【正文】 領(lǐng)取 “來(lái)訪卡 ”的同時(shí)需出示本人身份證并做抵押或交 50元押金，退卡時(shí)退還本人身份證或押金（如該卡丟失，需補(bǔ)交 10元工本費(fèi)并給予 50元罰款）。 任何人不得隨意或試圖更改電腦硬盤(pán)或文件夾的屬性 。 4. 3 數(shù)據(jù)安全 數(shù)據(jù)安全分為數(shù)據(jù)丟失、數(shù)據(jù)泄密和非授權(quán)訪問(wèn)。 使用者應(yīng)該定期對(duì)電腦及其設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)清潔。 4. 7 文印室工作人員初次違反上述規(guī)定的，給予批評(píng)或處 50元以上罰款，屢教不改或給公司造成不良的社會(huì)影響或較大經(jīng)濟(jì)損失的，處 50 元以上罰款直至辭退。內(nèi)部遞傳的簡(jiǎn)單請(qǐng)示報(bào)告或其他不需打印的文件，一般不予打印。 單位合并時(shí)，全部公文應(yīng)當(dāng)隨之合并管理。 行政部應(yīng)當(dāng)建立健全公司公文處理的有關(guān)制度。 送負(fù)責(zé)人批示或者交有關(guān)部門辦理的公文，辦公要催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點(diǎn)催辦，一般公文定期催辦。緊急公文，應(yīng)當(dāng)明確辦理時(shí)限。審核的重點(diǎn)是：是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。引用外文應(yīng)當(dāng)注明中文含義。 除上級(jí)單位負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外事外，不得以單位名義向上級(jí)單位負(fù)責(zé)人報(bào)送 “請(qǐng)示 ”、 “意見(jiàn) ”和 “報(bào)告 ” 受雙重領(lǐng)導(dǎo)的單位向上級(jí)單位行文，應(yīng)當(dāng)寫(xiě)明主送單位和抄送單位。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實(shí)際需要確定。電報(bào)以發(fā)出日期為準(zhǔn)。其中， “請(qǐng)示 ”應(yīng)當(dāng)在附注處注明聯(lián)系人姓名和電話。 意見(jiàn) 適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。 3. 4 公司行政部是公文處理的管理機(jī)構(gòu)，主管本公司的公文處理工作并指導(dǎo)門店的公文處理工作。如有特殊需要，經(jīng)主北京東方國(guó)泰 商業(yè)顧問(wèn)有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 31 / 61 管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可限期外借。 3) 底片冊(cè)、錄音、錄像帶、攝像帶應(yīng)立放，磁帶庫(kù)必須避開(kāi) 30奧斯特以上的磁場(chǎng) 。 2）錄音帶、錄像帶、攝像帶的編制格式：在盒套上置標(biāo)注頁(yè)。格式為 (檔案形態(tài) )檔號(hào)/(檔案形態(tài) )檔號(hào)。 聲像檔案的整理 聲像檔案的整理，包括分類、組合、排列和編目，使其系統(tǒng)起來(lái)，便于保管和利用。 4）涉及本公司的聲像資料。 。 北京東方國(guó)泰 商業(yè)顧問(wèn)有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 27 / 61 調(diào)用檔案材料，應(yīng)注意保管、愛(ài)護(hù)和安全保密，不準(zhǔn)抽換、污損、撕破、失落和私自涂改，未經(jīng)同意不得抄寫(xiě)和復(fù)印，如發(fā)現(xiàn)上述情況，應(yīng)立即報(bào)告，并追查處理。 