【正文】 的采購工作，必須使采購人員具備“長話短說，意簡言賅”的表達能力，以免浪費時間。二．品德方面（一）臨財不茍得采購人員所處理的“訂購單”與“鈔票”并無太大差異，因此難免被“惟利是圖”的供應商所包圍。固然造成料品短缺之原因甚多，若采購人員不能抱持“舍我其誰”的態(tài)度，負責調度所需之貨品或物料，則公司之損失，必將可觀。 第十三章 采購計劃與預算采購計劃與預算是屬于生產計劃中的一部分，也是企業(yè)年度計劃與目標的一部分。亦即，采購計劃與預算雖是整個企業(yè)預算的核心，尚若單獨編訂，不但缺乏使用的實用的價值，也失去其他部門的配合。因此，數量計劃乃是為維持正常的產銷活動，在某一特定的期間內，應在何時購入何種材料多少的估計作業(yè)。4．使采購部門事先準備，選擇有利時機購入材料。2．用料清表生產計劃只列示產品的數量，并無法直接知道某一產品需用哪些物料，以及數量多少，因此必須借助用料清表。3．存量管制卡若產品有存貨，則生產數量不一定要等于銷售數量。預算采購政策與庫存政策（存量水準）90材料ABC分析（存量管制卡）月份材料需求計劃生產計劃銷售計劃銷售預測二．采購預算為了使預算對實際的資金調度具有意義，采購預算應以現金基礎編制，而非采用傳統上的應計基礎；也就是說，采購預算應以付款的金額來編訂，而不以采購的金額來編訂。因此，生產計劃常因行銷人員對市場的需求量估算失當，造成生產計劃朝令夕改，也使得采購計劃與預算必須經常調整修正，物料供需長久處于失衡狀況。（四）存量管制卡由于應購數量必須扣除庫存數量，因此，存量管制卡之記載是否正確，將是影響采購計劃準確性的因素之一。若此標準成本之設定，缺乏過去的采購資料為依據，亦無工程人員嚴密精確地計算其原料、人工及制造費用等組合或生產之總成本，則其正確性不無疑問。過低的產出率，亦會導致經常進行修改作業(yè)，而使得零組件之損耗超出正常需用量。由于影響采購計劃與預算的因素頗多，故采購計劃與預算擬訂之后，必須與產銷部門保持經常的聯系，并針對現實的狀況做必要的調整與修訂，才能達成維持正常產銷活動的目標，并協助財務部門妥善規(guī)劃資金的來源。因為合格的供應商，才能提供適當的品質、充分的數量、準時交貨、合理的價格以及熱忱的服務，所以如何選擇適合的供應商，是采購工作最重要的任務之一。尋找供應商，可由下列各種途徑來進行：1. 利用現有的資料在管理比較上軌道的公司，多會建立合格廠商的檔案或名冊，因此采購人員不必舍近求遠，應該就現有的廠商去甄選，分析和了解他們是否符合要求——適當的品質、準時交貨、合理的價格及必需的服務等。4．協會采購人員可以洽詢擬購產品的同業(yè)協會，提供會員廠商名錄，此外也可洽詢采購專業(yè)顧問公司，特別是來源稀少或取得不易之物品，例如精密的零件或管制性的儀器。小組的成員可包括采購部門、工程部門、生產部門、品質保證部門、財務部門等。（3）登記資本額。（7）營業(yè)證照。（4）工廠地點是否鄰近買方。（4）技術人員人數及教育程度。5．品質能力（1）品質管制制度之推行是否落實，是否可靠？（2）有無品質管制手冊。不過，無論評審項目多少，各項目權數的總和必定是1（100%）。然后進行訪談或實地調查，并定期召集評選會議，按照供應商資格評分表（如下表示）進行評定的工作。因為他們通常并非專業(yè)廠商，只是到處承攬業(yè)務的“掮客”，對貨品的性質并不十分熟諳，且多在拿到訂單后，才尋找來源。口頭詢價的方式相當便捷，可以免除以書面方式詢價所需耗費的郵寄時間；不過，詢價的物品應以雙方經常交易，且規(guī)格簡單、標準化者為宜。詢價單的參考格式如下：詢價單/報價單NO：——0310品種規(guī)格結算規(guī)格等級數量單價金額mmmmm2元/m2元9801039209215A190010318209215A980103179209215A19001031718209215A說明： 一、報價須知 交貨期限：訂購后 天內交清。 二、報價期限 報價單請于 年 月 日以前惠予報價以便洽購。2．市價法指價格系以供需雙方的關系而訂定。②出廠價系指賣方的報價不包括運送責任，即由買方雇用運輸工具，前往賣方的制造廠提貨。通常賣方會加計延遲付款期間的利息于售價中。由于價格議定在先，經常造成與時價或現貨價的差異，使買賣時發(fā)生利害沖突。