【正文】 (3)允許使用的文件和使用方法。 ⑦實施計劃，根據(jù)選定的方案，制訂行動計劃并實施。 (2)邏輯型程序 邏輯型程序是指運用系統(tǒng)的方法，按照邏輯的關(guān)系形成的一套工作方法和步驟。 ⑦避免不必要的審查批復。后者不從現(xiàn)存的辦公程序出發(fā)，而是尋求多種新方案，并從中擇優(yōu)確定辦公程序的方法。它或者是書寫、計劃、討論、收集整理等一連串相關(guān)聯(lián)的有計劃的工作處理方法，或者是辦公室中完成某一項工作的順序指令。 。如果不抓考核，量化管理將流于形式，起不到提高效率的作用。此種目標，每年不一樣，一般都比上一年有所提高。 (1)制定工作標準 工作標準的基本結(jié)構(gòu)分四個部分。 隨機取樣本具有三個特性： ①在相同條件下，隨機取樣可以重復地進行。先將同類型的作業(yè)歸類分組，從各組中挑選出具有代表性的項目，然后進行定額。 統(tǒng)計分析法簡便易行，計算速度快；有統(tǒng)計資料為依據(jù)，說服力較強；但統(tǒng)計資料必須符合實際，如果填寫時摻入某些虛假因素，或者不管每天做多少事，用多少時間，一天都寫8 小時，便失去應用的價值。 美國的北極星導彈、阿波羅飛船 (有 1030 萬個零件 )、哥倫比亞航天飛機這樣的復雜系統(tǒng)的制造都是采用概率估算法來制定勞動定額的。 四、辦公室工作量化管理模式 綜合定額法是一種簡便易行的方法。 步驟 整個測評工作可分五步進行。 ②集體討論法 由測評小組集體討論，對被測評者逐個評定。平衡系數(shù)調(diào)整法是運用一個系數(shù)來修正測評數(shù) 據(jù)。 ②數(shù)學加權(quán)法 運用數(shù)學原理和方法，賦予權(quán)數(shù)，使之趨向精確化，也稱定量加權(quán)。這必須在測量尺度達到等距水平的情況下才有意義。人員的 客觀存在決定了功能的客觀差異，計量過程就是如何客觀地表現(xiàn)它們。 。 (2)測評標準編制的一般程序 辦公室人員測評標準的編制，要依據(jù)上級頒發(fā)的標準，結(jié)合本企業(yè)的實際情況，提出自己的具體測 評標準，其一般程序如下： ①建立標準編制小組，提出工作計劃 為結(jié)合量化管理的實施，小組成員應包括：領(lǐng)導者、專家、有經(jīng)驗的辦公室人員及定額工程師。這種標準的特點就是將現(xiàn)代化管理方法與人事考核制度結(jié)合起來，有利于開發(fā)各類人員的能力。在測評之后 ，就可在表上形成一條曲線。 標度是指測量的單位標準，它可以是數(shù)量化單位，也可以是非數(shù)量化單位；可以是定量的，也可以是定性的。缺點是典型較為難選，可能產(chǎn)生主觀性傾向。分檔可以是三檔，亦可以是五檔。 ⑥可比性原則 在要素設(shè)置上，應將有可比性的要素放在相近的鄰邊，使測評者自然而然 地產(chǎn)生比較思路。它應該有下列特性：內(nèi)涵明確；詞意清晰；直觀性強；有針對性。 ③能力結(jié)構(gòu)是指人員的特殊能力和專業(yè)結(jié)構(gòu)，是完成社會活動的本領(lǐng)和各種心理特性的總和。例如：秘書工作必須有較高的文字表達能力；公關(guān)工作必須有較強交際能力和較寬知識面。 辦公室人員職業(yè)能力的概念，可以理解為工作人員的素質(zhì)結(jié)構(gòu)、智力結(jié)構(gòu)、能力結(jié)構(gòu)和績效結(jié)構(gòu)諸要素的有機組合及其相互作用的表現(xiàn)。 ②價值 價值是與測量三要素中的法則相對應的概念。 ①定量描述 定量描述是測量的結(jié)果，也是評定的基礎(chǔ)。 ③動作 動作指人所表現(xiàn)的工作行為。這三個條件為： 。所謂法則就是指導人們進行測量的準則和方法。