【正文】 對開發(fā)產(chǎn)品的素材進(jìn)行選擇與核實(shí) n對電子文件進(jìn)行形式加工n編制電子文件產(chǎn)品n對電子文件產(chǎn)品進(jìn)行校核與審定n推廣交流電子文件產(chǎn)品 n五、電子文件開發(fā)的類型n 、性質(zhì)與范圍分類n 簡介型：簡略報(bào)道和簡要介紹某項(xiàng)活動的基本情況和某項(xiàng)事務(wù)的扼要概況的信息產(chǎn)品。n 分類是文件信息組織的重要內(nèi)容。三、電子文件的利用統(tǒng)計(jì)電子文件的利用統(tǒng)計(jì)：就是通過采集電子文件利用工作過程中的各種數(shù)據(jù)并進(jìn)行量化分析，客觀準(zhǔn)確科學(xué)地提示電子文檔利用工作中的特點(diǎn)和規(guī)律從而指導(dǎo)電子文件利用工作，提高電子文件利用工作水平。B、在電子文件存儲載體的使用上，要確定其使用控制程度。n 構(gòu)成電子文件利用系統(tǒng)的要素有：法律法規(guī)要素、信息要素、檢索系統(tǒng)要素、用戶要素、利用安全防范要素。? 復(fù)印效應(yīng)是磁帶記錄的一種特有現(xiàn)象。? ? 有害氣體和光線（特別是紫外線）對電子文件載體危害極大。當(dāng)強(qiáng)磁場與磁記錄距離很近時(shí)，就會改變其磁道的磁化方向，破壞磁粉按錄入的信號排列，改變原有磁記錄的狀態(tài)，從而導(dǎo)致信息丟失。? 根據(jù)《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》規(guī)定，溫度在15 ℃27℃、相對濕度40%60%范圍內(nèi)選定一組值，推薦最佳保管溫度為18 ℃，相對濕度為40%，選定之后，在24小時(shí)內(nèi)溫度變化不得超過3 ℃，相對濕度變化不得超過5%.另外，磁性載體文件使用場所的溫度、濕度與庫房溫度、濕度的相差范圍分別為177。數(shù)據(jù)分拆可在位級或扇區(qū)級進(jìn)行，一個(gè)扇區(qū)是一個(gè)磁盤數(shù)據(jù)塊。? 2)本地網(wǎng)絡(luò)備份方案? 系統(tǒng)管理員將磁帶機(jī)連接在本地備份服務(wù)器上，只對本地網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)備份。如果在星期五數(shù)據(jù)被破壞了，則你只需要還原星期一完全的備份和星期四的差異備份。?。? 優(yōu)點(diǎn)：沒有重復(fù)的備份數(shù)據(jù)，節(jié)省磁盤空間，縮短了備份時(shí)間。管理也是備份的重要組成部分，因此，備份＝拷貝＋管理。? 主要有：網(wǎng)絡(luò)級防火墻應(yīng)用級防火墻監(jiān)測型防火墻 ?（三）數(shù)字簽名技術(shù)對于接收的電子文件要驗(yàn)證信息的真實(shí)性、完整性，以確定文件的制作者和法律價(jià)值。由于國內(nèi)相關(guān)的部門與行業(yè)為了與其接軌，在電子文件工作上，發(fā)展步伐快于其他行業(yè)。n（二）機(jī)構(gòu)內(nèi)部電子文檔管理的技術(shù)機(jī)制n 從技術(shù)形態(tài)上看，目前在基層單位存在著單機(jī)管理與網(wǎng)絡(luò)管理兩種基本形態(tài)。（3）文檔一體化的問題。n實(shí)行集中保管是基于以下方面考慮：n ，容易造成電子文件的損毀。（三）動態(tài)管理原則是指對電子文件全程加以監(jiān)控，以動態(tài)適應(yīng)性管理措施實(shí)時(shí)應(yīng)對電子文件生成、運(yùn)轉(zhuǎn)、利用過程中發(fā)生的變化和對管理工作提出的新要求，以保證管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。