué)習(xí)，使學(xué)生了解電子文件和電子文件管理的一般理論，引導(dǎo)學(xué)生以完整的“電子文件觀” 來(lái)理解、思考和把握電子文件及其管理問(wèn)題，學(xué)會(huì)用對(duì)比的方法來(lái)分析和掌握電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的不同特點(diǎn)，以及與二者相適應(yīng)的管理理論和管理模式，最終使學(xué)生達(dá)到系統(tǒng)地掌握電子文件管理的基本理論和實(shí)踐方法。檔案物質(zhì)載體工具：甲骨、青銅、竹木簡(jiǎn)、紙張、膠片、磁盤、光盤等檔案信息記錄符號(hào)工具：口口相傳、圖畫、文字、數(shù)碼檔案信息傳播工具：網(wǎng)絡(luò)、書(shū)籍等 n（一）無(wú)技術(shù)工具時(shí)代暨無(wú)檔案時(shí)代口語(yǔ)時(shí)代：口頭語(yǔ)言所創(chuàng)造的“語(yǔ)義世界”是非固化的，它的記錄與傳播方式是從人體到人體。同樣也沒(méi)有任何物質(zhì)工具參與信息的存儲(chǔ)與傳遞過(guò)程。示現(xiàn)時(shí)代使用的信息媒介是示現(xiàn)媒介，示現(xiàn)媒介主要指人類的口語(yǔ)，也包括表情、動(dòng)作、眼神等非語(yǔ)言符號(hào)（即身體語(yǔ)言），它們是由人體的感觀或器官本身來(lái)執(zhí)行功能的媒介系統(tǒng)，沒(méi)有任何物質(zhì)工具參與信息的存儲(chǔ)與傳遞過(guò)程。其基本特點(diǎn)如下：其所采用的基本檔案載體的單一性比較強(qiáng)。n 在這一類系統(tǒng)中，信息記錄與信息接收所面對(duì)的是單一層次的技術(shù)工具，其操作模式是：人→工具→人。人類必須發(fā)明通用性、形式化的信息表現(xiàn)技術(shù)——書(shū)面記錄符號(hào)，如地圖、文字等。n(1)概況：在文字產(chǎn)生之后、印刷術(shù)產(chǎn)生之前（公元前3000年至約公元1045年），檔案文獻(xiàn)記錄經(jīng)歷了一個(gè)手抄時(shí)期。(2)粗載體階段是手抄時(shí)代的主體階段其特點(diǎn)：第一，由于工藝技術(shù)水平有限，檔案所使用的載體只是經(jīng)過(guò)初步加工的自然物，如甲骨、紙草、簡(jiǎn)牘、金石等。第三，文件、檔案的產(chǎn)生、保管和利用的范圍很窄，主要局限于王室范圍內(nèi)。第五，手抄時(shí)期，檔案作為原始文獻(xiàn)始終占據(jù)書(shū)面信息記錄的主導(dǎo)地位。其次，作為一種書(shū)面?zhèn)鞑スぞ?，文件和檔案對(duì)社會(huì)發(fā)展起著重要的知識(shí)傳播作用。紙張和印刷術(shù)的廣泛使用，使檔案工作產(chǎn)生一些新特點(diǎn)： n 促進(jìn)了檔案數(shù)量的增長(zhǎng)。n 促使人們對(duì)檔案分類屬性和管理方法的研究。n(2)印刷時(shí)代檔案文獻(xiàn)的地位：首先，檔案?jìng)鞑ブR(shí)主角的地位逐漸讓位于圖書(shū)。其次，在紙張時(shí)代，檔案扮演的社會(huì)角色主要是社會(huì)記憶、國(guó)家與社會(huì)管理工具的角色。n（三）迭加技術(shù)工具時(shí)代n迭加技術(shù)工具時(shí)代，亦稱機(jī)器時(shí)代，這些機(jī)器包括電信、電話、唱片、電影、廣播、電視、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)等等。其基本特點(diǎn)：。，可以是磁性載體，也可以是光學(xué)性載體。紙質(zhì)檔案時(shí)代，檔案是半虛擬化的。為檔案工作提供了新的管理對(duì)象電子文件對(duì)檔案學(xué)理論提出新的挑戰(zhàn)（1）一些基本概念失去了傳統(tǒng)的內(nèi)涵（2）檔案學(xué)的一些基本理論和原則需要重新認(rèn)識(shí)（3）電子文件的管理理論、方法和管理體制需要全面建立（4）隨著電子文件與檔案理論研究的深入，檔案學(xué)者提出了一些新的理論觀點(diǎn)。