【正文】 n 2007年中共中央政治局候補(bǔ)委員、中央書記處書記、中央辦公廳主任王剛同志指出：“??面對(duì)新形勢(shì)新任務(wù)，國家檔案局要求有關(guān)部門深入研究，全面規(guī)劃，積極推動(dòng)電子文件管理規(guī)范化、法制化進(jìn)程，努力建立有中國特色的電子文件管理體系??”王剛同志的重要批示標(biāo)志著我國電子文件管理研究將開始由機(jī)構(gòu)層面向。n2009年6月和2010年4月，中國人民大學(xué)先后組織了“電子文件管理國家戰(zhàn)略”和“電子文件國際前沿管理成果”國際學(xué)術(shù)研討會(huì)。n 這一時(shí)期雖然對(duì)電子文件管理的實(shí)踐探索與理論研究都取得了令人矚目的成績，但電子文件管理在實(shí)踐上和理論上都暴露出了不少問題。n 2005年4月1日實(shí)施的《中華人民共和國電子簽名法》 n 2005年10月在杭州召開的“數(shù)字檔案館國際研討會(huì)” n 這一時(shí)期關(guān)于電子文件管理的理論研究升溫很快，發(fā)表的論文不少。n 2000年，王剛同志提出了全國檔案信息化建設(shè)任務(wù)的要求，隨后國家檔案局組織有關(guān)部門對(duì)檔案信息化建設(shè)開展研究，提出了全面推進(jìn)檔案信息化建設(shè)戰(zhàn)略部署，全國檔案信息化工作全面啟動(dòng)。雖然起步很晚，但檔案界已經(jīng)意識(shí)到我們?cè)陔娮游募芾淼膶?shí)踐探索與理論研究方面和發(fā)達(dá)國家的差距，有了奮起直追的決心。相關(guān)的研究人員除了檔案界外，還有圖書館、計(jì)算機(jī)等領(lǐng)域的人員。n 這一時(shí)期在理論上對(duì)電子文件的研究剛剛處于起步階段，關(guān)于電子文件管理的研究文章還是比較少，約有20篇相關(guān)論文。n 1996年國家檔案局成立了電子文件歸檔與檔案管理研究領(lǐng)導(dǎo)小組。n 我國20多年來電子文件管理的實(shí)踐探索與理論研究大致可分為四個(gè)階段： n一、1988～1996年——電子文件開始產(chǎn)生和電子文件管理起步的階段n 1994年，中國作為第71個(gè)國家級(jí)網(wǎng)加入Internet，隨后中國政府實(shí)施了“金橋”、“金卡”、“金關(guān)”等信息網(wǎng)絡(luò)工程。第十章 電子文件管理實(shí)踐 n 第一節(jié)n 電子文件管理理論與方法探索 n一、國外電子文件管理理論與方法的探索 n 1965年，倫敦 第九次國際檔案圓桌會(huì)議 n 1968年，第六屆馬德里國際檔案大會(huì) n 1971年，第十三次國際檔案圓桌會(huì)議 n 1988年，第十一屆巴黎國際檔案大會(huì)n 1992年，國際檔案理事會(huì)成立電子文件委員會(huì) n二、國內(nèi)電子文件管理理論與方法的探索 n 20世紀(jì)80年代初 n 1989年，《檔案管理學(xué)》增設(shè)“機(jī)讀檔案”一章n 1996年，電子文件歸檔與電子檔案管理研究領(lǐng)導(dǎo)小組 n 1996年，第十三屆北京國際檔案大會(huì) n 第二節(jié)n 國內(nèi)電子文件管理實(shí)踐n我國第一次發(fā)表有關(guān)電子文件的文章是《檔案學(xué)通訊》1988年第1期《電子文件管理——即將來臨的文件管理革命》。n（五）郵件規(guī)則n 用戶可以在Outlook Express中使用規(guī)則，從而將接收到的郵件自動(dòng)分類并放入不同的文件夾中，或者以 彩色突出顯示特定的郵件、自動(dòng)回復(fù)或轉(zhuǎn)發(fā)特定的郵件等。數(shù)字標(biāo)識(shí)允許規(guī)定的人的電子郵件簽名，真正的收件人可確保該郵件來源并沒有受損，如果來源不正確，或者中途被人截獲、篡改，數(shù)字證書就會(huì)提示錯(cuò)誤。數(shù)字標(biāo)識(shí)(即數(shù)字證書)提供了一種在Internet上驗(yàn)證身份的方式。