【導讀】2、開展職業(yè)道德教育，樹立“四為”服務思想，提倡敬業(yè)奉獻精神。長檔案使用壽命。動，并嚴格把好這些檔案的案卷質(zhì)量。

　　

【正文】 檔案的管理按《寧波光明碼頭有限公司檔案管理辦法》執(zhí)行。 歸檔電子檔案著錄應參照 DA/T181999《檔案著錄規(guī)劃》進行著錄，基本著錄項目為：年度、件號、全宗名稱、題名、責任者、文號、形成日期、存入日期及保存位置、密級、保管期限、硬件和軟件環(huán)境。 歸檔光盤不得擦洗、劃刻、觸摸盤片裸露處，不得彎曲、擠壓、摔打盤片，防止盤片沾染污垢，避免陽光直接照射。 電子檔案保存溫度為攝氏 14℃ 24℃，相對濕度小于 45%，并遠離磁場、酸堿等有害氣體。 歸檔電子檔案的物理地址應在服務器上，服務器必須采取雙機備份等可靠的備份措施。 已進行邏輯歸檔的電子檔案，物理歸檔可按照紙質(zhì)文件的規(guī)定定期完成。管理要求如下： 把帶有歸檔標識的電子檔案由系統(tǒng)管理人員集中拷貝至一次性寫光盤的載體上，禁用軟磁盤作為歸檔電子公文保存的載體。永久和長期保存的歸檔電子公文，拷貝一式三套（一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用）； 存儲歸檔電子檔案的每一個載體中，應同時存有 相應的符合規(guī)范要求的機讀目錄； 歸檔電子檔案一般不加密，必須加密的電子公文應與其加密軟件和文字說明一并歸檔； 存儲歸檔電子檔案的載體和裝具應貼有標簽，標簽上應注明載體序號（編年度大流水號）、全宗號、歸檔電子公文年度、存儲件數(shù)、密級、保管期限、存入日期等。 檔案管理操作手冊 30 電子公文形成部門必須將具有永久和長期保存價值的電子公文，制成紙質(zhì)公文與電子公文的存儲載體一并歸檔，并使兩者建立互聯(lián)。 電子公文形成部門、檔案部門應配置足夠容量和處理能力且相對安全的計算機軟、硬件系統(tǒng)，保證歸檔電子公文的有效保管和利用。 電子公文形成部門應在電子公文處理系統(tǒng)中設置符合安全要求的操作日志，隨時自動記錄對電子公文實時操作的人員、時間、設備、項目、內(nèi)容等，以保證歸檔電子檔案的真實性。 電子公文形成部門應在電子公文歸檔時對相關項目進行檢查，檢查項目包括與紙質(zhì)公文核對內(nèi)容、簽章，審核電子公文收發(fā)登記表、操作日志及相關的著錄條目等，確認電子公文及相關的信息和軟件無缺損且未被非正常改動，電子公文 與相應的紙質(zhì)內(nèi)容及其表現(xiàn)形式一致，處理過程無差錯。 歸檔電子公文應按規(guī)定及時向檔案部門移交。遇機構撤并，歸檔電子公文應按規(guī)定向職能接管部門移交。 歸檔電子公文的移交形式可以是交接雙方之間進行存儲載體傳遞或從網(wǎng)上交接，但須履行交接手續(xù)。 歸檔電子公文的形成部門和檔案部門，每年均應對歸檔電子公文的讀取、處理設備的更新情況進行一次檢查登記。如網(wǎng)絡系統(tǒng)擴充或系統(tǒng)設備更新，設備管理部門應確認庫存載體與新系統(tǒng)、新設備的兼容性，如不兼容，應及時對歸檔電子公文進行遷移。 對保 管的歸檔電子檔案進行遷移操作前，應制定嚴密的遷移工作計劃，保證歸檔電子檔案必須在完整、準確和有保障的前提下進行遷移，檔案人員應填寫《歸檔電子公文遷移登記表》。遷移后，舊版的載體仍需保存三年。 檔案管理操作手冊 31 檔案部門應定期對保存的歸檔電子公文進行抽樣機讀檢驗，光盤每滿 4 年進行一次抽檢，抽檢率不低于 40%，并將檢驗結果填入《歸檔電子公文管理登記表》（附件 3）。發(fā)現(xiàn)問題應及時采取補助措施。 檔案部門應加強對歸檔電子檔案管理，提供利用有密級要求的歸檔電子檔案，應嚴格遵守國家有關保密制度與規(guī)定。采用聯(lián)網(wǎng)的方 式提供利用的，應采取穩(wěn)妥的身份認定，權限控制及在存有電子公文的設備上加裝防火墻等安全保密措施。 超過保管期限的電子公文的鑒定和銷毀，按照歸檔紙質(zhì)文件的有關規(guī)定執(zhí)行，對確認銷毀的歸檔電子公文進行邏輯和物理刪除，并由檔案部門列出銷毀歸檔電子公文目錄存檔備查。 檔案部門應按年度對歸檔電子公文的接收、保管、利用和鑒定銷毀情況進行統(tǒng)計。 電子檔案利用 檔案人員應會同計算機系統(tǒng)管理人員設定查詢歸檔電子公文的權限；歸檔光盤只能以拷貝或網(wǎng)上傳輸?shù)男问教峁├茫龊玫怯?