【正文】 的采購(gòu)工作，必須使采購(gòu)人員具備“長(zhǎng)話短說(shuō)，意簡(jiǎn)言賅”的表達(dá)能力，以免浪費(fèi)時(shí)間。二．品德方面（一）臨財(cái)不茍得采購(gòu)人員所處理的“訂購(gòu)單”與“鈔票”并無(wú)太大差異，因此難免被“惟利是圖”的供應(yīng)商所包圍。固然造成料品短缺之原因甚多，若采購(gòu)人員不能抱持“舍我其誰(shuí)”的態(tài)度，負(fù)責(zé)調(diào)度所需之貨品或物料，則公司之損失，必將可觀。 第十三章 采購(gòu)計(jì)劃與預(yù)算采購(gòu)計(jì)劃與預(yù)算是屬于生產(chǎn)計(jì)劃中的一部分，也是企業(yè)年度計(jì)劃與目標(biāo)的一部分。亦即，采購(gòu)計(jì)劃與預(yù)算雖是整個(gè)企業(yè)預(yù)算的核心，尚若單獨(dú)編訂，不但缺乏使用的實(shí)用的價(jià)值，也失去其他部門(mén)的配合。因此，數(shù)量計(jì)劃乃是為維持正常的產(chǎn)銷活動(dòng)，在某一特定的期間內(nèi)，應(yīng)在何時(shí)購(gòu)入何種材料多少的估計(jì)作業(yè)。4．使采購(gòu)部門(mén)事先準(zhǔn)備，選擇有利時(shí)機(jī)購(gòu)入材料。2．用料清表生產(chǎn)計(jì)劃只列示產(chǎn)品的數(shù)量，并無(wú)法直接知道某一產(chǎn)品需用哪些物料，以及數(shù)量多少，因此必須借助用料清表。3．存量管制卡若產(chǎn)品有存貨，則生產(chǎn)數(shù)量不一定要等于銷售數(shù)量。預(yù)算采購(gòu)政策與庫(kù)存政策（存量水準(zhǔn)）90材料ABC分析（存量管制卡）月份材料需求計(jì)劃生產(chǎn)計(jì)劃銷售計(jì)劃銷售預(yù)測(cè)二．采購(gòu)預(yù)算為了使預(yù)算對(duì)實(shí)際的資金調(diào)度具有意義，采購(gòu)預(yù)算應(yīng)以現(xiàn)金基礎(chǔ)編制，而非采用傳統(tǒng)上的應(yīng)計(jì)基礎(chǔ)；也就是說(shuō)，采購(gòu)預(yù)算應(yīng)以付款的金額來(lái)編訂，而不以采購(gòu)的金額來(lái)編訂。因此，生產(chǎn)計(jì)劃常因行銷人員對(duì)市場(chǎng)的需求量估算失當(dāng)，造成生產(chǎn)計(jì)劃朝令夕改，也使得采購(gòu)計(jì)劃與預(yù)算必須經(jīng)常調(diào)整修正，物料供需長(zhǎng)久處于失衡狀況。（四）存量管制卡由于應(yīng)購(gòu)數(shù)量必須扣除庫(kù)存數(shù)量，因此，存量管制卡之記載是否正確，將是影響采購(gòu)計(jì)劃準(zhǔn)確性的因素之一。若此標(biāo)準(zhǔn)成本之設(shè)定，缺乏過(guò)去的采購(gòu)資料為依據(jù)，亦無(wú)工程人員嚴(yán)密精確地計(jì)算其原料、人工及制造費(fèi)用等組合或生產(chǎn)之總成本，則其正確性不無(wú)疑問(wèn)。過(guò)低的產(chǎn)出率，亦會(huì)導(dǎo)致經(jīng)常進(jìn)行修改作業(yè)，而使得零組件之損耗超出正常需用量。由于影響采購(gòu)計(jì)劃與預(yù)算的因素頗多，故采購(gòu)計(jì)劃與預(yù)算擬訂之后，必須與產(chǎn)銷部門(mén)保持經(jīng)常的聯(lián)系，并針對(duì)現(xiàn)實(shí)的狀況做必要的調(diào)整與修訂，才能達(dá)成維持正常產(chǎn)銷活動(dòng)的目標(biāo)，并協(xié)助財(cái)務(wù)部門(mén)妥善規(guī)劃資金的來(lái)源。