【正文】 、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、作者 (攝制者 )等。 案卷要求 北京東方國泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 30 / 61 1）將具有共同主題內(nèi)容的若干份聲像資料組成案卷，集中編放。 對(duì)庫存的照片檔案，要兩年檢查一次。如在借用中造成損壞，則由借用單位負(fù) 責(zé)賠償。 4． 0工作程序 4. 1 公 文種類 決定 適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)作出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級(jí)部門不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。 會(huì)議紀(jì)要 適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。 公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞。 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告。 草擬公文應(yīng)當(dāng)做到： 符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定。 結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為 “一 ”、 “第二層為 “（一） ”，第三層為 “1.”，第四層為 “（ 1） ”。 公文正式印制前，文秘部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核，重點(diǎn)是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。 承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理，不得延誤、推諉。個(gè)人不得保存應(yīng)當(dāng)歸檔的公文。翻印時(shí)，應(yīng)當(dāng)注明翻印的部門、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。 工作人員調(diào)離工作崗位時(shí)，應(yīng)當(dāng)將本人暫存、借用的公文按照有關(guān)規(guī)定移交、清退。一般文件的打印、復(fù)印、傳真，須經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽 字同意后才予辦理；部門負(fù)責(zé)人不在時(shí)，可經(jīng)行政部經(jīng)理同意后辦理 4. 3 私人資料，不得在公司打印、復(fù)印或用公司傳真機(jī)遞送，以免影響公司的正常工作。 2． 0適用范圍 本規(guī)定 適用于辦公電腦使用及管理工作。 電腦運(yùn)行時(shí)不要搬動(dòng)、搖晃、敲打主機(jī)。 上網(wǎng)時(shí)，禁止瀏覽色情、反動(dòng)的網(wǎng)頁。 任何人任何時(shí)間不得使用公司辦公電腦進(jìn)行游戲。 如屬于來訪人員拍照或是攝像 如屬于供應(yīng)商 代表需要在本店照相時(shí)，須手持采購部開據(jù)的照相協(xié)議書，到防損部登記領(lǐng)取 “照相 /攝影許可證 ”。 3． 0職責(zé) 文印室人員負(fù)責(zé)文件打印、復(fù)印工作。 任何人不得隨意將公司信息系統(tǒng)的系統(tǒng)設(shè)置、 IP 地址情況、使用的操作系統(tǒng)和軟件及有關(guān)信息告訴公司以外的個(gè)人和組織。 電腦系統(tǒng)中現(xiàn)有的軟件是考慮日常工作需要而由電腦部安裝的，未經(jīng)允許任何人不得隨意下載、安裝軟件。 每次的關(guān)、開機(jī)操作至少相隔五分鐘。 4. 6 文印室對(duì)送來打印、復(fù)印、傳真的文件資料，應(yīng)做好登記，并在月終作統(tǒng)計(jì)核算。 3． 0職責(zé) 3. 1文印室人員負(fù)責(zé)文件打印、復(fù)印工作。 銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓?chǎng)所由二人以上監(jiān)銷，保證不丟失 、不漏銷。 擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料須符合存檔要求。 公文辦理中遇有涉及其他 部門職權(quán)的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商；如有分歧，主辦部門主要負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，可以報(bào)請(qǐng)上級(jí)部門協(xié)調(diào)或裁定。