五、電子文件管理學(xué)的學(xué)科性質(zhì)電子文件管理學(xué)是檔案學(xué)的一門分支學(xué)科電子文件管理學(xué)是一門綜合性學(xué)科電子文件管理學(xué)屬于應(yīng)用學(xué)科，具有較強(qiáng)的實(shí)踐性六、電子文件管理學(xué)的研究方法馬克思主義唯物辯證法是電子文件管理學(xué)研究的方法論準(zhǔn)則繼承與創(chuàng)新相結(jié)合的方法吸收、借鑒科學(xué)研究的一般方法引進(jìn)移植的方法 n 思考與練習(xí)題：：檔案技術(shù)工具 第一章 電子文件概述第一節(jié) 電子文件的形成*一、無(wú)紙時(shí)代的歷史必然性 *“無(wú)紙時(shí)代”的概念 *“無(wú)紙時(shí)代”到來(lái)的必然性依據(jù)*“無(wú)紙時(shí)代”到來(lái)是一個(gè)過(guò)程，并需要有一個(gè) 判斷標(biāo)準(zhǔn)* 無(wú)紙時(shí)代：是指在我們的現(xiàn)實(shí)工作與生活中，紙張已不再是我們的書(shū)寫工具，取而代之的是計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、磁載體和光載體等基本工具。* 第二階段：原始材料的粗加工階段。* 第四階段：電子文件階段。* 第二階段：輔助性電子文件階段。* 第四階段：無(wú)紙階段。直接生成的電子文件稱為原生性電子文件，經(jīng)過(guò)模數(shù)轉(zhuǎn)換生成的電子文件稱為再生性電子文件。*辦公自動(dòng)化 * 辦公自動(dòng)化（Office Automation,簡(jiǎn)稱OA）是指對(duì)辦公信息進(jìn)行自動(dòng)操作（如文字處理、文檔管理）的數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)。OA在我國(guó)自20世紀(jì)70年代開(kāi)始發(fā)展，到20世紀(jì)90年代中期大致經(jīng)歷了三個(gè)階段：第一個(gè)階段的主要標(biāo)志是辦公過(guò)程中普遍使用現(xiàn)代辦公設(shè)備，如傳真機(jī)、打字機(jī)、復(fù)印機(jī)等；以單機(jī)為主、以實(shí)現(xiàn)個(gè)人事務(wù)處理為目的。* 一般OA系統(tǒng)的基本模塊 *（1）工作流處理*利用計(jì)算機(jī)技術(shù)將手工作業(yè)程序計(jì)算機(jī)化，包括系統(tǒng)設(shè)備、工作流程設(shè)計(jì)、工作流監(jiān)控。*（2）收文管理* 包括收文登記、擬辦、圖像及文本自動(dòng)傳閱、分發(fā)批辦、接收清退、檢索利用等。*（3）發(fā)文管理（4）辦件管理*（5）會(huì)議管理（6）視頻會(huì)議 *（7）領(lǐng)導(dǎo)辦公（8）公共信息欄*（9）電子論壇（10）電子郵件 *（11）自動(dòng)傳真（12）個(gè)人事務(wù)處理*（13）文檔管理（14）系統(tǒng)配置 *（15）個(gè)人工作臺(tái)（16）人事檔案管理 *案例1案例2 *(2)數(shù)碼相機(jī)Digital Camera(DC)，是一種利用電子傳感器把光學(xué)影像轉(zhuǎn)換成電子數(shù)據(jù)的照相機(jī)。并綜合運(yùn)用現(xiàn)代管理技術(shù)、制造技術(shù)、信息技術(shù)、自動(dòng)化技術(shù)、系統(tǒng)工程技術(shù)。其核心內(nèi)容主要由三部分組成：計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)、制造與產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理（CAD/CAM/PDM）* CAD(Computer Aided Design): * 利用計(jì)算機(jī)及其圖形設(shè)備幫助設(shè)計(jì)人員進(jìn)行設(shè)計(jì)工作。* CAM(puter Aided Manufacturing）：*（計(jì)算機(jī)輔助制造)的核心是計(jì)算機(jī)數(shù)值控制（簡(jiǎn)稱數(shù)控），是將計(jì)算機(jī)應(yīng)用于制造生產(chǎn)過(guò)程的過(guò)程或系統(tǒng)。*(4)遙感技術(shù)* 遙感是指非接觸的，遠(yuǎn)距離的探測(cè)技術(shù)。* 遙感技術(shù)廣泛用于軍事偵察、導(dǎo)彈預(yù)警、軍事測(cè)繪、海洋監(jiān) 視、氣象觀測(cè)和互劑偵檢等。*（5）地理信息系