【正文】 ? 做詳細的會議紀錄。開頭用以喚起收文者注意，引導閱讀，通常采用下述形式： （ 1）簡明交代擬文根據與目的 （ 2）概述有關情況，使收文人了解發(fā)文背景 （ 3）以簡要文字提示全文主題，引起收文人注意 （ 4）闡明基本觀點，使收文人在開頭處即獲得明確認識 （ 5）直接點明結論，以啟發(fā)收文人思考，增強文件的鮮明 性 （ 6）表明批準或轉發(fā)執(zhí)行的態(tài)度，多用于發(fā)布規(guī)章制度的 通知 （ 7）表示祝賀、敬意、謝意等，多用于函與講話稿 58 ?結尾通常采用下述形式： （ 1）使用文件詞語，強調行文目的，如 “ 特此報告 ” （ 2）概括與深化主題，幫助收文人進一步理解全文 （ 3）陳述具體要求，如 “ 上述要求，請予批準 ” （ 4）發(fā)出號召，提出希望與要求 （ 5）說明文件生效、施行時間 ?書寫文稿，文檔中的人名、地名、時間、引文必須準確、具體。 ? 確定主題。 ? 具體真實 —— 具體是指收文人看了文檔后知道該怎樣去做，真實是指實事求是。即使忘記了對方的姓名，也要委婉地 “ 套 ” 出或不動聲色地處理。同樣微笑能使生疏變?yōu)橛H密，真誠的微笑能造成互相信任和親切友好的氣氛。 （二）培養(yǎng)謙虛而恭敬落落大方的態(tài)度 謙虛是指正確地看待自己，也正確地看待別人。 （一）培養(yǎng)良好的道德修養(yǎng) 禮儀是道德的一種外在表現(xiàn)形式，良好的道德會令人自 然展示優(yōu)雅得體的舉止儀態(tài)，表現(xiàn)謙虛恭敬的態(tài)度。要在事務安排 中，尤其是公司內部活動中，使領導多接觸普通員工，了 解情況，融于員工之中，才能使領導的形象得以升華。 49 參與要有度，參謀要有方 （ 1）參與決策調研，注重 “ 多謀 ” ，切忌 “ 擅斷 ” 。再次是和領導同步思維，多提供有份 量的文稿。 ? 在業(yè)務合作中，適時提醒上級領導并為其安排與外界的定期溝通活動或輕松的就餐，建立經常性的溝通。同時一定要向對方保證可以寫信或發(fā) 給領導，而且領導一定會看。這就需要是八面玲瓏的天才，同時善用平時培養(yǎng)出的細心與責任心，沉著應對，以不變應萬變！以下分內部會議與外部會議分別介紹。（見范例） ? 出差中 ： ? 在第一時間掌握領導到達后的聯(lián)系方式，必要時通知授權人及其它相關人員。而秘書的通常做法是將有計劃的事情預 先填入擬好的日程表中，同時細致靈活地安排好突發(fā)隨機事 件。 21 復印機使用方法 22 第二部分 日程安排 控制日程，意味著你與上級領導一起有序工作。 集團公司發(fā)文均由總裁辦公室負責起草、審核 送批、印發(fā)、建檔。 B、由秘書本人回復 如發(fā)出的郵件需要追蹤結果或確認對方是否收到，需要設置回執(zhí)，如對方未能及時查看，需電話說明。 ? 如一個未完又來一個，應視電話內容和對方身份，讓緊急的、重要的人員先講，同時禮貌的告訴另一方稍候片刻，或記錄對方電話，稍侯打過去。 ? 通話結束后，確認對方已放下話筒，然后放電話。 ” ? 如需與有關人員通話，應有禮貌地請對方傳呼或轉達。因此，什么是一個出色地秘書的該具備的職業(yè)素質，什么樣的秘書會得到領導的認可，在青園 ,不同崗位的文秘工作在提高工作效率的呼聲下又該做什么呢 ？ 在長期的工作之中，在領導日常所給的幫助中以及自身在各項工作中的鍛煉使得我們?yōu)樽陨韺ふ业搅艘恍┻m用的工作方法，積累了一些工作經驗和技巧，在處理許多類似情況時形成了一些慣用做法和約定俗成的規(guī)定，我們將這些點滴一一收集，在經過了反復總結和提煉、否定和借鑒的過程后，已將其做成了日常工作的一種標準，達成了在方法和流程上的統(tǒng)一。 秘書的輔助和參謀作用在該職業(yè)特征中最具代表性 ， 他們是領導的左膀右臂 ， 是領導與公司上下保持溝通的橋梁 ， 為此 ， 他們必須全心全意并準確無誤地提供支持與服務 ， 從而體現(xiàn)出其自身價值 。