【正文】 迫在眉睫。第一章長(zhǎng)江國(guó)際貨物運(yùn)輸代理九江公司概況及運(yùn)作流程中存在的問(wèn)題長(zhǎng)江國(guó)際貨物運(yùn)輸代理九江公司（九江長(zhǎng)江船務(wù)代理有限公司）成立于1998年，隸屬于中國(guó)長(zhǎng)江航運(yùn)（集團(tuán)）總公司。長(zhǎng)江國(guó)際貨物運(yùn)輸代理九江公司與眾多享譽(yù)世界的船公司、物流公司有著密切的合作關(guān)系，如CMA（法國(guó)達(dá)飛）、EVER GREEN（長(zhǎng)榮）、煙海等等，代理網(wǎng)絡(luò)遍及世界各地，并對(duì)每票貨的運(yùn)輸情況及單證操作進(jìn)行有效地跟蹤管理，為貨物能及時(shí)迅速地運(yùn)抵目的地提供了更為可靠的信譽(yù)保證。中國(guó)國(guó)際海運(yùn)網(wǎng) 長(zhǎng)江貨代九江公司運(yùn)作流程概述長(zhǎng)江貨代九江公司的運(yùn)作流程主要是由市場(chǎng)部、單證部、船務(wù)部、報(bào)檢部、報(bào)關(guān)部和財(cái)務(wù)部相互配合工作，其貨代流程主要有以下幾個(gè)步驟，：（一）接受貨主詢(xún)價(jià)（二）接受貨主委托（三）租船訂艙（四）做箱（五）確認(rèn)和修改提單（六）報(bào)檢（七）報(bào)關(guān)（八）跟蹤上船/二程（九）結(jié)算航次費(fèi)用（十）提單/發(fā)票簽發(fā)（十一）督促航次費(fèi)用清算并及時(shí)返還貨主退稅核銷(xiāo)單一、接受貨主詢(xún)價(jià) 海運(yùn)詢(xún)價(jià)： 了解發(fā)貨港至各大洲各大航線常用的及貨主常需服務(wù)的港口、價(jià)格和主要船公司船期信息。 二、接受貨主委托接受貨主委托后需明確的重點(diǎn)信息：船期、件數(shù)、箱型、箱量、毛重、體積（20’GP、40’GP、40’HC 、45’GP）、付費(fèi)條款、貨主聯(lián)系方法、做箱情況等。 取得做箱后的裝箱單。根據(jù)貨物及進(jìn)出口國(guó)家情況做好報(bào)檢單，與相關(guān)單據(jù)一并提交商檢局報(bào)檢，經(jīng)商檢局審單合格的可收費(fèi)，然后在相關(guān)科室進(jìn)行檢驗(yàn)檢疫；若審單不合格需繼續(xù)修改。 備妥報(bào)關(guān)所需資料于結(jié)關(guān)前一天通關(guān)。 九、結(jié)算航次費(fèi)用 海運(yùn)費(fèi)：預(yù)付、 到付 陸運(yùn)費(fèi)：訂艙、報(bào)關(guān)做箱(內(nèi)裝/門(mén)到門(mén))、其他費(fèi)用（沖港費(fèi)/沖關(guān)費(fèi)、商檢、動(dòng)植檢、提貨、快遞、電放、更改費(fèi)等）。B: 取裝箱單。F: 報(bào)檢托書(shū)、合同、發(fā)票、裝箱單。長(zhǎng)江貨代九江公司最突出的問(wèn)題之一就是企業(yè)信息不通暢。這樣，缺乏合適的系統(tǒng)來(lái)跟蹤工作流程，無(wú)法管理責(zé)任心不強(qiáng)的員工，信息的采集、傳送也緩慢；，使用紙質(zhì)辦公，導(dǎo)致信息查詢(xún)難度極高，表單更新也沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和格式，不能進(jìn)行數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)和分析困難，很難做出及時(shí)、準(zhǔn)確的決策；，合作協(xié)調(diào)性不強(qiáng)。首先，長(zhǎng)江貨代九江公司的流程活動(dòng)往往分散在不同的職能部門(mén)，并強(qiáng)行被割裂但權(quán)責(zé)又不夠明確。所以，從更高的層面考慮，流程控制對(duì)長(zhǎng)江貨代九江公司的發(fā)展非常重要。第二章 長(zhǎng)江貨代九江公司運(yùn)作流程問(wèn)題的分析 信息通暢問(wèn)題分析物流企業(yè)信息的流暢與企業(yè)的生存競(jìng)爭(zhēng)力緊密相關(guān)，尤其在類(lèi)似于長(zhǎng)江貨代九江公司這類(lèi)中小物流企業(yè)中，信息的流通更顯至關(guān)重要，只有信息通暢才能充分發(fā)揮其作用促進(jìn)企業(yè)高效快速運(yùn)轉(zhuǎn)而具備較強(qiáng)的行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。