（可讀性）思考：造成電子文件不可識讀的原因？（四）促進(jìn)工作效率的提高電子文件是在各種社會活動中產(chǎn)生的，其基本職能是支持各種職能活動的開展。n保證電子文件真實(shí)性困難的原因： n一是電子文件信息的易更改性； n二是電子文件信息的軟硬件依賴性 閱讀資料：【加】露西安娜?杜蘭蒂《如何長期保證電子文件的真實(shí)性？》中國檔案，2000（3）（二）電子文件的完整性是指電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)等沒有缺損。n 電子文件的微觀管理的環(huán)節(jié)與傳統(tǒng)文件、檔案的不同： n n（二）電子文件的宏觀管理n指文件和檔案的行政與業(yè)務(wù)管理部門以電子文件管理為客體對象，運(yùn)用法律法規(guī)、制度辦法、規(guī)劃標(biāo)準(zhǔn)等對電子文件管理工作中的組織和人員加以指導(dǎo)和控制，并提供相應(yīng)的技術(shù)和條件支持，以形成有效地運(yùn)作機(jī)制和管理機(jī)制，使電子文件微觀管理工作規(guī)范化和制度化，確保電子文件完整保存的歷史責(zé)任得以實(shí)現(xiàn)。* ⑤攝制權(quán)：以攝制電影或者類似攝制電影的方法將作品固定在載體上的權(quán)利。* ③證據(jù)清單模式* 一般是開立一份關(guān)于可接受的證據(jù)的清單,如果某一證據(jù)材料可劃歸為證據(jù)清單中的某類證據(jù)，它就具有證據(jù)能力。*二、電子文件的作用*（一）可以改變辦公方式、提高辦公效率*（二）有利于文檔一體化的實(shí)現(xiàn) *(三)可以充分發(fā)揮信息資源共享的優(yōu)勢*(四)電子文件能集成多元化信息 * 第四節(jié)電子文件的形成規(guī)律和生命周期 *一、電子文件形成規(guī)律* 指電子文件從制作到生成的過程中所表現(xiàn)出來的種種內(nèi)在規(guī)律性。* “多媒體即是本質(zhì)上互動的媒體”。二是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的不兼容問題。*(二)模數(shù)轉(zhuǎn)換* 模數(shù)轉(zhuǎn)換是指將模擬信息轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息，以便計(jì)算機(jī)處理的過程。* PDM（Product Data Management）產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理* PDM是一門用來管理所有與產(chǎn)品相關(guān)信息（包括零件信息、配置、文檔、CAD文件、結(jié)構(gòu)、權(quán)限信息等）和所有與產(chǎn)品相關(guān)過程（包括過程定義和管理）的技術(shù)。生成的電子文件包括所收文件、登記信息、擬辦批辦意見、傳閱信息、利用登記等。*（一）直接生成* 是指文件初次形成即直接在各種數(shù)字技術(shù)環(huán)境中以數(shù)字形態(tài)產(chǎn)生，或通過各種數(shù)字技術(shù)設(shè)備直接對各種事物的特征、聲音和圖像等多媒體信息接收、采集而成。* 第三階段：紙質(zhì)文件階段。在微觀意義上，機(jī)器時(shí)代主要指計(jì)算機(jī)時(shí)代。n 促使人們具有了專業(yè)的檔案架閣庫的概念。第二，由于手抄檔案效率低，當(dāng)時(shí)的文檔工作機(jī)構(gòu)相對比較龐大。記錄手段也具有單一性。