【正文】 小提示52：如果一個主意出自于你的辛勤工作，就對它沖滿信心。如果是一個小型內(nèi)部會議，你或許能經(jīng)常介入，表達觀點，但始終要確保你有一些相關內(nèi)容要講，這些內(nèi)容最好是有趣的。在規(guī)模很大的會議中，你可能只有一次機會參與發(fā)言，所以會前必須精心準備，只有這樣，在發(fā)言時才能全神貫注，簡潔有力。如果他們?nèi)匀粓猿?，你可以從主席那里尋求支持。傾聽每個發(fā)言者的講話并思考其潛在的含意，利用一些線索例如身體語言和聲調(diào)來估計發(fā)言者的自信程度有多大。l 好的聆聽者看上去注意力集中，目光與發(fā)言者接觸，不打斷別人，并表示出對發(fā)言內(nèi)容很感興趣。l 對于無關的討論，在剛開始時就應當進行勸阻。在會議上，盡量制造出有利于交流和傾聽的氛圍，對發(fā)言者的講話內(nèi)容表示出興趣——他們需要你的鼓勵。展開辯論需要時間，可能要到最后才能獲得充分理解。較好的方法是把問題記下來，在發(fā)言結束時提問。講話者傾聽者保持專注的目光接觸微微前傾表示熱情文雅地合著手表示身體放松作為傾聽者，你應當留意你無意識發(fā)出的信號，如果你讓不相信、不耐煩或滿不在乎表露出來，可能會打擊正在試圖向你表達他們的理論和觀點的發(fā)言者的熱情。她用手掩口并隱藏她的感覺。緊張的身體語言揭示出她的不耐煩。不要對個別發(fā)言者有任何個人或職業(yè)的偏見，因為這會使你無法聽到他們可能提出的好觀點。長期來講這會對你有益，因為在你講話時，你也會受到同樣的尊重。你會驚奇地發(fā)現(xiàn)某些與會者的發(fā)言更好地說出了你想要說的話，或者他們甚至會導致你改變計劃。小提示55：當你在談判時，須找出雙方一致的領域。然而在大會中，問題可能更嚴重些。小提示56：為了使每個會議取得成功，擔起個人的責任。在沒有主席的上，主席的責任是保持中立并控制會議。學會察覺這些問題，然后你就能采取行動，防止主席失去控制。如果對你有利，你可能發(fā)現(xiàn)不了主席有偏袒，但是如果主席忽略了你想發(fā)言的要求，或阻攔你發(fā)言，那么可能他對你持有偏見。如果主席反復要求成員們總結他們的辯論或利用拖延策略，他也許不能做出或促成一個決定。不斷地催促與會者考慮一件事，可能是試圖操縱會議結果。發(fā)怒主席表現(xiàn)不夠果斷，并顯得不冷靜。如果主席濫用職權或失職，你可能需要采取行動——不論是正式會議或是非正式會議。小提示58：若你拒絕一個動議，至少找出其中一個可取得一致的領域。正式的方法：重新召集會議，任命新主席；告戒會議主席，他沒有正確履行其職責；建議進行一次不信任投票。主席的職責是：實施一個可接受的方案；在混亂的情形下恢復秩序；若未到法定人數(shù)，可以休會；需要時可尋求更多的信息。小提示59：作為主席，應該讓大家講出所有的觀點。如果你負責做備忘錄，應保證它們準確而清晰。l 備忘錄應當簡短，并應寫成筆記形式。l 若會議秘書對一個問題不太明了，他應當與主席進行討論。在備忘錄中，你應當記錄會議的時間和地點、與會者姓名（如果適當）、提出的全部項目（但不必包括討論的細節(jié)）以及做出的全部決定、協(xié)議和任命。備忘錄必須公正、風格簡明、清晰準確。寫備忘錄時，必須確保簡短、準確，并且字跡清楚。如果備忘錄特別長，應為其做索引。缺席：AR。2． 備忘錄：得到批準。4． 秋季銷售計劃：留待下次會議表決?！