【正文】 01 02 03 其 他 處 理 方 法 授權(quán)的 申請單 總經(jīng)理 辦理業(yè)務(wù) 領(lǐng)取備用金 不通過 04 業(yè)務(wù)需求 BACK 不通過 通過 通過 通過 董事長 四 費用報銷流程 審批后報銷單 財務(wù)經(jīng)理 復(fù)核 管理目標 1）費用的報銷符合公司的規(guī)章制度 2）控制公司的費用支出，保證用于公司經(jīng)營管理 關(guān)鍵控制點 1 ）對于長期出差人員，財務(wù)部門要催促相關(guān)人員及時上報費用 2）財務(wù)經(jīng)理應(yīng)核查會計分錄，定期向管理層上報費用分析報告 3）原始憑證應(yīng)經(jīng)過復(fù)核，并且由復(fù)核人員簽章 4）出納應(yīng)按照記賬憑證來支付現(xiàn)金 注釋 1）審批后報銷單要及時交至財務(wù)部門處理 2）報銷申請單需附上相關(guān)詳盡的原始憑證 3）財務(wù)經(jīng)理負責(zé)審查申請單與原始憑證是否相符，并簽章 4）相關(guān)人員根據(jù)以上憑證編制記賬憑證 5）出納人員按照記賬憑證支付現(xiàn)金，并蓋上“付訖”戳記 6）各會計人員及時進行登記賬簿，及數(shù)據(jù)錄入 7）總會計師復(fù)核原始憑證、記賬憑證以及賬簿數(shù)據(jù) 8）定期向管理層提交費用報告 01 02 03 04 05 06 報銷申請單 / 原始憑證 編制 記帳憑證 出納 支付現(xiàn)金 登賬 /入賬 總會計師 復(fù)核 費用報告 07 08 BACK 不通過 通過 第六章 貨幣資金管理 BACK 一 職位分工 職位 職責(zé) 不相容的職責(zé) 出納 現(xiàn)金收付及保管 記錄現(xiàn)金日記賬 保管支票簿 調(diào)整銀行賬 現(xiàn)金總賬登記 應(yīng)收賬款 / 應(yīng)付賬款記賬 保管財務(wù)印章 核對原始單據(jù) 支票管理員 管理支票 現(xiàn)金支出賬 調(diào)整銀行存款賬 應(yīng)收賬款會計員 核對原始單據(jù) 開出收款憑證 審批 現(xiàn)金支出，銀行存款賬 應(yīng)付 賬 款會計員 核對原始單據(jù) 開出付款憑證 批準付款 現(xiàn)金支出，銀行存款賬 總會計師 / 財務(wù)經(jīng)理 批準付款憑據(jù) 批準支票 現(xiàn)金盤點監(jiān)盤 復(fù)核現(xiàn)金開支憑證 復(fù)核銀行余額調(diào)節(jié)表 支票保管 出納 職責(zé) 記帳 職責(zé) 財務(wù)總監(jiān) 審批銀行余額調(diào)節(jié)表 審批現(xiàn)金盤點結(jié)果 大額支票付款的批準 直接編制現(xiàn)金盤點表 直接簽發(fā)支票 印章保管人 只可保管單個印章 保管其他印章 余額調(diào)節(jié)編制員 編制銀行余額調(diào)節(jié)表 開出支票 記銀行賬、現(xiàn)金賬 BACK 二 貨幣資金授權(quán)審批制度 貨幣資金 支取 經(jīng)辦人申請 借款申請表 / 備用金申請表 部門總監(jiān) 授權(quán)內(nèi) 財務(wù)總監(jiān) 授權(quán)內(nèi) 總經(jīng)理 授權(quán)內(nèi) 授權(quán)的 申請單 預(yù) 算 外 職 權(quán) 外 特 殊 處 理 執(zhí)行 管理目標 1）保證貨幣資金的支取符合公司有關(guān)制度 2）明確審批人對貨幣資金業(yè)務(wù)的授權(quán)批準方式、權(quán)限、程序、責(zé)任等 3）保證公司貨幣資金管理符合 國家法律法規(guī)的要求 4）保證貨幣資金實行預(yù)算管理 關(guān)鍵控制點 1）明確貨幣資金支取的職責(zé)分工 