【正文】 Γ 勤奮 努力工作，不斷學(xué)習(xí) Γ 有序 利落，有條不齋 Γ 高效 追求效率和效益 Γ 敬業(yè) 以工作為榮，設(shè)定高的工作水準(zhǔn) 一、職業(yè)化秘書的標(biāo)準(zhǔn) : 6 二、秘書的職業(yè)態(tài)度 : Γ 主動(dòng)性（ Initiative) Γ 適應(yīng)性 (Flexibility) Γ 團(tuán)隊(duì)精神 (Team work) Γ 尊重他人 (Respect for People) Γ 創(chuàng)新精神 (Creativity) Γ 堅(jiān)持原則 (Unpromising Integrity) Γ 服務(wù)與貢獻(xiàn) (Service amp。 9 接聽電話 ? 3聲鈴響內(nèi)將電話接起，平和有禮貌的： “ 你好！我是 **部 **。 ? 如對(duì)方有事需要你傳達(dá)，必要時(shí)需將對(duì)方姓名、單位、電話號(hào)碼以及需要傳達(dá)的事再重復(fù)一遍，以便必要時(shí)再與對(duì)方聯(lián)系。 12 ?接聽電話 1 ?接聽電話 2 13 二、傳真 將傳真分類： 1）需要上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)本人審閱的，根據(jù)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)授意處理 2）由秘書來待為處理的： A、轉(zhuǎn)給其他相關(guān)負(fù)責(zé)人 B、由秘書本人回復(fù) ? 遵守公文寫作規(guī)范 ? 保密文件需要傳真時(shí)，應(yīng)先與對(duì)方聯(lián)系，發(fā)送到指定傳真機(jī)上，發(fā)送后再與對(duì)方確認(rèn)。 一、收文管理。 集團(tuán)總部及安慶青園置業(yè)公司所有對(duì)外發(fā)文的文 字均由總裁辦公室主任（其他各公司由總經(jīng)理辦公室 主任）負(fù)責(zé)審核，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)由財(cái)務(wù)部總經(jīng)理（其他各 公司由財(cái)務(wù)部經(jīng)理）負(fù)責(zé)審核，各公司財(cái)務(wù)部經(jīng)理與 總經(jīng)理辦公室主任從適用文體、上報(bào)程序、公文格 式、措辭用語、引用數(shù)字及資料內(nèi)容上嚴(yán)格把關(guān)，做 到準(zhǔn)確無誤。秘書的職責(zé)是當(dāng)好 “ 管家 ” 按日程安排為領(lǐng)導(dǎo)做好各 種必要的準(zhǔn)備，并提醒領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施。 27 二、出差日程安排 做為秘書，安排領(lǐng)導(dǎo)出差是經(jīng)常的一項(xiàng)工作，同時(shí)也是需要更加細(xì)致的一項(xiàng)工作。 ? 根據(jù)情況及時(shí)與相關(guān)人員及領(lǐng)導(dǎo)溝通，及時(shí)調(diào)整日程安排； 29 ? 出差后： ? 及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)出差期間公司內(nèi)部事務(wù)及業(yè)務(wù)進(jìn)展； ? 出差資料整理（包括資料、名片、會(huì)談備忘），根據(jù)需要轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)人員或存檔； ? 向領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為有必要的合作方致感謝函。 35 ? 領(lǐng)導(dǎo)參加的會(huì)議 開 始 接收通知 判斷與領(lǐng)導(dǎo) 業(yè)務(wù)是否有 關(guān) 回復(fù)或改請(qǐng) 確認(rèn)時(shí)間 與對(duì)方確認(rèn)后 另行安排 時(shí)間沖突 請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo) 是否參加 Y N N Y 36 回復(fù)邀請(qǐng)部門 并準(zhǔn)備材料 會(huì)前協(xié)助準(zhǔn)備 會(huì)前提醒 領(lǐng)導(dǎo)參會(huì) 注意：把握前往會(huì)議地點(diǎn)出發(fā)時(shí)間的安排。準(zhǔn)確理解領(lǐng)導(dǎo)的授意、做好上情下達(dá)的工作。 47 三、秘書作為領(lǐng)導(dǎo)輔助人員應(yīng)具備的禮儀 秘書作為總經(jīng)理的輔助人員，除完成日常業(yè)務(wù)事宜外， 更多的精力是為總經(jīng)理服務(wù)。才能及時(shí)預(yù)測(cè)總經(jīng)理在想什么，準(zhǔn) 備什么。 （二）輔助上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)塑造良好的形象。要尊重別人，幫 助領(lǐng)導(dǎo)把握好用人之道，多協(xié)商多征求大家意見，在堅(jiān)持 原則的前提下，盡量滿足下屬及部門的需求，增強(qiáng)合力。要公正地評(píng)價(jià)他人，不要以自己的好惡來評(píng)說他人，也不用自己的好惡要求他人。恭敬就是尊重對(duì)方的 人格，誠(chéng)懇待人，和藹熱情，不驕橫。手勢(shì)和行立坐態(tài)都能表現(xiàn)出謙虛而恭敬的態(tài)度。 。 55 ?時(shí)限性強(qiáng) —— 文字工作是解決隨時(shí)發(fā)生的問題或?qū)⒁霈F(xiàn)的問題。 ? 選擇正確的文種。