【正文】 超市實(shí)用指導(dǎo)工具書(shū) —綜合管理 篇 行政后勤管理 作業(yè)規(guī)范 北京東方國(guó)泰 商業(yè)顧問(wèn) 有限公司 二零零 九 年一月 北京東方國(guó)泰 商業(yè)顧問(wèn)有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 2 / 61 目錄 前 言 ............................................................................................................................. 3 — 充分發(fā)揮企業(yè)的管家和后勤功能 ............................................................................ 3 第一章 行政部組織架構(gòu)及工作職能 ............................................................................... 4 第二章 辦公秩序及行為管理規(guī)定 ................................................................................... 8 第三章 辦公環(huán)境及衛(wèi)生管理規(guī)定 ................................................................................... 9 第四章 前臺(tái)接待作業(yè)管理規(guī)定 .................................................................................... 12 第五章 電話（傳真）接聽(tīng) /使用管理規(guī)定 ..................................................................... 13 第六章 辦公耗材管理規(guī)定 ........................................................................................... 16 第七章 合同管理制度 .................................................................................................. 18 第八章 介紹信、印鑒管理制度 .................................................................................... 20 第九章 車輛使用管理辦法 ........................................................................................... 22 第十章 檔案管理制度 .................................................................................................. 24 第十一章 公文處理操作規(guī)定 ........................................................................................ 31 第十二章 文印室管理規(guī)定 ........................................................................................... 39 第十三章 辦公電腦管理制度 ........................................................................................ 41 第十四章 來(lái)訪人員接待制度 ........................................................................................ 43 第十五章 更衣柜 (室 )管理制度 ...................................................................................... 45 第十六章 員工工服管理規(guī)定 ........................................................................................ 46 第十七章 員工工作餐管理規(guī)定 .................................................................................... 49 第十八章 員工宿舍管理規(guī)定 ........................................................................................ 51 第十九章 外包保潔作業(yè)管理規(guī)定 ................................................................................. 