n ★教學(xué)方式、課程考核方法n 教學(xué)方式： 講授、案例、討論n 考核方式：閉卷考試總學(xué)時(shí)數(shù)：64學(xué)分：4 n 成績評定：n 總評成績構(gòu)成：平時(shí)考核（30）％；結(jié)課考核（70）％n平時(shí)成績構(gòu)成：考勤考紀(jì)（10）分；作業(yè)（15）分；課堂提問（5）分★教材及參考資料 n 建議教材：n 《電子文件管理基礎(chǔ)教程》丁海斌、卞昭玲主編，遼寧大學(xué)出版社， n 參考資料： n 1．《電子文件管理教程》，馮惠玲主編，中國人民大學(xué)出版社，2001年版 n 2．《電子文件管理理論與實(shí)踐》，劉家真主編，科學(xué)出版社，2003年版 n 3．《拯救數(shù)字信息—數(shù)據(jù)安全存儲與讀取策略研究》，劉家真等著，科學(xué)出版社，2004年版 n 4．《電子文件管理學(xué)》，金波、丁華東編著，上海大學(xué)出版社，2010年版 n 5．《電子證據(jù)―當(dāng)代機(jī)構(gòu)文件管理戰(zhàn)略》，戴維?比爾曼著，中國人大出版社，2000年版n一、檔案技術(shù)工具的演進(jìn)n檔案技術(shù)工具，主要包括檔案物質(zhì)載體工具、檔案信息記錄符號工具、檔案信息傳播工具等。同樣也沒有任何物質(zhì)工具參與信息的存儲與傳遞過程。人類必須發(fā)明通用性、形式化的信息表現(xiàn)技術(shù)——書面記錄符號，如地圖、文字等。第五，手抄時(shí)期，檔案作為原始文獻(xiàn)始終占據(jù)書面信息記錄的主導(dǎo)地位。n(2)印刷時(shí)代檔案文獻(xiàn)的地位：首先，檔案傳播知識主角的地位逐漸讓位于圖書。，可以是磁性載體，也可以是光學(xué)性載體。為檔案工作提供了新的管理對象電子文件對檔案學(xué)理論提出新的挑戰(zhàn)（1）一些基本概念失去了傳統(tǒng)的內(nèi)涵（2）檔案學(xué)的一些基本理論和原則需要重新認(rèn)識（3）電子文件的管理理論、方法和管理體制需要全面建立（4）隨著電子文件與檔案理論研究的深入，檔案學(xué)者提出了一些新的理論觀點(diǎn)。* 第二階段：輔助性電子文件階段。OA在我國自20世紀(jì)70年代開始發(fā)展，到20世紀(jì)90年代中期大致經(jīng)歷了三個(gè)階段：第一個(gè)階段的主要標(biāo)志是辦公過程中普遍使用現(xiàn)代辦公設(shè)備，如傳真機(jī)、打字機(jī)、復(fù)印機(jī)等；以單機(jī)為主、以實(shí)現(xiàn)個(gè)人事務(wù)處理為目的。并綜合運(yùn)用現(xiàn)代管理技術(shù)、制造技術(shù)、信息技術(shù)、自動化技術(shù)、系統(tǒng)工程技術(shù)。* 遙感技術(shù)廣泛用于軍事偵察、導(dǎo)彈預(yù)警、軍事測繪、海洋監(jiān) 視、氣象觀測和互劑偵檢等。*數(shù)字信號是人為地抽象出來的在時(shí)間上不連續(xù)的信號，如一系列斷續(xù)變化的電壓脈沖、光脈沖等。*（三）信息與特定記錄載體之間的可分離性* 信息不再具有固定的物理位置，也不再對特定記錄載體“從一而終”，可以根據(jù)需要隨時(shí)擴(kuò)展、縮小或改變存儲空間，在不同存儲介質(zhì)之間轉(zhuǎn)換。*（六）文件形成與更改的可操作性 *1.“隨心所欲”的文件制作與利用 *電子文件的可操作性有時(shí)會表現(xiàn)為可變性。