當(dāng)工作的源頭—市場(chǎng)部接到客戶(hù)的第一手資料需及時(shí)讓其他各部門(mén)完全并準(zhǔn)確的知道，在信息傳遞過(guò)程中不論是發(fā)出方還是接收方都有出錯(cuò)可能，造成后續(xù)工作出現(xiàn)諸多麻煩；資料傳遞后操作部、船務(wù)部需根據(jù)資料盡快做好自己部門(mén)的工作并需相互配合，然后把提單的確認(rèn)、船名、航次、提單號(hào)等相關(guān)信息反饋到市場(chǎng)部，市場(chǎng)部人員好及時(shí)讓客戶(hù)了解出運(yùn)、到貨等情況；同時(shí)還需把信息傳遞到報(bào)檢、報(bào)關(guān)、財(cái)務(wù)各部門(mén)，以便提前計(jì)劃，使后面的程序有效進(jìn)行下去。因?yàn)檫@些公司、部門(mén)的工作是有機(jī)結(jié)合的循環(huán)配合工作，所以不論哪個(gè)部門(mén)、環(huán)節(jié)出錯(cuò)都會(huì)影響企業(yè)整體生存競(jìng)爭(zhēng)力。報(bào)檢、報(bào)關(guān)部與公司的其他部門(mén)分居幾地工作，有時(shí)為了查詢(xún)或確認(rèn)某個(gè)信息，要打多個(gè)電話詢(xún)問(wèn)。例如，市場(chǎng)部急需其他部門(mén)配合處理某些單據(jù)，但其他部門(mén)不了解輕重緩急，正花有限的時(shí)間處理他們也認(rèn)為很急需的其他單據(jù)。但目前中小物流企業(yè)大多存在此類(lèi)問(wèn)題，如長(zhǎng)江貨代九江公司這類(lèi)物流公司的流程控制問(wèn)題的表現(xiàn)主要有以下三點(diǎn)：，權(quán)責(zé)不夠明確。，在此基礎(chǔ)上還需進(jìn)一步優(yōu)化流程，讓整個(gè)工作流程處于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)籌控制之下，以便宏觀運(yùn)作好公司整體業(yè)務(wù)輕重緩急。如果能進(jìn)一步優(yōu)化流程，打破原先的層級(jí)部門(mén)模式，更高管理層能夠從計(jì)算機(jī)的流程中全面清晰的掌握公司業(yè)務(wù)流程，這對(duì)公司的決策及發(fā)展非常有利。這對(duì)員工的身體和精神都造成一定程度的損害。工作流軟件指：運(yùn)行在一個(gè)或多個(gè)工作流引擎上的用于定義、實(shí)現(xiàn)和管理工作流運(yùn)行的一套軟件，它被工作流執(zhí)行者運(yùn)用，推進(jìn)工作流實(shí)例的執(zhí)行，并監(jiān)控工作流的運(yùn)行狀態(tài)。 面對(duì)種種流程問(wèn)題，一種新型企業(yè)管理模式——“流程式管理”出現(xiàn)，并隨著企業(yè)管理實(shí)踐的發(fā)展，流程管理的含義也不斷改善。 梅紹祖[美]James在結(jié)合企業(yè)實(shí)際的基礎(chǔ)上，運(yùn)用工作流軟件而建立起的應(yīng)用系統(tǒng)的運(yùn)行周期一般包括定義過(guò)程、優(yōu)化過(guò)程、應(yīng)用系統(tǒng)開(kāi)發(fā)及執(zhí)行幾個(gè)階段。運(yùn)用工作流軟件可為中小物流企業(yè)提供隨時(shí)更新的公共信息和數(shù)據(jù)。，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)與流程自動(dòng)化的集成，可隨時(shí)查得歷史數(shù)據(jù)，便于各類(lèi)表單統(tǒng)計(jì)查詢(xún)。工作流軟件采用發(fā)送即時(shí)消息或郵件投遞的方式管理多用戶(hù)參與的活動(dòng)流程，還有自動(dòng)提醒功能、跟蹤流程、基于不同條件控制操作組權(quán)限等特點(diǎn)。4. 共享資料，并隨時(shí)生成處理效率報(bào)表。工作流軟件還可以支持群組之間的通信。工作流軟件不但提供日常辦公和關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程智能化管理，還能根據(jù)公司的特殊要求方便地定制多種流程，實(shí)現(xiàn)對(duì)不同角色的不同跟蹤、查詢(xún)、統(tǒng)計(jì)、打印等強(qiáng)大功能。 處理流程控制問(wèn)題的運(yùn)作模式工作流軟件可以對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)實(shí)例進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控和調(diào)度，實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)流程的管理和控制。