新郵件接收完成后，狀態(tài)欄上會(huì)顯示用戶有幾封新郵件。⑴ 打開新郵件窗口⑵ 選擇發(fā)送郵件的帳號(hào)⑶ 選擇發(fā)送郵件的格式⑷ 對(duì)郵件進(jìn)行檢查⑸ 進(jìn)行數(shù)字簽名 n（三）接收郵件n在默認(rèn)情況下，啟動(dòng)0utlook Express時(shí)會(huì)自動(dòng)和郵件服務(wù)器連接并檢查服務(wù)器上是否有發(fā)送給用戶的新郵件。每份電子郵件的發(fā)送都要涉及到發(fā)送方與接收方，發(fā)送方構(gòu)成客戶端，而接收方構(gòu)成服務(wù)器。n（二）根據(jù)郵件內(nèi)容劃分（以公務(wù)活動(dòng)為例）n ：如發(fā)布業(yè)務(wù)規(guī)章的郵件n ：如發(fā)送打掃衛(wèi)生的通知 n（三）根據(jù)編碼形式劃分n n四、電子郵件的功能nn發(fā)揮第一作用時(shí)，電子郵件被視為電子信息；發(fā)揮第二作用時(shí)，電子郵件實(shí)際上是指電子郵件系統(tǒng)。包括政務(wù)郵件和商務(wù)郵件等。？ ？ ？ 第九章電子郵件管理 n 第一節(jié)n 電子郵件概述 n一、電子郵件的概念n 指借助于電子計(jì)算機(jī)生成、處理，通過電子郵件系統(tǒng)經(jīng)由網(wǎng)絡(luò)傳遞的電子信息。？。第三節(jié)我國數(shù)字檔案館簡介 ?一、我國數(shù)字檔案館建設(shè)現(xiàn)狀 ?二、數(shù)字檔案館建設(shè)實(shí)例? 作業(yè)：分析數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館的關(guān)系。第四，將本館傳統(tǒng)檔案信息數(shù)字化。第二，通過網(wǎng)絡(luò)將不同機(jī)構(gòu)的文件信息系統(tǒng)連接起來。第四，法律法規(guī)方面。第二，數(shù)字信息資源建設(shè)方面?！魯?shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)和網(wǎng)絡(luò)通信協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)?！魯?shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)。?（三）數(shù)字檔案館的特征 ?二、數(shù)字檔案館的主要功能三、數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館的比較 ?（一）區(qū)別? ? ? “擁有”為中心到以“存取”為中心 ?（二）數(shù)字檔案館對(duì)傳統(tǒng)檔案館的影響?? ? 數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館主要業(yè)務(wù)活動(dòng)比較：◆館藏與管理◆編目◆標(biāo)引◆目錄◆利用服務(wù)◆統(tǒng)計(jì)◆鑒定由此可見主要變化有：館藏內(nèi)涵的變化技術(shù)服務(wù)的變化員工角色的變化數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館最大的區(qū)別是技術(shù)層面上的。即依賴數(shù)字化技術(shù)，對(duì)傳統(tǒng)檔案館館藏文字、聲音、圖像等進(jìn)行數(shù)字化，并對(duì)這些數(shù)字化檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)、傳輸和處理，在網(wǎng)絡(luò)化環(huán)境中被本地和遠(yuǎn)程用戶存取的一種新型檔案館。n 具體指檔案機(jī)構(gòu)有計(jì)劃、有安排地向用戶傳授電子文件的知識(shí)，幫助用戶熟悉電子文件信息資源的分布與利用線索，改進(jìn)用戶利用電子文件的方式和方法，提高電子文件開發(fā)與利用效率的一系列活動(dòng)。