人的工作時間的測量是用數(shù)學對人的功能和動作進行描述；人的業(yè)績和貢獻的評定是應用這種描述來全面確定功能和動作的價值。 ③工作內(nèi)容在不斷變化。尺度是構(gòu)成法則的重要因素。常恒刺激法與配對比較法類似，其不同點是以一種標準的刺激，連續(xù)地同一組常恒刺激中的各 個成員相配對比較。在類別中，分派到相同數(shù)字的所有物體的某些屬性都是相似的。 (2)所謂定量是通過一種數(shù)字符號顯示人的功能 特性或人的效率特性。 二、辦公室工作量化管理的基本原理 辦公室工作的量化管理，衡量腦力勞動與體力勞動兩者的比重，需應用定性與定量相結(jié)合的原理和方法。任何一個職務都具有與該職務相應的責任。 (2)提高工作效率以后，就有可能縮短工作時間，從而有更多的時間讓 員工自行支配，去從事學習、娛樂、旅游、社交和休息。 工作效率，一般是指工作的投入與產(chǎn)出之比。優(yōu)化勞動組合的關(guān)鍵是用人問題。沒有工作定額，就無法實行定量考核的精細的業(yè)績評價。這里既包括技術(shù)設(shè)備的適當水平，又包括技術(shù)人員與專家力量的使用。 常言道：“巧婦難為無米之炊”。制定計劃盡量符合規(guī)范。 計劃實施后的結(jié)果如何；與預定的目標是否有差距，如果有，為什么；一個完整的總結(jié)既是對原來工作的評估，又是為下一步工作提出行動方向。 六、辦公室工作計劃的總結(jié) 總結(jié)是一項工作完成的最后步驟。在箭頭上標出每道工序所花時間，形成一網(wǎng)絡(luò)圖，找出其中的關(guān)鍵工作、關(guān)鍵路線，使關(guān)鍵路線滿足用時最少、費用最低的要求。 (4)檢查進度 計劃無論如何嚴密周詳，在執(zhí)行過程中總不免發(fā)生意外或偏差。它的基本步驟： (1)作業(yè)網(wǎng)圖 行政計劃評審術(shù)的第一步是 要作成一個完整的計劃。如果 這些比率和數(shù)字是在一張圖上表示出來的，那就用實線表示迄今為止的實際成果，用虛線表示計劃數(shù)字，這樣可以表明一些需要特別予以注意的主要趨勢。 下定決心 在下個月的每一周中要完成的一件重要事情，在下個月結(jié)束以前值得完成的四件事。 每日之末核查成果并把任何沒有完成的工作列入明日的計劃。 這是編制行政計劃的最關(guān)鍵的一個環(huán)節(jié)?？偟倪^程包含著環(huán)境、組織能力和資源、管理的利益和期望，以及社會責任等社會因素的綜合。 (1)戰(zhàn)略層 戰(zhàn)略層計劃它尋求在 一定的環(huán)境下比較協(xié)調(diào)的價值規(guī)范。對這種決策要做什么、怎樣做、需要什么資源等問題，人們的理解是一致的，可以依賴可靠的模型，過去有過成功的經(jīng)驗，對將來也有很大的把握。這些經(jīng)驗仍舊有用，但是現(xiàn)代的計劃又有了新的發(fā)展。例如福特汽車公司早期決定向市場投入廉價的標準化的汽車，它的經(jīng)營策略就是盡量降低生產(chǎn)成本，采用大批量生產(chǎn)的裝配線；產(chǎn)品標準化、規(guī)格化，實現(xiàn)零件可互換；組織龐大的銷售網(wǎng)。 計劃的內(nèi)容常用六個“ W”來表示： Why—— 為什么做 ?原因與目的。計劃就是使所有的行動保持同一方向，促使目標實現(xiàn)。其中的障礙主要集中在兩個方面： (1)要使組織成員普遍自覺地承擔某種確切的責任和任務常常是困難的，而建立在自覺性和使命感基礎(chǔ)之上的自我控制是目標管理的基礎(chǔ)之一。對此，如果是下屬的工作方法和能力差異造成的，領(lǐng)導者應視其為正常；如果是某些先天條件差別或事先考慮不周，則反映了目標制定階段的缺陷，應在下一輪目標管理中給予考慮。心理學的研究指出了“強化”的作用，人為地加強某個刺激和反應的聯(lián)系，可以鞏固某種行為。