【正文】 避免出現(xiàn)諸如所有與會者都穿著牛仔服而只有你穿著西裝的情況。他渾身上下干凈利落，穿著一件合身的深色外套和一件挺括的白襯衫，系一條整潔的暗色領(lǐng)帶。一旦你感受到其他與會者對你的信任，你的信心就會增強。l 第一印象很重要。l 變換語調(diào)（如熱情的、祝賀的、強有力的、正式的，等等）會產(chǎn)生不同的效果。一個會議中你的參與程度在很大程度上決定于會議的規(guī)模。在任何規(guī)模的會議中，若有人試圖打斷你或阻止你提出你的看法，就盯著他們的眼睛，提到他們的名字以引起他們的注意，并告訴他們，你尚未結(jié)束發(fā)言。小提示53：不要打斷別人的發(fā)言——讓他們把話講完。l 傾聽不僅用耳，“傾聽”人們的身體語言也是重要的。避免打斷發(fā)言者，因為如果你的觀點在稍后的發(fā)言中站不住腳，你就會顯得很愚蠢。發(fā)言者傾聽者用手遮掩面部表情發(fā)言者傾聽者雙臂交叉構(gòu)成屏障表示不相信：傾聽者微微張開口表示她對所聽到的不相信或驚訝。小提示54：用不同的詞匯使同一個觀點顯得更有趣味。“剪接”你的發(fā)言在會議上，不僅對講話內(nèi)容，并且對措辭也要很仔細地傾聽。小會上出現(xiàn)的問題通過坦誠的方法可以得到最好的解決。小提示57：鼓勵與會者在例行會議上輪流擔任主席。類型如何識別偏袒一方主席在討論中支持某一方的要求。操縱會議主席不讓事實本身講話。主席公然表露的發(fā)怒很容易識別，但是壓抑著的怒火卻只能從語調(diào)和姿勢中被微妙地識別出來。非正式的方法：以團隊名義，拒絕在會議上進行合作；向與會者指出主席的行為不合理；請求在場的上級任命新主席。主席可獨自迅速實施諸如驅(qū)逐鬧事者之類的解決辦法，而收集信息可能需同與會者合作。小提示60：保證備忘錄的順序與議程上的順序一致。l 備忘錄應(yīng)能讓缺席者完全理解。準確是很重要的，特別當備忘錄可能作為以后辯論的依據(jù)時。舉例：7月6日會議備忘錄綠龍飯店，上午11：00出席：EW，LS，RD，KS，F(xiàn)M，SR，DW，ST。3． 主席關(guān)于最近六個月業(yè)績的回顧：情況看上去很好，然而收入下降令人失望。一旦做好備忘錄，應(yīng)迅速將它們分發(fā)給有關(guān)人員。如果必要，檢查這些是否列入下次會議的備忘錄中。4． 利用備忘錄就一個正在進行的事項編一個情況報告，與下次會議的議程一起傳閱。每次會議可由同一個人擔任這個工作，或者由不同的人擔任（主席除外，因為秘書直接向他負責）。評估與會技巧根據(jù)下列陳述，標出最接近于你的情況的選項，評估你出席會議時表現(xiàn)得有多好。選項 1 從不；2 有時；3 常常；4 總是1 我讓發(fā)言者講完他們的觀點后才發(fā)言。 1 2 3 45 我的身體語言顯示自信。 1 2 3 49我仔細地回顧以前地會議備忘錄。 1 2 3 4分析現(xiàn)在你已經(jīng)完成自我評估，把你總的得分加起來，查閱相應(yīng)的分析來檢查你的能力。當你參加會議時，始終要有明確的目的，并爭取達到目的。作為主席，你必須充分發(fā)揮重要作用，保證會議順利進行，并成功完成。l 主席應(yīng)當重復那些與會者提出的動議，并保證每個人都聽到并理解。l 堅持正點開會及處理問題時的堅定性。不是所有非正式會議都有一個“正式”主席。然而，主席仍可通過允許詳細討論某些問題，限制討論另外一些問題，來影響會議的結(jié)果。正式會議主席的選擇有一些特殊的規(guī)則。