n n 政策法規(guī)型：十一屆三中全會(huì)以來政策匯編、農(nóng)田基本建設(shè)規(guī)劃選編n 管理型：某廠基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編n 技術(shù)型： ⅹⅹ技術(shù)要覽 n 產(chǎn)品型： 某產(chǎn)品零部件手冊(cè)、設(shè)備使用手冊(cè) n 市場型：產(chǎn)品營銷指南、市場動(dòng)態(tài)分析n 史料型：年鑒、史料n 文化型： ⅹⅹ專題片、城市老照片選集 n六、電子文件的編研n 電子文件的編研：指根據(jù)客觀需要，對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行分析研究，按照一定的題目，將相關(guān)文件信息加工、編輯成各種形式的電子文件編研成品的業(yè)務(wù)工作。n 專題型：集中反映特定課題或特定科技生產(chǎn)活動(dòng)的信息產(chǎn)品。n 綜合型：較全面反映某一學(xué)科領(lǐng)域，某個(gè)專業(yè)或某一單位活動(dòng)面貌的信息產(chǎn)品。n 資料型：以電子文件的原始信息為基礎(chǔ)，滿足利用者直接進(jìn)行分析、研究、參考、借鑒需求的信息產(chǎn)品。n 合作對(duì)象包括Web站點(diǎn)，數(shù)據(jù)庫生產(chǎn)者，圖書、音像出版社 n三、電子文件開發(fā)的原則 n（一）系統(tǒng)合法原則n（二）創(chuàng)造性原則n（三）存真原則n（四）實(shí)用效益原則 n四、檔案館電子文件開發(fā)工作的程序n確定電子文件研究開發(fā)成品選題和選型n對(duì)開發(fā)產(chǎn)品的素材進(jìn)行選擇與核實(shí) n對(duì)電子文件進(jìn)行形式加工n編制電子文件產(chǎn)品n對(duì)電子文件產(chǎn)品進(jìn)行校核與審定n推廣交流電子文件產(chǎn)品 n五、電子文件開發(fā)的類型n 、性質(zhì)與范圍分類n 簡介型：簡略報(bào)道和簡要介紹某項(xiàng)活動(dòng)的基本情況和某項(xiàng)事務(wù)的扼要概況的信息產(chǎn)品。n二、電子文件信息開發(fā)的方式n ，面向最終用戶直接提供服務(wù)即機(jī)構(gòu)和各類檔案館直接為最終用戶提供信息產(chǎn)品和服務(wù)的方式，具體服務(wù)項(xiàng)目把包括建設(shè)檢索系統(tǒng)，提供各種檢索服務(wù)。n 信息分類：對(duì)電子文件信息的邏輯分類，這種分類與其存儲(chǔ)位置無關(guān)。n 實(shí)體分類：對(duì)保存文件的脫機(jī)介質(zhì)分類，如果介質(zhì)數(shù)量少，一般按介質(zhì)的不同簡單分類即可。n 分類是文件信息組織的重要內(nèi)容。n 電子文件的開發(fā)與利用的關(guān)系：n 二者相互銜接、相互促進(jìn)，是電子文件開發(fā)利用活動(dòng)過程不可分割的兩個(gè)方面，開發(fā)工作是利用服務(wù)的基礎(chǔ)和前提條件，利用服務(wù)是開發(fā)的后續(xù)性工作，其成效體現(xiàn)著開發(fā)工作的成果。n 電子文件的開發(fā)與利用：就是揭示在社會(huì)活動(dòng)中形成的電子文件信息的各種使用價(jià)值，并通過各種科學(xué)有效的方法，使之有效地為社會(huì)提供利用開發(fā)的過程。對(duì)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、政務(wù)信息資源管理、已公開現(xiàn)行文件利用、企業(yè)檔案信息資源開發(fā)利用、公共文獻(xiàn)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)和檔案信息資源社會(huì)化服務(wù)進(jìn)行探索。三、電子文件的利用統(tǒng)計(jì)電子文件的利用統(tǒng)計(jì)：就是通過采集電子文件利用工作過程中的各種數(shù)據(jù)并進(jìn)行量化分析，客觀準(zhǔn)確科學(xué)地提示電子文檔利用工作中的特點(diǎn)和規(guī)律從而指導(dǎo)電子文件利用工作，提高電子文件利用工作水平。