檔案的統(tǒng)計(jì)和檢查 檔案室應(yīng)逐步建立健全目錄登記簿，檔案借閱登記簿和其他統(tǒng)計(jì)工具，每次接收、移出、銷毀檔案材料，應(yīng)即時(shí)登記統(tǒng)計(jì)。 公司和各部室負(fù)責(zé)人及承辦人員應(yīng)及時(shí)將文件傳閱送出，最后將原件交歸立卷部門，各部室人員外出開(kāi)會(huì)帶回的文件應(yīng)及時(shí)送行政部，按規(guī)定辦理登記手續(xù)后再 傳閱。 北京東方國(guó)泰 商業(yè)顧問(wèn)有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 25 / 61 檔案工作必須嚴(yán)格貫徹執(zhí)行國(guó)家法律規(guī)定以及集團(tuán)公司、本公司制訂的有關(guān)保密、保衛(wèi) 制度，確保檔案和檔案機(jī)密的安全。 4. 5機(jī)動(dòng)駕駛員崗位責(zé)任制（附件 2） 嚴(yán)格遵守國(guó)家法令，自覺(jué)從嚴(yán)要求，模范執(zhí)行交通規(guī)，服從交管人員的指揮。 4. 2 用車安排 公司辦公室負(fù)責(zé)對(duì)公司本部用車統(tǒng)一調(diào)度。 第九章 車輛使用管理辦法 1． 0目的 為規(guī)范公司公車使用、保管，加強(qiáng)車輛管理，制定本辦法。 c. 除 ，由總經(jīng)理或總經(jīng)理室分管負(fù)責(zé)人簽字后用印。 印章的保管 公司公章、合同章、法定代表人章、總經(jīng)理章、門店合同章由 行政部保管，用于購(gòu)銷合同的公司合同章由采購(gòu)部保管，票據(jù) 專用的企業(yè)負(fù)責(zé)人印章由財(cái)務(wù)部門保管，其他印章由所屬部門 分別保管。 填寫(xiě)介紹信必須用鋼筆，字跡清楚，不能涂改，要寫(xiě)明單位名稱、 事由，并注明年、月、日和有效期，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得開(kāi)具空 白介紹信。 5. 6 合同管理 公司辦公室為合同管理部門，負(fù)責(zé)合同的用印、收集、歸檔、檢查和重大合同糾紛的處理工作。我方在合同履行過(guò)程中認(rèn)為應(yīng)當(dāng)變更或解除合同的，必須立即以書(shū)面形式通知對(duì)方，征得對(duì)方同意。 ： (注明牌號(hào)或商標(biāo) )、品種、型號(hào)、規(guī)格、等級(jí)、花色以及生產(chǎn)廠家； (含質(zhì)量要求 )； ； ； 、交貨方法、運(yùn)輸方式、到貨地點(diǎn) (包括專用線、碼頭 )； （接）貨單位或提（接）貨人； (提 )貨期限； ； ； 、開(kāi)戶銀行、帳戶名稱、帳號(hào)、結(jié)算 單位； ； 。 5. 5 特殊情況處理辦法 若領(lǐng)用計(jì)劃外辦公用品時(shí)，經(jīng)使用部門經(jīng)理批準(zhǔn)后，由行政部在 4日內(nèi)安排采購(gòu)。 5. 3 領(lǐng)用程序 各部門應(yīng)按《辦公耗品申購(gòu)單》的品種和數(shù)量到行政部填寫(xiě)《辦公耗品領(lǐng)取表》。 2． 0適用范圍 本規(guī)定 適用于電話撥打、接聽(tīng)以及使用相關(guān)規(guī)定。 4. 6 傳真使用規(guī)定： 員工因公務(wù)使用長(zhǎng)途電話或傳真，須事先進(jìn)行登記，注明聯(lián)絡(luò)時(shí)間、單位和聯(lián)絡(luò)事項(xiàng)。 。 4. 