【正文】 寧波光明碼頭有限公司 檔案管理 操 作 手 冊(cè) 檔案管理操作手冊(cè) 2 目 錄 一、 崗位 工作職責(zé) ................................................... 1 二、崗位職責(zé)說明書 ................................................. 2 三、管理制度 ....................................................... 3 (一 )檔案管理制度 ? ????????????????????????? 3 (二 )文書檔案立卷歸檔制度 ????????????????????? 14 (三 )聲像檔案管理 制度 ??????????????????????? 23 (四 )電子公文管理 制度 ??????????????????????? 27 (五 )科技文件材料歸檔范圍及保管期限表 ……………………………………… ..…… .37 (六 )檔案 保密 制度 ????????????????????????? 43 (七 )檔案鑒定、銷毀、移交制度 ??????????????????? 45 (八 )檔案人員“三納入，四參加 ”制度 ????????????????? 47 (九 )檔案 管理職責(zé)和責(zé)任追究制度 .......................................................................... 49 (十 )檔案借閱管理規(guī)定 .............................................................................................. 53 (十一 )圖書借閱管理規(guī)定 .......................................................................................... 54 (十 二 )檔案庫房管理規(guī)定 .......................................................................................... 56 四、業(yè)務(wù)流程 ???????????????????????????? 57 (一 )檔案收集流程 ????????????????????????? 57 (二 )檔案整理流程 ????????????????????????? 61 (三 )檔案鑒定 流程 ????????????????????????? 62 (四 )檔案保管 流程 ????????????????????????? 62 (六 )檔案檢索 流程 ????????????????????????? 63 (七 )檔案利用 流程 ????????????????????????? 64 (八 )檔案 銷毀 流程 ????????????????????????? 66 五、檔案工作計(jì)劃 .................................................. 68 檔案管理操作手冊(cè) 3 檔案管理操作手冊(cè) 1 檔案管理操作手冊(cè) 1 一、 崗位 工作職責(zé) 項(xiàng) 目 工作職責(zé)及內(nèi)容 思想政治 工作 貫徹執(zhí)行黨和國家的方針、政策，增強(qiáng)法制觀念，以法治檔，遵 守職業(yè)道德。 積極參加各種政治活動(dòng)，態(tài)度嚴(yán)肅認(rèn)真。 認(rèn)真開展政治學(xué)習(xí)，有事請(qǐng)假，不無故缺席。 遵章守紀(jì) 認(rèn)真執(zhí)行公司各項(xiàng)規(guī)章制度，無違章違紀(jì)現(xiàn)象。 樹立高度的組織紀(jì)律性，服從組織。 、嚴(yán)格遵守保密制度，不擅自擴(kuò)大檔案利用范圍，不泄露檔案機(jī)密內(nèi)容。 業(yè)務(wù)學(xué)習(xí) 及工作 根據(jù)公司方針目標(biāo)，結(jié)合本部門實(shí)際情況，開展部門方針目標(biāo)管理工作。 按時(shí)向市檔案局報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。 依據(jù)上級(jí)有關(guān)規(guī)定，建立健全內(nèi)部各項(xiàng)管理制度及考核辦法。 積極組織參加各類文化、技術(shù)業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)，努力提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)。 及時(shí)完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的臨時(shí)性任務(wù)。 精神文明 建設(shè) 愛崗敬業(yè)， 、 忠于職守 、 辦事公正、語言文明、團(tuán)結(jié)友愛、相互協(xié)作。 開展職業(yè)道德教育，樹立“四為”服務(wù)思想，提倡敬業(yè) 奉獻(xiàn)精神。 搞好環(huán)境衛(wèi)生和個(gè)人衛(wèi)生，創(chuàng)造整潔、優(yōu)美的工作環(huán)境。 愛護(hù)公共財(cái)產(chǎn)，做好防盜工作。 檔案基礎(chǔ) 管理 宣傳、貫徹《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》以及其他檔案法律法規(guī)，依法治檔。 