【正文】 組織的不同而異。計(jì)算機(jī)和通訊技術(shù)（統(tǒng)稱為信息技術(shù)，或IT）的快速發(fā)展，使面對(duì)面的會(huì)議數(shù)量大大減少。數(shù)字技術(shù)正在革新交換信息的傳統(tǒng)方法，大大減少了旅行的必要性。假如你那里已具備這種技術(shù)，你可以利用這類會(huì)議，像電話會(huì)議，聯(lián)絡(luò)在世界各地的人。例如，讓無(wú)法來(lái)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的代表通過(guò)視頻設(shè)備來(lái)出席會(huì)議。然而信息技術(shù)正使得這些困難減?。弘娮余]件提供一種現(xiàn)成的通訊渠道而與地點(diǎn)和時(shí)區(qū)無(wú)關(guān)。在組織之內(nèi),電子郵件能使來(lái)自不同部門(mén)和不同地點(diǎn)的大量雇員代表參加討論，而不會(huì)遇到真實(shí)會(huì)議中的麻煩和花費(fèi)。首先準(zhǔn)備好設(shè)備，包括書(shū)面材料和整套身體語(yǔ)言。一旦你已經(jīng)決定召開(kāi)一次會(huì)議，下一步就需要考慮一系列的因素，例如會(huì)議的緊迫性，即是否必須立即召開(kāi)？誰(shuí)參加？你想從會(huì)議中得到什么？牢記這些問(wèn)題和你的主要目標(biāo)，然后選擇最合適的會(huì)議類型。通常的會(huì)議有六至九人參加。目的需要考慮的事項(xiàng)會(huì)議類型處理信息例如聽(tīng)取報(bào)告，發(fā)布指令，宣布或解釋程序上的變化最多涉及三個(gè)人非正式的小及四個(gè)人以上，或一個(gè)團(tuán)隊(duì)正式的要求反饋度討論非正式或正式的讓公司董事了解最新形勢(shì)正式的涉及股東年會(huì)或臨時(shí)股東大會(huì)要告知公司外盡可能多的人，包括媒體。小提示17：傳閱議程及所有的相關(guān)材料。確保會(huì)議有充足的時(shí)間，避免匆匆掠過(guò)議程上的主要項(xiàng)目而結(jié)束會(huì)議。必須確保：● 研究會(huì)前傳閱的全部會(huì)議材料；● 準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始會(huì)議，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束會(huì)議；● 嚴(yán)格并認(rèn)真地按照議程進(jìn)行會(huì)議；● 如果主持會(huì)議，盡可能讓更多的人提出問(wèn)題和回答；● 保證與會(huì)者充分了解已經(jīng)做出的決定。小提示20：當(dāng)與會(huì)者偏離議程時(shí)提醒他們。每一個(gè)被邀請(qǐng)者都應(yīng)當(dāng)出席，因?yàn)樗麄兡芴岢龈髯蕴厥獾囊庖?jiàn)，否則會(huì)議就不能充分利用與會(huì)者們的時(shí)間。例如，如果討論一個(gè)貸款項(xiàng)目，你應(yīng)當(dāng)邀請(qǐng)有權(quán)同意貸款數(shù)額的人參加。并達(dá)到預(yù)定的目標(biāo)。● 他們的專業(yè)身份是否有用？例如，處理合同爭(zhēng)議的律師。 提供特殊的專長(zhǎng)：具有特殊技能的專家，或是來(lái)自公司內(nèi)部，或者來(lái)自公司之處，他們的出席都可能促進(jìn)討論。把會(huì)議安排在由同一批與會(huì)者參加的另一個(gè)會(huì)議之后，否則電子郵件或電話要來(lái)來(lái)往往直到至確定會(huì)議日期?！?