【正文】 地去解決某個(gè)具體問題，提出意見和辦法。對于文件的格式，可參考 《 公文管理規(guī)定 》 中的格式。在接受上級領(lǐng)導(dǎo)授意后，秘書應(yīng)進(jìn)行深入的調(diào)查研究，收集標(biāo)志著材料。 59 ? 審核修改、發(fā)布 文檔擬好后，應(yīng)認(rèn)真、嚴(yán)肅地反復(fù)進(jìn)行審核與修 正。 61 公司級會(huì)議 ? 總裁辦公會(huì)議（發(fā)出會(huì)議通知、落實(shí)例會(huì)地點(diǎn)、菜單、參會(huì)人員、請假人員，會(huì)議當(dāng)天落實(shí)人員參會(huì)情況并通知主持人、進(jìn)行會(huì)議紀(jì)要、關(guān)注會(huì)中需求，會(huì)后完成會(huì)議紀(jì)要并發(fā)出） 總裁辦安排并參加的會(huì)議一覽表 會(huì)議類型 會(huì)議名稱 參會(huì)時(shí)間 慶 典 大 會(huì) ﹁ 座 談 會(huì) ﹂ 農(nóng)機(jī)五金機(jī)電城慶典大會(huì) 1月 8日 青園創(chuàng)建慶典大會(huì) 10月 30日 德海公司創(chuàng)建大會(huì) 10月 13日 青園商業(yè)城 1月 8日 62 員 工 大 會(huì) 安慶區(qū)域 安慶區(qū)域月員工大會(huì) 月員工 大會(huì) 每月 2530日 安慶區(qū)域季員工大會(huì) 季員工 大會(huì) 每季最后一月 的 2530日 首 執(zhí) 辦 ︹ 商 貿(mào) 事 業(yè) 部 ︺ 望江區(qū)域 (機(jī)械公司 ) 望江區(qū)域 (機(jī)械部 )月員工大會(huì) 月員工大會(huì) 每月 2530日 望江區(qū)域 (機(jī)械部 )季員工大會(huì) 季員工大會(huì) 每季最后一月的2530日 望江區(qū)域 (百貨公司 ) 望江區(qū)域 (工貿(mào)部 )月員工大會(huì) 月員工大會(huì) 每月 2530日 望江區(qū)域 (工貿(mào)部 )季員工大會(huì) 季員工大會(huì) 每季最后一月的2530日 全年總結(jié)大會(huì) (全體員工 ) 12月 20日 1月 10日 年初工作布置會(huì) (全體員工 ) 正月初六 正月十五 63 總裁辦公會(huì) 集團(tuán)及各公司中高層管理人員 每月上旬 (110號 ) 安慶區(qū)域各公司 及職能部門工作 例會(huì) 安慶區(qū)域中高層 每周一晚 。 ?用詞用字應(yīng)準(zhǔn)確、規(guī)范，應(yīng)正確標(biāo)明標(biāo)點(diǎn)符號。如向上級請示批示或批準(zhǔn)宜用 “ 請示 ” 而不用 “ 報(bào)告 ” ，因?yàn)?“ 報(bào)告 ” 不要求批復(fù)而只適用于向領(lǐng)導(dǎo)反饋信息、提供參考。要寫得及時(shí)，否則會(huì)延誤時(shí)機(jī)，嚴(yán)重時(shí)會(huì)造成公司的損失。衣著儀表是個(gè)性的表征，反映一個(gè)人的文化修養(yǎng)和格調(diào)，顯示自己的職業(yè)和職位。秘書經(jīng)常與總經(jīng)理出現(xiàn)于各種場合，更應(yīng)注意禮節(jié)。謙虛而恭敬的態(tài)度往 往是一個(gè)人的神態(tài)、語言、動(dòng)作和行為的綜合表現(xiàn)。在處事中，不能感情用事，要以是非標(biāo)準(zhǔn)而不能以職務(wù)的高低論曲直，提批評、建議要出于 “ 公心 ” ，幫助他人要出于 “ 誠心 ” 。 協(xié)助上級領(lǐng)導(dǎo)樹立行為感化形象。 