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)第一層為“ 一 ” ，第二層為 “ （一） ” ，第三層為 “ ” ，第四層為 “ （ 1） ” 。以供上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和參會(huì)人員參考） ? 根據(jù)紀(jì)要在限定的任務(wù)時(shí)間內(nèi)進(jìn)行跟蹤推進(jìn)，及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)通報(bào)進(jìn)展，并將推進(jìn)結(jié)果或進(jìn)展在下一次例會(huì)開始向參會(huì)人員進(jìn)行通報(bào)。審核修改的步驟是，首先由秘書自己反復(fù)推敲修 改，對(duì)于重要的文檔還要組織討論，最后提交主管的 領(lǐng)導(dǎo)人審核批準(zhǔn)、發(fā)布。 57 ? 撰擬文稿 ? 合理安排正文的表述次序，可使文檔內(nèi)容緊湊有序，綱目清楚，前后銜接緊密，方便收文人閱讀與正確理解。 秘書文字支持的種類： ?傳真和郵件（詳細(xì)處理流程見前） ?業(yè)務(wù)類文檔（正式文件、報(bào)告、總結(jié)、 PPT制作等） ?一般信件、感謝信、邀請(qǐng)函等 56 ? 準(zhǔn)備 ? 明確行文要求。在擬制中，要針對(duì)一件事寫一件事，不能把規(guī)定以外的東西寫進(jìn)去。 ，稱呼恰當(dāng)親切。它們可以 表現(xiàn)出對(duì)對(duì)方的欣賞、理解和歡迎。 52 3. 擺正站位。以感化、教育和鼓 舞他人。公務(wù)活動(dòng)之前，提供廣泛適用的背景資料（包括活動(dòng)內(nèi)容、所要解決的基本問題及與此相關(guān)的人文等知識(shí)）供上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)參考準(zhǔn)備。 （ 1）積極介入有關(guān)工作，及時(shí)掌握相關(guān)情況，適時(shí)提出建 議。 首先是廣泛收集信息，多提供真實(shí)情況。 ? 尊重合作伙伴，要注意多方了解與業(yè)務(wù)相關(guān)的事務(wù)，以做到準(zhǔn)確理解對(duì)方的意圖、幫助進(jìn)行有效的溝通與傳達(dá)。如果對(duì)方愿意，可以推薦對(duì)方與部門其他負(fù)責(zé)人聯(lián)系，同時(shí)告訴對(duì)方可以先把想法以寫信或寄 的方式告訴領(lǐng)導(dǎo)； ? 在領(lǐng)導(dǎo)方便時(shí)告知來訪情況，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)授意進(jìn)行后續(xù)安排。會(huì)務(wù)工作是組織工作能力的綜合體現(xiàn)，它將多種繁雜事務(wù)匯集一身。 ? 根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的習(xí)慣，準(zhǔn)備出差用物品（見物品攜帶表）。此外，勤于思考，多做總結(jié)對(duì)于秘書日常工作效率的提 高是十分必要的，把看得出的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)、小技巧等做一備 忘錄，時(shí)常翻看，補(bǔ)己之短，揚(yáng)己所長(zhǎng)這不僅提高了自己的 工作水準(zhǔn)，同時(shí)也對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的工效率起到了間接地促進(jìn)作用。 集團(tuán)內(nèi)部下發(fā)的請(qǐng)示、報(bào)告、函件及一般性通知 可不填寫發(fā)文會(huì)簽表。 相關(guān)部門接受文件應(yīng)及時(shí)在文件送達(dá)表上簽名，接受電子郵件和傳真的必須填寫 《 收文回執(zhí)單 》 并即時(shí)反饋發(fā)文部門，并及時(shí)向本公司或本部門相關(guān)人員傳達(dá)文件精神。 ? 以上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)名義回復(fù)時(shí)，要在語氣上予以注意，并從上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)信箱發(fā)出； ? 以秘書名義發(fā)送時(shí)，要說明郵件內(nèi)容為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)授意。 ? 在對(duì)方不肯告知身份及事由的情況下，經(jīng)反復(fù)詢問后未果，可委婉結(jié)束通話。 重要但不緊密 問清概要，向總經(jīng)理說明后，依總經(jīng)理指示轉(zhuǎn)入或不轉(zhuǎn)入 記錄留言，向總經(jīng)理匯報(bào)。 ? 查閱對(duì)方電話號(hào)碼，確認(rèn)無誤，開始撥打。 事實(shí)上有很多相似的工作不同之處只是因?yàn)槭录喞系牟顒e ， 本質(zhì)上都是可以歸于一類的 。 1 秘 書 手 冊(cè) 人力資源部提供 2 目 錄 前言 ……………………………………………………………… 3 第一章 秘書必備的素質(zhì) ………………………………………… 4 第二章 秘書的重要職業(yè)技能 …………………………………… 5 第一部分 日常事務(wù)處理 ………………………………… 5 電話、傳真、郵件、文件管理、名片 第二部分 日程安排 ……………………………………… 7 總體日程安排 ………………………………… 7 出差日程安排 ………………………………… 8 會(huì)議安排 ……………