【正文】 project quality supervision 第十二章 Unit 12 人力資源管理 human resources management 第十三章 Unit 13 對外投資管理 investment abroad management 第十四章 Unit 14 客戶服務(wù)與信息管理 customer service and information management 第十五章 Unit 15 內(nèi)部審計 internal audit 總則及說明 general principles and explanation 一、內(nèi)控手冊的使用責(zé)任 Responsibility for the use of internal control manual 二、內(nèi)部控制的目標(biāo) Target of internal control 三、內(nèi)部控制的概念 concept of internal control 四、內(nèi)部控制的框架 framework of internal control 五、內(nèi)部控制的缺陷 deficiency of internal control 六、內(nèi)部控制的描述 description of internal control BACK 一、內(nèi)控手冊的使用責(zé)任 Responsibility for the use of internal control manual ? 本手冊適用于河南鑫苑置業(yè)有限公司及其子公司，為方便描述，以下簡稱為“公司”。公司必須設(shè)立整合所有組織活動的目標(biāo)，這樣公司整體才能統(tǒng)一運(yùn)轉(zhuǎn)。但是，管理層可以期望良好的內(nèi)部控制系統(tǒng)能夠給董事會以及管理層提供其控制目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)的“合理保證”。其他部門發(fā)生的期間費(fèi)用應(yīng)在發(fā)生前經(jīng)過財務(wù)部的預(yù)算審核，超出本月預(yù)算的費(fèi)用除特殊情況不予批準(zhǔn) 注釋 1）年度終了財務(wù)部門負(fù)責(zé)編制公司下年度財務(wù)預(yù)算草案，提交至總經(jīng)理辦公會議討論，通過或提出修改意見，再向董事會匯報，董事會作出決議。 注釋 1）經(jīng)辦人以及部門總監(jiān)審核原始憑證并簽字蓋章 2）會計部指定人員審查現(xiàn)金收支原始憑證，編制記賬憑證 3）出納按照憑證所列數(shù)額，收付現(xiàn)金，并在憑證上加蓋”收訖”或“付訖”戳記及私章。 01 02 04 03 03 BACK 通過 否決 否決 采購計劃 三 供應(yīng)商的選擇 填寫采購 計劃單 工程部總監(jiān) 審批 采購部經(jīng)理 決策供應(yīng)商 01 02 03 返回 5萬以上 BACK 供應(yīng)商資格 審查 編制 招標(biāo)文件 開標(biāo) /評標(biāo) 議標(biāo) 工程總監(jiān) 審批 董事長審批 定標(biāo) 確定供應(yīng)商 5萬以下 返回 返回 管理目標(biāo) 1）選擇具有合格資質(zhì)的供應(yīng)商 2）供應(yīng)商的選擇符合公司項(xiàng)目的需要 關(guān)鍵控制點(diǎn) 1）工程部門應(yīng)根據(jù)采購計劃來選擇合格的供應(yīng)商 2）根據(jù)采購金額的大小，選擇不同的采購方式，以滿足項(xiàng)目的不同需求 3）采購計劃單經(jīng)過適當(dāng)?shù)膹?fù)核及管理層審批，才可以進(jìn)入正式購貨程序 4）計劃的修改都有相應(yīng)依據(jù)，所有變化的需求都制作在計劃的修改中 注釋 1）根據(jù)工程合同和存貨情況匯總需求量，依據(jù)公司規(guī)定的計劃格式填寫采購計劃單 2）對于采購金額小于 5萬元一下的采購直接采用議標(biāo)的形式 3）大額采購應(yīng)經(jīng)過董事長批準(zhǔn) 采購部 起草合同 相關(guān)部門 備案 /備查 