文秘工作是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的，領(lǐng)導(dǎo)對外形象的好壞在很 大程度上反映了文秘工作的服務(wù)水準(zhǔn)。 48 第二、要站在上級領(lǐng)導(dǎo)工作的角度思考問題，才有一 定的高度、廣度和深度。一個(gè)好的秘書既是領(lǐng)導(dǎo)的助手 又是領(lǐng)導(dǎo)的參謀，秘書在日常工作中既要輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決 策，同時(shí)還要輔助領(lǐng)導(dǎo)樹立良好的公眾形象。 ?秘書應(yīng)以主動(dòng)謙虛的態(tài)度與上級領(lǐng)導(dǎo)所領(lǐng)導(dǎo)的部門人員充分溝通，盡可能及時(shí)了解各項(xiàng)業(yè)務(wù)的進(jìn)展情況，并將信息及時(shí)整理反饋給上級領(lǐng)導(dǎo)，有效地協(xié)助上級領(lǐng)導(dǎo)推進(jìn)工作 ?作為秘書，在日常的工作中，注意與其它部門和同事的協(xié)作，要把對方看作是自己的資源，通過一點(diǎn)一滴的交往，協(xié)調(diào)與各部門之間的關(guān)系，對任何部門、任何一位同事都應(yīng)有極強(qiáng)的客戶意識(shí)，尊敬對方、尊重對方，注意及時(shí)向那些給予你支持的部門和人員表達(dá)謝意。 會(huì)后材料整理 工作跟進(jìn)反饋 結(jié)束 37 四、大型活動(dòng) （一） 一陪同領(lǐng)導(dǎo)參加的大型活動(dòng)： 部門 時(shí)序 秘書 領(lǐng)導(dǎo) 接 受 活 動(dòng) 邀 請 開始 了解活動(dòng)議程 征求領(lǐng)導(dǎo)意見 安排日程 Y N 38 預(yù)定車輛 提醒領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)參與哪幾項(xiàng)活動(dòng) 活動(dòng)前一天 帶好活動(dòng)議程 、 名片等資料 關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)需要 ， 為領(lǐng)導(dǎo)擋駕 活動(dòng)當(dāng)天 整理業(yè)務(wù)資料和名片 結(jié)束 活動(dòng)后 陪同領(lǐng)導(dǎo)參加的大型活動(dòng)流程說明： 接受活動(dòng)邀請 ?得到活動(dòng)議程，判斷重要程度，征詢領(lǐng)導(dǎo)意見； ?對于領(lǐng)導(dǎo)同意參加的活動(dòng)事先安排日程； 39 活動(dòng)前一天的準(zhǔn)備工作 ?做好準(zhǔn)備工作，如預(yù)定車輛等； ?提醒領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該參與活動(dòng)的那幾項(xiàng)； 活動(dòng)當(dāng)天 ?著大方的職業(yè)裝，化淡妝，發(fā)型整齊，工作時(shí)間要佩帶胸卡； ?帶好活動(dòng)議程、名片等資料； ?活動(dòng)中關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)的需要，注意保持在領(lǐng)導(dǎo)的視線內(nèi)，在必要時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)擋駕； 活動(dòng)后 ?整理業(yè)務(wù)資料和名片。 ? 各種差旅費(fèi)用報(bào)銷； ? 跟進(jìn)業(yè)務(wù)后續(xù)事宜； 30 （三）陪同出差 陪同領(lǐng)導(dǎo)出差無疑對秘書的工作提出了更高的要求， 在出差前除了前面介紹的注意事項(xiàng)外，在出差過程中，要 求秘書注意以下事項(xiàng)： ? 