【正文】 刪除。 4. 4 文印室工作人員應(yīng)認(rèn)真做好本職工作，按時完成任務(wù)。 公文復(fù)印件作為正式公文使用時，應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印機(jī)關(guān)證明章。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時限要求辦理，確有困難的，應(yīng)當(dāng)及時予以說明。 法定計量單位。 公司內(nèi)除行政部外不得對外正式行文。 主送單位指公文的主要受理機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。 公告 適用于向公司外宣布重要事項 通告 適 用于公布公司內(nèi)有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項 通知 適用于批轉(zhuǎn)下級部門的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬單位的公文，傳達(dá)要求下級部門辦理和需要有關(guān)部門周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。 歸檔保存的聲像檔案，任何人不得私自撤銷、抽出、清洗、消 磁和涂改；銷毀聲像檔案必須經(jīng)過鑒定，征得歸檔單位同意，報經(jīng) 管領(lǐng)導(dǎo)審批，登記造冊。 編寫文字說明的要求： 1) 準(zhǔn)確揭示檔案材料的內(nèi)容，概括其反映的全部信息， 標(biāo)注項 目正確齊全； 2) 照片的自然張 (內(nèi)容相近的亦可以若干張 )編寫文字說明。 收集時間 1）聲像檔案資料應(yīng)在形成后一個月內(nèi)隨立檔部門其它載 體形態(tài) 的檔案同時歸檔；如有特殊情況可以適當(dāng)延長歸檔時間。 文書檔案管理員要積極 為借閱者提供方便，但也有權(quán)拒絕屬借閱范圍以外的檔案材料。 檔案的整理、立卷和保管 檔案員按年度對上級各種重要文件，公司（行政部統(tǒng)一上報下北京東方國泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 26 / 61 發(fā)）的各種文件進(jìn)行規(guī)范整理、立卷、填寫卷內(nèi)目錄及備考表。 北京東方國泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 24 / 61 愛護(hù)車輛，努力鉆研業(yè)務(wù)知識，不斷提高技術(shù)水平。公司行政部有權(quán)定期檢查門店車輛管理情況，并組織駕駛員定時參加有關(guān)交通法規(guī)的學(xué)習(xí)，確保安全用車。經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由行政部用 印。 門店合同、協(xié)議的審核、用印、收集、歸檔、檢查均由各門店按照本合同法規(guī)操作，合同履行過程中所發(fā)生的變更、解除工作由各門店自行負(fù)責(zé)。除法定代表人外，其他人對外簽訂合同必須由法定代表人授權(quán)。 5. 4 費(fèi)用核算辦法 每月每位員工的日常辦公用品費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)為 30元（ 任何個人用筆不允許領(lǐng)用），如果當(dāng)月部門辦公用品費(fèi)用超過標(biāo)準(zhǔn)時，必須報總經(jīng)理北京東方國泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 18 / 61 審批。屢教不改的，視情節(jié)給予扣發(fā)獎金，直至辭退處理。 投訴事項具體執(zhí)行，依 “顧客投訴處理規(guī)范 ”執(zhí)行。 協(xié)調(diào)與各部門的工作關(guān)系。 ，維護(hù)公司形象。 保潔人員每日上班要打卡，衛(wèi)生管理員負(fù)責(zé)按公司打卡規(guī)定對保潔人 員進(jìn)行考核和管理。公共區(qū)域的衛(wèi)生維護(hù)工作由保潔部部負(fù)責(zé)。 3． 0工作程序 3. 1服務(wù)規(guī)范： 儀表：公司職員工應(yīng)儀表整潔、大方。 財務(wù)部門 負(fù)責(zé)門店預(yù)決算編制工作，并按月做出預(yù)算執(zhí)行情況分析報告。 