53 第二十章 行政費(fèi)用節(jié)約管理辦法 ................................................................................. 55 北京東方國(guó)泰 商業(yè)顧問(wèn)有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 3 / 61 前 言 — 充分發(fā)揮企業(yè)的管家和后勤功能 行政部門(mén)是以籌劃和運(yùn)用人力、物力、財(cái)力，從物資、管理等方面而保障公司正常經(jīng)營(yíng)的后勤服務(wù)支持部門(mén) ,其所有工作必須緊緊圍繞著公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)而進(jìn)行。任何一家工礦企業(yè)、事業(yè)單位、公司、團(tuán)體單位都有行政工作，雖然他們?cè)诟鲉挝患缲?fù)的任務(wù)不盡相同或者部門(mén)名稱不同，但所起的作用是相同的，都是圍繞主要工作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，充分發(fā)揮服務(wù)和保障作用，以創(chuàng)造良好的工作環(huán)境和生活環(huán)境，確保主要工作的正常進(jìn)行。 行政管理包括的內(nèi)容多、范圍廣，涉及到許多方面的業(yè)務(wù)知識(shí)。為了 規(guī)范行政管理工作，我們編寫(xiě)了這本《行政 后勤 管理 作業(yè) 規(guī)范》。在編寫(xiě)中，我們力求突出行政管理的原理，全面介紹行政管理的內(nèi)容、任務(wù)、職責(zé)、流程、標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)規(guī)章制度及操作知識(shí)。 行政工作的核心是 “服務(wù) ”和 “管理 ”，只有把 “管理 ”理解為標(biāo)準(zhǔn)化的服務(wù)、科學(xué)化的服務(wù)，而不是 “關(guān)卡 ”，才能做好后勤保障工作。一些從事行政工作的同仁一定要扭都頭腦中長(zhǎng)此以往存在的衙門(mén)作風(fēng)和意識(shí)，要牢牢樹(shù)立 “銷售 ”的觀念、“成本 ”的觀念，確立 “沒(méi)有銷售、不講成本，什么利益都無(wú)從談起 ”的憂患意識(shí)。 通俗地講，行政管理工作就是要做好企業(yè)的管家 和后勤工作，既要為一線服務(wù)好，創(chuàng)造更好的業(yè)績(jī)，又要精打細(xì)算，為企業(yè)節(jié)省每一分錢，這就是行政工作的精華所在。 希望這本《行政規(guī)范管理作業(yè)手冊(cè)》能夠給予從事行政工作的同仁一些示意，是我們更加明白自己的 “身份 ”，也要明白自己的重要性，在自己的工作崗位上扎扎實(shí)實(shí)的工作，為企業(yè)的發(fā)展奉獻(xiàn)自己的光和熱。 北京東方國(guó)泰 商業(yè)顧問(wèn)有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 4 / 61 北京 東方國(guó)泰 商業(yè)顧問(wèn) 有限公司 二零零 九 年一月 第一章 行政部組織架構(gòu)及工作職能 1． 0目的 明確行政部組織架構(gòu)以及部門(mén)職能，加強(qiáng)職能工作意識(shí)，為一線部門(mén)做好行政服務(wù)工作， 特制定本規(guī)范。 2． 0適用范圍 適用于公司行政部員工作業(yè)。 3． 0工作程序 3. 1 組織架構(gòu) 北京東方國(guó)泰 商業(yè)顧問(wèn)有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 5 / 61 3. 2 部門(mén)職能 ： 檢查全體員工出勤狀況，按照公司有關(guān)規(guī)定，督促員工遵守公司規(guī)范和人事紀(jì)律； 收集及存檔相應(yīng)的勞動(dòng)、人事法規(guī)及公司下發(fā)文件，向店內(nèi)管理人員提供人事規(guī)范咨詢； 負(fù)責(zé)店內(nèi)各項(xiàng)人事制度的傳達(dá)，實(shí)施和檢查； 負(fù)責(zé)店內(nèi)員工的招聘工 作； 店內(nèi)全體員工的合同、檔案管理和薪資管理； 負(fù)責(zé)店內(nèi)全體員工績(jī)效考核的組織、實(shí)施和總結(jié)； 負(fù)責(zé)規(guī)劃、執(zhí)行員工的培訓(xùn)工作； 與政府有關(guān)職能部門(mén)保持聯(lián)系，保證商場(chǎng)良好的外部環(huán)境。 北京東方國(guó)泰 商業(yè)顧問(wèn)有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 6 / 61 行政部門(mén) 安排各部門(mén)定期費(fèi)用預(yù)算申報(bào)并核實(shí)； 根據(jù)審核的預(yù)算和各部門(mén)的申請(qǐng)，按時(shí)采購(gòu)各種用品； 監(jiān)督檢查物料員的工作，統(tǒng)計(jì)《內(nèi)部領(lǐng)物單》數(shù)據(jù)，負(fù)責(zé)編制本門(mén)店每月《物料費(fèi)用統(tǒng)計(jì)表》交店長(zhǎng)室。 負(fù) 責(zé)店內(nèi)用品的管理，發(fā)放工作； 根據(jù)工作需要制定各部門(mén)用車計(jì)劃，及時(shí)通知駕駛員。 負(fù)責(zé)門(mén)店舊包裝的處理和處理資金的回收上繳。 