【正文】 據(jù)，它是勞動(dòng)人事管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)工作。事物通過(guò)權(quán)衡，就可分出高低、輕重，可以分型分類(lèi)，得出客觀的公正的評(píng)價(jià)。它為人事決策、能力平衡、業(yè)務(wù)考核提供了依據(jù)。價(jià)值源于定量描述，高于定量描述，是評(píng)定的重要因素。業(yè)務(wù)工作量的測(cè)定，常采取實(shí)體測(cè)定、工時(shí)抽樣和模擬分析，其數(shù)據(jù)處理多采用數(shù)理統(tǒng)計(jì)、非參數(shù)統(tǒng)計(jì)和回歸分析法等。在測(cè)量統(tǒng)計(jì)或抽樣研究中，總是通過(guò)部分資料來(lái)推測(cè)全體的。標(biāo)準(zhǔn)差可表明一系列變數(shù)距平 均數(shù)的分布情形，常用來(lái)確定某一范圍的界限，也就是說(shuō)，某一“標(biāo)準(zhǔn)”數(shù)值，不只是恰巧等于這個(gè)數(shù)值才符合要求，一般都有一個(gè)上下幅度的范圍，凡在規(guī)定的幅度范圍內(nèi)，都屬正常值。例如，在處理數(shù)據(jù)中，常用平均數(shù)、標(biāo)準(zhǔn)差和標(biāo)準(zhǔn)誤差來(lái)表示事物的情況。 (2)評(píng)定 評(píng)定泛指衡量人與事的價(jià)值，具有與測(cè)量相對(duì)應(yīng)的三要素。離開(kāi)了人的動(dòng)作行為，法則就是一句空話(huà)；沒(méi)有良好的法則，就不可能使作業(yè)的勞動(dòng)量通過(guò)數(shù)學(xué)得到反映。潛在行為如不通過(guò)顯露行為表達(dá)，自然無(wú)法計(jì)量。這種行為是由精神支配的、具有內(nèi)在動(dòng)機(jī)和意義的行動(dòng)。 ②數(shù)學(xué) 這里所說(shuō)的數(shù)學(xué)是指使用數(shù)學(xué)的方法和手段，研究人的功能和工作時(shí)間，由于既存在共性和個(gè)性，又有一定的模糊性和復(fù)雜性，便要應(yīng)用現(xiàn)代數(shù)學(xué)中的模糊數(shù)學(xué)和多元統(tǒng)計(jì)、非參數(shù)統(tǒng)計(jì)等手段，以解開(kāi)其中的難題。事物既有共性，又有個(gè)性，共性是歸類(lèi)的依據(jù)，個(gè)性是區(qū)別事物的標(biāo)識(shí)。 不存在的現(xiàn)象或動(dòng)作行為是無(wú)法測(cè)量的，而無(wú)法測(cè)量的對(duì)象則無(wú)法建立法則。 。但不管容易還是困難，只要具備了以下三個(gè)條件的，就可以測(cè)量。 法則被使用后，往往會(huì)產(chǎn)生不同的效果，假設(shè)測(cè)量的各種條件都相等，則好的法則可以得到客觀可靠的測(cè)量結(jié)果，差的法則就會(huì)得到無(wú)效或偏畸的測(cè)量結(jié)果。任何測(cè)量都會(huì)呈現(xiàn)函數(shù)關(guān)系，而函數(shù)關(guān)系都是建立一種有順序的配對(duì)的集合，用公式表示如下： f=｛ (x,y)。 在對(duì)人的動(dòng)作測(cè)量上，確定人的某種作業(yè)效率的法則，可以分派 1～ 10 的數(shù)字。 ①法則 無(wú)論何種測(cè)量，最關(guān)鍵的要素是法則。 (1)測(cè)量 業(yè)務(wù)工作測(cè)量的定義為：根據(jù)法則，用數(shù)學(xué)對(duì)勞動(dòng)者的動(dòng)作進(jìn)行描述。