，并進(jìn)行相關(guān)的記錄。，進(jìn)行有效地管理。（三）限制利用方式，確保電子文件安全（四）最大限度地發(fā)揮電子文件的優(yōu)越性。B、在電子文件存儲(chǔ)載體的使用上，要確定其使用控制程度。n 拷貝時(shí)應(yīng)注意：n（1）應(yīng)將電子文件轉(zhuǎn)換成通用的、標(biāo)準(zhǔn)的存儲(chǔ)格式 n（2）根據(jù)利用者的需要進(jìn)行復(fù)制n（3）盡量為利用者提供無法進(jìn)行復(fù)制的電子文件拷貝件n ：是利用COM（Computer Output Microfilm）技術(shù)將轉(zhuǎn)化為直讀信息的電子文件內(nèi)容記錄在感光膠片上，形成拷貝件后再利用縮微閱讀機(jī)進(jìn)行閱覽。n ：檔案部門向利用者提供記錄在特定載體上的電子文件。n 就機(jī)構(gòu)而言，適用于文件和用戶較多、用房條件較好、計(jì)算機(jī)設(shè)備較多的機(jī)構(gòu)，如檔案館、大型政府部門等。n 構(gòu)成電子文件利用系統(tǒng)的要素有：法律法規(guī)要素、信息要素、檢索系統(tǒng)要素、用戶要素、利用安全防范要素。第七章 電子文件的利用 n 第一節(jié)n 電子文件利用概述 n一、電子文件利用的含義n 電子文件的利用：采用多種有效的方式、方法，將電子文件的信息以適當(dāng)?shù)姆绞郊皶r(shí)、準(zhǔn)確地提供給最終用戶，滿足用戶的利用需求。? 3．淺述危害電子文件信息安全的因素及其處理措施。? 雙語教學(xué)詞匯? 備份 backup 保管 custody副本counterpart 正本principal edition ? 草稿rough draft仿真emulation遷移migration ? 思考與練習(xí)題? 1．闡述電子文件的信息保護(hù)和物理保護(hù)。? 復(fù)印效應(yīng)是磁帶記錄的一種特有現(xiàn)象。要定期對(duì)磁帶進(jìn)行倒帶，緩解磁帶的卷繞張力，防復(fù)印效應(yīng)，也能避免磁帶發(fā)霉。? ? 1】存放：磁帶、光盤等載體要垂直放置，以防變形和重物擠壓，不能用手直接觸摸載體；嚴(yán)禁用橡皮筋、繩子、曲別針來固定載體，以免造成介質(zhì)損壞和變形。紫外線能與電子文件制成材料發(fā)生氧化反應(yīng)，使磁盤、磁帶、光盤的盤基、帶基老化，脆性增大，強(qiáng)度下降；同時(shí)，紫外線的能量可以破壞磁性載體的剩磁的穩(wěn)定性，導(dǎo)致信號(hào)衰減，影響磁記錄信息的讀寫效果。? ? 有害氣體和光線（特別是紫外線）對(duì)電子文件載體危害極大。? 做好減震防沖工作。磁盤、磁帶在驅(qū)動(dòng)器內(nèi)高速運(yùn)行，長期使用會(huì)使他們摩擦損傷，使記錄信息丟失。按規(guī)定，磁性載體與磁場源（永久磁鐵、馬達(dá)、變壓器等）之間的距離不得少于76mm；可使用軟磁物質(zhì)（軟鐵、鎳鐵合金等）制成箱柜，對(duì)磁場進(jìn)行屏蔽；在存有重要電子文件的庫區(qū)設(shè)置測(cè)磁設(shè)備，以檢測(cè)隱蔽的磁場。當(dāng)強(qiáng)磁場與磁記錄距離很近時(shí)，就會(huì)改變其磁道的磁化方向，破壞磁粉按錄入的信號(hào)排列，改變?cè)写庞涗浀臓顟B(tài)，從而導(dǎo)致信息丟失。要?jiǎng)?chuàng)造減少空氣中含灰塵量的條件，保證機(jī)器清潔；不能用手直接接觸光盤的信息部，使用后應(yīng)放在盤盒中儲(chǔ)存，不應(yīng)隨處存放。灰塵污染或劃傷磁盤、磁帶、光盤表面，會(huì)造成其物理損傷，引起記錄信息的損失；灰塵中所含的化學(xué)成分，會(huì)不同程度的引起磁盤、磁帶、光盤的腐蝕、降解等化學(xué)作用而毀壞；灰塵落到電子文件上，在一定條件下霉菌就會(huì)滋長，霉菌分泌的有機(jī)酸和酶會(huì)損壞磁性和光盤，載體發(fā)霉后，不僅會(huì)使數(shù)據(jù)丟失，而且會(huì)污染驅(qū)動(dòng)器讀寫磁頭，甚至傳染給其它載體。 