當然，使用牌價在某些行業(yè)卻有正常的理由。特別是賣方為了達到促銷的目的，經常會提供各種優(yōu)惠的條件給買方，例如數量折扣，免息延期付款，免費運送與安裝等，這些優(yōu)待都會使買方真實的總成本降低。2．書面報價供應商以自備的報價單或采購部門的投標單或報價單，將價格、交貨日期、付款方式、交貨地點等必要資料填入后，寄給采購部門；但金額較大時，有些公司規(guī)定報價單必須以密封方式，寄給稽核或財務單位，以便將來公共拆封比價。2．所需的特殊工具、設備。6．管銷費用及稅捐、利潤。2．無法確定供應商的報價是否合理。2．和廠商學習（了解他們的制程）3．建立簡單的制度如成本計算公式等。（一）價格分析的效益事先發(fā)現報價內容有無錯誤，避免造成將來交貨的紛爭。價格分析是一種參考資料，采購人員和廠商談價一定盡力，不給廠商暴利，但也不給它們虧本，以合理的利潤，相輔相成。談判的規(guī)劃工作，包括預測，學習，分析及談判策四項，分析如下：（一）預測好的預測包含下列幾項：1．盡早由供應商處得到協助供應商對產品的了解，通常較買方為多，要求供應商給予技術、管理、財務等方面的協助。這些重大事件除了由報章雜志收集外，尚可由銷售人員處得知。下面分為容易得到（少花錢及時間）的資訊與不易得到（多花錢及時間）的資訊兩部分敘述之。工程部門及使用該產品的制造部門不難揭發(fā)實情，此點可作為談判的籌碼。（6）誰有權決定價格收集談判者的個人資料加以運用。（2）有用的成本、價格資料與分析良好的成本、價格分析可提供有效的采購談判工具。b．盡量讓對方發(fā)表意見，仔細聆聽并從中找出對策。（2）成本分析將總成本分為細項——包含人工、原料、外包、制造費用、管理費用、利潤。5．實際與合理的價格是多少？6．對付價格上漲的最好對策重要的是方法與時機的掌握——最好有專家的協助。這樣才能讓對方明白他們無法接受高報價的立場，否則下次賣方可能會食髓知味。二．采購優(yōu)劣勢之分析采購部門必須評估與供應商談判力量，究竟有哪些優(yōu)勢或劣勢，才能夠選擇適當的談判策略與方法。議價究竟先從報價最高者著手，還是從最低者開始？是否只找報價最低者來議價？是否與報價的每一廠商分別議價？事實上，這并沒有標準答案，應視狀況而定。故所謂“借刀殺人”，即從報價并非最低者開始。若原來報價最低者不愿降價，則可交予第二或第三低者按議價后的最低價格成交。（二）過關斬將所謂“過關斬將”，即采購人員應善用上級主管的議價能力。因為，高階主管不但議價技巧與談判能力高超，且社會關系及地位崇高，甚至與賣方的經營者有相互投資或事業(yè)合作的關系，因此，通常只要招呼一聲，就可獲令人料想不到的議價效果。因為真正的成本或底價，只有供應商心理明白，任憑采購人員亂砍亂殺，最后恐怕還是占不了便宜。這通常是在買方處于產品銷路欠佳，或競爭十分激烈，致發(fā)生虧損或利潤微薄的情況下，為改善其獲利能力而使出的殺手锏。總之，在采取“壓迫降價”時，必須注意切勿“殺雞取卵”，以免危害長期的供應商關系或激起對抗的行動。通常，若買方出價太低，賣方無銷售之意思，則不會要求買方加價；若賣方雖想銷售，但利潤太低，即要求買方酌予加價。五．議價技巧之三——當買方處于劣勢時茲將在賣方占優(yōu)勢的情況下，特別是單一來源或獨家代理，買方尋求突破議價困境的技巧，分述如次：（一）迂回戰(zhàn)術由于賣方占優(yōu)勢，正面議價通常效果不彰，采取迂回戰(zhàn)術才能奏功。一方面買方必須施展“動之以情”的議價功夫，另一方面則口頭承諾將來“感恩圖報”，換取賣方“來日方長”的打算。因此，通常由買方要求賣方提供所有成本資料。在議價協商的過程中，我們可以采用直接方式或間接方式，對價格進行談判。2．采購人員直接說明預設底價在議價過程中，采購人員可直接表明預設的底價，如此可促使賣方提出較接近該底價之價格，進而要求對方降價。4．要求說明提高售價原因供應商提高售價，常常歸因原料上漲、工資提高、利潤太薄……等原因。我們可用下列三種技巧來進行協商。在進行議價協商的過程中，除了上述針對價格所提出的議價技巧外，采購人員亦可利用其他非價格的因素來進行議價。所以在供應商執(zhí)意提高售價時，采購人員可要求供應商負擔所有訓練成本，而不將此項成本進行轉嫁。