審核的重點(diǎn)是： 是否應(yīng)由本單位辦理； 是否符合行文規(guī)則； 內(nèi)容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定； 涉及其他部門的事項(xiàng)是否已協(xié)商、會(huì)簽； 文種使用、公文格式是否規(guī)范。 擬制公文，對(duì)涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時(shí)，主管部門可以列明各方理據(jù)，提出建設(shè)性意見，并與有關(guān)部門會(huì)簽后報(bào)請(qǐng)上級(jí)部門協(xié)調(diào)或裁定。 人名、地名、數(shù)字、引用準(zhǔn)確。 “請(qǐng)示 ”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個(gè)主 送單位，需要同時(shí)送其他單位的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式。 公文中各組成部分的標(biāo)識(shí)規(guī)則，參照《國家行政機(jī)關(guān)公文 格式》國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。聯(lián)合上報(bào)的公文，由主辦 單位加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文單位都應(yīng)當(dāng)北京東方國泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 34 / 61 加蓋印章。聯(lián)合行文，只標(biāo)明主辦單位發(fā)文字號(hào)。 請(qǐng)示 適用于向上級(jí)部門請(qǐng)求批示、批準(zhǔn)。 3. 2 公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡、高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。 建立聲像檔案借閱，利用制度，嚴(yán)格審批手續(xù)，根據(jù)聲像檔案的機(jī)密程度，確定利用范圍。 聲像檔案的保管 聲像檔案入庫前要進(jìn)行檢查，對(duì)已被污損的，要進(jìn)行必要的技術(shù)處理。 編制格式 1）照片編制采用橫寫格式。同一內(nèi)容分錄幾盤的應(yīng)視為一個(gè)案卷，編一個(gè)案卷號(hào)，然后每盤再依次編排序號(hào)。凡未按規(guī)定歸 檔的，其形成費(fèi)用不予報(bào)銷，以防散失； 2）接收原版、原件，特殊情況下可接收復(fù)制件； 3）聲像資料的內(nèi)容要真實(shí)，底片、原件與影像、復(fù)制品要相符。 ，造成嚴(yán)重后果 者，視情節(jié)輕重予以處理。 檔案室應(yīng)定期對(duì)已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，鑒定工作要在行政部的主持下，會(huì)同有關(guān)部門組成鑒定小組共同進(jìn)行，對(duì)確無保存價(jià)值的檔案登記造冊(cè)，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由檔案室送指定單位銷毀。其他部門調(diào)閱應(yīng)說明原因，經(jīng)所在部門領(lǐng)導(dǎo)簽署意見，并征得行政部負(fù)責(zé)人同意后方可調(diào)閱。 檔案室應(yīng)根據(jù)國家檔案局有關(guān)鑒定檔案保存價(jià)值的保管期限的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，結(jié)合公司具體情況，編制相應(yīng)的檔案保管期限 ， 分永久、長期、短期。 4． 0工作程序 4. 1 文案檔案的管理制度 、 會(huì)議文件、會(huì)議材料、圖紙報(bào)表等均屬文書材料，一律交部門 立卷歸檔，個(gè)人不得私自留存。 服從行政部調(diào)遣，根據(jù)實(shí)際出車情況，認(rèn)真填寫用車單。 4. 4 事故處理 發(fā)生行車事故，駕駛員應(yīng)按照交通法規(guī)和保險(xiǎn)賠償?shù)囊?guī)定迅速處理，并及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。 4． 0工作程序 4. 1 公司用車的使用范圍 公司車輛為公司領(lǐng)導(dǎo)成員工作及門店運(yùn)營之用。 4. 3 印章的注銷 不再使用的印章應(yīng)由行政部統(tǒng)一收回，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后銷毀。 