與會(huì)者應(yīng)當(dāng)明白他們將對(duì)會(huì)議做出哪些貢獻(xiàn)。準(zhǔn)備議程有幾種方法，選用一個(gè)適合你目的的方法。首先匯集所有的有關(guān)信息，然后搜尋出哪些項(xiàng)目需要確定細(xì)致程度。小提示26：保證將議程的任何改變都通知會(huì)議主席。例如：委員會(huì)會(huì)議議程7月6日上午11點(diǎn)格林?德雷 飯店（議程開(kāi)頭為會(huì)議日期、時(shí)間與地點(diǎn)）⒈（11：00）任命一位會(huì)議主席⒉（11：10）為缺席致 ⒊（11：15）批準(zhǔn)上次會(huì)議備忘錄⒋（11：30）上次會(huì)議提出的事項(xiàng)⒌（11：45）討論聯(lián)絡(luò)司宜(每項(xiàng)編號(hào)、每項(xiàng)均有一個(gè)起紿時(shí)間)（12：00）會(huì)間休息⒍（12：15）財(cái)務(wù)事項(xiàng)⒎（12：45）特別事項(xiàng)⒏（13：00）其他動(dòng)議⒐（13：15）其他事宜⒑（13：35）下次會(huì)議細(xì)節(jié)（下次會(huì)議細(xì)節(jié)寫(xiě)在議程的未尾）小提示28：試將議程限于一頁(yè)紙要點(diǎn)● 議程包括會(huì)議日期、時(shí)間、地點(diǎn)和目的等細(xì)節(jié)。你的議程可以從常規(guī)事情開(kāi)始，如指定一位會(huì)議主席，為缺席致 ，然后轉(zhuǎn)入批準(zhǔn)上次會(huì)議（若相關(guān)）備忘錄并聽(tīng)取前次會(huì)議上接受任務(wù)者的報(bào)告。一旦你草擬了一份議程，就將其發(fā)送給與會(huì)者，供評(píng)論、補(bǔ)充或征求同意。盡可能在會(huì)議之前預(yù)先分發(fā)最后決定的議程。⒋重新在全體與會(huì)者中傳閱議程，征求他們的同意并定稿。會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)與會(huì)議目的相適合。如果你在安排一個(gè)會(huì)議，要租用會(huì)場(chǎng)及其他設(shè)備，你應(yīng)比較一下價(jià)格，尤其在預(yù)算緊張的情況下更應(yīng)該這種做。另一方面，一個(gè)城市的愉快舒適可能有助于吸引人來(lái)參加持續(xù)幾天的會(huì)議。將公眾會(huì)議放在難于接近的地點(diǎn)也是不合法的。大飯店里的房間常有很好的空調(diào)但缺少自然光，而自然光對(duì)于維持一種活躍的氣氛是重要的?！?你的權(quán)威性可能得到加強(qiáng)?！?保證設(shè)有任何一方占地主優(yōu)勢(shì)。具有開(kāi)大會(huì)的設(shè)備。如果與會(huì)者來(lái)自全世界，那是合適的。當(dāng)你尋找和預(yù)訂會(huì)議場(chǎng)所時(shí)，應(yīng)預(yù)計(jì)避免下列常見(jiàn)的陷阱：● 參加會(huì)議的人比預(yù)計(jì)的要多——房間不夠大，人們感到不舒服。● 會(huì)議地點(diǎn)或附近缺少服務(wù)部門(mén)，如咖啡廳或銀行?！?發(fā)言者需要知道空調(diào)器和燈光開(kāi)關(guān)的位置。隨著公司的發(fā)展，會(huì)計(jì)部門(mén)與銷售人員合作時(shí)產(chǎn)生了問(wèn)題，所以會(huì)計(jì)經(jīng)理在一個(gè)方便于銷售部門(mén)的房間里召開(kāi)一個(gè)會(huì)議，討論一起工作的方法。財(cái)務(wù)經(jīng)理被電話叫走，然后有幾個(gè)人生氣地走了。