（2）妥協時馬上要求對方給予回饋補償。因為即使取得了這次的合作，也難保下次合作的意愿。人給叫回來，買賣就成交了?！敝灰习逍膬很?，價錢就好談了。在復雜的采購情況下，企業(yè)的任何采購合同都是由具有法人資格的雙方當事人共同商定的，其中的有關條款必須符合相應的國家性、地方性法律法規(guī)。2．編號如XXXX：C—2003—01。3． 包裝、運輸要求。7． 產品的售后服務。2． 附件與合同的關系。二．簽訂合同應注意的問題1． 合同起草在合同起草討論過程中應有采購、品管、財務、法律等相關人員共同參與，由具有法定資格的代表簽署。3．簽約對象的主體資格當前，經營單位的性質、種類較為復雜，為防范欺詐行為，降低交易風險，簽訂合同前，必須要對交易對方的法人資格、經營范圍、履行合同的能力、信用等級進行嚴格審查。同時條款之間不能存在有相互矛盾的地方。只簽字或只蓋章的合同在法律上屬無效合同。三．合同管理合同的管理由專職人員操作，主要有包括以下內容：1． 計劃審查審查采購合同是否在規(guī)定的時間內轉化為訂單。（2）根據實際采購情況，妥善處理合同的變更、合同的提前終止、合同的糾紛等。④ 司法機關組織的訴訟解決。第十八章 交貨 驗收 結算一．交貨交貨為采購作業(yè)中最為重要的一環(huán)。惟有能夠確保貨期，才能算是成功的采購。茲將延遲交貨及提早交貨導致增加成本之原因，分述如下：1．貨期的延遲，無可諱言會阻礙生產活動之順利進行，對生產現場與其有關部門將帶來有形、無形之不良影響，致成為增加成本之原因，而其主要者為：（1）由于貨品進貨之延誤，發(fā)生空等或耽誤而導致效率之減少。（5）交貨延誤之頻度高，稽催的作業(yè)費用增加。因為供應廠商為資金調度之方便，會優(yōu)先生產高價格的貨品以提早交貨，所以假如容許其提早交貨，就會造成低價格貨品的延遲交貨。貨期延遲之原因表供應廠商要負責之貨期延遲原因定貨廠商要負責之貨期延遲原因買賣雙方溝通不良所造成之原因采購部門之責任采購部門以外之責任1．超過產能之接單2．超過技術水準之接單3．產量之變動4．手邊作業(yè)量之掌握不充分5．時間估計之錯誤6．對新下單品之不熟7．制程管理不完備或不良8．不良品之發(fā)生9．勞務管理之不適切10．品質管理之不充分11．需調度之材料零配件之人手延遲與品質不良12．遵守貨期之責任感不足13．作業(yè)管理之不完備14．對再轉包之管理能力的不足15．來自低工資之員工工作意愿低16．機器設備之不完備17．小批量之訂單，合起來才生產18．由于經營業(yè)績之不振，經營者之關心轉了方向19．不可抗力1．供應廠商之選定在基本上有誤2．供應廠商之產能掌握或技術水準之調查不足3．業(yè)務手續(xù)之不完備與耽誤4．訂單或指示聯絡事項之不完備與不徹底5．材料、零配件之支給延遲6．所要求之品質，說明不清楚7．價格之決定很勉強8．進度之掌握與督促之不 充分9．技術指導之疏忽10．采購人員之經驗不足或確保貨期之意識低11．付款條件過嚴或付款耽誤12．頻頻改換供應廠商13．下訂單到過遠的地方14．資訊之交換不順暢15．各種指示或聯絡未能迅速而確定行使1．調度之期間過短2．調度基準日程之缺乏、不使用不完備、無效3．未考慮材料或零配件之支給日就決定貨期4．模因此，采購人員須要經常和請購部門接觸，在友善的氣氛中，對于勉強的貨期，應妥加協調雙方的情況，以設定適當的貨期。茲將適當貨期之設定概念，圖示如下： 市販品之適當貨期 運送期間材料調配期間購買交涉期間 市販品之適當貨期 運送期間制造期間材料調配期間制造計劃期間購買交涉期間 （四）如何確保如期交貨買方可借助下列方式，來確保供應商如期交貨：1．制定合理的購運時間：即將請購、采購、賣方準備、運輸、檢驗等各項作業(yè)所需的時間，予以合理的規(guī)劃，避免造成供應商愛莫能助，強人所難。此外，為了避免交貨品質不良，影響到可用數量，對于重要物料應派員駐廠查驗，亦可省卻將來退貨的麻煩。因為如果到了約定之交貨時間，才作聯絡，可能為時已晚，無法補救。（六）進行狀況之查核要點進行狀況的查核，應注意承制廠商生產過程中之重要環(huán)節(jié)。尤其是向兩家以上采購的物品，應分別計算。4．清點數量：實際交貨數量是否與運送憑單或訂單所載相符，如數量太多時，可采