若不能滿足這些條件，所作的決定會沒有約束力。4． 保證選舉程序正確進行。小提示67： 開會前研究一些重要觀點的領(lǐng)頭人。害羞類型盡量估計會議中是否有與會者感到緊張而缺乏信心。害羞的與會者需要鼓勵參與會議，而盛氣凌人的與會者要加以限制。出席者采用的這類策略有時包括：通過轉(zhuǎn)換討論的主題來改變議程；暗中破壞持相反意見者的信心；空話連篇，浪費時間，推遲表決。4． 了解各種個性類型。支配策略盛氣凌人者打斷別人講話并大聲發(fā)言，企圖破壞不太強硬的與會者的信心。發(fā)怒有些人在會上利用發(fā)怒作為戰(zhàn)術(shù)武器以求阻止討論，并讓會議延期。小提示68：將會議安排在午餐之前，這樣會議就更有可能準時結(jié)束。然而若一個關(guān)鍵的發(fā)言人遲到，等他到來再開始會議是可以接受的，或者改變議程順序以免延誤會議。l 改變位置和聲調(diào)——起立，講得更響一點，更快一點，以振奮與會者。就完成會議所有議程來講，對總的時間進行分配是很重要的。這樣，就能在會議進程中建立并維持一種急迫感和動力。l 不能準時結(jié)束會議會招致與會者反感。如果討論開始離題，可以講“今天我們這里不討論那件事，讓我們回到主題”這樣的話，把會議拉回到主要問題上來。中間不休息的會議要獲得最佳效果，開會時間不要超過90分鐘。小提示71：阻止任何次要爭論或個人談話。表露憤怒：一種不愉快的表情表示出這個人對會議進行的方式感到不高興。好爭辯的姿勢：這位男士舉起他的手吸引主席的注意。手臂放松且身體前傾或朝向發(fā)言人表示熱情和鼓勵參與。小提示74：尋找表明與會者感興趣的積極信號。密切注意的姿勢。類似地，在印度，搖頭可以表示“是的”，而不是“不”。采取行動抑制破壞性的信號，例如，企圖主宰討論的與會者發(fā)出的信號。抬起手以獲得注意害羞地躲避：這位男士不想被人注意，他抱著手臂，并且避免目光接觸。若氣氛緊張，應(yīng)趕快行動，改善狀況。在正式會議上，保證所有問題和提議的提出都通過你，以此來維持對會議的控制。主席的責任是保證各個與會者以整個團體的利益為重，必要時個人利益放在一邊，會上的每個人為著同一個目的工作。這些行為通常是一些手法，并不構(gòu)成破壞。若你要達到一致通過，則可進行多次投票。為此，試著向在場的與會者提一個開放性、有多個答案的問題，例如：“讓我問一下在場的各位，在那種情況下你會怎么做？”不要問一個只要回答是或否的問題。確保你的評論特別過分，而不僅僅是做表面文章。小提示77：充分了解會議中正式的紀律程序。公眾會議每個人開放，會議在公共場所舉行，可能受地方法律或法令條例支配；而若在私人聚會地點進行，則受組織者定下的規(guī)則約束。直視講話的人，邀請他們給大家談?wù)勊麄兊南敕?。使用一種平靜的有分寸的語調(diào)。問題可行的處理方法借口當談及一項未完成的工作時，與會者會找借口，如“我忘了”，“這不是我的責任”。設(shè)伏與會者試圖暗中破壞會議，所以會議沒有達到預定的目標。對抗與會者對會議中所提出的觀點會采取一種不必要的消極態(tài)度和敵對態(tài)度，并挑起爭論。嚴重混亂與會者開始罵人，不守規(guī)則，甚至進行人身攻擊，將會議搞得混亂不堪。小提示79：你必須明確每次會議的規(guī)章?；謴痛笮蜁h的秩序，是困難的，尤其當破壞是有預謀的時候。l 法律程序可用于阻止或促進一個會議的事宜。會前你必須充分了解有關(guān)法律程序，這樣，你就能有效地主持會議。法律程序可以規(guī)范與會者的行為，規(guī)則能夠限制某些言行舉止。