【導(dǎo)讀】2、開(kāi)展職業(yè)道德教育，樹(shù)立“四為”服務(wù)思想，提倡敬業(yè)奉獻(xiàn)精神。長(zhǎng)檔案使用壽命。動(dòng)，并嚴(yán)格把好這些檔案的案卷質(zhì)量。

　　

【正文】 檔案的管理按《寧波光明碼頭有限公司檔案管理辦法》執(zhí)行。 歸檔電子檔案著錄應(yīng)參照 DA/T181999《檔案著錄規(guī)劃》進(jìn)行著錄，基本著錄項(xiàng)目為：年度、件號(hào)、全宗名稱(chēng)、題名、責(zé)任者、文號(hào)、形成日期、存入日期及保存位置、密級(jí)、保管期限、硬件和軟件環(huán)境。 歸檔光盤(pán)不得擦洗、劃刻、觸摸盤(pán)片裸露處，不得彎曲、擠壓、摔打盤(pán)片，防止盤(pán)片沾染污垢，避免陽(yáng)光直接照射。 電子檔案保存溫度為攝氏 14℃ 24℃，相對(duì)濕度小于 45%，并遠(yuǎn)離磁場(chǎng)、酸堿等有害氣體。 歸檔電子檔案的物理地址應(yīng)在服務(wù)器上，服務(wù)器必須采取雙機(jī)備份等可靠的備份措施。 已進(jìn)行邏輯歸檔的電子檔案，物理歸檔可按照紙質(zhì)文件的規(guī)定定期完成。管理要求如下： 把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子檔案由系統(tǒng)管理人員集中拷貝至一次性寫(xiě)光盤(pán)的載體上，禁用軟磁盤(pán)作為歸檔電子公文保存的載體。永久和長(zhǎng)期保存的歸檔電子公文，拷貝一式三套（一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用）； 存儲(chǔ)歸檔電子檔案的每一個(gè)載體中，應(yīng)同時(shí)存有 相應(yīng)的符合規(guī)范要求的機(jī)讀目錄； 歸檔電子檔案一般不加密，必須加密的電子公文應(yīng)與其加密軟件和文字說(shuō)明一并歸檔； 存儲(chǔ)歸檔電子檔案的載體和裝具應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上應(yīng)注明載體序號(hào)（編年度大流水號(hào)）、全宗號(hào)、歸檔電子公文年度、存儲(chǔ)件數(shù)、密級(jí)、保管期限、存入日期等。 檔案管理操作手冊(cè) 30 電子公文形成部門(mén)必須將具有永久和長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子公文，制成紙質(zhì)公文與電子公文的存儲(chǔ)載體一并歸檔，并使兩者建立互聯(lián)。 電子公文形成部門(mén)、檔案部門(mén)應(yīng)配置足夠容量和處理能力且相對(duì)安全的計(jì)算機(jī)軟、硬件系統(tǒng)，保證歸檔電子公文的有效保管和利用。 電子公文形成部門(mén)應(yīng)在電子公文處理系統(tǒng)中設(shè)置符合安全要求的操作日志，隨時(shí)自動(dòng)記錄對(duì)電子公文實(shí)時(shí)操作的人員、時(shí)間、設(shè)備、項(xiàng)目、內(nèi)容等，以保證歸檔電子檔案的真實(shí)性。 電子公文形成部門(mén)應(yīng)在電子公文歸檔時(shí)對(duì)相關(guān)項(xiàng)目進(jìn)行檢查，檢查項(xiàng)目包括與紙質(zhì)公文核對(duì)內(nèi)容、簽章，審核電子公文收發(fā)登記表、操作日志及相關(guān)的著錄條目等，確認(rèn)電子公文及相關(guān)的信息和軟件無(wú)缺損且未被非正常改動(dòng)，電子公文 與相應(yīng)的紙質(zhì)內(nèi)容及其表現(xiàn)形式一致，處理過(guò)程無(wú)差錯(cuò)。 歸檔電子公文應(yīng)按規(guī)定及時(shí)向檔案部門(mén)移交。遇機(jī)構(gòu)撤并，歸檔電子公文應(yīng)按規(guī)定向職能接管部門(mén)移交。 歸檔電子公文的移交形式可以是交接雙方之間進(jìn)行存儲(chǔ)載體傳遞或從網(wǎng)上交接，但須履行交接手續(xù)。 歸檔電子公文的形成部門(mén)和檔案部門(mén)，每年均應(yīng)對(duì)歸檔電子公文的讀取、處理設(shè)備的更新情況進(jìn)行一次檢查登記。