01 02 03 04 BACK 會審 董事長簽字 正式合同簽訂 合同草案 （合同聯(lián)辦單 簽字） 行政部蓋章 與供應(yīng)商談判 四 采購合同的簽訂 管理目標(biāo) 1）采購行為由經(jīng)濟(jì)合同進(jìn)行規(guī)范保護(hù) 2）合同符合國家法律和法規(guī) 3）合同內(nèi)容足夠詳細(xì)，保護(hù)企業(yè)的利益 關(guān)鍵控制點(diǎn) 1）企業(yè)建立一套規(guī)范的訂立采購合同機(jī)制，并以書面形式確定 2）采購合同必須根據(jù)企業(yè)訂立的機(jī)制來訂立 3）大額的合同內(nèi)容經(jīng)過公司法律顧問的復(fù)核，才可以正式簽訂合同 4）只有具有授權(quán)的人員才能與供應(yīng)商簽訂購貨合同 5）簽訂合同的授權(quán)由總經(jīng)理決定 6）采購合同遞交相關(guān)部門備案（如：工程部，采購部，財務(wù)部，法律顧問等） 7）用印需要的文件應(yīng)該在合同聯(lián)辦單簽字前備齊 注釋 1）簽訂合同前，采購員與供應(yīng)商協(xié)商，討論，達(dá)成一致 2）合同的會審部門包括工程部，財務(wù)部，預(yù)算部，法律顧問和總經(jīng)理 3）如合同金額超過 10萬元，應(yīng)由法律顧問對合同的合法、合規(guī)性進(jìn)行審查 4）合同副本送交相關(guān)部門備查 五 收貨、發(fā)票以及應(yīng)付賬款的入賬 收到貨物 核對訂單、 發(fā)票與實(shí)物 記錄 貨物信息 收貨報告 發(fā)票 /運(yùn)輸單 和收貨單 財務(wù)部門 復(fù)核 會計人員依據(jù) 發(fā)票等制作憑證 與采購部人員 聯(lián)系做出處理 供應(yīng)商資料 財務(wù)總監(jiān) 復(fù)核 入賬 不一致 復(fù)核無誤 管理目標(biāo) 1）受到貨物的記錄準(zhǔn)確反映真實(shí)情況 2）貨物質(zhì)量達(dá)到企業(yè)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn) 3）貨物都有發(fā)票且真實(shí)有效 4）保證入賬記錄的正確性，符合企業(yè)會計制度要求 關(guān)鍵控制點(diǎn) 1）及時處理收到的貨物，記錄貨物信息 2）工程部每月編制收貨報告，與財務(wù)部、采購部核對 3）購貨發(fā)票入賬前，入賬人員對發(fā)票的真?zhèn)巫龀鲵?yàn)證 4）收到原始憑證及時處理，避免造成截止性差異 5）與供應(yīng)商進(jìn)行定期對賬，并有專人負(fù)責(zé)核對，調(diào)查差異的原因并歸檔 注釋 1）工程配套采購部負(fù)責(zé)物料驗(yàn)收，核對合同以及發(fā)票，簽發(fā)收貨單，及時記錄貨物信息，編制月度報告 2）財務(wù)部門應(yīng)付賬款會計根據(jù)采購訂單、收貨單、采購合同、發(fā)票確定入 賬金額，由財務(wù)經(jīng)理審核后入賬 3）核對供應(yīng)商對賬單，及時做出調(diào)整 月末 收到供應(yīng)商 的對賬單 01 02 03 BACK 余額 調(diào)節(jié)表 六 付款及入賬的控制 付款節(jié)點(diǎn) 采購工程師 填付款申請單 付款申請單 采購部經(jīng)理 審批 總會計師 審批 董事長 審批 出納開出支票 注銷債務(wù) 會計入賬 管理目標(biāo) 1）付款符合公司的規(guī)章制度規(guī)定 2）付款依照合同規(guī)定的節(jié)點(diǎn)、金額和付款方式進(jìn)行 3）保證入賬的準(zhǔn)確性 關(guān)鍵控制點(diǎn) 1）付款申請需經(jīng)審批后才能付款 2）不準(zhǔn)簽發(fā)空白支票 3）支票及時送交收款人 4）已經(jīng)支付的發(fā)票應(yīng)及時標(biāo)注付款時間等記號，防止重復(fù)付款 5）付款憑證、付款申請等表單需事先連續(xù)編號 6）入賬前要由獨(dú)立人復(fù)核正確，復(fù)核后簽章 注釋 1）經(jīng)辦人填列付款申請單 