2）明確審批人對貨幣資金業(yè)務(wù)的授權(quán)批準方式、權(quán)限、程序、責(zé)任等，并使之書面化 3）定期核對年度預(yù)算情況 注釋 1）根據(jù)實際情況，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人提出資金支取 2）借款申請表 /備用金申請表填列支取事由，金額，時間，經(jīng)辦人簽字 3）預(yù)算內(nèi)經(jīng)部門總監(jiān)、財務(wù)總監(jiān)、總經(jīng)理授權(quán)范圍內(nèi)審批；預(yù)算外以及授權(quán)范圍外，經(jīng)特殊授權(quán)處理 4）批準后的申請單交有關(guān)部門及時執(zhí)行 5）根據(jù)預(yù)算外情況，及時對預(yù)算進行調(diào)整 01 02 03 04 03 03 預(yù)算調(diào)整 05 BACK 不通過 不通過 不通過 通過 通過 通過 三 現(xiàn)金收支控制程序 業(yè)務(wù)經(jīng)辦人 授權(quán)辦理業(yè)務(wù) 部門總監(jiān) 審核 原始憑證 審核 稽核員 審核 管理目標 1）保證現(xiàn)金收支正確，符合國家安全會計制度的規(guī)定，現(xiàn)金結(jié)算及時適當 2）保證現(xiàn)金存儲安全完整，現(xiàn)金核算真實合規(guī) 關(guān)鍵控制點 1）業(yè)務(wù)經(jīng)辦人辦理現(xiàn)金收支業(yè)務(wù)，須得到一般授權(quán)或特殊授權(quán) 2）會計部指定人員審查現(xiàn)金收支原始憑證 3）出納人員復(fù)核現(xiàn)金收支記賬憑證及所附原始憑證 4）稽核員審核現(xiàn)金收支記賬憑證及所附原始憑證 5）出納員每日清點庫存現(xiàn)金，并與日記賬余額進行核對 6）由財務(wù)部經(jīng)理、審計人員、稽核員組成清查小組，定期或不定期清查庫存現(xiàn)金。同上（ 2）至（ 4） 01 03 02 04 總經(jīng)理辦公會 進行價格會審 企管部訂立 評價系統(tǒng) 與決策系統(tǒng) 批準 不批準 相關(guān)職能部門 執(zhí)行價格控制 BACK 七 內(nèi)部控制的自我評估 內(nèi)部審計 報告 企業(yè)績效 考核結(jié)果 / 業(yè)務(wù)周 /月報 總經(jīng)理 辦公會討論 外部專業(yè)人 士評估報告 / 審計報告 員工 意見反饋 管理層進行 內(nèi)控自我評估 根據(jù) SOX 404 出具管理層 對內(nèi)控的評價 會計師事務(wù)所 對管理層評價 發(fā)表意見 控制環(huán)境 有效監(jiān)督 風(fēng)險評估 控制活動 信息溝通 01 02 03 05 管理目標 1）公司管理層負責(zé)建立并維護完善的內(nèi)部控制 2）管理層在財務(wù)報送時需就其內(nèi)部控制的有效性進行評價 關(guān)鍵控制點 1）管理層負責(zé)建立完善的內(nèi)部控制制度，并且確保得到有效實施 2）管理層定期進行內(nèi)控評估 3）內(nèi)部審計、專業(yè)機構(gòu)以及員工應(yīng)在完善內(nèi)部控制中發(fā)揮作用 注釋 1）內(nèi)部審計職能應(yīng)該涵蓋公司經(jīng)營、資金運作、財務(wù)報告、舞弊調(diào)查、法規(guī)調(diào)查等各個方面 2）總經(jīng)理應(yīng)該了解各部門運作情況，定期召開總經(jīng)理辦公會議進行討論，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正 3）公司應(yīng)該建立完善的員工意見反饋機制，讓管理層了解基層所發(fā)生的情況 4）按照 COSO框架進行內(nèi)控自我評估，一般通過自我評估問卷表的形式進行分析與歸納 