因?yàn)楹细竦墓?yīng)商，才能提供適當(dāng)?shù)钠焚|(zhì)、充分的數(shù)量、準(zhǔn)時(shí)交貨、合理的價(jià)格以及熱忱的服務(wù)，所以如何選擇適合的供應(yīng)商，是采購(gòu)工作最重要的任務(wù)之一。尋找供應(yīng)商，可由下列各種途徑來(lái)進(jìn)行：1. 利用現(xiàn)有的資料在管理比較上軌道的公司，多會(huì)建立合格廠商的檔案或名冊(cè)，因此采購(gòu)人員不必舍近求遠(yuǎn)，應(yīng)該就現(xiàn)有的廠商去甄選，分析和了解他們是否符合要求——適當(dāng)?shù)钠焚|(zhì)、準(zhǔn)時(shí)交貨、合理的價(jià)格及必需的服務(wù)等。4．協(xié)會(huì)采購(gòu)人員可以洽詢擬購(gòu)產(chǎn)品的同業(yè)協(xié)會(huì)，提供會(huì)員廠商名錄，此外也可洽詢采購(gòu)專業(yè)顧問(wèn)公司，特別是來(lái)源稀少或取得不易之物品，例如精密的零件或管制性的儀器。小組的成員可包括采購(gòu)部門(mén)、工程部門(mén)、生產(chǎn)部門(mén)、品質(zhì)保證部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)等。（3）登記資本額。（7）營(yíng)業(yè)證照。（4）工廠地點(diǎn)是否鄰近買方。（4）技術(shù)人員人數(shù)及教育程度。5．品質(zhì)能力（1）品質(zhì)管制制度之推行是否落實(shí)，是否可靠？（2）有無(wú)品質(zhì)管制手冊(cè)。不過(guò)，無(wú)論評(píng)審項(xiàng)目多少，各項(xiàng)目權(quán)數(shù)的總和必定是1（100%）。然后進(jìn)行訪談或?qū)嵉卣{(diào)查，并定期召集評(píng)選會(huì)議，按照供應(yīng)商資格評(píng)分表（如下表示）進(jìn)行評(píng)定的工作。因?yàn)樗麄兺ǔ２⒎菍I(yè)廠商，只是到處承攬業(yè)務(wù)的“掮客”，對(duì)貨品的性質(zhì)并不十分熟諳，且多在拿到訂單后，才尋找來(lái)源?？陬^詢價(jià)的方式相當(dāng)便捷，可以免除以書(shū)面方式詢價(jià)所需耗費(fèi)的郵寄時(shí)間；不過(guò)，詢價(jià)的物品應(yīng)以雙方經(jīng)常交易，且規(guī)格簡(jiǎn)單、標(biāo)準(zhǔn)化者為宜。詢價(jià)單的參考格式如下：詢價(jià)單/報(bào)價(jià)單NO：——0310品種規(guī)格結(jié)算規(guī)格等級(jí)數(shù)量單價(jià)金額mmmmm2元/m2元9801039209215A190010318209215A980103179209215A19001031718209215A說(shuō)明： 一、報(bào)價(jià)須知 交貨期限：訂購(gòu)后 天內(nèi)交清。 二、報(bào)價(jià)期限 報(bào)價(jià)單請(qǐng)于 年 月 日以前惠予報(bào)價(jià)以便洽購(gòu)。2．市價(jià)法指價(jià)格系以供需雙方的關(guān)系而訂定。②出廠價(jià)系指賣方的報(bào)價(jià)不包括運(yùn)送責(zé)任，即由買方雇用運(yùn)輸工具，前往賣方的制造廠提貨。