【正文】 紹信如遺失，應(yīng)立即報(bào)行政部處理。經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由行政部用 印。 、店長(zhǎng)助理簽字后用印。公司行政部有權(quán)定期檢查門店車輛管理情況，并組織駕駛員定時(shí)參加有關(guān)交通法規(guī)的學(xué)習(xí)，確保安全用車。 4. 3 出車 駕駛員出車必須帶齊證件，嚴(yán)格遵守交通法規(guī)和道路交通管理辦法安全行車。 北京東方國(guó)泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 24 / 61 愛護(hù)車輛，努力鉆研業(yè)務(wù)知識(shí)，不斷提高技術(shù)水平。 負(fù)責(zé)檔案材料的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)，對(duì)各部門的立卷歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督； ，開展利用工作，充分發(fā)揮檔案的作用。 檔案的整理、立卷和保管 檔案員按年度對(duì)上級(jí)各種重要文件，公司（行政部統(tǒng)一上報(bào)下北京東方國(guó)泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 26 / 61 發(fā)）的各種文件進(jìn)行規(guī)范整理、立卷、填寫卷內(nèi)目錄及備考表。 。 文書檔案管理員要積極 為借閱者提供方便，但也有權(quán)拒絕屬借閱范圍以外的檔案材料。 檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁存放無(wú)關(guān)雜物及火種、易燃物品，逐步完善防火、防塵、防爆、防潮、防鼠、防蟲蛀、防高溫等設(shè)施，確保檔案安全。 收集時(shí)間 1）聲像檔案資料應(yīng)在形成后一個(gè)月內(nèi)隨立檔部門其它載 體形態(tài) 的檔案同時(shí)歸檔；如有特殊情況可以適當(dāng)延長(zhǎng)歸檔時(shí)間。底片在全宗內(nèi)編流水號(hào)。 編寫文字說(shuō)明的要求： 1) 準(zhǔn)確揭示檔案材料的內(nèi)容，概括其反映的全部信息， 標(biāo)注項(xiàng) 目正確齊全； 2) 照片的自然張 (內(nèi)容相近的亦可以若干張 )編寫文字說(shuō)明。 2）卷內(nèi)目錄： a) 照片、底片以自然張為單元填寫卷內(nèi)目錄； b) 錄音、錄像帶、攝像帶以盒為單元填寫卷內(nèi)目錄。 歸檔保存的聲像檔案，任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消 磁和涂改；銷毀聲像檔案必須經(jīng)過鑒定，征得歸檔單位同意，報(bào)經(jīng) 管領(lǐng)導(dǎo)審批，登記造冊(cè)。 在不影響保密的前提下，各單位可利用聲像檔案舉辦報(bào)告會(huì)、展覽會(huì)，編輯綜合性或?qū)ｎ}性畫冊(cè)、資料片等，積極開發(fā)利用現(xiàn)在的聲像檔案 第十一章 公文處理操作規(guī)定 1． 0目的 為規(guī)范公司公文處理工作，根據(jù)《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》，結(jié)合公司北京東方國(guó)泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 32 / 61 的實(shí)際情況，特制定本制度。 公告 適用于向公司外宣布重要事項(xiàng) 通告 適 用于公布公司內(nèi)有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng) 通知 適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)部門的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬單位的公文，傳達(dá)要求下級(jí)部門辦理和需要有關(guān)部門周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。 4. 2 公文格式 公文一般由秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說(shuō)明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。 主送單位指公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。上行文按照上級(jí)單位的要求標(biāo)注主題詞。 公司內(nèi)除行政部外不得對(duì)外正式行文。 情況確實(shí)，觀點(diǎn)明確，表 述準(zhǔn)確，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理清楚，直述不曲，詞規(guī)范，標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確，篇幅力求簡(jiǎn)短。 法定計(jì)量單位。 ，應(yīng)按程序 復(fù)審。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時(shí)限要求辦理，確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以說(shuō)明。 歸檔范圍內(nèi)的公文，應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價(jià)值等整理（立北京東方國(guó)泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 37 / 61 卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本單位的主要工作情況，便于保管和利用。 公文復(fù)印件作為正式公文使用時(shí)，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印機(jī)關(guān)證明章。 行政部對(duì)上級(jí)單位和本單位下發(fā)公文的貫徹落實(shí)情況應(yīng)當(dāng)進(jìn)行督促檢查并建立督查制度。 4. 4 文印室工作人員應(yīng)認(rèn)真做好本職工作，按時(shí)完成任務(wù)。 