*三、文件連續(xù)體理論* 20世紀(jì)80年代，澳大利亞檔案學(xué)者提出的一種新型文件管理理論或概念模型 閱讀資料：，吳品才，檔案學(xué)通訊，2009（6），朱慧鈺，北京檔案，2006（1）* 第五節(jié)電子文件的原始性與法律證據(jù)性 *一、電子文件的原始性 *（一）傳統(tǒng)文件的原始性*（二）電子文件原始性認(rèn)定的困難 *（三）重新界定“原始性”*（四）國外對電子文件原始性（或原件）問題的確認(rèn)方法閱讀資料：電子文件原始性的認(rèn)定與維護(hù) : ：電子文件是否具有法律證據(jù)性 *二、電子文件的法律證據(jù)性 * ＠電子文件的法律證據(jù)效力* 法律證據(jù)效力：指一種證據(jù)它是否具有證據(jù)價(jià)值，是否被法律認(rèn)可，以及它在作為法律證據(jù)使用時(shí)證明力度的大小等一系列的問題。* 。是公民個(gè)人隱私信息主要的外在表現(xiàn)形式。n 如2006年頒布的《檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》其中之一是：進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案信息資源共享。物理和智能格式physical form amp。具體目標(biāo)：，即拓寬利用范圍，對相關(guān)內(nèi)容深度整理和挖掘，在第一時(shí)間實(shí)時(shí)提供利用，保護(hù)信息安全n三、電子文件管理的基本原則n為了在復(fù)雜多樣的電子文件生成、運(yùn)行環(huán)境中選擇和實(shí)施有效的管理，全面實(shí)現(xiàn)其管理目標(biāo)，必須遵循一定的管理原則。電子文件、檔案一體化管理的最佳實(shí)現(xiàn)方式是建立功能涵蓋電子文件生命周期全部管理活動的電子文件管理系統(tǒng)。三、國家電子文件管理體制n集中統(tǒng)一的檔案管理體制。所謂分級管理，指縣級以上各級人民政府的檔案行政管理部門主管本行政區(qū)域內(nèi)的電子文件與電子檔案工作，可按照國家有關(guān)電子文件與電子檔案工作的統(tǒng)一規(guī)定和要求，結(jié)合本地區(qū)的情況，制定本地區(qū)的電子文件與電子檔案工作規(guī)劃、制度和辦法，并對本地區(qū)內(nèi)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織的電子文件與電子檔案工作實(shí)行指導(dǎo)和監(jiān)督。將電子文件和紙質(zhì)文件分別集中保管于信息技術(shù)部門和檔案部門，紙質(zhì)文件獲得“檔案”身份，電子文件則成為“資料”。n二、開發(fā)電子文件管理系統(tǒng)的必要性n 。? 對稱加密技術(shù)和非對稱加密技術(shù)? ：也稱私鑰技術(shù)，使用單個(gè)密鑰對數(shù)據(jù)進(jìn)行加密或解密，計(jì)算量小、加密效率高。? ，貫徹防毒原則 ? ，確定查殺方案（五）入侵檢測技術(shù) ? 入侵檢測是指“通過對行為、安全日志或?qū)徲?jì)數(shù)據(jù)或其它網(wǎng)絡(luò)上可以獲得的信息進(jìn)行操作，檢測到對系統(tǒng)的闖入或闖入的企圖”。⑶備份≠數(shù)據(jù)文件的備份。? 差備份無需每天都做系統(tǒng)全備份，備份所需時(shí)間短，節(jié)省磁盤空間，災(zāi)難恢復(fù)方便，即管理員只需系統(tǒng)全備份磁帶和發(fā)生災(zāi)難前一天的備份磁帶。在備份完畢后，差異備份并不會清除這類文件的“存檔”屬性，這樣的話，在下次運(yùn)行差異備份的時(shí)候，只要在此期間上次差異備份的文件沒有被更改，則它們還會包含在備份集中，將被再次備份。如果在星期五數(shù)據(jù)被破壞了，則你需要還原星期一正常的備份和從星期二至星期五的所有增量備份。? 3)網(wǎng)絡(luò)備份自動化解決方案 ? 是一種理想的備份方案，能夠提供無人值守的自動化備份，無需網(wǎng)絡(luò)管理員進(jìn)行任何干涉。