【正文】 等因 素，劃定保管期限。 按要求逐項填寫。 4) 磁場盒與盒的間距不小于 3mm；存放磁帶最好不用鐵皮柜。利用率高的聲像檔案可將復制件外借；外單位借用或復制聲像檔案，由檔案室負責辦理，并按有關規(guī)定收費，實行有償服務。 3. 5公司行政部應設專人負責公文處理工作。 函 適用于企業(yè)與企業(yè)之間的商洽工作、詢問和答復問題。 公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，一般應當標明發(fā)文機關。 公文如有附注（需要說明的其他事項），應當加括號標注。 4. 3 行文規(guī)則 行文應當確有必要，注重效用。 4. 4 發(fā)文辦理 發(fā)文辦理以本公司名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕打、用印、登記、分發(fā)等程序。日期應當寫明具體的年、月、日。 以本單位名義制發(fā)的上行文，由主要負責人或者主持工作的負責人簽發(fā)；以本單位名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負責人或者由主要負責人授權的其他負責人簽發(fā)。對不符合本辦法規(guī)定的公文，經(jīng)行政部負責人批準后，可以退回呈報單位并說明理由。 4. 6 公文歸檔 公文辦理完畢后，應當根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關規(guī)定，及時整理（立卷） 、歸檔。 上級單位的公文，除絕密級和注明不準翻印以外，下一級單位經(jīng)負責人或者行政部主任批準，可以翻印。單位撤銷時，需要歸檔的公文整理（立卷）后按有關規(guī)定移交。 4. 2 公司發(fā)文，需由起草人定稿抄正，經(jīng)有批準發(fā)文權的領導簽字同意后方準打印。 北京東方國泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 41 / 61 第十三章 辦公電腦管理制度 1． 0目的 規(guī)范公司計算 機的使用與管理，提高辦公效率，配合網(wǎng)絡及系統(tǒng)的正常運轉，確保公司信息網(wǎng)絡系統(tǒng)的穩(wěn)定運行，推動公司信息化管理進程，特編寫本用管理制度。 鍵盤應該防止咖啡和茶水的浸泡。 需要使用外來光盤、移 動存儲設備時，應該進行申請并進行查毒 \殺毒處理。 個人設置的系統(tǒng)進入密碼，不得采用個人生日、過于簡單或設置空密碼。 來訪人員持來訪卡可進入辦公區(qū)與相關人員接洽事務。 4． 0工作程序 4. 1 非執(zhí)法部門 : 事務性拜訪 : 進店后首先到辦公區(qū)崗或前臺領取 “客戶來訪卡 ”，辦卡前接待人員需實事先與被訪部門進行溝通，經(jīng)被訪部門同意或是被訪人員在崗方可辦理 “客戶來訪卡 ”。 公司申請開通的企業(yè)郵箱，任何人不得擅自更改郵箱的注冊資料及密碼，不得將密碼轉告他人 公司郵箱僅供公司的相關業(yè)務使用，任何人不得利用其收發(fā)私人信件。 嚴禁任何人更換計算機硬件，更改計算機程序。 下班時，務必要將電源插座的開關全關上，節(jié)假日時，更應將插座拔下，徹底切斷電源，以防止火災隱患。屬業(yè)務部門的，由各部門承擔費用；屬行政、管理部門的，統(tǒng)一歸列行政 開支。 4． 0工作程序 4. 1 公司的 文件，有打印必要時方予打印。其中，銷毀絕密公文（含密碼電報）應當進行登記。 4. 4 公文管理 公文由行政部專職人員統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。 審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。 經(jīng)審核，對符合本辦法規(guī)定的公文，文秘部門應當及時提出擬辦 意見送負責人批示或者交有關部門辦理，需要兩個以上部門辦理的應當明確主辦部門。 ，應當由行政部進行審核。引用公文應當先引標題，后引發(fā)文字號。 “報告 ”不得夾帶請示事項。 公文用紙一般采用國際標準 A4 型（ 210mmⅹ 294mm），左側裝訂。 成文日期以負責人簽發(fā)的日期為準，聯(lián)合行文以最后簽發(fā)單位負責人的簽發(fā)日期為準。 上行文應當注明簽發(fā)人、會簽人姓名。 批復 適用于答復下級部門的請示事項。 3. 3 公文處理必須嚴執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關規(guī)定，確保國家秘密安全。 聲像檔案原版一般不得借出檔案室之外。 