在量化管理系統(tǒng)中，無(wú)論是確定人員功能素質(zhì)，還是制定工作定額，以及考核評(píng)定，都要應(yīng)用這一原理。評(píng)定和測(cè)量是事物的兩種衡量方法，相輔相成，互為一體。 辦公室工作，客觀上存在著“質(zhì)”和“量”，如何測(cè)量 ? 測(cè)評(píng)的概念，包括測(cè)量和評(píng)定兩個(gè)含義。 ②在不改變工作的方式方法前提下，例行時(shí)間是相對(duì)穩(wěn)定的。 ⑥工作時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)學(xué)模式要隨時(shí)空關(guān)系和前述幾項(xiàng)的變化而變化。 ④工作方法在不斷變化。 ②環(huán)境在不斷變化。量化管理的動(dòng)態(tài)概念，就是影響時(shí)間的因素結(jié)構(gòu)及其變量，時(shí)間消耗的結(jié)構(gòu)及其變量，都在不斷變化中。 在辦公室量化管理中，靜態(tài)概念是指在某一特定階段中，在標(biāo)準(zhǔn)條件下，影響時(shí) 間的因素變化與時(shí)間消耗呈對(duì)應(yīng)穩(wěn)定狀態(tài)。 定性與定量原理，要求將勞動(dòng)人事管理的豐富經(jīng)驗(yàn)與數(shù)學(xué)領(lǐng)域的新老成果相結(jié)合，使測(cè)量標(biāo)準(zhǔn)和計(jì)量方法有機(jī)地統(tǒng)一起來(lái)。例如，員工甲完成工作定額為 200h，員工乙完成工作定額 140h，可以說(shuō)甲比乙完成定額多 30％，或乙只完成甲的 70%。 比值尺度，即比例尺度，它除了含有上述 三種尺度的特征外，還具有實(shí)際意義的絕對(duì)零點(diǎn)。 等距尺度，它具有類(lèi)別和等級(jí)尺度的特征，而且測(cè)量單位相同，尺度上的等差代表所測(cè)量事物的量的等差。連續(xù)性類(lèi)別法是把一群刺激分成若干不同的類(lèi)別，再按指定的屬性進(jìn)行順序排列。配對(duì)比較法是在一個(gè)時(shí)間內(nèi)對(duì)每組配對(duì)的刺激 (事物、現(xiàn)象或行為 )按大小排列次序。等級(jí)量度，一般可分為等第順序法、配對(duì)比較法、常恒刺激法和連續(xù)性類(lèi)別法。這種規(guī)定的特征或?qū)傩跃哂型?lèi)性質(zhì)。例如男性稱(chēng)之為 1，女性稱(chēng)之為 2，只是性別相似而已， 就是一種尺度。類(lèi)別中的數(shù)字代表事物的集體，它與標(biāo)記相異之處是每個(gè)數(shù)字代表一個(gè)以上的人或物體。標(biāo)記中的數(shù)字只記載事物而已，并不作數(shù)字分析。 類(lèi)別尺度，是測(cè)量水平中最簡(jiǎn)單最基礎(chǔ)的一種。 測(cè)量可分四種水平，即類(lèi)別、等級(jí)、等距和比值。科學(xué)合理的定性是現(xiàn)代工作測(cè)評(píng)的重要環(huán)節(jié)。在工作量的衡量中，定性就是考察工作人員所承擔(dān)的目標(biāo)系統(tǒng)中的各項(xiàng)指標(biāo)的完成與否，崗位責(zé)任制中的條款履行與否等。 (1)所謂定性，就是對(duì)人與事的特性進(jìn)行鑒別和確定。絕對(duì)地用定量考核，某些崗位的計(jì)量條件還不夠成熟，單純地用定性方法考核，無(wú)數(shù)據(jù)作依據(jù)，難以符合實(shí)際，因 而避免不了“設(shè)虛崗”、“人浮于事”、“機(jī)構(gòu)臃腫”的弊病。 (5)有利于實(shí)際應(yīng)用。 (3)責(zé)任范圍，領(lǐng)導(dǎo)工作與具體工作的責(zé)任大小不同，各業(yè)務(wù)崗位都有本身的責(zé)任。 依照制定工作定額的要求，辦公室工作的分類(lèi)，應(yīng)遵循其本身的規(guī)律，通?？紤]的因素有： (1)工作性質(zhì)，即處理所承擔(dān)的工作時(shí)，應(yīng)具備的專(zhuān)業(yè)知識(shí)、技藝、能力及其特點(diǎn)，性質(zhì)類(lèi)同的可歸納在一起。所謂責(zé)任是指對(duì)其工作的同意、承諾和承擔(dān)后果。這種工作行為，既可以發(fā)生在人與人之間，也可以發(fā)生在人與物之間。把握職務(wù)分類(lèi)的本質(zhì)，就能在勞動(dòng)人事管理上產(chǎn)生積極的效能。 職務(wù)分類(lèi)是指將工作人員擔(dān)任的每個(gè)職務(wù)的內(nèi)容加以分析，以掌握該職務(wù)的固有性質(zhì)和各職務(wù)之間的關(guān)系及特點(diǎn)，從而決定工作人員在履行職務(wù)上所應(yīng)具備的條件，制定規(guī)范，評(píng)定等級(jí)，衡量工作量和確定報(bào)酬范圍，并以此作為選用、培訓(xùn)、考核、升遷、獎(jiǎng)懲的依據(jù)。 (3)提高工作效率以后，可以克服機(jī)構(gòu)臃腫，人浮于事，浪費(fèi)時(shí)間的現(xiàn)象。即有利于單位的勞動(dòng)生產(chǎn)率和經(jīng)濟(jì)效益的提高，增加活力；有利于工作人員個(gè)人實(shí)現(xiàn)多勞多得，增加收入。衡量辦公室工作人員的效率的標(biāo)準(zhǔn)就是工作定額。 一個(gè)人的工作能力如何，很大程度上是看其工作效率的高低。 產(chǎn)出大于投入，就是正效率，產(chǎn)出小于投入，就是負(fù)效率。辦公室量化管理實(shí)際上就是講求充分利用時(shí)間和設(shè)法提高工作效率的重要途徑。 “時(shí)間就是金錢(qián)，效率就是生命”的口號(hào)是人所共知的。這不僅僅是對(duì)物質(zhì)生產(chǎn)的要求，也同樣是對(duì)辦公室工作的要求。 量化管理的一個(gè) 明顯的特點(diǎn)，是辦公室工作有了明確的定量標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)定了應(yīng)該完成的工作量，從而使每個(gè)人都能主動(dòng)地自覺(jué)地為爭(zhēng)取工作滿(mǎn)負(fù)荷而努力。即人在所分配的崗位上，學(xué)以致用，能夠做到人盡其才，才盡其用，能出較大成果；生產(chǎn)資料也因有了合適的人使用，而發(fā)揮了更大的功能。定編是指規(guī)定各個(gè)單位各類(lèi)人員的編制，包括組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置，人員的定額和崗位的分配。 (3)定員定編 定員是指按工作定額來(lái)確定人員配備的標(biāo)準(zhǔn)，它是組織勞動(dòng)，編制勞動(dòng)計(jì)劃的依據(jù)。 (2)定量考核 定量考核是指用工作定額作為標(biāo)尺，來(lái)衡量辦公室工作人員的業(yè)績(jī)多少，貢獻(xiàn)大小，用事實(shí)和數(shù)據(jù)說(shuō)話(huà)，而不是單純憑主觀印象來(lái)評(píng)價(jià)。 工作定額是辦公室工作人員實(shí)行定量考核的一個(gè)標(biāo)尺或衡量工作。 