【正文】 量安排，可以把來(lái)訪者帶到會(huì)議室，為對(duì)方準(zhǔn)備飲料和報(bào)紙，并告訴對(duì)方大概要等多久，同時(shí)禮貌地暗示對(duì)方領(lǐng)導(dǎo)的下一個(gè)約會(huì)何時(shí)開始，請(qǐng)對(duì)方注意時(shí)間； ?對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)熟悉且非常重要的客人，如果領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)時(shí)不愿接待或不在辦公室，由秘書對(duì)情況做出解釋，讓來(lái)訪者覺得他隨時(shí)都會(huì)受到歡迎，同時(shí)征詢來(lái)訪者意見，主動(dòng)和來(lái)訪者另約一個(gè)見面時(shí)間，或幫助他安排和相關(guān)負(fù)責(zé)人見面；留下來(lái)訪者的聯(lián)系方式和資料，待領(lǐng)導(dǎo)方便時(shí)轉(zhuǎn)告領(lǐng)導(dǎo)，如果需要可進(jìn)行后續(xù)安排； ?對(duì)于與公司和部門毫不相關(guān)的來(lái)訪者，有禮貌地回絕；但如果自己不能確定，一定要征詢相關(guān)負(fù)責(zé)人的意見； 43 ? 對(duì)于與其它部門業(yè)務(wù)相關(guān)的來(lái)訪，可以告訴對(duì)方相關(guān)部門的聯(lián)系方式，留下對(duì)方的聯(lián)系方式和資料，轉(zhuǎn)交相關(guān)部門處理； ? 對(duì)于確實(shí)應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)分管的來(lái)訪記下對(duì)方的聯(lián)系方式，告訴對(duì)方領(lǐng)導(dǎo)不能立刻接待他，并做出解釋。 （一） 內(nèi)部會(huì)議安排 ? 上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)主持的會(huì)議 33 開 始 確 定 會(huì) 議 目 的 、 參 會(huì) 人 員 、 時(shí)間 、 議 程 安排會(huì)議室 、 落 實(shí)參會(huì)人員 擬訂會(huì)議通知 （ 注意文件格式 ） 修改 審批 下發(fā) 接收 反饋 N Y 34 會(huì)前準(zhǔn)備 （儀器調(diào)試） 會(huì)中服務(wù) 整理會(huì)議記錄 / 紀(jì)要 審批 修改 下發(fā) 結(jié)束 Y N 注意事項(xiàng)： ?會(huì)前與相關(guān)部門負(fù)責(zé)人明確會(huì)議內(nèi)容、議程和參加人； ?綜合考慮各種因素，安排會(huì)議地點(diǎn)及時(shí)間； ?下發(fā)會(huì)議通知后，確認(rèn)參會(huì)人是否已收到通知，對(duì)特別重要的參會(huì)人，可通過電話 確認(rèn)； ?會(huì)中協(xié)助放映 PPT，并時(shí)刻關(guān)注會(huì)場(chǎng)內(nèi)情況，隨機(jī)應(yīng)變； ?對(duì)會(huì)中達(dá)成的決議及時(shí)跟蹤。組織會(huì)議和處理與會(huì)議有關(guān)的事務(wù)幾乎成為經(jīng)常工作，其重要性不言而喻。 ? 根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)日程安排，隨時(shí)聯(lián)系的業(yè)務(wù)進(jìn)展情況； ? 配合領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)人的工作，及時(shí)掌握公司及業(yè)務(wù)相關(guān)信息。） 28 ? 確定行程，預(yù)定機(jī)票（注意選擇好航空公司、機(jī)型 ? 及班次）、酒店（選擇領(lǐng)導(dǎo)習(xí)慣的酒店、熟悉酒店的電話、傳真等）、接 /送機(jī)人員（明確接送機(jī)人的聯(lián)系方式）； ? 完善細(xì)致周到的日程表（時(shí)間、地點(diǎn)、對(duì)方參會(huì)人、議程等）（見范例）。 （一）總體原則： ? 