，不得外?。使用者不得私自復制、拷貝、修改或轉(zhuǎn)送他人。 電子檔案可在歸檔管理系統(tǒng)的終端上查閱，但查閱人員只能查閱本人權限之內(nèi)的電子檔案，如需查閱超過權限的電子檔案，參照檔案借閱規(guī)定，辦理相應審批手續(xù)。 本辦法自公布之日起施行。 檔案管理操作手冊 32 附件 ： 1 電子檔案登記表 文件 特征 形成部門 完成日期 載體類型 載體編號 通訊地址 電 話 聯(lián) 系 人 設備環(huán) 境特征 硬件環(huán)境（主機、網(wǎng)絡服務器型號、制造廠商等） 軟件環(huán)境 （型號、版 本等） 操作系統(tǒng) 數(shù)據(jù)庫系統(tǒng) 相關軟件（文字處理工具、文字濟覽器、壓縮或解密軟件等） 文件記 錄特征 記錄結構（物理、邏輯） 記錄 類型 □ 定長 □ 可變長 □ 其他 記錄 總數(shù) 總字 節(jié)數(shù) 文件載體 型號： 數(shù)量： 備份數(shù)： □ 一件一盤 □多件一盤 □一件多盤 □多件多盤 檔 案 交 接 送交部門 通訊地址 電 話 聯(lián) 系 人 送交人（簽名） 年 月 日 接收部門 通訊地址 電 話 聯(lián) 系 人 接收人（簽名） 年 月 日 檔案管理操作手冊 33 附件 ： 2 歸檔電子公文登記表 文件 編號 題 名 形成 時間 文件版 本代碼 載體 編號 保管 期限 備 注 檔案管理操作手冊 34 附件 ： 3 歸檔電子公文管理登記表 歸檔電子 文件設備 情況登記 新設備兼 容性檢驗 存儲載體 轉(zhuǎn)存登記 填表人（簽名） 年 月 日 審核人（簽名） 年 月 日 單位（蓋章） 年 月 檔案管理操作手冊 35 附件 ： 4 電子檔 案遷移登記表 源系統(tǒng) 設備情況 硬件系統(tǒng)： 系統(tǒng)軟件： 應用軟件： 存儲載體： 目標系統(tǒng) 設備情況 硬件系統(tǒng)： 系統(tǒng)軟件： 應用軟件： 存儲載體： 被遷移電子 檔案情況 記錄數(shù)： 字節(jié)數(shù)： 遷移時間： 操作者： 填表人（簽名） 年 月 日 審核人（簽名） 年 月 日 單位（蓋章） 年 月 日 檔案管理操作手冊 36 附件 ： 5 電子檔案移交、接收檢驗登記表 檢驗項目 單位名稱 移交單位： 接收單位： 載體外觀檢驗 病毒檢驗 真實性檢驗 完整性檢驗 安全性檢驗 可識別性檢驗 技術方法與相關軟件說明 登記表、軟件、說明資料檢驗 填表人（簽名） 年 月 日 年 月 日 審核人（簽名） 年 月 日 年 月 日 單位（蓋章） 年 月 日 年 月 日 檔案管理操作手冊 37 （五）科技文件材料 歸檔范圍及保管期限表 歸檔文件 保管期限 可行性研究、任務書 項目建議書及批復 永久 可行性研究報告 永久 項目評估 永久 環(huán)境預測、調(diào)查報告、 環(huán)境影響報 告 書和批復 永久 設計任務書、計劃任務書及批復 永久 地質(zhì)、地形、水文氣象、航道 工程地質(zhì)勘察報告、地質(zhì)鉆孔位置 圖、地質(zhì)剖面圖、勘察記錄、試驗報告等 永久 水文氣象資料 永久 地形、地貌、控制點，建筑物、構 筑物及重要設備安裝測量定位記錄。 永久 航道流速、流量、水深圖及航標配置圖 長期 工程設計文件 初步設計（包括設計總說明、總概算、 總體布置） 永久 技術設計（包括設計總說明、修正概算、 總體布置） 永久 施工圖設計（包括說明書、預算） 鋼筋混凝土結構 長期 臨時性建筑、磚木結構及一般工、 民建工程 短期 港區(qū)總體規(guī)劃設計 永 久 檔案管理操作手冊 38 初步設計審查、鑒定及批復 永久 工程管理文件 征用土地的申請、批準文件、紅線圖、 拆遷、安置、補償協(xié)議書 永久 工程承包合同、協(xié)議書、招標、投標、 租賃文件 重點工程 永久 一般工程 長期 水工、土建工程施工文件 開工報告、工程技術要求、技術交底、 圖紙審查紀要 短期 水泥、鋼材質(zhì)保書及預制構件出廠證 明、質(zhì)量鑒定 長期 試樁、打樁記錄、安裝記錄 長期 建筑材料試驗報告 長期 設計變更、工程施工更改聯(lián)系單、材料 代用核定審批 永久 施工定位水準觀測記錄，土、巖試驗 報告，基 礎處理、基礎施工圖 永久 隱蔽工程