保管條件 1) 底片、膠片庫溫度應保持在 1315℃ 之間，相對濕度應保持35%45%； 2) 照片庫溫應保持 1424℃ ，相對 濕度應保持 %%；錄音、錄像帶庫溫應保持 1824℃ ，相對濕度應保持 40%60%。其格式為照片 /底片號 文字說明 參見號 攝制時間 攝制者。 編注與其他載體檔案相聯(lián)系的參照號。 聲像檔案資料的征集 1）檔案部門有責任隨時征集重要聲像資料； 聲像檔案費用的 報銷 1）本公司各部或個人凡按本辦法第四條形成聲像檔案的費用， 只要將檔案資料按要求向檔案歸檔，經(jīng)檔案室簽字認可，財 務部門應給予核報費用。 4. 2 聲像檔案的管理制度 北京東方國泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 28 / 61 收集范圍 1）反映本公司主要職能活動工作成果和存在問題的聲像資料； 2）各級領導人和著名人物參加的與本公司有關的重大活動的聲 像資料； 3）本公司有關人員組織或參加的重要會議，會見以及外事活動 的聲像資料。銷毀時應指派兩名工作人員負責監(jiān)銷，禁止擅自銷毀。 3) 調閱檔案一般限于在檔案室內查閱，如確因工作需要外借，應寫明借閱目的，期限，并經(jīng)行政部負責人批準。 檔案以案卷為單位進行分類排列，重要檔案要單獨保管。 公司經(jīng)營及外事工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，均由各線條文書人員匯總立卷，定期向檔案室移交。 第十章 檔案管理制度 1． 0目的 為規(guī)范檔案管理工作，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》，結合公司具體情況，制訂本制度。我方駕駛員在事故中負有責任的，應按責任大小處以適當罰款。各部門因工作特殊需要用車的，可以照顧安排使用。行 政部收回并銷毀印 章，應由行政部負責人和經(jīng)辦人在原預留印鑒 處簽字并注明注銷日期。 b. 采購部購銷合同由分管副總經(jīng)理簽字后用印。印章刻制后應由 行政部預留印鑒，使用部門簽字領用。 4． 0工作程序 4. 1 介紹信管理 公司介紹信由公司行政部統(tǒng)一管理，公司各部門對外聯(lián)系工作需要 開具行政介紹信，必須經(jīng)部門 領導同意，并在介紹信的存根上簽字。 合同履行中發(fā)生爭議應首先通過協(xié)商解決，協(xié)商不成時，可以根據(jù)雙方協(xié)議向經(jīng)濟合同仲裁委員會申請仲裁，或者向人民法院起訴。 5. 4 合同的變更和解除 合同需要變更或解除，應在雙方協(xié)商一致的基礎上書面變更合同內容或解除合同。 5． 0工作程序 5. 1 合同條款 ，并應具備以下主要條款： (指貨款、勞務、工程項目等 )； ； ； 、地點和方式； 。 聯(lián)營廠商或其他非自營部門領取包裝耗材需登記并于月底由財務部門根據(jù)行政部核算報表統(tǒng)一收取費用。 申購程序 每月第四周的周一，行政部將下月的《辦公耗品申購單》報給各部門經(jīng)理或部門負責領取辦公用品的人員，各部門根據(jù)下月辦公用品的實際需求填寫，并于周五前將部門經(jīng)理以上領導簽字后的申購單交行政部。 第六章 辦公耗材管理規(guī)定 1． 0目的 為使辦公室物資管理合理化，滿足工作需要，合理節(jié)約開支，特制訂本規(guī)定，此規(guī)定的執(zhí)行部門為辦公室。負責人不在的，應由主管領導簽字同意，部門負責人及主管領導均不在，又確因業(yè)務需要掛長途電話的，通過行政部同意可先行掛撥，但事后通話一定要三日內補辦審批手續(xù)，逾期不補辦者視為掛私人電話，電話費由其本人雙倍負責。 4. 4 撥打電話服務規(guī)范 。 ，若無法當面通知則請他人轉告。 3. 2 行政部負責每月對電話費用的產(chǎn)生進行檢查。 ，耐心解答廠商或顧客關心的問題。 。 。 2） 衛(wèi)生檢查為 較差 和 很差 的部門或個人，衛(wèi)生管理員當面 指出不足之處并立即進行改正，不聽從指正者將于本月衛(wèi)生通 報中提出批評。 本部門共用的各種書籍、資料、工具、文件、配件等均應放置 整齊美觀，不隨意堆放物品。 3. 3 衛(wèi)生維護要求 員工個人辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生維護要求 員工應注意保持所在工作區(qū)域衛(wèi)生環(huán)境的整潔、有序和完好無損，具 體要求為： 愛護公司財產(chǎn)，辦公家具、辦公設備使用時不允許亂寫亂劃。 第三章 辦公環(huán)境及衛(wèi)生管理規(guī)定 1． 