通常賣方會(huì)加計(jì)延遲付款期間的利息于售價(jià)中。由于價(jià)格議定在先，經(jīng)常造成與時(shí)價(jià)或現(xiàn)貨價(jià)的差異，使買賣時(shí)發(fā)生利害沖突。當(dāng)然，使用牌價(jià)在某些行業(yè)卻有正常的理由。特別是賣方為了達(dá)到促銷的目的，經(jīng)常會(huì)提供各種優(yōu)惠的條件給買方，例如數(shù)量折扣，免息延期付款，免費(fèi)運(yùn)送與安裝等，這些優(yōu)待都會(huì)使買方真實(shí)的總成本降低。2．書(shū)面報(bào)價(jià)供應(yīng)商以自備的報(bào)價(jià)單或采購(gòu)部門(mén)的投標(biāo)單或報(bào)價(jià)單，將價(jià)格、交貨日期、付款方式、交貨地點(diǎn)等必要資料填入后，寄給采購(gòu)部門(mén)；但金額較大時(shí)，有些公司規(guī)定報(bào)價(jià)單必須以密封方式，寄給稽核或財(cái)務(wù)單位，以便將來(lái)公共拆封比價(jià)。2．所需的特殊工具、設(shè)備。6．管銷費(fèi)用及稅捐、利潤(rùn)。2．無(wú)法確定供應(yīng)商的報(bào)價(jià)是否合理。2．和廠商學(xué)習(xí)（了解他們的制程）3．建立簡(jiǎn)單的制度如成本計(jì)算公式等。（一）價(jià)格分析的效益事先發(fā)現(xiàn)報(bào)價(jià)內(nèi)容有無(wú)錯(cuò)誤，避免造成將來(lái)交貨的紛爭(zhēng)。價(jià)格分析是一種參考資料，采購(gòu)人員和廠商談價(jià)一定盡力，不給廠商暴利，但也不給它們虧本，以合理的利潤(rùn)，相輔相成。談判的規(guī)劃工作，包括預(yù)測(cè)，學(xué)習(xí)，分析及談判策四項(xiàng)，分析如下：（一）預(yù)測(cè)好的預(yù)測(cè)包含下列幾項(xiàng)：1．盡早由供應(yīng)商處得到協(xié)助供應(yīng)商對(duì)產(chǎn)品的了解，通常較買方為多，要求供應(yīng)商給予技術(shù)、管理、財(cái)務(wù)等方面的協(xié)助。這些重大事件除了由報(bào)章雜志收集外，尚可由銷售人員處得知。下面分為容易得到（少花錢及時(shí)間）的資訊與不易得到（多花錢及時(shí)間）的資訊兩部分?jǐn)⑹鲋９こ滩块T(mén)及使用該產(chǎn)品的制造部門(mén)不難揭發(fā)實(shí)情，此點(diǎn)可作為談判的籌碼。（6）誰(shuí)有權(quán)決定價(jià)格收集談判者的個(gè)人資料加以運(yùn)用。（2）有用的成本、價(jià)格資料與分析良好的成本、價(jià)格分析可提供有效的采購(gòu)談判工具。b．盡量讓對(duì)方發(fā)表意見(jiàn)，仔細(xì)聆聽(tīng)并從中找出對(duì)策。（2）成本分析將總成本分為細(xì)項(xiàng)——包含人工、原料、外包、制造費(fèi)用、管理費(fèi)用、利潤(rùn)。5．實(shí)際與合理的價(jià)格是多少？6．對(duì)付價(jià)格上漲的最好對(duì)策重要的是方法與時(shí)機(jī)的掌握——最好有專家的協(xié)助。這樣才能讓對(duì)方明白他們無(wú)法接受高報(bào)價(jià)的立場(chǎng)，否則下次賣方可能會(huì)食髓知味。二．采購(gòu)優(yōu)劣勢(shì)之分析采購(gòu)部門(mén)必須評(píng)估與供應(yīng)商談判力量，究竟有哪些優(yōu)勢(shì)或劣勢(shì)，才能夠選擇適當(dāng)?shù)恼勁胁呗耘c方法。