一個(gè)構(gòu)建良好的會(huì)議室并不保證能有一個(gè)好的會(huì)議，但是它可顯著增加這種機(jī)會(huì)。如果運(yùn)用視覺(jué)因素，例如使用視覺(jué)輔助裝置，視聽(tīng)效果都必須良好，所有椅子的安放位置都不能有礙視線。發(fā)言者會(huì)由此受到鼓勵(lì)而講得更好。他要求把桌子搬走，并要求安置一套標(biāo)準(zhǔn)的視聽(tīng)設(shè)備，因?yàn)樗雷约汗镜恼故臼鞘褂眠@種設(shè)備來(lái)準(zhǔn)備的。另外，這里廣告公司做了一個(gè)明智的決定，拒絕了現(xiàn)代化硬件，而使用較老式的但更恰當(dāng)?shù)脑O(shè)備。在一個(gè)一對(duì)一的會(huì)上，兩人的座位安排可決定會(huì)議的格調(diào)，并影響討論的進(jìn)程。支持性的：如果你希望是支持性的，可與另一個(gè)人在桌角兩邊就座，這有助于消除障礙且可進(jìn)行目光接觸。大型會(huì)議的目的決定會(huì)議安排。對(duì)于較非正式、不分等級(jí)的會(huì)議，選擇一張圓桌，每個(gè)人平等的圍桌而坐。另一些文化中，重要性與職位相聯(lián)系，所以一個(gè)資力較低的副總裁決不會(huì)被安排在比總裁更重要的座位上。主席坐在長(zhǎng)桌的頂端，資力最淺者坐在離主席最遠(yuǎn)處。習(xí)慣上主席位置在長(zhǎng)桌的頂端，其右手座位是最優(yōu)先的位置。對(duì)于有爭(zhēng)議的問(wèn)題，通過(guò)座位安排把派系分散開(kāi)，避免讓觀點(diǎn)相反或觀點(diǎn)十分相似的人相鄰而坐，這樣做，使觀點(diǎn)涇渭分明，并防止討論離題。小提示39：安排座位時(shí)，使就座者相互間保持一臂間距。某人坐的位置可能顯示他對(duì)所討論的問(wèn)題的感覺(jué)以及他想在會(huì)上起什么作用。小提示41：要求與會(huì)者關(guān)閉移動(dòng)電話或傳呼機(jī)。你的情況介紹會(huì)受到你與聽(tīng)眾之間座位安排的影響。大多數(shù)會(huì)議的成功在很大程度上依賴于事先的準(zhǔn)備和組織，包括為這些場(chǎng)合提供恰當(dāng)?shù)脑O(shè)備和材料——其中有會(huì)議地點(diǎn)，各種視聽(tīng)設(shè)備，以及書(shū)寫(xiě)材料。3． 保證有足夠的停車位置。如果真是這樣，考慮多找些人來(lái)幫忙，作會(huì)前準(zhǔn)備和會(huì)后的收拾整理。在大型會(huì)議、演講和討論會(huì)中，為了突出所討論的要點(diǎn)，視聽(tīng)（AV）設(shè)備用得越來(lái)越多。小提示44：謹(jǐn)防會(huì)場(chǎng)服務(wù)人員為獲取額外利潤(rùn)而提供過(guò)多食品。然而在大多數(shù)會(huì)議中，筆記仍記在紙上。對(duì)于大型公開(kāi)性會(huì)議或討論會(huì)，會(huì)議組織與內(nèi)容一樣重要。提供一個(gè)擴(kuò)音（PA）系統(tǒng)或分立的話筒擴(kuò)音器和放大器。避免在休息時(shí)提供大量食物，否則與會(huì)者會(huì)變得懶洋洋的。作為會(huì)議的與會(huì)者，認(rèn)真了解大致情況是很重要的。l 為了在會(huì)議中做出貢獻(xiàn)，背景調(diào)查是必要的。l 會(huì)前試探與會(huì)者的意見(jiàn)。在這個(gè)階段的細(xì)致的準(zhǔn)備，會(huì)使你很容易地找到一條通往目標(biāo)的合適途徑。你可能未必會(huì)勝過(guò)對(duì)手，但應(yīng)避免出現(xiàn)僵局。