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超市工具書《行政后勤管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)范手冊(制度規(guī)定)》(文件)

2025-08-06 18:48 上一頁面

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【正文】 由行政部進(jìn)行審核。 ,應(yīng)按程序 復(fù)審。 經(jīng)審核,對符合本辦法規(guī)定的公文,文秘部門應(yīng)當(dāng)及時提出擬辦 意見送負(fù)責(zé)人批示或者交有關(guān)部門辦理,需要兩個以上部門辦理的應(yīng)當(dāng)明確主辦部門。緊急公文應(yīng)當(dāng)按時限要求辦理,確有困難的,應(yīng)當(dāng)及時予以說明。 審批公文時,對有具體請示事項(xiàng)的,主批人應(yīng)當(dāng)明確簽署意見、姓名和審批日期,其他審批人圈閱視為同意;沒有請示事項(xiàng)的,圈閱表示已閱知。 歸檔范圍內(nèi)的公文,應(yīng)當(dāng)根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值等整理(立北京東方國泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 37 / 61 卷),要保證歸檔公文的齊全、完整,能正確反映本單位的主要工作情況,便于保管和利用。 4. 4 公文管理 公文由行政部專職人員統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。 公文復(fù)印件作為正式公文使用時,應(yīng)當(dāng)加蓋復(fù)印機(jī)關(guān)證明章。其中,銷毀絕密公文(含密碼電報(bào))應(yīng)當(dāng)進(jìn)行登記。 行政部對上級單位和本單位下發(fā)公文的貫徹落實(shí)情況應(yīng)當(dāng)進(jìn)行督促檢查并建立督查制度。 4. 0工作程序 4. 1 公司的 文件,有打印必要時方予打印。 4. 4 文印室工作人員應(yīng)認(rèn)真做好本職工作,按時完成任務(wù)。屬業(yè)務(wù)部門的,由各部門承擔(dān)費(fèi)用;屬行政、管理部門的,統(tǒng)一歸列行政 開支。 3. 0職責(zé) 3. 1信息部負(fù)責(zé)公司全部辦公電腦的安全使用、密碼管理、電子郵件管理、防病毒管理、上網(wǎng)管理; 3. 2信息部負(fù)責(zé)對公司所有電腦及信息進(jìn)行統(tǒng)籌管理,對公司所有電腦、設(shè)備進(jìn)行登記、造冊備案和維修; 3. 3信息部對軟件系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和改造。 下班時,務(wù)必要將電源插座的開關(guān)全關(guān)上,節(jié)假日時,更應(yīng)將插座拔下,徹底切斷電源,以防止火災(zāi)隱患。 4. 2 系統(tǒng)維護(hù) 電腦部為各臺電腦設(shè)置的 BIOS密碼、系統(tǒng)管理員密碼、計(jì)算機(jī) IP北京東方國泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 42 / 61 地址、機(jī)號、軟件設(shè)置、郵箱、互聯(lián)網(wǎng)訪問設(shè)置,任何人不得隨意修改和刪除。 嚴(yán)禁任何人更換計(jì)算機(jī)硬件,更改計(jì)算機(jī)程序。瀏覽信息時,不要隨便下載網(wǎng)頁的信息,不要隨便打開不明來歷的郵件及附件,以免網(wǎng)上病毒入侵。 公司申請開通的企業(yè)郵箱,任何人不得擅自更改郵箱的注冊資料及密碼,不得將密碼轉(zhuǎn)告他人 公司郵箱僅供公司的相關(guān)業(yè)務(wù)使用,任何人不得利用其收發(fā)私人信件。 公司外人員不得隨意動用公司辦公電腦。 4. 0工作程序 4. 1 非執(zhí)法部門 : 事務(wù)性拜訪 : 進(jìn)店后首先到辦公區(qū)崗或前臺領(lǐng)取 “客戶來訪卡 ”,辦卡前接待人員需實(shí)事先與被訪部門進(jìn)行溝通,經(jīng)被訪部門同意或是被訪人員在崗方可辦理 “客戶來訪卡 ”。 領(lǐng)取 “照相 /攝影許可證 ”同時需出示本人身份證并做抵押或交 50 元押金,退卡時退還本人身份證或押金。 來訪人員持來訪卡可進(jìn)入辦公區(qū)與相關(guān)人員接洽事務(wù)。 2. 0適用范圍 適用于超市系統(tǒng)。 個人設(shè)置的系統(tǒng)進(jìn)入密碼,不得采用個人生日、過于簡單或設(shè)置空密碼。 