工作定額是勞動(dòng)定額的一種。 第三節(jié) 辦公室的工作 量化管理 一、辦公室工作量化管理概述 辦公室量化管理是指在組織生產(chǎn)勞動(dòng)過(guò)程中，采用科學(xué)方法 (如預(yù)測(cè)、概率估算、實(shí)測(cè)、預(yù)定動(dòng)作時(shí)間法等 )對(duì)各個(gè)工作項(xiàng)目，制定出工作定額來(lái)實(shí)行定量考核的管理方法。僅僅依靠領(lǐng)導(dǎo)的經(jīng)驗(yàn)難以進(jìn)行科學(xué)管理。由于社會(huì)事務(wù)日益復(fù)雜，科學(xué)技術(shù)蓬勃發(fā)展，所以在實(shí)施某項(xiàng)決策之前，技術(shù)條件、技術(shù)力量也是一個(gè)不得不考慮的因素。 技術(shù)問(wèn)題既屬于物資準(zhǔn)備但又不完全是物資準(zhǔn)備可以解決的。執(zhí)行計(jì)劃必需要有經(jīng)費(fèi)上的準(zhǔn)備，對(duì)于所需資金必須事先籌措并制定出使用計(jì)劃，做到有的放矢。僅有上述組織、人事、思想等方面的準(zhǔn)備而沒(méi)有相當(dāng)?shù)奈镔Y條件，恐怕任何事情也是難以辦成的。要利用各種手段充分動(dòng)員， 不僅要使工作人員能理解工作的內(nèi)容和意義，而且要設(shè)法將其變?yōu)楣ぷ魅藛T的自覺(jué)行動(dòng)。緊接著，計(jì)劃必須獲得所有執(zhí)行人員及有關(guān)各方的理解與接受，工作人員必須了解計(jì)劃并決心努力實(shí)現(xiàn)計(jì)劃目標(biāo)。這些條件具 備了，就要使計(jì)劃內(nèi)容通過(guò)組織貫徹下去，各項(xiàng)指標(biāo)都要通過(guò)組織機(jī)構(gòu)落實(shí)下去，形成職、責(zé)、權(quán)、利有機(jī)結(jié)合的組織系統(tǒng)，并制定必要的規(guī)章制度，建立簡(jiǎn)便的工作程序與辦事制度，以保證在計(jì)劃實(shí)施過(guò)程中組織功能的最好發(fā)揮。如果超出規(guī)范確屬必要，則立即要向上級(jí)部門(mén)申報(bào)以取得上級(jí)的批準(zhǔn)與認(rèn)可，有時(shí)還要寫(xiě)出可行性論證報(bào)告并提請(qǐng)有關(guān)機(jī)構(gòu)審批，不得“先斬后奏”。在采取具體措施之前，要檢查計(jì)劃是否與現(xiàn)行的秩序沖突。 計(jì)劃實(shí)施前的準(zhǔn)備階段。一般認(rèn)為，計(jì)劃實(shí)施可以分兩步進(jìn)行，即實(shí)施前的準(zhǔn)備階段和實(shí)質(zhì)性的工作階段，每一個(gè)大的階段又由若干環(huán)節(jié)所組成。在辦公室管理中，撰寫(xiě)工作計(jì)劃總結(jié)是任何一位辦公室人員必不可少的一項(xiàng)工作。 另外，實(shí)施中所碰到的各種特殊困難或者特殊幫助 ，在總結(jié)中都要有所交代。 (4)預(yù)算 計(jì)劃完成的預(yù)計(jì)費(fèi)用。 (2)收集材料階段 所要收集材料的范圍、深度狀況；什么類(lèi)型的數(shù)據(jù)；運(yùn)用什么樣的方式等。其內(nèi)容包括計(jì)劃實(shí)施前、實(shí)施中、實(shí)施后所有情況的匯報(bào)。 除了宏觀國(guó)民經(jīng)濟(jì)模型以外，還有不少微觀模型和專(zhuān)題模型。 