然而在美國，與會者希望主席用個人魅力和領(lǐng)導才能加與會以來取得一致意見。如果某些與會者因妨礙治安的行為而被排斥，因而達不到法定人數(shù)（正式會議所要求的最少人數(shù)），則可以休會。對于更加嚴重的混亂情形，會議可無限期延期。小提示83：全體與會者在場時安排下一次會議。4． 所有重要的事項都被記下并列入下次會議中。你可以允許討論，也可以就提出的問題進行表決，還可以將這個問題列入下次會議的議程，以便在做出決定之前能夠進行充分的討論。與會者有時策略性的應(yīng)用“其他事宜”向會議提出有爭議的問題，或引入驚人的或未曾預料到的項目。2． 總結(jié)討論并扼要重述決定。當議程上的全部事項均已討論過，并一致同意采取必要的行動時，主席該履行其結(jié)束會議的職責了。然而，當你決定休會長短時，你可運用你的處理權(quán)。積極結(jié)果 消極結(jié)果鬧事者立刻安靜下來鬧事者停止無禮行為鬧事者自愿退出會場鬧事者被住處后平靜地離開鬧事者以擾亂治安而被控告鬧事者拒絕離開并引起混亂鬧事者進一步引起混亂鬧事者繼續(xù)挑起混亂要求鬧事者安靜正式要求鬧事者遵守規(guī)則要求鬧事者退出會場強制鬧事者離開小提示81：通過改變會議的主題來改變會議的氣氛。在日本，主席的作用是取得意見的一致。如果一場激烈的爭辯將會失控，你可以堅持通過投票解決問題。小提示80：把與會者中的大多數(shù)爭取到自己一邊，孤立會議中的擾亂者。l 會議的規(guī)章會隨會議的地點和參加者不同而變化。會議的性質(zhì)決定用于恢復會議局面的最佳方法。l 要求該與會者離開，或趕他出去。l 緊扣事實，鼓勵與會者以平靜的態(tài)度進行討論。l 若與會者繼續(xù)試圖阻撓會議，則休會。l 約請某人監(jiān)督這位與會者，并保證他完成此項工作。）當辯論趨于白熱化時，不加思考的或者針對個人的評論往往成為火藥庫，導致摩擦和爭論進一步加劇。若雙方的討論過于激烈，就站起來重新控制局面并使他們鎮(zhèn)靜下來。不按照次序講話是一種常見的混亂。有兩類會議：秘密會議和公眾會議。 程序混亂，興趣各異，甚至故意搗亂，會導致會議秩序發(fā)生問題?；蛘?，試著自己表達一種有爭議的意見，以引起進一步的爭論。估計會議的氣氛，如果你看到與會者對某一特定行動都一致贊同，可不需投票而做出決定。與會者經(jīng)過表決，或者主席利用所掌握的權(quán)威而做出決定，均可達成協(xié)議。小提示76：點到個人，并直接向他們提問題，以激起辯論。在非正式會議上，你也可以充當提問或爭論的協(xié)調(diào)人來維持秩序。若必要，建議進行一次最后的表決。主席正確到評估會議的氣氛是很重要的。若你感覺到那些害羞的與會者不會通過他們的發(fā)言來促進討論，就不要強迫他們發(fā)言。當與會者來自不同的文化背景時，你要熟悉身體語言的差異。例如在中東。揚起眉毛并微笑是鼓勵性的。如果你自己能敏銳覺察到這些信號，就能利用這些積極的身體語言來估計一個或多個與會者何時已做出決定，這能幫助你把握結(jié)束討論或付諸表決的正確時機。挑釁性地用手指著小提示72：請與會者表明他們發(fā)怒的原因，以打消怒氣。表示不感興趣：與會者內(nèi)省的樣子清楚地表明對會議缺少興趣，注意力不集中。排外的姿勢如雙肩聳起并避免目光接觸，表示不想交流，并可能提示沒有興趣，但也可能表示自信心不足。避免凌亂的小吃，不提倡會議上吃東西。一個長會的議程中應(yīng)當留有休息和吃點心的時間。