【正文】 迫在眉睫。第一章長江國際貨物運輸代理九江公司概況及運作流程中存在的問題長江國際貨物運輸代理九江公司（九江長江船務(wù)代理有限公司）成立于1998年，隸屬于中國長江航運（集團）總公司。長江國際貨物運輸代理九江公司與眾多享譽世界的船公司、物流公司有著密切的合作關(guān)系，如CMA（法國達飛）、EVER GREEN（長榮）、煙海等等，代理網(wǎng)絡(luò)遍及世界各地，并對每票貨的運輸情況及單證操作進行有效地跟蹤管理，為貨物能及時迅速地運抵目的地提供了更為可靠的信譽保證。中國國際海運網(wǎng) 長江貨代九江公司運作流程概述長江貨代九江公司的運作流程主要是由市場部、單證部、船務(wù)部、報檢部、報關(guān)部和財務(wù)部相互配合工作，其貨代流程主要有以下幾個步驟，：（一）接受貨主詢價（二）接受貨主委托（三）租船訂艙（四）做箱（五）確認和修改提單（六）報檢（七）報關(guān)（八）跟蹤上船/二程（九）結(jié)算航次費用（十）提單/發(fā)票簽發(fā)（十一）督促航次費用清算并及時返還貨主退稅核銷單一、接受貨主詢價 海運詢價： 了解發(fā)貨港至各大洲各大航線常用的及貨主常需服務(wù)的港口、價格和主要船公司船期信息。 二、接受貨主委托接受貨主委托后需明確的重點信息：船期、件數(shù)、箱型、箱量、毛重、體積（20’GP、40’GP、40’HC 、45’GP）、付費條款、貨主聯(lián)系方法、做箱情況等。 取得做箱后的裝箱單。根據(jù)貨物及進出口國家情況做好報檢單，與相關(guān)單據(jù)一并提交商檢局報檢，經(jīng)商檢局審單合格的可收費，然后在相關(guān)科室進行檢驗檢疫；若審單不合格需繼續(xù)修改。 備妥報關(guān)所需資料于結(jié)關(guān)前一天通關(guān)。 九、結(jié)算航次費用 海運費：預(yù)付、 到付 陸運費：訂艙、報關(guān)做箱(內(nèi)裝/門到門)、其他費用（沖港費/沖關(guān)費、商檢、動植檢、提貨、快遞、電放、更改費等）。B: 取裝箱單。F: 報檢托書、合同、發(fā)票、裝箱單。長江貨代九江公司最突出的問題之一就是企業(yè)信息不通暢。這樣，缺乏合適的系統(tǒng)來跟蹤工作流程，無法管理責(zé)任心不強的員工，信息的采集、傳送也緩慢；，使用紙質(zhì)辦公，導(dǎo)致信息查詢難度極高，表單更新也沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和格式，不能進行數(shù)據(jù)的統(tǒng)計和分析困難，很難做出及時、準(zhǔn)確的決策；，合作協(xié)調(diào)性不強。首先，長江貨代九江公司的流程活動往往分散在不同的職能部門，并強行被割裂但權(quán)責(zé)又不夠明確。所以，從更高的層面考慮，流程控制對長江貨代九江公司的發(fā)展非常重要。第二章 長江貨代九江公司運作流程問題的分析 信息通暢問題分析物流企業(yè)信息的流暢與企業(yè)的生存競爭力緊密相關(guān)，尤其在類似于長江貨代九江公司這類中小物流企業(yè)中，信息的流通更顯至關(guān)重要，只有信息通暢才能充分發(fā)揮其作用促進企業(yè)高效快速運轉(zhuǎn)而具備較強的行業(yè)競爭力。當(dāng)工作的源頭—市場部接到客戶的第一手資料需及時讓其他各部門完全并準(zhǔn)確的知道，在信息傳遞過程中不論是發(fā)出方還是接收方都有出錯可能，造成后續(xù)工作出現(xiàn)諸多麻煩；資料傳遞后操作部、船務(wù)部需根據(jù)資料盡快做好自己部門的工作并需相互配合，然后把提單的確認、船名、航次、提單號等相關(guān)信息反饋到市場部，市場部人員好及時讓客戶了解出運、到貨等情況；同時還需把信息傳遞到報檢、報關(guān)、財務(wù)各部門，以便提前計劃，使后面的程序有效進行下去。因為這些公司、部門的工作是有機結(jié)合的循環(huán)配合工作，所以不論哪個部門、環(huán)節(jié)出錯都會影響企業(yè)整體生存競爭力。報檢、報關(guān)部與公司的其他部門分居幾地工作，有時為了查詢或確認某個信息，要打多個電話詢問。例如，市場部急需其他部門配合處理某些單據(jù)，但其他部門不了解輕重緩急，正花有限的時間處理他們也認為很急需的其他單據(jù)。但目前中小物流企業(yè)大多存在此類問題，如長江貨代九江公司這類物流公司的流程控制問題的表現(xiàn)主要有以下三點：，權(quán)責(zé)不夠明確。，在此基礎(chǔ)上還需進一步優(yōu)化流程，讓整個工作流程處于上級領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)籌控制之下，以便宏觀運作好公司整體業(yè)務(wù)輕重緩急。如果能進一步優(yōu)化流程，打破原先的層級部門模式，更高管理層能夠從計算機的流程中全面清晰的掌握公司業(yè)務(wù)流程，這對公司的決策及發(fā)展非常有利。這對員工的身體和精神都造成一定程度的損害。工作流軟件指：運行在一個或多個工作流引擎上的用于定義、實現(xiàn)和管理工作流運行的一套軟件，它被工作流執(zhí)行者運用，推進工作流實例的執(zhí)行，并監(jiān)控工作流的運行狀態(tài)。 