【正文】 案 01 行 政 管 理 0102 01 本公司年度及半年計劃、總結(jié) 永久 02 總經(jīng)理辦公會紀要、重要專題會議紀要、項目委員會會議紀要 永久 03 公司總體改革方案、綱要、規(guī)劃 永久 04 機構(gòu)成立、變更、合并、創(chuàng)立、建立協(xié)作關(guān)系的請示、報告、批復 永久 05 刻制、啟用印章的請示、報告、批復 30 年 06 本公司的大事記、變革、有關(guān)公司歷史記載等 永久 07 工作簡報、動態(tài) 10 年 08 公司制定的各項規(guī)章制度 ( 重要的 ) 永久 09 向上級的請示及上級的批復 永久 10 調(diào)查研究材料 永久 11 上級針對本公司下發(fā)的各類文件 永久 12 上級普發(fā)的要貫徹執(zhí)行的通知、規(guī)定 30 年 13 上級領(lǐng)導來公司檢查、指導工作時的重要指示、講話、題詞等 永久 14 考察報告及批復、參加外事活動形成的文件材料 30 年 15 投訴函件及處理結(jié)果 10 年 16 同級機關(guān)單位和非隸屬機關(guān)制發(fā)的非本單位主管業(yè)務(wù)，但要執(zhí)行的文件材料 10 年 17 購置辦公設(shè)備的請示及批復 10 年 18 辦公設(shè)備報廢的請示及批復 10 年 19 辦公設(shè)備使用說明書及保養(yǎng)協(xié)議 10 年 20 購置車輛的原始文件及隨車技術(shù)文件 、 車輛保養(yǎng)協(xié)議 10 年 21 車輛報廢申報單及有關(guān)文件 10 年 22 公司總務(wù)管理相關(guān)文件材料 10 年 人 事 勞 資 0103 01 公司主要領(lǐng)導職務(wù)任免決定、通知、聘書 永久 02 機構(gòu)設(shè)置及部門領(lǐng)導職務(wù)任免決定、通知 永久 03 員工晉升、聘任的文件材料 30 年 04 公司制定的勞動管理規(guī)定 30 年 05 先進集體、個人表彰決定及相關(guān)的材料 永久 財 務(wù) 審 計 0104 01 年度投資計劃報告和批文 ( 含修改計劃等 ) 永久 02 固定資產(chǎn)購置計劃和批文 永久 03 利潤分配及利潤上交的有關(guān)文件 ( 報表 ) 30 年 04 財務(wù)借貸、擔保等文件 30 年 05 免、征稅各種文件 30 年 06 財務(wù)工作計劃、工作總結(jié) 30 年 檔案管理操作手冊 22 附件 1：寧波光明 碼頭有限公司 文書 檔案分類、歸檔范圍及保管期限表（續(xù) 二 ） 一級 類目 二級 類目 序號 歸 檔 范 圍 及 條 款 保管 期限 文 書 檔 案 01 財 務(wù) 審 計 0104 07 財務(wù)審計報告 ( 年度 ) 永久 08 年度統(tǒng)計表、統(tǒng)計分析 永久 09 財務(wù)規(guī)章制度 30 年 10 上級機關(guān)下發(fā)的有關(guān)財務(wù)、審計工作 方面的指引 (規(guī)定 ) 10 年 11 項目付款的請示、批復 永久 12 各種費用收支來往函 10 年 13 股權(quán)收購、資產(chǎn)轉(zhuǎn)讓的報告、批文等文件 永久 14 資產(chǎn)優(yōu)化 ( 清理 ) 等文件材料 30 年 15 公司核算報告 永久 16 計財方面的請示及批復 30 年 17 資產(chǎn)清理、國有資產(chǎn)管理 30 年 生 產(chǎn) 技 術(shù) 0105 01 業(yè)務(wù)部 內(nèi)部規(guī)章制度 30 年 02 業(yè)務(wù)部 合同（費收、航線等） 永久 03 業(yè)務(wù)部 宣傳資料（對外客戶方面） 30 年 04 業(yè)務(wù)部 客戶資料、調(diào)查資料等 永久 05 業(yè)務(wù)部 發(fā)文、與外單位、客戶來往文件（重要） 30 年 06 操作部內(nèi)部規(guī)章制度、操作應(yīng)急預(yù)案 30 年 07 SOLAS 相關(guān)資料 30 年 08 操作部請示報告及批復、會議紀要（重要） 30 年 09 操作部合同資料（外包、貨代等） 永久 10 操作部船舶資料 10 年 11 延伸堆場空箱單證、裝卸作業(yè)簽證單、供水供電簽證單 10 年 12 調(diào)度值班日志 10 年 13 安全應(yīng)急預(yù)案、規(guī)章制度 30 年 14 安全 有關(guān)的與上級部門、股東單位等來往文件（事故報告等） 30 年 15 實習、調(diào)研、考察等安全活動 30 年 16 安全類請示報告及批復（重要） 30 年 17 安全類會議紀要（重要） 30 年 18 整改通知及反饋、違章考核通知單 10 年 19 合同資料（保安服務(wù)協(xié)議等） 永久 20 安全內(nèi)訓相關(guān)文件資料 永久 21 重大事故分析等 永久 檔案管理操作手冊 23 （三） 聲像檔案管理辦法 為了加強公司聲像檔案管理 的 科學化、規(guī)范化、標準化，提高聲像檔案質(zhì)量，保證聲像檔案的齊全、完整和準確 ，特制定本辦法。 