議價(jià)究竟先從報(bào)價(jià)最高者著手，還是從最低者開(kāi)始？是否只找報(bào)價(jià)最低者來(lái)議價(jià)？是否與報(bào)價(jià)的每一廠商分別議價(jià)？事實(shí)上，這并沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)答案，應(yīng)視狀況而定。故所謂“借刀殺人”，即從報(bào)價(jià)并非最低者開(kāi)始。若原來(lái)報(bào)價(jià)最低者不愿降價(jià)，則可交予第二或第三低者按議價(jià)后的最低價(jià)格成交。（二）過(guò)關(guān)斬將所謂“過(guò)關(guān)斬將”，即采購(gòu)人員應(yīng)善用上級(jí)主管的議價(jià)能力。因?yàn)?，高階主管不但議價(jià)技巧與談判能力高超，且社會(huì)關(guān)系及地位崇高，甚至與賣方的經(jīng)營(yíng)者有相互投資或事業(yè)合作的關(guān)系，因此，通常只要招呼一聲，就可獲令人料想不到的議價(jià)效果。因?yàn)檎嬲某杀净虻變r(jià)，只有供應(yīng)商心理明白，任憑采購(gòu)人員亂砍亂殺，最后恐怕還是占不了便宜。這通常是在買方處于產(chǎn)品銷路欠佳，或競(jìng)爭(zhēng)十分激烈，致發(fā)生虧損或利潤(rùn)微薄的情況下，為改善其獲利能力而使出的殺手锏。總之，在采取“壓迫降價(jià)”時(shí)，必須注意切勿“殺雞取卵”，以免危害長(zhǎng)期的供應(yīng)商關(guān)系或激起對(duì)抗的行動(dòng)。通常，若買方出價(jià)太低，賣方無(wú)銷售之意思，則不會(huì)要求買方加價(jià)；若賣方雖想銷售，但利潤(rùn)太低，即要求買方酌予加價(jià)。五．議價(jià)技巧之三——當(dāng)買方處于劣勢(shì)時(shí)茲將在賣方占優(yōu)勢(shì)的情況下，特別是單一來(lái)源或獨(dú)家代理，買方尋求突破議價(jià)困境的技巧，分述如次：（一）迂回戰(zhàn)術(shù)由于賣方占優(yōu)勢(shì)，正面議價(jià)通常效果不彰，采取迂回戰(zhàn)術(shù)才能奏功。一方面買方必須施展“動(dòng)之以情”的議價(jià)功夫，另一方面則口頭承諾將來(lái)“感恩圖報(bào)”，換取賣方“來(lái)日方長(zhǎng)”的打算。因此，通常由買方要求賣方提供所有成本資料。在議價(jià)協(xié)商的過(guò)程中，我們可以采用直接方式或間接方式，對(duì)價(jià)格進(jìn)行談判。2．采購(gòu)人員直接說(shuō)明預(yù)設(shè)底價(jià)在議價(jià)過(guò)程中，采購(gòu)人員可直接表明預(yù)設(shè)的底價(jià)，如此可促使賣方提出較接近該底價(jià)之價(jià)格，進(jìn)而要求對(duì)方降價(jià)。4．要求說(shuō)明提高售價(jià)原因供應(yīng)商提高售價(jià)，常常歸因原料上漲、工資提高、利潤(rùn)太薄……等原因。我們可用下列三種技巧來(lái)進(jìn)行協(xié)商。在進(jìn)行議價(jià)協(xié)商的過(guò)程中，除了上述針對(duì)價(jià)格所提出的議價(jià)技巧外，采購(gòu)人員亦可利用其他非價(jià)格的因素來(lái)進(jìn)行議價(jià)。