2 投訴電話的接聽(tīng)規(guī)范 值班員工接到投訴電話時(shí)，應(yīng)依照接聽(tīng)內(nèi)容填寫(xiě) “顧客投訴抱怨登記表 ”。 4． 0工作程序 4. 1 接聽(tīng)電話服務(wù)規(guī)范 ，應(yīng)迅速拿起聽(tīng)筒，同時(shí)說(shuō)： “您好， XX公司，請(qǐng)問(wèn)您找哪位？ ”；如鈴聲響了三次以后才接聽(tīng)，應(yīng)同時(shí)說(shuō)： “對(duì)不起，XX公司，讓您久等了，請(qǐng)問(wèn)您找哪位？ ”，并傾聽(tīng)對(duì)方的詢問(wèn)或問(wèn)題。 ，淡妝上崗。 。 。 3） 衛(wèi)生檢查連續(xù)三次以上為 較差 和 很差 的部門或個(gè)人，將 于本月衛(wèi)生通報(bào)中提出批評(píng)；月通報(bào)二次以上 較差 和 很差 的部門和個(gè)人，將記入部門考核和個(gè)人考核中，試用人員將記 入轉(zhuǎn)正考核中，并作為有關(guān)獎(jiǎng)金發(fā)放的考核內(nèi)容之一；全年 較差 和 很差 次數(shù)最多的部門和個(gè)人，將評(píng)為 衛(wèi)生最差部門 和 衛(wèi)生最差員工 ，并提請(qǐng)公司于年終獎(jiǎng)金中進(jìn)行一定懲罰 減額。 本部門組織會(huì)議（洽談）后，應(yīng)負(fù)責(zé)清理遺留的雜物，放置好 桌椅，通知保潔人員進(jìn)行清潔，恢復(fù)會(huì)議（洽談室）的潔凈有 序。 辦公桌面各種資料、工具、文件、配件等均應(yīng)放置整齊美觀。 2． 0適用范圍 本規(guī)定適用于公司全體正式員工、試用員工、臨時(shí)聘用員工和保潔員工 。（詳見(jiàn)《電話（傳真）使用管理規(guī)定》） 3. 2 辦公秩序 工作時(shí)間內(nèi)不應(yīng)無(wú)故離崗、串崗，不得閑聊、吃零食、大聲喧嘩，確保辦公環(huán)境的安靜有序。 負(fù)責(zé)超市公共 設(shè)施清潔工作。 負(fù)責(zé)監(jiān)督財(cái)務(wù)規(guī)章制度的落實(shí)。 與相關(guān)協(xié)作單位進(jìn)行溝通，記錄外包單位的服務(wù)情況，及時(shí)反饋給公司信息技術(shù)部。 負(fù)責(zé)對(duì)促銷人員的 管理。 3． 0工作程序 3. 1 組織架構(gòu) 北京東方國(guó)泰 商業(yè)顧問(wèn)有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 5 / 61 3. 2 部門職能 ： 檢查全體員工出勤狀況，按照公司有關(guān)規(guī)定，督促員工遵守公司規(guī)范和人事紀(jì)律； 收集及存檔相應(yīng)的勞動(dòng)、人事法規(guī)及公司下發(fā)文件，向店內(nèi)管理人員提供人事規(guī)范咨詢； 負(fù)責(zé)店內(nèi)各項(xiàng)人事制度的傳達(dá)，實(shí)施和檢查； 負(fù)責(zé)店內(nèi)員工的招聘工 作； 店內(nèi)全體員工的合同、檔案管理和薪資管理； 負(fù)責(zé)店內(nèi)全體員工績(jī)效考核的組織、實(shí)施和總結(jié)； 負(fù)責(zé)規(guī)劃、執(zhí)行員工的培訓(xùn)工作； 與政府有關(guān)職能部門保持聯(lián)系，保證商場(chǎng)良好的外部環(huán)境。為了 規(guī)范行政管理工作，我們編寫(xiě)了這本《行政 后勤 管理 作業(yè) 規(guī)范》。在編寫(xiě)中，我們力求突出行政管理的原理，全面介紹行政管理的內(nèi)容、任務(wù)、職責(zé)、流程、標(biāo)準(zhǔn)、各項(xiàng)規(guī)章制度及操作知識(shí)。 