Frisch 等人 提出的，它已經(jīng)發(fā)展成為一種計(jì)劃方法，它的大致框圖如圖 52： 經(jīng)濟(jì)計(jì)量學(xué)在數(shù)理經(jīng)濟(jì)學(xué)基礎(chǔ)上，結(jié)合實(shí)際統(tǒng)計(jì)資料，運(yùn)用數(shù)理統(tǒng)計(jì)方法和經(jīng)濟(jì)計(jì)量技術(shù)，對(duì)有關(guān)變量和模型參數(shù)進(jìn)行估算、檢驗(yàn)和應(yīng)用。有利于節(jié)省人力、物力和財(cái)力。這條關(guān)鍵路線就是最佳工作程序的方案。它的具體做法是：把每道工 序畫(huà)成圓圈標(biāo)上號(hào)碼，找出起點(diǎn)和終點(diǎn) (第一道工序和最后一道工序 )，根據(jù)各道工序的特點(diǎn)和關(guān)系，用箭頭把它們 (標(biāo)號(hào)的圓圈 )連起來(lái)。 1962 年美國(guó)政府規(guī)定，一切由政府參與開(kāi)發(fā)的工程，必須事先提交 PERT 計(jì)劃， PERT 已成為美國(guó)目前十分盛行的一種管理方法。 (6)人力運(yùn)用 人力運(yùn)用就是將人員作良好安排 這種計(jì)劃方法于 1957 年由美國(guó)海軍部特殊計(jì)劃局和民間洛基德公司、漢密爾頓公司合作創(chuàng)制出來(lái)。因此必須隨時(shí)檢查工作進(jìn)度，根據(jù)工作情況確定與原計(jì)劃有無(wú)出入，如有出入不能按原定計(jì)劃依期完成時(shí)，便要采取適當(dāng)而有效的措施，以求補(bǔ)救。但僅有數(shù)字的資料，有時(shí) 不易了解，有時(shí)不便運(yùn)用，所以進(jìn)一步把二者結(jié)合起來(lái)制作管理圖表，作為執(zhí)行及控制整個(gè)工作計(jì)劃的必要手段或工具。 (3)管理圖表 無(wú)論作業(yè)網(wǎng)圖的繪制還是工作時(shí)間的估計(jì)，目的都在于獲得計(jì)劃管理所需資料。在完整的計(jì)劃作業(yè)網(wǎng)圖制作之前，先要就各個(gè)作業(yè)的內(nèi)容與程序，制定各個(gè)作業(yè)表及網(wǎng)圖 51。這個(gè)計(jì)劃要用作業(yè)網(wǎng)圖表示出來(lái)，且由此網(wǎng)圖也可以顯示該計(jì)劃的各種工作間的相互關(guān)系及其程序。它適用大型工程和復(fù)雜計(jì)劃的設(shè)計(jì)安排。下面介紹幾種主要的計(jì)劃方法。人們往往先在想象中做什么事，然后才在現(xiàn)實(shí)生活中做這些事；從絕大多數(shù)情況來(lái)講，只有先設(shè)想，才能在現(xiàn)實(shí)生活中做到。 在一周左右的時(shí)間內(nèi)，每天花幾分鐘檢查一下本年中的主要事件，分析一下成功或失誤，然后按季度列出以后十二個(gè)月中每月的主要目標(biāo)。 確定下個(gè)季度中每個(gè)月要完成的一些要點(diǎn)，在包括四個(gè)季度的移動(dòng)平均數(shù)的基礎(chǔ)上，確定一些重要的比率和表明趨勢(shì)的數(shù)字。確定需要采取的補(bǔ)救措施或計(jì)劃中需要改變的地方。 每季對(duì)季度目標(biāo)進(jìn)行計(jì)劃和安排。 第一步是確定要完成什么事。 總結(jié)本月的重大事件、并擬定出在下月要達(dá)到的一些主要目標(biāo)。 在每周的最后一個(gè)工作日之末，花幾分鐘時(shí)間檢查一下本周的主要活動(dòng)，同計(jì)劃的成果比較，找出可以改進(jìn)之處，擬定出下周各項(xiàng)主要工作的提綱。在每日之末對(duì)要在第二天完成的工作寫(xiě)一個(gè)簡(jiǎn)明的提綱，或者在思想上作一個(gè)明確的想象。 (例如，你有這樣的經(jīng)驗(yàn)嗎 ?當(dāng)你晚上睡覺(jué)以前把你明天準(zhǔn)備穿的衣服拿出來(lái)放好，比起你事先沒(méi)有想好而在早晨起床時(shí)再想“今天我該穿什么”要容易而迅速得多 )。 擬定一個(gè)要在明天達(dá)到的成果和進(jìn)行的主要活動(dòng)的簡(jiǎn)要提綱，按重要程度順序排列，把重要項(xiàng)目編上號(hào)碼。 在碰到問(wèn)題需要擬訂行動(dòng)方案的時(shí)候，就是應(yīng)該擬訂計(jì)劃的時(shí)候。 四、辦公室工作計(jì)劃的期限 從計(jì)劃的戰(zhàn)略角度來(lái)說(shuō)，一項(xiàng)工作計(jì)劃的期限是不定的，根據(jù)組織整體目標(biāo)發(fā)展的階段性，計(jì)劃的實(shí)施有不同的時(shí)間范疇。在眾多可行的計(jì)劃方案中擇一，作為最終的定案。并運(yùn)用科學(xué)方法評(píng)價(jià)各個(gè)可行方案的優(yōu)劣。 運(yùn)用科學(xué)的方法和技術(shù)手段，對(duì)收集到的資料進(jìn)行分類(lèi)、處理，進(jìn)行資料的分析，以為制定多個(gè)計(jì)劃方案創(chuàng)造必要的條件。一般地，邏輯上的行政計(jì)劃編制過(guò)程大致包括以 下幾個(gè)基本環(huán)節(jié)： 根據(jù)所要解決的問(wèn)題性質(zhì)，確定恰當(dāng)?shù)哪繕?biāo)，這是編制工作計(jì)劃的第一個(gè)環(huán)節(jié)。政策層為辦公室工作提供具體方向，戰(zhàn)術(shù)層則給出了具體工作的活動(dòng)藍(lán)圖，三者與組織環(huán)境互相影響，共同完成工作計(jì)劃。在戰(zhàn)略層制定的綜合計(jì)劃為具體實(shí)施規(guī)定了范圍，為辦公室工作提供全面的指導(dǎo)。它的計(jì)劃給出了業(yè)務(wù)性的活動(dòng)藍(lán)圖。它考慮在時(shí)間和資源可允許的條件下，互有聯(lián)系的目標(biāo)實(shí)現(xiàn)最佳組合，使資源分配的價(jià)值盡可能大，它給出了一系列政策。它的計(jì)劃是為了與環(huán)境協(xié)調(diào)，制定出能使價(jià)值系統(tǒng)發(fā)生變化的行動(dòng)，這相當(dāng)于提出了整個(gè)目的。 從計(jì)劃的操作角度來(lái)看，辦公室工作計(jì)劃又可以分為戰(zhàn)略層、政策層與戰(zhàn)術(shù)層三類(lèi)。按照時(shí)間序列，辦公室工作計(jì)劃可以分為長(zhǎng)期計(jì)劃、中期計(jì)劃、短期計(jì)劃三種類(lèi)型。它基本上是適應(yīng)程序化決策的，對(duì)于非程序化決策，必須結(jié)合其他探索式問(wèn)題 解決方法進(jìn)行。不定型決策所涉及的問(wèn)題是沒(méi)有先例的、新穎的，其結(jié)構(gòu)既復(fù)雜又不明確，沒(méi)有現(xiàn)成的方法和程序，因此每次都要把問(wèn)題綜合成信息加以處理，再作決策，它的不確定性程度很高，而且往往要付出相當(dāng)代價(jià)去探索。定型決策所涉及的是反復(fù)發(fā)生多次、結(jié)構(gòu)明 確的同類(lèi)問(wèn)題，它是具有重復(fù)和常規(guī)性質(zhì)的決策。 其具體形式視決策的確定型或非確定型而有所不同。 (3)傳統(tǒng)計(jì)劃一般以手段為重點(diǎn)；而現(xiàn)代計(jì)劃不墨守成規(guī)，它重