負(fù)責(zé)接收本公司文書、科技、底圖及其他專門檔案的歸檔，嚴(yán)格把好檔案質(zhì)量關(guān)。對(duì)本公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。 認(rèn)真做好檔案收集、整理、鑒定、立卷、保管、統(tǒng)計(jì)、銷毀等工作，每一環(huán)節(jié)都嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定辦理。 編制檔案檢索工具，撰寫檔案編研材料。 提供檔案利用，承辦檔案及技術(shù)資料的復(fù)制工作 ,為公司生產(chǎn)、建設(shè)提 供優(yōu)質(zhì)、快捷服務(wù)。 執(zhí)行庫房管理制度，保持庫房整潔，保證檔案安全，堅(jiān)持做好檔案“ 八 防”，最大限度延長檔案使用壽命。 負(fù)責(zé)公司科技圖書的整理、編目、上架、保管、借閱工作。 建立公司檔案活動(dòng)網(wǎng)絡(luò)，指導(dǎo)并協(xié)助各部門做好檔案立卷、歸檔工作。 參加公司生產(chǎn)、建設(shè)有關(guān)會(huì)議，參加科研及工程項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收會(huì)議以及設(shè)備開箱等活動(dòng)，并嚴(yán)格把好這些檔案的案卷質(zhì)量。 檔案管理操作手冊(cè) 2 二、 崗位說明書 任職者簽名： 部門領(lǐng)導(dǎo)簽名： 公司領(lǐng)導(dǎo)簽名： 日期 ： 日期： 日期： 崗位名稱 檔案管理 崗位編號(hào) 所屬部門 辦公室 直接上級(jí) 辦公室主任 崗位性質(zhì) 一般管理崗位 崗位等級(jí) 文員 定員數(shù) ： 1 名 工作概要： 負(fù)責(zé)公司檔案管理工作 。 工 作 描 述 崗 位 職 責(zé) 負(fù)責(zé)檔案宏觀世界的管理工作。 負(fù)責(zé)管理公司的文書檔案、科技檔案及其他檔案。 負(fù)責(zé)收集公司分散的各個(gè)部門和個(gè)人手中的文件、資料集中起來，經(jīng)過整理、立 卷、歸檔保管工作。 負(fù)責(zé)對(duì)檔案的收進(jìn)、移交、保管、利用、銷毀等情況隨時(shí)以表冊(cè)、數(shù)字形式，進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。 做好公司 立 卷檔案的鑒定和保存期限。 負(fù)責(zé)保管檔案系統(tǒng)完整和安全。 負(fù)責(zé)編集檔案文件資料匯集、編制目錄、卡片、索引等。 負(fù)責(zé)建立檔案借閱管理制度。 遵守國家和公司的保密規(guī)定及有關(guān)規(guī)程 。 完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的臨時(shí)任務(wù)。 崗位 關(guān)系 任 職 資 格 學(xué)歷 大專以上的學(xué)歷 性別 素質(zhì) 政治思想 (職業(yè)道德 ): 遵守國家法律法規(guī)和公司的各項(xiàng)制度，愛崗敬業(yè)，奮發(fā)進(jìn)取，高效創(chuàng)優(yōu)，服從指揮，團(tuán)結(jié)協(xié)作，對(duì)企業(yè)忠誠。 崗位資格證書 具有檔案助理館員及以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格，從事檔案管理工作 3 年以上。 能力知識(shí)要求 能力要求： 理解能力： 能準(zhǔn)確理解公司有關(guān)政策和管理規(guī)章，能正確理解領(lǐng)導(dǎo)意圖。 業(yè)務(wù)實(shí)施能力： 能獨(dú)立完成文書檔案、科技檔案、 財(cái)務(wù)檔案的日常管理工作；能指導(dǎo)文員檔案管 理工作；能正確分析檔案管理存在的主要問題，并提出有效的解決辦法。 組織協(xié)調(diào)能力： 有較強(qiáng)的獨(dú)立工作能力，能及時(shí)地調(diào)閱檔案資料；能協(xié)調(diào)解決檔案管理中的一般性問題。 語言文字表達(dá)能力： 能準(zhǔn)確地表述個(gè)人意見，匯報(bào)工作，辭能達(dá)意，能撰寫檔案管理工作總結(jié)等文稿，文字通順，概念準(zhǔn)確，條理清楚。 知識(shí)要求： 專業(yè)知識(shí)： 通曉檔案管理專業(yè)知識(shí)；熟悉檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度及法律法規(guī) 。 其他相關(guān)知識(shí) ：掌握港口發(fā)展、機(jī)構(gòu)變更及文書處理的一般知識(shí)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用基本知識(shí)。 工作 特征 工作 場(chǎng)所： 辦公室 工作環(huán)境 ： 舒適 工作 時(shí)間 ： 正常 工作時(shí)間、根據(jù)工作情況加班 危險(xiǎn)性： 基本無危險(xiǎn)，無職業(yè)病危險(xiǎn) 檔案管理操作手冊(cè) 3 三、管理制度 （一） 檔案管理制度 總 則 為了進(jìn)一步加強(qiáng)公司檔案管理，提高檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平，更好地為公司生產(chǎn)建設(shè)服務(wù)，根據(jù)《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》，結(jié)合公司實(shí)際，制訂本辦法。 