工作文檔應(yīng)該定期進(jìn)行備份。 需要使用外來光盤、移 動存儲設(shè)備時,應(yīng)該進(jìn)行申請并進(jìn)行查毒 \殺毒處理。 任何人不得隨意開關(guān)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的電源。 鍵盤應(yīng)該防止咖啡和茶水的浸泡。 電腦關(guān)機(jī)時,應(yīng)遵循先關(guān)主機(jī)、打印機(jī)、顯示器、電源插座的順序。 北京東方國泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 41 / 61 第十三章 辦公電腦管理制度 1. 0目的 規(guī)范公司計(jì)算 機(jī)的使用與管理,提高辦公效率,配合網(wǎng)絡(luò)及系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn),確保公司信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行,推動公司信息化管理進(jìn)程,特編寫本用管理制度。 4. 5 文印室人員應(yīng)樹立嚴(yán)格的保密觀念,不得隨意將打印、復(fù)印或傳真資料中有關(guān)商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項(xiàng)透露給他人,不得截留任何文件。 4. 2 公司發(fā)文,需由起草人定稿抄正,經(jīng)有批準(zhǔn)發(fā)文權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方準(zhǔn)打印。 2. 0適用范圍 適用于超市系統(tǒng)內(nèi)各文件打印 \復(fù)印的管理工作。單位撤銷時,需要?dú)w檔的公文整理(立卷)后按有關(guān)規(guī)定移交。 不具備歸檔和存查價值的公文,經(jīng)過鑒別并經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),可以銷毀。 上級單位的公文,除絕密級和注明不準(zhǔn)翻印以外,下一級單位經(jīng)負(fù)責(zé)人或者行政部主任批準(zhǔn),可以翻印。 歸檔范圍內(nèi)的公文應(yīng)當(dāng)確定保管期限。 4. 6 公文歸檔 公文辦理完畢后,應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定,及時整理(立卷) 、歸檔。 收到上級單位下發(fā)或交辦的公文,由行政部提出擬辦意見,送負(fù)責(zé)人批示后辦理。對不符合本辦法規(guī)定的公文,經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后,可以退回呈報(bào)單位并說明理由。 收到下級部門上報(bào)的需要辦理的公文,文秘部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核。 以本單位名義制發(fā)的上行文,由主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā);以本單位名義制發(fā)的下行文或平行文,由主要負(fù)責(zé)人或者由主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)。 ,除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外,應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。 擬制緊急公文,應(yīng)當(dāng)體現(xiàn)緊急的原因,并根據(jù)實(shí)際需要確定緊急程度。 4. 4 發(fā)文辦理 發(fā)文辦理以本公司名義制發(fā)公文的過程,包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕打、用印、登記、分發(fā)等程序。 向下級部門的重要行文,應(yīng)當(dāng)同時抄送直接上報(bào)單位。 4. 3 行文規(guī)則 行文應(yīng)當(dāng)確有必要,注重效用。 文字從左至右橫寫、橫排。 公文如有附注(需要說明的其他事項(xiàng)),應(yīng)當(dāng)加括號標(biāo)注。 公文除 “會議紀(jì)要 ”和以電報(bào)形式發(fā)出的以外,應(yīng)當(dāng)加蓋印章。 公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類,一般應(yīng)當(dāng)標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)。 