5%，否則應(yīng)該在使用前，將磁性載體在使用環(huán)境中平衡3天以上。? 根據(jù)《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》規(guī)定，溫度在15 ℃27℃、相對(duì)濕度40%60%范圍內(nèi)選定一組值，推薦最佳保管溫度為18 ℃，相對(duì)濕度為40%，選定之后，在24小時(shí)內(nèi)溫度變化不得超過3 ℃，相對(duì)濕度變化不得超過5%.另外，磁性載體文件使用場所的溫度、濕度與庫房溫度、濕度的相差范圍分別為177。長期放置在高溫下，會(huì)使磁性載體和光盤變形；長期處于低溫中，會(huì)使電子文件載體變脆易裂；相對(duì)濕度過大，會(huì)使磁性載體記錄的信息丟失甚至材料變質(zhì)，永遠(yuǎn)失去使用價(jià)值；相對(duì)濕度過低。? ⑸載體及其記錄所必備的軟硬件，價(jià)格便宜并為用戶所能接受；? ⑹能較容易地檢測(cè)出載體的質(zhì)變現(xiàn)象，以便在載體變化之前將文檔復(fù)制到新的載體上。?三、電子文件內(nèi)容信息保護(hù)的管理措施 ?（一）加強(qiáng)安全意識(shí)和保密意識(shí) ?（二）建立健全電子文件管理制度（三）完善電子文件信息安全的法律法規(guī)體系第三節(jié)電子文件的物理載體保護(hù) ?一、電子文件載體的種類 ?（一）磁性載體? ?（二）光學(xué)載體? ?（三）閃存盤? ? 二、電子文件載體的選擇（一）載體選擇的原則? 1】存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的類別2】數(shù)據(jù)擬保存的時(shí)間長短 ? 3】本部門所管理的信息量大小4】存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的成本5】綜合性考慮：? 1】數(shù)據(jù)的不可更改性2】存儲(chǔ)介質(zhì)保全數(shù)據(jù)能力強(qiáng)? 3】存儲(chǔ)介質(zhì)的技術(shù)壽命4】有穩(wěn)定的市場支持 5】應(yīng)使用離線存儲(chǔ)介質(zhì)：⑴盡量選擇有國際和國家標(biāo)準(zhǔn)的載體；⑵選擇有發(fā)展前途的，其使用的軟件應(yīng)有多個(gè)供應(yīng)渠道。數(shù)據(jù)分拆可在位級(jí)或扇區(qū)級(jí)進(jìn)行，一個(gè)扇區(qū)是一個(gè)磁盤數(shù)據(jù)塊。? 廉價(jià)磁盤冗余(RAID)是一個(gè)驅(qū)動(dòng)器陣列，作為一個(gè)單驅(qū)動(dòng)器使用。其包括三個(gè)主要組成部分：? 良好的備份策略? 自動(dòng)化存儲(chǔ)設(shè)備? 優(yōu)秀的備份管理軟件 ? ? 1)不常用的文件——優(yōu)質(zhì)磁帶機(jī) ? 磁帶機(jī)是將數(shù)據(jù)以線性方式存儲(chǔ)，必須倒帶才能找到要讀取的數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)傳輸速度較慢，不適于實(shí)時(shí)讀文件；但磁帶經(jīng)久耐用，技術(shù)壽命長久，價(jià)格較低，成為歸檔文件進(jìn)行備份的最佳選擇。? 要求：管理員對(duì)備份操作很熟悉，還需進(jìn)行科學(xué)化、制度化管理，以防人為錯(cuò)誤發(fā)生和磁帶管理混亂。? 2)本地網(wǎng)絡(luò)備份方案? 系統(tǒng)管理員將磁帶機(jī)連接在本地備份服務(wù)器上，只對(duì)本地網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)備份。? 優(yōu)點(diǎn)：備份和災(zāi)難恢復(fù)工作由中心系統(tǒng)管理員完成，減少地方人員介入，降低人為錯(cuò)誤發(fā)