5）在年度以及季度的財務(wù)報告中進行內(nèi)部控有效性的陳述 04 BACK 內(nèi)部控制 自我評估問卷 第二章 財務(wù)會計控制 BACK 一 職位分工 職位 職責(zé) 不相容的職責(zé) 董事長 / 總經(jīng)理 審批會計流程手冊 審批價格政策及制訂 年度調(diào)整 審批年度預(yù)算 直接制訂、修改流程手冊 制訂價格政策 / 年度預(yù)算 部門總監(jiān) 匯總部門年度 / 月度預(yù)算 編制部門周 / 月報 配合財務(wù)預(yù)算調(diào)整部門月 度計劃 審批部門預(yù)算 財務(wù)總監(jiān) / 會計顧問 審批公司合并報表 年度財務(wù)預(yù)算的編制與審核 銀行貸款及信用管理 稅務(wù)及其他國家部門的關(guān)系管理 直接 制訂企業(yè)財務(wù)會計制度 制訂、修改流程手冊 編制 公司財務(wù)報表 總會計師 / 副總會計師 復(fù)核會計流程手冊的制訂及修改 憑證復(fù)核及審核程序 審批公司合并報表 會同銷售部門制訂并復(fù)核銷售價格 年度財務(wù)預(yù)算的編制 直接制訂企業(yè)財務(wù)會計制度 制訂、修改流程手冊 編制公司財務(wù)報表 財務(wù)部經(jīng)理 制訂企業(yè)財務(wù)會計制度 年度復(fù)核企業(yè)會計流程手冊 制訂及年度復(fù)核憑證政策 編制公司年末合并報表 審核、審批會計流程手冊 審批憑證訂立及審核程序 制訂、審批價格政策 財務(wù)部工作小組（臨時性） 制訂會計流程操作手冊 制訂憑證審核程序 會同價格部門制定價格政策 制定企業(yè)財務(wù)會計制度 審核會計流程手冊 審批憑證審核程序 財務(wù)部工作人員 執(zhí)行上級制訂的政策、程序 憑證制作與賬簿記錄 過賬與匯總 制訂、審核政策程序 制訂、審核價格政策 BACK 二 一般會計控制 管理目標 1）會計制度的制定要符合法律法規(guī)的相關(guān)要求 2）各部門的業(yè)務(wù)操作應(yīng)該符合財務(wù)操作手冊的要求，配合財務(wù)部入賬 3）憑證的記錄與賬冊編制做到賬實一致 關(guān)鍵控制點 1）財務(wù)總監(jiān) /總會計師應(yīng)詳細審核財務(wù)制度以及業(yè)務(wù)操作手冊的制定，并且經(jīng)過總經(jīng)理簽字批準 2）財務(wù)操作流程應(yīng)該得到各相關(guān)部門的認可并得到執(zhí)行 3）財務(wù)經(jīng)理 /總會計師應(yīng)該復(fù)核所有的記賬憑證 注釋 1）財務(wù)制度必須符合中國相關(guān)法律法規(guī)以及企業(yè)會計制度的要求 2）財務(wù)部組織工作小組（可以是臨時性質(zhì)）進行具體操作手冊的編制，包括單據(jù)的收集與復(fù)核、憑證的記錄、過賬與匯總、報表的編制、財務(wù)預(yù)算的編制、財務(wù)結(jié)果分析等 3）必要時可尋求外部專業(yè)人士的支持，參與制訂財務(wù)制度與操作手冊，發(fā)表專業(yè)意見 4）財務(wù)操作手冊有牽涉到各部門的業(yè)務(wù)流程，如銷售收款、采購付款、費用報銷等必須與相關(guān)部門達成共識 5）所有不一致的單證，如發(fā)票與合同不符必須發(fā)回相關(guān)部門查找原因 各部門負責(zé)人 討論并實施 操作手冊 會計人員 根據(jù)單據(jù)制作 憑證 01 03 02 04 05 財務(wù)經(jīng)理 / 總會計師 復(fù)核憑證 財務(wù)經(jīng)理制定 財務(wù)制度 提交財務(wù)總監(jiān) / 總會計師以及 外部人士審閱 董事長 批準 批準備案的 財務(wù)操作手冊 出錯 /不一致 發(fā)回相關(guān) 部門 相符 根據(jù)復(fù)核 過的憑證 入賬 財務(wù)部工作小組 