a. 凡涉及有資金進(jìn)出的（采購部購銷合同除外）均由總經(jīng)理簽字后用印。所指印章包括： 、公司合同章 、總經(jīng)理印章 、分公司章 、領(lǐng)用 印章由行政部經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后統(tǒng)一刻制，門店、分公司章也 可以經(jīng)行政部同意委托門店或分公司刻制。 北京東方國泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 21 / 61 3． 0職責(zé) 3. 1 公司介紹信印鑒（采購部除外）由行政部統(tǒng)一管理。對(duì)方 應(yīng)承擔(dān)繼續(xù)履行、采取補(bǔ)救措施或者賠償損失等違約責(zé)任。 5. 3合同的履行 北京東方國泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 20 / 61 、實(shí)際履行，切實(shí)做到 “重合同、守信用 ”。 4． 0職責(zé) 4. 1 公司對(duì)外所簽訂的合同由行政部負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理。同時(shí)，可到行政部處查詢各項(xiàng)費(fèi)用的明細(xì)。 5． 0工作程序 5. 1 領(lǐng)用時(shí)間 以部門為單位，每月集中領(lǐng)用辦公用品時(shí)間為每月第一周的周二、 周三（遇節(jié)假日順延）； 員工個(gè)人平時(shí)領(lǐng)用辦公用品時(shí)間為周一或周四下午 1： 304： 30； 新到崗員工在報(bào)到之日領(lǐng)取辦公 用品。 公司財(cái)務(wù)每月須將電話登記表與電話帳單進(jìn)行核對(duì)，理清電話明細(xì)。行政及其他管理部門因工作需要掛長途電話的，需親自填寫長途電話申請(qǐng)單，注明部門、通話人、對(duì)方地區(qū)及單位、因何業(yè)務(wù)通話等，并經(jīng)該部門負(fù)責(zé)人簽字同意后可到行政部掛撥。 ，易 于理解，切忌話多。 、惡意騷擾的電話可禮貌地解釋 “對(duì)不起現(xiàn)在沒有時(shí)間，請(qǐng)方便時(shí)再聯(lián)系 ”并將電話掛斷。 3． 0職責(zé) 3. 1 行政部經(jīng)理 /客服經(jīng)理 /值班店長 /負(fù)責(zé)電話服務(wù)的檢核。 ，出現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告。 3. 3 協(xié)調(diào) 。 北京東方國泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 13 / 61 、郵件及其它物品傳遞收發(fā)工作。 公司各部門、全體人員及保潔人員應(yīng)積極配合和執(zhí)行上述清潔 工作及維護(hù)工作，衛(wèi)生考 核將作為部門考核和員工考核內(nèi)容之 一，模范遵守或有違反行為，將按以下辦法實(shí)施管理和獎(jiǎng)懲： 北京東方國泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 12 / 61 1） 衛(wèi)生評(píng)價(jià)為 優(yōu)良 部門或個(gè)人，將在衛(wèi)生通報(bào)上予以表揚(yáng)， 全年 優(yōu)良 部門或個(gè)人將評(píng)為 優(yōu)秀衛(wèi)生部門 或 優(yōu)秀衛(wèi)生員 工 ，行政部將專項(xiàng)提請(qǐng)公司給予一定經(jīng)濟(jì)獎(jiǎng)勵(lì)。 負(fù)責(zé)本部門共用辦公家具、辦公設(shè)備安全衛(wèi)生使用。 3. 2 衛(wèi)生清潔要求 行政部嚴(yán)格要求保潔公司清潔人員按日常保潔細(xì)則執(zhí)行（保潔細(xì)則另 見《保潔公司日常保潔計(jì)劃》），保持地面、墻面、門窗、燈具、辦 公家具、辦公設(shè)備、辦公器具日常清潔整齊，無灰塵，無損壞。本制度的 最終解釋權(quán)在公司。 現(xiàn)場(chǎng)接待：遇有客人進(jìn)入工作場(chǎng)地應(yīng)禮貌勸阻，上班時(shí)間（包括午餐時(shí)間）辦公室內(nèi)應(yīng)保證有人接待。 負(fù)責(zé)店內(nèi)辦公區(qū)域清潔工作。 負(fù)責(zé)門店資金運(yùn)用的監(jiān)督管理工作，并按公司具體要求回籠公司資金。 負(fù)責(zé)電腦室的安全工作。 企劃部門： 。 北京東方國泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 4 / 61 北京 東方國泰 商業(yè)顧問 有限公司 二零零 九 年一月 第一章 行政部組織架構(gòu)及工作職能 1． 