別看都是秘書 ， 但由于所服務的對象不同 ,各部門性質不同 ,其所進行的工作任務也必然存在著很大差異 ， 但由于秘書工作是以服務為其根本性質 ， 這在共性的尋找上為我們提供了依據 。 ? 準備好通話時需要的文件資料。 普通員工 問清事由，如需要，轉告總經理；其他可視情況處理 外部 重要且緊密 問清概要，向總經理說明后，然后轉入 記錄留言 如事務緊急，記錄電話，速聯(lián)系總經理回電。 ? 在知道身份但不告知事由的情況下，如方便可詢問上級領導后決定是否轉接；也可詢問對方是公事還是私事，如是公事可讓對方知曉，將事由告知自己也可達到目的。 將收件箱中的郵件過濾，刪除不必要的郵件，然后分如下： 1)需要上級領導本人審閱的，存入相應文件夾，部分根 據上級領導授意回復郵件，或督促、協(xié)助上級領導在規(guī)定時間內處理相關事宜。 電子郵件由集團（或各公司）計算機管理員負責接受并及時向相關部門文件管理人員傳遞。 文件資料下發(fā)到非本區(qū)域所在地公司或相關人員 的，發(fā)文部門在發(fā)文當日應以傳真或電子郵件形式送 達，并由行政專員負責及時郵寄文件資料原件至相關 部門。作為秘書一定要細心觀察領導的工作習 23 慣做事風格，調整自己的工作方法，主動適應領導的工作節(jié) 拍在 沒有達成默契的情況下，最好在合作之初與領導做一次 深入溝通，準確了解領導的要求、需求，并對可能會遇到的 一些情況的處理原則達成共識，為日后工作的順利開展做鋪 墊。） 28 ? 確定行程，預定機票（注意選擇好航空公司、機型 ? 及班次）、酒店（選擇領導習慣的酒店、熟悉酒店的電話、傳真等）、接 /送機人員（明確接送機人的聯(lián)系方式）； ? 完善細致周到的日程表（時間、地點、對方參會人、議程等）（見范例）。組織會議和處理與會議有關的事務幾乎成為經常工作，其重要性不言而喻。 42 五、接待突發(fā)來訪流程說明： ?問清對方來訪目的； ?對于領導熟悉且非常重要的客人，如果領導當時有時間接待，應該盡量安排，可以把來訪者帶到會議室，為對方準備飲料和報紙，并告訴對方大概要等多久，同時禮貌地暗示對方領導的下一個約會何時開始，請對方注意時間； ?對于領導熟悉且非常重要的客人，如果領導當時不愿接待或不在辦公室，由秘書對情況做出解釋，讓來訪者覺得他隨時都會受到歡迎，同時征詢來訪者意見，主動和來訪者另約一個見面時間，或幫助他安排和相關負責人見面；留下來訪者的聯(lián)系方式和資料，待領導方便時轉告領導，如果需要可進行后續(xù)安排； ?對于與公司和部門毫不相關的來訪者，有禮貌地回絕；但如果自己不能確定，一定要征詢相關負責人的意見； 43 ? 對于與其它部門業(yè)務相關的來訪，可以告訴對方相關部門的聯(lián)系方式，留下對方的聯(lián)系方式和資料，轉交相關部門處理； ? 對于確實應由領導分管的來訪記下對方的聯(lián)系方式，告訴對方領導不能立刻接待他，并做出解釋。 （一）業(yè)務合作： ? 作為上級領導與外界溝通的窗口，秘書應以熱忱的態(tài)度與合作方建立起真誠信任的關系，但在處理事務時注意以公司利益為重，端正自己的位置，靈活處理。 秘書要做好決策參謀，就要積極參與決策的調查研究。 參與實踐，協(xié)助上級領導推進工作。 語言形象 上級領導在正式場合發(fā)表講話，秘書要事先準備好文字材料、發(fā)言提綱，必要時做好語言標識。 （ 2）對外交往要真誠情切，秘書要很好地領會和把握 上級領導的處事原則，并在對外交往中很好地運用，必要 時提醒上級領導率先垂范，以身作則。要忠誠老實，辦事恪守原則，忠于承諾，能辦的事要千方百計辦，不能辦的事要向對方說明情由以得到他人的諒解。表情中最主要的因素是眼神和微笑。讓對方盡快了解自己，言談中注意語言的文雅與委婉，說話方式輕松自如，語速不急不徐，落落大方。 54 第四部分 文字支持 秘書文字支持應達到的要求： ? 針對性強 —— 文檔處理要直接、明確