⑶載體內(nèi)在性能穩(wěn)定，耐久性得到公認(rèn)； ? ⑷能較方便地進(jìn)行保護(hù)。? ? 灰塵的影響對電子文件載體危害極大，可以造成電子文件載體的物理損傷、化學(xué)損傷和生物損傷。? ? 機(jī)械磨損和強(qiáng)烈的震動可以對電子文件產(chǎn)生破壞。? 因此，要嚴(yán)防強(qiáng)光的影響，不讓室外光線直接照射在磁帶、磁盤上。? 2．簡述電子文件保護(hù)的特點(diǎn)。n 就文件資源而言，適合那些尚未上網(wǎng)或不方便、不適宜、不必要上網(wǎng)的材料，如限制使用的機(jī)密性材料、某些CDROM等。n二、電子文件利用的管理 n（一）使用權(quán)限審核n（二）提供利用拷貝的回收 n（三）利用中的安全措施，不能無原則地向所有利用者提供全部的利用方式。n一、電子文件開發(fā)的基本內(nèi)容n 開發(fā)利用工作的基本任務(wù)：就是解決文件形成無序和利用有序的矛盾。如果介質(zhì)較多，可以結(jié)合文件的內(nèi)容、時(shí)間進(jìn)行細(xì)致的分類。如醫(yī)療事故處置匯集。n一、電子文件用戶教育的意義 n從電子文件信息資源角度看 n從電子文件用戶角度看 n從檔案機(jī)構(gòu)角度看n二、電子文件用戶教育的原則n系統(tǒng)性原則n普及性原則 n針對性原則n靈活性原則 n三、電子文件用戶教育的內(nèi)容 n用戶意識的培養(yǎng)n 1）培養(yǎng)電子文件用戶的信息意識 n 2）培養(yǎng)電子文件用戶的法律意識n 3）培養(yǎng)電子文件用戶知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)的意識 n用戶能力的提高n 1）提高電子文件用戶認(rèn)識電子文件信息資源分布的能力 n 2）提高電子文件用戶檢索電子文件的能力n 3）提高電子文件用戶識別與選擇電子文件的能力思考與練習(xí)題名詞：電子文件的利用電子文件的編研電子文件的開發(fā)電子文件的利用統(tǒng)計(jì)電子文件用戶教育 。四、數(shù)字檔案館與數(shù)字圖書館的比較（一）數(shù)字檔案館與數(shù)字圖書館的共同點(diǎn)（二）數(shù)字檔案館與數(shù)字圖書館的不同點(diǎn) 第二節(jié)數(shù)字檔案館的建設(shè)一、數(shù)字檔案館的構(gòu)建與運(yùn)作（一）數(shù)字檔案館構(gòu)建與運(yùn)作的相關(guān)要素?cái)?shù)字檔案館建設(shè)應(yīng)由以下幾類人才構(gòu)成：◆管理人才◆檔案館工作人員◆技術(shù)人才◆法律人才相關(guān)技術(shù)可歸為五類：◆內(nèi)容的創(chuàng)建與獲取◆存儲和管理◆檢索◆內(nèi)容發(fā)布◆安全控制◆字符內(nèi)部編碼標(biāo)準(zhǔn)。第五，人才建設(shè)方面第六，與外界協(xié)作方面（三）數(shù)字檔案館館藏建設(shè)第一，通過“介質(zhì)接收”（物理接收）和“在線接收”（邏輯接收）將分散在各機(jī)構(gòu)的電子文件集中起來。n三、電子郵件的使用方法 n（一）設(shè)置電子郵件賬號： n（二）發(fā)送郵件電子郵件的結(jié)構(gòu)主要包括：頁眉、信體、附件三部分。數(shù)字標(biāo)識的另一個(gè)作用是其他人發(fā)送給數(shù)字證書持有者加密郵件。從此拉開了中國電子文件管理的實(shí)踐探索與理論研究序幕。n 2002年，國家檔案局發(fā)布《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，開通了國家檔案局網(wǎng)站，并在深圳召開了數(shù)字檔案館建設(shè)現(xiàn)場演示會，全國檔案信息化建設(shè)進(jìn)入全面推進(jìn)階