了解上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的日常工作、近期業(yè)務(wù)重點(diǎn)、作息習(xí)慣、 身體狀況， 優(yōu)化工作方法，細(xì)心觀察上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的工作習(xí)慣與做 事風(fēng)格，主動(dòng)適應(yīng)其工作節(jié)拍； 了解公司業(yè)務(wù)發(fā)展情況，特別是所服務(wù)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的 業(yè)務(wù)進(jìn)展情況，留意近期的工作興奮點(diǎn)； 25 ? 對(duì)計(jì)劃內(nèi)事情預(yù)先寫入日程；及時(shí)整理日程表，以免 安排沖突； ? 明確事情的優(yōu)先級(jí)，在處理事務(wù)時(shí)注意理順和排序， 分清輕重緩急，酌情安排處理； ? 定期與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)溝通，將雙方的要求、需求和可能會(huì) 遇到情況的處理原則達(dá)成共識(shí)，以利工作開展； ? 注意日程安排的時(shí)間松緊，適當(dāng)安排； （二）經(jīng)驗(yàn)與技巧 ? 周一日程、出差前后一個(gè)工作日不要安排過多的事務(wù)； ? 在兩個(gè)約會(huì)間留出機(jī)動(dòng)時(shí)間，防止會(huì)議延長(zhǎng)引起時(shí)間沖突，并給領(lǐng)導(dǎo)留出整理思路的時(shí)間；同時(shí)預(yù)留時(shí)間處理日常事務(wù)； ? 根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)習(xí)慣留出適當(dāng)固定時(shí)間閱讀報(bào)刊資料及其他信息； 26 ? 對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)的各項(xiàng)安排熟記于心，及時(shí)提醒已定下來(lái)的安排，防止沖突；每日安排相對(duì)固定時(shí)間與領(lǐng)導(dǎo)核對(duì)日程，保證秘書與領(lǐng)導(dǎo)日程表內(nèi)容一致； ? 不要代替領(lǐng)導(dǎo)做決定，在領(lǐng)導(dǎo)的同意下針對(duì)其工作習(xí)慣和時(shí)間對(duì)各種預(yù)約酌情處理； ? 控制約會(huì)時(shí)間，適時(shí)打斷，防止拖延，以免影響下面的日程； ? 掌握近期要回避的人物； 周計(jì)劃安排模版 ? 利用領(lǐng)導(dǎo)一周活動(dòng)安排表掌握領(lǐng)導(dǎo)周活動(dòng)安排，并做好相關(guān)準(zhǔn)備工作。作為秘書一定要細(xì)心觀察領(lǐng)導(dǎo)的工作習(xí) 23 慣做事風(fēng)格，調(diào)整自己的工作方法，主動(dòng)適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作節(jié) 拍在 沒有達(dá)成默契的情況下，最好在合作之初與領(lǐng)導(dǎo)做一次 深入溝通，準(zhǔn)確了解領(lǐng)導(dǎo)的要求、需求，并對(duì)可能會(huì)遇到的 一些情況的處理原則達(dá)成共識(shí)，為日后工作的順利開展做鋪 墊。 “ 日程安排 ” 是指時(shí)間排定的領(lǐng)導(dǎo)工作計(jì)劃，是領(lǐng)導(dǎo)工作 量、工作效率、工作成果的一種反映，是時(shí)間管理藝術(shù)的集 中體現(xiàn)。 文件資料下發(fā)到非本區(qū)域所在地公司或相關(guān)人員 的，發(fā)文部門在發(fā)文當(dāng)日應(yīng)以傳真或電子郵件形式送 達(dá)，并由行政專員負(fù)責(zé)及時(shí)郵寄文件資料原件至相關(guān) 部門。 各職能部門、各公司發(fā)文由各部門和各公司指定 專人負(fù)責(zé)起草、審核、送批、印發(fā)、建檔。 電子郵件由集團(tuán)（或各公司）計(jì)算機(jī)管理員負(fù)責(zé)接受并及時(shí)向相關(guān)部門文件管理人員傳遞。 需要上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審閱、批改的郵件打印出呈送，然后負(fù)責(zé)回復(fù)或傳達(dá)； 重要郵件及時(shí)進(jìn)行存檔 17 四、文件管理 集團(tuán)文件實(shí)行歸口管理，總裁辦公室和各公司總經(jīng)理 辦公室為公文管理責(zé)任部門。 