發(fā)文字號應(yīng)當(dāng)包括單位代字、 年份、序號。 函 適用于企業(yè)與企業(yè)之間的商洽工作、詢問和答復(fù)問題。 報(bào)告 北京東方國泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 33 / 61 適用于向上級部門匯報(bào)工作,反映情況,答復(fù)上級部門的詢問。 3. 5公司行政部應(yīng)設(shè)專人負(fù)責(zé)公文處理工作。 3. 0職責(zé)及原則 3. 1公文處理指公文的辦理、管理、整理(立卷)、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。利用率高的聲像檔案可將復(fù)制件外借;外單位借用或復(fù)制聲像檔案,由檔案室負(fù)責(zé)辦理,并按有關(guān)規(guī)定收費(fèi),實(shí)行有償服務(wù)。 聲像檔案的開發(fā)利用 編制聲像檔案目錄、卡片等檢索工具,為利用提供方便條件。 4) 磁場盒與盒的間距不小于 3mm;存放磁帶最好不用鐵皮柜。 1) 聲像檔案的著錄依照 《檔案、著錄規(guī)則》進(jìn)行。 按要求逐項(xiàng)填寫。一組聲像資料 聯(lián)系密切的應(yīng)加文字說明: 3) 文字簡潔、語言通順; 4) 時間用阿拉伯?dāng)?shù)字表示。 保管期限: 、時間、名稱、可靠程度、有效性等因 素,劃定保管期限。 錄音帶、錄像帶、攝像帶按年代 問題分類,按內(nèi)容編號。 北京東方國泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 29 / 61 聲像檔案的整理由攝錄人員負(fù)責(zé),檔案部門協(xié)助分類、編號 照片檔案按年代、問題分類。 收集要求 1)錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片 (含底片 )和文字說明 要收集齊全,按時歸檔并建立歸檔控制措施。 5)其它單位形成的與本公司有關(guān)的重要聲像資料。 ,空氣暢通。 檔案工作人員要嚴(yán) 守黨和國家及企業(yè)機(jī)密,不隨便談?wù)摍n案業(yè)務(wù)情況,不私自攜帶文件外出,嚴(yán)防泄密、失密。事畢后,檔案管理員要作好登記。 用檔案材料,應(yīng)如期歸還,一般不超過十天,如需延期,應(yīng)注明歸還期。 : 1) 公司案卷及絕密件一般應(yīng)以公司高層領(lǐng)導(dǎo)干部為調(diào)閱對象 ,并經(jīng)經(jīng)辦部門的負(fù)責(zé)人簽署同意后調(diào)閱; 2) 行政業(yè)務(wù)檔案,應(yīng)以負(fù)責(zé)該項(xiàng)業(yè)務(wù)的部、室經(jīng)辦人員為調(diào)閱對象,調(diào)閱人員應(yīng)在《調(diào)閱檔案登記表》上詳細(xì)填寫各欄內(nèi)容,并經(jīng)調(diào)閱部門負(fù)責(zé)人簽 署同意后可調(diào)閱。 檔案員應(yīng)經(jīng)常檢查檔案的保管情況,保證檔案材料的安全,對已破壞的,但需長期或永久保存的檔案,應(yīng)即 時修復(fù)或復(fù)制。 歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整,要按照文件 之間的歷史聯(lián)系,分類整理、立卷。 各部室應(yīng)在第二年的一季度內(nèi)將需要存檔的文書向檔案室移交歸檔。 3. 2 檔案工作人員要保持相對穩(wěn)定,不應(yīng)隨意調(diào)動。 2. 0適用范圍 本辦法適用公司范圍內(nèi)檔案管理工作。 努力提高服務(wù)質(zhì)量,不斷改善服務(wù)態(tài)度,聽從用車人員安排。 做到一要(要做到行車精力精中,嚴(yán)格執(zhí)行三檢制度),三勤(勤檢查、勤緊固、勤保養(yǎng)),嚴(yán)禁酒后駕車。 嚴(yán)禁私自將車借給他人使用。部門有需要用車的,應(yīng)事先至辦公室登記,由車輛調(diào)度員合理安排用車。如確有需要外借,須請示有關(guān)領(lǐng)導(dǎo) 同意。 2. 0適用范圍 本辦法適用公司范圍內(nèi)全部公車。 : ,但涉及有資金進(jìn)出內(nèi)容的, 。 d. 財(cái)務(wù)、人事報(bào)表由部門負(fù)責(zé)人簽字后用印,但涉及必須由財(cái)務(wù)總監(jiān)簽字的,應(yīng)當(dāng)在其簽字后方得用印。蓋部門印鑒的須經(jīng)部門領(lǐng) 導(dǎo)批準(zhǔn)。