所以在供應(yīng)商執(zhí)意提高售價(jià)時(shí)，采購(gòu)人員可要求供應(yīng)商負(fù)擔(dān)所有訓(xùn)練成本，而不將此項(xiàng)成本進(jìn)行轉(zhuǎn)嫁。（2）妥協(xié)時(shí)馬上要求對(duì)方給予回饋補(bǔ)償。因?yàn)榧词谷〉昧诉@次的合作，也難保下次合作的意愿。人給叫回來(lái)，買賣就成交了?！敝灰习逍膬很?，價(jià)錢就好談了。在復(fù)雜的采購(gòu)情況下，企業(yè)的任何采購(gòu)合同都是由具有法人資格的雙方當(dāng)事人共同商定的，其中的有關(guān)條款必須符合相應(yīng)的國(guó)家性、地方性法律法規(guī)。2．編號(hào)如XXXX：C—2003—01。3． 包裝、運(yùn)輸要求。7． 產(chǎn)品的售后服務(wù)。2． 附件與合同的關(guān)系。二．簽訂合同應(yīng)注意的問(wèn)題1． 合同起草在合同起草討論過(guò)程中應(yīng)有采購(gòu)、品管、財(cái)務(wù)、法律等相關(guān)人員共同參與，由具有法定資格的代表簽署。3．簽約對(duì)象的主體資格當(dāng)前，經(jīng)營(yíng)單位的性質(zhì)、種類較為復(fù)雜，為防范欺詐行為，降低交易風(fēng)險(xiǎn)，簽訂合同前，必須要對(duì)交易對(duì)方的法人資格、經(jīng)營(yíng)范圍、履行合同的能力、信用等級(jí)進(jìn)行嚴(yán)格審查。同時(shí)條款之間不能存在有相互矛盾的地方。只簽字或只蓋章的合同在法律上屬無(wú)效合同。三．合同管理合同的管理由專職人員操作，主要有包括以下內(nèi)容：1． 計(jì)劃審查審查采購(gòu)合同是否在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)轉(zhuǎn)化為訂單。（2）根據(jù)實(shí)際采購(gòu)情況，妥善處理合同的變更、合同的提前終止、合同的糾紛等。④ 司法機(jī)關(guān)組織的訴訟解決。第十八章 交貨 驗(yàn)收 結(jié)算一．交貨交貨為采購(gòu)作業(yè)中最為重要的一環(huán)。惟有能夠確保貨期，才能算是成功的采購(gòu)。茲將延遲交貨及提早交貨導(dǎo)致增加成本之原因，分述如下：1．貨期的延遲，無(wú)可諱言會(huì)阻礙生產(chǎn)活動(dòng)之順利進(jìn)行，對(duì)生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)與其有關(guān)部門(mén)將帶來(lái)有形、無(wú)形之不良影響，致成為增加成本之原因，而其主要者為：（1）由于貨品進(jìn)貨之延誤，發(fā)生空等或耽誤而導(dǎo)致效率之減少。（5）交貨延誤之頻度高，稽催的作業(yè)費(fèi)用增加。因?yàn)楣?yīng)廠商為資金調(diào)度之方便，會(huì)優(yōu)先生產(chǎn)高價(jià)格的貨品以提早交貨，所以假如容許其提早交貨，就會(huì)造成低價(jià)格貨品的延遲交貨。貨期延遲之原因表供應(yīng)廠商要負(fù)責(zé)之貨期延遲原因定貨廠商要負(fù)責(zé)之貨期延遲原因買賣雙方溝通不良所造成之原因采購(gòu)部門(mén)之責(zé)任采購(gòu)部門(mén)以外之責(zé)任1．超過(guò)產(chǎn)能之接單2．超過(guò)技術(shù)水準(zhǔn)之接單3．產(chǎn)量之變動(dòng)4．手邊作業(yè)量之掌握不充分5．時(shí)間估計(jì)之錯(cuò)誤6．對(duì)新下單品之不熟7．