工作流軟件建立模型方法的主要是把企業(yè)的業(yè)務(wù)流程合理的分解為存在邏輯關(guān)系的一系列活動(dòng)，然后定義每一個(gè)活動(dòng)的屬性以及活動(dòng)間的相互關(guān)系。因此，分析流程、發(fā)現(xiàn)并解決問(wèn)題是實(shí)行流程管理的重要環(huán)節(jié)。 黃國(guó)濤[1] 姚資國(guó)[2] 《我國(guó)企業(yè)流程再造探析》《商場(chǎng)現(xiàn)代化》2006年08X期6465頁(yè) 通過(guò)對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行定量分析，就可以判斷流程中哪些活動(dòng)成本最高、運(yùn)行時(shí)間最長(zhǎng)、運(yùn)用資源多卻帶來(lái)收益少等等，進(jìn)而可分析出是流程中的關(guān)鍵流程，需要改進(jìn)的流程有哪些，還需要再造處理的流程等等。通過(guò)多次修改工作流模型以達(dá)到優(yōu)化流程的目的。流程再造、優(yōu)化流程仿真執(zhí)行所反映物流企業(yè)經(jīng)營(yíng)流程動(dòng)態(tài)的新建模型通過(guò)合理的把物流企業(yè)流程的一系列邏輯活動(dòng)進(jìn)行分解來(lái)流程建模圖3: 工作流軟件的流程控制運(yùn)作模式圖：基礎(chǔ)是流程建模，其后是流程仿真，最后如有需要可流程再造，可更好的優(yōu)化中小物流企業(yè)流程。在如長(zhǎng)江貨代九江公司這類(lèi)依托流程運(yùn)作的中小物流公司中，信息的通暢顯得尤為重要。工作流軟件會(huì)把需處理的事項(xiàng)通過(guò)郵件消息的方式發(fā)送到指定的員工，或發(fā)布在軟件公告欄上，每位員工都能看到業(yè)務(wù)進(jìn)程。長(zhǎng)江貨代九江公司企業(yè)若運(yùn)用工作流軟件，其員工不論哪個(gè)部門(mén)都可隨時(shí)查詢(xún)已存檔的歷史數(shù)據(jù)（如不同的客戶(hù)檔案信息）和生成已處理的新數(shù)據(jù)。工作流軟件還可為物流企業(yè)成員提供參考材料并管理其資料庫(kù)，從而可方便地為員工們提供所有資料的狀態(tài)信息?？筛倪M(jìn)長(zhǎng)江貨代九江公司面對(duì)面定點(diǎn)、定時(shí)或?qū)蛹?jí)的傳統(tǒng)會(huì)議模式。所以目前，中小物流企業(yè)的發(fā)展，流程控制急需改進(jìn)。這樣，不管是市場(chǎng)部、操作部還是報(bào)檢、報(bào)關(guān)、財(cái)務(wù)部的權(quán)責(zé)都很明確。，讓整個(gè)工作流程處于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)籌控制之下。長(zhǎng)江貨代九江公司的領(lǐng)導(dǎo)可以根據(jù)各部門(mén)的權(quán)限管理，責(zé)任到人，隨時(shí)并準(zhǔn)確的了解目前流程的進(jìn)展情況，打破了傳統(tǒng)的層級(jí)管理模式。如在船務(wù)方面，老總可指定安排某人或某幾個(gè)人在有空閑時(shí)要幫助船務(wù)部的某部分工作，在船務(wù)部有空時(shí)也要協(xié)助哪個(gè)部門(mén)某部分工作等等。某些流程的再造更利于資源最大限度的配置，從而促進(jìn)員工與企業(yè)共同成長(zhǎng)。鞠嚴(yán)萍《論中小物流企業(yè)信息化》目前，中小物流企業(yè)普遍沒(méi)有配套的物流軟件管理系統(tǒng)，平時(shí)的通訊與聯(lián)系主要是電話(包括移動(dòng)電話)、傳真機(jī)、MSN、等，信息通暢與保存還只局限在紙制化辦公，這不僅準(zhǔn)確率低、及時(shí)性差，而且出錯(cuò)率高。 對(duì)員工的培訓(xùn)安排、職位變動(dòng)、績(jī)效考評(píng)、檔案信息管理等。中小物流企業(yè)迫切需要工作流程自動(dòng)化與企業(yè)流程再造，才能縮短流程作業(yè)時(shí)間，快速反應(yīng)市場(chǎng)與客戶(hù)需求，有效監(jiān)控工作進(jìn)度，加強(qiáng)內(nèi)部信息溝通傳遞效率，分析流程作業(yè)成本與死角，減少不必要的崗位設(shè)置，資源優(yōu)化配置，從而有效提升經(jīng)營(yíng)利潤(rùn)，提升企業(yè)決策反應(yīng)