檔案工作是企業(yè)工作的重要組 成部分。全體職工要重視和支持檔案工作，關(guān)注文件材料的收集、積累和歸檔。檔案工作人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好檔案工作。 企業(yè)檔案是指公司所屬各部門、單位在工作活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子文件、實(shí)物等不同門類載體的歷史記錄。 企業(yè)檔案包括文書檔案、科技檔案、照片、聲像檔案、電子檔案和其它專門檔案。 文書檔案是記述和反映本企業(yè)在黨政工團(tuán)工作活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值并按照歸檔制度，作為企業(yè)歷史記錄集中保管起來的文件材料。 科技檔案是記述和反映本 企業(yè)在生產(chǎn)建設(shè)、基建工程建設(shè)、技術(shù)項(xiàng)目改造、項(xiàng)目招投標(biāo)及大型設(shè)備購置（引進(jìn)）等技術(shù)管理活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的集中保管起來的文件材料。 照片、聲像檔案是指本企業(yè)在黨政工團(tuán)及生產(chǎn)建設(shè)等活動(dòng)中以照片、聲像的形式形成的，具有保存價(jià)值的歷史真跡記錄。 電子檔案是指本企業(yè)在工作活動(dòng)中運(yùn)用計(jì)算機(jī)通過統(tǒng)一配置的電子公文傳輸系統(tǒng)處理后形成的，具有保存價(jià)值和規(guī)范格式的公文電子數(shù)據(jù)。電子公文歸檔后按有關(guān)規(guī)定移交檔案部門，作為電子檔案。 檔案管理操作手冊(cè) 4 專門檔案是指本企業(yè)經(jīng)營管理、財(cái)務(wù)管理、監(jiān)察審計(jì) 、教育培訓(xùn)、計(jì)劃生育等工作中形成的檔案（含實(shí)物檔案）。 按照《檔案法》所規(guī)定的集中統(tǒng)一管理檔案，確保檔案的完整與安全，企業(yè)檔案均由公司綜合檔案室統(tǒng)一集中管理，不得分散在各承辦部門、單位或個(gè)人手中私自保存。 機(jī)構(gòu)和職責(zé) 公司辦公室是公司檔案管理的職能部門，下設(shè)綜合檔案室具體負(fù)責(zé)檔案管理工作，并接受寧波市檔案局等上級(jí)檔案部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查。負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、管理公司檔案工作。 根據(jù)上級(jí)檔案部門的工作要求，公司要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，在企業(yè)工作計(jì)劃中列入檔案工作內(nèi)容，制 訂年度工作計(jì)劃、檔案規(guī)章制度。對(duì)設(shè)備購置（引進(jìn)）、基建工程建設(shè)、科研成果、產(chǎn)品鑒定等驗(yàn)收的同時(shí)，必須驗(yàn)收檔案。 公司檔案管理部門主要職責(zé)： 嚴(yán)格執(zhí)行黨和國家的保密制度，貫徹執(zhí)行上級(jí)檔案部門頒布的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定，確保檔案的完整與安全； 研究制定檔案管理規(guī)章制度并組織實(shí)施； 制訂年度檔案工作計(jì)劃； 負(fù)責(zé)本公司的檔案工作，集中統(tǒng)一管理本公司的全部檔案，做好檔案的收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)和利用工作，為公司各項(xiàng)工作服務(wù)； 督促、指導(dǎo)公司兼職檔案員做好文件材 料的積累、整理和歸檔工作； 負(fù)責(zé)公司檔案、資料的調(diào)閱和利用工作，利用檔案信息資源編寫各類編研材料、檢索工具，編制專題目錄、索引目錄，為領(lǐng)導(dǎo)和企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)提供服務(wù)； 檔案管理操作手冊(cè) 5 負(fù)責(zé)檔案的鑒定和銷毀，按部門、專業(yè)成立鑒定小組，對(duì)已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定和銷毀； 兼顧科技資料工作，對(duì)重要的科技資料實(shí)行集中統(tǒng)一管理； 負(fù)責(zé)接收、保管公司各項(xiàng)工作活動(dòng)中應(yīng)歸檔的檔案； 根據(jù)上級(jí)檔案管理部門的要求，組織學(xué)習(xí)并推廣落實(shí)檔案管理新技術(shù)、新方法和先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)。 檔案人員職責(zé) 檔案管理人員應(yīng)具有大專以上文化程度和一定的專業(yè)知識(shí)。 專職檔案員職責(zé)： 認(rèn)真學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論，堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，貫徹執(zhí)行黨和國家的方針、政策，增強(qiáng)法制觀念，以法治檔，忠于職守，遵守職業(yè)道德； 熱愛本職工作，鉆研檔案專業(yè)知識(shí)，熟悉本公司的各項(xiàng)