【正文】 作記錄的定義、打印稿、錄音帶、錄像帶、照片、膠片等。，防止過(guò)期表格的誤用，并對(duì)已失效的表格即時(shí)進(jìn)行作廢處理。并在《工作記錄存儲(chǔ)清單》上進(jìn)行登記。超過(guò)保存期限的工作記錄可填寫(xiě)《工作記錄報(bào)廢申請(qǐng)表》并經(jīng)綜合管理部主管批準(zhǔn)后作報(bào)廢處理。一、 辦公電腦軟硬件環(huán)境根據(jù)物業(yè)管理處具體情況，辦公電腦的配置應(yīng)選用目前已較成熟，使用穩(wěn)定的硬軟件產(chǎn)品。其作用主要有：1） 物業(yè)管理處外部形象、品牌宣傳。是物業(yè)管理處及子管理處、各部門(mén)的內(nèi)部工作網(wǎng)。設(shè)備及維修管理建立設(shè)備臺(tái)帳，對(duì)設(shè)備維修從申請(qǐng)，到派工、維修、驗(yàn)收等實(shí)現(xiàn)過(guò)程化管理，自動(dòng)提示到期需保養(yǎng)的設(shè)備，監(jiān)控外包方保養(yǎng)質(zhì)量，統(tǒng)計(jì)設(shè)備維修合格率、及時(shí)率；安全、消防管理外來(lái)人員車(chē)輛、郵件收發(fā)、物資出入、安全巡查、突發(fā)事件、車(chē)行管理、消防檢查等安全消防信息的記錄和統(tǒng)計(jì)；綠化清潔管理綠化植物名稱(chēng)、品種、數(shù)量及工程施工、改造記錄；清潔工作標(biāo)準(zhǔn)及檢查記錄等信息；客戶(hù)服務(wù)開(kāi)展社區(qū)文化活動(dòng)記錄；處理業(yè)主建議、投訴和回訪(fǎng)信息，統(tǒng)計(jì)有效投訴率及滿(mǎn)意率；8．倉(cāng)庫(kù)管理物資從申購(gòu)，到入庫(kù)、領(lǐng)用、盤(pán)點(diǎn)等過(guò)程化管理，實(shí)時(shí)更新物料庫(kù)存數(shù)量，查詢(xún)領(lǐng)用、采購(gòu)物料的詳細(xì)記錄，提示安全庫(kù)存；行政管理管理處架構(gòu)、職責(zé)、文件、會(huì)議、工作計(jì)劃、總結(jié)等管理職能信息記錄；人事管理人員資料、招聘、考核、培訓(xùn)、薪資福利、員工關(guān)系等信息管理。，使用部門(mén)或個(gè)人不得擅自維修電腦設(shè)備，不得格式化電腦硬盤(pán)，所有電腦設(shè)備的維修均由綜合管理部負(fù)責(zé)。 ，管理處內(nèi)各部門(mén)數(shù)據(jù)采取個(gè)人用戶(hù)同步備份和定期（每二月一次）光盤(pán)刻錄備份相結(jié)合。 ，更不得瀏覽黃色網(wǎng)站，若擅自行動(dòng)導(dǎo)致病毒感染的，要給予通報(bào)批評(píng)。 ：，即部門(mén)提出申請(qǐng)——綜合管理部提出意見(jiàn)——確定購(gòu)買(mǎi)，由綜合管理部填寫(xiě)《物資申請(qǐng)報(bào)告》——依次報(bào)批。 ，請(qǐng)遠(yuǎn)離辦公設(shè)備，勿將液體灑在電腦設(shè)備上，引起短路。：，殺病毒軟盤(pán)須隨時(shí)處于寫(xiě)保護(hù)狀態(tài)；請(qǐng)勿使用非綜合管理部提供的軟件殺病毒。、授權(quán)，任何人員不能隨意運(yùn)用Foxpro、或其它工具直接打開(kāi)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行修改。，未經(jīng)設(shè)備責(zé)任人及部門(mén)主管同意，任何人不得使用電腦設(shè)備。目前國(guó)內(nèi)較多物業(yè)管理企業(yè)根據(jù)自身實(shí)際情況，自行組織開(kāi)發(fā)或直接購(gòu)買(mǎi)成熟的物業(yè)管理軟件系統(tǒng)應(yīng)用于管理服務(wù)工作。如網(wǎng)上人才招聘等。物管企業(yè)網(wǎng)絡(luò)一般由廣域網(wǎng)、管理處內(nèi)部網(wǎng)及社區(qū)網(wǎng)三個(gè)子網(wǎng)組成：廣域網(wǎng)。計(jì)算機(jī)應(yīng)用于物業(yè)管理主要有以下方面:1． 辦公自動(dòng)化，編輯、處理、打印各類(lèi)辦公文檔和表格；2． 進(jìn)行物業(yè)管理服務(wù)信息的搜集和發(fā)布；3． 存儲(chǔ)各類(lèi)文檔、圖片音像等資料及各類(lèi)事務(wù)和處理結(jié)果；4． 實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)電算化，準(zhǔn)確進(jìn)行各項(xiàng)費(fèi)用的核算和管理；5． 