0目的 為了建立公司辦公環(huán)境衛(wèi)生管理制度，明確衛(wèi)生清潔工作和維護工作的責任和標準，使公司辦公的環(huán)境衛(wèi)生保持優(yōu)美舒適、整潔有序，特制定本規(guī)定 。 電話接聽：接聽電話應及時，一般鈴響不應超過三聲，如受話人不能接聽，離之最近的職員應主動接聽，重要電話作好接聽記錄，嚴禁占用公司電話時間太長。 負責電梯等配套服務設施的清潔。 按照國家財務法律法規(guī)以及公司相關制度規(guī)范操作。 為其他部門提供相關各種報表。 負責門店促銷氛圍的布置。 2． 0適用范圍 適用于公司行政部員工作業(yè)。 行政管理包括的內容多、范圍廣，涉及到許多方面的業(yè)務知識。 行政工作的核心是 “服務 ”和 “管理 ”，只有把 “管理 ”理解為標準化的服務、科學化的服務，而不是 “關卡 ”，才能做好后勤保障工作。 負 責店內用品的管理，發(fā)放工作； 根據(jù)工作需要制定各部門用車計劃，及時通知駕駛員。 處理企劃部其它日常事務。 執(zhí)行公司電腦系統(tǒng)密碼管理規(guī)定，履行系統(tǒng)維護職責，保證系統(tǒng)使用安全。 落實總部布置的其它財務工作。 2． 0適用范圍 適用于公司辦公室環(huán)境秩序及員工行為管理。 職員應在每天的工作時間開始前和工作時間結束后做好個人工作區(qū)內的衛(wèi)生保潔工作，保持物品整齊，桌面清潔。 公司各部門以辦公區(qū)域劃分衛(wèi)生責任區(qū)，按本規(guī)定有關衛(wèi)生維護要求負責本部門辦公區(qū)域范圍內環(huán)境衛(wèi)生的日常維護工作。嚴禁往水池、抽水馬桶內亂扔垃 圾。 3. 4 衛(wèi)生管理工作要求和有關獎懲規(guī)定 行政部應指定專人負責衛(wèi)生管理工作，應按本規(guī)定要求負責公司范圍 內的所有環(huán)境衛(wèi)生清潔維護的指導和檢查工作，并有責任和權利要求 公司各部門、各員工遵循本規(guī)定的執(zhí)行。 第四章 前臺接待作業(yè)管理規(guī)定 1． 0目的 為明確來訪接待作業(yè)規(guī)范，樹立良好的公司形象 ，特制定本規(guī)定 。 。 ，主動問詢，介紹程序，發(fā)給登記表，做好相關記錄。 下班前檢查物品是否收存，復印機電話機等辦公設備是否放置妥當，與值班保安員辦好工作交接。 ，不應隨意打斷對方的詢問和問題，待對方講完后再回答。 如果投訴電話需部門配合，可處理解決請回答： “請您稍等我?guī)湍夷芴幚淼牟块T，以盡快為您解決 ”并立即找人以解決此事直到對方滿意。 ，可使用：麻煩您了，謝謝您，再見等文明用語，并等對方收線后再掛斷電話。 4. 7 費用管控： 員工不經(jīng)同意即私掛國內長途電話，或以公事為由騙掛國內人長途電話的，每次罰款 50元；私掛香港或澳門的，每次罰款 100元；私掛國外長途電話的，每次罰款 500 元。 3. 2 財務耗品包括辦照、換照、零售發(fā)票、增值稅和 其 他專用發(fā)票、支票、憑證、會計專用辦公性用品。 憑審批后的辦公耗品領取表到行政部領取。 若行政部購買的辦公用品規(guī)格、品種不符合使用部門要求時，使用部門可提出建議，若所需費用低于部門費用標準，行政部將予以采納。公司法定代表人有代表公司對外簽訂合同的權利。 對方要求變更、解除經(jīng)濟合同，我方對此有異議的，必須在十五天內予以答復。除購銷合同由采購部自行存檔，均應交辦 公室存檔。 開具的介紹信應妥善保管，不得丟失。 北京東方國泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 22 / 61 、合同章、法定代表人章、總經(jīng)理章的使用：凡需蓋 公司印鑒的須填寫用印單。 、法定代表人章的使用： 。 北京東方國泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 23 / 61 3． 0職責 3. 1 公司行政部負責車輛的調度、清洗、保養(yǎng)、維修，完成車輛的年檢、養(yǎng)路費、保險費等費用的交付工作。 門店車輛原則上由門店自行調配，公司總部如有特殊需要的，有義務在不影響正常運營的前提下服從統(tǒng)一調配。嚴禁將車輛交給無證人員駕駛。 3． 0職責 ，其職責是： ,切實 保證檔案的完整、準確和安全。 檔案管理員應主動收集、接收公司系統(tǒng)的檔案。 ，要嚴格辦理移交手續(xù)。還卷時，應逐件檢查，經(jīng)核對無誤歸還入庫。 非檔案工作人員一律不得進入檔案室，如因工作需要必須進入者，應由檔案人員陪同入內。 6）其它具有保存價值的聲像資料。同屬一類的照片按時間順序編號，同時填寫其底片號。 文字說明的編寫