【正文】 回訪記錄表至少5年65前期介入情況周記錄表N01—NO9至少2年66入住須知永久保存67夜間查崗計劃安排表至少2年68夜間查崗情況登記表至少2年69鑰匙配制申請表至少3年70鑰匙使用登記表至少3年71鑰匙清單至少3年72商戶管理協(xié)議書至少5年73商鋪消防管理責(zé)任書至少5年74商鋪從業(yè)人員情況登記表至少5年75商鋪設(shè)施檢查記錄表至少5年76員工申訴表至少1年77調(diào)動通知書員工離職后1年78人員編制申請表至少2年79交接清單至少2年80房屋移交驗(yàn)收情況通報表至少5年81房屋驗(yàn)收記錄表永久保存82職員（工）即時獎懲通知書至少2年83普通員工考核評分匯總表（月）至少2年84__年__季度職員（工）考核評分表員工離職后1年85內(nèi)務(wù)管理情況檢查記錄表至少1年86技術(shù)維修類人員等級考核個人申報表員工離職后1年87技術(shù)維修人員部門考核評分表員工離職后1年88員工過失通知書員工離職后1年89員工警告通知書員工離職后1年90員工獎勵通知書員工離職后1年91解除勞動合同審批表員工離職后1年92解除勞動合同通知書員工離職后1年93離職人員完善手續(xù)表員工離職后1年94業(yè)務(wù)管理部綠化(地)養(yǎng)護(hù)巡查周記表至少2年95保潔工作檢查記錄表至少1年96緊急集合情況記錄表至少2年97顧客投訴（建議）記錄表永久保存98緊急事件登記表永久保存99緊急事件處理表永久保存100物資領(lǐng)(借)用單至少2年101倉庫物資盤點(diǎn)表至少2年102工作記錄存儲清單至少2年103工作記錄檢查情況記錄表至少2年104工作記錄報廢申請表至少2年105新員工試用情況反饋表員工離開后1年106培訓(xùn)(會議)記錄表至少1年107崗位證書登記表失效后1年108培訓(xùn)計劃至少2年109社區(qū)文化活動記錄表至少2年110管理報告至少5年附工作記錄表格：《工作記錄存儲清單》《工作記錄檢查記錄表》《工作記錄報廢申請表》附1：****物業(yè)管理處 工作記錄存儲清單部門： 　　　　　　　　　　　序號:工作記錄類別序號編號名稱生成時間歸檔人保存期限可報廢日期備注附2：****物業(yè)管理處 工作記錄檢查情況記錄表 序號：部門檢查時間檢查人序號工作記錄名稱問題描述糾正措施復(fù)查人復(fù)查時間復(fù)查結(jié)果 顧問書 附3：****物業(yè)管理處 工作記錄報廢申請表 部門： 序號:序號工作記錄編號工作記錄名稱工作記錄生成時間備注01020304050607080910申請報廢原因： 申請人簽名： 年 月 日部門主管意見： 簽名： 年 月 日（三）計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用現(xiàn)代物業(yè)管理發(fā)展的一個顯著特征是計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等高新技術(shù)在物業(yè)管理企業(yè)的廣泛應(yīng)用。8. 工作記錄的檢查 綜合管理部主管每月至少一次對工作記錄進(jìn)行一次抽查，每季度至少一次對工作記錄進(jìn)行一次全面檢查。超過保存期限的工作記錄可填寫《工作記錄報廢申請表》并經(jīng)綜合管理部主管批準(zhǔn)后作報廢處理。借出的工作記錄由文件管理員負(fù)責(zé)跟進(jìn)，并及時收回歸檔。借閱工作記錄須在《借閱登記表》上登記。工作記錄的保管應(yīng)注意防潮、防火、防蟲蛀、鼠害。并在《工作記錄存儲清單》上進(jìn)行登記。