分析匯總各項(xiàng)數(shù)據(jù)，為管理服務(wù)規(guī)劃、決策提供依據(jù)。借出的工作記錄由文件管理員負(fù)責(zé)跟進(jìn)，并及時(shí)收回歸檔。如工作記錄破損，應(yīng)即時(shí)修補(bǔ)。各業(yè)務(wù)班長(zhǎng)應(yīng)負(fù)責(zé)對(duì)現(xiàn)場(chǎng)的工作記錄進(jìn)行檢查，并于每月初將上月的工作記錄收集整理后，送至綜合管理部文件管理員處存檔。4) 文檔管理員調(diào)（離）職或更換崗位前，須做好文檔資料交接工作，完善交接手續(xù)，如文檔資料有遺失，追究當(dāng)事人責(zé)任。協(xié)調(diào)和支持各部門(mén)文檔管理工作。4．7．2同時(shí)安排人員檢查小區(qū)內(nèi)房屋的門(mén)、窗、陽(yáng)臺(tái)、天臺(tái)，對(duì)家里無(wú)人而門(mén)窗未關(guān)好的房間，應(yīng)用電話(huà)聯(lián)系該住戶(hù)。4．3監(jiān)控中心值班人員將收到的公共預(yù)警信息在《值班記錄本》上進(jìn)行登記后即刻向各部門(mén)通報(bào)一次，并要求在10分鐘內(nèi)通報(bào)完畢。 各部門(mén)若有相關(guān)媒體欲對(duì)有關(guān)情況進(jìn)行報(bào)道，須征得綜合管理部同意并在指定委托范圍和內(nèi)容與媒體進(jìn)行接觸。適用****管理處各部門(mén)，相關(guān)事務(wù)由綜合管理部負(fù)責(zé)。，應(yīng)遵守INTERNET國(guó)際慣例，不得向他人發(fā)送惡意的、挑釁的郵件，不得隨意向不認(rèn)識(shí)的企業(yè)或機(jī)構(gòu)的信箱發(fā)送商業(yè)廣告。，全權(quán)負(fù)責(zé)本部門(mén)的信息管理工作。方法和過(guò)程控制：、電腦采購(gòu)的審批部門(mén)為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批。企業(yè)運(yùn)用一定的技術(shù)和方法，對(duì)信息搜集、檢索、研究、發(fā)布、交流和提供服務(wù)的過(guò)程，使信息資源與企業(yè)其他資源合理配置，有效滿(mǎn)足企業(yè)當(dāng)前和未來(lái)的信息需求，實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理目標(biāo)。在物業(yè)管理處計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等硬件配置條件成熟的情況下，利用網(wǎng)絡(luò)、通信技術(shù)和資源逐步搭建物業(yè)管理處信息平臺(tái)（網(wǎng)站），同時(shí)根據(jù)管理處自身?xiàng)l件，自行開(kāi)發(fā)或購(gòu)買(mǎi)成熟的物業(yè)管理信息軟件，提高信息管理和應(yīng)用水平；2 信息管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工作，內(nèi)容涉及管理處經(jīng)營(yíng)管理的多個(gè)方面，在其他冊(cè)顧問(wèn)書(shū)已作說(shuō)明介紹的如文件管理等個(gè)別內(nèi)容，為便于對(duì)信息管理工作內(nèi)容的綜合了解，本冊(cè)僅作目錄，具體內(nèi)容可參見(jiàn)其他冊(cè)顧問(wèn)書(shū)相關(guān)章節(jié)；2 本冊(cè)顧問(wèn)書(shū)根據(jù)管理處具體情況，編制了相關(guān)工作的制度流程及記錄表格可供在實(shí)際工作中參考使用。管理好信息能使企業(yè)“做正確的事”，同時(shí)“把正確的事做好”。2) 信息的主觀(guān)性。，及時(shí)、準(zhǔn)確地將信息傳遞給管理處相應(yīng)部門(mén)和人員；、完整的信息，不得傳播未經(jīng)證實(shí)地加入個(gè)人主觀(guān)臆測(cè)的信息，對(duì)以非正常方式傳播信息對(duì)管理處造成不良影響的人員，管理處將追究其相應(yīng)責(zé)任；，嚴(yán)格控制信息傳遞的范圍，不得將受控信息向無(wú)關(guān)人員泄露；、發(fā)布有關(guān)物業(yè)管理行業(yè)信息及管理處的內(nèi)部管理信息，并有針對(duì)性地進(jìn)行深入分析；、轉(zhuǎn)發(fā)與地產(chǎn)及其他外部往來(lái)的信息和文件，及時(shí)傳遞給