【文章內容簡介】 錄，都要按照本 制度 ，分別立卷歸檔。 公文承辦部門或承辦人員應保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)、完整（公文上的各種附件一律不準抽存）。結案后及時交專（兼）職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。 文件材料的收集管理 堅持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應指定專（兼）職文書人員，負責管理本部門的文件材料，并保持相對穩(wěn)定。人員變動應及時通知檔案室。 辦公室收集：凡本公司繕印發(fā)出的公文（含 定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉發(fā)文件含被轉發(fā)的原件）（含電子版）一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。 主管部門收集：一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。 公司工作人員外出學習、考察、調查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動的相關人員核報差旅費時，必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認可后財務部門才給予核報差旅費。 本公司召開會議，由會議主辦部門指定專人將會議材料 、 檔案管理操作手冊 15 聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認可后財務部門才給予報銷會議費用。 各部門專（兼）職文書的職責 了解本部門的工作業(yè)務，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料。 認真執(zhí)行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷，管理性材料一般每年的三月份前應歸檔完畢。變更、修改、補充的文件材料，公司產權變動、機構變動、職工調動時留在部門或個人手中的文件材料，其他臨時性活動中形成的文件材料應隨時歸檔。 公司專職檔案員從各部門接收的檔 案，必須符合各檔案門類有關其檔案質量標準的規(guī)定和要求，不符合要求的退回整改。移交時由雙方檢查后簽字確認（詳見附件 1《歸檔文件移交單》）。 承辦人員借用文件材料時，應積極地提供利用，做好服務工作，并辦理臨時借用文件材料登記手續(xù)。 歸檔范圍 上級單位的文件材料 ． 1 上級單位下發(fā)的屬于本單位主管工作并要執(zhí)行的文件，以及普發(fā)性、非本單位主管業(yè)務但要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件； 上級單位召開的需要貫徹、執(zhí)行的會議形成主要文件材料； 代上級單位草擬并被采用的文件最后草稿和印本； 上級單位領導視察、檢查本單位工作時的指示、講話、批示、題詞、照片和有特殊保存價值的聲像材料； 同級單位和非隸屬單位頒發(fā)的非單位主管業(yè)務但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件。 本單位形成的文件材料 檔案管理操作手冊 16 本單位黨、政、工、團以及各項業(yè)務管理工作中形成的文件材料； 本單位成立、合并、撤消、更改名稱、啟用印章、組織機構變化等文件材料； 本單位召開的 業(yè)務工作會議、總經(jīng)理辦公會議及其他重要會議產生的會議記錄、文件材料等； 本單位頒發(fā)的以及有關單位聯(lián)合頒發(fā)的各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿、重要文件修改稿。 本單位的請示與上級單位的批復文件。 本單位領導在公務活動中形成的重要文件，從外單位帶回的與公司有關的經(jīng)文書處理登記的文件材料。 本單位及其內部職能部門形成的工作計劃、總結、報告。 本單位干部任免、調配、培訓、獎懲、評定職稱、聘任、調資晉職、職工名冊 、紀律檢查等文件材料。 各種外事活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結、重要簡報、會議紀要、記錄、有參考價值的資料、互贈禮品清單、工作往來文件等。 本單位與有關單位簽訂的合同、協(xié)定、協(xié)議等文件材料。 歸檔文件整理原則 遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。 以件為單位進行整理?！? 件” 的含義為：一般以一份文件為一件；各種報表、名冊、圖冊、書刊等一冊（本）為一件；文件正本與定稿為一件；正文與附文為一 件；原件與復制件為一件；轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件；來文與復文為一件。 一般情況下復印件不作為檔案保管，復印后加蓋公章的文件，具有檔案憑證作用，可歸檔（復印件作為正文附件的除外），傳 檔案管理操作手冊 17 真文件不宜長期保管，需復印后歸檔，并加以說明。 年度計劃、總結、統(tǒng)計報表、決算、預算等，應歸入文件內容所針對年度；跨年度的請示和批復歸入復文年度，也可歸入批復問題所針對的或生效年度；長遠規(guī)劃歸入針對的開始年度；轉發(fā)、批轉的文件，歸入本單位文件制成的年度；專案文件歸入結案年度；法規(guī)性文件，歸入批準和公布年度；重要 的請示沒有批復的歸入請示年度。 歸檔文件的質量要求 歸檔文件應 去掉金屬物 ，要 齊全、完整 ，對破壞的文 件材料應按裱糊技術要求托裱，字跡已擴散的應復制并與原件一并立卷。 歸檔文件材料的載體和字跡 （不能用紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等） 應符合耐久性要求。 非紙質文件材料應與其文字說明一并歸檔。 具有永久、 30年保存價值的電子文件，必須形成一份紙質文件歸檔。 歸檔文件材料一般一式一份。重要的，利用頻繁的和有專門需 要的可適當增加份數(shù)。 反映同一內容而形式不同的文件材料應保持其一致性。 歸檔文件整理程序 分類： 歸檔文件可以采用年度－問題－保管期限方法進行分類。 按年度分類：將文件按其形成年度分類。 