負(fù)責(zé)門店舊包裝的處理和處理資金的回收上繳。任何一家工礦企業(yè)、事業(yè)單位、公司、團(tuán)體單位都有行政工作，雖然他們在各單位肩負(fù)的任務(wù)不盡相同或者部門名稱不同，但所起的作用是相同的，都是圍繞主要工作目標(biāo)的實現(xiàn)，充分發(fā)揮服務(wù)和保障作用，以創(chuàng)造良好的工作環(huán)境和生活環(huán)境，確保主要工作的正常進(jìn)行。 企劃部門： 。 負(fù)責(zé)門店資金運(yùn)用的監(jiān)督管理工作，并按公司具體要求回籠公司資金。 現(xiàn)場接待：遇有客人進(jìn)入工作場地應(yīng)禮貌勸阻，上班時間（包括午餐時間）辦公室內(nèi)應(yīng)保證有人接待。 3. 2 衛(wèi)生清潔要求 行政部嚴(yán)格要求保潔公司清潔人員按日常保潔細(xì)則執(zhí)行（保潔細(xì)則另 見《保潔公司日常保潔計劃》），保持地面、墻面、門窗、燈具、辦 公家具、辦公設(shè)備、辦公器具日常清潔整齊，無灰塵，無損壞。 公司各部門、全體人員及保潔人員應(yīng)積極配合和執(zhí)行上述清潔 工作及維護(hù)工作，衛(wèi)生考 核將作為部門考核和員工考核內(nèi)容之 一，模范遵守或有違反行為，將按以下辦法實施管理和獎懲： 北京東方國泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 12 / 61 1） 衛(wèi)生評價為 優(yōu)良 部門或個人，將在衛(wèi)生通報上予以表揚(yáng)， 全年 優(yōu)良 部門或個人將評為 優(yōu)秀衛(wèi)生部門 或 優(yōu)秀衛(wèi)生員 工 ，行政部將專項提請公司給予一定經(jīng)濟(jì)獎勵。 3. 3 協(xié)調(diào) 。 3． 0職責(zé) 3. 1 行政部經(jīng)理 /客服經(jīng)理 /值班店長 /負(fù)責(zé)電話服務(wù)的檢核。 ，易 于理解，切忌話多。 公司財務(wù)每月須將電話登記表與電話帳單進(jìn)行核對，理清電話明細(xì)。同時，可到行政部處查詢各項費(fèi)用的明細(xì)。 5. 3合同的履行 北京東方國泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 20 / 61 、實際履行，切實做到 “重合同、守信用 ”。 北京東方國泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 21 / 61 3． 0職責(zé) 3. 1 公司介紹信印鑒（采購部除外）由行政部統(tǒng)一管理。 a. 凡涉及有資金進(jìn)出的（采購部購銷合同除外）均由總經(jīng)理簽字后用印。 4． 0工作程序 4. 1 公司用車的使用范圍 公司車輛為公司領(lǐng)導(dǎo)成員工作及門店運(yùn)營之用。 服從行政部調(diào)遣，根據(jù)實際出車情況，認(rèn)真填寫用車單。 檔案室應(yīng)根據(jù)國家檔案局有關(guān)鑒定檔案保存價值的保管期限的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，結(jié)合公司具體情況，編制相應(yīng)的檔案保管期限 ， 分永久、長期、短期。 檔案室應(yīng)定期對已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，鑒定工作要在行政部的主持下，會同有關(guān)部門組成鑒定小組共同進(jìn)行，對確無保存價值的檔案登記造冊，報總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由檔案室送指定單位銷毀。凡未按規(guī)定歸 檔的，其形成費(fèi)用不予報銷，以防散失； 2）接收原版、原件，特殊情況下可接收復(fù)制件； 3）聲像資料的內(nèi)容要真實，底片、原件與影像、復(fù)制品要相符。 編制格式 1）照片編制采用橫寫格式。 建立聲像檔案借閱，利用制度，嚴(yán)格審批手續(xù)，根據(jù)聲像檔案的機(jī)密程度，確定利用范圍。 請示 適用于向上級部門請求批示、批準(zhǔn)。聯(lián)合上報的公文，由主辦 單位加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文單位都應(yīng)當(dāng)北京東方國泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 34 / 61 加蓋印章。 “請示 ”應(yīng)當(dāng)一文一事；一般只寫一個主 送單位，需要同時送其他單位的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式。 擬制公文，對涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見后方可行文；如有分歧，主辦部門的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時，主管部門可以列明各方理據(jù)，提出建設(shè)性意見，并與有關(guān)部門會簽后報請上級部門協(xié)調(diào)或裁定。 公文辦理中遇有涉及其他 部門職權(quán)的事項，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動與有關(guān)部門協(xié)商；如有分歧，主辦部門主要負(fù)責(zé)人要出面協(xié)調(diào)，如仍不能取得一致，可以報請上級部門協(xié)調(diào)或裁定。 銷毀秘密公文應(yīng)當(dāng)?shù)街付▓鏊啥艘陨媳O(jiān)銷，保證不丟失 、不漏銷。 4. 6 文印室對送來打印、復(fù)印、傳真的文件資料，應(yīng)做好登記，并在月終作統(tǒng)計核算。 電腦系統(tǒng)中現(xiàn)有的軟件是考慮日常工作需要而由電腦部安裝的，未經(jīng)允許任何人不得隨意下載、安裝軟件。 3． 0職責(zé) 文印室人員負(fù)責(zé)文件打印、復(fù)印工作。 任何人任何時間不得使用公司辦公電腦進(jìn)行游戲。 電腦運(yùn)行時不要搬動、搖晃、敲打主機(jī)。一般文件的打印、復(fù)印、傳真，須經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽 字同意后才予辦理；部門負(fù)責(zé)人不在時，可經(jīng)行政部經(jīng)理同意后辦理 4. 3 私人資料，不得在公司打印、復(fù)印或用公司傳真機(jī)遞送，以免影響公司的正常工作。翻印時，應(yīng)當(dāng)注明翻印的部門、日期、份數(shù)和印發(fā)范圍。 承辦部門收到交辦的公文后應(yīng)當(dāng)及時辦理，不得延誤、推諉。 結(jié)構(gòu)層次序數(shù)，第一層為 “一 ”、 “第二層為 “（一） ”，第三層為 “1.”，第四層為 “（ 1） ”。 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定，一般不得越級請示和報告。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號。 4． 0工作程序 4. 1 公 文種類 決定 適用于對重要事項或者重大行動作出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級部門不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。 對庫存的照片檔案，要兩年檢查一次。 文字說明的編寫 、時間、地點(diǎn)、人物、背景、作者 (攝制者 )等。 6）其它具有保存價值的聲像資料。還卷時，應(yīng)逐件檢查，經(jīng)核對無誤歸還入庫。 檔案管理員應(yīng)主動收集、接收公司系統(tǒng)的檔案。嚴(yán)禁將車輛交給無證人員駕駛。 北京東方國泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 23 / 61 3． 0職責(zé) 3. 1 公司行政部負(fù)責(zé)車輛的調(diào)度、清洗、保養(yǎng)、維修，完成車輛的年檢、養(yǎng)路費(fèi)、保險費(fèi)等費(fèi)用的交付工作。 北京東方國泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 22 / 61 、合同章、法定代表人章、總經(jīng)理章的使用：凡需蓋 公司印鑒的須填寫用印單。除購銷合同由采購部自行存檔，均應(yīng)交辦 公室存檔。公司法定代表人有代表公司對外簽訂合同的權(quán)利。 憑審批后的辦公耗品領(lǐng)取表到行政部領(lǐng)取。 4. 