【正文】 進行登記后即刻向各部門通報一次，并要求在10分鐘內通報完畢。4。4．方法及過程控制4．1監(jiān)控中心工作人員每天7:00收聽新聞廣播和天氣預報。六、 公共預警信息發(fā)布程序1．目的為加大對自然災害、流行性疾病等公共預警信息的監(jiān)控力度，提高防范及應付緊急事件的能力，避免因預警信息的疏漏，造成客戶和管理處財產及人身的損害。 各部門若有相關媒體欲對有關情況進行報道，須征得綜合管理部同意并在指定委托范圍和內容與媒體進行接觸。媒體播發(fā)有關新聞時，如為電視或電臺，應安排專人進行錄像或錄音進行存檔；如為報紙、雜志等，應進行剪輯后存檔。 發(fā)言時應安排相關人員進行記錄，相關紀要應存檔。 管理處與媒體交流程序 管理處設媒體發(fā)言人一人，負責與媒體接觸時的各種發(fā)言；管理處形象宣傳、重要新聞發(fā)布由管理處經理或指定授權人發(fā)言。適用****管理處各部門，相關事務由綜合管理部負責。 《半月信息統(tǒng)計表》：每半月對管理處各部門各項工作統(tǒng)計和匯總，編制工作半月報，內容包括：半月管理處要聞、業(yè)務管理信息、內部管理、投訴及建議處理、前期重要工作跟進及疑難問題、需協調解決問題及下半月工作重點等內容，供內部交流及領導審閱； 按照管理處職能和業(yè)務管理要求，在管理處內部進行反饋和發(fā)布的計劃、總結、紀要等各類信息； 管理處網站電子公告：在管理處內、外部網上進行反饋和發(fā)布各類信息。例如：《關于小區(qū)實施車輛使用停車卡的通知》； 標識信息：為避免工作過程中有可能給業(yè)主及其他人員帶來的不便，而進行標識性的信息發(fā)布；例如在小區(qū)消殺工作中的警示性CI標識； 提示信息：為提高客戶服務水平，對小區(qū)業(yè)主進行的溫馨提示。四、 信息反饋與發(fā)布物業(yè)管理管理處日常經營管理工作中進行信息的反饋和發(fā)布內容主要有： 《管理服務報告》：在每季度末將該季度物業(yè)管理服務情況對業(yè)主進行公告。，應遵守INTERNET國際慣例，不得向他人發(fā)送惡意的、挑釁的郵件，不得隨意向不認識的企業(yè)或機構的信箱發(fā)送商業(yè)廣告。,泄露國家秘密等犯罪活動。，否則將視為重大的違反公司規(guī)定處理。，嚴格控制信息傳遞的范圍，不得將受控的信息向無關人員泄露。，全權負責本部門的信息管理工作。，收件人負責文件的審批跟蹤。，由報批部門直接報相應審批部門審批；，由經理綜合協調負責轉發(fā)相關部門（人員）和跟蹤。方法和過程控制：、電腦采購的審批部門為上級領導審批。三、 文件報批和信息傳遞程序管理規(guī)定目的：為規(guī)范文件報批和信息傳遞流程，減少管理失誤，提高效率。綜合管理部須在每月30日前制定管理處下月工作計劃；，及各部門需要管理處或其他部門協調解決的問題的處理情況進行跟蹤，并將結果及時反饋給相關領導及部門；，制定下年度工作計劃，報管理處綜合管理部。****物業(yè)管理處：負責管理處信息管理工作的整體規(guī)劃及指導、監(jiān)督及信息流程的制定，所有管理處相關經營和管理信息的整合、收集、傳遞、跟蹤及監(jiān)督工作；：負責部門內業(yè)務信息的流轉、管理和處理，根據職能指定專人對信息進行分析、反饋工作；：對個人涉及到的管理處相關信息均有收集、傳遞、反饋和按規(guī)定保密的義務，對信息在流程中出現任何問題，有權及時反映或提出合理化建議。企業(yè)運用一定的技術和方法，對信息搜集、檢索、研究、發(fā)布、交流和提供服務的過程，使信息資源與企業(yè)其他資源合理配置，有效滿足企業(yè)當前和未來的信息需求，實現企業(yè)經營管理目標。信息是人們從事某項工作或行動所需要的依據，它和人的行為密切相關，并通過信息接受者的決策或行動來體現它所具有的價值。信息是人們有目的地對數據進行加工處理的結果，它的表現形式是根據人們的需要情況來決定的。信息本源于企業(yè)內外部環(huán)境，它反映了某種事物的現實狀態(tài)．體現了人們對事實的認識和理解程度。