按保管期限分類 ： 分為 永久和定期兩種，定期又分為 30年和 10 年。 按問題分類：將文件按承辦問題分類，分為：黨群、經(jīng)營管理、行政管理、人事勞資、財務審計、生產技術。 裝訂：按件裝訂，一文一件一檔。裝訂時，正本在前，定 檔案管理操作手冊 18 稿在后；正文在前，附件在后 ；原件在前，復制件在后；轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后；復文在前，來文在后。 編制頁碼： 在有文字的每頁材料正面的右上角 、 背面的左上角打印頁號， 各件之間不連續(xù)編頁號，頁號從“ 001”開始編。 蓋檔號章，檔號章的填寫內容和格式： 全宗號：本公司暫定為“ GMMT”； 分類號：根據(jù)公司設置的一級、二級類目來標識； 密級：文件的保密級別； 年度：四位阿拉伯數(shù)字填寫； 件號：文件的排列順序號， 從“ 1” 開始； 保管期限：分 別填寫“ 永久”“ 30年” 或“ 10年”。 文件的排列： 歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按 事由結合時間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。 歸檔文件目錄應裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄設置件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注。歸檔文件目錄封面設置全宗名稱、年度、保管期限、問題。 裝盒：將歸檔文件按室編件號順序裝入，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。 備考表置于盒內文件之后，項目包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人 和日期； 6, 盒內文件情況說明：填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況； 整理人：負責整理歸檔文件的人員姓名； 檢查人：負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名； 日期：歸檔文件整理完畢的日期。 本制度由辦公室負責解釋，自 印發(fā) 之日起實施。 檔案管理操作手冊 19 附件 1： 歸檔文件移交單 。 附件 2：寧波光明碼頭有限公司文書檔案分類、歸檔范圍及保管期限表 。 附件 1： 歸檔文件移交單 歸 檔 文 件 內 容（類目） 時間 檔號 數(shù)量 歸檔部門 檔案 管理部門 備注： （后附詳細文件清單） 歸檔部門負責人簽字（蓋章） ＿＿＿年＿＿月＿＿日 檔案管理部門負責人簽字（蓋章） ＿＿＿年＿＿月＿＿日 檔案管理操作手冊 20 附件 2：寧波光明碼頭有限公司 文書 檔案分類、歸檔范圍及保管期限表 一級 類目 二級 類目 序號 歸 檔 范 圍 及 條 款 保管 期限 文 書 檔 案 01 黨 群 0100 01 黨委綜合性工作、黨員代表大會或黨委其他有關會議，黨委辦公室 其他事務性工作 永久 02 組織建設 ,黨員和黨員干部管理，黨費管理 30 年 03 黨員 理論教育 ,各種宣傳 活動 ,政治思想工作與精神文明建設 10 年 04 工會成立請示及批復， 職工代表大會 、 職工民主管理 永久 05 工會組織的 勞動競賽，勞保福利 ,女工工作 ,文化藝術和體育活動 10 年 06 共青團 組織建設，政治思想教育 30 年 經(jīng) 營 管 理 0101 01 成立公司的報告、政府批文 ( 批復 )、可行性研究報告、商業(yè)登記證、公司注冊證書、政府批準證書營業(yè)執(zhí)照、公司章程 永久 02 董事會會議程序、董事會決議、股東大會決議及董事會、股東大會會議紀要 永久 03 公司架構、變更情況及相應的批準文件 永久 04 項目投資總合同、總協(xié)議 永久 05 公司歷屆董事名單及董事變更通知書 永久 06 公司經(jīng)營中期報告及年報 永久 07 股東名單 ( 冊 )、股東委派管理人員名單（冊）及變更等 永久 08 各種通函、股東通函 10 年 09 股份過戶處來往的文函、律師來往文函、政府申報的有關文件 永久 10 公司情況登記表等 永久 11 每年會計師事務所的財務報告、核算報告等相關文件 永久 12 房產、 土地買賣合同 ， 房屋所有權證、房產權證、土地使用證、地稅登記證、國稅登記證等 永久 13 股東協(xié)議 永久 14 收購、兼并等各種法律文件及有關項目文件 永久 15 銀行貸款文件、擔保書 永久 16 收購項目評估報告 永久 17 關鍵業(yè)績指標考核方案及考核結果 10 年 18 經(jīng)審定的向市場公布的重要報紙文稿 30 年 19 其他相關資料等（信托協(xié)議、出售投資項目有關法律文件及有關項 目文件、股份轉讓報告等） 永久 20 公司中長期發(fā)展規(guī)劃 永久 21 公司短期發(fā) 展規(guī)劃 10 年 22 與公司業(yè)務相關的市場調研計劃及調研報告 10 年 23 企業(yè)形象設計及宣傳計劃 10 年 24 項目研究 30 年 檔案管理操作手冊 21 附件 1：寧波光明 碼頭有限公司 文書 檔案分類、歸檔范圍及保管期限表（續(xù)一） 一級 類目 二級 類目 序號 歸 檔 范 圍 及 條 款 保管 期限 文 書 檔 案 01 行 政 管 理 0102 01 本公司年度及半年計劃、總結 永久 02 總經(jīng)理辦公會紀要、重要專題會議紀要、項目委員會會議紀要 永久 03 公司總體改革方案、綱要、規(guī)劃 永久 04 機構成立、變更、合并、創(chuàng)立、建立協(xié)作關系的請示、報告、批復 永久 05 刻制、啟用印章的請示、報告、批復 30 年 06 本公司的大事記、變革、有關公司歷史記載等 永久 07 工作簡報、動態(tài) 10 年 08 公司制定的各項規(guī)章制度 ( 重要的 ) 永久 09 向上級的請示及上級的批復 永久 10 調查研究材料 永久 11 上級針對本公司下發(fā)的各類文件 永久 12 上級普發(fā)的要貫徹執(zhí)行的通知、規(guī)定 30 年 13 上級領導來公司檢查、指導工作時的重要指示、講話、題詞等 永久 14 考察報告及批復、參加外事活動形成的文件材料 30 年 15 投訴函件及處理結果 10 年 16 同級機關單