根據(jù)財務(wù)制度 制定操作手冊 業(yè)務(wù)部門 原始單據(jù) 財務(wù)部 審核 BACK 三 財務(wù)預(yù)算控制 管理目標 財務(wù)預(yù)算真實反映公司的年度財政目標，并且對公司的銷售、成本以及相關(guān)費用起指導(dǎo)和控制作用 關(guān)鍵控制點 1）財務(wù)部編制費用預(yù)算，必須核對各部門上年費用，對費用預(yù)算增幅，減幅較大部門作出相應(yīng)解釋 2）財務(wù)預(yù)算進行動態(tài)預(yù)算控制，每月針對銷售、成本以及各項費用的實際發(fā)生數(shù)與預(yù)算數(shù)比較，發(fā)現(xiàn)差異并尋找原因，協(xié)調(diào)各部門制定下月預(yù)算實現(xiàn)計劃以及本月超標 /未達標補救措施 3）銷售以及成本的預(yù)算控制由營銷和地產(chǎn)負責(zé)執(zhí)行，向財務(wù)匯總。 1. 定期通過內(nèi)審或外部審計渠道獲取內(nèi)控審計報告并作出反應(yīng)； 2. 對預(yù)算差異進行及時跟進； 3. 對現(xiàn)金及實物資產(chǎn)進行定期盤點，對賬實差異進行分析 BACK 五、內(nèi)部控制的缺陷 ? 任何的內(nèi)部控制設(shè)置都有其自身的缺陷，包括： 在實施內(nèi)部控制的過程中會存在人為的錯誤或過失； 由于兩名或多名員工的串通而導(dǎo)致的內(nèi)控失效； 舞弊（例如：管理層濫用權(quán)力；偽造憑證或記錄以及欺騙性行為等） ? 即使是設(shè)計完善的內(nèi)部控制也會因無意或故意的行為而導(dǎo)致缺陷的產(chǎn)生。 1. 明晰的權(quán)利和義務(wù)體系來明確內(nèi)控的重要性； 2. 有關(guān)行為準則和業(yè)務(wù)標準的書面政策； 3. 完善的預(yù)算機制以及對產(chǎn)生差異的原因作及時分析； 4. 吸引并留住合格員工的計劃； 5. 有效的內(nèi)部審計委員會以及內(nèi)審部門 風(fēng)險評估 公司必須意識到它所面臨的風(fēng)險，并采取措施應(yīng)對。河南鑫苑置業(yè)有限公司 Henan Xinyuan real estate Co., Ltd. 內(nèi)部控制制度手冊 manual of internal control 2023年 12月 14日 Dec. 14th 2023 目錄 catalogue 總則及說明 general principles and explanation 第一章 Unit 1 管理控制及內(nèi)控自我評估 management control and self appraisal about internal control 第二章 Unit 2 財務(wù)會計控制 financial accountant control 第三章 Unit 3 銷售和應(yīng)收賬款 sales and receivables 第四章 Unit 4 采購和應(yīng)付賬款 purchases and account payable 第五章 Unit 5 費用支出控制 expenses control 第六章 Unit 6 貨幣資金管理 pecuniary resources management 第七章 Unit 7 固定資產(chǎn)管理 fixed assets management 第八章 Unit 8 項目開發(fā)與總控 project development and master control 第九章 Unit 9 產(chǎn)品研發(fā)與設(shè)計 product development and designing 第十章 Unit 10 工程招標與預(yù)算 project bidding and budget 第十一章 Unit 11 工程質(zhì)量監(jiān)督與驗收