（開(kāi)放的身體語(yǔ)言表示愿意傾聽(tīng)）談判是發(fā)生在兩個(gè)派別之間的討價(jià)還價(jià)，這兩個(gè)派別都擁有一些對(duì)方想要的東西。要成為一個(gè)成功的談判者，你必須對(duì)他人的需求和偏愛(ài)十分敏感。每次會(huì)議要穿著得體，并確保演講清晰而又自信。在正式會(huì)議上，尤其當(dāng)其他與會(huì)者都不認(rèn)識(shí)你的時(shí)候，穿一套正式的服裝。他積極的身體語(yǔ)言將給人們留下一個(gè)好印象。在任何用語(yǔ)言進(jìn)行溝通的場(chǎng)合，與你表達(dá)論點(diǎn)而實(shí)際使用的詞匯相比，你的聲調(diào)有五倍以上的影響力，你的身體語(yǔ)言有八倍以上的影響力。一個(gè)論辯的開(kāi)場(chǎng)白應(yīng)當(dāng)反復(fù)練習(xí)。l 會(huì)議結(jié)束時(shí)總結(jié)要點(diǎn)。如果是一個(gè)小型內(nèi)部會(huì)議，你或許能經(jīng)常介入，表達(dá)觀點(diǎn)，但始終要確保你有一些相關(guān)內(nèi)容要講，這些內(nèi)容最好是有趣的。如果他們?nèi)匀粓?jiān)持，你可以從主席那里尋求支持。l 好的聆聽(tīng)者看上去注意力集中，目光與發(fā)言者接觸，不打斷別人，并表示出對(duì)發(fā)言內(nèi)容很感興趣。在會(huì)議上，盡量制造出有利于交流和傾聽(tīng)的氛圍，對(duì)發(fā)言者的講話內(nèi)容表示出興趣——他們需要你的鼓勵(lì)。較好的方法是把問(wèn)題記下來(lái)，在發(fā)言結(jié)束時(shí)提問(wèn)。她用手掩口并隱藏她的感覺(jué)。不要對(duì)個(gè)別發(fā)言者有任何個(gè)人或職業(yè)的偏見(jiàn)，因?yàn)檫@會(huì)使你無(wú)法聽(tīng)到他們可能提出的好觀點(diǎn)。你會(huì)驚奇地發(fā)現(xiàn)某些與會(huì)者的發(fā)言更好地說(shuō)出了你想要說(shuō)的話，或者他們甚至?xí)?dǎo)致你改變計(jì)劃。然而在大會(huì)中，問(wèn)題可能更嚴(yán)重些。在沒(méi)有主席的上，主席的責(zé)任是保持中立并控制會(huì)議。如果對(duì)你有利，你可能發(fā)現(xiàn)不了主席有偏袒，但是如果主席忽略了你想發(fā)言的要求，或阻攔你發(fā)言，那么可能他對(duì)你持有偏見(jiàn)。不斷地催促與會(huì)者考慮一件事，可能是試圖操縱會(huì)議結(jié)果。如果主席濫用職權(quán)或失職，你可能需要采取行動(dòng)——不論是正式會(huì)議或是非正式會(huì)議。正式的方法：重新召集會(huì)議，任命新主席；告戒會(huì)議主席，他沒(méi)有正確履行其職責(zé)；建議進(jìn)行一次不信任投票。小提示59：作為主席，應(yīng)該讓大家講出所有的觀點(diǎn)。l 備忘錄應(yīng)當(dāng)簡(jiǎn)短，并應(yīng)寫(xiě)成筆記形式。在備忘錄中，你應(yīng)當(dāng)記錄會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)、與會(huì)者姓名（如果適當(dāng)）、提出的全部項(xiàng)目（但不必包括討論的細(xì)節(jié)）以及做出的全部決定、協(xié)議和任命。寫(xiě)備忘錄時(shí)，必須確保簡(jiǎn)短、準(zhǔn)確，并且字跡清楚。缺席：AR。4． 秋季銷售計(jì)劃：留待下次會(huì)議表決。