3． 0職責(zé) 3. 1信息部負(fù)責(zé)公司全部辦公電腦的安全使用、密碼管理、電子郵件管理、防病毒管理、上網(wǎng)管理； 3. 2信息部負(fù)責(zé)對(duì)公司所有電腦及信息進(jìn)行統(tǒng)籌管理，對(duì)公司所有電腦、設(shè)備進(jìn)行登記、造冊(cè)備案和維修； 3. 3信息部對(duì)軟件系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和改造。 4. 2 系統(tǒng)維護(hù) 電腦部為各臺(tái)電腦設(shè)置的 BIOS密碼、系統(tǒng)管理員密碼、計(jì)算機(jī) IP北京東方國(guó)泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 42 / 61 地址、機(jī)號(hào)、軟件設(shè)置、郵箱、互聯(lián)網(wǎng)訪問設(shè)置，任何人不得隨意修改和刪除。瀏覽信息時(shí)，不要隨便下載網(wǎng)頁(yè)的信息，不要隨便打開不明來(lái)歷的郵件及附件，以免網(wǎng)上病毒入侵。 公司外人員不得隨意動(dòng)用公司辦公電腦。 領(lǐng)取 “照相 /攝影許可證 ”同時(shí)需出示本人身份證并做抵押或交 50 元押金，退卡時(shí)退還本人身份證或押金。 2． 0適用范圍 適用于超市系統(tǒng)。 工作文檔應(yīng)該定期進(jìn)行備份。 任何人不得隨意開關(guān)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的電源。 電腦關(guān)機(jī)時(shí)，應(yīng)遵循先關(guān)主機(jī)、打印機(jī)、顯示器、電源插座的順序。 4. 5 文印室人員應(yīng)樹立嚴(yán)格的保密觀念，不得隨意將打印、復(fù)印或傳真資料中有關(guān)商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項(xiàng)透露給他人，不得截留任何文件。 2． 0適用范圍 適用于超市系統(tǒng)內(nèi)各文件打印 \復(fù)印的管理工作。 不具備歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過鑒別并經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以銷毀。 歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限。 收到上級(jí)單位下發(fā)或交辦的公文，由行政部提出擬辦意見，送負(fù)責(zé)人批示后辦理。 收到下級(jí)部門上報(bào)的需要辦理的公文，文秘部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核。 ，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)、具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。 擬制緊急公文，應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因，并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。 向下級(jí)部門的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送直接上報(bào)單位。 文字從左至右橫寫、橫排。 公文除 “會(huì)議紀(jì)要 ”和以電報(bào)形式發(fā)出的以外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。 發(fā)文字號(hào)應(yīng)當(dāng)包括單位代字、 年份、序號(hào)。 報(bào)告 北京東方國(guó)泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 33 / 61 適用于向上級(jí)部門匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)部門的詢問。 3． 0職責(zé)及原則 3. 1公文處理指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。 聲像檔案的開發(fā)利用 編制聲像檔案目錄、卡片等檢索工具，為利用提供方便條件。 1) 聲像檔案的著錄依照 《檔案、著錄規(guī)則》進(jìn)行。一組聲像資料 聯(lián)系密切的應(yīng)加文字說(shuō)明： 3) 文字簡(jiǎn)潔、語(yǔ)言通順； 4) 時(shí)間用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。 錄音帶、錄像帶、攝像帶按年代 問題分類，按內(nèi)容編號(hào)。 收集要求 1）錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片 (含底片 )和文字說(shuō)明 要收集齊全，按時(shí)歸檔并建立歸檔控制措施。 ，空氣暢通。事畢后，檔案管理員要作好登記。 ： 1) 公司案卷及絕密件一般應(yīng)以公司高層領(lǐng)導(dǎo)干部為調(diào)閱對(duì)象 ,并經(jīng)經(jīng)辦部門的負(fù)責(zé)人簽署同意后調(diào)閱； 2) 行政業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)以負(fù)責(zé)該項(xiàng)業(yè)務(wù)的部、室經(jīng)辦人員為調(diào)閱對(duì)象，調(diào)閱人員應(yīng)在《調(diào)閱檔案登記表》上詳細(xì)填寫各欄內(nèi)容，并經(jīng)調(diào)閱部門負(fù)責(zé)人簽 署同意后可調(diào)閱。 歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整，要按照文件 之間的歷史聯(lián)系，分類整理、立卷。 3. 2 檔案工作人員要保持相對(duì)穩(wěn)定，不應(yīng)隨意調(diào)動(dòng)。 努力提高服務(wù)質(zhì)量，不斷改善服務(wù)態(tài)度，聽從用車人員安排。 嚴(yán)禁私自將車借給他人使用。如確有需要外借，須請(qǐng)示有關(guān)領(lǐng)導(dǎo) 同意。 ： ，但涉及有資金進(jìn)出內(nèi)容的， 。