北京東方國(guó)泰 商業(yè)顧問(wèn)有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 6 / 61 行政部門 安排各部門定期費(fèi)用預(yù)算申報(bào)并核實(shí)； 根據(jù)審核的預(yù)算和各部門的申請(qǐng)，按時(shí)采購(gòu)各種用品； 監(jiān)督檢查物料員的工作，統(tǒng)計(jì)《內(nèi)部領(lǐng)物單》數(shù)據(jù)，負(fù)責(zé)編制本門店每月《物料費(fèi)用統(tǒng)計(jì)表》交店長(zhǎng)室。 負(fù)責(zé)超市美陳管理 負(fù)責(zé)促銷專柜的管理 負(fù)責(zé)市場(chǎng)部促銷方面工作人員的工作安排和全面考核評(píng)估（包括技能的培訓(xùn)、素質(zhì)培養(yǎng)等方面）。 計(jì)算機(jī)內(nèi)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的對(duì)比分析提示，計(jì)算機(jī)內(nèi)統(tǒng)計(jì)管理數(shù)據(jù)中異常狀況的提示匯總工作。 定期檢查前臺(tái)現(xiàn)金操作及金庫(kù)管理工作。 第二章 辦公秩序及行為管理規(guī)定 1． 0目的 為加強(qiáng)公司管理，維護(hù)公司良好形象，特制定本規(guī)范，明確要求，規(guī)范行為，創(chuàng)造良好的企業(yè)文化氛圍，特制定本規(guī)定。 職員間的工作交流應(yīng)在規(guī)定的區(qū)域內(nèi)進(jìn)行（大廳、會(huì)議室、接待室、總經(jīng)理室）或通過(guò)公司內(nèi)線電話聯(lián) 系，如需在個(gè)人工作區(qū)域內(nèi)進(jìn)行談話的，時(shí)間一般不應(yīng)超過(guò)三分鐘（特殊情況除外）。 3． 0工作程序 3. 1衛(wèi)生管理責(zé)任劃分 公司辦公區(qū)域范圍內(nèi)環(huán)境衛(wèi)生由行政部歸口管理： 北京東方國(guó)泰 商業(yè)顧問(wèn)有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 10 / 61 負(fù)責(zé)聯(lián)系和監(jiān)督公司簽定的保潔公司對(duì)公司辦公區(qū)域的環(huán)境 衛(wèi)生進(jìn)行日常清潔和定期保潔工作； 制定衛(wèi)生清潔標(biāo)準(zhǔn)； 指導(dǎo)公司各部門衛(wèi)生責(zé)任區(qū)的衛(wèi)生維護(hù)工作； 定期組織檢查、考核和評(píng)比工作。 文明使用衛(wèi)生間，及時(shí)沖洗。 公司組織（非部門組織）的會(huì)議（洽談）后，行政部應(yīng)負(fù)責(zé)清 理遺留的雜物，放置好桌椅，通知保潔人員進(jìn)行清潔，恢復(fù)會(huì) 議（洽談室）的潔凈有序 。 4） 保潔人員的清潔工作不符合公司衛(wèi)生要求的，第一次給予批評(píng)，第二 次給予警告，第三次責(zé)其所屬公司更換人員。 。 3. 4 工作標(biāo)準(zhǔn) ，熱情、禮貌地接待來(lái)訪客人。 ，保持服務(wù)區(qū)的公共衛(wèi)生，經(jīng)常督促保潔員清理衛(wèi)生。 ，而您可以找到，則回答：“對(duì)不起，請(qǐng)稍等，我給您找一下 ”，同時(shí)問(wèn)清楚對(duì)方姓名；若員工未在店鋪，則回答： “對(duì)不起，他（她）現(xiàn)在沒(méi)在，請(qǐng)問(wèn)我可以轉(zhuǎn)告他（她）嗎？ ”若對(duì)方愿意， 則需記下對(duì)方姓名、聯(lián)系辦法、轉(zhuǎn)告事項(xiàng)等。 