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及責(zé)任部門(mén)（人），并負(fù)責(zé)有關(guān)工作的落實(shí)、反饋；、建議、需求等信息，負(fù)責(zé)本部門(mén)日常管理過(guò)程中的經(jīng)驗(yàn)、舉措等管理信息的搜集、報(bào)送；、突發(fā)事件、顧客投訴、重要會(huì)議或活動(dòng)信息，按規(guī)定要求及時(shí)報(bào)送給管理處相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或職能部門(mén)；、突發(fā)事件信息，在事發(fā)后半小時(shí)內(nèi)上報(bào)綜合管理部或經(jīng)理，所采取措施及處理情況應(yīng)在三天之內(nèi)匯報(bào)；，報(bào)管理處綜合管理部。（可抄送相關(guān)人員）。（遇節(jié)假日向前順延）將本部門(mén)《月度工作計(jì)劃表》和《月度工作完成情況表》上交經(jīng)理審核、顧問(wèn)審批及打印張貼；各部門(mén)須在每周五前將本部門(mén)的《周信息報(bào)》上交經(jīng)理審核、顧問(wèn)審批及打印張貼；如入伙、裝修、各類(lèi)公司定義的專(zhuān)項(xiàng)工作負(fù)責(zé)人需每天填報(bào)《專(zhuān)項(xiàng)工作日?qǐng)?bào)》，并于每日下班前提交經(jīng)理審核、顧問(wèn)審批后交信息管理員收檔；各部門(mén)應(yīng)及時(shí)將本部門(mén)各類(lèi)管理信息、突發(fā)事件、顧客投訴、重要會(huì)議或活動(dòng)信息，按規(guī)定要求發(fā)送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或總公司相關(guān)部門(mén)，其中重大、突發(fā)事件，在事發(fā)生后1小時(shí)內(nèi)上報(bào)經(jīng)理或有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，所采取措施應(yīng)在三天之內(nèi)上報(bào)。內(nèi)容包括：保安、保潔、綠化、設(shè)備設(shè)施、客戶(hù)服務(wù)等業(yè)務(wù)管理服務(wù)情況和財(cái)務(wù)情況；（詳見(jiàn)顧問(wèn)書(shū)《客戶(hù)服務(wù)冊(cè)》、本冊(cè)提及即可） 通知、公告：在小區(qū)內(nèi)設(shè)置固定公告欄，以管理處正式發(fā)文形式對(duì)小區(qū)業(yè)主或相關(guān)人員進(jìn)行的通知、公告。2．適用范圍管理處各部門(mén)3．職責(zé)3．1經(jīng)理負(fù)責(zé)現(xiàn)場(chǎng)指揮抗災(zāi)救援工作；3．2監(jiān)控中心工作人員負(fù)責(zé)收集并及時(shí)向各部門(mén)發(fā)布相關(guān)已公布的預(yù)警信息，客戶(hù)服務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)客戶(hù)信息的發(fā)布；3．3綜合管理部負(fù)責(zé)監(jiān)控預(yù)警信息傳播情況，協(xié)調(diào)監(jiān)督各部門(mén)應(yīng)急措施的實(shí)施情況，協(xié)助救援工作。4．5客戶(hù)服務(wù)部接到預(yù)警信號(hào)后，經(jīng)客服主管同意并指定專(zhuān)人將信息以最合適的形式向業(yè)主、用戶(hù)傳播，對(duì)傳播的信息必須進(jìn)行登記，并通過(guò)出入口崗加快傳遞信息的速度和廣度。附工作記錄表格： 《周信息報(bào)》 《月度工作計(jì)劃安排表》 《專(zhuān)項(xiàng)工作日?qǐng)?bào)表》 《值班記錄表》 小區(qū)《通告》參考樣紙 36 附1：****物業(yè)管理處 ****（部門(mén)）周信息報(bào)200* 0* **起止日期：200*.** .** ——200*.** .** 本周工作精要工作項(xiàng)目負(fù)責(zé)重要時(shí)間進(jìn)度需要幫助完成時(shí)間備注人程度周周一周周周周周　　　日二三四五六　　　*****　　　　　　　　　　　　　****　　　　　　　　　　　　　***　　　　　　　　　　　　　**　　　　　　　　　　內(nèi)部管理　人員變動(dòng)情況　下周工作精要　工作項(xiàng)目負(fù)責(zé)重要時(shí)間進(jìn)度需要幫助完成