備考表置于盒內(nèi)文件之后，項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人 和日期； 6, 盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況； 整理人：負責整理歸檔文件的人員姓名； 檢查人：負責檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名； 日期：歸檔文件整理完畢的日期。 歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊并編制封面。 編制頁碼： 在有文字的每頁材料正面的右上角 、 背面的左上角打印頁號， 各件之間不連續(xù)編頁號，頁號從“ 001”開始編。 按保管期限分類 ： 分為 永久和定期兩種，定期又分為 30年和 10 年。重要的，利用頻繁的和有專門需 要的可適當增加份數(shù)。 歸檔文件材料的載體和字跡 （不能用紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等） 應(yīng)符合耐久性要求?！? 件” 的含義為：一般以一份文件為一件；各種報表、名冊、圖冊、書刊等一冊（本）為一件；文件正本與定稿為一件；正文與附文為一 件；原件與復制件為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；來文與復文為一件。 各種外事活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結(jié)、重要簡報、會議紀要、記錄、有參考價值的資料、互贈禮品清單、工作往來文件等。 本單位的請示與上級單位的批復文件。移交時由雙方檢查后簽字確認（詳見附件 1《歸檔文件移交單》）。 各部門專（兼）職文書的職責 了解本部門的工作業(yè)務(wù)，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。 主管部門收集：一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。 文件材料的收集管理 堅持部門收集、管理文件材料制度。 本公司內(nèi)部機構(gòu)在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料、 光盤、磁帶、照片、實 物 等不同形式、不同載體的歷史記錄，都要按照本 制度 ，分別立卷歸檔。構(gòu)成犯罪的，由司法部門 追究刑事責任。 銷毀檔案時，應(yīng)指定兩人監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字。鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確、不完整，應(yīng)及時責成有關(guān)部門和人員負責修改、補充。各鑒定小組在鑒定后要寫出鑒定報告，并在案卷備考表中注明鑒定意見，由小組負責人簽名，并注明鑒定時間。文書檔案保管期限分為永久、定期兩種，定期期限分為 30年， 10 年。 庫藏檔案有下列情況之一者不開放，注意保密： 涉及黨和國家秘密的； 涉及專利或 技術(shù)秘密的； 涉及個人隱私的； 檔案形成部門規(guī)定限制使用的； 涉及本企業(yè)內(nèi)部秘密的。 遵照《保密法》，做好檔案的保密工作。 借閱者必須嚴守黨和國家機密、保守企業(yè)的商業(yè)機密，不得隨意翻閱和抄錄自己借閱范圍以外的檔案資料，并泄露檔案內(nèi)容。 外單位查閱本公司保存的檔案，須憑所在單位介紹信，并查明查閱者身份、查閱目的、所需檔案的范圍，經(jīng)辦公室領(lǐng)導審批后方可查閱。應(yīng)根據(jù)公司實際和工作需要，編制切實可行的檢索工具和必要的匯編材料，為企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)、經(jīng)營管理和科研服務(wù)。 重要的檔案和資料，一般不提供外借。 根據(jù)有關(guān)規(guī)定，制定《文件材料歸檔范圍和保管期限表》，為檔案整理和鑒定提供依據(jù)。 建立定期檢查庫 藏 檔案和 庫房 設(shè)備制度，并做好記錄。 