2）采購部經(jīng)理、工程部經(jīng)理審批后，財務(wù)部經(jīng)理受理審批（復(fù)核是否在付款信用期內(nèi)等），董事長作最終審批 3）批準(zhǔn)的付款單交由出納開具支票，同時應(yīng)付賬款會計作相應(yīng)的入賬 不通過 01 02 02 02 03 不通過 工程部總監(jiān) 審批 BACK 不通過 不 通 過 第五章 費(fèi)用支出控制 BACK 一 職位分工 職位 職責(zé) 不相容的職責(zé) 董事長 審批報銷 審批預(yù)算計劃 編制記賬憑證 現(xiàn)金支出 總經(jīng)理 / 行政人事部總監(jiān) / 各部門總監(jiān) 審核報銷申請單 審核備用金申請 審批報銷 審批備用金支出 總會計師 審核報銷申請的預(yù)算范圍 審批備用金領(lǐng)用 編制記賬憑證 現(xiàn)金支出 財務(wù)經(jīng)理 復(fù)核原始憑證 編制記賬憑證 審批報銷 費(fèi)用經(jīng)辦人 / 報銷人 提出費(fèi)用報銷申請 提出備用金申請 審批保銷 審批備用金支出 費(fèi)用會計 編制記賬憑證 審批報銷 審核原始憑證 現(xiàn)金支出 財務(wù)預(yù)算人員 編制年度預(yù)算計劃 審批報銷 出納 現(xiàn)金支出 審核原始憑證 編制記賬憑證 審批報銷 BACK 二 費(fèi)用報銷授權(quán)審批制度 費(fèi)用發(fā)生 經(jīng)辦人填寫 報銷申請單 部門總監(jiān) / 行政總監(jiān) /總會計師 權(quán)限 總經(jīng)理權(quán)限 審批后 申請單 報銷 管理目標(biāo) 1）保證費(fèi)用報銷流程符合公司相關(guān)政策 2）保證費(fèi)用審批在授權(quán)范圍內(nèi) 關(guān)鍵控制點(diǎn) 1）經(jīng)辦人在授權(quán)范圍內(nèi)填寫申請單應(yīng)包括費(fèi)用發(fā)生時間、金額、事由等詳情 2）各級審批需在授權(quán)范圍內(nèi)，不得超越權(quán)限審批 3）對于費(fèi)用報銷，公司管理層應(yīng)注意費(fèi)用支出的合理性，審查是否有舞弊行為 注釋 1）授權(quán)經(jīng)辦人填寫報銷申請單 2）報銷申請單需包括詳細(xì)事由、發(fā)生時間、金額等相關(guān)原始憑證 3）各級在自己授權(quán)范圍內(nèi)審批，超越權(quán)限應(yīng)上報上一級，不得超越權(quán)限審批 4）審批后申請單交至相關(guān)部門執(zhí)行報銷 01 02 報銷 申請單 03 04 董事長 審批 總會計師 審核 BACK 權(quán) 限 內(nèi) 超過權(quán)限 超過權(quán)限 權(quán)限內(nèi) 三 備用金審批制度 出差需求 相關(guān)人員、高層管理人員填寫申請 出差申請單 / 借款申請單 部門總監(jiān) 總會計師 管理目標(biāo) 1）保證公司管理層對出差的管理監(jiān)督 2）保證出差備用金的審批符合公司相關(guān)制度 關(guān)鍵控制點(diǎn) 1）相關(guān)人員填寫出差申請，應(yīng)出于實(shí)際需要 2）部門經(jīng)理、總經(jīng)理根據(jù)重要程度、時間緩急等真實(shí)情況作出是否批準(zhǔn)出差，或者有可替代的方法 3）財務(wù)經(jīng)理根據(jù)實(shí)際情況作出是否提取備用金的批準(zhǔn) 注釋 1）根據(jù)實(shí)際情況，相關(guān)人員填寫出差申請 2）申請單填列包括出差地點(diǎn)、時間、事由等 3）部門總監(jiān)、總經(jīng)理各級審批 4）財務(wù)經(jīng)理根據(jù)出差地點(diǎn)、時間、業(yè)務(wù)等因素結(jié)合相關(guān)人員的備用金限額，批準(zhǔn)提取備用金。