如果會(huì)上取得一致的行動(dòng)沒(méi)有進(jìn)一步實(shí)施，匯編備忘錄就毫無(wú)意義。1． 確保主席批準(zhǔn)備忘錄。5． 每次會(huì)議上，批準(zhǔn)上次會(huì)議的備忘錄，與出席者一起核實(shí)它們的正確性。如果你被要求承擔(dān)這個(gè)工作，可以委派其他人擔(dān)任寫(xiě)作和打印備忘錄等事務(wù)，你只需細(xì)心監(jiān)督他們。你盡可能地按真實(shí)情況回答：若你回答“從不”，選1；如果是“總是”，選4；依次類推。 1 2 3 42 當(dāng)我發(fā)表一個(gè)主張或觀點(diǎn)時(shí)，我是自信的。 1 2 3 46 每次參加會(huì)議我穿著得體。 1 2 3 410我預(yù)先調(diào)查其他與會(huì)者的看法。不論你參加會(huì)議的技巧水準(zhǔn)有多高，重要的是要記住總有需改進(jìn)的地方。2636：你在會(huì)議中表現(xiàn)的比較好，但某些技巧需要進(jìn)一步改進(jìn)。主席是負(fù)責(zé)推進(jìn)會(huì)議的人。l 主席可驅(qū)逐破壞會(huì)議者。l 簡(jiǎn)明總結(jié)要點(diǎn)的能力。設(shè)有主席的會(huì)議，主席通常是由與會(huì)者選舉，或由會(huì)議組織者指派的。必要情況下，主席也常投決定性的一票。例如在一個(gè)上市公司里，選擇應(yīng)遵循公司章程。1． 會(huì)議的目的和議程作一個(gè)簡(jiǎn)短的概述，以此開(kāi)始開(kāi)會(huì)。5． 必要時(shí)，投決定性的一票。會(huì)議中常會(huì)出現(xiàn)危機(jī)，討論可能升溫。先花時(shí)間與他們交談，鼓勵(lì)他們，不使他們感到拘束。記住，作為主席，你應(yīng)保證每個(gè)與會(huì)者在討論中有一個(gè)公平的發(fā)言機(jī)會(huì)。1． 找出誰(shuí)是關(guān)鍵與會(huì)者。5． 熟悉那些相反的觀點(diǎn)。挑戰(zhàn)挑釁者了解誰(shuí)是盛氣凌人的與會(huì)者，在會(huì)上通過(guò)強(qiáng)調(diào)紀(jì)律性來(lái)對(duì)付他們。保持平靜找出那個(gè)利用這種高度破壞性的策略的與會(huì)者，如果必要，沉著地講他們逐出會(huì)議。小提示69：會(huì)議開(kāi)始時(shí)，告訴與會(huì)者會(huì)議將開(kāi)多久。如果延遲開(kāi)會(huì)時(shí)間無(wú)法避免，一定要在會(huì)議記錄中注明延遲的原因。l 選擇你所知道的健談?wù)咴跁?huì)上發(fā)言，產(chǎn)生一些討論的契機(jī)。研究表明，大多數(shù)與會(huì)者注意力集中時(shí)段為開(kāi)頭10到15分鐘，然后注意力下降，在會(huì)議結(jié)束時(shí)再次振作。l 與會(huì)者通常在會(huì)議開(kāi)始時(shí)處于最善于接受的狀態(tài)。小提示70：讓遲到者明白他們的行為會(huì)產(chǎn)生負(fù)效應(yīng)?？偨Y(jié)爭(zhēng)論之前，留足時(shí)間給與會(huì)者作一個(gè)簡(jiǎn)短的討論，并且如果恰當(dāng)，對(duì)會(huì)上提出的問(wèn)題進(jìn)行一次表決。點(diǎn)心：在規(guī)定的休息時(shí)間組織供應(yīng)點(diǎn)心。通過(guò)許多非語(yǔ)言信號(hào)，可以看出那些對(duì)會(huì)議過(guò)程感到不愉快的人，常?？幢?，朝窗子張望，揉紙片及打呵欠，這些動(dòng)作都表示不感興趣。