0目的 明確行政部組織架構(gòu)以及部門職能，加強(qiáng)職能工作意識(shí)，為一線部門做好行政服務(wù)工作， 特制定本規(guī)范。任何一家工礦企業(yè)、事業(yè)單位、公司、團(tuán)體單位都有行政工作，雖然他們?cè)诟鲉挝患缲?fù)的任務(wù)不盡相同或者部門名稱不同，但所起的作用是相同的，都是圍繞主要工作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，充分發(fā)揮服務(wù)和保障作用，以創(chuàng)造良好的工作環(huán)境和生活環(huán)境，確保主要工作的正常進(jìn)行。一些從事行政工作的同仁一定要扭都頭腦中長此以往存在的衙門作風(fēng)和意識(shí)，要牢牢樹立 “銷售 ”的觀念、“成本 ”的觀念，確立 “沒有銷售、不講成本，什么利益都無從談起 ”的憂患意識(shí)。 負(fù)責(zé)門店舊包裝的處理和處理資金的回收上繳。 管理企劃耗材使用，并根據(jù)使用情況和需求進(jìn)行耗材的申買，每個(gè)月對(duì)部門所管轄的企劃耗材進(jìn)行盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題當(dāng)月處理。 財(cái)務(wù)部門 負(fù)責(zé)門店預(yù)決算編制工作，并按月做出預(yù)算執(zhí)行情況分析報(bào)告。 工程部門 保障商場(chǎng)各項(xiàng)設(shè)備的正常運(yùn)行； 檢查店內(nèi)各項(xiàng)水、電、空調(diào)等設(shè)施的安全運(yùn)行； 按照店長和上級(jí)部門 要求，負(fù)責(zé)實(shí)施工程改造； 指導(dǎo)店內(nèi)工程施工，控制工程成本； 店內(nèi)各項(xiàng)專業(yè)設(shè)備的維修、保養(yǎng)； 負(fù)責(zé)工程工具、用料的管理； 負(fù)責(zé)工程技術(shù)專業(yè)文件的歸檔工作； 與政府有關(guān)職能部門聯(lián)系，保證商場(chǎng)良好的外部環(huán)境。 3． 0工作程序 3. 1服務(wù)規(guī)范： 儀表：公司職員工應(yīng)儀表整潔、大方。 部、室專用的設(shè)備由部、室指定專人定期清潔，公司公共設(shè)施則由辦公室負(fù)責(zé)定期的清潔保養(yǎng)工作。公共區(qū)域的衛(wèi)生維護(hù)工作由保潔部部負(fù)責(zé)。 參加會(huì)議（洽談）結(jié)束后，應(yīng)自覺清理好面前的雜物，放置好 自已的座位，必要時(shí)要及時(shí)通知保潔人員進(jìn)行清潔，恢復(fù)會(huì)議 （洽談室）的潔凈。 保潔人員每日上班要打卡，衛(wèi)生管理員負(fù)責(zé)按公司打卡規(guī)定對(duì)保潔人 員進(jìn)行考核和管理。 2． 0適用范圍 本規(guī)定適用于公司前臺(tái)接待工作 。 ，維護(hù)公司形象。收集的資料要定期轉(zhuǎn)給指定的部門，并辦理移交手續(xù)。 協(xié)調(diào)與各部門的工作關(guān)系。若對(duì)事情了解則予以解答；遇無法回答或不清楚或無把握的事情時(shí)則回答 “對(duì)不起，我不清楚，（請(qǐng)問您貴姓，）請(qǐng)您留下電話好嗎？待我問清楚后再給您回 復(fù) ”，并同時(shí)記下對(duì)方姓名、電話與事項(xiàng)及要求。 投訴事項(xiàng)具體執(zhí)行，依 “顧客投訴處理規(guī)范 ”執(zhí)行。 ，需進(jìn)行電話記錄。屢教不改的，視情節(jié)給予扣發(fā)獎(jiǎng)金，直至辭退處理。 3. 3 包裝耗材主要是指收銀用購物包裝袋以及生鮮商品包裝托盤、保鮮膜、撕裂帶等用品。 5. 4 費(fèi)用核算辦法 每月每位員工的日常辦公用品費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)為 30元（ 任何個(gè)人用筆不允許領(lǐng)用），如果當(dāng)月部門辦公用品費(fèi)用超過標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，必須報(bào)總經(jīng)理北京東方國泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 18 / 61 審批。 第七章 合同管理制度 1． 0目的 為規(guī)范本公司合同管理工作，根據(jù)《中華人民共和國經(jīng)濟(jì)合同法》和其他有關(guān)法律法規(guī)之規(guī)定，制定本制度。除法定代表人外，其他人對(duì)外簽訂合同必須由法定代表人授權(quán)。 以上所稱書面形式包括文書 (信函 )、傳真和圖表。 門店合同、協(xié)議的審核、用印、收集、歸檔、檢查均由各門店按照本合同法規(guī)操作，合同履行過程中所發(fā)生的變更、解除工作由各門店自行負(fù)責(zé)。未經(jīng)使用的在有效期內(nèi)的介