如網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)擴(kuò)充或系統(tǒng)設(shè)備更新，設(shè)備管理部門(mén)應(yīng)確認(rèn)庫(kù)存載體與新系統(tǒng)、新設(shè)備的兼容性，如不兼容，應(yīng)及時(shí)對(duì)歸檔電子公文進(jìn)行遷移。 對(duì)保 管的歸檔電子檔案進(jìn)行遷移操作前，應(yīng)制定嚴(yán)密的遷移工作計(jì)劃，保證歸檔電子檔案必須在完整、準(zhǔn)確和有保障的前提下進(jìn)行遷移，檔案人員應(yīng)填寫(xiě)《歸檔電子公文遷移登記表》。遷移后，舊版的載體仍需保存三年。 檔案管理操作手冊(cè) 31 檔案部門(mén)應(yīng)定期對(duì)保存的歸檔電子公文進(jìn)行抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，光盤(pán)每滿(mǎn) 4 年進(jìn)行一次抽檢，抽檢率不低于 40%，并將檢驗(yàn)結(jié)果填入《歸檔電子公文管理登記表》（附件 3）。發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取補(bǔ)助措施。 檔案部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)歸檔電子檔案管理，提供利用有密級(jí)要求的歸檔電子檔案，應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密制度與規(guī)定。采用聯(lián)網(wǎng)的方 式提供利用的，應(yīng)采取穩(wěn)妥的身份認(rèn)定，權(quán)限控制及在存有電子公文的設(shè)備上加裝防火墻等安全保密措施。 超過(guò)保管期限的電子公文的鑒定和銷(xiāo)毀，按照歸檔紙質(zhì)文件的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，對(duì)確認(rèn)銷(xiāo)毀的歸檔電子公文進(jìn)行邏輯和物理刪除，并由檔案部門(mén)列出銷(xiāo)毀歸檔電子公文目錄存檔備查。 檔案部門(mén)應(yīng)按年度對(duì)歸檔電子公文的接收、保管、利用和鑒定銷(xiāo)毀情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。 電子檔案利用 檔案人員應(yīng)會(huì)同計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理人員設(shè)定查詢(xún)歸檔電子公文的權(quán)限；歸檔光盤(pán)只能以拷貝或網(wǎng)上傳輸?shù)男问教峁├?，并?yīng)做好登記，不得外借 。使用者不得私自復(fù)制、拷貝、修改或轉(zhuǎn)送他人。 電子檔案可在歸檔管理系統(tǒng)的終端上查閱，但查閱人員只能查閱本人權(quán)限之內(nèi)的電子檔案，如需查閱超過(guò)權(quán)限的電子檔案，參照檔案借閱規(guī)定，辦理相應(yīng)審批手續(xù)。 本辦法自公布之日起施行。 檔案管理操作手冊(cè) 32 附件 ： 1 電子檔案登記表 文件 特征 形成部門(mén) 完成日期 載體類(lèi)型 載體編號(hào) 通訊地址 電 話(huà) 聯(lián) 系 人 設(shè)備環(huán) 境特征 硬件環(huán)境（主機(jī)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器型號(hào)、制造廠商等） 軟件環(huán)境 （型號(hào)、版 本等） 操作系統(tǒng) 數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng) 相關(guān)軟件（文字處理工具、文字濟(jì)覽器、壓縮或解密軟件等） 文件記 錄特征 記錄結(jié)構(gòu)（物理、邏輯） 記錄 類(lèi)型 □ 定長(zhǎng) □ 可變長(zhǎng) □ 其他 記錄 總數(shù) 總字 節(jié)數(shù) 文件載體 型號(hào)： 數(shù)量： 備份數(shù)： □ 一件一盤(pán) □多件一盤(pán) □一件多盤(pán) □多件多盤(pán) 檔 案 交 接 送交部門(mén) 通訊地址 電 話(huà) 聯(lián) 系 人 送交人（簽名） 年 月 日 接收部門(mén) 通訊地址 電 話(huà) 聯(lián) 