制程管理不完備或不良8．不良品之發(fā)生9．勞務(wù)管理之不適切10．品質(zhì)管理之不充分11．需調(diào)度之材料零配件之人手延遲與品質(zhì)不良12．遵守貨期之責(zé)任感不足13．作業(yè)管理之不完備14．對(duì)再轉(zhuǎn)包之管理能力的不足15．來(lái)自低工資之員工工作意愿低16．機(jī)器設(shè)備之不完備17．小批量之訂單，合起來(lái)才生產(chǎn)18．由于經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)之不振，經(jīng)營(yíng)者之關(guān)心轉(zhuǎn)了方向19．不可抗力1．供應(yīng)廠商之選定在基本上有誤2．供應(yīng)廠商之產(chǎn)能掌握或技術(shù)水準(zhǔn)之調(diào)查不足3．業(yè)務(wù)手續(xù)之不完備與耽誤4．訂單或指示聯(lián)絡(luò)事項(xiàng)之不完備與不徹底5．材料、零配件之支給延遲6．所要求之品質(zhì)，說(shuō)明不清楚7．價(jià)格之決定很勉強(qiáng)8．進(jìn)度之掌握與督促之不 充分9．技術(shù)指導(dǎo)之疏忽10．采購(gòu)人員之經(jīng)驗(yàn)不足或確保貨期之意識(shí)低11．付款條件過(guò)嚴(yán)或付款耽誤12．頻頻改換供應(yīng)廠商13．下訂單到過(guò)遠(yuǎn)的地方14．資訊之交換不順暢15．各種指示或聯(lián)絡(luò)未能迅速而確定行使1．調(diào)度之期間過(guò)短2．調(diào)度基準(zhǔn)日程之缺乏、不使用不完備、無(wú)效3．未考慮材料或零配件之支給日就決定貨期4．模因此，采購(gòu)人員須要經(jīng)常和請(qǐng)購(gòu)部門(mén)接觸，在友善的氣氛中，對(duì)于勉強(qiáng)的貨期，應(yīng)妥加協(xié)調(diào)雙方的情況，以設(shè)定適當(dāng)?shù)呢浧凇Ｆ潓⑦m當(dāng)貨期之設(shè)定概念，圖示如下： 市販品之適當(dāng)貨期 運(yùn)送期間材料調(diào)配期間購(gòu)買交涉期間 市販品之適當(dāng)貨期 運(yùn)送期間制造期間材料調(diào)配期間制造計(jì)劃期間購(gòu)買交涉期間 （四）如何確保如期交貨買方可借助下列方式，來(lái)確保供應(yīng)商如期交貨：1．制定合理的購(gòu)運(yùn)時(shí)間：即將請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)、賣方準(zhǔn)備、運(yùn)輸、檢驗(yàn)等各項(xiàng)作業(yè)所需的時(shí)間，予以合理的規(guī)劃，避免造成供應(yīng)商愛(ài)莫能助，強(qiáng)人所難。此外，為了避免交貨品質(zhì)不良，影響到可用數(shù)量，對(duì)于重要物料應(yīng)派員駐廠查驗(yàn)，亦可省卻將來(lái)退貨的麻煩。因?yàn)槿绻搅思s定之交貨時(shí)間，才作聯(lián)絡(luò)，可能為時(shí)已晚，無(wú)法補(bǔ)救。（六）進(jìn)行狀況之查核要點(diǎn)進(jìn)行狀況的查核，應(yīng)注意承制廠商生產(chǎn)過(guò)程中之重要環(huán)節(jié)。尤其是向兩家以上采購(gòu)的物品，應(yīng)分別計(jì)算。4．清點(diǎn)數(shù)量：實(shí)際交貨數(shù)量是否與運(yùn)送憑單或訂單所載相符，如數(shù)量太多時(shí)，可采