登機(jī)前，為領(lǐng)導(dǎo)辦理機(jī)場建設(shè)費(fèi)購買、機(jī)票換票及各種登機(jī)手續(xù)；并再次確認(rèn)接車人； ? 到達(dá)后，辦理賓館入住手續(xù)，了解領(lǐng)導(dǎo)房間號碼及電話，并將秘書房號電話及時(shí)告知領(lǐng)導(dǎo)； ? 每日及時(shí)核對本日及第二天的日程安排； ? 提前設(shè)置清晨叫醒，并安排早餐； ? 根據(jù)當(dāng)天的日程安排落實(shí)車輛； ? 及時(shí)提醒并事先落實(shí)各項(xiàng)安排； ? 攜帶領(lǐng)導(dǎo)名片、必要的會(huì)議資料（報(bào)告稿件、會(huì)面?zhèn)渫?、采訪提綱）； ? 注意建立各種客戶關(guān)系（包括政府領(lǐng)導(dǎo)、合作伙伴、媒體記者） ? 著裝要求：大方職業(yè)裝、著淡裝；注意言談舉止； ? 出差返回后將領(lǐng)導(dǎo)與客戶溝通的事項(xiàng)逐條落實(shí)、跟蹤，并及時(shí)辦理費(fèi)用報(bào)銷、資料整理。通過秘書的計(jì)劃，把領(lǐng)導(dǎo)出差在外的工作安排得緊張而有序，愉快而圓滿，這是秘書工作的目標(biāo)，也是工作價(jià)值的一個(gè)體現(xiàn)。 日程是領(lǐng)導(dǎo)的工作質(zhì)量，工作效率，工作成果的一種 現(xiàn)，而規(guī)劃、安排領(lǐng)導(dǎo)的工作日程是秘書的一項(xiàng)基本工作。 19 各公司、各職能部門因工作需要擬向當(dāng)?shù)卣? 相關(guān)部門上報(bào)公文時(shí)，一律報(bào)送或傳真總裁辦公室， 總裁辦公室對所涉及事項(xiàng)必須及時(shí)向集團(tuán)總裁匯報(bào)， 批準(zhǔn)后，由總裁辦公室會(huì)簽方可蓋章發(fā)文。 集團(tuán)收文均由總裁辦公室文件管理人員負(fù)責(zé)接受、登記、拆封、傳遞、跟蹤、催辦、反饋、建檔。 ? 務(wù)必在傳真件首頁上標(biāo)明總頁碼，并在每一頁文件上標(biāo)注頁碼。 ? 如不能把握上級領(lǐng)導(dǎo)是否要和對方通話的情況下，不能隨便回答 “ 在 ” 或 “ 不在 ” ，可說 “ 請您稍等一下，我去看看 **經(jīng)理是否在？ ” ，然后請示領(lǐng)導(dǎo)是否轉(zhuǎn)接。 ” ? 判斷 WHO，分以下幾種情況： 來電人員 總經(jīng)理可接電話時(shí) 總經(jīng)理不在時(shí) 內(nèi)部 直接上級及平級 直接轉(zhuǎn)入 記錄留言 如事務(wù)緊急，記錄上級電話，速聯(lián)系總經(jīng)理回電。 Contribution) Γ 認(rèn)同與分享 (Sharing) Γ 雙贏與相互依存 (Winwin amp。 秘書及行政助理 、 部門文員是一只龐大的隊(duì)伍 ， 大家各就各位地支撐著許多日常繁雜事項(xiàng)的處理 。 然而 ,秘書的工作到包括哪些 ， 在秘書的工作背后還有些什么 ， 這是被很多人忽略的 。 5 第一章 秘書必備的素質(zhì) Γ 敬業(yè)精神 Γ 表率作用 Γ 領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)范 Γ 業(yè)務(wù)能力 Γ 指揮與控制能力 Γ 合作精神 Γ 學(xué)習(xí)與創(chuàng)新能力 Γ 知人善任的能力 Γ 對待意見與批評 Γ 大局觀 Γ 正直 公平，堅(jiān)持既定政策和原則 Γ 誠實(shí) 實(shí)事求是 Γ 可靠 按約定完成工作，保質(zhì)、保量、及時(shí) Γ 守信 不失約、不違約、不食言、不泄密