負(fù)責(zé)員工餐廳的飲食衛(wèi)生、成本核算和秩序管理； 與政府有關(guān)職能部門(mén)聯(lián)系，保證商場(chǎng)良好的外部環(huán)境。 每季度對(duì)自己管轄的耗材、辦公用品、低值易耗品進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題當(dāng)月處理。 企劃部門(mén)： 。 負(fù)責(zé)門(mén)店促銷氛圍的布置。 負(fù)責(zé)對(duì)促銷人員的 管理。 負(fù)責(zé)超市美陳管理 負(fù)責(zé)促銷專柜的管理 負(fù)責(zé)市場(chǎng)部促銷方面工作人員的工作安排和全面考核評(píng)估（包括技能的培訓(xùn)、素質(zhì)培養(yǎng)等方面）。 處理企劃部其它日常事務(wù)。 管理企劃耗材使用，并根據(jù)使用情況和需求進(jìn)行耗材的申買，每個(gè)月對(duì)部門(mén)所管轄的企劃耗材進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題當(dāng)月處理。 信息部門(mén) 。 負(fù)責(zé)電腦系統(tǒng)各種設(shè)備的報(bào)修工作，協(xié)調(diào)門(mén) 店與外包協(xié)作單位北京東方國(guó)泰 商業(yè)顧問(wèn)有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 7 / 61 的工作。 負(fù)責(zé)電腦室的安全工作。 為其他部門(mén)提供相關(guān)各種報(bào)表。 與相關(guān)協(xié)作單位進(jìn)行溝通，記錄外包單位的服務(wù)情況，及時(shí)反饋給公司信息技術(shù)部。 計(jì)算機(jī)內(nèi)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的對(duì)比分析提示，計(jì)算機(jī)內(nèi)統(tǒng)計(jì)管理數(shù)據(jù)中異常狀況的提示匯總工作。 執(zhí)行公司電腦系統(tǒng)密碼管理規(guī)定，履行系統(tǒng)維護(hù)職責(zé)，保證系統(tǒng)使用安全。 財(cái)務(wù)部門(mén) 負(fù)責(zé)門(mén)店預(yù)決算編制工作，并按月做出預(yù)算執(zhí)行情況分析報(bào)告。 負(fù)責(zé)門(mén)店的經(jīng)營(yíng)成 本核算工作。 負(fù)責(zé)原始憑證報(bào)表的審核工作。 負(fù)責(zé)門(mén)店資金運(yùn)用的監(jiān)督管理工作，并按公司具體要求回籠公司資金。 按照國(guó)家財(cái)務(wù)法律法規(guī)以及公司相關(guān)制度規(guī)范操作。 負(fù)責(zé)監(jiān)督財(cái)務(wù)規(guī)章制度的落實(shí)。 定期檢查前臺(tái)現(xiàn)金操作及金庫(kù)管理工作。 落實(shí)總部布置的其它財(cái)務(wù)工作。 工程部門(mén) 保障商場(chǎng)各項(xiàng)設(shè)備的正常運(yùn)行； 檢查店內(nèi)各項(xiàng)水、電、空調(diào)等設(shè)施的安全運(yùn)行； 按照店長(zhǎng)和上級(jí)部門(mén) 要求，負(fù)責(zé)實(shí)施工程改造； 指導(dǎo)店內(nèi)工程施工，控制工程成本； 店內(nèi)各項(xiàng)專業(yè)設(shè)備的維修、保養(yǎng)； 負(fù)責(zé)工程工具、用料的管理； 負(fù)責(zé)工程技術(shù)專業(yè)文件的歸檔工作； 與政府有關(guān)職能部門(mén)聯(lián)系，保證商場(chǎng)良好的外部環(huán)境。 保潔部門(mén) 北京東方國(guó)泰 商業(yè)顧問(wèn)有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 8 / 61 、庫(kù)房衛(wèi)生清潔工作。 負(fù)責(zé)超市外圍清潔工作。 負(fù)責(zé)店內(nèi)辦公區(qū)域清潔工作。 負(fù)責(zé)電梯等配套服務(wù)設(shè)施的清潔。 負(fù)責(zé)超市公共 設(shè)施清潔工作。 第二章 辦公秩序及行為管理規(guī)定 1． 0目的 為加強(qiáng)公司管理，維護(hù)公司良好形象，特制定本規(guī)范，明確要求，規(guī)范行為，創(chuàng)造良好的企業(yè)文化氛圍，特制定本規(guī)定。 2． 0適用范圍 適用于公司辦公室環(huán)境秩序及員工行為管理。 3． 0工作程序 3. 1服務(wù)規(guī)范： 儀表：公司職員工應(yīng)儀表整潔、大方。 微笑服務(wù)：在接待公司內(nèi)外人員的垂詢、要求等任何場(chǎng)合，應(yīng)注釋對(duì)方，微笑應(yīng)答，切不可冒犯對(duì)方。 北京東方國(guó)泰 商業(yè)顧問(wèn)有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 9 / 61 用語(yǔ)：在任何場(chǎng)合應(yīng)用語(yǔ)規(guī)范，語(yǔ)氣溫和，音量適中，嚴(yán)禁大聲喧嘩。 現(xiàn)場(chǎng)接待：遇有客人進(jìn)入工作場(chǎng)地應(yīng)禮貌勸阻，上班時(shí)間（包括午餐時(shí)間）辦公室內(nèi)應(yīng)保證有人接待。 電話接聽(tīng)