如果投訴電話能當(dāng)時(shí)答復(fù)，應(yīng)明確答復(fù)，若不清楚或無(wú)法處理可回答：“我會(huì)立即請(qǐng)示，請(qǐng)您放心 ”并請(qǐng)對(duì)方留下姓名、聯(lián)系方式，并協(xié)商回北京東方國(guó)泰 商業(yè)顧問(wèn)有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 15 / 61 復(fù)時(shí)間，回復(fù)必須使對(duì)方認(rèn)可。 ，聽(tīng)到對(duì)方講話，說(shuō)：您好！，我是 XX公司， …… ，講話要柔和、舒緩、切不可急噪，不可使用粗話、難聽(tīng)話，音量適度。 北京東方國(guó)泰 商業(yè)顧問(wèn)有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 16 / 61 ，應(yīng)將紙張空白處盡量裁去，以節(jié)省傳真時(shí)間。 北京東方國(guó)泰 商業(yè)顧問(wèn)有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 17 / 61 3． 0名詞解釋 3. 1 辦公耗品指筆、紙、信紙、計(jì)算器、電池、膠水、膠帶、訂書(shū)機(jī)、打洞機(jī)、剪刀、美工刀、文件夾、等辦公用品。 將《辦公耗品領(lǐng)取表》請(qǐng)部門經(jīng)理審批。 若領(lǐng)用特殊的專業(yè)用辦公用品時(shí)，經(jīng)行政部經(jīng)理批準(zhǔn)后，可由使用部門自行購(gòu)買，憑購(gòu)物發(fā)票到行政部報(bào)銷。 5. 2簽訂合同的主體資格 合同必須以公司的名義對(duì)外簽訂。對(duì)方在十五天內(nèi)未作答復(fù)的視為默認(rèn)。涉及部門具體工作內(nèi)容的合同（如購(gòu)銷合同）的草擬、審核、合同文本及關(guān)聯(lián)來(lái)往函件的收集、合同履行過(guò)程中所發(fā)生的變更、解除等工作由公司各職能部門負(fù)責(zé)，公司法定代表人或授杈委托人進(jìn)行審批。介紹信存根應(yīng)由行政部保管。上述各部門均應(yīng)指定專人保管印 章，印章應(yīng)存放在 加鎖的專柜內(nèi)。 d. 財(cái)務(wù)、人事報(bào)表由部門負(fù)責(zé)人簽字后用印，但涉及必須由財(cái)務(wù)總監(jiān)簽字的，應(yīng)當(dāng)在其簽字后方得用印。 2． 0適用范圍 本辦法適用公司范圍內(nèi)全部公車。部門有需要用車的，應(yīng)事先至辦公室登記，由車輛調(diào)度員合理安排用車。 做到一要（要做到行車精力精中，嚴(yán)格執(zhí)行三檢制度），三勤（勤檢查、勤緊固、勤保養(yǎng)），嚴(yán)禁酒后駕車。 2． 0適用范圍 本辦法適用公司范圍內(nèi)檔案管理工作。 各部室應(yīng)在第二年的一季度內(nèi)將需要存檔的文書(shū)向檔案室移交歸檔。 檔案員應(yīng)經(jīng)常檢查檔案的保管情況，保證檔案材料的安全，對(duì)已破壞的，但需長(zhǎng)期或永久保存的檔案，應(yīng)即 時(shí)修復(fù)或復(fù)制。 用檔案材料，應(yīng)如期歸還，一般不超過(guò)十天，如需延期，應(yīng)注明歸還期。 檔案工作人員要嚴(yán) 守黨和國(guó)家及企業(yè)機(jī)密，不隨便談?wù)摍n案業(yè)務(wù)情況，不私自攜帶文件外出，嚴(yán)防泄密、失密。 5）其它單位形成的與本公司有關(guān)的重要聲像資料。 北京東方國(guó)泰 商業(yè)顧問(wèn)有限公司 綜合管理篇 行政后勤 管理作業(yè)規(guī)范 29 / 61 聲像檔案的整理由攝錄人員負(fù)責(zé)，檔案部門協(xié)助分類、編號(hào) 照片檔案按年代、問(wèn)題分類。 保管期限： 、時(shí)間、名稱、可靠程度、有效性