將收件箱中的郵件過濾，刪除不必要的郵件，然后分如下： 1)需要上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)本人審閱的，存入相應(yīng)文件夾，部分根 據(jù)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)授意回復(fù)郵件，或督促、協(xié)助上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)處理相關(guān)事宜。 ? 整理電話留言，在上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)回來(lái)后匯報(bào)相關(guān)信息。 ? 在知道身份但不告知事由的情況下，如方便可詢問上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)后決定是否轉(zhuǎn)接；也可詢問對(duì)方是公事還是私事，如是公事可讓對(duì)方知曉，將事由告知自己也可達(dá)到目的。 通話技巧： ? 日常禮貌用語(yǔ)： 詢問對(duì)方時(shí)，可用： “ 請(qǐng)問您哪里？ ” 、 “ 請(qǐng)問您怎么稱呼？ ”“ 請(qǐng)問有什么事？ ” 等 ? 對(duì)直接領(lǐng)導(dǎo)、保持經(jīng)常聯(lián)系的外部、內(nèi)部人員應(yīng)在日常工作中盡量熟悉，達(dá)到聞其聲知其人，并及時(shí)予以轉(zhuǎn)接。 普通員工 問清事由，如需要，轉(zhuǎn)告總經(jīng)理；其他可視情況處理 外部 重要且緊密 問清概要，向總經(jīng)理說(shuō)明后，然后轉(zhuǎn)入 記錄留言 如事務(wù)緊急，記錄電話，速聯(lián)系總經(jīng)理回電。 ? 如告知對(duì)方的內(nèi)容較復(fù)雜，應(yīng)主動(dòng)提醒對(duì)方做好記錄 ? 逐一將事情說(shuō)明，注意語(yǔ)言簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確； ? 通話結(jié)束后，確認(rèn)對(duì)方已放下話筒，然后放電話 。 ? 準(zhǔn)備好通話時(shí)需要的文件資料。我們非常愿意將這些經(jīng)驗(yàn)和技巧共享出來(lái)和大家一起探討，也希望能利用這樣一個(gè)機(jī)會(huì)使我們的工作得到領(lǐng)導(dǎo)和專家的指點(diǎn)，以發(fā)現(xiàn)問題，補(bǔ)已之短。別看都是秘書 ， 但由于所服務(wù)的對(duì)象不同 ,各部門性質(zhì)不同 ,其所進(jìn)行的工作任務(wù)也必然存在著很大差異 ， 但由于秘書工作是以服務(wù)為其根本性質(zhì) ， 這在共性的尋找上為我們提供了依據(jù) 。 優(yōu)秀的秘書會(huì)使人想到干練 、 精明 、 繁忙的處事作風(fēng) ，聯(lián)想到待人接物時(shí)彬彬有禮的儀態(tài)；聯(lián)想到在他們臉上那一貫展現(xiàn)胸有成竹的樣子 …… 無(wú)論如何 ， 秘書這個(gè)詞會(huì)讓許多正準(zhǔn)備從事這個(gè)職業(yè)的人們有著太多的想象 。 秘書的輔助和參謀作用在該職業(yè)特征中最具代表性 ， 他們是領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂 ， 是領(lǐng)導(dǎo)與公司上下保持溝通的橋梁 ， 為此 ， 他們必須全心全意并準(zhǔn)確無(wú)誤地提供支持與服務(wù) ， 從而體現(xiàn)出其自身價(jià)值 。 在領(lǐng)導(dǎo)處理每一項(xiàng)工作的時(shí)候 ， 我們會(huì)隨時(shí)身處其中 ， 自然而然成為此件事情的某一環(huán)節(jié) ， 而不可或缺 ， 有時(shí)我們需要扮演更多角色 ， 以適應(yīng)工作安排和領(lǐng)導(dǎo)需要 。因此，什么是一個(gè)出色地秘書的該具備的職業(yè)素質(zhì)，什么樣的秘書會(huì)得到領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可，在青園 ,不同崗位的文秘工作在提高工作效率的呼聲下又該做什么呢 ？ 在長(zhǎng)期的工作之中，在領(lǐng)導(dǎo)日常所給的幫助中以及自身在各項(xiàng)工作中的鍛煉使得我們?yōu)樽陨韺ふ业搅艘恍┻m用的工作方法，積累了一些工作經(jīng)驗(yàn)和技巧，在處理許多類似情況時(shí)形成了一些慣用做法和約定俗成的規(guī)定，我們將這些點(diǎn)滴一一收集，在經(jīng)過了反復(fù)總結(jié)和提煉、否定和借鑒的過程后，已將其做成了日