上述各部門均應(yīng)指定專人保管印 章,印章應(yīng)存放在 加鎖的專柜內(nèi)。 4. 2 印章管理 適用于公司范圍內(nèi)的印章刻制、使用、保管和注銷。介紹信存根應(yīng)由行政部保管。 2. 0適用范圍 本規(guī)定 適用于介紹信及印鑒使用管理工作。涉及部門具體工作內(nèi)容的合同(如購銷合同)的草擬、審核、合同文本及關(guān)聯(lián)來往函件的收集、合同履行過程中所發(fā)生的變更、解除等工作由公司各職能部門負(fù)責(zé),公司法定代表人或授杈委托人進(jìn)行審批。 5. 5 爭議的解決 合同簽訂后發(fā)現(xiàn)對方未按合同的約定履行,必須自發(fā)現(xiàn)之日起三天內(nèi)向?qū)Ψ教岢?(書面形式 )。對方在十五天內(nèi)未作答復(fù)的視為默認(rèn)。合同專用章由公司辦公室指定專人負(fù)責(zé)保管和使用,購銷合同專用章由采購部指定專人負(fù)責(zé)保管和使用。 5. 2簽訂合同的主體資格 合同必須以公司的名義對外簽訂。 北京東方國泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 19 / 61 3. 0名詞解釋 3. 1本制度所稱合同是指以本公司名義對外簽訂的合同、協(xié)議。 若領(lǐng)用特殊的專業(yè)用辦公用品時,經(jīng)行政部經(jīng)理批準(zhǔn)后,可由使用部門自行購買,憑購物發(fā)票到行政部報(bào)銷。 每月財(cái)務(wù)盤點(diǎn)日行政部將當(dāng)月各部門的《行政費(fèi)用月報(bào)表》報(bào)部門經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)。 將《辦公耗品領(lǐng)取表》請部門經(jīng)理審批。 4. 2 行政部負(fù)責(zé)每月對電話費(fèi)用的產(chǎn)生進(jìn)行檢查。 北京東方國泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 17 / 61 3. 0名詞解釋 3. 1 辦公耗品指筆、紙、信紙、計(jì)算器、電池、膠水、膠帶、訂書機(jī)、打洞機(jī)、剪刀、美工刀、文件夾、等辦公用品。 員工不得長時間因私人事件占用公司電話,員工因私使用長途電話須 事先登記,公司每月將按國家電信 規(guī)定收取相關(guān)的費(fèi)用。 北京東方國泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 16 / 61 ,應(yīng)將紙張空白處盡量裁去,以節(jié)省傳真時間。有外線電話的部門需 控制使用掛長途電話。 ,聽到對方講話,說:您好!,我是 XX公司, …… ,講話要柔和、舒緩、切不可急噪,不可使用粗話、難聽話,音量適度。 、音量控制適度。 如果投訴電話能當(dāng)時答復(fù),應(yīng)明確答復(fù),若不清楚或無法處理可回答:“我會立即請示,請您放心 ”并請對方留下姓名、聯(lián)系方式,并協(xié)商回北京東方國泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 15 / 61 復(fù)時間,回復(fù)必須使對方認(rèn)可。 “麻煩您了 ”、 “謝謝您 ”、 “歡迎您再來 ”、 “對不起 ”、“再見 ”、 “不客氣 ”等文明用語,等對方收線后方可掛上電話。 ,而您可以找到,則回答:“對不起,請稍等,我給您找一下 ”,同時問清楚對方姓名;若員工未在店鋪,則回答: “對不起,他(她)現(xiàn)在沒在,請問我可以轉(zhuǎn)告他(她)嗎? ”若對方愿意, 則需記下對方姓名、聯(lián)系辦法、轉(zhuǎn)告事項(xiàng)等。 2. 0適用范圍 北京東方國泰 商業(yè)顧問有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 14 / 61 本規(guī)定 適用于電話撥打、接聽以及使用相關(guān)規(guī)定。 ,保持服務(wù)區(qū)的公共衛(wèi)生,經(jīng)常督促保潔員清理衛(wèi)生。 機(jī)認(rèn)真負(fù)責(zé),注意節(jié)約紙張,出現(xiàn)故障,及時通知專業(yè)人員上門維修,保證辦公業(yè)務(wù)正常進(jìn)行。 3. 4 工作標(biāo)準(zhǔn) ,熱情、禮貌地接待來訪客人。 3. 2 資產(chǎn)管理 對公司前臺服務(wù)區(qū)內(nèi)設(shè)施、辦公設(shè)備進(jìn)行日常管理和監(jiān)護(hù)。 。 、登記、咨詢工作。 4) 保潔人員的清潔工作不
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