在物業(yè)管理處計算機、網絡等硬件配置條件成熟的情況下，利用網絡、通信技術和資源逐步搭建物業(yè)管理處信息平臺（網站），同時根據管理處自身條件，自行開發(fā)或購買成熟的物業(yè)管理信息軟件，提高信息管理和應用水平；2 信息管理是一項系統(tǒng)工作，內容涉及管理處經營管理的多個方面，在其他冊顧問書已作說明介紹的如文件管理等個別內容，為便于對信息管理工作內容的綜合了解，本冊僅作目錄，具體內容可參見其他冊顧問書相關章節(jié)；2 本冊顧問書根據管理處具體情況，編制了相關工作的制度流程及記錄表格可供在實際工作中參考使用。本冊《信息管理冊》顧問書主要是針對物業(yè)管理的行業(yè)特點，對物業(yè)管理企業(yè)在信息資源管理工作中的基本知識及操作方法介紹。近十多年來，計算機、通訊技術飛速發(fā)展，不僅加快了社會和經濟發(fā)展的速度，也增強了外部環(huán)境對企業(yè)的影響，使企業(yè)必須及時地了解社會經濟信息，使自身經營活動迅速適應環(huán)境的變化，及時對信息進行分析處理，準確作出科學的決策，提高信息管理利用水平，達到最優(yōu)經營管理效果。物業(yè)管理顧問書之十四信息管理冊 顧問書目 錄一． 緒言 ……………………………………………………………………… 3二． 信息傳遞、利用與反饋…………………………………………………… 4 信息管理概念………………………………………………………………4 信息傳遞管理規(guī)定…………………………………………………………4 文件報批和信息傳遞程序管理規(guī)定………………………………………6 信息發(fā)布與反饋……………………………………………………………8 媒體接待交流程序…………………………………………………………8 公共預警信息發(fā)布程序……………………………………………………9三． 文書檔案管理 …………………………………………………………… 19 文檔庫建立和目錄…………………………………………………………19 工作記錄控制程序…………………………………………………………21 工作記錄一覽表……………………………………………………………23四． 計算機、網絡應用…………………………………………………………29 辦公電腦軟硬件環(huán)境………………………………………………………29 網絡應用……………………………………………………………………30 物業(yè)信息管理軟件…………………………………………………………31 電腦及網絡管理規(guī)定………………………………………………………32下期顧問書預告 ………………………………………………………………… 36緒　 言信息管理是企業(yè)管理中的一項重要職能，它能使企業(yè)更清晰地辨明目標，幫助企業(yè)更好地完成實現目標過程中的每項活動。管理好信息能使企業(yè)“做正確的事”，同時“把正確的事做好”?，F代企業(yè)的經濟循環(huán)和持續(xù)發(fā)展從一定意義上說是企業(yè)對人、財、物、技術及信息資源的開發(fā)和利用，企業(yè)經營管理者們應深刻認識到信息對企業(yè)生存與發(fā)展的重要作用，信息成為企業(yè)的第五大重要資源，信息管理成為企業(yè)經營管理工作的非常重要組成部分。2 針對行業(yè)特性，熟練掌握物管企業(yè)信息管理在信息搜集、傳遞和文檔管理等工作上的基本流程和操作，是物業(yè)管理處進行信息管理起步工作的入手點；2 現代物管企業(yè)廣泛應用計算機、網絡技術。（一） 信息傳遞、利用與反饋一、 信息管理概念信息的含義：“信息”是在社會經濟活動中經常用到的一個術語，不同的行業(yè)對于信息有著不同的定義和解釋，無論對信息如何解釋，信息的含義都應包括以下三方面： 1) 信息的客觀性。2) 信息的主觀性。3) 信息的有用性。企業(yè)信息管理指企業(yè)在經營活動中對信息活動過程的管理。二、 信息傳遞管理規(guī)定為規(guī)范管理處信息收集、分析及反饋流程，提高信息對管理處經營管理應用水平。，及時、準確地將信息傳遞給管理處相應部門和人員；、完整的信息，不得傳播未經證實地加入個人主觀臆測的信息，對以非正常方式傳播信息對管理處造成不良影響的人員，管理處將追究其相應責任；，嚴格控制信息傳遞的范圍，不得將受控信息向無關人員泄露；、發(fā)布有關物業(yè)管理行業(yè)信息及管理處的內部管理信息，并有針對性地進行深入分析；、轉發(fā)與地產及其他外部往來的信息和文件，及時傳遞給相關領導及責任部門（人），并負責有關工作的落實、反饋；、建議、需求等信息