檔案庫房（含膠片庫、磁帶庫）的溫度應(yīng)控制在 14℃ — 24℃，有設(shè)備的庫房溫度日變化幅度不得超過177。 無關(guān)人員不得擅自進入庫房，庫房鑰匙實行專人保管。嚴格執(zhí)行庫房檢查制度和庫房溫濕度記錄制度，配備必要的設(shè)施，調(diào)節(jié)和控制庫房溫濕度，延長檔案的壽命，保護檔案的安全。 檔案管理操作手冊 9 底片與照片的影像相符。 企業(yè)獲得的各種榮譽證書、獎?wù)隆ⅹ劚?、錦旗和具有保存價值的紀念品等實物。 特種載體檔案的管理： 收集范圍： 反映企業(yè)主要職能活動和基本歷史面貌的照片、錄音、錄像、電子文檔。接收檔案時，應(yīng)按移交目錄清點核對。撤銷機構(gòu)的檔案（含臨時工作機構(gòu)），其檔案應(yīng)向公司檔案部門移交。科技檔案應(yīng)按照交通 部、公司頒發(fā)的科技檔案分類編號辦法進行統(tǒng)一的分類編號。小型項目全部竣工驗收后歸檔。 檔案管理操作手冊 7 根據(jù)行業(yè)、公司各類檔案實體分類 辦法和上級檔案部門的工作要求，管理檔案應(yīng)做到分類科學、整理系統(tǒng)、鑒定正確、保管安全、統(tǒng)計準確、利用方便、管理手段先進。 在工作活動中形成的文件材料，一律使用標準 A4型或 A3型紙張，書寫材料一律使用碳黑墨水、藍黑墨水。 檔案人員應(yīng)忠于職守，鉆研業(yè)務(wù)，勤奮工作，以保證工作任務(wù)的順利完成。 檔案人員職責 檔案管理人員應(yīng)具有大專以上文化程度和一定的專業(yè)知識。負責統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、管理公司檔案工作。電子公文歸檔后按有關(guān)規(guī)定移交檔案部門，作為電子檔案。 文書檔案是記述和反映本企業(yè)在黨政工團工作活動中形成的，具有保存價值并按照歸檔制度，作為企業(yè)歷史記錄集中保管起來的文件材料。全體職工要重視和支持檔案工作，關(guān)注文件材料的收集、積累和歸檔。 知識要求： 專業(yè)知識： 通曉檔案管理專業(yè)知識；熟悉檔案管理工作的各項規(guī)章制度及法律法規(guī) 。 能力知識要求 能力要求： 理解能力： 能準確理解公司有關(guān)政策和管理規(guī)章，能正確理解領(lǐng)導意圖。 遵守國家和公司的保密規(guī)定及有關(guān)規(guī)程 。 做好公司 立 卷檔案的鑒定和保存期限。 工 作 描 述 崗 位 職 責 負責檔案宏觀世界的管理工作。 負責公司科技圖書的整理、編目、上架、保管、借閱工作。 認真做好檔案收集、整理、鑒定、立卷、保管、統(tǒng)計、銷毀等工作，每一環(huán)節(jié)都嚴格按照有關(guān)規(guī)定辦理。 愛護公共財產(chǎn)，做好防盜工作。 及時完成領(lǐng)導交辦的臨時性任務(wù)。 業(yè)務(wù)學習 及工作 根據(jù)公司方針目標，結(jié)合本部門實際情況，開展部門方針目標管理工作。 認真開展政治學習，有事請假，不無故缺席。 積極參加各種政治活動，態(tài)度嚴肅認真。 、嚴格遵守保密制度，不擅自擴大檔案利用范圍，不泄露檔案機密內(nèi)容。 積極組織參加各類文化、技術(shù)業(yè)務(wù)的學習，努力提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)。 搞好環(huán)境衛(wèi)生和個人衛(wèi)生，創(chuàng)造整潔、優(yōu)美的工作環(huán)境。對本公司檔案實行集中統(tǒng)一管理。 執(zhí)行庫房管理制度，保持庫房整潔，保證檔案安全，堅持做好檔案“ 八 防”，最大限度延長檔案使用壽命。 檔案管理操作手冊 2 二、 崗位說明書 任職者簽名： 部門領(lǐng)導簽名： 公司領(lǐng)導簽名： 日期 ： 日期： 日期： 崗位名稱 檔案管理 崗位編號 所屬部門 辦公室 直接上級 辦公室主任 崗位性質(zhì) 一般管理崗位 崗位等級 文員 定員數(shù) ： 1 名 工作概要： 負責公司檔案管理工作 。 負責對檔案的收進、移交、保管、利用、銷毀等情況隨時以表冊、數(shù)字形式，進行登記和統(tǒng)計。 負責建立檔案借閱管理制度。 崗位資格證書 具有檔案助理館員及以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格，從事檔案管理工作 3 年以上。 語言文字表達能力： 能準確地表述個人意見，匯報工作，辭能達意，能撰寫檔案管理工作總結(jié)等文稿，文字通順，概念準確，條理清楚。 檔案工作是企業(yè)工作的重要組 成部分。 企業(yè)檔案包括文書檔案、科技檔案、照片、聲像檔案、電