系 人 接收人（簽名） 年 月 日 檔案管理操作手冊(cè) 33 附件 ： 2 歸檔電子公文登記表 文件 編號(hào) 題 名 形成 時(shí)間 文件版 本代碼 載體 編號(hào) 保管 期限 備 注 檔案管理操作手冊(cè) 34 附件 ： 3 歸檔電子公文管理登記表 歸檔電子 文件設(shè)備 情況登記 新設(shè)備兼 容性檢驗(yàn) 存儲(chǔ)載體 轉(zhuǎn)存登記 填表人（簽名） 年 月 日 審核人（簽名） 年 月 日 單位（蓋章） 年 月 檔案管理操作手冊(cè) 35 附件 ： 4 電子檔 案遷移登記表 源系統(tǒng) 設(shè)備情況 硬件系統(tǒng)： 系統(tǒng)軟件： 應(yīng)用軟件： 存儲(chǔ)載體： 目標(biāo)系統(tǒng) 設(shè)備情況 硬件系統(tǒng)： 系統(tǒng)軟件： 應(yīng)用軟件： 存儲(chǔ)載體： 被遷移電子 檔案情況 記錄數(shù)： 字節(jié)數(shù)： 遷移時(shí)間： 操作者： 填表人（簽名） 年 月 日 審核人（簽名） 年 月 日 單位（蓋章） 年 月 日 檔案管理操作手冊(cè) 36 附件 ： 5 電子檔案移交、接收檢驗(yàn)登記表 檢驗(yàn)項(xiàng)目 單位名稱(chēng) 移交單位： 接收單位： 載體外觀檢驗(yàn) 病毒檢驗(yàn) 真實(shí)性檢驗(yàn) 完整性檢驗(yàn) 安全性檢驗(yàn) 可識(shí)別性檢驗(yàn) 技術(shù)方法與相關(guān)軟件說(shuō)明 登記表、軟件、說(shuō)明資料檢驗(yàn) 填表人（簽名） 年 月 日 年 月 日 審核人（簽名） 年 月 日 年 月 日 單位（蓋章） 年 月 日 年 月 日 檔案管理操作手冊(cè) 37 （五）科技文件材料 歸檔范圍及保管期限表 歸檔文件 保管期限 可行性研究、任務(wù)書(shū) 項(xiàng)目建議書(shū)及批復(fù) 永久 可行性研究報(bào)告 永久 項(xiàng)目評(píng)估 永久 環(huán)境預(yù)測(cè)、調(diào)查報(bào)告、 環(huán)境影響報(bào) 告 書(shū)和批復(fù) 永久 設(shè)計(jì)任務(wù)書(shū)、計(jì)劃任務(wù)書(shū)及批復(fù) 永久 地質(zhì)、地形、水文氣象、航道 工程地質(zhì)勘察報(bào)告、地質(zhì)鉆孔位置 圖、地質(zhì)剖面圖、勘察記錄、試驗(yàn)報(bào)告等 永久 水文氣象資料 永久 地形、地貌、控制點(diǎn)，建筑物、構(gòu) 筑物及重要設(shè)備安裝測(cè)量定位記錄。 永久 航道流速、流量、水深圖及航標(biāo)配置圖 長(zhǎng)期 工程設(shè)計(jì)文件 初步設(shè)計(jì)（包括設(shè)計(jì)總說(shuō)明、總概算、 總體布置） 永久 技術(shù)設(shè)計(jì)（包括設(shè)計(jì)總說(shuō)明、修正概算、 總體布置） 永久 施工圖設(shè)計(jì)（包括說(shuō)明書(shū)、預(yù)算） 鋼筋混凝土結(jié)構(gòu) 長(zhǎng)期 臨時(shí)性建筑、磚木結(jié)構(gòu)及一般工、 民建工程 短期 港區(qū)總體規(guī)劃設(shè)計(jì) 永 久 檔案管理操作手冊(cè) 38 初步設(shè)計(jì)審查、鑒定及批復(fù) 永久 工程管理文件 征用土地的申請(qǐng)、批準(zhǔn)文件、紅線圖、 拆遷、安置、補(bǔ)償協(xié)議書(shū) 永久 工程承包合同、協(xié)議書(shū)、招標(biāo)、投標(biāo)、 租賃文件 重點(diǎn)工程 永久 一般工程 長(zhǎng)期 水工、土建工程施工文件 開(kāi)工報(bào)告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、 圖紙審查紀(jì)要 短期 水泥、鋼材質(zhì)保書(shū)及預(yù)制構(gòu)件出廠證 明、質(zhì)量鑒定 長(zhǎng)期 試樁、打樁記錄、安裝記錄 長(zhǎng)期 建筑材料試驗(yàn)報(bào)告 長(zhǎng)期 設(shè)計(jì)變更、工程施工更改聯(lián)系單、材料 代用核定審批 永久 施工定位水準(zhǔn)觀測(cè)記錄，土、巖試驗(yàn) 報(bào)告，基 礎(chǔ)處理、基礎(chǔ)施工圖 永久 隱蔽工程