蓋部門印鑒的須經(jīng)部門領(lǐng) 導(dǎo)批準(zhǔn)。 4. 2 印章管理 適用于公司范圍內(nèi)的印章刻制、使用、保管和注銷。 2． 0適用范圍 本規(guī)定 適用于介紹信及印鑒使用管理工作。 5. 5 爭(zhēng)議的解決 合同簽訂后發(fā)現(xiàn)對(duì)方未按合同的約定履行，必須自發(fā)現(xiàn)之日起三天內(nèi)向?qū)Ψ教岢?(書面形式 )。合同專用章由公司辦公室指定專人負(fù)責(zé)保管和使用，購(gòu)銷合同專用章由采購(gòu)部指定專人負(fù)責(zé)保管和使用。 北京東方國(guó)泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 19 / 61 3． 0名詞解釋 3. 1本制度所稱合同是指以本公司名義對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議。 每月財(cái)務(wù)盤點(diǎn)日行政部將當(dāng)月各部門的《行政費(fèi)用月報(bào)表》報(bào)部門經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)。 4. 2 行政部負(fù)責(zé)每月對(duì)電話費(fèi)用的產(chǎn)生進(jìn)行檢查。 員工不得長(zhǎng)時(shí)間因私人事件占用公司電話，員工因私使用長(zhǎng)途電話須 事先登記，公司每月將按國(guó)家電信 規(guī)定收取相關(guān)的費(fèi)用。有外線電話的部門需 控制使用掛長(zhǎng)途電話。 、音量控制適度。 “麻煩您了 ”、 “謝謝您 ”、 “歡迎您再來(lái) ”、 “對(duì)不起 ”、“再見 ”、 “不客氣 ”等文明用語(yǔ)，等對(duì)方收線后方可掛上電話。 2． 0適用范圍 北京東方國(guó)泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 14 / 61 本規(guī)定 適用于電話撥打、接聽以及使用相關(guān)規(guī)定。 機(jī)認(rèn)真負(fù)責(zé)，注意節(jié)約紙張，出現(xiàn)故障，及時(shí)通知專業(yè)人員上門維修，保證辦公業(yè)務(wù)正常進(jìn)行。 3. 2 資產(chǎn)管理 對(duì)公司前臺(tái)服務(wù)區(qū)內(nèi)設(shè)施、辦公設(shè)備進(jìn)行日常管理和監(jiān)護(hù)。 、登記、咨詢工作。 衛(wèi)生檢查如有較差或極差情況，應(yīng)注明責(zé)任部門或個(gè)人以及衛(wèi) 生不符合要求的具體情況。 各部門辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生維護(hù)要求 各部門應(yīng)負(fù)責(zé)維護(hù)本部門辦公區(qū)域范圍內(nèi)環(huán)境衛(wèi)生的整潔、有序和完好無(wú) 損，具體要求為： 北京東方國(guó)泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 11 / 61 負(fù)責(zé)按公司規(guī)定 教育和加強(qiáng)本部門人員保護(hù)環(huán)境衛(wèi)生的思想意識(shí)和 行為規(guī)范。公司領(lǐng)導(dǎo)辦公區(qū)域衛(wèi)生維護(hù)工作由行政部負(fù)責(zé)。 3. 3 責(zé)任 本制度的檢查、監(jiān)督部門為行政部、店長(zhǎng)共同執(zhí)行，違反此規(guī)定的人 員， 將根據(jù)公司相關(guān)規(guī)章制度給予 50100元的扣薪處理。 北京東方國(guó)泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 9 / 61 用語(yǔ)：在任何場(chǎng)合應(yīng)用語(yǔ)規(guī)范，語(yǔ)氣溫和，音量適中，嚴(yán)禁大聲喧嘩。 負(fù)責(zé)超市外圍清潔工作。 負(fù)責(zé)原始憑證報(bào)表的審核工作。 負(fù)責(zé)電腦系統(tǒng)各種設(shè)備的報(bào)修工作，協(xié)調(diào)門 店與外包協(xié)作單位北京東方國(guó)泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 7 / 61 的工作。 每季度對(duì)自己管轄的耗材、辦公用品、低值易耗品進(jìn)行盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題當(dāng)月處理。 希望這本《行政規(guī)范管理作業(yè)手冊(cè)》能夠給予從事行政工作的同仁一些示意，是我們更加明白自己的 “身份 ”，也要明白自己的重要性，在自己的工作崗位上扎扎實(shí)實(shí)的工作，為企業(yè)的發(fā)展奉獻(xiàn)自己的光和熱。 超市實(shí)用指導(dǎo)工具書 —綜合管理 篇 行政后勤管理 作業(yè)規(guī)范 北京東方國(guó)泰 商業(yè)顧問 有限公司 二零零 九 年一月 北京東方國(guó)泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 2 / 61 目錄 前 言 ............................................................................................................................. 3 — 充分發(fā)揮企業(yè)的管家和后勤功能 ............................................................................ 3 第一章 行政部組織架構(gòu)及工作職能 ............................................................................... 4 第二章 辦公秩序及行為管理規(guī)定 ................................................................................... 8 第三章 辦公環(huán)境及衛(wèi)生管理規(guī)定 ................................................................................... 9 第四