主席應(yīng)當使每個與會者清楚地了解會議的目的，這很重要。l 每隔一段時間總結(jié)一下會議的進展。45分鐘的開會時間較理想，可使思想不集中的時間最少。l 考慮越過議程上一些非重要事項，但要保證全體與會者事先同意你這樣做。不要浪費時間去為遲到者作扼要重述，而讓他們在會議結(jié)束后，自己去弄清他們所遺漏的內(nèi)容，除非他們需要信息以便迅速作處決定。 當你主持會議時，要提出準時開會這一點，并在預定開會時間之前抵達會議地點。準確掌握會議的節(jié)奏是主席的一個重要任務(wù)?？斩吹拇笤掃@種浪費時間的做法包括有人對與討論內(nèi)容無關(guān)的題目作大聲的夸夸其談的講話。與會者的策略主席的對策各個擊破這種手段是會前在與會者中散布矛盾沖突的信息，試圖制造對抗。2． 研究關(guān)鍵與會者以前所用的策略。在一個具有重要戰(zhàn)略意義的會議之前，關(guān)鍵與會者會籌劃他們的戰(zhàn)略，以求達到其目的。盛氣凌人類型個性很強的盛氣凌人的與會者在會上很有破壞性，會前必須清楚的地加以識別，這樣，如果他們開始處于支配地位，你就可以限制他們。施壓集團可能會支配公眾會議，而關(guān)系到某個有爭議的問題，如工資時，幾乎每一個會議上都有直言不諱的支持者和反對者。作為會議主席，你應(yīng)當熟悉出席會議的人，雖然不可能研究大會上所有的出席者，但應(yīng)了解是否有不同的派別，并準備好應(yīng)付他們。2． 允許所有派別對正在討論的主題發(fā)表他們的觀點。而政府委員會則根據(jù)法規(guī)選擇它的主席。主席可對正式或非正式會議的結(jié)果施加巨大的影響，他在會議中保持中立是極為重要的。這里主席的作用主要是保持對會議的餓控制，并保證大家得以各抒己見。l 應(yīng)付不同風格和類型與會者的靈活性。l 主席負責在會議結(jié)束時總結(jié)討論。他有權(quán)控制會議，負責遵守規(guī)則，控制會議的進行，維持秩序，并成功的完成各項事務(wù)。3748：在會議中你表現(xiàn)的很好，但不要自滿，繼續(xù)為你參加的每個會議作好準備。找出你的薄弱方面并參考本書的有關(guān)章節(jié)，你會找到實用的指導與提示，幫助你建立和磨練參加會議的技巧。 1 2 3 411出席會議前，我知道我的目標是什么。 1 2 3 47 會上我仔細傾聽他人說些什么。 1 2 3 43 當我出錯時，我能承認。將你的得分相加，參考“分析”部分，看你得分多少。記錄：會議期間作詳細記錄，為最后的備忘錄做準備。協(xié)調(diào)備忘錄是會議秘書的工作。2． 會議結(jié)束的一兩天內(nèi)分發(fā)備忘錄。備忘錄應(yīng)清楚指出每個項目應(yīng)完成的最后期限，以及由誰負責執(zhí)行。5． 小組委員作報告。1． 任命主席：SR。用數(shù)字標出每一個新要點，這樣就可以明確顯示出一個要點的結(jié)束及下一個要點的開始。在會議過程中做筆記，然后再據(jù)其寫出完整的備忘錄。l 及時遞交備忘錄可以促進對討論的事項采取果斷行動。會議的備忘錄（描述會議過程的簡短記錄）是由會議秘書做出的關(guān)于討論內(nèi)容的書面記錄。 其他一些問題會妨礙會議事務(wù)，如個別成員可能表現(xiàn)不好，關(guān)鍵成員缺席，重要的信息丟失，等等。最好的方法是指出主席的職責范圍及未盡到職責的情況，明確指出你對主席的期望，并讓他有機會改進當時狀況。然而，這也可能是為了獲得正確的決定而做出的誠懇的