谐鰰h日期和地點，記錄出席者姓名，記錄缺席者姓名，記錄任命，提出議項的摘要）小提示61：在備忘錄最后定稿前建議主席閱讀一遍。如果會上取得一致的行動沒有進一步實施，匯編備忘錄就毫無意義。經(jīng)過一段適當?shù)臅r間，但必須在下次會議之前，追蹤備忘錄上所記錄項目的進展情況，并且將最新的情況呈報給主席。1． 確保主席批準備忘錄。3． 在兩個會議之間跟蹤那些要采取的行動。5． 每次會議上，批準上次會議的備忘錄，與出席者一起核實它們的正確性。秘書的作用是重要的。如果你被要求承擔這個工作，可以委派其他人擔任寫作和打印備忘錄等事務，你只需細心監(jiān)督他們。小提示63：寫備忘錄時，句子要簡短并抓住要點。你盡可能地按真實情況回答：若你回答“從不”，選1；如果是“總是”，選4；依次類推。利用你的回答，找出你最需要改進的方面。 1 2 3 42 當我發(fā)表一個主張或觀點時，我是自信的。 1 2 3 4 4 我緊張時能控制自己的語調(diào)。 1 2 3 46 每次參加會議我穿著得體。 1 2 3 48 我為每次所參加的會議作好全面的準備。 1 2 3 410我預先調(diào)查其他與會者的看法。 1 2 3 412我與其他與會者擁有共同的目的。不論你參加會議的技巧水準有多高，重要的是要記住總有需改進的地方。1224：需要全面注意你的技巧。2636：你在會議中表現(xiàn)的比較好，但某些技巧需要進一步改進。第4章 主持會議每個會議需要一個主席去主持會議的進行。主席是負責推進會議的人。l 主席負責保證任何討論都與會議議程上的諸點有關。l 主席可驅逐破壞會議者。l 理想的主席應當掌握多種個人技巧，主持會議之前復習這些基本技巧。l 簡明總結要點的能力。l 傾聽不同意見時的坦誠和寬容。設有主席的會議，主席通常是由與會者選舉，或由會議組織者指派的。一般，主席必須表現(xiàn)的不偏不倚，所以不能充分參加討論。必要情況下，主席也常投決定性的一票。例如：阻止任何消極的策略傾聽別人的觀點保證所有出席者做出貢獻總結觀點和決定對難對付的人要堅定小提示65：詢問與會者對你作為主席的真誠看法。例如在一個上市公司里，選擇應遵循公司章程。主席的主要職責之一是保證恰當?shù)恼偌瘯h：至少有一定的人數(shù)，即所謂的法定人數(shù)出席會議；會議按照議程舉行；有充分時間討論各項議程。1． 會議的目的和議程作一個簡短的概述，以此開始開會。3． 阻止無關的爭論。5． 必要時，投決定性的一票。小提示66：開會前了解新的出席者。會議中常會出現(xiàn)危機，討論可能升溫。作為主席，你必須為任何潛在的問題作好準備，并準備好平靜地處理問題，給所有的利益集團一個公正的說法，使會議不至陷入困境。先花時間與他們交談，鼓勵他們，不使他們感到拘束。作為會議主席，你應當利用個人技巧，花時間搞清并妥善處理與會者們各種不同的個性。記住，作為主席，你應保證每個與會者在討論中有一個公平的發(fā)言機會。通過仔細研究關鍵出席者的背景情況，預先找出他們的目的，這樣，你會處于一個較有利的位置，去預料和面對任何可能會被用于促成這些目標的負面的策略。1． 找出誰是關鍵與會者。3． 識別會議中可能的派別。5． 熟悉那些相反的觀點。簡要說明事實真相找出誰散布錯誤信息，準備在會議中重新確立事實以消除誤解。挑戰(zhàn)挑釁者了解誰是盛氣凌人的與會者，在會上通過強調(diào)紀律性來對付他們。使大聲講話者安靜下來在其他人講話之前避免與潛在的大聲說話者進行目光接觸，準備孤立他們。