他握緊拳頭，低下了頭，挑釁性地瞪著眼，握緊拳頭，頭略低。他的身體語(yǔ)言表明一種對(duì)抗態(tài)度。來(lái)自與會(huì)者持續(xù)的目光接觸表示他們集中注意力于你，并且對(duì)你的講話持有積極的興趣。表示感興趣：這個(gè)與會(huì)者頭側(cè)向發(fā)言者，并采取一種開(kāi)放的表情。看上去相似的身體語(yǔ)言在不同文化中表示的內(nèi)容并不相同。地中海地區(qū)的居民比歐洲西北部人更多地用手勢(shì)表示。另一些時(shí)候，你或許還得鼓勵(lì)性格內(nèi)向的與會(huì)者發(fā)言。手臂交叉抱著。例如，你若發(fā)現(xiàn)與會(huì)者對(duì)某一個(gè)議項(xiàng)感到厭倦，則轉(zhuǎn)至議程的下一個(gè)項(xiàng)目；若你發(fā)現(xiàn)與會(huì)者對(duì)這個(gè)會(huì)議厭倦了，則可通過(guò)總結(jié)討論來(lái)結(jié)束會(huì)議。任何人想要發(fā)言，都必須引起你的注意并經(jīng)你允許。通過(guò)牢牢地控制偏離目的的那些人，并緊緊抓住議程，從而確保實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)?！翱棺h者”常常會(huì)重新進(jìn)入會(huì)議，并重新參加討論。在大會(huì)上，一致同意不太可能，所以在投票開(kāi)始之前，先約定多少票數(shù)“同意”即可通過(guò)決議。當(dāng)尋找答案時(shí)，利用你對(duì)與會(huì)者的了解，選擇一個(gè)表達(dá)能力強(qiáng)的人，他可充滿自信地回答你的問(wèn)題。如果這還不能使討論再次熱烈起來(lái)，那就不要浪費(fèi)時(shí)間，轉(zhuǎn)到議程的下一個(gè)項(xiàng)目。會(huì)議的性質(zhì)決定你作為主席的權(quán)力范圍和程度，以及你能用于維持秩序的程序類型。當(dāng)正式會(huì)議的嚴(yán)密程序被破壞時(shí)，便出現(xiàn)混亂。如果這還不能使他們安靜下來(lái)，采用紀(jì)律程序，嚴(yán)重時(shí)甚至驅(qū)逐他們。 （伸出雙手的姿勢(shì)是一種請(qǐng)求安靜的表示；目光與主要的對(duì)抗者直接接觸。l 在這位與會(huì)者的同事們面前提醒他，希望他以后完成此項(xiàng)工作。l 通過(guò)揭露他的策略來(lái)孤立他。l 以會(huì)議目的和達(dá)成一致的需要來(lái)提醒反對(duì)者。l 要求大家遵守秩序。出現(xiàn)混亂時(shí)，你必須迅速解決問(wèn)題，會(huì)議才能繼續(xù)進(jìn)行。從一開(kāi)始就緊緊控制會(huì)議，以建立你的權(quán)威，并減少麻煩。l 規(guī)章只有當(dāng)被嚴(yán)格執(zhí)行并一貫遵循時(shí)方才有效。合法控制投票是一個(gè)十分重要的權(quán)力，所以開(kāi)會(huì)前與你公司的律師預(yù)先核對(duì)你所擁有的權(quán)力。必要時(shí)，實(shí)施結(jié)束程序來(lái)結(jié)束會(huì)議。全力被明顯地用來(lái)維持秩序。有特殊的處理規(guī)則用于在爭(zhēng)吵或爆發(fā)混亂時(shí)休會(huì)。這種情況下，不確定繼續(xù)開(kāi)會(huì)的時(shí)間和地點(diǎn)。1． 結(jié)束其他事宜。大部分會(huì)議議程的最后議項(xiàng)是其他事宜，這就為與會(huì)者提供一個(gè)機(jī)會(huì)，提出會(huì)前未曾預(yù)料到的問(wèn)題，如在討論中引出的一些觀