如工作記錄破損，應(yīng)即時修補(bǔ)。對于數(shù)量較少或延續(xù)性不強(qiáng)的工作記錄，每年歸檔一次，于每年一月份進(jìn)行；對于數(shù)量較多或延續(xù)性不強(qiáng)的工作記錄，每月或每季歸檔一次，于每月或每季15日前進(jìn)行。，對已收集的工作記錄進(jìn)行歸檔。，防止過期表格的誤用，并對已失效的表格即時進(jìn)行作廢處理。各業(yè)務(wù)班長應(yīng)負(fù)責(zé)對現(xiàn)場的工作記錄進(jìn)行檢查，并于每月初將上月的工作記錄收集整理后，送至綜合管理部文件管理員處存檔。3. 現(xiàn)場工作記錄的管理，并在文件夾上標(biāo)明該記錄名稱。2. 管理職責(zé)、檢查各部門工作記錄控制情況。 1. 工作記錄的定義、打印稿、錄音帶、錄像帶、照片、膠片等。4) 文檔管理員調(diào)（離）職或更換崗位前，須做好文檔資料交接工作，完善交接手續(xù)，如文檔資料有遺失，追究當(dāng)事人責(zé)任。3) 在文件夾（盒/袋）封面或側(cè)面應(yīng)有標(biāo)識，上面注明目錄號、文檔標(biāo)題等。如：一級目錄“物業(yè)規(guī)劃檔案”下的第一條“用地批準(zhǔn)文件”，則其編號為“11”，如該二目錄對應(yīng)下文檔有多卷以上，則每卷的編號順序?yàn)椤?1112……”。對于物業(yè)管理處文檔庫的建立，可根據(jù)管理處職能和業(yè)務(wù)管理的實(shí)際情況，編制文檔分類目錄，保證文檔資料完整并易于檢索，作為物業(yè)管理處進(jìn)行各類文檔管理的規(guī)范基礎(chǔ)。協(xié)調(diào)和支持各部門文檔管理工作。在計算機(jī)技術(shù)廣泛應(yīng)用于信息管理前，傳統(tǒng)意義上的信息管理工作主要內(nèi)容還是企業(yè)對在各項活動中形成的全部文檔進(jìn)行的手工搜集、保存、檢索和開發(fā)利用，此信息管理方式對于物業(yè)管理企業(yè)仍是進(jìn)行信息管理工作的重要形式。主要電話記錄:序號時間事 情 描 述處 理 結(jié) 果經(jīng)辦人處理事項記錄：序號本 日 發(fā) 生 事 項 及 處 理 經(jīng) 過 記 錄 經(jīng)手人領(lǐng)導(dǎo)巡查留言：簽簽名： 時間：附5：通 告可按發(fā)文內(nèi)容多少使用A4或A3紙，正文格式按管理處文件管理規(guī)定。4．8對于流行性疾病，綜合管理部應(yīng)指定人員聯(lián)系防疫部門，獲得防疫方法，并以通知的形式向顧客和員工傳達(dá)，落實(shí)防疫措施。4．7．2同時安排人員檢查小區(qū)內(nèi)房屋的門、窗、陽臺、天臺，對家里無人而門窗未關(guān)好的房間，應(yīng)用電話聯(lián)系該住戶。4．7險情有可能發(fā)生前，經(jīng)理親臨現(xiàn)場組織協(xié)助搶險工作，綜合管理部負(fù)責(zé)巡視各部門應(yīng)急措施落實(shí)情況，各部門主管指揮所屬人員落實(shí)應(yīng)急措施。4．6居住在低洼地區(qū)的員工要隨時做好防暴風(fēng)雨的自救準(zhǔn)備，預(yù)備好沙袋防洪。4．4部門的信息受理人應(yīng)在《值班記錄本》上登記信息來源、時間和內(nèi)容，并將接收到的預(yù)警信號在5分鐘內(nèi)通知本部門主管，各部門主管應(yīng)及時將信息傳遞給本部門所有人員。4．3監(jiān)控中心值班人員將收到的公共預(yù)警信息在《值班記錄本》上