保持平靜找出那個利用這種高度破壞性的策略的與會者，如果必要，沉著地講他們逐出會議。始終要保證有一個議程且按照議程進行，并且既能讓發(fā)言人有充分的時間講述他們的論點，又不會使會議超過預定時間。小提示69：會議開始時，告訴與會者會議將開多久。若有些與會者遲到了，不等他們趕到就先開始。如果延遲開會時間無法避免，一定要在會議記錄中注明延遲的原因。如果會議的節(jié)奏拖拖拉拉，應采取補救措施，盡量在會議的其余部分作得最好。l 選擇你所知道的健談者在會上發(fā)言，產(chǎn)生一些討論的契機。l 如果議程上某些部分實際上要用更長時間，可就未盡事宜再安排一次后續(xù)會議。研究表明，大多數(shù)與會者注意力集中時段為開頭10到15分鐘，然后注意力下降，在會議結束時再次振作。主持會議時，嚴格按照議程，每項議程都應有嚴格的時間限制，使會議輕松愉快地順利進行。l 與會者通常在會議開始時處于最善于接受的狀態(tài)。l 提醒離會議結束還有多少時間。小提示70：讓遲到者明白他們的行為會產(chǎn)生負效應。不要讓與會者偏離主題而浪費時間?？偨Y爭論之前，留足時間給與會者作一個簡短的討論，并且如果恰當，對會上提出的問題進行一次表決。這種休息有幾個目的：讓與會者以小組的形式討論問題，這可能會有助于消除一些尷尬的爭論；在特殊情況下為主席提供一個有用的緩沖時間，用于延長或縮短一個會議；使身心放松一下。點心：在規(guī)定的休息時間組織供應點心。控制會議的關鍵在于事先預見問題所在，如果你學者解讀與會者的身體語言，你就能鼓勵正確的行為，避免發(fā)生問題，并爭取獲得積極的富有成效的結果。通過許多非語言信號，可以看出那些對會議過程感到不愉快的人，常常看表，朝窗子張望，揉紙片及打呵欠，這些動作都表示不感興趣。觀察這些信號，你才能做出適當?shù)姆磻?，或許需要改變會議的節(jié)奏。他握緊拳頭，低下了頭，挑釁性地瞪著眼，握緊拳頭，頭略低。排外的姿勢。他的身體語言表明一種對抗態(tài)度。有一些積極的信號明確地表示與會者對會議的進展感到高興。來自與會者持續(xù)的目光接觸表示他們集中注意力于你，并且對你的講話持有積極的興趣。小提示73：以積極的反饋去鼓勵猶豫的與會者。表示感興趣：這個與會者頭側向發(fā)言者，并采取一種開放的表情。表示熱情：一種支持性并且專注的姿勢，意味著這個人對發(fā)言者所講的內(nèi)容感興趣?？瓷先ハ嗨频纳眢w語言在不同文化中表示的內(nèi)容并不相同。頭向上運動并伴隨著舌頭發(fā)出卡塔聲表示“不”，而在其他地區(qū)，這個動作表示點頭同意。地中海地區(qū)的居民比歐洲西北部人更多地用手勢表示。主席應注意與會者不安定或不感興趣的最微小的信號。另一些時候，你或許還得鼓勵性格內(nèi)向的與會者發(fā)言。想要發(fā)言：這位女士正力圖在討論中發(fā)言，她那夸張的姿勢是一種吸引主席注意的表示。手臂交叉抱著。會議氣氛可以迅速地從熱情友好轉變?yōu)槭謹骋獾?。例如，你若發(fā)現(xiàn)與會者對某一個議項感到厭倦，則轉至議程的下一個項目；若你發(fā)現(xiàn)與會者對這個會議厭倦了，則可通過總結討論來結束會議。Q 每個人都有機會表達他們的觀點嗎？Q 是否遵守了組織的程序規(guī)則？ Q 你是否牢牢地控制了會議？Q 你是否通過向大家提問而鼓勵他們發(fā)言？小提示75：若有人被安排在你以后接著發(fā)言，要留意他們是否變得不耐煩。