例如：每年之銷售價格、購買任何物品的查詢程序、工程造價的預(yù)算等 3）各部門將政策草稿提交董事長審批；董事長應(yīng)考慮政策是否能符合社會的經(jīng)濟(jì)狀況以及反映公司的成本等 4）批準(zhǔn)后的計劃應(yīng)發(fā)回各部門進(jìn)行培訓(xùn)及實(shí)行 5）價格部門及財務(wù)總監(jiān) /總會計師應(yīng)每年復(fù)核系統(tǒng)的內(nèi)容是否需要更改；如有需要，部門主管應(yīng)提交一份修改草稿及原因給管理層進(jìn)行討論是否有需要更改。這樣公司才可以主動積極地針對所發(fā)現(xiàn)的不利狀況作出反應(yīng)。 BACK 四、內(nèi)部控制的框架 framework of internal control 業(yè)務(wù)流程 財務(wù)報告 法規(guī)遵循 BACK COSO內(nèi)控框架的描述 COSO 要素 含義 相應(yīng)的內(nèi)控制度舉例 控制環(huán)境 任何經(jīng)營的核心是由企業(yè)的人力資源 ——員工的個人品行，包括誠實(shí)正直、道德觀念以及勝任能力；以及企業(yè)的經(jīng)營環(huán)境組成的。 This manual be applied to Henan Xinyuan real estate Co., Ltd and subsidiary pany. referred hereinafter as “ pany” in order to description ? 本手冊的內(nèi)部控制制度是關(guān)鍵的控制制度，不包括所有的運(yùn)作流程，使用者應(yīng)當(dāng)根據(jù)手冊提示的內(nèi)部控制關(guān)鍵點(diǎn)建立完整的運(yùn)作流程。公司同時必須建立一套發(fā)現(xiàn)、分析并且管理風(fēng)險的機(jī)制。非常重要的一點(diǎn)是：公司應(yīng)該進(jìn)行合理謹(jǐn)慎的措施來保證內(nèi)控目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，而不是設(shè)想或者認(rèn)定僅僅依靠“優(yōu)秀”的員工就可以達(dá)到目標(biāo)。 2）各部門實(shí)行總監(jiān)責(zé)任制，并與財務(wù)部門保持反饋溝通，每月提交預(yù)算執(zhí)行周 /月報，由財務(wù)部匯總信息與管理層討論；并且針對超標(biāo)或未達(dá)標(biāo)情況提供下月的補(bǔ)救措施，盡量保持全年度在預(yù)算控制范圍內(nèi) 3）財務(wù)預(yù)算需在全年基礎(chǔ)上細(xì)分到月份 4）與銷售和成本無關(guān)的期間費(fèi)用應(yīng)由財務(wù)部匯總，在發(fā)生前由總會計師進(jìn)行預(yù)算審核 5）半年度預(yù)算調(diào)整特指因?yàn)楣緺I運(yùn)目標(biāo)發(fā)生變更或新增的項(xiàng)目投資而進(jìn)行的預(yù)算變更 6）三項(xiàng)費(fèi)用的預(yù)算要分別經(jīng)過其相應(yīng)的監(jiān)控部門審核，其中，財務(wù)費(fèi)用和管理費(fèi)用經(jīng)地產(chǎn)部審核、銷售費(fèi)用由財務(wù)部審核，監(jiān)控規(guī)定由監(jiān)控部門制定 年度終了 財務(wù)部匯編 項(xiàng)目收入 / 成本預(yù)算 銷售部 地產(chǎn)部 預(yù)算部 財務(wù)部匯編 公司費(fèi)用預(yù)算 各部門費(fèi)用 年度預(yù)算 公司下年度全面預(yù)算草案 總經(jīng)理 辦公會議 董事會議 各部門討論 / 規(guī)劃部門預(yù)算 預(yù)算執(zhí)行 不同意 批準(zhǔn) 01 02 03 BACK 公司下年度 財務(wù)預(yù)算 財務(wù)部門每月編 制動態(tài)預(yù)算分析 銷售狀況 期間費(fèi)用 項(xiàng)目成本 財務(wù)部匯總 月度費(fèi)用 銷售周 /月報 及預(yù)算 實(shí)現(xiàn)方案 地產(chǎn)部匯總 成本控制周 /月報 月末財務(wù) 預(yù)算報告 總經(jīng)理 辦公會討論 04 05 半年度預(yù)算調(diào)整 地產(chǎn)部 / 財務(wù)部 06