為此，在整個實施階段，高層領(lǐng)導者既要給下屬一定的指導和監(jiān)督，又要注意放手讓下屬自己去干。在討論組織目標體系的同時，要重新審視并適當調(diào)整組織中的人事結(jié)構(gòu)，這是落 實目標體系的組織保證。這個階段的工作內(nèi)容如下： (1)高層管理者確定初步目標 凡事總要有個起點。 總之，系統(tǒng)性和激勵性是目標管理的兩大特點，缺一不可。 在杜拉克提出目標管理思想的 20世紀 50年代的美國，管理界早已風靡過以人本主義為哲學基礎(chǔ)的激勵論。當組織結(jié)構(gòu)比較簡單時，計劃的系統(tǒng)要求并不高；而當組織結(jié)構(gòu)復雜時，內(nèi)部各部分就易產(chǎn)生沖突，因而更需要事前計劃的系統(tǒng)考慮。 目標管理首先是一種管理思想，它有兩個 顯著特點。 辦公室工作目標管理標準 第一節(jié) 辦公室目標管理概述 一、目標管理的內(nèi)涵 1.“目標管理”的起源 “目標管理”這一名稱，最初是美國著名管理學家杜拉克提出的。 (1)目標管理強調(diào)組織計劃的系統(tǒng)性 計劃是一種觀念，是有待于實現(xiàn)的行動。每個人的目標必須符合他所在工作團體的目標，每個工作團體的目標必須符合組織的總目標。從梅奧的霍桑試驗到馬斯洛的需要層次論，到麥格雷戈提出的 Y 理論，都認為 組織成員的工作熱情是可以激發(fā)的，建立在對工作本身理解的基礎(chǔ)上熱情要勝于由金錢刺激出來的干勁。忽視激勵性，就可能出現(xiàn)自上而下層層壓目標的命令式管理；忽視系統(tǒng)性，就會重犯早期人際關(guān)系學派的錯誤，即重情感而輕理性，忽視組織制度的強制作用。高層領(lǐng)導由于所處的地位，對環(huán)境條件和組織性質(zhì)認識要比組織中其他成員來得深刻，因而更有可能提出關(guān)于組織長遠發(fā)展的看法。 (3)明確各下屬的分目標 組織管理者在提出初步目標以后，要發(fā)動全體成員討論這個總目標，在討論中要求大家提問：這個總目標與自己有什么關(guān)系 ?為了實現(xiàn)這個總目標，自己應做些什么 ?在討論基礎(chǔ)上，各成員提出自己的打算，然后按組織各部門和各層次，分別提出自己的分目標。具體說，應該做到： (1)給下屬相應的權(quán)限和工作條件 根據(jù)各分目標的要求，給下屬相應的權(quán)限和 工作條件，使下屬能夠獨立自主地實現(xiàn)自己的目標。而強化的原則之一就是及時反饋。但無論如何，這個階段的考核評價依據(jù)只能是目標的實施結(jié)果，而不是努力程度。 (2)作為“上級”的不同層級的管理人員經(jīng)常不習慣或不能容忍“下級”的參與和自主性，往往會情不自禁地采用傳統(tǒng)的下達指示和發(fā)號施令的管理方法，忽視制定目標過程的共同性質(zhì)，同時缺乏技巧，以致管理過程受阻。 (2)力求經(jīng)濟合理 實現(xiàn)目標有許多途徑，需要選擇盡可能好的方法，以最低的費用取得預期的成果，保持較高的效率，避免不必要的損失。 What—— 做 什么 ?活動與內(nèi)容。 (3)政策 — 為組織活動建立的一般指南 政策指明組織的活動方針和范圍，鼓勵什么和限制什么，以保證行動同目標一致。 現(xiàn)代計劃同傳統(tǒng)計劃的主要不同是： (1)傳統(tǒng)計劃把目標作為外部給定的，不需要考慮其價值選擇；而現(xiàn)代計劃不局限于由外部給定價值和目標，它本身也考 慮這些前提。不定型決策所涉及的問題是沒有先例的、新穎的，其結(jié)構(gòu)既復雜又不明確，沒有現(xiàn)成的方法和程序，因此每次都要把問題綜合成信息加以處理，再作決策，它的不確定性程度很高，而且往往要付出相當代價去探索。