任何人想要發(fā)言，都必須引起你的注意并經(jīng)你允許。不要打斷發(fā)言者的發(fā)言，除非他們扯遠了、超時了或試圖主宰會議。通過牢牢地控制偏離目的的那些人，并緊緊抓住議程，從而確保實現(xiàn)這一點。在俄羅斯的會議上，倘若主席允許交流激烈地進行，甚至某些與會者走出去，不要驚奇?！翱棺h者”常常會重新進入會議，并重新參加討論。在小會上表決時，要求舉手或投票。在大會上，一致同意不太可能，所以在投票開始之前，先約定多少票數(shù)“同意”即可通過決議。如果會議因為與會者厭倦而停頓，或者偏離了主要議題，主席的責任是重新啟動討論，并將它限制于正在討論的議題。當尋找答案時，利用你對與會者的了解，選擇一個表達能力強的人，他可充滿自信地回答你的問題。例如，“在那種情況下我會開除部門中的全部員工”。如果這還不能使討論再次熱烈起來，那就不要浪費時間，轉到議程的下一個項目。作為主席你必須保證會議有序進行，如果發(fā)生爭吵，要使之恢復平靜。會議的性質(zhì)決定你作為主席的權力范圍和程度，以及你能用于維持秩序的程序類型。秘密會議由從一個組織如公司的某個部門中選擇出來的成員參加，組織的章程決定主席的權力范圍。當正式會議的嚴密程序被破壞時，便出現(xiàn)混亂。倘若出現(xiàn)這種情況，你應當設法停止這種爭論。如果這還不能使他們安靜下來，采用紀律程序，嚴重時甚至驅逐他們。你站著，高高在上的位置會使你顯出更大的權威性。 （伸出雙手的姿勢是一種請求安靜的表示；目光與主要的對抗者直接接觸。將討論引回主題并避免個人因素的卷入，通過調(diào)解來消除導火線，以平息爭論，例如“我肯定瓊不是這個意思……”小提示78：爭吵后讓大家安靜一會，以使會議恢復秩序。l 在這位與會者的同事們面前提醒他，希望他以后完成此項工作。l 將任務轉給他人。l 通過揭露他的策略來孤立他。l 在極端情況下，將發(fā)難者逐出會議。l 以會議目的和達成一致的需要來提醒反對者。l 在不損害反對者的情況下引入幽默，以緩和局面。l 要求大家遵守秩序。l 休會，而且不確定重新集合的時間。出現(xiàn)混亂時，你必須迅速解決問題，會議才能繼續(xù)進行。保持低調(diào)的小型非正式會議，容易控制，倘若會議陷入混亂，你可行使紀律程序，休會直到恢復秩序，或者在嚴重混亂時，驅逐鬧事者。從一開始就緊緊控制會議，以建立你的權威，并減少麻煩。l 會議中的某些行為，如誹謗，可能違反刑法和會議本身的規(guī)章。l 規(guī)章只有當被嚴格執(zhí)行并一貫遵循時方才有效。法律程序可用于控制或指導會議的事宜，這些程序反映了根據(jù)會議規(guī)則而授予主席的法律權力。合法控制投票是一個十分重要的權力，所以開會前與你公司的律師預先核對你所擁有的權力。作為主席，在僵持局面中你可能還有第二次或起決定作用的投票權。必要時，實施結束程序來結束會議。主席常常退出會議，讓與會者慢慢地進行討論來獲得解決辦法。全力被明顯地用來維持秩序。小提示82：萬不得已才驅逐鬧事者。有特殊的處理規(guī)則用于在爭吵或爆發(fā)混亂時休會。可以短暫休會，如半小時，讓怒氣平息下來。這種情況下，不確定繼續(xù)開會的時間和地點。確保全部決定均被正確記錄，并且所有后續(xù)程序均在動議中立項。1． 結束其他事宜。3． 通知與會者下次會議的時間和地點。大部分會議議程的最后議項是其他事宜，這就為與會者提供一個機會，提出會前未曾預料到的問題，如在討論中引出的一些觀點。作為主席你必須決定是否允許這么