面對種種流程問題，一種新型企業(yè)管理模式——“流程式管理”出現(xiàn)，并隨著企業(yè)管理實踐的發(fā)展，流程管理的含義也不斷改善。 梅紹祖[美]James在結(jié)合企業(yè)實際的基礎(chǔ)上，運用工作流軟件而建立起的應(yīng)用系統(tǒng)的運行周期一般包括定義過程、優(yōu)化過程、應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)及執(zhí)行幾個階段。運用工作流軟件可為中小物流企業(yè)提供隨時更新的公共信息和數(shù)據(jù)。，通過數(shù)據(jù)庫與流程自動化的集成，可隨時查得歷史數(shù)據(jù)，便于各類表單統(tǒng)計查詢。工作流軟件采用發(fā)送即時消息或郵件投遞的方式管理多用戶參與的活動流程，還有自動提醒功能、跟蹤流程、基于不同條件控制操作組權(quán)限等特點。4. 共享資料，并隨時生成處理效率報表。工作流軟件還可以支持群組之間的通信。工作流軟件不但提供日常辦公和關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程智能化管理，還能根據(jù)公司的特殊要求方便地定制多種流程，實現(xiàn)對不同角色的不同跟蹤、查詢、統(tǒng)計、打印等強大功能。 處理流程控制問題的運作模式工作流軟件可以對企業(yè)經(jīng)營實例進行實時監(jiān)控和調(diào)度，實現(xiàn)對企業(yè)流程的管理和控制。工作流軟件建立模型方法的主要是把企業(yè)的業(yè)務(wù)流程合理的分解為存在邏輯關(guān)系的一系列活動，然后定義每一個活動的屬性以及活動間的相互關(guān)系。因此，分析流程、發(fā)現(xiàn)并解決問題是實行流程管理的重要環(huán)節(jié)。 黃國濤[1] 姚資國[2] 《我國企業(yè)流程再造探析》《商場現(xiàn)代化》2006年08X期6465頁 通過對這些數(shù)據(jù)進行定量分析，就可以判斷流程中哪些活動成本最高、運行時間最長、運用資源多卻帶來收益少等等，進而可分析出是流程中的關(guān)鍵流程，需要改進的流程有哪些，還需要再造處理的流程等等。通過多次修改工作流模型以達到優(yōu)化流程的目的。流程再造、優(yōu)化流程仿真執(zhí)行所反映物流企業(yè)經(jīng)營流程動態(tài)的新建模型通過合理的把物流企業(yè)流程的一系列邏輯活動進行分解來流程建模圖3: 工作流軟件的流程控制運作模式圖：基礎(chǔ)是流程建模，其后是流程仿真，最后如有需要可流程再造，可更好的優(yōu)化中小物流企業(yè)流程。在如長江貨代九江公司這類依托流程運作的中小物流公司中，信息的通暢顯得尤為重要。工作流軟件會把需處理的事項通過郵件消息的方式發(fā)送到指定的員工，或發(fā)布在軟件公告欄上，每位員工都能看到業(yè)務(wù)進程。長江貨代九江公司企業(yè)若運用工作流軟件，其員工不論哪個部門都可隨時查詢已存檔的歷史數(shù)據(jù)（如不同的客戶檔案信息）和生成已處理的新數(shù)據(jù)。工作流軟件還可為物流企業(yè)成員提供參考材料并管理其資料庫，從而可方便地為員工們提供所有資料的狀態(tài)信息。可改進長江貨代九江公司面對面定點、定時或?qū)蛹壍膫鹘y(tǒng)會議模式。所以目前，中小物流企業(yè)的發(fā)展，流程控制急需改進。這樣，不管是市場部、操作部還是報檢、報關(guān)、財務(wù)部的權(quán)責(zé)都很明確。，讓整個工作流程處于上級領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)籌控制之下。長江貨代九江公司的領(lǐng)導(dǎo)可以根據(jù)各部門的權(quán)限管理，責(zé)任到人，隨時并準(zhǔn)確的了解目前流程的進展情況，打破了傳統(tǒng)的層級管理模式。如在船務(wù)方面，老總可指定安排某人或某幾個人在有空閑時要幫助船務(wù)部的某部分工作，在船務(wù)部有空時也要協(xié)助哪個部門某部分工作等等。某些流程的再造更利于資源最大限度的配置，從而促進員工與企業(yè)共同成長。鞠嚴(yán)萍《論中小物流企業(yè)信息化》目前，中小物流企業(yè)普遍沒有配套的物流軟件管理系統(tǒng)，平時的通訊與聯(lián)系主要是電話(包括移動電話)、傳真機、MSN、等，信息通暢與保存還只局限在紙制化辦公，這不僅準(zhǔn)確率低、及時性差，而且出錯率高。 對員工的培訓(xùn)安排、職位變動、績效考評、檔案信息管理等。中小物流企業(yè)迫切需要工作流程自動化與企業(yè)流程再造，才能縮短流程作業(yè)時間，快速反應(yīng)市場與客戶需求，有效監(jiān)控工作進度，加強內(nèi)部信息溝通傳遞效率，分析流程作業(yè)成本與死角，減少不必要的崗位設(shè)置，資源優(yōu)化配置，從而有效提升經(jīng)營利潤，提升企業(yè)決策反應(yīng)