7 費(fèi)用管控： 員工不經(jīng)同意即私掛國內(nèi)長途電話，或以公事為由騙掛國內(nèi)人長途電話的，每次罰款 50元；私掛香港或澳門的，每次罰款 100元；私掛國外長途電話的，每次罰款 500 元。 如果投訴電話需部門配合，可處理解決請回答： “請您稍等我?guī)湍夷芴幚淼牟块T，以盡快為您解決 ”并立即找人以解決此事直到對方滿意。 下班前檢查物品是否收存，復(fù)印機(jī)電話機(jī)等辦公設(shè)備是否放置妥當(dāng)，與值班保安員辦好工作交接。 。 3. 4 衛(wèi)生管理工作要求和有關(guān)獎懲規(guī)定 行政部應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)衛(wèi)生管理工作，應(yīng)按本規(guī)定要求負(fù)責(zé)公司范圍 內(nèi)的所有環(huán)境衛(wèi)生清潔維護(hù)的指導(dǎo)和檢查工作，并有責(zé)任和權(quán)利要求 公司各部門、各員工遵循本規(guī)定的執(zhí)行。 公司各部門以辦公區(qū)域劃分衛(wèi)生責(zé)任區(qū)，按本規(guī)定有關(guān)衛(wèi)生維護(hù)要求負(fù)責(zé)本部門辦公區(qū)域范圍內(nèi)環(huán)境衛(wèi)生的日常維護(hù)工作。 2． 0適用范圍 適用于公司辦公室環(huán)境秩序及員工行為管理。 執(zhí)行公司電腦系統(tǒng)密碼管理規(guī)定，履行系統(tǒng)維護(hù)職責(zé)，保證系統(tǒng)使用安全。 負(fù) 責(zé)店內(nèi)用品的管理，發(fā)放工作； 根據(jù)工作需要制定各部門用車計劃，及時通知駕駛員。 行政管理包括的內(nèi)容多、范圍廣，涉及到許多方面的業(yè)務(wù)知識。 負(fù)責(zé)門店促銷氛圍的布置。 按照國家財務(wù)法律法規(guī)以及公司相關(guān)制度規(guī)范操作。 電話接聽：接聽電話應(yīng)及時，一般鈴響不應(yīng)超過三聲，如受話人不能接聽，離之最近的職員應(yīng)主動接聽，重要電話作好接聽記錄，嚴(yán)禁占用公司電話時間太長。 3. 3 衛(wèi)生維護(hù)要求 員工個人辦公區(qū)域環(huán)境衛(wèi)生維護(hù)要求 員工應(yīng)注意保持所在工作區(qū)域衛(wèi)生環(huán)境的整潔、有序和完好無損，具 體要求為： 愛護(hù)公司財產(chǎn)，辦公家具、辦公設(shè)備使用時不允許亂寫亂劃。 2） 衛(wèi)生檢查為 較差 和 很差 的部門或個人，衛(wèi)生管理員當(dāng)面 指出不足之處并立即進(jìn)行改正，不聽從指正者將于本月衛(wèi)生通 報中提出批評。 。 3. 2 行政部負(fù)責(zé)每月對電話費(fèi)用的產(chǎn)生進(jìn)行檢查。 4. 4 撥打電話服務(wù)規(guī)范 。 第六章 辦公耗材管理規(guī)定 1． 0目的 為使辦公室物資管理合理化，滿足工作需要，合理節(jié)約開支，特制訂本規(guī)定，此規(guī)定的執(zhí)行部門為辦公室。 聯(lián)營廠商或其他非自營部門領(lǐng)取包裝耗材需登記并于月底由財務(wù)部門根據(jù)行政部核算報表統(tǒng)一收取費(fèi)用。 5. 4 合同的變更和解除 合同需要變更或解除，應(yīng)在雙方協(xié)商一致的基礎(chǔ)上書面變更合同內(nèi)容或解除合同。 4． 0工作程序 4. 1 介紹信管理 公司介紹信由公司行政部統(tǒng)一管理，公司各部門對外聯(lián)系工作需要 開具行政介紹信，必須經(jīng)部門 領(lǐng)導(dǎo)同意，并在介紹信的存根上簽字。 b. 采購部購銷合同由分管副總經(jīng)理簽字后用印。各部門因工作特殊需要用車的，可以照顧安排使用。 第十章 檔案管理制度 1． 0目的 為規(guī)范檔案管理工作，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》，結(jié)合公司具體情況，制訂本制度。 檔案以案卷為單位進(jìn)行分類排列，重要檔案要單獨(dú)保管。銷毀時應(yīng)指派兩名工作人員負(fù)責(zé)監(jiān)銷，禁止擅自銷毀。 聲像檔案資料的征集 1）檔案部門有責(zé)任隨時征集重要聲像資料； 聲像檔案費(fèi)用的 報銷 1）本公司各部或個人凡按本辦法第四條形成聲像檔案的費(fèi)用，