它的計劃是為了與環(huán)境協(xié)調(diào)，制定出能使價值系統(tǒng)發(fā)生變化的行動，這相當于提出了整個目的。政策層為辦公室工作提供具體方向，戰(zhàn)術(shù)層則給出了具體工作的活動藍圖，三者與組織環(huán)境互相影響，共同完成工作計劃。在眾多可行的計劃方案中擇一，作為最終的定案。 (例如，你有這樣的經(jīng)驗嗎 ?當你晚上睡覺以前把你明天準備穿的衣服拿出來放好，比起你事先沒有想好而在早晨起床時再想“今天我該穿什么”要容易而迅速得多 )。 第一步是確定要完成什么事。 在一周左右的時間內(nèi)，每天花幾分鐘檢查一下本年中的主要事件，分析一下成功或失誤，然后按季度列出以后十二個月中每月的主要目標。這個計劃要用作業(yè)網(wǎng)圖表示出來，且由此網(wǎng)圖也可以顯示該計劃的各種工作間的相互關(guān)系及其程序。因此必須隨時檢查工作進度，根據(jù)工作情況確定與原計劃有無出入，如有出入不能按原定計劃依期完成時，便要采取適當而有效的措施，以求補救。這條關(guān)鍵路線就是最佳工作程序的方案。其內(nèi)容包括計劃實施前、實施中、實施后所有情況的匯報。在辦公室管理中，撰寫工作計劃總結(jié)是任何一位辦公室人員必不可少的一項工作。如果超出規(guī)范確屬必要，則立即要向上級部門申報以取得上級的批準與認可，有時還要寫出可行性論證報告并提請有關(guān)機構(gòu)審批，不得“先斬后奏”。僅有上述組織、人事、思想等方面的準備而沒有相當?shù)奈镔Y條件，恐怕任何事情也是難以辦成的。僅僅依靠領(lǐng)導的經(jīng)驗難以進行科學管理。 (2)定量考核 定量考核是指用工作定額作為標尺，來衡量辦公室工作人員的業(yè)績多少，貢獻大小，用事實和數(shù)據(jù)說話，而不是單純憑主觀印象來評價。 量化管理的一個 明顯的特點，是辦公室工作有了明確的定量標準，規(guī)定了應該完成的工作量，從而使每個人都能主動地自覺地為爭取工作滿負荷而努力。 產(chǎn)出大于投入，就是正效率，產(chǎn)出小于投入，就是負效率。 (3)提高工作效率以后，可以克服機構(gòu)臃腫，人浮于事，浪費時間的現(xiàn)象。所謂責任是指對其工作的同意、承諾和承擔后果。絕對地用定量考核，某些崗位的計量條件還不夠成熟，單純地用定性方法考核，無數(shù)據(jù)作依據(jù)，難以符合實際，因 而避免不了“設(shè)虛崗”、“人浮于事”、“機構(gòu)臃腫”的弊病。 測量可分四種水平，即類別、等級、等距和比值。例如男性稱之為 1，女性稱之為 2，只是性別相似而已， 就是一種尺度。連續(xù)性類別法是把一群刺激分成若干不同的類別，再按指定的屬性進行順序排列。 定性與定量原理，要求將勞動人事管理的豐富經(jīng)驗與數(shù)學領(lǐng)域的新老成果相結(jié)合，使測量標準和計量方法有機地統(tǒng)一起來。 ④工作方法在不斷變化。評定和測量是事物的兩種衡量方法，相輔相成，互為一體。 在對人的動作測量上，確定人的某種作業(yè)效率的法則，可以分派 1～ 10 的數(shù)字。 。這種行為是由精神支配的、具有內(nèi)在動機和意義的行動。例如，在處理數(shù)據(jù)中，常用平均數(shù)、標準差和標準誤差來表示事物的情況。價值源于定量描述，高于定量描述，是評定的重要因素。 要素是構(gòu)成事物的基本因素，在人員測評工作中，要素就是構(gòu)成人員功能的基本因素。 ②一般性要素，它是各類人員必須具備的基本功能。通常指工作經(jīng)驗、處事能力、組織能力、表達能力、創(chuàng)造能力等要求。 ②少而精的原則 要素的設(shè)計要盡可能簡 單，只要能達到既定目的并獲得所需功能即行。例如“知識面”可以與“專業(yè)知識”放在一起，就可比較知識的廣度和深度。這種方法的優(yōu)點是直觀性強，能夠形象地展示辦公室人員的功能